Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht

Dit document bevat versie ~~2019~~2020 van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht. (VSV 2020 Verbond & NVGA).

De Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht is voor het voor het grootste deel opgesteld door de Werkgroep VSV die werkt onder de governance van het Bestuurlijk Overleg tussen Verbond van Verzekeraars en NVGA. Het is helaas niet gelukt om op alle ontwikkelingen overeenstemming met de NVGA te bereiken, reden waarom deze versie 2019 niet gezamenlijk met de NVGA is gepresenteerd.

De inhoud van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht is niet bindend en louter indicatief van aard. Het staat partijen te allen tijde vrij daarvan af te wijken.

1 juli 2020

Inhoudsopgave

I Algemene bepalingen inzake de verleende volmacht

Art.	1	Verlening volmacht
Art.	2	Werkzaamheden van de Gevolmachtigde
Art.	3	Verstrekking informatie
Art.	4	Verplichtingen jegens De Nederlandsche Bank
Art.	5	Samenwerking met Bemiddelaars
Art.	6	Veiligheid, Integriteit & Fraudebeheersing
Art.	7	Gebondenheid aan wet- en regelgeving, gedragscodes en overige regelingen
Art.	8	Voorschriften m.b.t. de bedrijfsvoering alsmede de
		Administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)
Art.	9	Controle door de Maatschappij
Art.	10	Controleverklaring
Art.	11	Aansprakelijkheid
Art.	12	Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Art.	13	Klachteninstituut Financiële Dienstverlening
Art.	14	Beëindiging van de overeenkomst
Art.	15	Geschillen

Bijlage 1 Relevante Wet- en regelgeving Bijlage 2 Gedragscodes en overige regelingen Bijlage 3 Accountantsprotocol

Bijlage 4 Model voor een financiële jaarrapportage Bijlage 5 Model controleverklaring

Bijlage 6 Kengetallen financiële positie van de Gevolmachtigde

In te vullen in overleg tussen de Gevolmachtigde en de Maatschappij:

II Bijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht

Art. 16 Omvang van de volmacht

Art. 17 Gebondenheid aan Branches en Limieten Art. 18 Pools

Art. 19 Richtlijnen en instructies Acceptatie

Art. 20 Richtlijnen en instructies Schadebehandeling Art. 21 Resultatenrekening

Art. 22 Beloning

Art. 23 Kosten

Art. 24 Rapportage en verantwoording

Bijlage 7. Overzicht Branches en Limieten Bijlage 8. Acceptatie-instructies

Bijlage 9. Schadebehandelings-instructies

Bijlage 10. Model-Resultatenrekening

Bijlage 11. Overzicht berekening beloning volmacht Bijlage 12. Overzicht Kosten voor rekening Maatschappij Bijlage 13. Model Periodieke afrekening

VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

Overeenkomst met betrekking tot verleende volmacht

Het gaat om een niet-bindend, louter indicatief model. Het staat partijen geheel vrij van het model af te wijken.

Deze overeenkomst wijkt op de volgende punten af van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst VSV 20192020 Verbond & NVGA (op te geven door de Maatschappij)

• ………………

Deze opsomming is uitdrukkelijk limitatief. Aan andere niet opgesomde maar wel in de overeenkomst opgenomen afwijkingen bij het ingaan van deze overeenkomst is de Gevolmachtigde niet gebonden. Als in de Bijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht wordt afgeweken van de Algemene bepalingen inzake de verleende volmacht, nemen Partijen dat uitdrukkelijk limitatief op in het kader bij de Bijzondere bepalingen.

De ondergetekenden,

1. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door , hierna te noemen "de Maatschappij",

2. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door , hierna te noemen "de Gevolmachtigde",

de Maatschappij en de Gevolmachtigde hierna gezamenlijk ook te noemen “Partijen”:

Overwegende:

a. dat de Maatschappij het schadeverzekeringsbedrijf uitoefent en zich richt op in Nederland gesitueerde risico’s als nader omschreven in deze overeenkomst;

b. dat de Gevolmachtigde voldoet aan het met betrekking tot de Gevolmachtigd agent bepaalde in de Wet op het financieel toezicht (Wft);

c. dat de Maatschappij aan de Gevolmachtigde, in zijn hoedanigheid als omschreven in artikel 1:1. van de Wft, volmacht heeft verleend;

d. dat de Maatschappij tot verlening van de volmacht is overgegaan met erkenning van de eigen onafhankelijke en zelfstandige positie van de Gevolmachtigde in de bedrijfskolom met betrekking tot de afzet en distributie van verzekeringen, die met zich meebrengt dat de Gevolmachtigde nimmer verplicht is verzekeringen in de volmacht af te sluiten en voorts dat hij gerechtigd is als gevolmachtigd agent van andere verzekeraars op te treden;

e. dat de rechtsverhouding tussen partijen mede wordt bepaald door de voorschriften met betrekking tot uitbesteding door verzekeraars die zijn opgenomen in Hoofdstuk 5 van het Besluit prudentiële regels Wft (H5 BprWft) en door het Protocol Volmacht. Met de inhoud van deze wet- en regelgeving zijn Partijen bekend;

f. dat Partijen de tengevolge van die volmachtverlening ontstane rechtsverhouding xxxxx xxxxxx te regelen in deze overeenkomst met inachtneming van het bepaalde in H5 BprWft;

g. dat als uitgangspunt geldt dat Partijen deze overeenkomst slechts wijzigen met instemming van beide partijen, en hiervan slechts wordt afgeweken als in de Bijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht expliciet aan een van beide partijen in deze overeenkomst een eenzijdige wijzigingsbevoegdheid is toegekend;

h. dat Partijen zich tot het uiterste inspannen om tot de best mogelijke overeenkomst voor het volmachtkanaal te komen. De overeenkomst wordt in goed onderling vertrouwen uitgevoerd, gewijzigd, verlengd of beëindigd. Uitgangspunten daarbij zijn respect voor de relatie en begrip voor elkaars belangen;

zijn overeengekomen als volgt:

I. Algemene bepalingen inzake de verleende volmacht

1. Verlening volmacht

1.1. Op <datum> heeft de Maatschappij aan de Gevolmachtigde volmacht verleend. De volmacht is opgemaakt overeenkomstig het door de Minister van Financiën in Bijlage A behorende bij artikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft vastgestelde model (de Modelvolmacht). De Gevolmachtigde verklaart met de inhoud hiervan bekend te zijn en deze te aanvaarden. Deze overeenkomst inclusief de bijbehorende instructie(s) en bijlagen is onlosmakelijk met de volmacht verbonden.

1.2. De volmacht is voor onbepaalde tijd verleend met inachtneming van het in de Wft en deze overeenkomst bepaalde.

1.3. Partijen zijn deze overeenkomst aangegaan met de bedoeling daarmee mede te voldoen aan de in H5 BprWft opgenomen bepalingen. Ingeval op dat punt twijfel bestaat zal de tekst van H5 BprWft doorslaggevend zijn.

1.4. Aan de verleende volmacht liggen de volgende documenten ten grondslag:

a. de door de Maatschappij overeenkomstig de Modelvolmacht opgemaakte volmacht;

b. deze overeenkomst met bijlagen.

Deze documenten vormen met elkaar één geheel. Indien de teksten van de betreffende documenten op punten met elkaar of met de overeenkomst in tegenspraak zijn, dan prevaleert tussen partijen de tekst van deze overeenkomst.

1.5. Indien DNB (De Nederlandsche Bank), de AFM (Autoriteit Financiële Markten) de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) of de ACM (Autoriteit Consument & Markt) de Maatschappij een maatregel oplegt, waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat die de Gevolmachtigde aanleiding zou kunnen geven tot wijziging of opzegging van deze overeenkomst, dan is de Maatschappij gehouden deze maatregel onverwijld te melden aan de Gevolmachtigde.

1.6. Indien de AFM, de AP of de ACM de Gevolmachtigde een maatregel oplegt, waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat die de Maatschappij aanleiding zou kunnen geven tot wijziging van deze overeenkomst of tot opzegging van deze overeenkomst en intrekking van de volmacht, dan is de Gevolmachtigde gehouden deze maatregel onverwijld te melden aan de Maatschappij.

1.7. Behoudens de gevallen waarbij aan een van beide partijen in deze overeenkomst een eenzijdige wijzigingsbevoegdheid is toegekend in de Bijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht kan deze overeenkomst slechts worden gewijzigd met instemming van beide partijen.

1.8. Iedere wijziging van deze overeenkomst wordt onder vermelding van de ingangsdatum vastgelegd in een door beide partijen ondertekend en genummerd aanhangsel bij deze overeenkomst.

1.9. Indien de volmacht eindigt als gevolg van het feit dat de Gevolmachtigde of de Maatschappij als verdwijnende rechtspersoon is betrokken bij een juridische fusie, zal - behoudens in het

geval dat conform het bepaalde in artikel 14.2 sub e gebruik wordt gemaakt van het recht om de volmacht te beëindigen - door respectievelijk aan de verkrijgende rechtspersoon per de datum van de juridische fusie een volmacht worden verleend. De nieuwe volmacht zal worden opgemaakt overeenkomstig de Modelvolmacht. Deze overeenkomst inclusief de bijbehorende instructie(s) en bijlagen zal onlosmakelijk en ongewijzigd met de nieuwe volmacht verbonden zijn.

