HUISHOUDELIJK REGLEMENT

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 1 Algemene bepalingen

1. De energiecoöperatie SunBrouck u.a. (hierna: de coöperatie) is bij notariële akte opgericht op 23 oktober 2017 en is gevestigd in de gemeente Midden-Groningen (tot 1-1-2018: de gemeente Menterwolde).

2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in samenhang met de statuten van de coöperatie.

3. In geval van strijdigheid tussen het huishoudelijk reglement enerzijds en de wet en/of de statuten anderzijds, gaan de wet en/of de statuten voor.

4. Het huishoudelijk reglement is genoemd in de statuten van de coöperatie in artikel 24 en moet door de algemene ledenvergadering worden vastgesteld.

Artikel 2 Leden

1. Het lidmaatschap van de coöperatie staat open voor:

a. Natuurlijke personen;

b. Verenigingen en stichtingen;

c. Bedrijven en instellingen, waaronder toegelaten instellingen als bedoeld in artikel 19 van de Woningwet;

d. Overheidslichamen.

Artikel 3 Donateurs en sponsoren

1. De coöperatie kent naast leden donateurs en sponsoren.

2. Donateurs zijn die natuurlijke of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten en die zich jegens de coöperatie verplichten om jaarlijks een door het bestuur vastgestelde bijdrage te storten.

3. Donateurs hebben geen stemrecht in de ledenvergadering.

4. De rechten of verplichtingen van donateurs kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft.

5. Sponsoren doneren eenmalig een bedrag of product om de coöperatie in haar doelstelling te ondersteunen. Als tegenprestatie wordt hier door de coöperatie op een vooraf overeengekomen wijze publiciteit aan gegeven.

6. Sponsoren hebben geen stemrecht in de ledenvergadering.

7. Donateurs en sponsoren kunnen advisrend spreken in de algemene ledenvergadering.

Artikel 4 Het lidmaatschap

1. De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door het bestuur te verstrekken lidmaatschapsovereenkomst.

2. Het lidmaatschap wordt verkregen door ondertekening van de lidmaatschapsovereenkomst namens de coöperatie door de voorzitter en de penningmeester.

3. Het bestuur kan een lidmaatschap weigeren. Hiertoe dient een gemotiveerd besluit door het bestuur te worden genomen.

Artikel 5 De algemene ledenvergadering

1. Het bestuur bereidt de algemene ledenvergadering voor.

2. De voorzitter van het bestuur nodigt de leden uit en ziet toe op de orde voor en tijdens de ledenvergadering, zoals in de statuten in artikel 10, 11 en 12 is vastgelegd.

3. Over personen wordt schriftelijk gestemd, terwijl over zaken mondeling gestemd kan worden. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen. Indien bij een stemming over

zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen verkregen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste en de op één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

4. Er kan bij volmacht gestemd worden. Een volmacht wordt schriftelijk of via e-mail voorafgaand aan de ledenvergadering door het lid dat de volmacht geeft, gemeld aan de secretaris.

5. Op de volmacht staat de naam van de volmachtgever, de naam van de gevolmatigde en de datum van de algemene ledenvergadering waarvoor de volmacht wordt verleend.

6. Ieder lid dat aanwezig is bij de algemene ledenvergadering, kan maximaal één volmacht gebruiken.

7. De voorzitter kan toegang verlenen tot de algemene ledenvergadering aan niet-leden om adviserend te spreken, maar doet dit niet zonder toestemming van de ledenvergadering.

Artikel 6 Het bestuur

1. Het bestuur van de coöperatie bestaat uit tenminste een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.

2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen:

a. de algemene leiding van de coöperatie;

b. de uitvoering van de door de algemene ledenvergadering genomen besluiten;

c. het werven en toelaten van nieuwe leden;

d. de administratieve verwerking in geval van het vertrek van een lid;

e. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;

f. het verstrekken van informatie die noodzakelijk is voor het terugkrijgen van de energiebelasting van haar leden;

g. het houden van toezicht op het zonnepanelenpark.

3. Het bestuur vergadert tenminste eenmaal per maand volgens een vooraf vastgesteld rooster, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden van het bestuur dit wensen.

