Bestek:
Xxxxxx S&L/AO/404/2014 –Beheerssysteem voor de wachtrijen in Luik 1/
Bestek:
Open offerteaanvraag voor de levering, de installatie, het in werking stellen en het onderhoud van een beheerssyteem voor de wachtrijen (ticketing) in het gebouw gelegen Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Xxxx.
Publicatie op Belgisch niveau
Bestek nr.: S&L/AO/404/2014 Opening van de offertes: 24/03/2015 om 14u30
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN 4
B. Algemene bepalingen 4
1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 4
2. DUUR VAN HET CONTRACT 5
3. AANBESTEDENDE OVERHEID – BIJKOMENDE INFORMATIE. 5
4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 6
4.1. Wetgeving 6
4.2. Opdrachtdocumenten 6
5. ONVERENIGBAARHEDEN - BELANGENVERMENGING 6
5.1. ONVERENIGBAARHEDEN 6
5.2. BELANGENVERMENGING 6
6. INFORMATIESESSIE EN BEZOEK AAN HET GEBOUW 7
6.1 Informatiesessie 7
6.2 Bezoek aan het gebouw 7
C. GUNNING 8
1. RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES 8
1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes 8
1.1.1. Offertes ingediend xxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx 0
1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend 9
1.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte 10
1.2. Opening van de offertes 11
2. OFFERTES 11
2.1. In de offerte te vermelden gegevens 11
2.2. Structuur van de offerte 12
2.3. Geldigheidsduur van de offerte 13
2.4. Bij de offerte te voegen documenten en attesten 13
3. PRIJS. 14
4. TOEGANGSRECHT – KWALITATIEVE SELECTIE – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA 14
4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie 14
4.1.1. Toegangsrecht 15
4.1.2. Kwalitatieve selectie 18
4.1.2.1. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver 18
4.2. Regelmatigheid van de offertes 18
4.3. Lijst van de gunningscriteria en evaluatiemethode 18
4.5. Garantie – dienst na verkoop – wisselstukken 19
D. UITVOERING 21
1. LEIDEND AMBTENAAR 21
2. PRIJSHERZIENING 21
3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER 22
4. TECHNISCHE OPLEVERING(EN) – OPLEVERING VAN DE GELEVERDE PRODUCTEN 22
4.1. Technische oplevering(en) 22
5.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd 24
5.2. Termijnen, uitvoeringsclausules, toegankelijkheid, coördinatie en omkadering van het personeel 24
5.3. Technische middelen 26
6. BORGTOCHT 26
6.1. Vestiging van de borgtocht 27
6.2. Vrijgave van de borgtocht 28
7. Uitvoeringsclausule 28
8. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN 29
9. GESCHILLEN 30
10. BOETES EN STRAFFEN 30
10.1. Boete voor laattijdige uitvoering van de opdracht 30
10.2. Straffen 30
10.3. Imputatie van de boetes en straffen 30
E. Algemene VOORSCHRIFTEN 31
1) BESCHRIJVING VAN DE INSTALLATIE: 31
2) TECHNOLOGIE: 32
3) LICENTIES EN GEBRUIKERSPROFIELEN 32
4) EVOLUTIE: 32
5) TAAL 32
6) INITIËLE PROGRAMMERING 32
7) DE OPLEIDING 33
8) ONDERSTEUNING BIJ DE OPSTART 33
9) LEVERINGEN 33
10) GARANTIE (ZIE PUNT 4.5 VAN DEEL C GUNNING) 33
11) ONDERHOUD VAN DE INSTALLATIE EN SUPPORT 34
12) BEKABELING 36
F. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 37
I. TICKETVERDELER 37
II. OPROEP VAN DE KLANTEN 39
III. TECHNISCHE INSTALLATIES: 40
PROGRAMMA: 41
BIJLAGEN 43
BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER 44
BIJLAGE 2: INVENTARIS 47
BIJLAGE 1.2: GARANTIE 50
BIJLAGE 1.3: NUTTIGE DOCUMENTATIE VOOR HET OPLEIDEN VAN DE GEBRUIKERS 51
BIJLAGE 1.4: NUTTIGE TECHNISCHE DOCUMENTATIE 52
FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën
Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen
North Galaxy - Toren B4 - bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
BESTEK nr. S&L/AO/404/2014
OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE LEVERING, DE INSTALLATIE, HET IN WERKING STELLEN EN HET ONDERHOUD VAN EEN BEHEERSSYSTEEM VOOR DE WACHTRIJEN (TICKETING) IN HET GEBOUW GELEGEN XXX XX XXXXXXX 0 XX 0000 XXXX.
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN
BELANGRIJK
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van de artikelen:
-
-
-
25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht;
33 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de vrijgave van de borgtocht;
154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen;
B. ALGEMENE BEPALINGEN
1. Voorwerp en aard van de opdracht.
De onderhavige opdracht betreft de levering, de plaatsing, de implementatie en het onderhoud van een beheerssysteem voor de wachtrijen (ticketing) in het gebouw gelegen Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Xxxx.
De gekozen procedure is die van de open offerteaanvraag met Belgische bekendmaking. Deze opdracht omvat één perceel.
Dit is een gemengde opdracht (KB van 15 juli 2011, artikel 2, 7°). Hetzij volgens globale prijs (KB van 15 juli 2011, artikel 2, 4°) voor:
• De initiële programmering van het systeem
• De ondersteuning bij de opstart
• De opleiding van sleutelgebruikers (+/- 50 personen) en het ter beschikking stellen van de documentatie
• Het onderhoud van een beheerssysteem voor de wachtrijen
En volgens prijslijst (KB van 15 juli 2011, artikel 2, 5°) voor de leveringen, de programmeringsuren (toevoegingen van specificiteiten op initiatief van de aanbestedende overheid), de licenties, de schermen, de kiosken en de printers.
Varianten zijn niet toegestaan.
2. Duur van het contract.
De aanbestedende overheid deelt de begindatum van de uitvoering van het contract mee in de brief van de kennisgeving van de gunning van de opdracht.
Het contract wordt gesloten voor een duur van zeven (7) jaar.
Elke partij kan het contract beëindigen aan het einde van elk jaar van het contract, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt:
- minstens (3) drie maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt;
- minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt.
De aanbestedende overheid behoudt zich bovendien het recht voor om middels een voorafgaande kennisgeving van 30 kalenderdagen per aangetekende brief, te allen tijde, van rechtswege en zonder schadevergoeding voor de dienstverlener, het contract gedeeltelijk of volledig te beëindigen, wanneer een deel van het te onderhouden materiaal door de diensten van de FOD FINANCIËN wordt afgedankt vóór het einde van het contract.
In de beide gevallen (jaarlijkse opzegging of wegens afdanking) mag de partij die de opzegging van het contract ondergaat daar geen schadevergoeding voor eisen.
BELANGRIJK:
De leverancier verbindt zich voor de duur van de opdracht berekend vanaf de dag die volgt op de datum van de kennisgeving:
1. om de beschikbaarheid te waarborgen van eventueel bijkomend materiaal besteld door de aanbestedende overheid op basis van prijslijsten in de inventaris, dit materiaal te leveren, te installeren en in werking te stellen;
2. om de beschikbaarheid van bestelde wisselstukken te waarborgen in het kader van deze opdracht.
3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie.
De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën.
Voor aanvullende informatie of opmerkingen betreffende het bestek kan de inschrijver contact opnemen met de projectbeheerders op het e-mailadres: xxx.xxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx.
4. Documenten van toepassing op de opdracht.
4.1. Wetgeving
- De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;
- Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 - koninklijk besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren;
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 - koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken;
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
- De algemene reglementering voor de arbeidsbescherming (ARAB) en de codex over het welzijn op het werk;
- De reglementering van de Europese Unie met betrekking tot overheidsopdrachten voor diensten;
- De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn der werknemers bij de uitvoering van hun werk;
- Het algemeen reglement op de elektrische installaties (AREI);
- De toepasselijke gewestelijke milieuwetgeving
- Alle wijzigingen in de wet en in de voormelde besluiten die van kracht zijn op de dag waarop de offertes worden geopend.
4.2. Opdrachtdocumenten
- De in het Bulletin der Aanbestedingen of in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en rechtzettingen betreffende deze opdracht maken integraal deel uit van het onderhavige bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden;
- Dit bestek nr. S&L/AO/404/2014.
- De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.
5. Onverenigbaarheden - belangenvermenging.
5.1. Onverenigbaarheden
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.
5.2. Belangenvermenging
In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ('revolving doors') zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht.
Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht.
Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (of, ingeval het gaat om een opdracht op defensie- en veiligheidsgebied: artikel 10 van de wet van 13 augustus 201 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied).
Concreet bestaat deze sanctie uit, al naargelang het geval, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht.
6. Informatiesessie en bezoek aan het gebouw.
6.1 Informatiesessie
Er wordt geen informatiesessie voorzien.
6.2 Bezoek aan het gebouw
Er wordt geen bezoek aan het gebouw voorzien.
C. GUNNING
1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes
1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes
Elke inschrijver mag slechts één offerte per opdracht indienen.
In toepassing van artikel 52, §2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van de offertes.
De offertes kunnen bijgevolg op volgende wijzen worden ingediend:
1) ofwel elektronisch via de e-tenderingapplicatie (zie hieronder voor meer informatie);
2) ofwel per brief (een aangetekende brief wordt aanbevolen) verzonden naar de aanbestedende overheid;
3) ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid.