1.10. De Gevolmachtigde is verplicht de Maatschappij te informeren over een wijziging binnen de vennootschapsrechtelijke (bestuurlijke) zeggenschaps- of eigendomsverhouding(en) binnen zijn organisatie, zoals wijziging van rechtsvorm of wijziging van een uiteindelijke belanghebbende (UBO).

De Gevolmachtigde informeert de Maatschappij tijdig. Het uitgangspunt hierbij is 60 dagen voor de inwerkingtreding van de wijziging.

1.11 Indien de Gevolmachtigde zelf rechtstreeks klantuitingen verzorgt, dan draagt hij er zorg voor dat deze correct, duidelijk en niet misleidend zijn. Informatiedragers dienen daarom te bestaan uit vindbare, begrijpelijke en evenwichtige xxxxxxxxxxxxxxx.Xx geval dat de Gevolmachtigde niet zelf rechtstreeks klantuitingen verzorgt spreekt hij met de Bemiddelaar af dat de informatiedragers van de Bemiddelaar correct, duidelijk en niet misleidend zijn. Informatiedragers dienen daarom te bestaan uit vindbare, begrijpelijke en evenwichtige klantinformatie. Deze afspraken dienen in de Samenwerkingsovereenkomst met de Bemiddelaar of in aanvullende instructies te worden vastgelegd. De aansturing van de schadebehandelaars door de Gevolmachtigde borgt dat schades zorgvuldig, objectief en consistent worden beoordeeld. Er bestaat evenwicht tussen de kwantitatieve, commerciële en kwalitatieve afspraken die met de schadebehandelaar worden gemaakt. Er zijn in de beloning van schadebehandelaars door de Gevolmachtigde geen prikkels opgenomen die zouden kunnen leiden tot een onjuiste afwikkeling van de claim. De Gevolmachtigde zal de aan hem gerichte klachten alsmede de afhandeling daarvan bijhouden in een registratiesysteem. De Gevolmachtigde zal de Maatschappij tweemaal per jaar informeren over klachtbehandeling. De Gevolmachtigde zal aan de Maatschappij desgevraagd aantonen dat (gegronde) klachten hebben geleid tot aanpassing van procedures, interne voorschriften of anderszins passende verbeteringen van de klantbediening.

1.12 Deze overeenkomst vervangt alle voorgaande versies van de Samenwerkingsovereenkomst Volmacht.

2. Werkzaamheden van de Gevolmachtigde

2.1. De bevoegdheden van de Gevolmachtigde omvatten de in de conform de Modelvolmacht opgemaakte volmacht omschreven werkzaamheden en bevoegdheden.

2.2. Wijzigingen van de in lid 1 van dit artikel omschreven werkzaamheden en bevoegdheden zijn slechts geldig indien en voor zover zij blijken uit deze overeenkomst en/of de daarbij behorende bijlagen dan wel voortvloeien uit een wettelijk voorschrift.

2.3. Tot de werkzaamheden en bevoegdheden van de Gevolmachtigde behoren ook het in rekening brengen, incasseren en afdragen van de verschuldigde Assurantiebelasting.

2.4. De Gevolmachtigde zorgt ervoor dat een nieuwe versie of nieuwe patch van haar systeemhuispakket binnen 6 maanden na het uitbrengen daarvan geïmplementeerd is. De Gevolmachtigde dient uiterlijk één maand voor het verstrijken van deze termijn contact op te nemen met de Maatschappij als dreigt dat hij deze termijn niet kan halen. Vervolgens zullen de Gevolmachtigde en de Maatschappij in goed onderling overleg een besluit nemen over de termijn waarop de Gevolmachtigde de nieuwe versie of nieuwe patch van haar systeemhuispakket alsnog zal implementeren.

2.5. De Maatschappij kan de Gevolmachtigde schriftelijke instructies geven met betrekking tot de wijze waarop hij zijn aan de volmacht verbonden werkzaamheden en bevoegdheden dient uit te oefenen. Deze instructies zijn vervat in een bericht dat alleen betrekking heeft op de specifieke instructie. Behoudens in het geval de aard van de gegeven instructies onverwijlde

uitvoering vereist en de Maatschappij dit nadrukkelijk aan de Gevolmachtigde heeft meegedeeld, is de Gevolmachtigde in beginsel gehouden de instructies binnen 45 (vijfenveertig) dagen uit te voeren. Indien de aard van de instructies of de wijze van bedrijfsvoering daartoe aanleiding geeft, zullen de Maatschappij en de Gevolmachtigde in onderling overleg een andere termijn vaststellen.

2.6. Indien de in lid 5 van dit artikel bedoelde instructie niet voortvloeit uit wet- of regelgeving of wijzigingen in het beleid van de Maatschappij die voor al haar gevolmachtigden gelden en evenmin het gevolg is van een door DNB, AFM, AP of ACM aan de Maatschappij gegeven aanwijzing, doch voor de Gevolmachtigde dermate vérstrekkende gevolgen heeft, dat van hem in redelijkheid niet kan worden gevergd dat hij dienovereenkomstig handelt, kan hij daartegen schriftelijk bezwaar maken bij de Maatschappij. Handhaaft de Maatschappij de instructie, en heeft onderling overleg niet tot een oplossing geleid, dan bestaat er een geschil in de zin van artikel 15 van deze overeenkomst dat op de daarin omschreven wijze kan worden beslecht.

2.7. Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan kernactiviteiten of delen daarvan die voortvloeien uit deze overeenkomst, uit te besteden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Maatschappij. Onder kernactiviteiten wordt in ieder geval verstaan: acceptatie en schadebehandeling. Bij twijfel dient de Gevolmachtigde in overleg te treden met de Maatschappij.

Op het verzoek tot uitbesteding van de Gevolmachtigde zal de Maatschappij binnen één maand na ontvangst van dat verzoek haar besluit schriftelijk kenbaar maken aan de Gevolmachtigde. De Maatschappij zal een besluit om de toestemming te weigeren gemotiveerd schriftelijk kenbaar maken aan de Gevolmachtigde.

Voor elke vorm van uitbesteding dient de Gevolmachtigde een samenwerkingsovereenkomst te sluiten waarvan de inhoud op aanvraag aan de Maatschappij ter beschikking wordt gesteld. In geval van uitbesteding door de Gevolmachtigde, blijft de Gevolmachtigde jegens de Maatschappij onverkort verantwoordelijk voor nakoming van al zijn verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst.

2.8 Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan overeenkomsten tot het verlenen van diensten en/of levering van producten aan te gaan met derden, waarbij de Gevolmachtigde enige vorm van beloning van die derden ontvangt die niet in het belang is van de klantverzekeringnemer of die verband houdt met de activiteiten binnen de afgegeven volmacht zoals schaderegeling en acceptatie. In het laatste geval is vooraf en schriftelijk door de Maatschappij verkregen toestemming noodzakelijk.

2.9 De Gevolmachtigde zal de gegevens die uitsluitend verkregen wordenzijn op grond van de uitbestedingsrelatie, zoals geregeld in deze samenwerkingsovereenkomst, alleen gebruiken voor de uitvoering van de aan hem uitbestede werkzaamheden. Behoudens niet commerciële doeleinden/analyses mogen deze gegevens niet voor andere redenen (zoals samenvoegen en/of het delen van gegevens met, voor en/of ten behoeve van derde partijen) worden gebruikt. Daarbij is het de Gevolmachtigde toegestaan een vergelijkingstool te ontwikkelen en aan haarzijn bemiddelaar(s) beschikbaar te stellen om te kunnen gebruiken ten behoeve van de verzekeringnemers.

2.10 Indien ~~tussen~~ de Maatschappij de polisvoorwaarden en/of de premiestelling van een product aanpast is het de Gevolmachtigde ~~en de Maatschappij in artikel 14.5 van deze overeenkomst~~ ~~is overeengekomen dat het beheer~~toegestaan om, op verzoek van de ~~Gevolmachtigde met~~ betrekking tot de portefeuille in beginsel aan de Maatschappij zal worden overgedragen en door de Maatschappij zal worden uitgevoerd per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd, ~~heeft de Gevolmachtigde in afwijking van artikel 14.5 het recht:~~ bemiddelaar(s), met gebruikmaking van de gegevens die uitsluitend verkregen zijn op grond van de uitbestedingsrelatie, ~~zoals geregeld in deze samenwerkingsovereenkomst en die hij (heeft)~~ gebruikt voor de uitvoering van de aan hem uitbestede werkzaamheden met een andere ~~(potentieel volmachtgevende) verzekeraar te delen, en~~voor de betreffende klanten van deze producten bij die bemiddelaar(s) offertes bij een andere volmachtgever te vragen of het risico bij een opvolgende volmachtgever onder te brengen.

a. 2.11 Indien vervolgens de tot de door hem gevormde verzekeringsportefeuille behorende verzekeringen per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd

respectievelijk de eerstvolgende premievervaldag met instemming van de verzekeringnemer over te sluiten naar een andere verzekeraar.

Dit betreft de volgende situaties:

1. de Maatschappij alle volmachtactiviteiten stopt en daarom de samenwerkingsovereenkomst (VSV) generiek opzegt, of

2. de Maatschappij de samenwerkingsovereenkomst met een specifieke de Gevolmachtigde stopt,

schriftelijk in beide gevallen mits de beëindiging van de samenwerking de continuïteit van de Gevolmachtigde in gevaar brengt.