4. Een oproep voor een bestuursvergadering gebeurt door of namens de voorzitter en dient minimaal 24 uur vóór aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn.

5. Een besluit van het bestuur wordt genomen bij meerderheid van (geldig uitgebrachte) stemmen. Bij stakende stemmen telt de stem van de voorzitter dubbel.

6. Genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst. De besluitenlijst kan door ieder lid van de coöperatie worden ingezien.

Artikel 7 Taken van het bestuur

1. Taken van de voorzitter:

a. geeft leiding aan en houdt toezicht op de gehele coöperatie;

b. is bij officiële gelegenheden de woordvoerder of de vertegenwoordiger van de coöperatie;

c. is verantwoordelijk voor de communicatie van en over de coöperatie.

2. Taken van de secretaris:

a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften of digitale kopiën ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren.

b. heeft het beheer over het archief;

c. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;

d. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;

e. maakt een besluitenlijst van iedere bestuursvergadering en algemene ledenvergadering en zorgt voor archivering hiervan;

f. houdt het rooster van af- en aantreden van bestuursleden bij;

g. is aandachtfunctionaris voor privacy en de bescherming van persoonsgegevens.

3. Taken van de penningmeester:

a. beheert de gelden van de coöperatie;

b. zorgt voor het innen van de aan de coöperatie toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene ledenvergadering goedgekeurde uitgaven;

c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;

d. brengt in de algemene ledenvergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij de balans en de staat van baten en lasten over met toelichting over het afgelopen boekjaar en een begroting voor het komende boekjaar;

e. houdt een ledenregister bij, waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.

4. Xxxxx genoemd in het eerste, tweede en derde lid van dit artikel kunnen worden overgedragen aan andere leden van het bestuur. In geval dit langdurig gebeurt, wordt hierover in het bestuur een besluit genomen.

Artikel 8 Bestuursverkiezing

1. Xxxxx bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn verkiezing af.

2. Ieder aftredend bestuurslid is terstond herbenoembaar.

3. De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur gestelde kandidaten, dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de jaarlijkse ledenvergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is.

4. In de agenda van de jaarlijkse ledenvergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is, wordt tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door ieder lid van de coöperatie geopend, met vermel- ding van de daaraan verbonden procedure.

5. Kandidaatstelling door een lid dient schriftelijk bij de secretaris gemeld te worden, uiterlijk 48 uur voor de ledenvergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is.

6. Het bestuur houdt een rooster van af- en aantreden bij en legt gevolgen van eventueel tussentijds af- en aantreden hierin (ook) vast.

Artikel 9 Kascommissie

1. Conform artikel 19 het derde lid van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de kascommissie benoemd.

2. De kascommissie bestaat uit twee leden en één reservelid.

3. Ieder jaar treedt één lid van de kascommissie af en treedt één nieuw lid aan.

4. Een lid van de kascommissie treedt na twee jaar af en is niet terstond herbenoembaar.

5. De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester. Zij is gehouden tenminste eenmaal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan de algemene ledenvergadering.

6. De kascommissie kan, indien gewenst en na overleg met het bestuur, ondersteuning krijgen bij haar werkzaamheden.

7. Indien de kascommissie termen aanwezig acht om het bestuur te dechargeren, zal zij dit voorstellen aan de algemene ledenvergadering. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.

Artikel 10 Wijziging van het huishoudelijk reglement

1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een dergelijke ledenvergadering moet tenminste zeven dagen bedragen.

2. Tenminste zeven dagen voor de ledenvergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de ledenvergadering wordt gehouden. Bovendien wordt de voorgestelde wijziging van het huishoude- lijk reglement tenminste zeven dagen voor de ledenvergadering aan alle leden toegezonden.

3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen bij meerderheid van (geldig uitgebrachte) stemmen.

Artikel 11 Slotbepalingen

1. Ieder lid heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.

2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.

3. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden de dag nadat het besluit hierover is genomen in werking.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van de coöperatie de dato 30 oktober 2018. Namens het bestuur van de coöperatie,

De voorzitter De secretaris