Proxy Shareholder
Volmacht Aandeelhouder
Ondergetekende:
The undersigned:
[NAAM AANDEELHOUDER]
[NAME SHAREHOLDER],
[ADRES/MAATSCHAPPELIJKE
ZETEL] [ADDRESS/REGISTERED OFFICES]
Geldig vertegenwoordigd door
Xxxxxxx represented by
[NAAM]
[NAME]
[FUNCTIE] [CAPACITY]
en
and
[NAAM]
[NAME]
[FUNCTIE] [CAPACITY]
Eigenaar van [AANTAL] Gewone Aandelen en
Owner of [NUMBER] Ordinary Shares and
[AANTAL] Warrants
[NUMBER] Warrants
[AANTAL] Obligaties
[NUMBER] Bonds
van de naamloze vennootschap Ablynx, met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxxxxxxxx, Technologiepark 21 en met ondernemingsnummer 0475.295.446 (de “Vennootschap”). of the limited liability company Ablynx with registered offices at 0000 Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxxx 00 (Xxxxxxx) and with company number 0475.295.446 (the “Company”).
Stelt als bijzondere lasthebber aan, met de macht om in de plaats te stellen:
Hereby appoints as special proxyholder, with power of substitution:
[NAAM VOLMACHTHOUDER]
[NAME PROXYHOLDER],
[ADRES]
[ADDRESS]
Aan wie ondergetekende volmacht verleent om hem/haar te vertegenwoordigen op de Jaarlijkse en Bijzondere Algemene Vergadering der aandeelhouders van de Vennootschap, die zal worden gehouden op 26 april 2018 om 11.00 uur op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, en die zal beraadslagen omtrent volgende agenda, met inbegrip van de voorstellen tot besluit (de “Jaarlijkse en Bijzondere Algemene Vergadering”):
To whom the undersigned grants a power of attorney to represent him/her at the Annual and Special General Meeting of Shareholders of the Company that will be held at the registered offices of the Company on 26 April 2018 at 11:00 a.m. CET, and that will deliberate on the following agenda, containing motions to vote (the “Annual and Special General Shareholders Meeting”):
****
AGENDA
Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de Algemene Vergadering. Bijgevolg is er geen voorstel van besluit opgenomen in deze oproeping met betrekking tot agendapunt 1.
Acknowledgement of the annual report of the Board of Directors with regard to the annual accounts for the financial year ended 31 December 2017.
Since it concerns a mere acknowledgement, the General Shareholders Meeting does not need to come to a decision. As a consequence, no proposal of decision regarding item 1 of the agenda is included in this notice
.
Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de Algemene Vergadering. Bijgevolg is er geen voorstel van besluit opgenomen in deze oproeping met betrekking tot agendapunt 2.
Acknowledgement of the report of the Statutory Auditor with regard to the annual accounts for the financial year ended 31 December 2017.
Since it concerns a mere acknowledgement, the General Shareholders meeting does not need to come to a decision. As a consequence, no proposal of decision regarding item 2 of the agenda is included in this notice.
3. Goedkeuring van de jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2017, en de bestemming van het resultaat.
De Raad van Bestuur stelt voor om de jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2017, en de bestemming van het resultaat goed te keuren.
Approval of the annual accounts for the financial year ended 31 December 2017, and allocation of the results.
The Board of Directors proposes to approve the annual accounts for the financial year ended 31 December 2017, and the allocation of results.
4. Goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2017.
De Raad van Bestuur stelt voor om het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2017, goed te keuren.
Approval of the remuneration report for the financial year ended 31 December 2017.
The Board of Directors proposes to approve the remuneration report for the financial year ended 31 December 2017.
5. Verlenen van kwijting aan de Bestuurders.
De Raad van Bestuur stelt voor om kwijting te verlenen aan de Bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het voorgaande boekjaar afgesloten op 31 december 2017.
Grant of discharge to the Directors.
The Board of Directors proposes to grant discharge to the Directors for the performance of their duties during the financial year ended 31 December 2017.