3. indien een besluit van de Maatschappij om bepaalde doelgroepen en/of producten niet meer te verzekeren betrekking heeft op ten minste 50% van de uitbestedingsrelatie met de Gevolmachtigde en de Gevolmachtigde om die reden deze samenwerkingsovereenkomst opzegt;

4. bij wijziging van de poolsamenstelling, dan wel nieuwe toetreders op een pool. kennis stelt van haar (voorgenomen)

2.11 Indien met de Gevolmachtigde in artikel 14.5 van deze overeenkomst is overeengekomen dat de Gevolmachtigde het recht toekomt de tot de door hem gevormde verzekeringsportefeuille behorende verzekeringen per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd respectievelijk de eerstvolgende premievervaldag met instemming van de verzekeringnemer over te sluiten naar een andere verzekeraar, komt dit recht te vervallen indien zich een van de onderstaande situaties voortdoet, maar alleen als die de continuïteit van de Maatschappij in gevaar brengt:

1. de Maatschappij alle volmachtactiviteiten stopt en daarom de samenwerkings- ~~overeenkomst (VSV) generiek opzegt,~~

2. de Maatschappij de samenwerkingsovereenkomst met een specifieke Gevolmachtigde ~~stopt.~~

2.12 Indien de Maatschappij alle volmachtactiviteiten stopt en daarom de samenwerkings- overeenkomst (VSV) generiek opzegt, of de samenwerkingsovereenkomst met een specifieke Gevolmachtigde stopt, en de beëindiging van de samenwerking de continuïteit van zowel de Gevolmachtigde als de Maatschappij in gevaar brengt, is in afwijking van artikel 2.10 en 2.11 de bepaling over het beheer van de portefeuille van artikel 14.5 van toepassing.

2.13 Indien de Maatschappij besluit om een bepaalde doelgroep en/of ~~product~~bepaalde risico’s niet meer in volmacht te verzekeren ~~en dat voor geen van de partijen reden is om deze~~ ~~samenwerkingsovereenkomst op te zeggen~~, heeft de Gevolmachtigde, in afwijking van het bepaalde in artikel 2.9, het recht om de gegevens ~~die verkregen zijn op grond~~ van de uitbestedingsrelatie, zoals geregeld in deze samenwerkingsovereenkomst, en die hij heeft gebruikt voor de uitvoering van de aan hem uitbestede werkzaamheden met betrekking tot de ~~verzekeringen van~~(a) de bij die doelgroep ~~of dat product~~ respectievelijk voor die risico’s gesloten verzekeringen en (b) een door de Gevolmachtigde te bepalen aantal andere bij de Maatschappij in volmacht gesloten verzekeringen, met een premieomvang die gelijk is aan die van de hiervoor onder (a) bedoelde verzekeringen, te delen met een ~~(potentieel) andere~~ beoogde opvolgende volmachtgever~~, met als doel die doelgroep of dat product bij die andere volmachtgever te~~ ~~verzekeren.~~.

De Gevolmachtigde heeft voorts het recht om de hiervoor onder (a) en (b) bedoelde verzekeringen over te sluiten naar een opvolgende volmachtgever, de onder (b) bedoelde verzekeringen uitsluitend met instemming van de verzekeringnemer.

Partijen treden met elkaar in overleg over het tijdstip van de beëindiging en de wijze van afwikkeling (ineens of per premievervaldatum) van de betreffende verzekeringen.

2.12 Indien de Gevolmachtigde een door hemzelf ontwikkeld product, waarbij hij als co-ontwikkelaar kwalificeert, onder wil brengen bij een andere volmachtgever, is het de Gevolmachtigde toegestaan om met gebruikmaking van de gegevens die uitsluitend verkregen zijn op grond van de uitbestedingsrelatie, het product bij een andere risicodrager onder te brengen.

2.13 Bij nieuwe toetreders tot een pool heeft de Gevolmachtigde het recht de gegevens met betrekking tot de in de betreffende pool gesloten verzekeringen met een beoogde opvolgende volmachtgever te delen.

2.14 De Maatschappij stelt ten minste zes maanden voordat een aanpassing van het vaste deel van de volmachtbeloning voor een bepaald product of voor een bepaalde branche van kracht wordt, de Gevolmachtigde daarvan schriftelijk in kennis onder vermelding van de aan de aanpassing ten grondslag liggende redenen.

Indien de verlaging van het vaste deel van de volmachtbeloning, gemeten over een periode van drie opeenvolgende kalenderjaren aanvangende op 1 januari 2021, in totaal meer dan tien procent bedraagt en de Gevolmachtigde met deze verlaging niet instemt, heeft de Gevolmachtigde, in afwijking van het bepaalde in artikel 2.9, het recht om de gegevens van de verzekeringen, waarop de verlaging van het vaste deel van de volmachtbeloning van toepassing is, te delen met een beoogde opvolgende volmachtgever en de betreffende verzekeringen, met instemming van de verzekeringnemer, over te sluiten naar een opvolgende volmachtgever.

3. Verstrekking informatie

3.1. De Maatschappij zal naar beste weten de Gevolmachtigde op de hoogte stellen en houden van de bijzonderheden, waarvan hij op de hoogte dient te zijn om de voor hem uit de volmacht en deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen naar behoren te kunnen nakomen.

3.2. De Gevolmachtigde zal naar beste weten de Maatschappij op de hoogte stellen en houden van de bijzonderheden, waarvan hij in het kader van de Wft, volmacht en deze overeenkomst op de hoogte dient te zijn. De Gevolmachtigde informeert de Maatschappij in ieder geval over ontwikkelingen die wezenlijke invloed hebben op zijn vermogen de werkzaamheden doeltreffend en in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving uit te voeren.

3.3. De Gevolmachtigde zal de Maatschappij te allen tijde in staat stellen te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen en hij zal de daartoe benodigde informatie op eerste verzoek van de Maatschappij aan haar verstrekken, tenzij een eigen wettelijke plicht van de Gevolmachtigde zulks verhindert.

3.4. De Gevolmachtigde zal de Maatschappij te allen tijde die informatie verstrekken die nodig is om haar in staat te stellen een risicoanalyse met betrekking tot de uitbesteding van werkzaamheden als bedoeld in H5 BprWft te vervaardigen. De Gevolmachtigde zal deze informatie op eerste verzoek van de Maatschappij aan haar verstrekken, tenzij een eigen wettelijke plicht van de Gevolmachtigde zulks verhindert.

3.5. Daar waar nodig zal de Maatschappij de Gevolmachtigde in staat stellen om aan zijn uit lid 3 en lid 4 van dit artikel voortvloeiende verplichtingen jegens haar te kunnen voldoen.

3.6. De Gevolmachtigde is verplicht, conform de Regeling Verzekeringskaarten van het Verbond van Verzekeraars, de meest actuele verzekeringskaarten (of haar opvolgers) van de in volmacht gevoerde particuliere verzekeringsproducten op de eigen website te publiceren.

3.7. De Maatschappij informeert de Gevolmachtigde uiterlijk drie maanden voor implementatiedatum over de specificaties van een tarief- of productaanpassing. Daarbij geeft de Maatschappij ook de hoofdlijnen van de aanpassingen aan de Gevolmachtigde door, zodat hij de implementatie richting de Bemiddelaars zorgvuldig kan verzorgen. Indien de Maatschappij de Gevolmachtigde later dan drie maanden voor de implementatiedatum informeert, heeft de Gevolmachtigde de inspanningsverplichting om de wijzigingen zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen drie maanden na de mededeling van de Maatschappij, te implementeren. Indien de Gevolmachtigde daartoe gegronde redenen heeft, zal hij met de Maatschappij in overleg treden over verlenging van deze termijn.

Indien de Gevolmachtigde zonder voorafgaande instemming van de Maatschappij de wijzigingen te laat implementeert, geeft de Gevolmachtigde aan hoe wordt geborgd dat de Maatschappij niet tekort schiet. De Gevolmachtigde zal de Maatschappij bevestigen dat de gevraagde tarief- en/of productaanpassing is geïmplementeerd en vanaf welke datum deze van kracht wordt voor nieuwe en bestaande klantenverzekeringnemers, inclusief mutatie.

4. Verplichtingen jegens De Nederlandsche Bank

De Gevolmachtigde verstrekt aan DNB alle door deze met betrekking tot de volmacht gevraagde inlichtingen, voor zover deze niet vallen onder een op hem rustende wettelijke geheim- houdingsplicht. De Gevolmachtigde verschaft DNB desgevraagd – indien gewenst ter plaatse - toegang tot de relevante boeken en administratieve bescheiden en volgt na kennisgeving door de Maatschappij de met zijn bedrijfsprocessen verband houdende aan de Maatschappij gegeven aanwijzingen van DNB op. De Gevolmachtigde informeert de Maatschappij onverwijld over de aan DNB met betrekking tot de volmacht te verstrekken inlichtingen respectievelijk het door DNB te houden onderzoek van boeken en administratieve bescheiden.

5. Samenwerking met Bemiddelaars

5.1. Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om verzekeringen te sluiten via bemiddeling door een Bemiddelaar als bedoeld in de Wft, zonder voorafgaande toestemming van de Maatschappij. Deze toestemming dient voor iedere Bemiddelaar afzonderlijk te worden verkregen. De Gevolmachtigde zal daartoe, voordat de samenwerking aanvangt, de betreffende Bemiddelaar koppelen aan het bestand van Bemiddelaars dat wordt beheerd door een door verzekeraars aangewezen derde partij, verder genoemd de Xxxxxxxxx.

