Offerteaanvraag Accountantscontrole van de Jaarrekening,
Offerteaanvraag Accountantscontrole van de Jaarrekening,
kenmerk: Ink/EA/
d.d. : 3 juni 2013
Inhoudsopgave
1 Beschrijving opdracht 4
1.1 Doel van de aanbesteding 4
1.2 Opzet van de aanbestedingsprocedure 4
1.3 Uitvoering aanbestedingsprocedure 4
1.4 Achtergrondinformatie bij de opdracht 4
1.5 Xxxxxx xxx xx xxxxxxxx 0
0.0 Xxxxxxxx Xx Xxxx: Groen, Open en Sociaal 4
1.7 Looptijd van de overeenkomst 5
1.8 Planning aanbestedingsprocedure 5
1.9 Eenmaal inschrijven 6
1.10 Overige informatie 6
2 Beschrijving inschrijvingsprocedure 7
2.1 Informatieronde 7
2.2 Voorbereiding inschrijving 7
2.3 Inhoud en opbouw inschrijving 7
2.4 Wijze van indienen van de inschrijving 7
2.5 De aanbesteding 8
2.6 Rechtsverwerking 9
3 Beschrijving beoordelingsprocedure 10
3.1 Beoordelingsprocedure 10
3.2 Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting 12
3.3 Definities 12
4 Geschiktheidseisen 13
4.1 Eisen met betrekking tot de financiële en economische draagkracht 13
4.2 Eisen met betrekking tot technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid 13
5 Lijst van eisen 14
5.1 Eisen aan de aanbestedingsprocedure 14
5.2 Algemeen 15
5.3 Kwaliteitseisen 16
5.4 Eisen met betrekking tot de natuurlijke adviesfunctie 17
5.5 Eisen aan samenstelling van het controleteam 17
5.6 Presentatie van de offerte 18
5.7 Communicatie-, overleg- en rapportage-eisen 18
5.8 Eisen aan de afhandeling van klachten 19
5.9 Commerciële eisen 19
5.10 Indexering 20
5.11 Facturatie en betaling 20
5.12 Juridische eisen 20
5.13 Kwaliteitsborging 21
6 Lijst van wensen 22
6.1 Prijs 22
6.2 Kwaliteit 22
6.3 Presentatie 23
Bijlage 1 Checklist Offerteaanvraag Accountantscontrole van de Jaarrekening 24
Bijlage 2a Eigen Verklaring 26
Bijlage 2b Uitvoeringsverklaring onderaanneming 27
Bijlage 2c Opgave referentieprojecten 28
Bijlage 3 Conformiteitenlijst 29
Bijlage 4 Prijsinvulformulier 32
Bijlage 5 Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente De Bilt 33
Bijlage 6 Concept raamovereenkomst 40
1 Beschrijving opdracht
1.1 Doel van de aanbesteding
De gemeente De Bilt is voornemens een raamovereenkomst af te sluiten met betrekking tot de controle op de jaarrekening. De gemeente De Bilt is voornemens om aan één inschrijver de opdracht te gunnen. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, waarbij naast de prijs ook kwalitatieve aspecten beoordeeld worden. In hoofdstuk 6 'Lijst van xxxxxx' zijn de verschillende wensen en hun weging gegeven.
1.2 Opzet van de aanbestedingsprocedure
Deze aanbesteding betreft een Europese aanbesteding volgens de Aanbestedingswet. Hierbij wordt de openbare procedure gevolgd.
1.3 Uitvoering aanbestedingsprocedure
De aanbesteding wordt uitgevoerd door de inkoopcoördinator van de gemeente De Bilt, in opdracht van de raad van de gemeente De Bilt. Het contractbeheer zal worden verzorgd door de medewerker contractbeheer van de unit P&O en Juridische zaken.
1.4 Achtergrondinformatie bij de opdracht
De interne auditfunctie wordt uitgeoefend door het Bedrijfsbureau. Zij voert verbijzonderde controle activiteit uit ten dienste van het college van B en W, met als taak het bewaken van de interne beheersing. Het is de bedoeling dat de te verwerven accountant gebruik gaat maken van de werkzaamheden van het Bedrijfsbureau. Dit ter beoordeling van de accountant.
Alle controlerende taken worden in een perceel gegund aan de accountant met de economisch meest voordelige offerte. Onderdeel van deze opdracht is de natuurlijke adviesfunctie van de accountant op een aantal gemeentelijke deelvlakken. Specifieke adviezen zijn geen onderdeel van deze opdracht en worden afzonderlijk gegund aan een accountant.
1.5 Omvang van de opdracht
De gemeente De Bilt is in het kader van de onderhavige aanbesteding voornemens een raamovereenkomst af te sluiten met betrekking tot de accountantscontrole van de jaarrekening 2014 en verder. De gemeenteraad is opdrachtgever. Het college van B en W zal de door de gemeenteraad te contracteren accountant opdracht geven om verklaringen af te geven voor verantwoordingen over specifieke regelingen die door een externe accountant afgegeven moeten worden. De lijst met af te geven verklaringen bij verantwoording over specifieke regelingen wordt jaarlijks geactualiseerd.
1.6 Gemeente De Bilt: Groen, Open en Sociaal
Gemeente De Bilt wil de effecten van haar beleid en bedrijfsvoering op het milieu beheersen en waar mogelijk verminderen. Gemeente De Bilt spant zich in voor een schone, duurzame en groene gemeente, zoals ook in het Klimaatakkoord tussen Rijk en gemeenten is afgesproken. Gemeente De Bilt streeft naar 100% duurzaam inkopen vanaf 2015.
In 2000 ondertekende de gemeente De Bilt de intentieverklaring Duurzaam Inkopen. Duurzaamheid is daarmee een belangrijk aandachtspunt bij aanbestedingen. Het Rijk heeft voor deze productgroep geen productgroepcriteria vastgesteld voor duurzaam inkopen.
CO2-neutrale organisatie en gemeente
Om haar ambitie voor een schone, duurzame en groene gemeente waar te maken heeft de gemeente de nota Duurzaamheid opgesteld. In dit document zijn de stappen die de gemeente de komende jaren neemt om haar ambities waar te maken, uitgewerkt. Daarnaast neemt de gemeente De Bilt haar eigen verantwoordelijkheid en wil vanaf 2014 een eigen CO2-neutrale organisatie hebben. Om een CO2-neutrale organisatie te worden, is er een aanpak opgesteld voor vier thema's, waarvan één thema Duurzaam inkopen is.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)
Maatschappelijk verantwoord ondernemen betekent dat u naast het streven naar winst (profit) ook rekening houdt met het effect van uw activiteiten op het milieu (planet) en dat u oog heeft voor menselijke aspecten binnen en buiten het bedrijf (people). Het gaat erom een balans te vinden tussen people, planet en
profit. Xxxxxx vaker blijkt dat die balans leidt tot betere resultaten voor zowel het bedrijf als de samenleving. (Bron: MVO Nederland)
De maatschappij verwacht dat bedrijven een steeds grotere rol gaan spelen bij vraagstukken zoals klimaatverandering, energieschaarste, armoede, diversiteit en gezondheid. Dat schept verplichtingen voor ondernemers, maar ook kansen. Veel bedrijven zijn zich al bewust van het belang van MVO.
Internationale sociale normen
Er zijn generieke internationale sociale normen en aanvullende normen inzake arbeidsomstandigheden. De generieke normen zijn zo universeel dat ze voor alle inkopen boven de Europese aanbestedingsdrempel aan de orde zijn. Het gaat om internationale arbeidsnormen met betrekking tot kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie, vakbondsvrijheid en mensenrechten.
De aanvullende normen worden binnen Duurzaam Inkopen alleen van toepassing verklaard op die producten en productgroepen waar een keteninitiatief is dat bedrijven kan helpen de norm na te leven. Op deze aanbesteding zijn de generieke normen van toepassing.
De overheid verwacht van leveranciers dat ze zich bewust worden van de sociale situatie in hun keten. Leveranciers zullen zich moeten inspannen om schending van internationale sociale normen te voorkomen en zo nodig op te lossen. Leveranciers kunnen zich hiervoor aansluiten bij een gekwalificeerd keteninitiatief.
Keteninitiatieven om productieketens te verbeteren, kunnen onder bepaalde voorwaarden voldoen aan de sociale criteria voor duurzaam inkopen.
Gemeente De Bilt stelt nog geen eisen aan de sociale normen, maar verwacht wel van de leverancier, die de opdracht gegund krijgt, dat deze zich gedurende de looptijd van de raamovereenkomst in zal spannen om schending van de internationale sociale normen te voorkomen.
Voor meer informatie inzake duurzaam inkopen zie xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxx.
1.7 Looptijd van de overeenkomst
De looptijd van de overeenkomst is bepaald op drie jaren. Na de looptijd van de overeenkomst kan de opdracht eenzijdig door opdrachtgever voor de duur van één jaar worden verlengd. De maximale duur van de overeenkomst wordt gesteld op vier jaren. De overeenkomst heeft daarom betrekking op de controle van de boekjaren 2014, 2015 en 2016. Indien de overeenkomst wordt verlengd, heeft dat betrekking op boekjaar 2017.
1.8 Planning aanbestedingsprocedure
Planning van onderhavige procedure zal er naar verwachting als volgt uitzien:
Processtappen | Data |
Publiceren aanbesteding | 3 juni 2013 |
Uiterste datum voor het stellen van vragen | 20 juni 2013 |
Beschikbaar stellen Nota van inlichtingen | 5 juli 2013 |
Uiterste datum voor het indienen van inschrijvingen | |
Doorlooptijd verificatie en evaluatie van de inschrijvingen | Week 36 en 37 |
Presentatie | 24 september 2013 19.00 uur |
Verzenden brieven voorlopige gunning / voorlopige afwijzing | 8 november 2013 |
Start Verificatiebespreking | Week 46 |
Afloop beroepstermijn / afronding gunningfase / definitieve gunning | 28 november 2013 |
Start uitvoering opdracht | Boekjaar 2014 |
1.9 Eenmaal inschrijven
Een onderneming mag zich slechts éénmaal inschrijven. Indien een onderneming meerdere malen inschrijft, hetzij zelfstandig of als deelnemer in een combinatie, zullen alle uitgebrachte inschrijvingen van deze onderneming terzijde worden gelegd en worden uitgesloten van de aanbesteding.
Ondernemingen die behoren tot dezelfde groep mogen alleen elk een inschrijving doen indien er géén sprake is van onderling gesloten overeenkomsten en géén sprake is van feitelijke gedragingen welke in strijd zijn met het Mededingingsrecht. De gemeente De Bilt is te allen tijde bevoegd hierover nadere bewijsstukken op te vragen. Indien ondernemingen die behoren tot dezelfde groep elk een inschrijving doen en deze inschrijving in strijd blijkt te zijn met het Mededingingsrecht en/of er sprake is van onderling gesloten overeenkomsten worden alle uitgebrachte inschrijvingen van alle ondernemingen die behoren tot dezelfde groep, hetzij zelfstandig of als deelnemer in combinatie, terzijde gelegd en uitgesloten van de aanbesteding.
1.10 Overige informatie
U wordt erop gewezen dat bij deze aanbesteding van combinanten een gezamenlijke en hoofdelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de opdracht wordt voorgeschreven.
2 Beschrijving inschrijvingsprocedure
2.1 Informatieronde
Houders van de offerteaanvraag worden in de gelegenheid gesteld vragen en/of opmerkingen over de offerteaanvraag en/of de beoordelingsprocedure te maken. Daartoe is in een schriftelijke informatieronde voorzien.
Houders van de offerteaanvraag die vragen en/of opmerkingen hebben, dienen deze uiterlijk op de in hoofdstuk 1 paragraaf 1.9 Planning Aanbestedingsprocedure genoemde datum per e-mail te verzenden naar xxxxxx@xxxxxx.xx, onder vermelding van aanbesteding 'Offerte aanvraag accountantscontrole jaarrekening', aan mevr. L. Barneveld. De gemeente De Bilt garandeert niet dat vragen die worden gesteld na de in de planning genoemde datum worden beantwoord, dan wel op tijd worden beantwoord.
Om de vragen in een logische volgorde te kunnen beantwoorden, wordt u verzocht om de vragen in een Word- document in te dienen. Uw document is als volgt ingedeeld en opgemaakt:
Document | Paginanummer | Paragraaf | Nummering (eis../wens..) | Vraag |
De vragen en de daarop gegeven antwoorden (de zogenoemde Nota van Inlichtingen) worden geanonimiseerd via xxx.xxxxxxxxx.xx beschikbaar gesteld aan alle geregistreerde houders van de offerteaanvraag en dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van deze offerteaanvraag.