1.1.1. Offertes ingediend via elektronische middelen
Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor de indiening van de offerte moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, §1, 1°van het KB van 15 juli 2011).
Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e- tenderingwebsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.
Aangezien het versturen van een offerte via e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen.
Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in pdf-formaat gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum.
Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte geregistreerd worden.
Meer informatie kan worden teruggevonden op de website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e-procurement: x00 (0)0 000 00 00.
BELANGRIJK
1. Het wordt aan de inschrijver aanbevolen zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden om contact te kunnen opnemen met de helpdesk van e- procurement bij eventuele toegangsproblemen tot de site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
2. Men moet rekening houden met de grootte van het langs elektronische weg ingediende dossier; het mag niet groter zijn dan 350 MB.
1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend
De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een gesloten omslag gestoken.
De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend ofwel:
- persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent;
- door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen, uiterlijk op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes;
- per post.
Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk.
De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard.
Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover:
- de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer,
- en de offerte per aangetekend schrijven op de post werd neergelegd uiterlijk vier kalenderdagen voorafgaande aan de datum die voor ontvangst van de offertes werd vastgesteld.
De offerte moet worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel en
een exemplaar op elektronische drager (cd-rom) in pdf-formaat.
In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd.
De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet kan worden. Hij zal in zijn offerte melding maken van: het voor de virusscan gebruikte programma (en de versie ervan) en de garantie dat de drager werd gescand en geen virus bevat.
De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes.
De offerte moet in een gesloten omslag worden gestoken waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht:
- het nummer van het bestek: S&L/AO/404/2014
- de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes: 24/03/2015 om 14u30
Deze verzegelde omslag wordt in een tweede omslag gestoken met de volgende vermeldingen:
- in de linkerbovenhoek:
- het woord "OFFERTE"
- het nummer van het bestek: S&L/AO/404/2014
- indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes:
− XXXXXXX Xxxxxxxxx 0257/63482
− XXX XXXXXXXXXX Wendy 0257/68347
− XXXXX Xxxxxx | 0257/89634 |
− XXXXXXX Xxxxxxx | 0257/79775 |
− XX XXXXXX Xxxxxxxx | 0257/73122 |
- op de voorziene plaats: het adres van de bestemmeling.
Wie zijn offerte per drager bezorgt, moet er rekening mee houden dat het gebouw North Galaxy enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op de Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xx 0000 XXXXXXX en dit uitsluitend tijdens de kantooruren van 9u00 tot 11u45 en van 14u00 tot 16u00.
Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen.
De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen.
De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres:
Federale Overheidsdienst FINANCIEN
Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen
Ter attentie van de xxxx Xxxxxx XXXXXX, adviseur North Galaxy - Toren B4
Koning Xxxxxx XX-laan 33 - bus 961 1030 BRUSSEL
1.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, dan moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 91 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. De wijziging of de intrekking van een reeds ingediende offerte is mogelijk via elektronische middelen die voldoen aan de vereisten van artikel 52, §1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 of op papier.
Om een reeds verzonden of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die behoorlijk ondertekend is door de inschrijver of diens gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.
De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, §1 van het KB van 15 juli 2011 worden meegedeeld voor zover:
1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent
2° en wordt bevestigd per aangetekende brief, verzo nden ten laatste de dag vóór de openingszitting.
Opmerking: om technische en organisatorische redenen geeft de aanbestedende overheid er de voorkeur aan dat de offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds
bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.
1.2. Opening van de offertes
Op 24/03/2015 om 14u30 zal in één van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xx 0000 XXXXXXX, in openbare zitting worden overgegaan tot de opening van de offertes ingediend voor deze opdracht (zonder bekendmaking van de prijzen).
Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart.
Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft afgesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting aangetekend is verzonden.
2. Offertes
2.1. In de offerte te vermelden gegevens
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het bijgevoegde offerteformulier alsook de prijsinventaris te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.”
De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.
Door het neerleggen van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meerdere bijlagen van zijn offerte.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet bekendgemaakt mag worden door de aanbestedende overheid.
Betreffende de onderaannemers
Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke aannemer zal/zullen worden uitgevoerd.
De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte:
- de forfaitaire prijzen (exclusief btw);
- het bedrag van de btw;
- de eenheidsprijzen (exclusief btw);
- het bedrag van de btw;
- het totale bedrag van de offerte in letters en in cijfers (inclusief btw);
- de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen;
- de hoedanigheid van de persoon of de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen;
- de datum waarop de voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend;
- het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);
- het registratienummer bij de RSZ;
- het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij enige andere financiële instelling geopend heeft;
- de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, de handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;
- alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes.
2.2. Structuur van de offerte
De offerte van de inschrijver bestaat verplicht uit vier afzonderlijke delen:
Deel A "Administratief deel"
Dit deel bestaat uit de volgende elementen: I. Offerteformulier
In dit hoofdstuk stelt de inschrijver in de opgelegde volgorde de volgende stukken voor:
1. Het offerteformulier ingevuld, gedateerd en ondertekend(bijlage 1.1.);
2. De prijsinventaris (bijlage 1.2.);
3. Voor iedere door een gevolmachtigde ingediende offerte voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de lastgeving gepubliceerd is.
II. Documenten betreffende de selectiecriteria
In dit hoofdstuk stelt de inschrijver de volgende stukken voor:
Documenten betreffende de selectiecriteria ter staving van de financiële en economische draagkracht van de inschrijver.
- De verklaring omtrent de omzetcijfers betreffende de diensten waarnaar de opdracht verwijst, gerealiseerd in de loop van de drie laatste jaren.
In dit hoofdstuk stelt de inschrijver in de opgelegde volgorde de volgende stukken voor:
1. Documenten betreffende de selectiecriteria ter staving van de financiële en economische draagkracht van de inschrijver (cfr. punt 4.1.2.1. hieronder).
2. Documenten betreffende de selectiecriteria ter staving van de technische draagkracht van de inschrijver (cfr. punt 4.1.2.2. hieronder).
Deel B "Bijlagen"
In dit gedeelte voegt de inschrijver het geheel van de bijlagen en de documenten toe die niet vereist werden in het vorige deel.
BELANGRIJK
De inschrijver moet de door de FOD FINANCIEN opgelegde structuur voor de voorstelling van zijn offerte naleven.
De inschrijver moet elke pagina van zijn offerte en van de bijlagen zonder onderbreking nummeren.
2.3. Geldigheidsduur van de offerte
De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, die aanvangt de dag na de dag van de opening van de offertes.
2.4. Bij de offerte te voegen documenten en attesten
De inschrijvers voegen bij hun offerte:
- alle documenten gevraagd in het kader van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 4 van deel C. Gunning);
- de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen;
3. Prijs.
3.1. Prijs
De opdrachtnemer wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de btw.
Alle prijzen zullen verplicht in euro worden uitgedrukt. Zijn inbegrepen in de prijs:
1° De fabricatiekosten van alle goederen en de stuk ken waaruit ze bestaan;
2° Het gebruik van materialen en werktuigen;
3° De personeelskosten voor het onderzoek, de uitvo ering en de plaatsing van het materiaal;
4° De verpakkingskosten, de laadkosten, de kosten v an overladen en intermediair lossen, de vervoerskosten, de verzekeringskosten en de inklaringskosten;
5° De kosten van het lossen, het uitpakken en het t er plaatse brengen op de leveringsplaats geïdentificeerd in punt 1 van het bestek;
6° Het terugnemen van de verpakkingen en het afval alsook hun recyclage, conform de wettelijke bepalingen of andere die doorslaggevend zijn op het vlak van het respect van de duurzame ontwikkeling;
7° De kost van de documentatie wat betreft de lever ing;
8° De communicatie van een technisch dossier aan de aanbestedende overheid; 9° De montage en de toepassing ervan;
10° De douane- en accijnsrechten; 11° De ontvangstkosten;
12° De aankoopprijzen en de gebruikersrechten van d e software en de kosten van onderhoud ende bijhorende bijwerking ervan;
13° De werkzaamheden met betrekking tot de installa tie, de configuratie, de indienststelling en de parametrisering van de software.
Alle leveringen van materiaal en diensten die noodzakelijk zijn voor de installatie, de ontwikkeling, de configuratie, de installatie van de parameters, de tests en de in productiestelling van de software (standaard en/of op maat) moeten in de globale forfaitaire prijzen inbegrepen worden. De globale forfaitaire prijzen omvatten eveneens alle beschikkingen die de inschrijver heeft genomen teneinde de kwaliteitscontrole van de producten en de documentatie te verzekeren die aan de FOD Financiën zal geleverd worden. Wat de software betreft, omvatten alle aangegeven prijzen, naast de aankoopprijs, alle vergunningskosten, de kosten per gebruiker, per PC, de terugkerende kosten voor updates, de kosten per gedrukt kaartje/bezoeker, enz. Samengevat, is het nodig om alle kosten te vermelden die de inschrijver eist van de aanbestedende overheid voor de volle eigendom en het gebruik van de software en het materiaal voor een onbepaalde duur.
4. Toegangsrecht – Kwalitatieve selectie – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria
4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie zoals hierna vermeld.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 4.3 van deel C. Gunning van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.
4.1.1. Toegangsrecht
Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken de inlichtingen of documenten te verstrekken die toestaan zijn persoonlijke situatie te controleren. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.
