SUPPLY CHAIN VOORWAARDEN

Om de kwaliteit ten behoeve van onze ondernemers en consumenten te blijven verzekeren, heeft PLUS het document Supply Chain Voorwaarden (hierna te noemen: ‘Voorwaarden’) voor leveranciers opgesteld. Hierin zijn regelingen opgenomen voor onder meer de verpakking van producten, kwaliteit van de producten zelf, de logistiek en de financiële afwikkeling van transacties. De Voorwaarden bevatten tevens regelingen voor calamiteiten en recalls.

Vanaf 2023 ontvangt PLUS goederen in haar distributiecentrum in Oss. Dit distributiecentrum is volledig geautomatiseerd. Bij levering aan een geautomatiseerd distributiecentrum gelden andere voorwaarden dan in een manueel distributiecentrum. Deze voorwaarden zijn in dit document opgenomen.

Aanvullend op de Algemene Inkoopvoorwaarden beschrijven deze voorwaarden de regels en afspraken hoe de leverancier onder meer zijn producten aan PLUS dient af te leveren. PLUS behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen. Deze voorwaarden zijn onlosmakelijk verbonden met de Overeenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden.

1.2. Definities

In deze voorwaarden worden de hierna met een hoofdletter aangeduide termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven:

• PLUS: PLUS Retail B.V., gevestigd te Utrecht, alsmede aan haar gelieerde rechtspersonen;

• Opdrachtnemer: Iedere (rechts)persoon die met PLUS een Overeenkomst heeft gesloten;

• Opdracht: alle schriftelijk, mondeling of elektronisch aan Opdrachtnemer verstrekte opdrachten van PLUS betreffende de levering van goederen en/of het verrichten van diensten;

• Overeenkomst: de overeenkomst tussen PLUS en Opdrachtnemer betreffende de levering van goederen en/of diensten;

• Partij(en): PLUS en Opdrachtnemer afzonderlijk respectievelijk gezamenlijk;

• Voorwaarden: Deze Supply Chain voorwaarden.

1.3. Afkortingen

In deze voorwaarden worden de hierna gebruikte begrippen als volgt gedefinieerd:

• Algemene Levensmiddelenverordening: Verordening (EG) Nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 28 januari 2002 tot vaststelling van de algemene beginselen en voorschriften van de levensmiddelenwetgeving, tot oprichting van een Europese Autoriteit voor voedselveiligheid en tot vaststelling van procedures voor voedselveiligheidsaangelegenheden;

• Algemene Inkoopvoorwaarden: Algemene Inkoopvoorwaarden PLUS

• APERAK - Application Error and Acknowledgement Message: Elektronische orderbevestiging gebruikt in EDI-berichtgeving;

• DESADV - Despatch Advice: Elektronische pakbon gebruikt in EDI-berichtgeving;

• EDI - Electronic Data Interchange;

• FEFO - First Expired First Out: Methode waarbij de goederen waarvan de houdbaarheid het eerst is verlopen als eerste worden verstuurd;

• GFSI - Global Food Safety Initiative;

• GLN - Global Location Number: Wereldwijd gebruikte, uniforme GS1-barcode ter identificatie van een locatie (adrescode);

• GS1 DAS - GS1 Data Source: De artikeldatapool van GS1 Nederland voor de uitwisseling van artikelgegevens;

• GDSN - Global Data Synchronisation Network: Een datapool netwerk gebaseerd op GS1-normen. Een netwerk stelt bedrijven over de hele wereld in staat om gestandaardiseerde productstamgegevens uit te wisselen met hun handelspartners.

• GTIN - Global Trade Item Number: Wereldwijd gebruikte, uniforme, 8/12/13/14-cijferige GS1- barcode ter identificatie van een product of dienst die wordt verhandeld (geprijsd, besteld, gefactureerd, etc.). Ook bekend als EAN- of barcode;

• KPI – Kritieke Prestatie-Indicator;

• Incoterms – International Commercial Terms: Internationale standaard over de rechten en plichten van de koper en verkoper bij internationaal transport van goederen, ontwikkeld en gepubliceerd door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC);

• INVOIC - Invoice: Elektronische factuur gebruikt in EDI-berichtgeving;

• MDM - Master Data Management;

• NVWA - Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit;

• Sandwichpallet: Een tussenpallet die door de leverancier wordt toegevoegd om te voorkomen dat een pallet meer dan 1 (één) product bevat;

• OoS - Out of Stock;

• SLA – Service Level Agreement;

• SSCC - Serial Shipment Container Code: 18-cijferige GS1-barcode ter identificatie (track-and-trace) van een logistieke eenheid, zoals een pallet;

1.4. DC structuur

De distributie naar de PLUS supermarkten vindt in 2022 plaats vanuit drie regionale distributiecentra en een landelijk distributiecentrum.

De drie regionale distributiecentra zijn:

• RDC in Haaksbergen

• RDC in Xxxxxxx-Xxx-Ambacht

• RDC in Ittervoort

Het landelijke distributiecentrum is:

• LDC in Middenbeemster (slowmoving artikelen)

Vanaf medio 2023 gaat PLUS de transitie inzetten naar een gemechaniseerd DC in Oss, uiteindelijk zal de volgende DC structuur gaan gelden (situatie medio 2024):

• Landelijk DC in Oss (gemechaniseerd)

• Regionaal DC in Gieten

1.5. Specificaties, bestelwijze en vereisten

• Leverancier draagt er voor zorg dat de artikelen in overeenstemming zijn met de specificaties zoals beschreven in deze voorwaarden.