6. Verlenen van kwijting aan de commissaris.
De Raad van Bestuur stelt voor om kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het voorgaande boekjaar afgesloten op 31 december 2017.
Grant of discharge to the Statutory Auditor.
The Board of Directors proposes to grant discharge to the Statutory Auditor with respect to the performance of his duties during the financial year ended 31 December 2017.
7. Bekrachtiging van de bezoldiging van de commissaris voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2017.
De Raad van Bestuur stelt voor om, op aanbeveling van het auditcomité van de Vennootschap, de bezoldiging van de commissaris voor de controle van de jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2017 ten bedrage van
171.000 euro te bekrachtigen.
Dit houdt een stijging in ten opzichte van de bezoldiging goedgekeurd door de Algemene Vergadering van 27 april 2017. De stijging is het gevolg van het feit dat de omvang van de controlediensten geleverd door de commissaris is toegenomen om te voldoen aan de vereisten van de Amerikaanse boekhoudstandaarden (PCAOB).
Ratification of the remuneration of the Statutory Auditor for the financial year ended 31 December 2017.
The Board proposes, on the recommendation of the audit committee of the Company, to ratify the remuneration of the Statutory Auditor for auditing the annual accounts for the financial year ended 31 December 2017 for an amount of 171,000 euros.
This represents an increase compared to the remuneration approved by the General Meeting of 27 April 2017. The increase is due to the fact that the size of the audit services provided by the Statutory Auditor has increased in order to meet the requirements of the US auditing standards (PCAOB).
8. Goedkeuring in overeenstemming met artikel 556 Wetboek van Vennootschappen (“X.Xxxx.“) van bepaalde clausules uit de samenwerkingsovereenkomst met Sanofi (de “Samenwerkingsovereenkomst”) die aangekondigd werd op 20 juli 2017.
De Raad van Bestuur stelt voor om, overeenkomstig artikel 556 W. Venn., te bekrachtigen dat de Vennootschap partij is geworden bij de Samenwerkingsovereenkomst en om, in het bijzonder, enige bepaling van de Samenwerkingsovereenkomst goed te keuren die rechten toekent aan derden die een invloed hebben op het vermogen van de Vennootschap, dan wel een schuld of een verplichting ten laste van de Vennootschap doen ontstaan, wanneer de
uitoefening van deze rechten afhankelijk is van een verandering van de controle over (of van een openbaar overnamebod op) de Vennootschap, dit omvat bepalingen van de Samenwerkingsovereenkomst die bepalen dat in het geval van Controlewijziging (zoals gedefinieerd in de Samenwerkingsovereenkomst) tijdens de duur van de Samenwerkingsovereenkomst, Sanofi het recht zal hebben om de Samenwerkingsovereenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen op gelijk welk ogenblik volgend op het vroegste van (a) de totstandkoming van de Controlewijziging en (b) ontvangst van een kennisgeving door Xxxxxx of een publieke bekendmaking van een hangende of gerealiseerde transactie resulterend in een Controlewijziging, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan Xxxxxx die binnen 6 maanden na de totstandkoming van de Controlewijziging dient te worden bezorgd. Dergelijke beëindiging zal van kracht zijn op het latere ogenblik van (x) de ontvangst van dergelijke kennisgeving en (y) de totstandkoming van de Controlewijziging. Ablynx zal Sanofi zo snel als mogelijk schriftelijk informeren nadat Xxxxxx enige informatie publiek heeft gemaakt over een Controlewijziging waarbij Xxxxxx is betrokken (die ofwel hangende is, dan wel daarna tot stand komt) of, indien de Controlewijziging niet publiek zal worden bekendgemaakt, niet later dan drie werkdagen na de ondertekening van een definitieve overeenkomst met betrekking tot dergelijke Controlewijziging (die ofwel hangende is, dan wel daarna tot stand komt).
Approval in accordance with Article 556 of the Belgian Companies Code (“BCC”) of certain clauses of the collaboration agreement with Sanofi, announced on 20 July 2017 (the “Collaboration Agreement”).