Eerste uitsluitingscriterium
§1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes:
1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle v ereiste aangiften heeft gestuurd, tot en met inbegrip van die voor het afgelopen voorlaatste kalenderkwartaal in verhouding tot de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, en
2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.
Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.
§2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de
buitenlandse inschrijver:
1° in orde zijn met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de socialezekerheidsbijdragen volgens de wetsbepalingen van het land waar hij gevestigd is.
2° in orde zijn met de bepalingen van §1, indien hi j personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.
§3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.
Tweede uitsluitingscriterium
Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor:
1° deelname aan een criminele organisatie zoals bed oeld in artikel 324bis van het Strafwetboek
2° omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het St rafwetboek
3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenko mst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002
4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht aan de inschrijvers te vragen om de noodzakelijke inlichtingen of documenten voor te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen te verkrijgen die ze ter zake nodig acht.
Derde uitsluitingscriterium
Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang tot de opdracht, de inschrijver die:
1° in staat van faillissement of van vereffening ve rkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen
2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, of voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen.
Vierde uitsluitingscriterium
Xxxxx uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.
Vijfde uitsluitingscriterium
De inschrijver mag niet, bij zijn beroepsuitoefening, een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken.
Bovendien verbindt de inschrijver zich er, met de ondertekening van zijn offerte, toe de normen na te leven die zijn vastgesteld in de basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder:
1° het verbod op dwangarbeid (verdragen nr. 29 betr effende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957)
2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 ov er vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948)
3° het recht op organisatie en collectief overleg ( verdrag nr. 98 betreffende het recht op organisatie en collectief overleg, 1949)
4° het verbod op discriminatie inzake tewerkstellin g en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958)
5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr . 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, §2, 4°van het KB van 15 juli 2011. De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen opgenomen in het artikel 61 van het voornoemde besluit.
Zesde uitsluitingscriterium
De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is.
De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan
3.000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft.
Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de kandidaat of de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2,1°, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet, op het einde van de fiscale periode zoals hierboven bedoeld, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.
Voor de Belgische inschrijver of de Belgische kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf overgaan tot de controle van de verplichtingen op het vlak van de belastingen en taksen.
Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd, voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval.
Zevende uitsluitingscriterium
Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van
inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.
4.1.2. Kwalitatieve selectie
4.1.2.1. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver
Zie artikel 67 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
De inschrijver moet in de loop van de drie laatste boekjaren een totale gecumuleerde omzet excl. btw met betrekking tot het voorwerp van deze opdracht hebben gerealiseerd van ten minste:
- € 600.000
De inschrijver moet bij zijn offerte een verklaring voegen betreffende de totale gerealiseerde omzet gedurende de laatste drie boekjaren, tenzij de jaarlijkse totale omzet vermeld is in de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen worden geraadpleegd (het gaat om de jaarrekeningen opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de totale gerealiseerde omzet ingevuld werd).
De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd neergelegd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IEB of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IEB of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weergeven (maximaal 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans die voor echt verklaard is door de accountant IEB of door de bedrijfsrevisor.
4.2. Regelmatigheid van de offertes
De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid.
Onregelmatige offertes worden uitgesloten.
Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan het gunningscriterium prijs.
4.3. Lijst van de gunningscriteria en evaluatiemethode
Niet enkel de klanten, maar vooral het personeel en de verantwoordelijken zullen belang hechten aan de gebruiksvriendelijkheid van het systeem wanneer het gaat om het wijzigen van de programmering van het systeem.
De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt:
1) Gebruiksvriendelijkheid Om de gebruiksvriendelijkheid te analyseren, dient de inschrijver de vormingssyllabus in voor het gebruik van het systeem waarin de aspecten "gebruik" en "beheer" van het systeem aan bod komen. Worden in aanmerking genomen voor de analyse: - De duidelijkheid van de uitleg; - Het gemakkelijk navigeren in de toepassing (intuïtief/ergonomisch aspect van de toepassing) in gebruikers- en beheermodus; - De gebruiksvriendelijkheid van de statistische software; - Het gemakkelijk (her)programmeren van het systeem (verschillende bevoegdheden, gebruikersprofielen, wijziging van het visuele van de oproepmededelingsborden en van de kiosken). | 30 punten |
2) De prijs Berekeningsmethode: 50 ptn x PM (prijs van de laagste offerte) gedeeld door Po (prijs geanalyseerde offerte) De configuratie voor de vergelijking van de prijzen is de volgende: Initiële programmatie; bijstand bij de opstart; vorming van de sleutelsgebruikers, 50 programmeringsuren, 7 jaar onderhoud,60 licenties, 2 ticketverdelers groot formaat, 2 ticketverdelers klein formaat, 2 LED- mededelingsborden muurbevestiging, 5 TV schermen muurbevestiging | 50 punten |
3) De duur van de voorgestelde garantieperiode uitgedrukt in jaren Berekeningsmethode: De inschrijver stelt in zijn offerte een garantieperiode voor "Pg" die niet lager mag zijn dan twee jaar. De inschrijver kan enkel een geheel aantal voorstellen. Als Pg < 2 jaar dan is de offerte onregelmatig (de garantie van minimum twee jaar bestaat uit een essentieel voorschrift van dit bestek) Als Pg = 2 jaar dan verkrijgt de inschrijver 5 punten Als Pg = 3 jaar dan verkrijgt de inschrijver 10 punten Als Pg = 4 jaar dan verkrijgt de inschrijver 15 punten Als Pg ≥ 5 jaar dan verkrijgt de inschrijver 20 punten | 20 punten |
4.5. Garantie – dienst na verkoop – wisselstukken
Gedurende een periode van minstens 2 jaar die begint te lopen vanaf de dag van de voorlopige ontvangst op de leveringsplaats (dag waarop het systeem wordt opgestart), kan de aanbestedende overheid van de leverancier eisen dat hij op zijn kosten de producten vervangt met gebreken die het niet meer mogelijk maken om overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht gebruikt te worden. Gedurende de garantieperiode komen alle werkuren, alle verplaatsingen en kosten van de verzending van defect meubilair en vervangingsstukken neer op de leverancier.
Alle producten die in vervanging worden geleverd, hebben recht op een nieuwe termijn van identieke garantie.
In hun offerte hebben de inschrijvers de mogelijkheid om een langere garantietermijn voor te stellen. De garantieperiode voorgesteld door de inschrijver begint te lopen vanaf de dag van de voorlopige ontvangst zoals bepaald in punt 4.3 van dit bestek.
De garantie heeft betrekking op alle bestanddelen van het voorwerp van deze overheidsopdracht.
Opmerking:
De inschrijvers kunnen in hun offerte een langere garantieperiode voorstellen. Het is dan deze garantieperiode die in het kader van de uitvoering van deze opdracht in aanmerking zal worden genomen.
De garantie is enkel van toepassing voor zover het product altijd als "goede huisvader" werd gehanteerd.
In geval van geschil moet de leverancier het bewijs leveren dat het product niet als "goede huisvader" werd gehanteerd. Als hij dit bewijs niet levert, blijven de modaliteiten inzake garantie die in dit artikel worden beschreven, zonder enige uitzondering van toepassing.
D. UITVOERING
1. Leidend ambtenaar.
Enkel de leidend ambtenaar is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.
De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheden zullen hierin worden vermeld.
De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.
2. Prijsherziening.
Voor de diensten is een prijsherziening mogelijk. De regels voor herziening zijn als volgt:
▪ De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.
▪ Elk jaar vraagt de dienstverlener de prijsherziening aan per aangetekend schrijven gericht aan de aanbestedende overheid, Stafdienst B&B, Afdeling Vastleggingen, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 bus 785 in 1030 Brussel.
▪ De prijsherziening gaat in op:
o de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de dienstverlener de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór de verjaardag. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de verjaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn.
o de 1e dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meerdere verjaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de voormelde datum gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende verjaardag gepresteerd zullen worden).
▪ De prijsherziening wordt berekend overeenkomstig de formule:
⎛ S ⎞
⎝
S
P = P0 * ⎜ 0,8 *
0
+ 0.2⎟
⎠
waarbij:
P = herziene prijs P0 = initiële prijs
S0 = loonindex van de paritaire commissie waarvan de onderneming afhangt (uitsluitend voor Belgische dienstverleners; buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) - nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van kracht in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat.
S = zoals S0 hierboven, maar van kracht in de loop van de maand die voorafgaat aan de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht.
▪ Voor de indexen : de inschrijver moet in zijn offerteformulier vermelden van welk paritair commissie hij afhangt.
▪ De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien in het geval van een indexdaling. In dit geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat de aangetekende brief uitgaat van de aanbestedende overheid.
3. Aansprakelijkheid van de dienstverlener.
De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, in het bijzonder in de studies, de rekeningen, de plannen of in alle andere door hem verstrekte documenten tijdens de uitvoering van de opdracht.
De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.
De diensten die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet werden verleend overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de dienstverlener te worden herbegonnen. Zo niet geschiedt dit door het nemen van een ambtshalve maatregel door de aanbestedende overheid op kosten en risico's van de dienstverlener, via een van de middelen van optreden vermeld in artikel 155 van het KB van 14 januari 2013. De dienstverlener stelt zich bovendien bloot aan boetes en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht.
De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die in het kader van de overeenkomst uitgevoerd moeten worden door voldoende opgeleid en vakkundig personeel, met inachtneming van de voorziene termijnen en van het voorziene budget. De opdrachtnemer heeft dus een resultaatsverplichting.