Inschrijvers dienen in hun inschrijving onvoorwaardelijk te voldoen aan elke eis. Doen zij dat niet, dan valt hun inschrijving af. Het is daarom belangrijk dat houders van de offerteaanvraag alle elementen uit hun voorgenomen inschrijving, die niet zonder enig voorbehoud voldoen aan de gestelde eisen, maar ook mogelijke alternatieven en, in hun ogen, verbeteringen, tijdens de informatieronde aan het verwervingsteam ter beoordeling voorleggen.
Na deze schriftelijke informatieronde worden de eisen en wensen definitief vastgesteld.
2.2 Voorbereiding inschrijving
Veel (algemene) informatie over de gemeente De Bilt verwijzen wij naar de website van de gemeente De Bilt. De directe link is xxx.xxxxxx.xx. Deze algemene informatie kan u helpen bij de voorbereiding van uw inschrijving.
Het verdient aanbeveling uw inschrijving pas in te zenden, nadat de informatieronde is afgerond, dat wil zeggen: als alle eventuele vragen zijn beantwoord en vragen en antwoorden - geanonimiseerd - ter kennis van alle houders van de offerteaanvraag zijn gebracht.
Alle invulformulieren (bijlage 1, 2a, 2b, 2c, 3 en 4 ) worden in een invulbare format ter beschikking gesteld via xxx.xxxxxxxxx.xx. U mag de opmaak en vorm van de (digitale) documenten niet aanpassen.
2.3 Inhoud en opbouw inschrijving
U houdt bij de opbouw van uw inschrijving de structuur aan die is aangegeven in de Checklist (bijlage 1). De Checklist is voor u een document om de volledigheid van uw inschrijving te controleren. Voor de gemeente De Bilt wordt de herkenbaarheid van de documenten verbeterd als inschrijvers de Checklist gebruiken. Door het gebruik van de Checklist bij de inschrijving verbetert de kwaliteit van de inschrijving respectievelijk de beoordeling. U voorziet de inschrijving van paginanummering.
2.4 Wijze van indienen van de inschrijving
U dient uw inschrijving, inclusief alle gevraagde documenten (zie Checklist, bijlage 1), schriftelijk en op een usb- stick in één enkel PDF-bestand in. Indien dit bestand meer dan 50 mb bedraagt dient u dit bestand te splitsen.
Hierbij is de schriftelijke versie altijd leidend. Alle andere informatie zal door het verwervingsteam niet in de beoordelingsprocedure worden meegenomen. Inschrijvingen die op andere wijze, bijvoorbeeld via e-mail of per fax worden ingediend worden niet geaccepteerd. Ook worden met strafport bezwaarde zendingen niet geaccepteerd.
Uw inschrijving dient in een gesloten verpakking (doos of enveloppe) per post of koerier verzonden of persoonlijk tijdens kantooruren afgeleverd te worden. Bij persoonlijke aflevering kan een ontvangstbevestiging worden verkregen. Eventuele vertraging in de postverzending of aflevering komt geheel voor uw risico. Wanneer u de verpakking per post verstuurt, vermeld dan linksboven: "Niet openen vóór 29 augustus 2013 15.00 uur".
Adressering bij verzending per post:
VERTROUWELIJK
Gemeente De Bilt Inkoop De Bilt
Aanbesteding 'Accountantscontrole jaarrekening De Bilt', kenmerk Ink/EA/, mevr. C.J.M. Barneveld Xxxxxxx 000
0000 XX Xxxxxxxxx
Adressering bij persoonlijke aflevering:
VERTROUWELIJK
Gemeente De Bilt Inkoop De Bilt
Aanbesteding 'Accountantscontrole jaarrekening De Bilt', kenmerk Ink/EA/, mevr. C.J.M. Barneveld Xxxxxxxxxxxxxx Xxxx 000
0000 XX Xxxxxxxxx
2.5 De aanbesteding
Indienen van de Inschrijvingen
Inschrijvingen dienen op de juiste wijze en vóór de in hoofdstuk 1 paragraaf 1.8 Planning Aanbestedingsprocedure genoemde datum en tijdstip in het bezit van Inkoop van de gemeente De Bilt te zijn. Ná dit tijdstip ontvangen inschrijvingen worden van beoordeling uitgesloten.
Opening van de inschrijvingen
Na sluiting van de termijn voor het indienen van inschrijvingen worden de verpakkingen met de inschrijvingen door Inkoop in bijzijn van de griffier, de directeur bedrijfsvoering en de controller geopend en start de beoordelingsprocedure. De inschrijvingen worden door het verwervingsteam vertrouwelijk behandeld. De gesloten inschrijvingen worden op de in paragraaf 1.8 genoemde datum om 15.05 uur geopend op het adres: Gemeente De Bilt
Xxxxxxxxxxxxxx Xxxx 000
0000 XX Xxxxxxxxx
De opening is niet openbaar. Ondernemers ontvangen na opening van de inschrijving het proces-verbaal van opening per e-mail.
Tegenstrijdigheden
De Uitnodiging tot inschrijving met bijbehorende documenten zijn met de grootste zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u uiterlijk met het indienen van uw vragen, als bedoeld in paragraaf 2.1, deze schriftelijk kenbaar te maken.
Voorbehoud
Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor deze aanbesteding tijdelijk of definitief stop te zetten. Tevens heeft Aanbestedende dienst geen verplichting tot het aangaan van een (Raam)overeenkomst en/of Nadere overeenkomst.
Kostenvergoeding
Het vervaardigen en uitbrengen van een Inschrijving geeft Ondernemer geen recht op vergoeding van de kosten, ook niet in geval gemeente De Bilt besluit de aanbesteding gedeeltelijk, tijdelijk of geheel te stoppen.
Vertrouwelijkheid
De inhoud van de Uitnodiging tot inschrijving dient als vertrouwelijk te worden behandeld. Ondernemer dient er zorg voor te dragen dat slechts die medewerkers die betrokken zijn bij de inschrijving inzage hebben in de uitnodiging tot inschrijving. Evenmin zal door ondernemer op enigerlei wijze aan derden, welke niet deelnemen aan de procedure, kennis worden gegeven van de gegevens die in het kader van deze uitnodiging tot inschrijving door aanbestedende dienst zijn of worden verstrekt. Aanbestedende dienst zal de door ondernemer ingediende documenten als vertrouwelijk behandelen. Slechts leden van het verwervingsteam hebben inzage in de inschrijving. De vertrouwelijkheid wordt geborgd, ongeacht of een inschrijving zal leiden tot een raamovereenkomst voor ondernemer.
Instemming
Het indienen van een inschrijving houdt in dat ondernemer instemt met alle voorwaarden zoals gesteld in deze uitnodiging en bijbehorende documenten.
2.6 Rechtsverwerking
Ondernemer dient te handelen zoals van een redelijk geïnformeerde en zorgvuldig handelende Ondernemer mag worden verwacht. Hieruit vloeit onder meer voort dat het recht om na Inschrijving te klagen over onduidelijkheden of onvolkomenheden in de procedure is verwerkt indien niet tijdig, voorafgaand aan de Inschrijving, om opheldering wordt gevraagd.
Indien Ondernemer na kennisneming van de Nota van inlichtingen nog altijd meent dat de procedure ondeugdelijk is, dient Ondernemer vóór Inschrijving een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank van het arrondissement waar Aanbestedende dienst is gevestigd. Aanbestedende dienst moet van de procedure in kennis worden gesteld door het laten betekenen van de dagvaarding op het adres van Aanbestedende dienst.
3 Beschrijving beoordelingsprocedure
Zowel het opstellen van de offerteaanvraag als het beoordelen van de inschrijvingen vindt plaats door een verwervingsteam, waarin diverse deskundigheden zijn verenigd. Het is niet toegestaan om in het kader van de procedure contact te zoeken met leden van het verwervingsteam ter verkrijging van welke informatie dan ook, op straffe van uitsluiting van deelname aan de aanbesteding. Het inwinnen van informatie kan uitsluitend in de in hoofdstuk 2 besproken informatieronde op de aangegeven wijze.
3.1 Beoordelingsprocedure
De beoordelingsprocedure omvat een aantal fasen.
Het verwervingsteam controleert de Inschrijvingen allereerst op geldigheid. Indien een Inschrijving niet aan de in deze Uitnodiging tot inschrijving vermelde minimumeisen voldoet, kan die Inschrijving als ongeldig ter zijde worden gelegd. Voorts wordt van alle geldige Inschrijvingen een totaalscore op basis van de behaalde scores van een Ondernemer vastgesteld. Het Verwervingsteam bepaalt aan de hand van de rangorde met welke Ondernemer een Overeenkomst zal worden gesloten.
Aanbestedende dienst kan Ondernemer wiens Inschrijving onvolledig is, verzoeken de Inschrijving aan te vullen in geval van een kennelijke omissie. Aanbestedende dienst heeft geen plicht om Ondernemer op dergelijke omissies te wijzen. Ondernemer aan wiens Inschrijving voorwaarden zijn verbonden worden uitgesloten.
Fase 1: Kwalitatieve selectie
Aan de hand van de ondertekende Eigen Verklaring (bijlage 2a) tezamen met de ondertekende uitvoeringsverklaring onderaanneming (bijlage 2b) wordt geconstateerd dat u voldoet aan de in die verklaring genoemde geschiktheidseisen. Aan de hand van het ingevulde formulier opgave referentieprojecten (bijlage 2c) wordt gecontroleerd of partijen voldoen aan de in hoofdstuk 4 gestelde referentie-eisen.
Elke aanmelding die niet voldoet, valt af. Onder niet voldoen wordt verstaan het niet rechtsgeldig hebben ondertekend van de Eigen Verklaring en de uitvoeringsverklaring onderaanneming of het niet voldoen van de referenties aan de geschiktheidseisen.
De gemeente De Bilt behoudt zich het recht voor om bij de voorlopige gunning de officiële bewijsstukken die behoren bij de geschiktheidseisen van de partij waaraan gegund wordt op te vragen.
Fase 2: Controleren of onvoorwaardelijk aan de gestelde eisen is voldaan
In deze fase wordt aan de hand van de door de inschrijvers ingevulde conformiteitenlijst (bijlage 3) beoordeeld of de inschrijvers onvoorwaardelijk aan alle eisen voldoen. Alleen inschrijvers die bij elke eis 'Ja' invullen, zonder opmerkingen of toelichting, voldoen onvoorwaardelijk. Daar waar in de eis om een verwijzing gevraagd wordt, kan deze verwijzing natuurlijk worden gegeven.
Inschrijvers die niet onvoorwaardelijk aan álle eisen voldoen, vallen af.
Voor opmerkingen, commentaar en het voorstellen van alternatieven dienen inschrijvers, zoals gezegd, de informatieronde te benutten.
Fase 3: Beoordeling op wensen
Vervolgens worden van de inschrijvers die fase 1 en 2 goed doorgekomen zijn de antwoorden op de geformuleerde wensen beoordeeld door de leden van de auditcommissie. De auditcommissie bestaat uit 4 raadsleden.
De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de 'economisch meest voordelige inschrijving'. Het gunningscriterium 'economisch meest voordelige inschrijving' is samengesteld uit wensen. Voor de beschrijving van de wensen en de daarbij behorende factoren wordt u verwezen naar hoofdstuk 6 'Lijst van wensen'.
Aan iedere wens is door de auditcommissie een factor toegekend. Hierbij is een wens waaraan een lage factor is toegekend van minder belang dan een wens waaraan een hoge factor is toegekend. De factor is opgenomen bij elke wens (zie hoofdstuk 6).
Aan de hand van de verstrekte antwoorden/gegevens bij elke wens, wordt de mate waarin c.q. de wijze waarop de inschrijvingen ten opzichte van elkaar aan een wens voldoen beoordeeld door de leden van de auditcommissie. De leden beoordelen de inschrijvers individueel per wens. Ieder lid waardeert elke wens met een waardering van 1 tot en met 5, waarbij 5 de maximale score is en 1 de minimale score.
De auditcommissie kan per antwoord de volgende cijfers geven:
1 = onvoldoende
2 = matig
3 = voldoende
4 = goed
5 = uitstekend
De scores van de leden van de auditcommissie worden per wens getotaliseerd. De inschrijver met het hoogste totaal per wens voldoet volgens de auditcommissie het meest aan de betreffende wens. Deze inschrijver behaald het maximale aantal punten. De punten van de overige inschrijvers worden als volgt bepaald:
(totale score inschrijver op wens /totale score beste inschrijver wens) x maximaal te behalen punten (factor) = behaald aantal punten
Het aantal punten wordt afgerond op één cijfer achter de komma.