• Bestelling en levering vindt plaats als volgt: leverancier staat er voor in dat de vereisten worden nageleefd zoals beschreven in deze voorwaarden.

• Het is PLUS toegestaan de specificaties en vereisten zonder toestemming van leverancier te wijzigen indien afnemer leverancier daarvan in kennis stelt.

2. ELEKTRONISCHE GEGEVENSUITWISSELING

2.1. Artikelgegevens

PLUS heeft zich ten doel gesteld alleen 100% correcte (artikel)data in haar systemen te importeren, zodat betrouwbare informatie ter beschikking komt voor PLUS en haar ondernemers. Daarom accepteert PLUS alleen artikelgegevens die via GS1/DAS of een andere GDSN gecertificeerde database zijn aangeleverd. De leverancier is verantwoordelijk voor juiste, volledige en tijdige aanlevering van artikelgegevens langs deze weg. Onder artikelgegevens is mede de wettelijk verplichte etiketinformatie begrepen.

Verder dient de leverancier zich aan de volgende regels te houden:

• De definitieve artikeldata van nieuwe artikelen dienen minimaal 10 weken voor introductie bij PLUS aangeboden te worden;

• Contactgegevens inclusief GLN’s, gebruikte datapool (GDSN) en contactpersonen dienen vooraf tussen de leverancier en PLUS MDM te zijn uitgewisseld;

• Artikelgegevens dienen te worden aangeleverd conform de afspraken in de Nederlandse levensmiddelen- en drogisterijsector, zoals die zijn vastgelegd in de meest recente GS1- invoeringsconventie;

• Aangeboden artikelgegevens dienen voorzien te zijn van etiketinformatie, conform Verordening (EU) nr. 1169/2011 van 25 oktober 2011 betreffende de verstrekking van voedselinformatie aan consumenten; Warenwetbesluit informatie levensmiddelen en ander van toepassing zijnde wetgeving;

• Producten dienen te worden aangeboden conform de meest recente versie van de internationale regels voor het meten van producten, zoals opgesteld door GS1DAS;

• GTIN’s worden uitsluitend conform de meest recente versie van de GTIN Allocation Rules toegekend of gewijzigd;

• Iedere wijziging, waaronder sanering, van een bestaand artikel dient tijdig, dan wel ten minste 8 weken van te voren door de leverancier aan PLUS gepubliceerd en gecommuniceerd te worden.

• Leveranciers fysieke controle van de artikelen en data te laten uitvoeren door een door GS1 Nederland gecertificeerd data capturing bedrijf voordat de informatie aan PLUS wordt aangeboden.

2.2. Databetrouwbaarheid

Van essentieel belang is de databetrouwbaarheid bij de gegevensuitwisseling. PLUS beoordeelt de ontvangen data op kwaliteit (volledigheid, tijdigheid en juistheid). De leverancier draagt eventuele (herwerk)kosten bij foutieve, onvolledige of niet tijdige aanlevering van artikelgegevens. Dit geldt eveneens voor de kosten van eventuele extra (preventieve) controles, indien de kwaliteit van in het verleden door de leverancier aangeleverde data onvoldoende betrouwbaar is gebleken.

2.3. Transactionele berichten

De uitwisseling van orders, orderbevestigingen, leveringen en facturen tussen de leverancier en PLUS verloopt elektronisch door middel van EDI-berichten. De leverancier gebruikt voor alle EDI-berichten steeds de meest recente versie van GS1 berichtenstandaarden en invoeringsconventies en wordt geacht zich actief op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen en deze overeenkomstig na overleg met PLUS door te voeren.

Het elektronisch berichtenverkeer tussen de leverancier en PLUS vindt als volgt plaats:

• ORDERS: PLUS verstuurt een order met het bericht orders aan de leverancier;

• APERAK: De leverancier verstuurt een bevestiging van ontvangst van de order binnen tenminste 30 minuten met het bericht APERAK;

• DESADV: De leverancier verstuurt een elektronische pakbon met het bericht DESADV level 4 met SSCC. DESADV-berichten moeten minimaal 2 (twee) uur voor de levering bij PLUS binnen zijn. DESADV-berichten dienen alle relevante informatie te bevatten en dienen overeen te komen met de fysieke inhoud van de levering (aantal handelseenheden, gewicht, artikel GTIN) en bijbehorende SSCC-label(s);

• INVOIC: De leverancier verstuurt na levering van de betreffende order een factuur met het bericht INVOIC aan PLUS of door PLUS aangegeven instanties. In dit bericht staan de productensoorten, stukprijs en het aantal vermeld. INVOIC-berichten dienen overeen te komen met de fysieke inhoud van de levering (aantal handelseenheden, gewicht, artikel GTIN en artikelomschrijving).

De leverancier draagt eventuele (herwerk)kosten bij foutieve, onvolledige of niet tijdige aanlevering van EDI-berichten.

3. SERVICE LEVEL AGREEMENT EN LEVERING

PLUS gaat ervan uit dat de leverancier op elk gewenst moment en op elke gewenste dag kan leveren. Weekendleveringen en nachtleveringen dienen derhalve mogelijk te zijn zonder meerkosten en met behoud van de THT-garantie.