Alle interveniënten in het gebouw moeten gemakkelijk herkenbaar zijn, hetzij door het dragen van een uniform, hetzij door het dragen van een T-shirt of sweatshirt met de naam van de opdrachtnemer.
4. Technische oplevering(en) – oplevering van de geleverde producten.
4.1. Technische oplevering(en)
Er wordt/worden (een) technische oplevering(en) voorzien voor
• De initiële programmering van het systeem en voor de hulp bij de inwerkingstelling ervan (1e dag);
• De levering van verschillende elementen (schermen, kiosken, printers) die op verschillende ogenblikken kan gebeuren (het gaat niet om een one shot installatie).
Deze oplevering gebeurt in voorkomend geval in aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de leverancier aan het einde van de programmering en na fysiek onderzoek ter plaatse. De aanbestedende overheid moet in het bezit zijn van een samenvattend document betreffende de initiële programmering van het systeem en de hulp bij de inwerkingstelling ervan.
Voor de leveringen worden de technische opleveringen voorzien afhankelijk van de bestelbonnen. Er kunnen verschillende leveringen per bestelling zijn. Deze technische opleveringen gebeuren in voorkomend geval in aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de leverancier aan het einde van de effectieve levering en installatie van de geleverde elementen en na fysiek onderzoek op de plaats van levering. De aanbestedende overheid moet in het bezit zijn van het samenvattend leveringsdocument. De leveringslijst kan dienst doen als samenvattend document.
4.2. Evaluatie van de uitgevoerde diensten.
Indien tijdens de uitvoering van de diensten onregelmatigheden worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld door middel van een fax of een e- mailbericht dat nadien zal worden bevestigd met een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is verplicht om niet-conform uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren.
De aanbestedende overheid beschikt over een termijn van dertig kalenderdagen om de formaliteiten van de oplevering te vervullen, het proces-verbaal op te stellen en een kopie ervan aan de opdrachtnemer te bezorgen. Dit proces-verbaal stelt de resultaten van de controle en de leveringsdatum vast.
Deze termijn gaat in op de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst wordt gesteld.
De oplevering gebeurt door een of meerdere ambtenaren van de Federale Overheidsdienst Financiën die de leidend ambtenaar vertegenwoordigen. Zodra de verpakkingen zijn weggebracht, zal de oplevering bestaan uit de controle van de conformiteit van de gemonteerde en geïnstalleerde leveringen:
- met de voorwaarden waarin het bestek voorziet;
- met de bestelling(en) die door de aanbestedende overheid is (zijn) geplaatst;
- met het samenvattende leveringsdocument;
- met de regels van de kunst.
Het samenvattende leverings- en/of onderhoudsdocument vermeldt:
- het nummer van het bestek;
- de naam van de leverancier;
- de referentie en de datum van de bestelbon van de klant;
- de naam en het adres van de bestemmeling;
- de programmerings- en/of leveringsdatum;
- de hoeveelheden en de types geleverde, geïnstalleerde en gecontroleerde elementen;
Het samenvattende programmerings- en/of leveringsdocument wordt opgesteld in drie exemplaren waarvan een als het origineel en de twee andere als kopie worden aangemerkt. Een van beide kopieën wordt bewaard door de leverancier, de andere kopie wordt aan de leidend ambtenaar of diens afgevaardigde gericht en het origineel zal bij de factuur worden gevoegd.
In geval van een klacht is artikel 125 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken van toepassing.
"Ieder bezwaar tegen beslissingen inzake opleveringen vanwege de aanbestedende overheid wordt ingediend bij ter post aangetekende brief uiterlijk de vijftiende dag na de dag van verzending van de beslissing."
De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend op de vervaldag van de garantietermijn voor zover er geen klacht(en) hangend is (zijn).
5. Uitvoering van de opdracht
5.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd
Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Xxxx.
5.2. Termijnen, uitvoeringsclausules, toegankelijkheid, coördinatie en omkadering van het personeel
5.2.1 Termijnen
De opdrachtnemer beschikt over 6 weken vanaf de dag van de verzending van de bestelbon om het vereiste materiaal te leveren.
Onder voorbehoud van het verkrijgen van vereiste informatie van de aanbestedende overheid, beschikt de opdrachtnemer over 30 kalenderdagen voor het uitvoeren van de parametrisering van het systeem overeenkomstig de behoeften van de aanbestedende overheid.
Voor een optimale samenwerking met het personeel van de FOD Financiën moet het personeel van de opdrachtnemer dat prestaties uitvoert in de lokalen van de FOD Financiën, voor zover mogelijk, hetzelfde werkrooster volgen als de ambtenaren van Financiën. Onder "normale kantooruren" verstaan wij de werkdagen, van maandag tot vrijdag, van 8u00 tot 17u00, overeenkomstig het variabel uurrooster dat van kracht is bij de FOD Financiën. 2 november, 15 november, de periode tussen Xxxxxxxx en nieuwjaar alsook de eerste werkdag van het jaar worden door de FOD Financiën als feestdagen beschouwd. Ook verplichte brugdagen zijn voorzien; deze zullen elk jaar worden meegedeeld.
5.2.2 Personeel en contactmodaliteiten
Het is aan de opdrachtnemer om ervoor te zorgen dat:
• de verantwoordelijke van de onderneming op ieder ogenblik tijdens de duur van de installatie (via gsm en andere middelen) bereikbaar is.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor een naamlijst te vragen van het personeel dat op de verschillende sites aanwezig is.
Het personeel dat aanwezig is op de site moet gemakkelijk herkenbaar zijn, hetzij door het dragen van een uniform, hetzij door het dragen van een T-shirt of sweatshirt met de naam van de opdrachtnemer.
5.2.3 Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door een discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Deze informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
De opdrachtnemer verbindt er zich toe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle gegevens en inlichtingen, van welke aard ook, die aan hem zullen worden medegedeeld of waarvan hij bij de uitvoering van zijn opdracht kennis zal nemen, vertrouwelijk te behandelen.
De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door een discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Deze informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie.
De dienstverlener staat borg voor de eerbiediging van de vertrouwelijkheid van de gegevens door zijn personeel en zijn onderaannemers. Hij zal zijn personeelsleden en die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn slechts die gegevens meedelen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.
Alle inlichtingen die aan het personeel van de opdrachtnemer worden verstrekt, alle documenten die aan hem worden toevertrouwd, alle gesprekken waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd.
5.2.4 Te respecteren ICT-normen en -standaarden van de FOD Financiën
De realisatieteams die door de opdrachtnemer aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden hebben minimaal betrekking op:
• de technische standaarden voor software;
• het verzorgen van de documentatie;
• de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT- fundamenten, Open Standaarden inbegrepen, enz.);
• de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen;
• de procedures voor de kwaliteitsgarantie.
Alle door de FOD Financiën gehanteerde standaarden zijn terug te vinden in een verklarend document, beschikbaar op xxxx://xxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxx0/xx/xxxxxxxxxxxxx/xxx.xxx#X (onder "ICT- Fundamenten (FOD Financiën)") en xxxx://xxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxx0/xx/xxxxxxxxxxxxx/xxx.xxx#X (onder "Fondements ICT (SPF Finances)"). Elke verwijzing die wordt gemaakt naar om het even welke standaard of methodologie in dit bestek, is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze site.
Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om standaarden en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan
goedkeuring van een nieuwe standaard, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich geheel moeten onderwerpen aan diens beslissing.
De inschrijver zal er zich uitdrukkelijk toe verbinden de actuele en toekomstige fundamenten te respecteren in het kader van de uitvoering van dit contract.
Het niet respecteren van dit essentiële voorschrift van het bestek vormt een reden voor de nietigverklaring van zijn offerte.
5.3. Technische middelen
De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Het personeel van de opdrachtnemer krijgt een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, alsook, indien nodig, een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer.
De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van het personeel van de opdrachtnemer met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD Financiën via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing.
De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van deze posten. Hij zal prioritair gebruik maken van de tools die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten.
Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en reglementen inzake het gebruik van de ter beschikking gestelde middelen en de toegang daartoe volgen en kan geen enkele toevoeging of wijziging van de werkomgeving van de aanbestedende overheid eisen.
6. Borgtocht
De borgtocht bedraagt 5% van het bedrag voor het onderhoud, excl. btw van de opdracht, voor de volledige duur van de opdracht, vermeerderd met het bedrag van de levering. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro.
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het KB van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat, in dit bestek, werd afgeweken van artikel 25 van het KB van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer bepaald voor wat betreft:
1. de aanpassing van het bedrag van de borgtocht op basis van het initiële bedrag om de reden dat rekening werd gehouden met het bestaan van verschillende bestellingen die moeten worden geplaatst in het kader van deze opdracht en dat de aanpassing van de borgtocht in functie van verschillende opeenvolgende kleine bestellingen aan de initiële bestelling zou
leiden tot een grote administratieve overbelasting, zowel voor de Administratie als voor de leverancier, gezien de omvang van deze bestellingen in vergelijking met de initiële bestelling. 0.xx vrijgave van de borgtocht.
6.1. Vestiging van de borgtocht
Overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij in de vorm van een gezamenlijke borgtocht worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
De opdrachtnemer moet binnen de dertig kalenderdagen na de dag van de gunning van de opdracht de borgtocht hetzij zelf of via een derde stellen op een van de volgende manieren:
1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het bpost- bankrekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas [bpost rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 (IBAN), XXXXXXXX (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen besta at, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van de provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:
1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4° hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.