Bij weging van de eerste gunningcriterium prijs wordt het behaalde aantal van de verschillende offrerende partijen als volgt bepaald:
Formule: W1= (Plaagste inschrijver / Pinschrijver) x Wmax waarin is:
W1 : behaalde punten voor criterium prijs
Wmax : maximaal te behalen punten voor criterium prijs Plaagste inschrijver : laagst geoffreerde prijs
Pinschrijver : geoffreerde prijs door inschrijver
Voorbeeld:
Wmax 50
Plaagste inschrijver : 3.000 Pinschrijver : 5.000
Formule: W1= (3/5) * 50 = 30
De gemeente heeft in 2013 € 55.000 geraamd voor de jaarrekeningcontrole.
Fase 4: Berekening van score per wens en de totaalscore:
Het behaalde cijfer (b) gedeeld door cijfer (c) (de partij die het meest voldoet aan de wens) van iedere wens wordt vermenigvuldigd met de bijbehorende factor (a). De score (d) per wens is dan berekend. Door de scores van alle wensen bij elkaar op te tellen verkrijgt men de totaalscore. De inschrijver met de hoogste totaalscore heeft de economisch meest voordelige inschrijving gedaan.
Schematisch ziet dit er bijvoorbeeld als volgt uit:
Gunningcriteria | Factor (a) | Cijfer (b) | Cijfer (c) | Score (d) |
Wens 1 Prijs (Commerciële wens) | 50 | 5.000 | 3.000 | 30,0 |
Wens 2 Kwaliteit (Controle wens) | 10 | 7 | 8 | 8,8 |
Wens 3 Kwaliteit (Controleteam) | 10 | 8 | 8 | 10,0 |
Wens 4 (Advies wens) | 10 | 3 | 5 | 6,0 |
Wens 5 Presentatie (Dienstverleningswens) | 20 | 7 | 8 | 17,5 |
Totaalscore | 100 | 72,3 |
(Alle genoemde getallen zijn fictief en dienen slechts als voorbeeld)
Fase 5: Presentatie
Na het beoordelen van de wensen uit paragraaf 6.1 tot en met 6.2 worden alle inschrijvers uitgenodigd voor het houden van een presentatie, zoals omschreven in paragraaf 5.6. Inschrijvers die na berekening van de score op de wensen geen kans maken op gunning van de opdracht, ongeacht het resultaat van de presentatie, wordt gevraagd of zij wel of niet willen deelnemen aan de presentatie. De keuze aan het al dan niet deelnemen aan de presentatie ligt geheel bij de inschrijver. Het tijdstip van de presentatie en eventuele andere, voor alle inschrijvers gelijke, gegevens worden tijdig aan u bekend gemaakt. De informatie wordt toegezonden aan de inschrijvers na sluiting (zie paragraaf 1.8). U wordt verzocht de in hoofdstuk 1 paragraaf 1.8 'Planning aanbestedingsprocedure' genoemde data vrij te houden voor de eventuele presentatie en uitwerking van de informatie. Voor de beoordeling van de presentatie wordt u verwezen naar de betreffende wens(en) in hoofdstuk 6 van deze offerteaanvraag. De presentatie moet verzorgd worden door de personen die zelf met de uitvoering van dit project zullen worden belast, te weten: de partner / eindverantwoordelijke, de eerst verantwoordelijk en een lid van het controleteam.
De tijd die u voor uw presentatie krijgt, bedraagt in totaal 30 minuten, een introductie van 10 minuten en voor de uitwerking van de casus heeft u 15 minuten. Wij zouden graag zien dat de introductie wordt verzorgd door
de partner / eindverantwoordelijke of eerst verantwoordelijke en dat de uitwerking wordt verzorgd door de eerst verantwoordelijk in combinatie met een lid van het controleteam. In de resterende 5 minuten kunnen eventuele vragen van de auditcommissie door u worden beantwoord. Presentaties vinden plaats zonder aanwezigheid van andere inschrijvers.
Fase 6: Afronding oordeel
Op grond van alle beschikbare informatie komt de auditcommissie tot een totaaloordeel, rangorde en een eerste keuze van een inschrijver. Dit is de inschrijver met de hoogste totaalscore.
Van inschrijvingen waarvan de totaalscore na de beoordeling gelijk is, wordt de inschrijving waarvan de score bij wens 1 (prijs) het hoogste is, in de rangorde als hoogste van die gelijkgeëindigde inschrijvingen geplaatst.
Indien vervolgens de score bij wens 1 (prijs) van die inschrijvingen ook weer gelijk is, dan bepaalt een loting de plaatsingsvolgorde van de gelijkgeëindigde inschrijvingen.
Fase 7: Bekendmaking resultaat van de beoordeling
De inschrijver met de hoogste totaalscore wordt uitgenodigd voor een gesprek over zijn inschrijving, verificatie van gegevens en bespreking van de eventueel te sluiten overeenkomst.
Fase 8: Bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing
De inschrijvers die (vooralsnog) niet in aanmerking komen, ontvangen een afwijzingsbrief. Voor deze inschrijvers bestaat de mogelijkheid inlichtingen te vragen en in rechte op te komen tegen dit besluit door het aanhangig maken van een procedure in kort geding bij de Voorzieningenrechter in Utrecht. De termijn hiervoor is gesteld op twintig dagen na de verzenddatum van het bericht van afwijzing. Deze termijn is een vervaltermijn, waarna de inschrijvers niet meer in rechte kunnen opkomen tegen het besluit.
De bovenstaande bezwaartermijn van twintig dagen geldt ook in het geval de gemeente besluit de aanbesteding te staken. In dit laatste geval gaat de termijn in op het moment dat u per brief hierover geïnformeerd bent. Ook hier geldt dat dit een vervaltermijn is.
3.2 Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting
Het verwervingsteam stelt ter voorbereiding op de verificatie vast op welke punten door de inschrijver met de hoogste totaalscore geleverde informatie geverifieerd moet worden, c.q. welke documenten of nadere informatie de inschrijver ter tafel moet leggen. Tevens wordt vastgesteld welke vragen nog opheldering behoeven en welke punten nog afgestemd moeten worden, kortom op welke punten in de verificatiebespreking nog nader ingegaan moet worden.
Blijkt tijdens de bespreking met de inschrijver dat in de inschrijving onjuiste informatie is verstrekt of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan zal de betreffende inschrijver alsnog afvallen. Ook kan blijken dat geen overeenstemming kan worden bereikt over de te sluiten raamovereenkomst. Gevallen als deze zullen de volgende consequenties hebben:
- Ingeval blijkt dat een inschrijving ongeldig verklaard had moeten worden in fase 2 van 3.1, maar dit niet gebeurd is, zal in dat geval besloten worden de procedure uit 3.1 vanaf fase 2 opnieuw te doen (met de inschrijvers die niet reeds eerder af zijn gevallen in fase 2), waarbij de alsnog ongeldige
verklaarde inschrijving in deze fase zal afvallen. Fase 3 zal dus in dit geval slechts uitgevoerd worden met inschrijvingen die na herbeoordeling van fase 2 nog geldig blijken.
- in geval van het afvallen van een inschrijver wegens andere redenen dan ongeldigheid zal een bespreking met de als tweede geëindigde inschrijver belegd worden.
Geen van deze opties sluit de mogelijkheid voor de gemeente uit om te beslissen de gehele procedure te stoppen.
3.3 Definities
Cijfer | Waardering van de wens die ontstaat door de relatieve positie ten opzichte van waarderingen van andere inschrijvers. |
Factor | Getal dat het belang van een wens aangeeft (totaal van alle factoren is altijd 100). |
Score | Het product van het cijfer en de factor per wens. |
Totaalscore | De som van de scores op alle wensen. |
4 Geschiktheidseisen
In dit hoofdstuk zijn de geschiktheidseisen opgenomen die aan de inschrijver worden gesteld. Dit zijn de geschiktheidseisen als bedoeld in paragraaf 4 van de Eigen Verklaring.
4.1 Eisen met betrekking tot de financiële en economische draagkracht
4.1.1 Omzet
Er zijn geen eisen met betrekking tot de financiële en economische draagkracht.
4.2 Eisen met betrekking tot technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid
4.2.1 Referentiecontroles
Minimumvereisten voor een referentiecontrole:
In de onderstaande tabel staan de referenties waaruit blijkt dat u beschikt over de volgende kerncompetenties voor de uitvoering van de controle en adviesfunctie.
De door u opgegeven referenties zijn niet ouder dan 3 jaar voorafgaand aan de datum van publicatie. .
Product/dienst | |
1 | U heeft bij één opdrachtgever de jaarrekening gecontroleerd op basis van het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het controleren van specifieke regelingen voor een gemeente met een inwonertal van minimaal 15.000. |
2 | U heeft bij één opdrachtgever, te weten een non-profit organisatie, de jaarrekening gecontroleerd met een batenomvang van minimaal € 10.000.000,00. |
Voor de opgave van referenties maakt u gebruik van het modelblad 'opgave referenties', welke toegevoegd is als bijlage 2c.
LET OP!
De gemeente De Bilt kan actief alle opgegeven referenties van alle inschrijvers verifiëren bij de door u opgegeven partijen. Hierbij zal worden gecontroleerd of de door u opgegeven daadwerkelijk door is uitgevoerd conform de gestelde referentie-eisen.
Bij verificatie van de referenties zal de gemeente De Bilt de door u opgegeven referent per e-mail vragen om per e-mail te bevestigen dat de betreffende referentie voldoet aan de gestelde referentie-eisen. De gemeente De Bilt benadert de referent op het door u in bijlage 2c opgegeven e-mailadres van de referent. Eventueel verkeerd opgegeven (contactgegevens van de) referenten zijn voor uw rekening en risico.
Indien de referent niet binnen 7 werkdagen na versturing van de e-mail aan hem (met daarin het verzoek om te bevestigen dat de betreffende referentie voldoet aan de gestelde referentie-eisen) per e-mail heeft bevestigd dat de betreffende referentie voldoet aan de gestelde referentie-eisen, dan voldoet de betreffende referentie volgens de gemeente De Bilt niet aan de gestelde referentie-eisen. Hiermee voldoet uw inschrijving niet aan de minimumeisen omtrent de vakbekwaamheid en zal uw inschrijving ongeldig worden verklaard.
De gemeente De Bilt kan in voorkomende gevallen beslissen om de reactietermijn van de referent te verlengen. Dit zal de gemeente De Bilt dan expliciet mededelen aan de betreffende inschrijver. Indien zij hiertoe niet beslist, dan geldt de termijn van 7 werkdagen.
In verband met de voortgang van dit verificatieproces verzoeken wij u de contactpersoon van de door u op te geven referent op de hoogte te stellen dat de gemeente De Bilt contact kan gaan opnemen binnen twee weken na het indienen van uw inschrijving.
U overlegt een ingevuld overzicht (bijlage 2c) waaruit blijkt dat u de daarin genoemde diensten heeft uitgevoerd.
5 Lijst van eisen
In dit hoofdstuk zijn de minimale eisen opgenomen die aan de inschrijvers worden gesteld.
U wordt verzocht ten aanzien van elk der onderstaande eisen te verklaren dat u eraan voldoet. U dient daarvoor in de als bijlage 3 bij deze offerteaanvraag gevoegde conformiteitenlijst achter elke eis in de kolom 'Akkoord' JA in te vullen.
5.1 Eisen aan de aanbestedingsprocedure
Eis 1 Deze offerteaanvraag is geen opdracht en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd.
Eis 2 Aan uw inschrijving zijn voor de gemeente De Bilt geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een overeenkomst. In de precontractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er geen overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente De Bilt en is er geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook.
Eis 3 De gemeente De Bilt behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. U heeft ook in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Ook eventuele schaden zijn voor uw eigen risico.
Eis 4 U gaat ermee akkoord dat de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt , in het geval u in aanmerking komt voor gunning van de opdracht, na de voorlopige gunning alsnog te verzoeken om officiële bewijsstukken te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in de verklaringen wordt verklaard, dan wordt de onderneming uitgesloten van gunning, zonder recht op vergoeding van welke kosten dan ook.
Eis 5 Uw inschrijving is ingericht volgens de in hoofdstuk 2 van deze offerteaanvraag opgenomen instructie en bevat de ingevulde Checklist (bijlage 1).
Eis 6 Uw inschrijving is ondertekend door degene(n) die uw onderneming rechtsgeldig kan vertegenwoordigen.
Eis 7 De inschrijving en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal.
Eis 8 Het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de opdracht belaste personeelsleden beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen.
Eis 9 U bent bekend en gaat akkoord met de door de gemeente De Bilt gehanteerde waarderings- en beoordelingsmethodiek.
Eis 10 Vanuit uw onderneming zal geen enkele informatie welke in het kader van dit project beschikbaar komt, aan derden ter beschikking worden gesteld, met uitzondering van voor het onderhavige project door zijn onderneming in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen; in een dergelijk geval blijft ondergetekende verantwoordelijk voor de geheimhouding door die in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen.