3.1. Service Level Agreement

Deze Service Level Agreement, hierna: SLA, heeft als doel de logistieke samenwerking vast te leggen om tot een optimale kwaliteit van leveren te komen. Derhalve een efficiënte doorstroom en verwerking te krijgen en vertraging voor de leveranciers en PLUS te voorkomen.

3.2. Key Performance Indicators

• Levertijdigheid

• Levervolledigheid

• Data betrouwbaarheid

3.3. Levertijdigheid

Levertijdigheid betreft het aanleveren van goederen aan het distributiecentrum van PLUS bij Goederen ontvangst op het afgesproken tijdstip. In de order staat een leverdag en via het Appointment Scheduling System (Manhattan) bepaalt de leverancier of transporteur (in opdracht van de leverancier) zelf een levertijdstip. Het moment van aanmelden bij het distributiecentrum wordt genomen als tijdstip van aankomst. De levertijdigheid wordt per levering gemeten en periodiek (per 4 weken) verstrekt en beoordeeld. Voor de toetsing aan de norm geldt een bucket van 1 periode, dat wil zeggen het aantal leveringen in de periode van 4 weken.

KPI Levertijdigheid = ∑ aantal op tijd geleverde zendingen / ∑ aantal geleverde zendingen * 100%

Norm:

98.5% ≤ 100% Groene zone, goede performance

95% ≤ 98.5% Oranje zone, verbeteringsplan gewenst

< 95% Rode zone, verbeteringsplan vereist

	X-30	X	X+30
Te vroeg	30 minuten eerder	Afgesproken tijdsvenster	30 minuten later	Te laat

Het aanmelden van de zending bij de toegang tot het terrein in het yard management systeem wordt gemeten en is niet afhankelijk van het aantal geleverde pallets. Het aantal geleverde pallets wordt gemeten bij de levervolledigheid. Bij gecombineerde zendingen wordt de aanmelding van de vrachtauto gemeten ongeacht welke leverancier het eerst wordt gelost en geldt voor alle leveranciers die onderdeel van de desbetreffende gecombineerde vracht uitmaken. Wanneer de levering van één geplaatste order verdeeld wordt over meerdere vrachtauto’s en of meerdere levermomenten, is de aankomsttijd van de laatste vrachtauto die het te leveren volume compleet maakt bepalend.

Daarbij geldt het volgende:

• Indien een leverancier zich te vroeg aanmeldt wordt, indien er personeel en een dock beschikbaar is, de leverancier gelost.

• Ook gemelde vertragingen worden meegenomen.

• In geval van backhauling moet de “levertijd” als “ophaaltijd” gelezen worden.

3.4. Bestel- en aflevermomenten

De webapplicatie voor ontvangstplanning (Manhattan) voor het DC en de leveringscategorie geeft een voorstel voor een levermoment. Dit heeft als doel om een efficiënte doorstroom en verwerking te krijgen en vertraging voor de leveranciers en PLUS te voorkomen. Indien levering binnen het voorgestelde levermoment niet mogelijk is geldt dat de leverancier of transporteur binnen het opgegeven tijdsvenster zelf hun exacte levertijd moeten selecteren middels Manhattan. Vanaf het geselecteerde tijdstip wordt een deur vrijgehouden. Zonder vooraf intekenen kan er niet worden gelost. Bij te laat komen zal de leverancier moet wachten totdat er een slot vrij is.

3.5. Levervolledigheid

Levervolledigheid betreft het aantal geleverde collo gedeeld door het aantal bestelde collo per levering. Het betreft alle actieve artikelen inclusief de promo artikelen. De levervolledigheid wordt wekelijks gemeten en periodiek (per 4 weken) verstrekt en beoordeeld. Hierbij geldt

KPI Levervolledigheid = ∑ aantal geleverde collo / ∑ aantal bestelde collo * 100% Norm:

98.5%	≤ 100%	Groene zone, goede performance
95%	≤ 98.5%	Oranje zone, verbeteringsplan gewenst
	< 95%	Rode zone, verbeteringsplan vereist

Daarbij geldt het volgende:

• Door PLUS geannuleerde orders worden buiten de berekening gehouden.

• Vooraf gemelde niet-leveringen worden meegeteld als manco.

• In geval van back-orders worden de niet-leveringen meegeteld als manco.

• Geleverde collo met te korte THT’s worden meegeteld als manco.

• PLUS stuurt automatisch wekelijks en pro-actief de levervolledigheidsperformance rapportage.

• Aan de leverancier wordt gevraagd een manco verklaring te geven over de laatste periode.

• De berekeningswijze van de levervolledigheid en de levertijdigheid is helder en de onderliggende data zal periodiek door PLUS worden gerapporteerd.

• De door PLUS gerapporteerde cijfers zijn in principe leidend.

• De leverancier heeft de mogelijkheid om binnen 5 werkdagen de door PLUS gepubliceerde leveringsperformance te betwisten.

• Wanneer er binnen het bovenvermelde tijdvenster door de leverancier geen gebruik wordt gemaakt om de leveringsperformance te betwisten, zal de gerapporteerde leveringsperformance als gevalideerd worden beschouwd.

3.6. Leverkwaliteit

De data worden door afnemer gemeten en gerapporteerd aan de leverancier. Het betreft hier volledigheid, tijdigheid en juistheid. Volledigheid betreft hier het geleverde versus bestelde aantal collo. Tijdigheid of het binnen het afgesproken tijdslot is geleverd en juistheid de manier van palletopbouw conform GS1.