De hierboven vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres:
Federale Overheidsdienst FINANCIEN Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Beheerder van de Afdeling Vastleggingen
ter attentie van mevrouw XXXXXXX Xxxxxxxxx XXXX B22 Koning Xxxxxx XX-laan 33 bus 781
1030 BRUSSEL
6.2. Vrijgave van de borgtocht
Elke borgtocht wordt in één keer vrijgegeven op het einde van het huidige contract op basis van huidig bestek en op voorwaarde dat de geleverde diensten opgeleverd zijn.
7. Uitvoeringsclausule
De inschrijver verbindt zich ertoe om, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisverdragen van de IAO na te leven, in het bijzonder:
1. het verbod op dwangarbeid (verdragen nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957);
2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 over vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948);
3. het recht op organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht op organisatie en collectief overleg, 1949);
4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);
5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Het niet naleven van deze verbintenis wordt op basis van artikel 44, §1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, §2 van het koninklijk besluit
van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald tot het eenzijdig verbreken van de opdracht.
8. Facturatie en betaling van de diensten.
De betaling van de leveringen zal gebeuren na de uitvoering van de prestaties, per bestelbon; en de betaling van het onderhoud zal gebeuren na overlegging van regelmatige en juist opgestelde jaarlijkse facturen, te onderwerpen aan de btw, opgesteld op naam van:
Federale Overheidsdienst FINANCIEN Centrale facturatiedienst
Koning Xxxxxx XX-laan 33 bus 788 - blok B22 1030 BRUSSEL
Op de facturen is de volgende vermelding aangebracht: "Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op de rekening. nr.… op naam van…te…". Het bestelbonnummer (4500XXXXXX) en in voorkomend geval het contractnummer (5XXXXXXX) zullen systematisch op iedere factuur worden vermeld.
De betaling vindt plaats conform het Reglement van de Rijkscomptabiliteit.
BELANGRIJK
De FOD FINANCIËN dient geen periodieke btw-aangiften in.
Dientengevolge, in overeenstemming met de btw-beslissing nr. E.T. 122.360 van 20.03.2012 van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, is niet van toepassing voor de werken, leveringen of diensten uitgevoerd in het kader van onderhavige opdracht: het stelsel van medecontractant, georganiseerd in artikel 20 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde.
Alleen correct uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan.
De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.
Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering.
De factuur moet worden opgesteld in EURO.
9. Geschillen.
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is Nederlands of Frans.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding voor derden in dit verband.
10. Boetes en Straffen.
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel 154 van het KB van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen omwille van het bijzondere belang dat de FOD FINANCIËN hecht aan het respecteren van de kalender die is voorzien voor de implementatie van het beheerssysteem voor de wachtrijen, wat als een beveiligingselement van het gebouw wordt beschouwd.
10.1. Boete voor laattijdige uitvoering van de opdracht
Ingeval de opdrachtnemer de termijn overschrijdt die door de aanbestedende overheid in het bestek vooraf is bepaald, zal een geldboete van 250,00 euro per kalenderdag vertraging van rechtswege worden toegepast.
BELANGRIJK
De boeten voor vertragingen worden bepaald bij wijze van forfaitaire schadevergoeding voor een vertraging in de uitvoering van de opdracht. Ze staan los van de hierna voorziene straffen. Ze zijn betaalbaar, zonder ingebrekestelling, bij het verstrijken van de termijn, zonder tussenkomst van een proces-verbaal, en worden van rechtswege toegepast voor al de kalenderdagen vertraging.
10.2. Straffen
Elke niet-gepresteerde dienst in het kader van de voorgestelde offerte geeft aanleiding tot een forfaitaire straf van 250 EUR.
10.3. Imputatie van de boetes en straffen
Het bedrag van de boetes en straffen worden in eerste instantie geïmputeerd op de verschuldigde bedragen van de opdrachtnemer welke dan ook, en vervolgens op de borgtocht.
E. ALGEMENE VOORSCHRIFTEN
Specifieke context van deze opdracht:
De onderhavige opdracht betreft de levering, de plaatsing en de implementatie van een beheerssysteem voor de wachtrijen (ticketing) in het nieuwe administratieve centrum van Luik.
De opdracht omvat ook prestaties inzake onderhoud en support van de hardware en software van het systeem.
1) Beschrijving van de installatie:
De bezoeker meldt zich aan:
- hetzij in de hoofdzaal waar één of twee ticketverdeler(s)/of kiosk(en) op voet met touchscreen (grote kiosk) staan en waarop hij eenvoudig en intuïtief de dienst waarvoor hij komt, kan aanduiden. De verdeler reikt een ticket uit.
- hetzij aan de onthaalbalie waar de beambte hem op basis van de reden van het bezoek het ticket bezorgt. Daartoe maakt de beambte gebruik van een kiosk (kleine kiosk) die op de desk staat en die dezelfde keuzemogelijkheden heeft dan de grote kiosken in de hoofdzaal.
De bezoeker begeeft zich naar de wachtzaal waar zijn nummer op een videoscherm wordt opgeroepen. Er wordt aangegeven naar welk loketnummer hij zich moet begeven.
Het voorgestelde systeem is "intelligent", dat wil zeggen dat het de wachttijd van de bezoekers in real-time kan minimaliseren, dat wil zeggen dat het systeem het aankomstuur van de bezoekers en de reden van het bezoek registreert en, afhankelijk van deze informatie, de bezoeker naar het eerst beschikbare loket stuurt. Het systeem moet de systeembeheerder ook toelaten om aan bepaalde redenen van bezoek voorrang te geven (bepaling van een strategie gebonden aan het onthaal en aan de wachttijd).
De loketten zijn niet definitief toegekend aan een dienst of bevoegdheid: elke loketbeambte moet zich om op het even welke werkpost kunnen installeren en op het systeem inloggen.
Elke loketbeambte moet in staat zijn om tijdens het inloggen op het systeem de behandelde zaak/zaken te identificeren, eventueel door de activiteiten naar prioriteit te rangschikken, alsook het nummer van het loket waar hij is geïnstalleerd, te bepalen. Op deze manier is de belastingplichtige steeds zo snel mogelijk geholpen door de bevoegde medewerker.
De loketbeambte beschikt over een scherm dat hem toelaat de bezoekers op te roepen (zie technische voorschriften). Hij beschikt over een beeldscherm dat de toestand van de wachtrijen in real-time aangeeft.
Het systeem maakt het gecentraliseerd beheer van het onthaalproces van de belastingplichtigen mogelijk.
Het systeem beschikt over een krachtig statistisch analysemiddel om meer kennis te krijgen over de toestand van het terrein en, indien nodig, het beheer van het onthaal van de bezoekers en het beheer van het personeel te verbeteren. De statistieken zijn exporteerbaar in de vorm van rapporten en/of spreadsheets.
Het ticketingsysteem moet hoofdzakelijk op het gelijkvloers van het gebouw (Front office) worden ingericht, met mogelijkheid tot uitbreiding naar de 4e, 5e en 6e verdieping van het
gebouw. Op het gelijkvloers worden de diensten onderverdeeld in 3 zones: de eerste 2 zones worden permanent ingericht en de 3e zone wordt periodiek ingericht tijdens de aangifteperiode "Tax-On-Web" (mei/juni).
2) Technologie:
Rekening houdend met de voordelen van de WEBoplossingen, moet de oplossing voor het beheren van wachtrijen volledig op de Webtechnologie zijn gebaseerd, wat inhoudt dat de kern van de oplossing en de rest van het programma op basis van deze technologie moeten worden ontwikkeld. Op die manier moet de toegang tot de toepassing mogelijk kunnen zijn door middel van een wachtwoord vanaf om het even welke netwerkcomputer in het gebouw.
3) Licenties en gebruikersprofielen
De inschrijver dient een prijs in per licentie voor gebruik. Deze tarifering zal dienen voor bijkomende licenties toe te voegen.
De gebruikersprofielen in het systeem zullen door de vertegenwoordigers van de FOD Financiën gemakkelijk worden bepaald. Er zullen 3 profielen zijn:
- Loketbeambte: geeft met name toegang tot de functie voor het oproepen van klanten en tot de wachttijd van zijn eigen rij.
- Beheerder van het front office: geeft met name toegang tot alle wachtrijen, tot het beheer van de oproepstrategieën en tot de statistieken.
- Bestuurder: geeft met name toegang tot verschillende technische configuraties: bepaling en beheer van de gebruikersprofielen, statistieken, oproepstrategieën, parametrisering van de organisatie van het systeem, van de affichering van de kiosken en schermen, van de op het ticket te drukken elementen, enz.
4) Evolutie:
Rekening houdend met het feit dat de behoeften van de FOD Financiën inzake het beheer van het onthaal kunnen evolueren, moet de voorgestelde oplossing in staat zijn om deze organisatorische evolutie te volgen.
De inschrijver dient een forfaitaire prijs in per uur van programmering/ontwikkeling voor het geval dat de opdrachtnemer voor de bijkomende behoeften zou moeten programmeren of zich specifiek in de toepassing zou moeten ontwikkelen. Deze tarifering zal dienen als basis voor de evaluatie van de kosten die deze latere ontwikkelingen zouden voorstellen.