Eis 11 Uw inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal 100 dagen na de datum waarop de inschrijvingen uiterlijk ingediend dienen te worden. Tijdens deze periode heeft uw inschrijving het karakter van een onherroepelijk aanbod.
Eis 12 U gaat er mee akkoord dat u de gestanddoeningstermijn van uw inschrijving, in het geval een kort geding wordt aangespannen, verlengt tot minimaal twee weken na de datum van de uitspraak in het kort geding.
Eis 13 Alle door uw organisatie overgelegde gegevens zijn naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. Opdrachtgever behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een gegadigde is aangeboden.
5.2 Algemeen
Eis 14 U gaat ermee akkoord dat opdrachtgever geen verplichting heeft tot het afnemen van een bepaald aantal adviesopdrachten. Aan het in deze offerteaanvraag genoemde aantal uren besteed aan adviesopdrachten kunnen geen rechten worden ontleend.
Eis 15 U bent zich bewust van en gaat akkoord met de hier beschreven begripsbepalingen en definities: Opdrachtgever: de gemeenteraad van de gemeente De Bilt.
Auditcommissie: is een commissie die is samengesteld uit 4 raadsleden. Hun taken zijn beschreven op de verordening op de auditcommisie.
Verwervingsteam: bestaat uit de auditcommissie met ambtelijke ondersteuning. Externe Accountantscontrole van de jaarrekening: controle op de getrouwheid van de gemeenterekening en de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties.
Rechtmatigheid: voldoen aan de wettelijke kaders en regelgevingen. Hieronder vallen alle wetten en regelgevingen van hogere overheden (bijvoorbeeld Europese richtlijnen, richtlijnen in het kader van de SISA (Single Information Single Audit) en controleprotocollen van diverse departementen) en die van de gemeente zelf (bijvoorbeeld raadsbesluiten en gemeentelijke verordeningen).
Goedkeuringstolerantie: de kwantitatieve grens voor het afgeven van een goedkeurende accountantsverklaring.
Rapporteringstolerantie: het kwantitatieve criterium voor het al dan niet rapporteren door de accountant van fouten en onzekerheden in het rapport van bevindingen c.q. het accountantsrapport.
Natuurlijke adviesfunctie: gevraagd (op verzoek van de gemeente) of ongevraagd (op eigen initiatief) advies aan het ambtelijk en bestuurlijk management dat betrekking heeft op de controle van de jaarrekening.
Bedrijfsbureau: het bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor en is ondermeer belast met:
1. De beoordeling van beheersingsmaatregelen, bewaking van de werking ervan en het geven van verbeteraanbevelingen, c.q. het beoordelen van het systeem van interne beheersing, inclusief risicobeheersing.
2. Het onderzoek van de financiële en operationele informatie. Dit betreft zowel de beoordeling van de wijze waarop dergelijke informatie wordt verzameld, verstrekt en vastgelegd en de wijze van rapportering, als het specifieke onderzoek van afzonderlijke onderwerpen waaronder detailcontroles van transacties, saldi en procedures.
3. Het beoordelen van de geautomatiseerde gegevensverwerking.
4. Het beoordelen of de activiteiten (inclusief de niet-financiële controles) van de gemeente De Bilt zo economisch, doelmatig en doeltreffend mogelijk worden uitgevoerd.
5. Het beoordelen of wettelijke bepalingen, specifieke regelgeving en overige externe voorschriften worden nageleefd en dat gehandeld wordt conform het beleid, de richtlijnen van de leiding en overige interne voorschriften.
Verantwoording: document met daarin opgenomen de jaarstukken als bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening van de gemeente De Bilt.
5.3 Kwaliteitseisen
Eis 16 U dient akkoord te gaan dat de (Controle-)Opdracht zal bestaan uit:
1. De vaststelling dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en de lasten in het verslagjaar als de grootte en samenstelling van het vermogen aan het einde van het verslagjaar;
2. De vaststelling dat de baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;
3. De vaststelling dat de jaarrekening in overeenstemming is met het jaarverslag;
4. De vaststelling van de onderlinge samenhang tussen de programmarekening, - verantwoording en de paragrafen vaststellen;
5. De controle op de verantwoording SiSa;
6. De controle op de fractievergoeding conform de verordening ambtelijke bijstand en fractievergoeding 2010 na de 1e wijziging;
7. De natuurlijke adviesfunctie;
8. Bestuurlijke ondersteuner van de raad;
9. Adviseur van het college met betrekking tot bestuurlijke informatievoorziening;
10. De controle op losse (wettelijk voorgeschreven) verantwoordingen;
11. Het college mogelijk ondersteunen bij verantwoording aan derden.
Van de bovenstaande opdrachtomschrijving dienen de eerste 9 onderdelen – met uitzondering van onderdeel 6 – tot uiting te komen in de managementletter dan wel het verslag van bevindingen bij de jaarrekening.
Eis 17 U gebruikt voor de oordeelsvorming over de jaarrekening van de opdrachtgever de volgende goedkeuringstoleranties:
de wettelijke minimumeisen die in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden zijn opgenomen en
de rapportagetolerantie van € 100.000 die is opgenomen in de financiële verordening (ex art. 212 GW) van de gemeente De Bilt.
Eis 18 U dient akkoord te gaan dat de jaarrekeningcontrole start in de eerste volle week van maart en plaatsvindt in een aanaangesloten tijdvak van maximaal 2 weken. Het verslag van bevindingen wordt uiterlijk in de laatste week van maart besproken met de afdelingsmanager Concernstaf.
Eis 19 U dient akkoord te gaan dat het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole in ieder geval op de volgende inrichtingseisen zal ingaan:
De fouten en onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid en de rechtmatigheid (in relatie tot de controletoleranties);
De vraag of de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met de afgesproken rapporteringtoleranties.
Eis 20 U dient akkoord te gaan dat na afloop van de interim-controle een managementletter zal worden uitgebracht die ingaat op de mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures en de beheersing van de rechtmatigheid binnen de organisatie.
Eis 21 Overleg met de auditcommissie vindt in ieder geval driemaal per jaar plaats. In mei bespreekt u de bevindingen bij de controle op de jaarrekening van het afgelopen boekjaar. In september bespreekt u conform eis 23 de interim-controle voor. In december bespreekt u de bevindingen van de interim- controle met de auditcommissie.
Eis 22 U dient akkoord te gaan dat de interim-controle in een aaneengesloten tijdvak van maximaal 2 weken dient plaats te vinden en start in de eerste volle week van de maand oktober. De managementletter wordt uiterlijk in de eerste week van november aangeboden aan het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente De Bilt.
Eis 23 U dient akkoord te gaan dat de gemeenteraad jaarlijks voorafgaand aan de interim-controle in overleg met de accountant vaststelt aan welke posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen de accountant bij zijn (interim)controle specifiek aandacht dient te besteden.
Eis 24 De partner / eindverantwoordelijk, de eerst verantwoordelijke en minimaal één van het controlerend team zijn register accountant (RA). De overige teamleden van het controlerend team zijn minimaal in opleiding tot registeraccountant.
Eis 25 Uw organisatie is in staat de Opdracht tijdig en adequaat uit te voeren.
Eis 26 Minimaal eenmaal per jaar zullen de werkzaamheden over de afgelopen periode geëvalueerd worden zonder dat hiervoor over en weer kosten in rekening worden gebracht. Afspraken, die in dit overleg zijn gemaakt, worden schriftelijk vast gelegd.
Eis 27 De accountant voert de controle uit conform de geldende beroeps- en gedragsregels, de controle – en overige standaarden van het NBA, en conform de financiële - en controleverordeningen van de gemeente De Bilt, inclusief de door de raad vastgestelde reikwijdte voor de rechtmatigheidstoets de Nota Aanbestedingen en de verordening op de auditcommissie. Verder zijn de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente De Bilt voor overeenkomsten tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten van toepassing.
5.4 Eisen met betrekking tot de natuurlijke adviesfunctie
Eis 28 Opdrachtnemer heeft een proactieve houding op het gebied van de natuurlijke adviesfunctie, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Hieronder valt bijvoorbeeld het informeren van Opdrachtgever over ontwikkelingen bij gemeenten van dezelfde grootte, alsmede ervoor zorg te dragen dat deze kennis bij de organisatie van opdrachtgever bekend wordt. Deze adviezen zijn van beperkte omvang en hebben een directe relatie met de managementletter en of verslag van bevindingen van de jaarrekeningcontrole.
Eis 29 Opdrachtnemer heeft een proactieve houding als bestuurlijke ondersteuner. De opdrachtnemer ondersteunt de opdrachtgever (de raad van de gemeente De Bilt) bij:
- het doorgronden van de jaarrekening en jaarverslag van de gemeente;
- het doorgronden van het verslag van bevindingen bij de jaarrekeningcontrole;
- het opstellen van (verbeter)opdrachten aan het college;
- het uitoefenen van zijn controlerende taak.
Eis 30 De adviesfunctie aan het college van Burgemeester en Wethouders omvat adviezen ten aanzien van de administratieve inrichting van de gemeentelijke organisatie zodat de bestuurlijke informatievoorziening wordt geoptimaliseerd. Alsmede adviezen ten aanzien van risicobeheer zodat risico’s adequaat en proactief worden beheerst. Deze adviezen geeft de opdrachtnemer gevraagd of op eigen initiatief.
Eis 31 De opdrachtnemer geeft aan te beschikken over de kennis en kunde om het college adequaat te adviseren ten aanzien van belastingvraagstukken.
Eis 32 De natuurlijke adviesfunctie omvat adviezen van beperkte omvang. De uitvoering vindt plaats op eigen initiatief van de accountant, dan wel op verzoek van Opdrachtgever.
Eis 33 Alle communicatie vanuit Opdrachtgever richting Opdrachtnemer vindt plaats via het Audit team.
Eis 34 Opdrachtgever zorgt voor een duidelijk overzicht van de te benaderen personen voor diverse vragen binnen de organisatie van Opdrachtgever.
5.5 Eisen aan samenstelling van het controleteam
Eis 35 U geeft in uw offerte aan wat de competenties zijn van medewerkers van het controleteam. Deze competenties worden per functieprofiel weergegeven in de beschrijving voor wens 3.
Eis 36 U spreekt de intentie uit dat van het controleteam minimaal de verantwoordelijke partner/ eindverantwoordelijke en de eerst verantwoordelijke voor de uitvoering van de controle de eerste drie jaren van de overeenkomst dezelfde personen blijven.
Eis 37 U waarborgt de continuïteit van uw dienstverlening door voor gelijkwaardige vervanging medewerkers te zorgen bij hun afwezigheid.
Eis 38 U gaat ermee akkoord, dat bij niet goed functioneren dan wel gefundeerde klachten over een van uw medewerkers, u een andere medewerker inzet. Bij twijfel zal gemeente De Bilt gesprekken voeren met de betreffende medewerker dan wel met opdrachtnemer.
Eis 39 U en het in te zetten personeel nemen strikte vertrouwelijkheid in acht ten aanzien van informatie over de gemeente De Bilt en de uit te voeren werkzaamheden.
Eis 40 U gaat ermee akkoord dat iedere vervanging van een medewerker niet tot hogere kosten voor de gemeente De Bilt leidt. Het vervangende personeel dat wordt ingezet beschikt over voor de opdracht vereiste deskundigheid, opleidingsniveau, competenties en ervaring van minimaal gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezette personeel.
Eis 41 U gaat er mee akkoord dat indien naar oordeel van de opdrachtgever sprake is van onvoldoende gekwalificeerd personeel, deze bevoegd is om de verwijdering van dit personeel te gelasten en is de opdrachtnemer verplicht tot onmiddellijke vervanging over te gaan. Dit heeft geen financiële gevolgen voor de opdrachtgever.
Eis 42 U heeft als werkgever de zorgverplichting voor de door u bij de gemeente De Bilt in te zetten medewerkers. U draagt zorg voor:
Registratie en controle van de gegevens
U beschikt over de relevante gegevens van iedere in te zetten medewerker. Dit zijn in ieder geval persoonlijke gegevens, opleiding en arbeidsverleden. U controleert de originele diploma’s en laat de medewerker bij in-dienst-treden een geldig legitimatiebewijs overleggen. De door de medewerker opgegeven referenties worden op juistheid gecontroleerd. Gevraagde vaardigheden en verlangde functievereisten worden getoetst aan de kennis en kunde van de medewerker.
Controle naleving wetsbepalingen
U draagt er zorg voor dat de voorwaarden resp. de formaliteiten krachtens de Wet Arbeid Vreemdelingen en de Wet op de Identificatieplicht zijn vervuld voordat een medewerker zijn werk bij de gemeente De Bilt aanvangt.