4. OPERATIONELE INFORMATIE VOORZIENING

De leverancier is gehouden om PLUS tijdig complete en correcte informatie aan te leveren.

4.1. Leveringen aan het distributiecentrum

Het is essentieel dat de zending door de leverancier van de juiste SSCC-labels wordt voorzien. Het aanbrengen van de SSCC-labels op de juiste posities op de pallet is van belang voor een vlotte DC afhandeling. (eerste label dient rechtsboven aan de korte zijde van de pallet te worden aangebracht, het tweede label dient rechtsboven aan de aanliggende zijde van de lange zijde van de pallet te worden aangebracht). Zie de GS1 richtlijnen voor meer informatie over de exacte posities van het SSCC label.

4.2. Leveren van artikelinformatie met betrekking tot out of stock

In geval van tijdelijke out of stocks (hierna: “OoS”) is de leverancier verplicht om tijdig en proactief informatie te verstrekken aan PLUS omtrent deze OoS. Informatie die in ieder geval geleverd moet worden is bijvoorbeeld: Wat is de reden van de OoS? Wanneer is de OoS weer leverbaar? Zijn er eventueel alternatieven leverbaar? Hoe wordt deze OoS in de toekomst voorkomen?

4.3. Reactie en oplostermijn

Indien PLUS mondeling dan wel schriftelijk aangeeft dat een probleem is geconstateerd met betrekking tot de levering, dient de leverancier daarop binnen 24 uur een schriftelijke reactie te geven (“reactietermijn”) en binnen 3 werkdagen zorg te dragen dat het betreffende probleem is opgelost (“oplostermijn”), behalve indien partijen voor specifieke problemen schriftelijk een afwijking zijn overeengekomen.

4.4. Vooraankondiging

Van een leverancier wordt verwacht dat in geval van geplande ingrijpende wijzigingen in het Supply Chain proces (order to deliver) PLUS van tevoren wordt geïnformeerd. Voorbeelden van ingrijpende wijzigingen zijn; het installeren van een nieuw ERP systeem, veranderingen in delen van de Supply Chain zoals het openen c.q. sluiten van een distributiecentrum, het veranderen van transporteur, het openen en/of sluiten van een productiesite. Kortom daar waar het data en/of product raakt. PLUS wil ten minste 3 maanden van tevoren op de hoogte zijn van het globale traject, de timing, de impact en het back-up plan. In overleg met PLUS dient vooraf een plan opgesteld te worden om de overgang gecontroleerd te laten verlopen en dat borgt dat de winkels hier geen hinder van ondervinden.

4.5. Calamiteit

Er is sprake van een calamiteit als het ernaar uitziet dat het totale order to deliver proces stagneert voor tenminste 24 uur. In het geval van een calamiteit wil PLUS, uiterlijk 2 uur nadat het incident heeft plaatsgevonden, geïnformeerd worden door de (eind-) verantwoordelijke van de betreffende leverancier.

PLUS vraagt om een eenduidige schriftelijke informatiebron, op een centraal platform, gebruik makend van de huidige of anderszins beschikbare communicatiemiddelen. De leverancier dient binnen 2-4 uur een centraal platform operationeel te hebben. Een centraal platform, gebruik makend van bijvoorbeeld e-mail, WhatsApp groep of crisis-site, dient vooraf met PLUS te worden afgestemd. Middels deze informatiebron(nen) wordt de laatste stand van zaken bekend gemaakt en actueel ververst. De communicatie van de leverancier naar PLUS omvat tenminste de oorzaak, het gevolg, de voorgestelde hersteloperatie, de timing, de voortgang en een volgend communicatie moment.

PLUS verwacht dat de leverancier in geval van grote calamiteiten zich kan herstellen binnen 7-14 kalenderdagen afhankelijk de omvang van de calamiteit. Zodat de levertijdigheid en levercompleetheid

weer conform het normale patroon loopt. Gelede schade en/of extra kosten worden verhaald op de leverancier.

4.6. Calamiteitenplan en riskmanagementprocedure

De leverancier dient over een calamiteitenplan en riskmanagementprocedure te beschikken om de leveringsgarantie te waarborgen. De leverancier kan gevraagd worden om een intern door de leverancier vastgesteld document te overleggen waarin een dergelijk plan en procedure is opgenomen.

5. LEVERING EN LADINGDRAGERS

PLUS verwacht van haar leverancier dat zij voldoet aan de GS1-Richtlijnen voor levering aan een gemechaniseerd DC. De richtlijnen zijn te vinden op xxx.XX0.xx.

5.1. Transportbestendigheid

Het gewicht op een pallet, rolcontainer, display en/of andere ladingdragers dient door de Leverancier dusdanig verdeeld te zijn dat de inhoud op deze drager niet verzakt, scheef staat en/of andere gevaarlijke en ongewenste situaties veroorzaakt. Indien een zending niet voldoet kan deze geweigerd worden en/of extra handelingskosten kunnen in rekening worden gebracht. Dit doet uiteraard geen afbreuk aan de wettelijke mogelijkheden die ons ter beschikking staan in het geval van een tekortkoming, zoals het vorderen van schadevergoeding.