The Board proposes, in accordance with Article 556 BCC, to ratify that the Company has entered into the Collaboration Agreement and to specifically approve any provision of the Collaboration Agreement that grants rights to third parties that have an impact on the assets or liabilities of the Company or that create a debt or obligation to be borne by the Company, when the exercise of these rights depends on the change of control over (or a takeover bid on) the Company, which includes provisions of the Collaboration Agreement that state that in the case of a Change of Control (as defined in the Collaboration Agreement) during the term of the Collaboration Agreement, Sanofi will have the right to terminate the Collaboration Agreement in full or in part at any time following the earlier of (a) the closing of the Change in Control and (b) receipt of notice by Xxxxxx or public disclosure of a pending or consummated transaction effecting a Change in Control involving Ablynx, by providing written notice to Ablynx if such notice is delivered within 6 months of the closing of the Change in Control. Such termination will be effective as of the later of (x) the receipt of such notice and (y) the closing of the Change In Control. Xxxxxx will notify Sanofi in writing as soon as possible after Xxxxxx announces publicly any information regarding any Change in
Control involving Ablynx (whether pending or consummated thereafter) or, if the Change in Control will not be publicly announced, then no later than 3 Business Days after the signing of a definitive agreement with respect to such Change in Control (whether pending or consummated thereafter).
9. Volmacht.
De Raad van Bestuur stelt voor om een volmacht te verlenen aan iedere Bestuurder en aan Xxx Xxxxxxxxx en Xxx Xxxxxxxx, alleen handelend, met macht van indeplaatsstelling, om alle handelingen te stellen die noodzakelijk of nuttig zijn voor de vervulling van de formaliteiten (met inbegrip van, maar niet beperkt tot de opstelling en ondertekening van alle nodige documenten en formulieren) met het oog op (i) de neerlegging van deze notulen ter griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel, (ii) de publicatie ervan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en (iii) desgevallend, de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Power of attorney.
The Board of Directors proposes to grant a power of attorney to any Director and to Xxx Xxxxxxxxx and Xxx Xxxxxxxx, acting alone, with the authority of substitution, to do whatever necessary or useful for the accomplishment of all formalities (including but not limited to the drafting and execution of all required documents and forms) with a view to (i) the filing of the minutes with the registry of the competent commercial court, (ii) the publication of the minutes in the Annexes to the Belgian Official Gazette, and (iii) if need be, the registration/amendment of the records in the Crossroads Bank for Enterprises.
De lasthebber mag o.m.:
The proxyholder may, amongst other things:
Deelnemen aan elke vergadering met dezelfde agenda voor het geval de eerste vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen.
Attend any meeting with the same agenda in the event the first meeting could not validly deliberate.
Verklaren dat ondergetekende:
Declare that the undersigned:
- kennis heeft van de bijeenroepingsformaliteiten en -termijnen die moeten
worden nageleefd bij de bijeenroeping van een Algemene Vergadering der aandeelhouders (artikelen 533, 533bis, 533ter en 535 X.Xxxx.);
is aware of the notice formalities and notice procedures which must be observed in connection with a notice for a shareholders meeting (Articles 533, 533bis, 533ter and 535 BCC);
- kennis heeft van de termijnen waarbinnen hem/haar de verslagen vermeld op de agenda moeten worden ter beschikking gesteld;
is aware of the period of time within which the reports referred to in the agenda must be made available to him/her;
- kennis heeft van de mogelijkheid om de nietigheid te vorderen van beslissingen van een Algemene Vergadering waarvoor de vormvoorschriften niet werden nageleefd (artikelen 64, 1° en 178 W.Venn.);
is aware of the possibility to claim for the annulment of decisions of the Shareholders Meeting for which the formalities have not been observed (Articles 64, 1° and 178 BCC);
- zichzelf als regelmatig opgeroepen beschouwt;
considers itself to having been validly given notice;
- de verslagen vermeld op de agenda heeft ontvangen en over voldoende tijd beschikte om deze verslagen te bestuderen;
has received the reports referred to in the agenda and has had sufficient time to review these reports;
- verzaakt aan de mogelijkheid om de nietigheidsvordering in te stellen.
waives the right to claim for the annulment of the shareholders decision.