U informeert de medewerker, voordat hij/zij de werkzaamheden aanvangt, over de beroepskwalificaties. Waar nodig wordt schriftelijk informatie verstrekt of instructie gegeven (bijvoorbeeld ivm. veiligheid / ARBO wet)
Uiteraard zorgt u voor de wettelijke inhoudingen van fiscale lasten en sociale premies en afdracht hiervan aan de relevante instanties.
Informatie aan de medewerker
U informeert de medewerker over de werkzaamheden die verricht moeten gaan worden.
U zorgt ervoor dat de medewerker bij aanvang van de werkzaamheden bij de gemeente De Bilt geldige identiteitspapieren bij zich heeft, zodat ook de gemeente De Bilt een controle kan uitvoeren en kopieën kan maken.
5.6 Presentatie van de offerte
Eis 43 U gaat ermee akkoord dat u een presentatie kunt houden als onderdeel van de beoordeling. U geeft tijdens de presentatie een uitwerking van de vragen, die in de casus gesteld worden en die nog toegezonden wordt.
Eis 44 U gaat ermee akkoord dat u uw offerte presenteert aan de auditcommissie. U geeft tijdens de presentatie een nadere toelichting op uw offerte en u presenteert een uitwerking van de aan u ter beschikking gestelde probleemstelling. De presentaties staan gepland op 24 september 2013 in de avond vanaf 19.00 uur. U wordt verzocht deze datum in uw agenda vrij te houden.
Eis 45 U gaat ermee akkoord dat de persoon die de presentatie gaat houden ook daadwerkelijk in persoon belast zal worden met de controle van de jaarrekening, de controles over de verantwoording over specifieke regelingen uitvoert en als adviseur voor de leden van de auditcommissie met betrekking tot de jaarrekeningcontrole zal optreden.
Eis 46 U bent ermee bekend, dat tijdens de presentatie de auditcommissie van de gemeente aanwezig zal zijn, zoals beschreven in deze offerteaanvraag hoofdstuk 3.
5.7 Communicatie-, overleg- en rapportage-eisen
Eis 47 U stemt er mee in dat er naast het gebruikelijke overleg ten aanzien van de te leveren producten minimaal éénmaal per jaar en maximaal éénmaal per kwartaal, overleg plaats vindt tussen
vertegenwoordiger(s) van de opdrachtnemer en de opdrachtgever. In dit overleg komen ondermeer aan de orde:
- de inhoud en omvang van de opdracht
- de onderlinge communicatie
- de samenstelling van het controleteam
- de kwaliteit van de opgeleverde producten
- de tijdigheid van de opgeleverde producten
- verbeterafspraken
- overzicht van alle opdrachten die voor de gemeente De Bilt uitgevoerd worden (ieder kwartaal) hierbij wordt inzage geven in de opdrachtgever, de betreffende regeling, de gemaakte afspraken en het betreffende boekjaar.
Eis 48 Bij beëindiging van de raamovereenkomst werkt u te allen tijde mee met de gemeente De Bilt om een zo efficiënt en effectieve mogelijke overgang te realiseren naar de nieuwe opdrachtnemer. Het tijdig, voor einde van de raamovereenkomst, beschikbaar stellen van de door gemeente De Bilt of nieuwe leverancier gevraagde documenten en gegevens maakt hier onderdeel van uit.
5.8 Eisen aan de afhandeling van klachten
Eis 49 U beschikt over een adequate procedure om klachten met betrekking tot uw dienstverlening voor de gemeente De Bilt te behandelen. Bij uw inschrijving voegt u een kopie van het klachtenprotocol.
Hierin worden ten minste de volgende onderdelen beschreven:
a de klachteningang voor operationele klachten; b de registratie;
c de wijze van terugkoppeling aan de melder van de klacht;
d binnen maximaal één werkdag ontvangt de melder van de klacht een ontvangstbevestiging met daarin de voorgestelde oplossing en de naam van de contactpersoon (aanspreekpunt en bewaker van de oplossing aan de zijde van de opdrachtnemer).
Eis 50 De registratie van klachten maakt onderdeel uit van de managementrapportage.
5.9 Commerciële eisen
Eis 51 Uw inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in euro's, exclusief btw.
Eis 52 Uw inschrijving bevat de van toepassing zijnde btw-tarieven.
Eis 53 U geeft in uw offerte een vast tarief voor de controle van de jaarrekening (inclusief interim-controle, alle benodigde verklaringen en management- en boardletters) van de gemeente De Bilt per boekjaar. U dient in een open calculatie aan te geven hoe dit vaste tarief per jaar is opgebouwd waarbij u invulling geeft aan de eerste 9 opdrachtonderdelen zoals die zijn benoemd onder eis 16. Onder een open calculatie wordt verstaan dat u aangeeft hoe de offerteprijs is opgebouwd. Daarbij noemt u tenminste per onderdeel het aantal begrote uren en de gehanteerde tarieven. U vult hiervoor bijlage 4 Prijsinvulformulier in.
Eis 54 U stemt ermee in dat over eventueel meerwerk afspraken worden gemaakt met de beheerder van het contract. Indien er meerwerk in rekening gebracht wordt dient hierover vooraf toestemming van gemeente De Bilt te zijn verkregen. Zonder toestemming kan meerwerk niet worden gefactureerd.
Eis 55 U geeft uw maximale uurtarieven voor werkzaamheden die worden uitgevoerd naast de controle van de jaarrekening (zoals controle van verantwoording over specifieke regelingen) van leden van het controle team uitgesplitst naar de volgende functies: partner / eindverantwoordelijke, eerst verantwoordelijke en medewerkers controle team.
Eis 56 U bent zich ervan bewust en gaat ermee akkoord dat het aantal uren voor aanvullende werkzaamheden voor de gemeente een fictief aantal zijn en u hier geen rechten aan kunt ontlenen.
Eis 57 U bent zich ervan bewust dat u voor het indienen van een offerte voor aanvullende werkzaamheden voor de gemeente De Bilt u niet een hoger uurtarief kunt offreren dan de bij inschrijving opgegeven maximale uurtarieven. U heeft wel de mogelijkheid om met een lager uurtarief te offreren.
5.10 Indexering
Eis 58 Alle prijzen en tarieven zijn op basis van prijspeil 2013 en zijn in ieder geval vast tot 1 januari 2015
Eis 59 Ten hoogste eenmaal per jaar – voor het eerst op 1 januari 2015 – kunnen de door u geoffreerde prijzen en tarieven worden geïndexeerd. Ook in het geval van een negatieve indexering moet de herziening van de tarieven worden doorgevoerd. De tarieven worden geïndexeerd met als maximum een tarief te berekenen op basis van de volgende formule:
Tariefnieuw = Tariefoud * (L1/L0)
Tariefoud is tarieven zoals door u geoffreerd per 29 augustus 2013 Tariefnieuw: nieuw overeen te komen tarieven
L0: CBS prijsindex diensten accountancy 20141
L1: CBS prijsindex diensten accountancy 20151
1: Het aangegeven jaar wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst telkens met 1 verhoogd
Eis 60 Indien in een jaar afgezien is van het herzien van prijzen en tarieven, dan vindt indexering in het daarop volgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Van indexering over meerdere jaren is derhalve nimmer sprake.
5.11 Facturatie en betaling
Eis 61 U factureert bij voorkeur digitaal. Het adres is: xxxxxxxx@xxxxxx.xx, onder vermelding van de contactpersoon. Als het vorenstaande niet mogelijk is, dan naar het postadres van de gemeente De Bilt:
Gemeente De Bilt
T.a.v. Unit Financiën Xxxxxxx 000
0000 XX Xxxxxxxxx
Eis 62 Op elke factuur vermeldt u:
▪ Uw factuurnummer;
▪ De contractovereenkomst met de gemeente De Bilt;
▪ Factuurdatum;
▪ Eenduidige omschrijving van de geleverde diensten;
▪ Afdelingsnaam en naam besteller en/of opdrachtgever
▪ het Kamer van Koophandelnummer van uw onderneming,
▪ uw bankrekeningnummer;
▪ Het btw-nummer van uw onderneming;
▪ Indien van toepassing SWIFT/BIC en IBAN-code
Eis 63 Betaling zal plaatsvinden door Opdrachtgever binnen dertig (30) dagen nadat de factuur is ontvangen.
Eis 64 In geval van een creditfactuur vermeldt u het factuurnummer van de corresponderende debetfactuur.
Eis 65 Facturen die niet de bij eis 68 t/m 71 geëiste informatie bevatten zullen niet door de gemeente De Bilt in behandeling genomen worden.
5.12 Juridische eisen
Eis 66 U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde Algemene Inkoopvoorwaarden (bijlage 5 bij deze offerteaanvraag). Dit betekent dat uitsluitend de door de gemeente De Bilt gehanteerde voorwaarden van toepassing zijn. In uw inschrijving wordt niet (deels) naar andere juridische voorwaarden verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak met de voorwaarden van de gemeente De Bilt zouden zijn.
Eis 67 U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde concept raamovereenkomst (bijlage 6 bij deze offerteaanvraag).
Eis 68 In aanvulling op de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente De Bilt geldt een beperking van de aansprakelijkheid tot € 2.500.000,00 per geval en € 5.000.000,00 per kalenderjaar.
Eis 69 U gaat ermee akkoord dat de overeenkomst een looptijd heeft van 3 jaar en vermoedelijk ingaat op 1 januari 2014. De overeenkomst kent een verlengingsoptie van een keer een jaar. De overeenkomst heeft betrekking op de boekjaren 2014, 2015 en 2016. Optioneel heeft de overeenkomst betrekking op het boekjaar 2017.
Eis 70 Indien u zich opwerpt als (hoofd)aannemer en u in uw inschrijving opgave doet van (een) bepaalde onderaannemer(s), bent u bij gunning gebonden aan het daadwerkelijk gebruik maken van genoemde onderaannemer(s) conform het gestelde in de inschrijving (Hoofd)aannemers staan in voor inschrijvingen van onderaannemers.
Eis 71 Het uitvoeren van werkzaamheden in onderaanneming is alleen toegestaan als de opdrachtgever daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.
Eis 72 Als hoofdaannemer draagt u volledige verantwoordelijkheid voor de activiteiten van uw onderaannemers. U verzorgt de communicatie namens en naar de onderaannemer. Facturering van werkzaamheden die in onderaanneming worden uitgevoerd, wordt door de hoofdaannemer verzorgd.
Eis 73 U realiseert zich, dat de gemeente De Bilt ook als overheid optreedt. U aanvaardt deze bijzondere positie van opdrachtgever als overheid. De gemeente De Bilt behoudt bij nakoming van de overeenkomst bepaalde haar bevoegdheden tot publiekrechtelijke rechtshandelingen.
Eis 74 Opdrachtgever bedingt hierbij van opdrachtnemer het recht om, gedurende de looptijd van de overeenkomst (nadere) opdrachten te verstrekken met betrekking tot overeenkomstige prestaties, onder de voorwaarden neergelegd in de door opdrachtgever met opdrachtnemer af te sluiten xxxxxxxxxxxxxxxx.
Eis 75 Opdrachtnemer garandeert dat deze zich gedurende de looptijd van de raamovereenkomst in zal spannen om schending van de internationale sociale normen te voorkomen. De fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) zijn vastgelegd in de conventies:
• inzake afschaffing van dwangarbeid en slavernij (29, 105);
• inzake vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep (100, 111);
• inzake afschaffing van kinderarbeid (138, 182);
• inzake de vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen (87, 98).
De mensenrechten uit de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (URVM) en uitwerkingen daarvan in bindende verdragen (zoals BuPo en Esocul) die arbeids- en bedrijfsrelevant zijn. Er wordt geen verdere toespitsing gemaakt.
5.13 Kwaliteitsborging
Eis 76 U beschikt over een kwaliteitsborgingssysteem dat minimaal voldoet aan de eisen van de beroepsorganisatie van registeraccountants.
6 Lijst van xxxxxx
Om de economisch meest voordelige inschrijving te bepalen worden de volgende wensgroepen met bijbehorende weging gehanteerd.
Wensgroep | Weging |
Prijs | 50 |
Kwaliteit | 30 |
Presentatie | 20 |
Bovenstaand overzicht is slechts bedoeld ter informatie. In de hierna volgende paragrafen staat van elke wens de beschrijving en de weging omschreven. U wordt verzocht op elk van de onderstaande xxxxxx antwoord te geven. U dient hiervoor de als bijlage 1 bij deze offerteaanvraag gevoegde Checklist te gebruiken en de daarin voorgeschreven documentnummering aan te houden. Aanvullende en/of onderbouwende informatie dient uitsluitend verstrekt te worden indien daarom in de desbetreffende wens wordt gevraagd.