5.2. Rol display

Door PLUS worden incidentele of vaste afspraken met een leverancier gemaakt inzake het aanleveren van displays en dienen de onderstaande richtlijnen en afspraken gevolgd te worden:

5.2.1. SSCC-label

De displays dienen aan de bovenkant van de lange en korte staande zijde voorzien te zijn van een SSCC- label met (minimaal) de volgende informatie:

• PLUS Artikelnummer en artikelomschrijving

• EAN Barcode

• Inhoud: Hoeveelheid consumenten eenheden

• THT/Xxx.xx./Productiecode

5.2.2. Rol display

• Afmeting (oppervlakte) van de rol display dient te voldoen aan de afmetingen van een dolly 60 X 40 cm of rolly 60 x 80 cm

• Afmeting (hoogte) van de display mag inclusief dolly of rolly niet hoger zijn dan 180 cm

• Gewicht van de display mag niet meer dan 250 kg. bedragen

• Leveranciers mogen uitsluitend gebruik maken van de stalen CC (Container Centralen) dolly of rolly

• Leverancier dient zelf voor voldoende dolly’s of rolly’s te zorgen en een sluitende registratie bij te houden.

• Retourstroom rolly’s/dolly’s vanuit de PLUS winkels verloopt via het VDC.

• Leverancier haalt zijn xxxxx’x retour via EPS fustloods Barendrecht – contact opnemen via ccfs- xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx-xxxxxxxxx.xxx.

5.3. Verpakkingsrichtlijnen en eisen

5.3.1. Colloverpakking

Alle producten dienen deugdelijk te worden verpakt. Daarbij dienen de producten zodanig verpakt te zijn, dat zij bij normaal vervoer de plaats van levering in goede staat bereiken en het lossen van de goederen veilig kan geschieden (conform GS1). In het bijzonder geldt dat:

• De leverancier zich conformeert aan de uitgangspunten van de stichting Collomoduul voor wat betreft de maatvoering;

• De verpakking eenvoudig en zonder hulpmiddelen kan worden geopend (bijvoorbeeld geen dozen met nieten, geen krachtlijm);

• In het geval van gebruik van karton de verpakking van zodanige kwaliteit is dat de verpakking niet inzakt en stapelbaar is met gelijke en andere verpakkingen;

• Indien gebruik wordt gemaakt van trays als omverpakking, dient de leverancier de tray te krimpen met folie.

• Het gebruik van tussenvellen op de pallets dient vermeden te worden.

• De producten dienen tot en met het uitpakken in de winkel in een deugdelijke en beschermende staat te zijn.

• Geen omverpakkingen en/of open collo

5.3.2. Tekst op colloverpakking

• Aan de buitenkant van het collo dient duidelijk herkenbaar te zijn wat de inhoud is (inhoud, merk en productnaam);

• In geval sprake is van een THT, dient deze duidelijk op de buitenkant van de collo zichtbaar te zijn;

• De GTIN (handelseenheid) van de collo dient eveneens duidelijk zichtbaar te zijn;

• De GTIN van de consumenteneenheid mag niet zichtbaar zijn buiten de collo;

• In geval sprake is van gevaarlijke stoffen dienen op de buitenzijde van de collo deugdelijke gevarenetiketten aanwezig te zijn, inclusief duidelijk leesbare UN-nummering en gevarenklasse;

• Het productblad gevaarlijke stoffen dient door leverancier overhandigd te zijn. In geval van wijzigingen in dit productblad dient dit telkens 8 weken voor artikel introductie door leverancier gemeld te worden;

• Lot- en serienummer dienen altijd op de doos zichtbaar te zijn.

De leverancier dient eventueel door PLUS aangeleverde verpakkingsmaterialen en overige zaken die ter be- en/of verwerking worden aangeleverd, zo spoedig mogelijk na ontvangst te controleren en te testen. De leverancier dient mogelijke gebreken en/of onregelmatigheden uiterlijk 3 (drie) dagen voor de be- en/of verwerking of het gebruik aan PLUS te melden.

5.4. Ladingdragers

Standaardisatie in de maatvoering van ladingdragers is van belang voor een efficiënt transport van de leverancier naar het distributiecentrum en/of de door PLUS aangewezen logistiek dienstverleners en verwacht daarom van haar leveranciers dat zij alle producten op pallets of rollende ladingdragers leveren en dat zij zich daarbij aan de onderstaande vereisten voor ladingdragers en palletstapeling en belading houden. Afwijkingen ten opzichte van de bovengenoemde eisen worden alleen geaccepteerd na de schriftelijke goedkeuring van PLUS

5.4.1. Rollende ladingdragers

• PLUS hanteert de volgende rollende ladingdragers: roll containers, xxxxx’x en dolly’s;

• PLUS kan de leverancier verplichten tot het leveren op rollende ladingsdragers voor specifiek te benoemen artikelen.

5.4.2. Palletkwaliteit

• PLUS hanteert twee palletmaten: 100x120 cm en 80x120 cm;

• De pallets dienen veilig, schadevrij, droog, schoon, ongediertevrij en kwalitatief goed te zijn conform GS1;

• One-way pallets worden niet geaccepteerd.

• Bij ondeugdelijke en/of beschadigde pallets dient de leveranciers c.q. de transporteur zorg te dragen voor een correcte vervangende pallet en de goederen om te stapelen conform afspraak.