5.2. Toestemming in de zin van artikel 5.1 wordt geacht te zijn verleend, tenzij de Maatschappij binnen 10 werkdagen na de in artikel 5.1 genoemde koppeling aangeeft niet akkoord te gaan met de samenwerking. Het staat de Maatschappij vrij om de gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, tenzij deze toestemming is verleend ten aanzien van een Bemiddelaar die tot dezelfde groep behoort als de Gevolmachtigde. Met de term “groep” wordt in dit artikel bedoeld een groep als gedefinieerd in art. 2:24b BW, echter met dien verstande dat slechts meerderheidsdeelnemingen worden geacht tot de groep te behoren.

5.3. De Gevolmachtigde werkt uitsluitend samen met Bemiddelaars die beschikken over de krachtens de Wft vereiste vergunning(en). De Gevolmachtigde verbindt zich jegens de Maatschappij erop toe te zien dat deze Bemiddelaars de afspraken naleven waaraan de Maatschappij zich mede in het kader van zelfregulering door de bedrijfstak conformeert.

5.4. De Gevolmachtigde is verplicht de door de Wft vereiste vergunning(en) van de Bemiddelaar in het door de AFM aangehouden register te controleren:

a. Voorafgaand aan de samenwerking;

b. jaarlijks gedurende de samenwerking;

c. onverwijld indien hij reden heeft om aan te nemen dat de Bemiddelaar niet (meer) over de juiste vergunning(en) beschikt.

Toetsing of de Bemiddelaars, waarmee de Gevolmachtigde samenwerkt, voldoen aan de wettelijke vereisten, is door de Gevolmachtigde uitbesteed aan de Beheerder. De Gevolmachtigde sluit daartoe met de Beheerder een bewerkersovereenkomst. De Gevolmachtigde verplicht zich om de uit die toetsing voortvloeiende signalen adequaat op te pakken.

5.5. Met iedere Bemiddelaar met wie hij samenwerkt dient de Gevolmachtigde een samenwerkingsovereenkomst te sluiten waarvan de inhoud door de Maatschappij vooraf is goedgekeurd. Deze goedkeuring wordt geacht te zijn verleend indien de samenwerkingsovereenkomst qua strekking gelijkwaardig is aan de overeenkomst die de Maatschappij gebruikt bij samenwerking met Bemiddelaars.

5.6. Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om een Bemiddelaar met wie hij samenwerkt voorlopige dekkings- en/of schaderegelingsbevoegdheden te verlenen tenzij hij hiervoor vooraf schriftelijke toestemming van de Maatschappij heeft verkregen. Dit artikel is niet van toepassing indien de Bemiddelaar met de Gevolmachtigde in een groep als bedoeld in artikel 2:24b BW als groepsmaatschappij is verbonden. Onder voorlopige dekkingsbevoegdheid wordt in het kader van dit artikel verstaan de administratieve bevoegdheid van de Bemiddelaar om conform de acceptatierichtlijnen van de Gevolmachtigde voorlopige dekking te bevestigen.

5.7. De Gevolmachtigde betaalt uit te keren schadepenningen rechtstreeks aan de verzekerde of de rechthebbende. Indien de Gevolmachtigde heeft afgesproken om schadepenningen aan de Bemiddelaar te betalen, doet hij dat niet als:

a. aan de Bemiddelaar surséance van betaling is verleend;

b. de Bemiddelaar in staat van faillissement verkeert;

c. onder de Bemiddelaar een derdenbeslag is gelegd ten laste van de verzekerde of de rechthebbende voor wie de uitkering is bestemd;

d. aannemelijk is dat de Bemiddelaar deze schadepenningen niet aan de verzekerde of rechthebbende voor wie de uitkering is bestemd zal doorbetalen of met deze zal verrekenen;

e. de Bemiddelaar een verzoek heeft gedaan tot toepassing van de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen.

6. Veiligheid, Integriteit & Fraudebeheersing

6.1. De Gevolmachtigde conformeert zich aan het Protocol Verzekeraars & Criminaliteit betreffende bewustwording, voorkoming, detectie en afhandeling van verzekeringsfraude en criminaliteit. De Gevolmachtigde treft maatregelen gericht op het waarborgen van de veiligheid en integriteit van de financiële sector, waaronder begrepen activiteiten die gericht zijn op het onderkennen, voorkomen en bestrijden van verzekeringsfraude of andere laakbare of onrechtmatige gedragingen door werknemers, adviseurs, Bemiddelaars, verzekeringnemers, verzekerden en overige belanghebbenden.

6.2. De Maatschappij kan in het kader van het door haar vastgestelde beleid met betrekking tot fraudepreventie eisen stellen aan de in het eerste lid van dit artikel bedoelde maatregelen.

6.3. De Gevolmachtigde licht de Maatschappij onverwijld in over ieder geval waarin een vermoeden bestaat van verzekeringsfraude of van een andere laakbare of onrechtmatige gedraging die de door de Maatschappij verleende volmacht raakt. Indien het daarbij gaat om een vermoeden van fraude bij het behandelen van een in deze volmacht gesloten of te sluiten verzekeringsproduct of – dienst, draagt de Gevolmachtigde de behandeling daarvan over aan de Maatschappij. De Maatschappij kan de Gevolmachtigde nadere instructies geven ter afwikkeling van dit geval en/of ter voorkoming van gevallen van fraude in de toekomst.

6.4. De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij met betrekking tot de voorkoming en opsporing van fraude en ander laakbaar of onrechtmatig handelen bij de acceptatie van verzekeringen en bij de behandeling van schaden op te volgen.

6.5. Suggestie 1

De Maatschappij en de Gevolmachtigde zijn deelnemer van de Stichting CIS. De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij inzake raadpleging en registratie van (persoons)gegevens in de databank van Stichting CIS op te volgen.

Suggestie 2

De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij inzake raadpleging en registratie van (persoons)gegevens in het kader van fraudepreventie op te volgen.

6.6 Suggestie 1

De Maatschappij en de Gevolmachtigde zijn deelnemer van Stichting CIS en de Maatschappij is deelnemer aan het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen. De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij inzake toetsing van het landelijk waarschuwingssysteem met Externe Verwijzingen te volgen en dient daarbij conform voornoemd Protocol incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen te handelen.

Suggestie 2

De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij inzake toetsing aan een incidentenwaarschuwingssysteem in het kader van fraudepreventie op te volgen.

6.7 Identificerende gegevens van de (organisatie van de) Gevolmachtigde worden na totstandkoming van deze overeenkomst door de Maatschappij gemeld bij het Centrum Bestrijding Verzekeringscriminaliteit van het Verbond van Verzekeraars. In geval een Gevolmachtigde onderwerp van onderzoek inzake veiligheid of integriteit wordt als bedoeld in het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen kan dit centrale bestand worden benut om Veiligheidsfunctionarissen van andere risicodragers, waar de Gevolmachtigde een relatie mee onderhoudt, te informeren over het betreffende onderzoek.

7. Gebondenheid aan wet- en regelgeving, gedragscodes en overige regelingen

7.1. Partijen zullen bij de uitvoering van deze overeenkomst handelen met inachtneming van de relevante huidige en toekomstige wet- en regelgeving. Een overzicht van wat in elk geval als relevante wet- en regelgeving wordt aangemerkt, is opgenomen in Bijlage 1 bij deze overeenkomst.

7.2. Partijen zullen bij de uitvoering van deze overeenkomst handelen met inachtneming van de gedragscodes en overige (bedrijfs-)regelingen waaronder in ieder geval zijn begrepen de regelingen die zijn opgenomen in Bijlage 2 bij deze overeenkomst. Indien de Maatschappij na het sluiten van deze overeenkomst nieuwe gedragscodes of overige regelingen aanvaardt, kan zij van de Gevolmachtigde verlangen dat hij instemt met opname hiervan in het in Bijlage 2 bij deze overeenkomst opgenomen overzicht.

7.3. Partijen voeren hun werkzaamheden op zodanige wijze uit dat zij naar beste weten en kunnen:

a. zelf voldoen aan de voor deze volmacht relevante wet- en regelgeving, gedragscodes en overige regelingen

b. er voorzover noodzakelijk naar vermogen toe bijdragen dat de wederpartij te allen tijde zal kunnen voldoen aan de voor hem voor deze volmacht relevante wet- en regelgeving, gedragscodes en overige regelingen.

7.4 De Maatschappij stelt de Gevolmachtigde op de hoogte van alle voor hem in het kader van de uitvoering van zijn werkzaamheden als gevolmachtigd agent relevante regelgeving, gedragscodes en overige regelingen waaraan zij zich heeft verbonden en verschaft hem desgevraagd daarvan de tekst. Daarbij hanteert de Maatschappij een dusdanige termijn dat hij de Gevolmachtigde in redelijkheid en billijkheid in staat stelt eventuele aanpassingen door te voeren.

7.5. De Gevolmachtigde staat er daarbij voor in dat hij in overeenstemming handelt met alle toepasselijke wet- en regelgeving, gedragscodes, protocollen en overige regelingen op het gebied van:

a. de databeveiliging en privacybescherming;

b. de bescherming van het klantbelang;

c. Het Product Approval en Review Process. De Maatschappij en de Gevolmachtigde zorgen samen voor het tijdig en juist uitvoeren van het periodieke Product Approval en Review Process (PARP) en het opstellen van een PARP-verklaring indien sprake is van een product dat afwijkt van het “standaard” product van de Maatschappij. Hierbij stellen Partijen het klantbelang centraal en zorgen voor producten die voldoen aan de zogenoemde K.N.V.B.- normen.