U geeft uw uurtarieven voor de verschillende functieprofielen van het controleteam voor aanvullende werkzaamheden en vult deze in op het prijsinvulformulier, bijlage 4. De door u ingevulde tarieven komen overeen met uw open calculatie ter onderbouwing van het vast tarief voor de controle op de jaarrekening en zijn zo laag mogelijk. De hoogte van de tarieven worden verder niet betrokken in de beoordeling.
Factor: 50
Wens 2 Uw offerte verschaft inzicht over de controleaanpak die door uw organisatie zal worden gebruikt. U verschaft hierbij in maximaal 1.000 woorden inzicht in minimaal de volgende onderwerpen:
1. de overdracht van de werkzaamheden van de huidige accountant regelt;
2. de kennis over de organisatie van de gemeente De Bilt;
3. op welke wijze u informatie uitwisselt met de gemeentelijke organisatie;
4. op welke wijze u samenwerkt met de unit Financiën en het Bedrijfsbureau.
Uw controle aanpak wordt onderbouwd met een – geanonimiseerde – accountingmanual voor een interim- en balanscontrole die u afgelopen jaar bij een gecontroleerde gemeente heeft gehanteerd.
Factor: 10
Wens 3 Uw offerte bevat een overzicht van de samenstelling en competenties van de leden van het controleteam (partner/ eindverantwoordelijke, eerst verantwoordelijke en leden controle team) voor de reguliere controle en de deelverklaringen. Per lid van het controleteam gebruikt u maximaal 500 woorden. De controlerende accountant beschikt minimaal over de volgende kerncompetenties:
1. Hij of zij is instaat de cijfers te interpreteren;
2. Hij of zij weet zich te verplaatsen in de bedrijfscultuur van de gemeente en anticipeert op haar behoeftes;
3. Hij of zij is flexibel en veelzijdig;
4. Minimaal één lid van het controleteam heeft verstand van IT;
5. Hij heeft ervaring in het controleren van gemeenten en kent het besluit accountantscontrole decentrale overheden.
De minimale competenties van de leden van het controleteam zijn zo hoog mogelijk.
Factor: 10
Wens 4 Uw offerte geeft in maximaal 1.000 woorden inzicht in de manier hoe u de opdrachtgever (de raad van de gemeente De Bilt) ondersteunt bij de beoordeling van de jaarrekening en het jaarverslag, het verslag van bevindingen van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van (verbeter)opdrachten aan het college en het uitoefenen van zijn controlerende taak. Hoe duidelijker en concreter u communiceert met de raad bij de beoordeling van de jaarrekeningcontrole en het verslag van bevindingen en met het college bij het opstellen van de (verbeter)opdrachten, hoe hoger u scoort.
Factor: 10
6.3 Presentatie
Wens 5 U geeft een presentatie aan de auditscommissie over een uitwerking van een toegestuurde probleemstelling. Deze presentatie wordt gegeven door de persoon die daadwerkelijk de controles bij de gemeente zal uitvoeren. De presentatie zal worden beoordeeld op de volgende aspecten:
1. Gevoel voor verhoudingen binnen het openbaar bestuur 5 punten;
2. Inlevingsvermogen 5 punten;
3. Inhoudelijke kwaliteit 10 punten.
Deze wens geeft de breedte en de relevantie van uw werk aan en uw rol in deze opdracht. Hoe beter u de communicatie tussen de partijen, de rol die u heeft en de toegestuurde probleemstelling uitwerkt en beantwoord, hoe hoger u scoort.
Factor: 20
Bijlage 1 Checklist Offerteaanvraag Accountantscontrole van de Jaarrekening
De Aanbestedende Dienst wenst dat de Aanbieding wordt opgebouwd conform onderstaande structuur. De ingevulde en ondertekende checklist dient aan de Aanbieding te worden toegevoegd.
Uw offerte bevat alle gevraagde bijlagen en documenten en is als volgt opgebouwd:
Checklist
Omschrijving | Toevoegen als: | |
Checklist (kan direct dienen als inhoudsopgave bij uw inschrijving) | Document 1 |
Aanmeldingsformulier met de daarin gevraagde documenten
Nvt * | Korte omschrijving (de volledige omschrijving is opgenomen in de Lijst van eisen) | Toevoegen als: | |
Het volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende aanmeldingsformulier | Document 2 | ||
Het bewijs van inschrijving als registeraccountant van (alle) leden van het controleteam | Document 2-1 | ||
De volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende eigen verklaring | Document 2-2 | ||
De opgave van juridische bindingen | Document 2-3 | ||
De uitvoeringsverklaring(en) onderaanneming | Document 2-4 | ||
De referenties, ingevuld in het format 'opgave referenties' | Document 2-5 | ||
De 403-verklaring van de holding- (concern)/moedermaatschappij | Document 2-6 | ||
Overzicht en samenstelling van de leden van het controleteam met een beschrijving van hun competenties | Document 2-7 | ||
Geldig certificaat van kwaliteitsborgingssysteem (of gelijkwaardig) of beschrijving | Document 2-8 | ||
Klachtenprotocol | Document 2-9 |
* Indien een document voor uw inschrijving niet van toepassing is, kunt u het document weglaten, maar u dient voor de overige documenten wel de opgegeven nummering aan te houden.
Conformiteitenlijst met gevraagde documenten
Korte omschrijving (de volledige omschrijving is opgenomen in de Lijst van eisen) | Toevoegen als: | |
De volledig ingevulde en rechtsgeldig geparafeerde conformiteitenlijst | Document 3 |
Antwoorden op de wensen met gevraagde documenten
Korte omschrijving (de volledige omschrijving is opgenomen in de Lijst van wensen) | Toevoegen als: | |
Wens 1 Prijsinvulformulier | Document 4-1 | |
Wens 2 Controleaanpak | Document 4-2 | |
Wens 3 Samenstelling en competenties controleteam | Document 4-3 | |
Wens 4 Ondersteuning opdrachtgever | Document 4-4 | |
Wens 5 Presentatie | n.v.t. |
Handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger: |
Datum: |
Naam: |
Functie: |
Bijlage 2a Eigen Verklaring
Bijlage 2b Uitvoeringsverklaring onderaanneming
Verklaring van onderaanneming vanwege voldoen aan de minimumvereisten
Verklaring ten behoeve van de aanbesteding Accountantscontrole Jaarrekening.
Ondergetekenden:
<naam onderneming inschrijver >, statutair gevestigd te <plaats>, kantoorhoudende te <straatnaam, postcode, plaats>, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te <plaats> onder nummer <kvk- nummer>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar <functie> <naam> in zijn/haar hoedanigheid van <hoedanigheid>, hierna te noemen <Inschrijver/Aanmelder>;
en
<naam onderneming onderaannemer>, statutair gevestigd te <plaats>, kantoorhoudende te
<straatnaam, postcode, plaats>, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te <plaats> onder nummer
<kvk-nummer>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar <functie> <naam> in zijn/haar hoedanigheid van <hoedanigheid>, hierna te noemen onderaannemer;
hierna gezamenlijk te noemen Partijen, overwegende dat:
- Gemeente De Bilt, hierna te noemen Aanbesteder het project Accountantscontrole Jaarrekening, wenst tot stand te brengen en deze opdracht door middel van een aanbesteding wenst te plaatsen;
- Inschrijver in dat kader voornemens is een inschrijving te doen;
- InschrijverOnderaannemer nodig heeft om te kunnen voldoen aan de door de Aanbesteder terzake de aanbesteding gestelde geschiktheidseisen en/of selectiecriteria;
- Partijen in dat kader jegens de Aanbesteder wensen te verklaren dat, indien Inschrijver het werk gegund krijgt, Inschrijver Onderaannemer als onderaannemer zal inzetten voor het uitvoeren van de overeenkomst.
Partijen verklaren jegens Aanbesteder het navolgende te zijn overeengekomen: dat, indien <naam Inschrijver >, de opdracht:
<naam van de aanbesteding>
gegund krijgt, <naam onderneming Onderaannemer> het opdrachtonderdeel/de opdrachtonderdelen
<opdrachtonderde(e)l(en) welke Onderaannemer de vereisten voor levert>
zal uitvoeren.
Aldus overeengekomen te <plaats> op <datum>
<Inschrijver >: Onderaannemer:
<Naam vertegenwoordiger Inschrijver > Naam vertegenwoordiger Onderaannemer>
Bijlage 2c Opgave referentieprojecten
Kerncompetentie: | Voldoet aan referentiecriterium ja/nee? | Naam opdrachtgever (referent) | NAW opdrachtgever (referent) | Contactpersoon opdrachtgever (referent) | Telefoonnummer opdrachtgever (referent) | E-mailadres contactpersoon (referent) | Datum (op)levering/ datum afronding opdracht | Beroept u zich op de ervaring van een onderaannemer (bijlage 2b) | NAW onderaannemer |
U heeft bij één opdrachtgever de jaarrekening gecontroleerd op basis van het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het controleren van specifieke regelingen voor een gemeente met een inwonertal van minimaal 15.000. | Ja / nee | Ja / nee | |||||||
U heeft bij één opdrachtgever, te weten een non- profit organisatie, de jaarrekening gecontroleerd met een batenomvang van minimaal € 10.000.000,00. | Ja / nee | Ja / nee |
Bijlage 3 Conformiteitenlijst
5.1 Aanbestedingsprocedure | |
Eis | Akkoord? |
1 | |
2 | |
3 | |
4 | |
5 | |
6 | |
7 | |
8 | |
9 | |
10 | |
11 | |
12 | |
13 | |
5.2 Algemeen | |
Eis | Akkoord? |
14 | |
15 | |
5.3 Kwaliteit | |
Eis | Akkoord? |
16 | |
17 | |
18 | |
19 | |
20 | |
21 | |
22 | |
23 | |
24 | |
25 | |
26 | |
27 | |
5.4 Natuurlijke adviesfunctie | |
Eis | Akkoord? |
28 | |
29 | |
30 | |
31 | |
32 | |
33 | |
34 | |
5.5 Samenstelling controleteam | |
Eis | Akkoord? |
35 | |
36 | |
37 | |
38 | |
39 | |
40 | |
41 | |
42 | |
5.6 Presentatie van de offerte | |
Eis | Akkoord? |
43 | |
44 | |
45 | |
46 | |
5.7 Communicatie, overleg en rapportage | |
Eis | Akkoord? |
47 | |
48 | |
5.8 Afhandeling klachten | |
Eis | Akkoord? |
49 | |
50 | |
5.9 Commercieel | |
Eis | Akkoord? |
51 | |
52 | |
53 | |
54 | |
55 | |
56 | |
57 | |
5.10 Indexering | |
Eis | Akkoord? |
58 | |
59 | |
60 | |
5.11 Facturatie en betaling | |
Eis | Akkoord? |
61 | |
62 | |
63 | |
64 | |
65 | |
5.12 Juridisch | |
Eis | Akkoord? |
66 | |
67 | |
68 | |
69 | |
70 | |
71 | |
72 | |
73 | |
74 | |
75 | |
5.12 Kwaliteitsborging | |
Eis | Akkoord? |
76 | |
Handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger: | |
Datum: | |
Naam: | |
Functie | |
Bijlage 4 Prijsinvulformulier
<Naam inschrijver>, gevestigd te <Plaatsnaam> verklaart, na kennis genomen te hebben van alle tijdens de aanbestedingsprocedure verstrekte stukken , bereid te zijn de werkzaamheden zoals omschreven in deel V van de offerteaanvraag ten behoeve van de Europese Openbare Aanbesteding Accountantsdiensten voor de gemeenteraad van de gemeente De Bilt te verrichten voor een vaste prijs per jaar van:
Prijs per jaar exclusief BTW | € , |
Zegge: |
Voor eventuele werkzaamheden die worden uitgevoerd naast de controle van de jaarrekening door leden van het controleteam worden maximaal per lid van het controleteam, de volgende tarieven bij de opdrachtgever in rekening gebracht:
Leden controle team | Tarief per uur |
Partner / eindverantwoordelijke | |
Eerst verantwoordelijke | |
Medewerkers controleteam |
Handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger: |
Datum: |
Naam: |
Functie: |
Bijlage 5 Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente De Bilt
1. ALGEMEEN
2. TOTSTANDKOMING
3. PRIJS
4. LEVERING
5. LEVERTIJD
6. BETALING
7. UITBESTEDING AAN DERDEN
8. VERPAKKING EN TRANSPORT
9. RISICO- EN EIGENDOMSOVERGANG
10. GEHEIMHOUDING
11. CONTACTEN MET DE PERS
12. HULPMIDDELEN
13. KWALITEIT, GARANTIE EN KEURING
14. INTELLECTUELE EIGENDOM
15. CESSIE-VERBOD EN VERREKENING
16. WIJZIGINGEN
17. AANSPRAKELIJKHEID
18. VEILIGHEID EN MILIEU
19. PLANNING
20. ONTBINDING
21. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN
ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE DE BILT
1. ALGEMEEN
1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en/of diensten aan de Gemeente De Bilt (hierna te noemen koper) door de leverancier (hierna te noemen verkoper). Onder diensten is in deze algemene voorwaarden de aanneming van werk begrepen.