Beraadslagen over deze agenda, deze agenda amenderen en een voorstem uitbrengen voor alle agendapunten waarover zal worden gestemd door de Algemene Vergadering.
Deliberate on this agenda, amend this agenda and cast a vote in favor of all items of the agenda upon which will be voted at the Shareholders Meeting.
Te dien einde, het proces-verbaal en de aanwezigheidslijst tekenen, in de plaats stellen en in het algemeen het nodige doen.
For these purposes, sign the minutes and the attendance list, substitute and in general do whatever is necessary.
Zoals aangegeven in de oproeping voor de Jaarlijkse en Bijzondere Algemene
Vergadering (en volgens de daarin aangegeven modaliteiten), kunnen aandeelhouders die alleen of gezamenlijk 3% van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap bezitten, punten op de agenda van de Jaarlijkese en Bijzondere Algemene Vergadering plaatsen en voorstellen van besluit (met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen) indienen tot uiterlijk 4 April 2018 (artikel 533ter X.Xxxx.). De te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die in voorkomend geval aan de agenda zouden worden toegevoegd, zullen worden bekendgemaakt overeenkomstig de modaliteiten van het Wetboek van vennootschappen (zoals aangegeven in de oproeping). In voorkomend geval zal de Vennootschap tegelijkertijd, op haar website, aan haar aandeelhouders een formulier ter beschikking stellen dat gebruikt kan worden voor het stemmen bij volmacht, aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de agenda geplaatst zouden zijn, en/of louter met de voorstellen tot besluit die geformuleerd zouden zijn. De volmachten die ter kennis worden gebracht van de Vennootschap vóór de bekendmaking van een aangevulde agenda, blijven geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden, met dien verstande dat de volmachtdrager, voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, tijdens de vergadering kan afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen.
As set out in the notice for the Annual and Special General Shareholders Meeting (and in accordance with the terms set out therein) the shareholders that hold, alone or jointly, 3% of the capital of the Company, may add new points to the agenda of the Annual and Special General Shareholders Meeting and submit proposals for decision (with regard to the points included, or to be included, in the agenda) at the latest on 4 April 2017 (Article 533ter BCC). The points to be considered and the related proposals for decision that may be added to the agenda, will be published in accordance with the provisions of the Belgian Company Code (as set out in the notice). In such case, the Company will simultaneously, on its website, provide a form to the shareholders that may be used for voting by proxy, completed with the additional points on the agenda that will be considered and the proposals for decision that were added to the agenda, and/or the mere proposals of decision that were submitted. The proxy forms submitted to the Company prior to such publication, remain valid for the points on the agenda in respect of which they apply, taking into consideration that the proxyholder, for the points on the agenda for which new proposals of decision have been submitted, may deviate from the possible instructions from the proxy giver, if the execution of such instructions could harm the interests of the proxy giver. The proxyholder must notify the proxy giver thereof.
GELIEVE TE SCHRAPPEN WAT NIET PAST:
PLEASE STRIKETHROUGH WHAT DOES NOT APPLY:
De volmachtdrager is gemachtigd om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen.
The proxyholder is entitled to vote on the new points that have been added to the agenda
OF/OR
De volmachtdrager moet zich onthouden om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen.
The proxyholder must abstain in respect of the new points that have been added to the
agenda
Gedaan te [Done at] ,
Op [On] ,
Voor [NAAM AANDEELHOUDER
On behalf of [NAME SHAREHOLDER]
[HANDTEKENING] [SIGNATURE]
[NAAM]
[NAME]
[FUNCTIE] [CAPACITY]
[HANDTEKENING] [SIGNATURE]
[NAAM]
[NAME]
[FUNCTIE] [CAPACITY]