De Gevolmachtigde draagt zorg voor tijdige en juiste opvolging van de in deze PARP- verklaring benoemde verbeterpunten en rapporteert hierover aan de Maatschappij. De

Maatschappij en de Gevolmachtigde zijn samen verantwoordelijk voor de tijdige en juiste uitvoering van het PARP-proces indien sprake is van een product dat afwijkt van het “standaard” product van de Maatschappij.

en dat hij op het eerste verzoek van de Maatschappij, haar zal informeren over de wijze waarop hij die verplichtingen nakomt.

7.6 Partijen zijn verplicht deel te nemen aan de Stichting Uniforme Inrichting Volmachtketen met het doel de datakwaliteit in de volmachtketen te verbeteren.

8. Voorschiften met betrekking tot de bedrijfsvoering alsmede de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)

8.1. De Gevolmachtigde draagt zorg voor een beheerste en integere bedrijfsvoering.

8.2. De Gevolmachtigde verklaart en garandeert:

a. dat de gegevens en bestanden van de maatschappijen voor wie hij als gevolmachtigd agent optreedt, logisch te scheiden zijn;

b. dat de gescheiden informatieverstrekking aan de maatschappijen voor wie hij als gevolmachtigd agent optreedt is gewaarborgd.

8.3. De Gevolmachtigde verklaart en garandeert bij de opslag, vastlegging en bewerking van persoonsgegevens:

a. dat de privacy-aspecten van verzekeringnemers, verzekerden, Bemiddelaars en overige belanghebbenden zijn gewaarborgd;

b. dat hij zorg draagt voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hij zorgt er daarbij voor dat persoonsgegevens niet door onbevoegden kunnen worden ingezien, gewijzigd, gekopieerd, vernietigd of ontvreemd. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

c. dat hij zijn volledige medewerking verleent aan de Maatschappij om betrokkenen in de zin van de (Uitvoeringswet) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of haar opvolgers (I) toegang te laten krijgen tot hun persoonsgegevens, (II) persoonsgegevens te laten verwijderen of corrigeren, en/of (III) aan te tonen dat persoonsgegevens verwijderd of gecorrigeerd zijn indien zij incorrect zijn (of, indien de Maatschappij het er niet mee eens is dat persoonsgegevens incorrect zijn, het feit vast te leggen dat de betrokkene zijn persoonsgegevens als incorrect beschouwt),(IV) de verwerking te beperken, (V) de gegevens over te laten dragen op grond van een verzoek tot dataportabiliteit en/of (VI) in geval van automatische besluitvorming, waaronder profilering, om menselijke tussenkomst te laten verzoeken, om zijn standpunt kenbaar te maken en het besluit aan te vechten;

d. dat hij zich er maximaal voor in zal spannen om zeker te stellen dat de persoonsgegevens, die noodzakelijk zijn voor de afhandeling van de schade, te allen tijde correct zijn.

8.4. Elk der Partijen is bij het zelf opslaan, vastleggen en verwerken van persoonsgegevens te beschouwen als “verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de (Uitvoeringswet) Algemene Verordening Gegevensbescherming of haar opvolgers, met alle daarbij behorende rechten en plichten. Elk der Partijen beschikt over beleid inzake datalekken en handelt in voorkomende gevallen conform dit beleid en regelgeving. Partijen informeren elkaar over en weer indien er sprake is van een datalek, waarbij relevante klantgegevens van deze Partijen ongeoorloofd door derden zijn ingezien.

8.5. Het is de Gevolmachtigde alleen toegestaan opslag en bewerking van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte te laten plaatsvinden, indien daarbij wordt voldaan aan de wet- en regelgeving van de Europese Unie op het gebied van databeveiliging en privacybescherming.

8.6. De Gevolmachtigde beschikt over een business continuity plan dat erin voorziet dat in geval van een calamiteit zodanige maatregelen worden getroffen dat de in het kader van de

werkzaamheden als gevolmachtigd agent essentiële bedrijfsprocessen kunnen worden voortgezet. Het calamiteitenplan is op aanvraag door de Maatschappij in te zien.

8.7 De Gevolmachtigde draagt zorg voor een zodanige inrichting van zijn administratie, dat in geval van beëindiging van de volmacht alle op de datum van beëindiging of, indien dit later is, de datum van overdracht, met betrekking tot de volmacht respectievelijk de door de Gevolmachtigde opgebouwde volmachtportefeuille bestaande rechten en verplichtingen kenbaar en verifieerbaar zijn.

9. Controle door de Maatschappij

9.1. Teneinde een goede risicobeheersing van de uitbestedingsrelatie tussen de Maatschappij en de Gevolmachtigde te waarborgen en het zichtbaar maken van zijn interne controles, is de Gevolmachtigde gehouden gebruik te maken van het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten (hierna te noemen “Werkprogramma”). De Gevolmachtigde zal na afloop van enig kwartaal inzicht geven in de afgeronde taken. Na afloop van het boekjaar wordt het gehele Werkprogramma van het voorgaande jaar opengesteld voor controle door de Maatschappij. De Gevolmachtigde verstrekt daarnaast de Maatschappij jaarlijks binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar een door een accountant op schrift gestelde mededeling over de administratieve organisatie en interne controle van de Gevolmachtigde. Daarbij zullen opzet, bestaan en werking van de door de Gevolmachtigde genomen beheersingsmaatregelen in verband met de aan de uitbestedingsrelatie verbonden risico’s worden gecontroleerd en beoordeeld op basis van het Werkprogramma. De accountant neemt bij het opstellen van de mededeling het in bijlage 3 bij deze overeenkomst opgenomen Accountantsprotocol in acht. De Maatschappij dient binnen 3 maanden na ontvangst van de mededeling een inhoudelijke reactie daarop naar de Gevolmachtigde te sturen. De uitkomsten van de controles en beoordelingen worden vastgelegd in een geautomatiseerd systeem.

9.2. De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks vóór 1 maart inzage in het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten. De Maatschappij controleert en beoordeelt de aan de uitbestedingsrelatie verbonden risico’s op basis van het Werkprogramma, en geeft de gevolmachtigde vóór 1 juni een inhoudelijke reactie. De uitkomsten van de controles en beoordelingen worden vastgelegd in een geautomatiseerd systeem.

9.3. De Maatschappij heeft voorts het recht om de wijze waarop de Gevolmachtigde in individuele gevallen alle werkzaamheden met betrekking tot acceptatie en schaderegeling uitvoert te con- troleren. Deze controle heeft tot doel vast te stellen of de Gevolmachtigde zijn werkzaamheden op het gebied van acceptatie en schaderegeling uitvoert volgens het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde alsmede de hem terzake door de Maatschappij gegeven instructies.

9.4. De Maatschappij kan de controles als bedoeld in dit artikel door een derde laten uitvoeren tenzij de Gevolmachtigde gegronde bezwaren heeft tegen de persoon of de onderneming die met de controle wordt belast.

9.5. De Maatschappij informeert de Gevolmachtigde met inachtneming van een termijn van ten minste 14 (veertien) dagen over een voorgenomen controle.

9.6. De Gevolmachtigde verleent aan de controle zijn volledige medewerking en verschaft de Maatschappij – al dan niet ter plaatse - toegang tot de administratie met betrekking tot de volmacht. De Gevolmachtigde verleent de benodigde assistentie en verschaft de gevraagde informatie. De Maatschappij houdt zich tijdens de controle aan de bij de Gevolmachtigde gebruikelijke maatregelen en procedures ter bescherming van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie.

9.7. Na beëindiging van de volmacht kan een run-off audit plaatsvinden. Bij de run-off audit wordt gecontroleerd of de Gevolmachtigde geen nieuwe verzekeringsverplichtingen is aangegaan na het intreden van de run-off dan wel de bestaande verzekeringen zijn of worden overgevoerd. Eveneens wordt gecontroleerd of de schadebehandeling juist wordt uitgevoerd. De Gevolmachtigde verleent hiertoe, op basis van de artikelen 9.6 en 14.6 de volledige

medewerking en verschaft de Maatschappij toegang tot de administratie met betrekking tot de volmacht.

9.8. De Maatschappij kan de Gevolmachtigde op basis van haar bevindingen nadere instructies geven.

9.9. De Maatschappij stelt de Gevolmachtigde binnen één maand na het plaatsvinden van de controle in het bezit van het concept van haar rapport van bevindingen. De Maatschappij stelt de Gevolmachtigde gedurende één maand na ontvangst van het concept-rapport in staat daarop inhoudelijk te reageren.

9.10. Partijen behandelen de informatie, bevindingen en conclusies die verband houden met de controle vertrouwelijk. Het is de Partijen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de wederpartij niet toegestaan deze informatie, bevindingen en conclusies aan derden ter inzage te geven of ter beschikking te stellen, met uitzondering van derden die bij de wet met het toezicht op financiële dienstverleners zijn belast of er sprake is van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak, die daartoe verplicht.

10. Controleverklaring (in de zin van art 2:393 lid 1 BW)

10.1. De Gevolmachtigde voorziet de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij over zijn volmacht van een door een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek afgegeven verklaring, met betrekking tot de getrouwheid van de financiële jaar- rapportage. De gevolmachtigde stelt de jaarrapportage en de controleverklaring uiterlijk binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar in het bezit van de Maatschappij. Deze verplichting blijft ook na opzegging van de volmachtovereenkomst bestaan zolang er nog boekingen plaatsvinden met betrekking tot de verzekeringen in de portefeuille waar de Maatschappij risicodrager is. De Maatschappij dient binnen twee maanden na ontvangst van de verklaring een inhoudelijke reactie daarop naar de Gevolmachtigde te sturen.