• Goederen kunnen uitsluitend en alleen op poolpallets aangeleverd worden. Uitsluitend de volgende poolpallets worden geaccepteerd:

Poolorganisatie	Afmeting 100x120 cm	Afmeting 80x120 cm
LPR	X	X
CHEP	X	X
DPB	X
IPP LOGIPAL	X	X
POOLPALLETS (EPS Veiling)	X
H1 (vers)	X	X

5.4.3. Hoogte ladingdragers

• Maximale stapelhoogte is 230 cm, inclusief Europallet. In geval van een Blokpallet is de maximale stapelhoogte 215 cm, gezien hier een benodigde slave pallet wordt toegevoegd.

• Een beladen ladingdrager met afmeting 100x120 cm weegt maximaal 1.200 kilogram, inclusief ladingdrager.

• Bij een ladingdrager met afmeting 80x120 cm geldt een maximumgewicht van 1.000 kilogram, inclusief ladingdrager.

5.4.4. Belading en stapeling ladingdragers

• Ladingdragers worden gestapeld binnen hun grondoppervlak. Geen randen buiten de ladingdrager;

• Ladingdragers worden in een vast patroon en in verband gestapeld. De homogeniteit van de belading dient van dien aard te zijn dat na verwijdering van extra (transport)emballage de producten stabiel op de ladingdrager blijven staan;

• Elke laag bevat eenzelfde aantal colli;

• Ladingdragers bevatten maximaal 1 (één) THT per ladingdrager;

• Ladingdragers bevatten maximaal 1 (één) product per ladingdrager;

• Transportbestendig. Het gewicht op een pallet, roll container, display en/of andere ladingdragers dient door de leverancier dusdanig verdeeld te zijn dat de inhoud op deze drager niet verzakt, scheef staat en/of andere gevaarlijke en ongewenste situaties veroorzaakt.

5.5. Weigeren van levering

Indien een zending niet voldoet aan de eisen kan deze geweigerd worden. Dit geldt ook in geval er sprake is van ongedierte. De leverancier is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door onvoldoende en/of ondeugdelijke palletbelading. De leverancier draagt er voor zorg dat de artikelen altijd opgeslagen en vervoerd worden onder de condities dat de kwaliteit en voedselveiligheid gewaarborgd wordt.

5.6. Houdbaarheid

De door PLUS afgesproken houdbaarheidstermijn geldt bij iedere levering. Elke levering dient te geschieden volgens het FEFO-systeem. Ieder product hoort dus altijd minimaal dezelfde of een langere THT te dragen dan de producten uit iedere voorafgaande levering.

Per ladingdrager geldt dat alle artikelen dezelfde THT dienen te hebben. 1 (één) levering bevat maximaal 2 (twee) THT’s per product. Een ladingdrager bevat maximaal 1 (één) THT per ladingdrager. PLUS accepteert alleen producten die voldoen aan de THT-norm, zoals die is afgesproken tussen PLUS en de leverancier.

De leverancier draagt ervoor zorg dat de producten altijd en door de gehele keten worden opgeslagen en vervoerd onder condities die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en die ten minste voldoen aan alle wettelijke eisen.

5.7. Levering

Levering geschiedt uitsluitend met een gesloten vrachtauto met achterlossing. Zeil- wagens worden niet geaccepteerd.

Voor het lossen van frisdranken en bier dient – indien dit mogelijk is en PLUS dit verzoekt - de kettingbaan gebruikt worden. De kettingwagen en de pallets dienen van deugdelijke kwaliteit te zijn en foutloos en storingsvrij te werken. Als er niet geleverd wordt in een gevraagde vrachtwagen met automatisch laad-los dan belemmerd dit het leverproces en kan er extra wachttijd ontstaan.

De leverancier dient zich aan de op de afleverplaats geldende voorschriften te houden. De chauffeur dient altijd zelf te lossen en goederen op de aangegeven plaats neer te zetten.

5.8. GS1-label met SSCC-code

5.8.1. Aantal en plaats

Iedere verzendeenheid dient voorzien te zijn van 2 (twee) GS1-labels met SSCC-code (level 4). In geval van Sandwichpallets dient iedere individuele Sandwichpallet separaat gelabeld te zijn (met een unieke SSCC). De labels dienen op de in GS1-regels aangegeven plaatsen geplakt te worden. Zie hiervoor de handleiding op xxx.xx0.xx. Indien een leverancier nog niet met voornoemd GS1-label kan leveren dan wordt de levering niet geaccepteerd.

Bij aanlevering op de eindbestemming mag de verzendeenheid alleen voorzien zijn van de GS1-labels van de betreffende levering. Alle overige labels waarop informatie in barcodevorm staat, moeten voor aanlevering verwijderd of afgeplakt zijn.

5.8.2. Formaat en inhoud

Iedere ladingdrager dient voorzien te zijn van een GS1-label in A-5 formaat. De opmaak en inhoud van het label dient te voldoen aan het GS1-format. Ieder label vermeldt:

• SSCC-nummer;

• GTIN besteleenheid;

• hoeveelheid producten;

• THT per ladingdrager;

• het ordernummer van de afnemer;

• omschrijving van de producten;

• netto- en brutogewicht van de goederen;

• inhoud per collo;

• aantal colli;

• aantal ladingdragers.