5) Taal:
Het volledige gedeelte van het gebruikers- en beheerdersprogramma moet verplicht in het Frans zijn. Hetzelfde geldt voor de documentatie.
6) Initiële programmering
De initiële programmering van het systeem is ten laste van de opdrachtnemer. Daartoe neemt hij contact op met de plaatselijke verantwoordelijken om de verschillende parameters in te stellen.
7) De opleiding:
De opdrachtnemer zorgt voor de organisatie van opleidingen betreffende het gebruik van het systeem.
Dit staat los van de dag waarop het systeem wordt opgestart.
Na plaatsing en indienststelling staat de opdrachtnemer in voor de opleiding van +/- 50 toekomstige sleutelgebruikers.
De inschrijver vermeldt de geschatte duur van deze opleiding.
Na de opleiding krijgt elke ambtenaar een document met uitleg. Meer volledige informatie zal aan de verantwoordelijken voor het beheer van het systeem worden bezorgd.
8) Ondersteuning bij de opstart:
De eerste dag van gebruik wordt volledig besteed aan de ondersteuning bij de opstart. Deze ondersteuning omvat:
1. De aankomst ter plaatse ½ uur voor de opening;
2. Het beantwoorden van eventuele vragen van het personeel;
3. Het controleren van het correct gebruik van het systeem door eenieder;
4. Het controleren van het goed functioneren van het systeem;
5. Het controleren van de programmering en kijken of het kan worden verbeterd;
6. Het controleren van de statistieken;
7. De prijs voor deze ondersteuning bij de opstart zal een globale forfaitaire prijs zijn (verplaatsing, prestaties, enz.).
9) Leveringen:
Om extra elementen te kunnen bestellen, dient de inschrijver voor elk element een eenheidsprijs in, met de eraan verbonden kosten inbegrepen (materiaal, programmering, installatie, plaatsing, aansluiting, enz.).
De inschrijver vermeldt de prijs, levering inbegrepen, van leveringen zoals inkt, papier, enz. Voor papier vermeldt de inschrijver:
1. De prijs van de rol;
2. Het aantal rollen per doos;
3. De rol moet minimum 150 meter lang zijn.
10) Garantie (zie punt 4.5 van deel C Gunning):
De garantieduur bedraagt minimum 24 maanden te rekenen vanaf de dag van de voorlopige oplevering op de leveringsplaats (dag waarop het systeem wordt opgestart).
11) Onderhoud van de installatie en support:
Om de goede werking van het systeem te waarborgen gedurende de volledige duur van het contract dient de inschrijver voor de volgende prestaties een prijs in op jaarbasis met daarin alle mogelijke kosten inbegrepen:
Voor het softwaregedeelte zorgt de opdrachtnemer voor:
• het correctief onderhoud: bestaat erin de gebreken inzake werking of de non- conformiteiten van een software te herstellen,
• het adaptief onderhoud: bestaat erin de toepassing aan te passen, zonder de functionaliteit van de software te veranderen, zodat deze blijft functioneren op recentere versies van de basissoftware, en zelfs de toepassing te laten migreren naar nieuwe basissoftware (een basissoftware die is vereist voor de uitvoering van een toepassing; voorbeelden: exploitatiesysteem, databasebeheersysteem, programmapakketten, opgedragen toepassingen).
• prestaties inzake support: onder support verstaat de FOD Financiën een support die de technicus van de FOD Financiën toelaat om te kunnen worden bijgestaan in geval van problemen (configuratie, werking van het systeem,…). Wanneer support nodig is, zal de technicus van de FOD Financiën op werkdagen (8u00-17u00) binnen de 15 minuten telefonisch contact kunnen hebben met de dienst support om te worden bijgestaan. Het uitwisselen van informatie gebeurt telefonisch, via e-mail of via elk ander middel dat de FOD Financiën en de opdrachtnemer nuttig achten. Deze support is bedoeld om een probleem definitief op te lossen. Dit kan gebeuren via een "workaround" om de toestand te deblokkeren, maar moet uiteindelijk leiden tot een definitieve oplossing van het probleem.
Voor het gedeelte "technische centrale" zorgt de opdrachtnemer voor:
Het correctief onderhoud: bestaat erin in te grijpen wanneer een installatie niet naar behoren functioneert. In het bijzonder het palliatief onderhoud, dat wil zeggen het tijdelijk depanneren van de installatie zodat de vereiste functies gewaarborgd worden, en het curatief onderhoud, dat wil zeggen de duurzame reparatie die erin bestaat de installatie in haar oorspronkelijke staat te herstellen.
Omdat er voor het gedeelte "materiaal" op zijn minst een grote en een kleine kiosk (de ticketprinters hierbij inbegrepen) nodig zijn om het systeem in werking te houden, zorgt de opdrachtnemer voor het palliatief onderhoud: dat wil zeggen het tijdelijk depanneren van deze installatie zodat de vereiste functies gewaarborgd worden, en het curatief onderhoud, dat wil zeggen de duurzame reparatie die erin bestaat de installatie in haar oorspronkelijke staat te herstellen. Met andere woorden, de opdrachtnemer verbindt zich ertoe dit materiaal te herstellen overeenkomstig de toegestane termijn of, bij gebrek, indien de defecte producten niet binnen de toegestane termijn kunnen worden hersteld, levert de opdrachtnemer vervangingsmateriaal (zie termijnen hieronder).
Voor elk ander type van materiaalpanne behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om een kostenraming te vragen voor de reparatie. Er zal geen enkele reparatie worden uitgevoerd zonder voorafgaand akkoord van de FOD Financiën.
De aanvaardbare normen betreffende de interventietermijn voor deze prestaties zijn de volgende:
• Ondersteuning op werkdagen van 8u00-17u00
• Interventie ter plaatse 'next business day' om 8u00 (onder toezicht van de technische teams van de FOD Financiën)
• Totale reparatietijd: de volgende dag om 17u00 ten laatste.
De interventietijd is de tijd die de technicus nodig heeft om ter plaatse te komen en met de interventie te beginnen.
De totale reparatietijd is de tijd waarbinnen de reparatie werd verwezenlijkt.
De dienst omvat:
a) voor de software:
• de upgrades en nieuwe versies met een beschrijving van de termijnen en van de ter beschikking gestelde middelen;
• de fixes en software patches met een beschrijving van de termijnen en van de ter beschikking gestelde middelen;
• de installatieprocedure die, in voorkomend geval, de technici van de FOD Financiën moet toelaten om de installatie te realiseren zonder hulp van buitenaf;
• de beschrijving van de oplossing voor "bugs";
b) voor de hardware:
• een interventie ter plaatse (zie termijnen hierboven)
• de beschikbaarheid van wisselstukken;
• de levering van vervangingsmateriaal;
Voor de interventies moet de opdrachtnemer alle materiaal dat hij nodig heeft om het werk uit te voeren, zelf voorzien en meebrengen. Hij staat in voor de goede werking van het materiaal in de configuratie zoals dit voor de panne het geval was.
De opdrachtnemer staat in voor de vernietiging van gegevens op de apparatuur die werd vervangen en weggehaald en zorgt ervoor dat de gegevens niet kunnen worden gerecupereerd. Het in werking stellen van de apparatuur is inbegrepen in de prijs van het onderhoud.
Voor de software behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om alle types van upgrades, fixes en software patches al dan niet toe te passen.
De opdrachtnemer staat in voor het onderhoud en de support van de apparatuur, zelfs als deze apparatuur door de fabrikant als niet meer ondersteund wordt aangeduid. Hij doet het nodige om de diensten inzake onderhoud en support te waarborgen zoals gevraagd door de FOD Financiën op het ogenblik van de opdracht.
In zijn offerte moet de inschrijver de procedure voorzien die zal worden toegepast om een dergelijke support te waarborgen, alsook de informatie die moet worden meegedeeld op het ogenblik van een supportaanvraag.
Aan het einde van het contract verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om alle informatie, toegangen, wachtwoorden en configuratiegegevens aan de FOD Financiën te bezorgen om de FOD Financiën ervan te verzekeren dat de apparatuur die onder het dienstcontract zat door de FOD Financiën of door een derde kan worden behouden.
12) Bekabeling:
De inschrijver bezorgt een bekabelingsplan van de verschillende elementen van het systeem (kiosken, printers, schermen).
In het geval dat de geleverde installatie een keuringsformaliteit vereist, doet de opdrachtnemer de nodige administratieve handelingen en bezorgt hij de aanbesteder op het ogenblik van de installatie de nodige documenten en attesten.
F. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
I. Ticketverdeler
1) Verdeler groot formaat (grote kiosk):
a) Gewaarborgde betrouwbaarheid voor gebruik door het grote publiek;
b) Beperkte benodigde ruimte;
c) Toegankelijk voor personen met een handicap;
d) Sober en elegant design voor een gemakkelijke integratie in het gebouw (kleur aluminium);
e) Mogelijkheid om de kiosk te personaliseren volgens onze wensen tegen een zo laag mogelijke kostprijs (logo, kleur, tekst,…);
f) Mogelijkheid om deze personalisatie te wijzigen tegen de laagste kostprijs;
g) Mogelijkheid om een eID-kaartlezer te integreren;
h) De verdeler moet over een voetstuk beschikken waarin de verschillende kabels kunnen worden opgeborgen: volledige afmeting alles inbegrepen minimum 110 cm hoog;
i) Minimum 17 inch LCD- of LED-touchscreen, resolutie minimum 1280 *1024 pixels;
j) Voeding beantwoordt aan de EU-normen, 240 V;
k) Het systeem is uitgerust met een slaapstandfunctie om energie te kunnen besparen;
l) Multi-touch technologie aangepast aan een gebruik door het grote publiek;
m) Ethernet-verbinding;
n) Uitgerust met één of meerdere luidsprekers (met volumeregeling);
o) De verdeler moet over een helpfunctie beschikken; als de verbinding met de server verbroken is, zal hij de tickets doorlopend afgeven.
p) Mogelijkheid om opeenvolgende schermen te hebben;
q) De inschrijver duidt aan hoeveel opeenvolgende schermen mogelijk zijn;
r) Mogelijkheden van de toepassing:
(1) Uitgerust zijn met een ‘Terug’-toets;
(2) Vragen kunnen stellen (Vb. Voor PB: hebt u uw identiteitskaart bij zich? Ja- Neen);
De inschrijver dient zijn prijs in voor de verdeler groot formaat, levering, installatie, aansluiting en vastzetten inbegrepen. De werken voor de bekabeling onder de plafonds en de vloeroppervlakte worden door de aanbestedende overheid uitgevoerd.
2) Verdeler klein formaat (kleine kiosk) voor de onthaalbalie:
a) Deze verdeler beschikt over dezelfde functionaliteiten als de grote kiosk;
b) De behuizing is zeer stevig (kleur aluminium);
c) Het kiezen van de gewenste dienst gebeurt via een touchscreen;
d) Minimum 8 inch LCD- of LED-scherm, resolutie minimum 480 *800 pixels;
e) Het scherm moet beschermd zijn tegen alle mogelijke vormen van beschadiging;
f) Mogelijkheid om opeenvolgende schermen te hebben;
g) De inschrijver duidt aan hoeveel opeenvolgende schermen mogelijk zijn;
h) De verdeler moet over een voetstuk beschikken zodat het apparaat op een bureau kan worden geplaatst. Het scherm moet zo kunnen worden ingesteld dat het naar de gebruiker achter het bureau kan worden gericht.
i) Voeding beantwoordt aan de EU-normen, 240 V;
j) Het systeem is uitgerust met een slaapstandfunctie om energie te kunnen besparen;
k) Multi-touch technologie aangepast aan een gebruik door het grote publiek;
l) Ethernet-verbinding;
m) De verdeler moet over een helpfunctie beschikken; als de verbinding met de server verbroken is, zal hij de tickets doorlopend afgeven.
n) Mogelijkheden van de toepassing:
(1) Uitgerust zijn met een ‘Terug’-toets;
(2) Vragen kunnen stellen (Vb. Voor PB: hebt u uw identiteitskaart bij zich? Ja- Neen);
De inschrijver dient zijn prijs in voor de verdeler klein formaat, levering, installatie, aansluiting en vastzetten inbegrepen. De werken voor de bekabeling onder de plafonds en de vloeroppervlakte worden door de aanbestedende overheid uitgevoerd.
3) Printer van de kiosken:
De printers zijn in twee types van kiosken geïntegreerd en hebben de volgende eigenschappen:
a) Het is een thermische printer (het papier moet aangepast zijn aan deze technologie);
b) De printer moet over een cutter beschikken;
c) Uitgerust zijn met een systeem om papieropstoppingen te elimineren;
d) Een ticketverdeler die het ticket niet vrijgeeft, zolang het niet volledig is afgedrukt en afgescheurd.
e) Het ticket zal pas voor de gebruiker beschikbaar zijn als het is afgescheurd;
f) De inschrijver vermeldt het aantal mogelijke afdrukken van het systeem en het aantal snijdingen.
4) Het ticket:
a) Zowel de kleine als de grote kiosk leveren hetzelfde ticket af;
b) Het gebruikte papier is thermisch papier;
c) Het ticket heeft een variabele lengte van 6 tot 16 cm volgens de inhoud en vaste breedte tussen 6 en 9 cm;
d) Mogelijkheid om een verschillend ticket te nemen voor elke dienst;
e) Het bevat de volgende elementen:
(1) Onze naam en een welkomstwoord;
(2) Ons logo;
(3) De naam van de dienst;
(4) De datum;
(5) Het uur dat het ticket is genomen;
(6) Het aantal wachtenden voor u;
(7) Voorziene wachttijd;
(8) Het nummer;
(9) Verschillende regels voor een mededeling;
(10) Twee regels voor het plaatsen van een onmiddellijk bericht;
(11) Toegangsplan tot de front office;
(12) Afdrukken van het ticket in afdrukstand liggend of staand.
f) Het moet zeer gemakkelijk zijn om de inhoud van het ticket te wijzigen via het computersysteem.
5) Uitbreiding van de catalogus van de leverancier
Naast de hierboven beschreven elementen die de inschrijver in zijn offerte verplicht moet voorstellen, verwacht de aanbestedende overheid dat deze laatste hem een catalogus aanbiedt waarin zoveel mogelijk elementen (ticketverdelers) en pertinente toebehoren in het kader van deze opdracht zijn opgenomen.
In deze catalogus die is opgesteld op basis van het model van inventaris dat als bijlage is bijgevoegd, geeft de inschrijver een beschrijving van de technische, ergonomische en esthetische eigenschappen (afwerking enz.) van het voorgestelde materiaal met vermelding van de eenheidsprijs en de eventuele kortingen.
II. Oproep van de klanten:
1) Ledscherm:
- De cijfers en letters worden gevormd door een dubbele rij leds.
- Het scherm geeft het nummer van de klant en de brief aan / of het nummer van het loket waar hij verwacht wordt.
- Een knipperende pijl geeft de richting aan om zich naar het loket te begeven.
- De schermen kunnen verschillende kleuren hebben.
- De schermen hebben ten minste vier verschillende soorten geluiden.
- Het volume van het geluid kan worden geregeld in functie van de ruimte.
- De lichtsterkte is regelbaar om reden van besparingen.
- De leds hebben een laag energieverbruik.
- De schermen worden ofwel plat tegen de muur ofwel met een oriënteerbare muursteun tegen de muur of aan het plafond gehangen.
- De inschrijver dient zijn prijs in voor de verschillende soorten van bevestiging, levering, installatie, aansluiting en vastzetten inbegrepen. De werken voor de bekabeling onder de plafonds en de vloeroppervlakte worden door de aanbestedende overheid uitgevoerd.
2) Flatscreentelevisie:
• De tv-schermen zijn ledschermen met een laag energieverbruik;
• De tv’s hebben een beelddiagonaal van minimum 40 inch;
• Het zijn professionele tv’s voor het grote publiek die 12 uur per dag kunnen blijven aanstaan;
• De oproepen moeten kunnen worden geïntegreerd in de communicatiebeelden;
• De integratie van de oproepinformatie gebeurt op een gekleurde band (naar keuze) die boven het communicatiebeeld verschijnt zodat het goed waarneembaar is;
• De leverancier levert al het materiaal en de software die nodig is voor deze integratie;
• Het moet gemakkelijk zijn om de informatie die op het scherm moet verschijnen, via het computersysteem te wijzigen;
• De schermen worden ofwel plat tegen de muur ofwel met een oriënteerbare muursteun tegen de muur of aan het plafond gehangen of op een onderstel geplaatst van minstens 150 cm hoog. De inschrijver dient zijn prijs in voor de verschillende soorten van bevestiging, levering, installatie, aansluiting en vastzetten inbegrepen. De werken voor de bekabeling onder de plafonds en de vloeroppervlakte worden door de aanbestedende overheid uitgevoerd.
3) Oproepscherm voor klanten:
Moet de mogelijkheid bieden om:
• Het totaal aantal wachtende klanten weer te geven;
• Het aantal klanten weer te geven dat de loketbeambte kan ontvangen;
• Het aantal klanten weer te geven dat uitsluitend voor die loketbeambte/die zaak is gekomen.
Het oproepscherm moet de mogelijkheid bieden om:
• De volgende klant op te roepen;
• Informatie over die klant te ontvangen (wachttijd, nummer, enz.);
• De oproep van de klant kort te houden als hij al aangekomen is (tijdwinst);
• De persoon een tweede of derde keer op te roepen;
• Een reeds ontvangen nummer dat om enigerlei reden opnieuw moet worden getoond, opnieuw op het scherm te laten verschijnen;
• Aan te geven dat de klant niet is gekomen en dat dit nummer wordt geschrapt;
• De wachtrijen van de verschillende diensten weer te geven;
• Alarm te geven: om veiligheidsredenen, om hulp te vragen, om andere redenen;
• Een klant uit de wachtrij te kiezen;
• Een reden van bezoek te valideren;
• Een nieuw dossier aan te leggen wanneer de klant voor meerdere personen komt;
• De klant naar een andere dienst door te verwijzen;
• De klant in een andere wachtrij opnieuw in te schakelen;
• Opmerkingen te vermelden wanneer men de klant naar een andere dienst doorverwijst;
• Het gesprek te beëindigen;
• Rekening te houden met een klant zonder ticket.
4) Uitbreiding van de catalogus van de leverancier
Naast de hierboven beschreven elementen die de inschrijver in zijn offerte verplicht moet voorstellen, verwacht de aanbestedende overheid dat deze laatste hem een catalogus aanbiedt waarin zoveel mogelijk oproepelementen en pertinente toebehoren in het kader van deze opdracht zijn opgenomen, zoals met name een eID-kaartlezer.