10.2. De in lid 1 van dit artikel bedoelde financiële jaarrapportage dient overeen te stemmen met het in bijlage 4 bij deze overeenkomst opgenomen model of met een daaraan gelijkwaardig model. De in lid 1 van dit artikel bedoelde controleverklaring dient overeen te stemmen met het in bijlage 5 bij deze overeenkomst opgenomen model of met een daaraan gelijkwaardig model, tenzij de accountant een geclausuleerde verklaring heeft afgegeven.

10.3. Om de financiële soliditeit van de Gevolmachtigde vast te kunnen stellen, verstrekt de Gevolmachtigde uiterlijk binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar:

- een door een accountant samengestelde jaarrekening van het bedrijf van de Gevolmachtigde aan de Maatschappij. Die jaarrekening voldoet aan de regels voor externe verslaggeving, zoals die in het BW zijn opgenomen. Dit houdt onder andere in dat in die jaarrekening de personeelskosten en indirecte kosten getrouw zijn toegerekend en dat bij eventuele verpandingen of toekomstige claims een toelichting wordt verstrekt, of:

- Een door een externe accountant afgegeven verklaring, die overeen stemt met het in Bijlage 6 bij deze Overeenkomst opgenomen model.

Indien er gerede twijfel bestaat over de financiële soliditeit van de Gevolmachtigde dient de Gevolmachtigde aan de Maatschappij als extra financiële data ook de jaarrekeningen te verstrekken van de relevante werkmaatschappijen die met het bedrijf van de Gevolmachtigde deel uitmaken van een eventuele groep als bedoeld in artikel 2:24 BW. Indien ook na verstrekking van de jaarrekeningen van de werkmaatschappijen van de groep de gerede twijfel over de financiële soliditeit van de Gevolmachtigde blijft bestaan, dient de Gevolmachtigde aan de Maatschappij als extra financiële data eveneens de jaarrekeningen te verstrekken van de relevante holdingmaatschappijen die met het bedrijf van de Gevolmachtigde deel uitmaken van een eventuele groep als bedoeld in artikel 2:24 BW.

De Gevolmachtigde verstrekt voornoemde - door de Maatschappij in redelijkheid te verlangen

- extra financiële data binnen 1 (een) maand nadat deze data door de Maatschappij zijn opgevraagd.

Van voornoemde gerede twijfel over de financiële soliditeit van de Gevolmachtigde is sprake indien voor de Gevolmachtigde 1 (een) of meer van de hieronder genoemde omstandigheden zich einde van een boekjaar voordoet:

a. solvabiliteitsratio (eigen vermogen / balanstotaal) bedraagt minder dan 20%;

b. solvabiliteitsratio, geschoond voor immateriële activa bedraagt minder dan 15%;

c. liquiditeitsratio/current ratio (de som van de vlottende activa en liquide middelen gedeeld door de kortlopende schulden) bedraagt minder dan 100%;

d. afgifte van een verklaring dat zekerheden zijn verstrekt op de aandelen dan wel de activa van de Gevolmachtigde;

e. afgifte van een verklaring dat de Gevolmachtigde zich garant heeft gesteld voor schulden van (mogelijke) andere bedrijven en personen;

f. afgifte van een verklaring dat er claims bestaan die impact kunnen hebben op de toekomstige liquiditeit en solvabiliteit van de Gevolmachtigde ;

g. een negatieve kredietbeoordeling door een rating verstrekkende organisatie, inhoudende dat het oordeel “oranje”, “hoog risico” of een equivalent daarvan is, dan wel dat het oordeel negatiever dan dat is;

h. er wordt in twee achtereenvolgende kalenderjaren niet voldaan de criteria van een beheerste en integere bedrijfsvoering. Hiervoor is het oordeel van de uitkomsten van het Werkprogramma een sterke indicator alsmede indien meer dan 1 (een) keer in 1 (een) kalenderjaar niet wordt voldaan aan de tussen de Maatschappij en de Gevolmachtigde gemaakte afspraken over afdracht van het rekening courant saldo.

10.4 Indien de gerede twijfel over financiële soliditeit van de Gevolmachtigde niet weggenomen wordt door het verstrekken van de in artikel 10.3 bedoelde extra financiële data is de Maatschappij gerechtigd om aanvullende zekerheden te vragen. Deze zekerheden hebben tot doel om de nakoming van de (toekomstige) financiële verplichtingen van de Gevolmachtigde jegens de Maatschappij veilig te stellen.

10.5 Suggestie 1

(Suggestie opnemen voor die Gevolmachtigden die al een “Gescheiden Rekening” hebben.) De Gevolmachtigde houdt op zijn naam een bankrekening aan die uitsluitend bestemd is voor de ontvangst, Het beheer en het doorstorten van gelden die hij in verband met zijn werkzaamheden als Gevolmachtigde ten behoeve van derden onder zich krijgt (hierna “de Gescheiden Rekening”). De Gevolmachtigde draagt er zorg voor dat gelden die aan hem ten behoeve van derden worden toevertrouwd op de Gescheiden Rekening worden gestort.

Indien zulke gelden abusievelijk op een andere rekening van Xxxxxxxxxxxxxx zijn gestort, zal de Gevolmachtigde deze gelden terstond op de Gescheiden Rekening storten.

De Gevolmachtigde zal ten laste van de Gescheiden Rekening uitsluitend betalingen doen aan degene voor wie hij de betreffende gelden heeft ontvangen en dan alleen tot aan het bedrag dat hij verplicht is te betalen.

Suggestie 2

(Suggestie opnemen voor die Gevolmachtigden die nog geen “Gescheiden Rekening” hebben.)

Indien 1 (één) van de in artikel 10.3 a t/m g genoemde omstandigheden zich voordoet zal de Gevolmachtigde binnen 3 maanden nadat de Maatschappij daarom heeft gevraagd op zijn naam een bankrekening openen en aanhouden die uitsluitend bestemd is voor de ontvangst, het beheer en het doorstorten van gelden die hij in verband met zijn werkzaamheden als Gevolmachtigde ten behoeve van derden onder zich krijgt (hierna “de Gescheiden Rekening”). De Gevolmachtigde draagt er zorg voor dat gelden die aan hem ten behoeve van derden worden toevertrouwd op de Gescheiden Rekening worden gestort. Indien zulke gelden abusievelijk op een andere rekening van Xxxxxxxxxxxxxx zijn gestort, zal de Gevolmachtigde deze gelden terstond op de Gescheiden Rekening storten.

11. Aansprakelijkheid

11.1. Partijen zijn jegens elkaar aansprakelijk voor de schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen uit deze overeenkomst.

11.2. Partijen behouden zich in ieder voorkomend geval jegens elkaar het recht voor om daadwerkelijk over te gaan tot aansprakelijkstelling en/of het nemen van rechtsmaatregelen. Het uitblijven van aansprakelijkstelling of het nemen van rechtsmaatregelen in een voorkomend geval laat de rechten van Partijen in andere gevallen onaangetast.

11.3. De Gevolmachtigde zal de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelasting nauwkeurig nakomen en de Maatschappij vrijwaren voor de gevolgen die voor de Maatschappij mochten ontstaan indien de Gevolmachtigde de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelasting niet of niet behoorlijk nakomt.

12. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering

12.1. De Gevolmachtigde beschikt bij het aangaan van deze overeenkomst over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering in zijn hoedanigheid van gevolmachtigde agent. De Gevolmachtigde dient deze verzekering gedurende de looptijd van deze overeenkomst en tot minimaal1 (één) jaar na het einde daarvan in stand te houden. De minimaal verzekerde som bedraagt:

• € 2.500.000,- (twee miljoen vijfhonderdduizend euro) per aanspraak en per jaar, of;

• € 5.000.000,- (vijf miljoen euro) per aanspraak en per jaar. In dat geval is de aansprakelijkheid van de Gevolmachtigde voortvloeiende uit deze overeenkomst beperkt tot € 5.000.000,- (vijf miljoen euro) per aanspraak en per jaar. Deze beperking van aansprakelijkheid geldt niet in geval van opzet en/of grove schuld van de Gevolmachtigde.

12.2 De in lid 1 van dit artikel bedoelde verzekering dient de aansprakelijkheid van de Gevolmachtigde en van door hem ingeschakelde derden te dekken wegens fouten, verzuim of nalatigheden in de uitoefening van de volmacht en dient in overeenstemming te zijn met hetgeen in de branche gebruikelijk is. Indien dat niet het geval is kan de Maatschappij van de Gevolmachtigde verlangen dat hij de dekking dienovereenkomstig laat aanpassen.

12.3 De Maatschappij is gerechtigd van de Gevolmachtigde inzage in de polis van zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekering te verlangen teneinde te controleren of deze aan het in dit artikel bepaalde voldoet. De Gevolmachtigde dient deze inzage te allen tijde te verschaffen.

12.4 Indien de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de Gevolmachtigde opzegt of royeert dan wel de dekking daarvan schorst dient de Gevolmachtigde hiervan onverwijld mededeling te doen aan de Maatschappij.

13 Klachteninstituut Financiële Dienstverlening

13.3 De Gevolmachtigde dient bij het aangaan van deze overeenkomst over een aansluiting bij de Stichting Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KiFiD) te beschikken en deze aansluiting gedurende de looptijd van deze overeenkomst en tot één jaar na het einde daarvan in stand te houden.

13.4 De Gevolmachtigde dient het bindend karakter van de geschillenbeslechting door de Geschillencommissie van het Kifid tot het daarvoor vastgesteld bedrag voor alle door het Kifid in behandeling genomen klachten te aanvaarden.