1.2. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden en de overeenkomst zijn slechts geldig indien en in zoverre deze schriftelijk zijn overeengekomen.
1.3. Indien de verkoper derden inschakelt bij de uitvoering van een overeenkomst, zoals een onderaannemer, toeleverancier, e.d. zal verkoper van deze derden bedingen dat zij eveneens aan deze algemene voorwaarden zullen zijn gebonden onder uitsluiting van voorwaarden van deze derden.
1.4. Indien en voor zover van belang, gelden in aanvulling op deze algemene voorwaarden de bijzondere voorwaarden van de Wet Ketenaansprakelijkheid en de Verleggingsregeling belasting toegevoegde waarde (BTW).
1.5. Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van kracht blijven.
2. TOTSTANDKOMING
2.1. Indien bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik gemaakt wordt van door de koper ter beschikking gestelde of door haar goedgekeurde tekeningen, modellen, specificaties, instructies, keuringsvoorschriften en dergelijke, maken deze deel uit van de overeenkomst.
3. PRIJS
3.1. De overeengekomen prijs is exclusief omzetbelasting (BTW) doch inclusief alle kosten en rechten, transport (verzekering), adequate verpakking, reis- en verblijfkosten, keuringen, beproevingen, certificaten, gebruiksaanwijzigingen in de Nederlandse of Engelse taal, e.d. De overeengekomen prijs is vast voor de duur van de overeenkomst en luidt in Euro's.
3.2. De prijzen zijn gebaseerd op de leveringsconditie Franco Inclusief Rechten (Delivered Duty Paid volgens de vigerende Incoterms) op de overeengekomen plaats van levering.
4. LEVERING
4.1. De levering zal geschieden conform de toepasselijke bepalingen van vigerende "Incoterms",
4.2. Levering geschiedt "Franco inclusief Rechten" op de overeengekomen plaats van levering, op het overeengekomen tijdstip en binnen de overeengekomen termijn. Alle termijnen dienen te worden beschouwd als fatale termijnen.
4.3. Indien de koper, voordat de levering heeft plaatsgevonden, verlangt dat de goederen op een andere dan in de order vermelde plaats worden geleverd, is de verkoper verplicht hieraan te voldoen.
4.3. De koper heeft het recht, niet-overeengekomen deellevering(en) voor rekening en risico van de verkoper te retourneren. In geval niet overeengekomen hoeveelheden worden afgeleverd, is de koper gerechtigd het meerdere en in geval van minder de gehele aflevering te weigeren en/of voor rekening en risico van de verkoper te retourneren.
4.4. Ingeval de koper wegens niet-toerekenbare omstandigheden, niet in staat is de goederen op het afgesproken tijdstip in ontvangst te nemen, zal de verkoper op kopers verzoek de levering uitstellen gedurende een voor de koper te bepalen redelijke periode.
4.6. Op verzoek van de koper is de verkoper gehouden de koper een productie- of uitvoeringsplanning te doen toekomen en/of medewerking te geven aan een voortgangscontrole.
4.7. Indien de verkoper op enigerlei wijze vervroegd wenst na te komen, is daarvoor schriftelijke toestemming van de koper vereist. Indien vervroegd wordt nagekomen, zal betaling echter plaatsvinden conform de oorspronkelijke overeengekomen betalingstermijn(en).
4.8. Het risico van verlies of beschadiging van de zaken, die voorwerp zijn van een overeenkomst, gaat op koper over op het moment waarop deze in de feitelijke beschikkingsmacht van koper gebracht zijn.
5. LEVERTIJD
5.1. De levertijd vangt aan op de dag waarop door de koper schriftelijk of per xxxxxxx, of telex de opdracht wordt gegeven; in geval van mondelinge of telefonische opdracht(en), de dag waarop de opdrachten schriftelijk, per telefax of telex word(t)(en) bevestigd.
5.2. De in de order vermelde levertijd is bindend en geldt als een fatale termijn. Indien de verkoper een overschrijding van de levertijd verwacht zal hij dit zonder uitstel schriftelijk onder opgaaf van reden aan de koper mededelen, onverminderd het bepaalde in 5.3.
5.3. Bij overschrijding van de levertijd is de koper bevoegd, zonder dat enige ingebrekestelling is vereist, de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte te ontbinden een en ander met alle gevolgen als omschreven in artikel 20. De koper is tot dit laatste niet bevoegd indien de verkoper kan aantonen dat zijn belangen bij ontbinding van de overeenkomst meer geschaad worden dan de belangen van de koper bij vertraagde uitvoering van de levering. De verkoper is in dat geval aansprakelijk voor de schade, die de koper lijdt.
5.4. De overschrijding van de levertijd vanwege buiten de macht van verkoper gelegen omstandigheden of als gevolg van het niet tijdig ter beschikking stellen aan de verkoper van goederen, diensten, tekeningen, berekeningen en andere voor de verkoper noodzakelijk geachte gegevens, geeft geen recht tot annulering van de opdracht dan wel ontbinding van de overeenkomst, noch tot weigering van de goederen of uitvoering van de werken of het eisen van enige schadevergoeding, mits de koper schriftelijk verklaard hiermee akkoord te zijn.
6. BETALING
6.1. De betaling zal geschieden binnen dertig dagen nadat de koper de goederen en de facturen heeft ontvangen, onverminderd het bepaalde in artikel 13. Verkoper is gerechtigd een factuur in te sturen na aflevering en goedkeuring van de leverantie.
6.2. Verkoper zal de door koper te betalen bedragen factureren en de factuur aan koper in tweevoud toezenden onder vermelding van in ieder geval de factuurdatum, het nummer van de opdracht, het factuuradres, het artikelnummer gespecificeerd naar het aantal. Overigens zal de verkoper volgens de aanwijzingen van de koper handelen.
6.3. Kredietbeperkingstoeslagen van de verkoper worden door de koper niet aanvaard.
6.4. De bij de goederen behorende bescheiden, zoals certificaten, attesten, paklijsten, instructieboeken, reservedelen lijsten, onderhoudsvoorschriften e.d. dienen met de op- of aflevering van de goederen meegeleverd te worden. Indien de bij de goederen behorende bescheiden ontbreken heeft de koper het recht de betaling op te schorten.
6.5. Betaling door de koper houdt op geen enkele wijze afstand van enig recht in.
7. UITBESTEDING AAN DERDEN
7.1. Het is de verkoper verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de koper de uitvoering van een overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen of uit te besteden, dan wel gebruik te maken van ter beschikking gestelde of ingeleende arbeidskrachten. Aan de toestemming kan koper voorwaarden verbinden.
7.2. De koper heeft het recht aan deze toestemming voorwaarden te verbinden.
7.3. De verkoper blijft volledig verantwoordelijk en aansprakelijk met betrekking tot door derden in verband met xxxxxx opdracht te verrichten werk en vrijwaart de koper tegen de financiële gevolgen van elke aansprakelijkheid inzake de Wet Ketenaansprakelijkheid.
8. VERPAKKING EN TRANSPORT
8.1. Xxxxxxxx draagt zorg voor een behoorlijke verpakking en een zodanige beveiliging en vervoer van de goederen, dat deze in goede staat de plaats van aflevering bereiken en het lossen aldaar veilig kan geschieden. De verkoper is ervoor verantwoordelijk dat de (inter)nationale en supranationale voorschriften inzake verpakking en vervoer door hem, alsmede door de namens hem gecontracteerde vervoerders, worden nageleefd.
8.2. Retourzending van de leenemballage geschiedt voor rekening en risico van de verkoper naar een door deze op te geven bestemming.
8.3. De verkoper dient ernaar te streven de goederen zo milieuvriendelijk mogelijk te verpakken; verkoper zal in ieder geval voldoen aan de ter zake geldende milieuwetgeving en de respectieve verpakkingsconvenanten.
9. RISICO- EN EIGENDOMSOVERGANG
9.1. De eigendom van de goederen gaat over op de koper op het moment van overgang van het risico voor de goederen bepaald volgens de toepasselijke bepalingen van de vigerende Incoterms, tenzij anders schriftelijk overeengekomen is. De verkoper zal meteen na voormeld tijdstip de koper een volledige set van de originele ladingsdocumenten overhandigen.
9.2. Indien door de koper in het kader van de opdracht deelbetalingen worden verricht vooruitlopende op de gehele levering, verschaft de verkoper de koper bij deze de eigendom van elk afzonderlijk goed, inclusief onderdelen en materialen, op het moment dat dit in het bedrijf van de verkoper aanwezig is. Dit geldt tevens in geval van fabricage, waarvan door de verkoper met fabricage is aangevangen, voor zover de deelbetaling op die goederen of fabricage betrekking heeft. Het risico m.b.t. deze goederen gaat op de koper over op het tijdstip als bepaald in de vigerende Incoterms.
9.3. De verkoper dient de eigendommen van de koper als zodanig te markeren en veilig te bewaren tot het moment van aflevering aan de koper. De verkoper zal derden geen toegang tot deze goederen verlenen, of deze op tentoonstellingen laten zien of hierover beschikken of aan derden ter beschikking stellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de koper.
10. GEHEIMHOUDING
10.1. De verkoper is gehouden alle van koper afkomstige informatie en bedrijfsgegevens in het kader van de uitvoering van een overeenkomst te zijner kennis gekomen of ontwikkelde informatie geheim te houden. Het is de verkoper verboden bedoelde informatie aan te wenden voor eigen gebruik of gebruik door derden.
11. CONTACTEN MET DE PERS
11.1 Verkoper conformeert zich aan de werkwijze van de gemeente De Bilt ten aanzien van het informeren van de pers. Dit houdt in dat verkoper geen informatie mag verstrekken aan de pers die verband houdt met de aan verkoper verleende opdracht door de Gemeente ...., zonder medeweten van verkoper’s opdrachtgever. Wanneer de pers verkoper benadert, dient verkoper voor beantwoording allereerst contact op te nemen met de gemeentelijke woordvoerder die gerechtigd is in deze gemeente te vertegenwoordigen. Vervolgens maakt verkoper met hem afspraken over verdere afhandeling van het verzoek van de pers.
Mocht verkoper de woordvoerder of zijn achtervang niet kunnen bereiken dan dient verkoper het verzoek te bespreken met de contactpersoon van de betrokken dienst.
12. HULPMIDDELEN
12.1. De verkoper draagt zelf zorg voor de nodige hulpmaterialen en gereedschappen, werkkleding en veiligheidsmiddelen daaronder begrepen.
12.2. Door de koper ter beschikking gestelde dan wel voor rekening van de koper door de verkoper aangeschafte of vervaardigde materialen, tekeningen, modellen, instructies, specificaties en overige hulpmiddelen blijven eigendom van de koper c.q. worden eigendom van de koper op het moment van aanschaf of vervaardiging.
12.3. De verkoper is verplicht de in het vorige lid bedoelde hulpmiddelen te merken als herkenbaar eigendom van de koper, deze in goede staat te houden en voor zijn risico te nemen, zolang de verkoper ten aanzien van die hulpmiddelen als houder optreedt.
12.4. Verandering aan bedoelde hulpmiddelen evenals het aanwenden van deze hulpmiddelen voor of in verband met enig ander doel dan de levering aan de koper, is slechts toegestaan na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de koper. Goedkeuring laat de garantieverplichtingen van de verkoper evenwel onverlet.
13. KWALITEIT, GARANTIE EN KEURING
13.1. De verkoper garandeert dat alle geleverde goederen, prestaties en toebehoren voldoen aan de algemeen geldende specificaties, voorts dat zij met goed vakmanschap vervaardigd zijn, van goede kwaliteit zijn, vrij van constructie-, fabricage- en materiaalfouten zijn en dat hun werking voldoet aan de door de koper gestelde normen en specificaties en aan in Nederland geldende wetten of andere van overheidswege gegeven voorschriften, zoals die o.a. met betrekking tot de gezondheid, milieuhygiënische- en elektromagnetische storingen gelden.
13.2. De verkoper zal voor zijn rekening en risico alle voorkomende zichtbare en verborgen gebreken, die zich aan de geleverde goederen en/of prestaties voordoen na op- of aflevering of voltooiing, binnen de door de koper bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn wegnemen door herstel, vervanging of aanvulling, tenzij blijkt dat deze gebreken het gevolg zijn van een normale slijtage of onoordeelkundig gebruik.