Labels waarop de GTIN staat geprint dienen zodanig bevestigd te worden dat deze onder normale omstandigheden niet loslaten en zodanig vlak zijn dat het scannen niet wordt belemmerd.

5.9. Emballage

Leverancier wordt verzocht alle extra gebruikte emballage (waaronder begrepen pakkisten, kratten, laadborden, dolly’s etc.), met uitzondering van zaken die deel uitmaken van het zogenaamd poolsysteem, voor eigen rekening en risico direct na lossen retour te nemen.

5.10. Ontvangst en controle

Als er verkeerde artikelen in de logistieke keten belanden, kan dat veel problemen opleveren: artikelen zijn niet scanbaar, er ontstaan voorraadtekorten, artikelen raken bedorven, etc. Het is daarom van groot belang dat de levering precies overeenkomt met wat afgesproken is.

PLUS zal in dat kader de door de leverancier geleverde producten mogen controleren en de leverancier zal daarbij zijn medewerking verlenen. Bij de controle kan een controleur van PLUS de informatie op de verpakking checken, de GTIN, de hoeveelheid en de THT. Ook zal hij de ladingdragers kunnen controleren (op soort, aantal, stapeling en stevigheid) en de pakbon (aantallen artikelen en ladingdragers). Daarbij dient de hoeveelheidvermelding te corresponderen met de besteleenheden (bijvoorbeeld het aantal kratten) en dus niet met consumenteneenheden (bijvoorbeeld het aantal kilo’s of andere inhoudsmaat). Tot slot zal de controleur ook monsters kunnen nemen. PLUS is niet verplicht om leveringen te controleren en kan een levering ook onder voorbehoud accepteren. Geleverde producten die niet door PLUS waren besteld, worden geweigerd. Indien PLUS een controle op de producten uitvoert, mag de wagen pas vertrekken als de lading akkoord is bevonden door de betreffende controleur.

5.11. Algemeen voorbehoud

Teneinde de verblijftijd op het distributiecentrum te reduceren kan PLUS in bepaalde gevallen instemmen om bij in ontvangst neming onder “algemeen voorbehoud” te tekenen. Ongeacht de afgifte door PLUS van een schoon of uitsluitend van een algemeen voorbehoud ontvangstbewijs, wordt schade of gedeeltelijk verlies van door Leverancier afgeleverde zaken immers vermoed te zijn ontstaan gedurende de periode na in ontvangst neming ten vervoer en voor aflevering door de Leverancier indien PLUS zodanige schade of verlies binnen 24 uur na aflevering vaststelt en schriftelijke ter kennis van de Leverancier brengt. Onder schriftelijk wordt hier tevens begrepen berichtenuitwisseling via e- mail.

Het kan voorkomen dat PLUS niet in staat is de goederen in ontvangst te nemen op het overeengekomen tijdstip. In dat geval zal de leverancier de goederen als kenbaar eigendom van PLUS bewaren, beveiligen en verzekeren en alle redelijke maatregelen treffen om achteruitgang in kwaliteit te voorkomen. De leverancier zal op zijn verzekeringspolis(sen) laten opnemen dat eventuele uitkeringen door de verzekeringsmaatschappij direct gedaan zullen worden aan PLUS

PLUS en de leverancier zullen nadere afspraken maken over de termijn voor bewaring, die maximaal 60 (zestig) werkdagen zal zijn.

Als PLUS constateert dat bepaalde artikelen niet aan de opgestelde of goedkeurde specificatie of monsters voldoen, dan geldt dat als een tekortkoming ten aanzien van de gehele partij. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om producten met een onjuiste THT, producten die op een onjuiste temperatuur zijn gehouden of vervoerd en om beschadigde producten. PLUS kan dan de betreffende goederen of partij (onverwijld) retourneren aan de leverancier. Alle kosten die daarbij gemoeid zijn (zoals vrachtkosten en in- en uitslagkosten) komen voor rekening en risico van de leverancier. Daarnaast kan PLUS vervanging of (volledige) creditering van de afgekeurde goederen verlangen, schadevergoeding van de leverancier vorderen en/of de betreffende Overeenkomst ontbinden, conform het bepaalde in de Algemene Inkoopvoorwaarden.

Goedkeuring van een partij goederen ontslaat de leverancier niet van zijn verplichtingen, onder meer ten aanzien van verborgen gebreken. Daarnaast impliceert goedkeuring niet automatisch goedkeuring voor een andere partij.

De leverancier dient klachten met betrekking tot leveringen op werkdagen binnen 4 (vier) uur in behandeling te nemen en binnen 24 (vierentwintig) uur af te wikkelen. Indien het de leverancier niet lukt de klacht binnen die termijn af te wikkelen, dient de klacht geanalyseerd te worden met een bijbehorende oplossing c.q. erkenning van aansprakelijkheid.

6. RECALL

Het kan voorkomen dat bepaalde geleverde producten niet voldoen: omdat ze ongeschikt zijn voor gebruik of consumptie (door bijvoorbeeld afwijkingen of mogelijke gezondheidsrisico’s) of omdat daarover twijfel bestaat bij PLUS of het winkelend publiek. In dergelijke gevallen kan PLUS besluiten om de betreffende producten terug te roepen uit de winkels en bij afnemers. Indien producten al door het winkelend publiek zijn gekocht, kan PLUS het publiek oproepen die producten te retourneren. PLUS heeft voor de leverancier een plan opgesteld dat in geval van zo’n recall nageleefd moet worden: de recall procedure.