14 Beëindiging van de overeenkomst

14.1 Deze overeenkomst kan door elk van de Partijen bij aangetekend schrijven worden opgezegd tegen 1 januari van ieder jaar met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste 4 (vier) maanden.

14.2 Elk van de Partijen is bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke tussenkomst en zonder dat hij enige vergoeding ter zake van de beëindiging verschuldigd zal worden te beëindigen wegens een dringende, aan de wederpartij onverwijld meegedeelde reden. Onder dringende redenen worden verstaan:

a. intrekking door de AFM van de vergunning om als gevolmachtigd agent op te treden;

b. intrekking door DNB van de vergunning om als verzekeraar actief te zijn in de branche waarvoor volmacht is verleend;

c. wanneer de Gevolmachtigde surséance van betaling aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard

d. wanneer op de Maatschappij door DNB de noodregeling als bedoeld in Hoofdstuk 3.5 van de Wft van toepassing wordt verklaard;

e. wanneer de zeggenschap in één van de Partijen wijzigt door juridische fusie met of overname door een derde partij en de wederpartij dermate gegronde bezwaren heeft tegen samenwerking met die derde partij dat van hem in redelijkheid niet kan worden gevergd dat hij de overeenkomst in stand laat;

f. wanneer de één der Partijen niet voldoet aan zijn wettelijke verplichtingen of niet voldoet aan de verplichtingen die uit deze overeenkomst voorvloeien en hierin volhardt, ook na ingebrekestelling per aangetekende brief met een redelijke termijn voor nakoming;

g. wanneer de Gevolmachtigde het bepaalde in artikel 2.9 niet nakomt. Een ingebrekestelling is niet vereist. De Gevolmachtigde is direct van rechtswege in verzuim;

h. wanneer de Gevolmachtigde het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde met betrekking tot de uitvoering van zijn werkzaamheden, het Werkprogramma daaronder nadrukkelijk begrepen, herhaaldelijk op een zodanige wijze niet of onvoldoende nakomt, ook na schriftelijk op zijn tekortkomingen te zijn gewezen, dat voortzetting van de volmacht met het oog op het toezicht waaraan de Maatschappij is onderworpen redelijkerwijs niet van de Maatschappij kan worden gevergd;

i. wanneer de Maatschappij daartoe een aanwijzing ontvangt van DNB of de AFM;

j. wanneer de Gevolmachtigde daartoe een aanwijzing ontvangt van de AFM;

k. wanneer de Gevolmachtigde fraude gedoogt, pleegt of doet plegen, dan wel pogingen daartoe onderneemt of daaraan zijn medewerking verleent.

Het in dit artikel bedoelde beëindigingsrecht laat andere rechten van Partijen die op grond van de wet of deze overeenkomst aan hen toekomen onverlet. Door beëindiging vervalt evenwel met onmiddellijke ingang de bevoegdheid van de Gevolmachtigde om namens de Maatschappij verzekeringsovereenkomsten aan te gaan.

14.3 Indien deze overeenkomst door een van de ~~Maatschappij~~Partijen wordt beëindigd wegens een in lid 2 van dit artikel bedoelde dringende reden ~~of indien de Gevolmachtigde deze~~ ~~overeenkomst opzegt anders dan om een dringende reden en Partijen geen afspraken hebben~~ ~~gemaakt over de overdracht van~~wordt het beheer met betrekking tot de portefeuille uitgevoerd door de Partij die deze overeenkomst heeft beëindigd.

Bij beëindiging wegens een dringende reden door de Maatschappij draagt de Gevolmachtigde op het eerste verzoek daartoe het door hem uitgevoerde beheer met betrekking tot de portefeuille en de daarop betrekking hebbende stukken, waaronder begrepen alle gegevens en bescheiden betreffende de op de grond van deze overeenkomst behandelde verzekeringen en schaden, over aan de Maatschappij of de door haar aangewezen derde.

Bij beëindiging wegens een dringende reden door de Gevolmachtigde heeft de Gevolmachtigde het recht de tot de door hem gevormde portefeuille behorende verzekeringen per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd respectievelijk de eerstvolgende premievervaldag met instemming van de verzekeringnemer over te sluiten naar een andere volmachtgever.

Indien de beëindiging door de Gevolmachtigde als bedoeld in dit lid verband houdt met de intrekking van de vergunning van de Maatschappij of wanneer de Maatschappij daartoe een aanwijzing ontvangt van DNB of de AFM, dan zullen de verzekeringen in beginsel direct worden overgesloten.

14.4 Indien de datum van de overdracht als bedoeld in lid 3 van dit artikel later is gelegen dan de dag waarop deze overeenkomst wordt beëindigd, blijft de Gevolmachtigde met betrekking tot het beheer alle door de Maatschappij verlangde werkzaamheden verrichten tot de datum van overdracht, doch uiterlijk tot 3 (drie) maanden na de dag van de beëindiging.

14.5 Deze overeenkomst kan door de Maatschappij, anders dan wegens een in lid 2 van dit artikel bedoelde dringende reden, worden beëindigd, indien zij gaat stoppen met al haar volmachtactiviteiten of indien zij de samenwerking met de Gevolmachtigde om een andere reden wenst te beëindigen. In deze gevallen heeft de Gevolmachtigde het recht:

a. de gegevens die uitsluitend verkregen zijn op grond van de uitbestedingsrelatie, zoals geregeld in deze overeenkomst, en die hij (heeft) gebruikt voor de uitvoering van de aan

hem uitbestede werkzaamheden met een beoogde opvolgende volmachtgever te delen, en

b. vervolgens de tot de door hem gevormde portefeuille behorende verzekeringen per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd respectievelijk de eerstvolgende premievervaldag met instemming van de verzekeringnemer over te sluiten naar de opvolgende volmachtgever.

14.314.6 Deze overeenkomst kan door de Gevolmachtigde, anders dan wegens een in lid 2 van dit artikel bedoelde dringende reden, worden opgezegd. In dat geval draagt de Gevolmachtigde op het eerste verzoek daartoe het door hem uitgevoerde beheer met betrekking tot de portefeuille en de daarop betrekking hebbende stukken, waaronder begrepen alle gegevens en bescheiden betreffende de op de grond van deze overeenkomst behandelde verzekeringen en schaden, over aan de Maatschappij of de door haar aangewezen derde.

14.414.1 Indien de datum van de overdracht als bedoeld in lid 3 van dit artikel later is gelegen dan de dag waarop deze overeenkomst wordt beëindigd, blijft de Gevolmachtigde met betrekking tot het beheer alle door de Maatschappij verlangde werkzaamheden verrichten tot de datum van overdracht, doch uiterlijk tot 3 (drie) maanden na de dag van de beëindiging.

14.5 Suggestie 1

Indien de Maatschappij de overeenkomst anders dan wegens een dringende reden beëindigt of indien de Gevolmachtigde de overeenkomst beëindigt wegens een dringende reden als bedoeld in lid 2 sub b, d, e, f en i van dit artikel, heeft de Gevolmachtigde het recht de tot de door hem gevormde verzekeringsportefeuille behorende verzekeringen per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd respectievelijk de eerstvolgende premievervaldag met instemming van de verzekeringnemer over te sluiten naar een andere verzekeraar. Indien de opzegging door de Gevolmachtigde als bedoeld in dit lid verband houdt met intrekking van de vergunning van de Maatschappij dan wel met een aanwijzing van de AFM dan zullen de ~~verzekeringen in beginsel direct worden overgesloten.~~

Suggestie 2

Indien de Maatschappij de overeenkomst anders dan wegens een dringende reden beëindigt of indien de Gevolmachtigde de overeenkomst beëindigt wegens een dringende reden als bedoeld in lid 2 sub sub b, d, e, f en i van dit artikel, treden Partijen in overleg over beheer door de Gevolmachtigde met betrekking tot de portefeuille. Daarbij nemen Partijen tot uitgangspunt dat het beheer van de Gevolmachtigde met betrekking tot de portefeuille in beginsel aan de Maatschappij zal worden overgedragen en door de Maatschappij zal worden uitgevoerd per de ~~datum waarop deze overeenkomst is beëindigd.~~

Suggestie 3

14.6 Indien de Maatschappij deze overeenkomst anders dan wegens een dringende reden beëindigt en de Gevolmachtigde als gevolmachtigd agent belast met het beheer en de afwikkeling met betrekking tot de door hem als gevolmachtigde agent beheerde portefeuille, blijft de Gevolmachtigde met betrekking tot deze verzekeringen optreden als ware hij een gevolmachtigd agent tot uiterlijk 12 (twaalf) maanden na de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd, tenzij Partijen over de wijze waarop de in volmacht lopende verzekeringen worden beheerd en afgewikkeld in onderling overleg een hiervan afwijkende afspraak maken. Met betrekking tot de betreffende verzekeringen blijft deze overeenkomst zoveel mogelijk van kracht.

14.7 De Maatschappij wordt geacht om na beëindiging van deze overeenkomst aan de Bemiddelaar die met de Gevolmachtigde in een groep als bedoeld in artikel 2: 24b BW als groepsmaatschappij is verbonden, desgevraagd een aanstelling als Bemiddelaar te zullen verlenen met betrekking tot de door hem via de Gevolmachtigde gevormde verzekeringsportefeuille. De Maatschappij zal alleen dan niet overgaan tot het verlenen van een aanstelling als zij gegronde bezwaren heeft tegen diens betrokkenheid als Bemiddelaar. De Maatschappij is bevoegd nadere voorwaarden te verbinden aan de aanstelling als Bemiddelaar ~~als hiervoor bedoeld, teneinde de continuïteit van de verzekeringsportefeuille te waarborgen.~~

14.814.7 Na beëindiging van deze overeenkomst stellen Gevolmachtigde en Maatschappij met het oog op het toekomstige beheer van de portefeuille gezamenlijk een beeïndigingsplan op waarbij het klantbelang centraal staat.