13.3. Afhankelijk van de soort geleverde goederen en/of prestaties dient na op- of aflevering een garantietermijn overeengekomen te worden tussen de koper en de verkoper van tenminste 12 maanden.
13.4. Deze garantie laat onverlet de aansprakelijkheid van verkoper, zoals opgenomen in artikel 17.
13.5. De koper is te allen tijde gerechtigd tot keuring van de goederen. De keuring kan plaatsvinden zowel voorafgaand aan de levering als tijdens of na de levering.
13.6 Bij afkeuring na de levering wordt de levering geacht niet te hebben plaatsgevonden en blijft het risico en eigendom bij de verkoper.
13.7. Bij afkeuring zijn alle daardoor veroorzaakte kosten voor rekening van de verkoper en heeft de koper het recht om, onverminderd al haar overige rechten, waaronder opschorting van betaling, van de verkoper alsnog voor behoorlijke levering te zorgen.
14. INTELLECTUELE EIGENDOM
14.1. De verkoper garandeert dat de gekochte goederen en toebehoren vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen, zoals bijvoorbeeld octrooirechten, merkrechten, modelrechten, auteursrechten of andere rechten van derden.
14.2. De verkoper vrijwaart de koper tegen alle aanspraken van derden, die verband kunnen houden met enige schending van de verkoper van het in lid 1 gestelde en zal de koper alle schade vergoeden, die daarvan het gevolg is.
14.3. Ten aanzien van de door de koper verstrekte tekeningen, ramingen, schema's, ontwerpen en dergelijke behoudt de koper zich het eigendoms- en auteursrecht voor. Deze mogen zonder de uitdrukkelijke toestemming van koper noch geheel noch gedeeltelijk worden gekopieerd en of aan derden worden getoond of ter hand gesteld, of door de verkoper worden gebruikt ter vervaardiging van goederen of uitvoering van werken waarop deze betrekking hebben.
15. CESSIE-VERBOD EN VERREKENING
15.1. Het is de verkoper behoudens schriftelijke toestemming van de koper verboden om zijn vorderingen over te dragen aan derden.
15.2. Koper is steeds bevoegd, al hetgeen koper schuldig is aan de verkoper, te verrekenen met hetgeen de verkoper, al dan niet opeisbaar, onder voorwaarde of tijdsbepaling aan de koper schuldig is/zijn. De verkoper is tot enige verrekening slechts bevoegd na schriftelijke toestemming van de koper.
16. WIJZIGINGEN
16.1. De koper is op redelijke gronden gerechtigd te verlangen dat de ordergrootte en/of de hoedanigheid van de te leveren goederen en/of prestaties word(t)(en) gewijzigd. De koper is gerechtigd modificaties
aan te brengen in tekeningen, modellen, instructies, specificaties en dergelijke met betrekking tot de te leveren goederen en of prestaties.
16.2. Indien een wijziging, naar het oordeel van de verkoper, gevolgen heeft voor de overeengekomen prijs en/of de levertijd zal de verkoper, alvorens aan die wijziging gevolg te geven, de koper hieromtrent zo spoedig mogelijk, doch ten hoogste binnen 8 dagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging schriftelijk informeren. Indien deze gevolgen voor de prijs en/of de levertijd naar het oordeel van de koper onredelijk zijn ten opzichte van de aard en de omvang van de verlangde wijziging heeft de koper het recht de overeenkomst te ontbinden, tenzij dit gelet op de omstandigheden onredelijk zou zijn.
16.3. De verkoper mag geen wijzigingen aanbrengen of uitvoeren zonder schriftelijke order of schriftelijke toestemming van de koper.
17. AANSPRAKELIJKHEID
17.1. De verkoper, die toerekenbaar tekort komt in de nakoming van zijn verplichting(en), is tegenover de koper, alsmede zijn personeel, door de koper ingeschakelde hulppersonen en vennootschappen, aansprakelijk voor vergoeding van alle geleden en/of te lijden schade.
17.2. De verkoper vrijwaart de koper tegen eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade op grond van aansprakelijkheid als bedoeld in het vorige lid.
18. VEILIGHEID EN MILIEU
18.1 De verkoper en zijn werknemers of door hem ingeschakelde derden zijn gehouden van overheidswege vastgestelde veiligheids- en milieuvoorschriften in acht te nemen en zich overigens te voegen naar de ter plaatse waar het werk wordt uitgevoerd geldende reglementen, instructies en aanwijzingen met betrekking tot veiligheid, milieu en controle.
19. PLANNING
19.1. De verkoper is verplicht zich te voegen naar de werktijden en de planningen - en eventuele tijdig aangegeven wijzigingen daarin - van de koper en dient zijn werkzaamheden zo in te richten dat verstoring van werkzaamheden bij de koper niet plaats heeft vindt, tenzij anders overeengekomen.
20. ONTBINDING
20.1. Buiten hetgeen elders is bepaald, gelden de voorwaarden gesteld in dit artikel.
20.2. Indien de verkoper een verplichting uit hoofde van een overeenkomst of van andere daaruit voortvloeiende overeenkomsten niet, niet tijdig of niet naar behoren nakomt, alsmede in geval van faillissement of surseance van betaling en in geval van stillegging, liquidatie of overname of enige daarmee vergelijkbare toestand van de onderneming van de verkoper, is verkoper van rechtswege in verzuim. De koper heeft in deze gevallen het recht de overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder rechtelijke tussenkomst eenzijdig geheel of gedeeltelijk te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de verkoper en/of betalingsverplichtingen op te schorten en/of uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk voor rekening van de verkoper aan derden op te dragen zonder dat de koper tot enige schadevergoeding gehouden is, onverminderd eventuele aan de koper verder toekomende rechten daaronder begrepen het recht op volledige schadevergoeding.
20.3. Onverminderd alle andere rechten kan de koper een overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden indien door de verkoper of een van zijn van ondergeschikten of vertegenwoordigers enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon, die behoort tot het personeel van de koper of aan een van zijn vertegenwoordigers.
20.4. Alle vorderingen, die de koper in deze gevallen op de verkoper mocht hebben of verkrijgen, zijn terstond en ten volle opeisbaar.
20.5. Ingeval de koper of de verkoper door overmacht langer dan dertig dagen verhinderd is een overeenkomst na te komen kan zowel de koper als de verkoper door middel van een schriftelijke verklaring de overeenkomst ontbinden tegen vergoeding van de pro-rata prijs voor de reeds geleverde goederen of prestaties.
21. BEPALINGEN MET EEN DUURKARAKTER
21.1 Bepalingen in de overeenkomst of in deze algemene inkoopvoorwaarden met een duurkarakter zoals die betreffende geheimhouding en intellectuele eigendom blijven hun geldigheid behouden ook na expiratie van de overeenkomst.
22. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN
22.1. Alle geschillen die tussen koper en verkoper bestaan zullen uitsluitend worden berecht door de bevoegde rechter van het arrondissement waar De Bilt toebehoort voorzover het geschillen betreft, die niet tot de competentie van de sector kanton behoren, tenzij de koper aan een overigens bevoegde rechter de voorkeur geeft.
22.2. De overeenkomst is onderworpen aan Nederlands recht, het Weens Koopverdrag is uitgesloten alsmede de gebruikelijke bedingen, tenzij deze laatsten uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen.
22.3. Een geschil bestaat indien één der partijen zulks stelt.
Bijlage 6 Concept raamovereenkomst
Navolgende partijen:
de Gemeente De Bilt, ingevolge het Algemeen volmachtbesluit van de burgemeester inzake vertegenwoordiging buiten rechte d.d. … ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door <Naam>, <Functie>, handelend ter uitvoering van een besluit van de raad d.d. <dag>-<Maand>-<Jaar>, verder te noemen: Opdrachtgever.
en
de <Naam>, statutair gevestigd te <Woonplaats>, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar <Functie>, de heer/mevrouw <Naam> , hierna te noemen: Opdrachtnemer.
OVERWEGENDE
Dat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer de Opdracht heeft verstrekt voor het leveren van accountants- werkzaamheden. Door het aangaan van een overeenkomst wil de Opdrachtgever een Accountant aanwijzen die belast wordt met de controle van de jaarrekening en het daarbij aan de raad verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
Artikel 1 Onderwerp van de overeenkomst
1.1 Onderwerp van deze overeenkomst is de levering van Accountantsdienstverlening conform de eisen zoals opgenomen in deze overeenkomst en de in lid 2 van dit artikel vermelde bijlagen bij deze overeenkomst.
1.2 De volgende bijlagen maken onverbrekelijk deel uit van deze overeenkomst. In geval van strijdigheid tussen de overeenkomst en de daarvan deel uitmakende bijlagen geldt de volgende rangorde, in afnemende volgorde van belangrijkheid:
I Inhoud van de Overeenkomst
II Inhoud Nota van Inlichtingen d.d. <dag>-<maand>-2013 III Inhoud Aanbestedingsdocument
IV Algemene Inkoopvoorwaarden Opdrachtgever
V Toelichting(en) Opdrachtnemer op offerte d.d. <dag>-<maand>-2013 (en <dag>-<maand>-2013)
VI Offerte Opdrachtnemer d.d. <dag>-<maand>-2013, waarbij in geval van tegenstrijdigheden het geaccordeerde programma van eisen prevaleert boven aanvullende informatie
1.3 Opdrachtnemer verplicht zich deze overeenkomst gedurende de looptijd ervan uit te voeren overeenkomstig de voorwaarden zoals neergelegd in deze overeenkomst en in de van de overeenkomst deel uitmakende bijlagen.
1.4 Op deze overeenkomst zijn geen andere algemene voorwaarden van toepassing dan de algemene inkoopvoorwaarden Gemeente De Bilt, gedeponeerd ter griffie van de Rechtbank Utrecht d.d. 4 april 2008 onder nummer 97/2008, te vinden op xxx.XxXxxx.xx en tevens op te vragen via xxxxxx@xxxxxx.xx.
Artikel 2 Duur van de overeenkomst
2.1 Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 3 jaar, betrekking hebbende op de boekjaren 2014, 2015 en 2016. De uitvoering van de Opdracht is gepland vanaf het moment van inwerkingtreding van de Overeenkomst, voorzien met ingang van 1 januari 2014 tot 31 december 2016. Uiterlijk 3 maanden voor afloop einde Contracttermijn kan Opdrachtgever besluiten de overeenkomst, tegen gelijkblijvende voorwaarden en condities, te verlengen met maximaal 1 jaar. In geval van verlening eindigt de overeenkomst wanneer het boekjaar 2017 is afgerond. Van het besluit of al dan niet van de mogelijkheid tot verlenging gebruik wordt gemaakt wordt uiterlijk 3 maanden voor Contracteinde schriftelijk mededeling gedaan aan Opdrachtnemer.
2.2 Dit artikel laat het recht om ontbinding of vernietiging van deze overeenkomst te vorderen onverlet.
Artikel 3 Prijzen
3.1 De hoogte van de prijzen wordt bepaald aan de hand van de door de Opdrachtnemer gedane offerte en toelichting daarop en het bepaalde daaromtrent in het Aanbestedingsdocument voor het leveren van diensten op het gebied van accountantsdienstverlening conform de eisen zoals opgenomen in deze overeenkomst en de in lid 2 van artikel 1 vermelde bijlagen bij deze overeenkomst.
3.2 De geoffreerde prijzen liggen vast gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst, deze kunnen alleen op grond van het indexcijfer prijsindex diensten accountancy van het CBS worden gewijzigd.
Artikel 4 Betaling
4.1 Overschrijding van een betalingstermijn door Opdrachtgever of niet-betaling door Opdrachtgever van (een) factu(u)r(en) op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die factu(u)r(en) of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties, geeft Opdrachtnemer niet het recht zijn prestaties op te schorten c.q. te beëindigen. Opdrachtgever dient zo spoedig mogelijk de onjuistheid van de factu(u)r(en) of de ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestatie aan Opdrachtnemer te melden.
Artikel 5 Aansprakelijkheid
5.1 Het bepaalde in artikel 17 Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente De Bilt is eveneens van toepassing op door Opdrachtnemer geleverde diensten.
Artikel 6 Ontbinding
3.1 Onverminderd alle andere rechten tot ontbinding heeft de gemeente De Bilt het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk, zonder nadere ingebrekestelling, te ontbinden indien Leverancier niet voldoet aan wettelijke vereisten ter zake van de uitoefening van de werkzaamheden die onderwerp zijn van deze overeenkomst.
Namens de Gemeente De Bilt Namens <Naam>
<Naam ondergetekende> <Naam ondergetekende>
<Functie> <Functie>