6.1. Procedure

Zodra de leverancier constateert dat een product niet voldoet (of over informatie beschikt waaruit blijkt dat een product niet voldoet), meldt de leverancier dit aan PLUS. Hiermee wordt de recall procedure in werking gezet. Leverancier zal op eerste verzoek van PLUS binnen 24 (vierentwintig) uur een rapport opstellen waarin alle relevante informatie en documentatie is opgenomen met betrekking tot het betreffende product. Het rapport bevat in ieder geval de volgende gegevens:

• Het betreffende product: naam, GTIN, THT, leveringsdatum per distributiecentrum, aantal colli per levering, ordernummer;

• Het productieproces van het betreffende product;

• De bereidingswijze van het betreffende product;

• De productspecificatie van het betreffende product;

• Een risicoanalyse van het betreffende product;

• (Ongewenste) effecten op de gezondheid van het betreffende product;

• Namen en e-mailadressen van de belangrijkste betrokken medewerkers van de leverancier;

• Gegevens van de toeleverancier(s) van het betreffende product;

• (Eventuele) overige door PLUS gewenste informatie.

• Wijze van vergoeden en informatie verstrekken aan de consument van niet-PLUS Huismerk artikelen (dit gebeurt via de leverancier).

Gedurende de recall rapporteert de leverancier dagelijks de meeste actuele informatie aan PLUS. Ook is de leverancier steeds telefonisch bereikbaar voor PLUS voor overleg en het geven van informatie en assistentie bij het uitvoeren van de recall procedure. In dat kader informeert de leverancier zo spoedig mogelijk over de telefoonnummers waarop (tijdens en buiten) kantooruren bereikbaar is. PLUS bepaalt in overleg met de leverancier de communicatie met de NVWA.

6.2. Retourproces

De betreffende producten die aan de winkels zijn uitgeleverd worden in de winkel vernietigd. Ons logistieke proces is niet ingericht op retourname via de bestaande logistieke stromen. Enkel bij uitzondering (op verzoek van de NVWA) worden deze via het DC centraal geretourneerd. DC voorraad wordt per definitie retour gestuurd. De leverancier haalt vervolgens de betreffende producten op de door PLUS aangegeven plaats en tijdstip op en zorgt voor de afvoering en vernietiging ervan.

De leverancier doet geen mededelingen over de recall aan derde partijen, tenzij PLUS daarvoor vooraf toestemming heeft gegeven. Alle kosten die direct en/of indirect gemoeid zijn met de recall komen voor rekening van de leverancier.

7. SUPPLY CHAIN OVERLEG

7.1. SLA

Partijen zullen bij de uitvoering van deze SLA trachten te komen tot efficiencyverbeteringen en beheersing van de totale kosten.

7.2. Overlegstructuur

Om een optimale kwaliteit van levering te bereiken zal periodiek een Supply Chain overleg worden gepland met afdeling PLUS Leveranciersmanagement. In het Supply Chain overleg wordt de voortgang besproken. Knelpunten worden benoemd en actieplannen worden gemaakt om deze knelpunten te verbeteren. De overleg-frequentie zal afhankelijk zijn van de performance en de grote van de het assortiment dat geleverd wordt.

8. HET COMPENSATIE BELEID

Het is in het belang van PLUS en de leverancier dat de leveringsperformance optimaal is. Indien de leverancier, op grond van de overeengekomen KPI’s aangaande de levervolledigheid, levertijdigheid en databetrouwbaarheid in gebreke blijft wordt een verbetertraject gestart.

Na de eerste periode (4 weken) wordt vastgesteld dat de leverancier niet voldoet aan de overeengekomen leveringsperformance. De leverancier wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd over de tekortkoming. Wij praten in ieder geval over een tekortkoming als de Key Performance Indicatoren (KPI) over één periode van 4 weken gemiddeld niet kwalificeert als een ‘goede’ performance. Er wordt verwacht van de leverancier dat hij gedurende deze periode al actie onderneemt.

Aan de leverancier wordt de gelegenheid geboden om uiterlijk binnen twee weken een verbeterplan op te stellen, te presenteren en deze tot uitvoer te brengen. Nadat het verbeterplan is geaccepteerd en de leverancier heeft aangegeven dit te hebben geïmplementeerd, zal PLUS direct een meetcyclus van 4 aaneengesloten weken starten.

Wanneer na deze meetperiode van 4 aaneengesloten weken blijkt dat de performance zich nog steeds niet als ‘goed’ kwalificeert, heeft PLUS het recht om een compensatie voor gederfde omzet te verlangen. Deze compensatie zal worden berekend vanaf de eerste periode dat de leveranciers slecht presteert en loopt door tot dat de performance zich weer heeft hersteld naar het overeengekomen KPI niveau.

Deze compensatie doet geen afbreuk aan de wettelijke mogelijkheden die tot onze beschikking staan bij een tekortkoming, zoals het recht om schadevergoeding te vorderen dan wel de overeenkomst te ontbinden.

Indien sprake is van overmacht in de zin van de wet zal geen compensatie worden verlangd. Ook indien sprake is van een noodsituatie, die door PLUS als zodanig wordt gekwalificeerd, zal ook geen compensatie worden verlangd.

Document Metadata

Table of Contents

SUPPLY CHAIN VOORWAARDEN

Document Metadata