15 Geschillen

15.1 Op de volmacht en deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

15.2 Alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van de volmacht of deze overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

15.3 Onverminderd het bepaalde in lid 2 van dit artikel kunnen Partijen gezamenlijk besluiten hun geschil te beslechten overeenkomstig het Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut.

15.4 Van een geschil in de zin van dit artikel is sprake indien een Partij de wederpartij daarvan schriftelijk mededeling doet alsmede in de gevallen waarin dat in deze overeenkomst is bepaald.

Ondertekening

(Deze overeenkomst geldt onder de ontbindende voorwaarde dat het concurrentiële deel (deel II) ook is ondertekend omdat de delen I en II onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn)

Plaats, datum:

………………………………………………………………..

Ondertekening dagelijks leidinggevende Gevolmachtigde:

………………………………………………………………….

Plaats, datum:

………………………………………………………………..

Ondertekening Maatschappij:

………………………………………………………………….

Bijlage 1. Relevante Wet- en regelgeving (niet limitatief)

1. Wet op het financieel toezicht

2. Besluit prudentiële regels Wft

3. Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen

4. Bijlage A behorende bij artikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft (Modelvolmacht)

5. (Uitvoeringswet) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waaronder meldplicht datalekken

6. Sanctiewet en Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.

Daar waar specifieke wet- of regelgeving wordt genoemd wordt daaronder ook begrepen de daarvoor in de plaatskomende wet- of regelgeving, bijvoorbeeld de de AVG die de Wet bescherming persoonsgegevens heeft vervangen.

Bijlage 2. Gedragscodes en overige regelingen (niet limitatief), te vinden op

xxx.xxxxxxxxxxxx.xx, xxx.xxxx.xxx en xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx

1. Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten

2. Overeenkomst Vereenvoudigde Schaderegeling

3. Gedragscodes en protocollen van het Verbond van Verzekeraars

4. Protocol Volmacht van het Verbond van Verzekeraars en de NVGA

5. (facultatief) Deelnemersovereenkomst en toepasselijke regelgeving en werkinstructies van Stichting CIS

6. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening met een bindend karakter

7. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Verbond van Verzekeraars die met de beslechting van geschillen tussen de leden zijn belast, voorzover deze een bindend karakter hebben

8. NVGA Protocollen Financieel, Polis en Schade

9. NVGA Protocol Periodieke Afrekening

10. Gedragscode Geïnformeerde verlenging en contractstermijnen, zowel Particulier als Zakelijk

11. Groundrules Volmachten.

Bijlage 3. Accountantsprotocol

Zie voor het Accountantsprotocol Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten 2018 de website van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. Het protocol is te benaderen via het pad “Home / Thema’s / Controleprotocollen / COPRO-beoordelingen / Andere organisaties / Volmachten 2018 en 2019”.

(xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxx-xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx- organisaties/volmachten-2018)

Bijlage 4 Model financiële jaarrapportage

Format Cijferopstelling (opstelling met rekenformules)
Kwartaal 1	Kwarta al 2	Kwartaal 3	Kwartaal 4	Totaal
Beginstand ( -/- tgv volmacht)	0	0	0	0	0
Premie	0	0	0	0	0
Prolongaties
Mutaties
Provisie	0	0	0	0	0
Prolongaties
Mutaties
Tekencommissie	0	0	0	0	0
Prolongaties
Mutaties
Schade	0	0	0	0	0
Betaald
Verhaald
Diverse kosten
Poolkosten	0	0	0	0	0
Overige	0	0	0	0	0
Remises
Betaling aan Maatschappij	0	0	0	0	0
Betaling door Maatschappij	0	0	0	0	0
Eindstand ( -/- tgv volmacht)	0	0	0	0	0
2. Schadereserves ultimo boekjaar
Stand schadereserve ultimo boekjaar

Bijlage 5 Model controleverklaring Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: het bestuur van <naam Gevolmachtigde>

Controleverklaring ex artikel 10.1 van de samenwerkingsovereenkomst volmacht tussen de Gevolmachtigde en Volmachtgever

Ons oordeel

Wij hebben bijgaande door ons gewaarmerkte financiële jaarrapportage van <naam Gevolmachtigde> te <statutaire plaats Gevolmachtigde>, opgesteld ingevolge artikel 10.1 van de samenwerkingsovereenkomst volmacht met <naam Volmachtgever> met betrekking tot het jaar 2019, gecontroleerd.

Naar ons oordeel voldoet de financiële jaarrapportage in alle van materieel belang zijnde aspecten aan de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst tussen <naam Gevolmachtigde> en <naam Volmachtgever>.

De basis voor ons oordeel

Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de financiële jaarrapportage'.

Wij zijn onafhankelijk van <naam Gevolmachtigde> zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Benadrukking van de basis voor financiële verslaggeving en beperking in gebruik en verspreidingskring

Wij vestigen de aandacht op de grondslagen in de toelichting van de financiële jaarrapportage waarin de basis voor financiële verslaggeving uiteen is gezet. De financiële jaarrapportage is opgesteld voor

<naam Volmachtgever> om <naam Gevolmachtigde> in staat te stellen aan artikel 10.1 van de samenwerkingsovereenkomst te voldoen. Hierdoor is de financiële jaarrapportage mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden.

Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor <naam Gevolmachtigde> en <naam Volmachtgever> en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Ons oordeel is niet aangepast als gevolg van deze aangelegenheid.

Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de financiële jaarrapportage

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële jaarrapportage in overeenstemming met de samenwerkingsovereenkomst. In dit kader is het bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de financiële jaarrapportage mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.

Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de financiële jaarrapportage

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische

beslissingen die gebruikers op basis van deze financiële jaarrapportage nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.

Onze controle bestond onder andere uit:

- het identificeren en inschatten van de risico's dat de financiële jaarrapportage afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

- het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit;

- het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de financiële jaarrapportage staan;

- het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de financiële jaarrapportage en de daarin opgenomen toelichtingen; en

- het evalueren of de financiële jaarrapportage een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.

Wij communiceren (indien aangesteld) met de met governance belaste personen onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.

<Plaats, datum>

Bijlage 6 Kengetallen financiële positie van de Gevolmachtigde: < naam>
Boekjaar:	jjjj
Solvabiliteit:	….%
Solvabiliteit excl. immateriële vaste activa:	….%
Liquiditeit:	….%)
Vragen:
1. De Gevolmachtigde heeft wel/niet zekerheden verstrekt op aandelen dan wel activa
binnen het bedrijf van de Gevolmachtigde. Indien wel, onderstaand graag een toelichting van de gestelde zekerheden (soort en financiële omvang). Toelichting:
2. Het bedrijf van de Gevolmachtigde heeft zich wel/niet aansprakelijk gesteld voor schulden van (mogelijke) andere bedrijven dan wel personen. Indien wel graag een toelichting (soort en financiële omvang). Toelichting:
3. Per heden bestaan er wel/niet claims die impact kunnen hebben op de toekomstige liquiditeit en
solvabiliteit van de Gevolmachtigde. Indien wel graag een toelichting op deze claims (soort en financiële omvang).
Toelichting:
Legenda:

- Solvabiliteit exclusief immateriële vaste activa is het eigen vermogen minus immateriële vaste activa gedeeld door het balanstotaal.

Voorbeelden immateriële vaste activa: o.a. geactiveerde kosten, goodwill

- Bij de bepaling van de solvabiliteit wordt geen rekening gehouden met een schuld onverdiende tekencommissie.

Hierbij kan een belastinglatentie van 25% worden gehanteerd. Dus 75% van de eventuele schul onverdiende tekencommissie wordt toegevoegd aan het eigen vermogen

- Liquiditeit betreft de vlottende activa + liquide middelen gedeeld door de kortlopende schulden

- Als bron dient de jaarrekening van het bedrijf van de Gevolmachtigde te worden gehanteerd.

II. Bijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht

In deze bijzondere bepalingen is op de volgende punten afgeweken van de onderdelen die zijn opgenomen in de algemene bepalingen inzake de verleende volmacht van deze samenwerkingsovereenkomst (op te geven door de Maatschappij)

• ………………

Deze opsomming is uitdrukkelijk limitatief. Aan andere niet opgesomde maar wel in de bijzondere bepalingen van deze overeenkomst opgenomen afwijkingen bij het ingaan van deze overeenkomst is de Gevolmachtigde niet gebonden.

16 Omvang van de volmacht

17 Gebondenheid aan Branches en Limieten

18 Pools

19 Richtlijnen en instructies Acceptatie

20 Richtlijnen en instructies Schadebehandeling

21 Resultatenrekening

22 Beloning

23 Kosten

24 Rapportage en verantwoording

Ondertekening

(Deze overeenkomst geldt onder de ontbindende voorwaarde dat het non-concurrentiële deel (deel I) ook is ondertekend omdat de delen I en II onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn)

Plaats, datum:

……………………………………………………………….. Ondertekening dagelijks leidinggevende Gevolmachtigde:

…………………………………………………………………. Plaats, datum:

………………………………………………………………..

Ondertekening Maatschappij:

………………………………………………………………….

Document Metadata

Table of Contents

Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht

Document Metadata