In deze catalogus die is opgesteld op basis van het model van inventaris dat als bijlage is bijgevoegd, geeft de inschrijver een beschrijving van de technische, ergonomische en esthetische eigenschappen (afwerking enz.) van het voorgestelde materiaal met vermelding van de eenheidsprijs en de eventuele kortingen.
III. Technische installaties:
1) Technische centrale:
• De volledige systeembekabeling zit in de centrale;
• Zij beschikt over een IP-adres;
• Als men een eenvoudig beheerprogramma gebruikt, moet zij in staat zijn het systeem te beheren;
• Zij kan statistieken gedurende minimum 7 dagen in het geheugen bewaren;
• De parameters voor het beheer en de statistische gegevens moeten beveiligd zijn bij stroomonderbrekingen;
• De centrale moet een RJ45-verbinding hebben maar ook een Weidmuller-verbinding of soortgelijke capaciteiten.
Programma:
2) De kern van het programma:
Het programma moet 100% WEBtechnologie zijn zodat het mogelijk wordt om veel minder bandbreedte te gebruiken.
Het programma moet de mogelijkheid bieden om:
• De oproepen te beheren;
• Een bezoeker met hetzelfde ticket naar een tweede dienst te verwijzen zonder dat hij weer moet aanschuiven voor de tweede dienst;
• De werkprioriteiten tussen de verschillende ontvangstdiensten te gebruiken:
o Een absolute prioriteit zolang er bezoekers zijn;
o Minstens 4 werkprioriteiten
o Minstens 2 prioriteitenniveaus voor automatische versterking op een maximale wachttijd;
• De redenen van het bezoek van de klanten te registreren om er statistieken uit te kunnen trekken;
• Statistieken op te stellen;
• De verantwoordelijke over de toestand in real-time te informeren;
Het moet eveneens de mogelijkheid bieden om onderstaande zaken gemakkelijk te programmeren zonder hulp van de opdrachtnemer:
• De schermen op de verschillende kiosken en de schermen voor het oproepen van de bezoekers;
• De naam van de ambtenaren en alles wat ermee samenhangt;
• De naam van de diensten en de volledige programmatie die ermee samenhangt;
• De programmatie van de bevoegdheden en de prioriteiten van elke ambtenaar;
• De programmatie van de bevoegdheden en de prioriteiten van elke werkpost;
• De programmatie van de tickets;
• De programmatie van het tijdschema van de ticketverdelers;
• De programmatie van het tijdschema van het hele systeem;
• De programmatie van de redenen van het bezoek en hun antwoord;
• De programmatie van de icoontjes die zijn toegelaten op het Windows-venster van de pc van elke ambtenaar (niet alles wordt aan elke ambtenaar toegestaan (voorbeeld: een klant kiezen in de wachtrij);
• De programmatie van alarmmeldingen;
3) Het beheerprogramma:
• Het programma heeft geen beheer-pc nodig;
• De technische centrale moet over een IP-adres beschikken en zal het programma kunnen beheren;
• Een programma van het type "administratie" moet het mogelijk maken dat de programmatie van het systeem door ons kan worden gewijzigd;
• Een programma van het type "visualisatie" moet het mogelijk maken om ‘in real-time’ een overzicht te hebben van de goede werking van de organisatie, het systeem en de werkposten. Het moet ook mogelijk zijn om verschillende alarmmeldingen te ontvangen:
• Een programma voor het toekennen van prioriteiten moet het mogelijk maken om over een systeem te beschikken dat prioriteiten stelt in de toekenning van bevoegdheden voor de werkposten. Het moet mogelijk zijn om indien nodig extra personeel op te roepen.
• Een programma van het type "reden van het bezoek": het moet in staat zijn om de reden van het bezoek van de klant te registreren en het in de statistieken op te nemen (minstens 20 redenen)
• Een programma van het type "doorverwijzing": het moet in staat zijn om een reeds ontvangen klant naar een andere dienst door te verwijzen.
Het programma moet toegankelijk zijn vanaf de pc van de verantwoordelijke maar ook vanaf de pc van elke persoon die bevoegd is om op het netwerk te gaan.
4) De statistieken:
Een document met statistieken kan op verschillende manieren worden voorgesteld waarbij iedere voorstelling verschillende analyse-assen (per uur van de dag) en binnen deze assen verschillende functies (aantal klanten, wachttijd,…) kan bevatten.
• Het moet mogelijk zijn om de statistieken gemakkelijk te programmeren: daartoe moet de inschrijver een voorstelling geven van zijn programma voor het opstellen van statistieken;
• De documenten moeten kunnen worden opgesteld op basis van een relatieve datum (vandaag, gisteren, eergisteren, deze week, verleden week, deze maand,…) ofwel vanaf een gekozen datum of periode;
• De statistieken worden onder verschillende vormen voorgesteld:
o Tabel;
o Histogram;
o Camembert;
x Xxxxx (enkel voor bepaalde functies);
• De inschrijver geeft de lijst weer van zijn analyse-assen;
• Het programma moet het mogelijk maken om de analyse-assen te beperken (rekening houden met slechts een enkele dienst of slechts bepaalde diensten);
• De grafische voorstelling kan een onbeperkt aantal functies bevatten met de bedoeling om de verschillende voorstellingen met elkaar in verband te brengen;
• De inschrijver duidt het beperkt aantal tabbladen aan dat een document met statistieken kan bevatten.
BELANGRIJK
Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIEN, die zich het recht voorbehoudt de opdracht al dan niet toe te wijzen.
1030 BRUSSEL
Xxxx X’Xxxxx
Voorzitter van het Directiecomité
BIJLAGEN
1. Bijlage 1: Offerteformulier:
1.1. Offerteformulier
1.2. Garantie
2. Bijlage 2: Technische fiche van het gebouw (overzicht en toegankelijkheid)
Bijlage 1: OFFERTEFORMULIER
FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën
Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen
North Galaxy - Toren B4 - bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
BESTEK NR. : S&L/AO/404/2014
Open offerteaanvraag voor de levering, de installatie en het in werking stellen van een beheerssyteem voor de wachtrijen (ticketing) in het gebouw gelegen Xxx xx Xxxxxxx 0 xx 0000 Xxxx.
De firma
(volledige benaming)
met adres:
(straat)
(postcode en gemeente) (land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer:
(naam) (functie)
en waarvoor de heer/mevrouw (*)
woonachtig op het adres:
(straat)
(postcode en gemeente) (land)
handelend als inschrijver of gevolmachtigde, tekent hieronder en verbindt zich tot het uitvoeren van deze opdracht overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek nr. S&L/AO/404/2014, tegen de prijzen vermeld in de hierbij bijgevoegde inventaris.
Paritaire commissie waarvan de inschrijver afhangt
Bovendien verleen ik de aanbestedende overheid de toelating om bij andere instanties alle nuttige inlichtingen (bijvoorbeeld van financiële aard) over mijn onderneming in te winnen.
In geval van goedkeuring van deze offerte zal de borgtocht onder de in het bestek voorgeschreven voorwaarden en termijnen worden gesteld.
Informatie die vertrouwelijk is en/of die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen is duidelijk aangeduid in de offerte.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving
op het rekeningnr.: IBAN
BIC
Nederlandse/Franse taal
(*)
Voor de interpretatie van het contract, wordt de
gekozen.
Alle correspondentie betreffende de uitvoering van de opdracht moet verstuurd worden naar het volgende adres:
(straat)
(postcode en gemeente) (tel. ✆ en fax)
(e-mailadres)
Op 2014.
te:
Gedaan
De inschrijver of zijn gevolmachtigde:
(naam) (functie) (handtekening)
GOEDGEKEURD
PRO MEMORIE: DOCUMENTENDIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE MOETEN WORDEN BIJGEVOEGD:
- Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectie en van de gunningscriteria (zie punt 4 van deel C. Gunning);
- De ingevulde prijsinventaris;
Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, van uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.
BIJLAGE 2: INVENTARIS
De levering, de installatie, het in werking stellen en het onderhoud van een beheerssysteem voor de wachtrijen
Forfaitaire prijzen Exclusief btw, in euro | |||||
In letters | In cijfers | ||||
Initiële programmering | |||||
Ondersteuning bij de opstart | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ | ||
Opleiding van sleutelgebruikers (+/- 50 personen) en het ter beschikking stellen van de documentatie | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ | ||
Eenheidsprijzen exclusief btw, in euro | |||||
In letters | In cijfers | ||||
Programmering Evolutie van voorschriften) | (per uur) deel E | (zie punt 4 Algemene | |||
Jaarlijks onderhoud (prijs per jaar) | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ | ||
Eenheidsprijzen exclusief btw, in euro | |||||||||
In letters | In cijfers | ||||||||
Eenheidsprijs per licentie | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ | ||
Ticketverdeler (kiosk) groot formaat | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ | ||
Ticketverdeler (kiosk) klein formaat | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ | ||
Ticketrol (thermisch) | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ | ||
Printercartridge | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ | ||
Printer met snijder | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ | ||
Ledscherm - muurbevestiging | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ | ||
Ledscherm - beweegbare arm | muurbevestiging | - | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ |
Ledscherm - plafondophanging | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ | _ | _ | _ | _ | _ , _ _ | ||
Flatscreentelevisie - muurbevestiging | |||||||||
Flatscreentelevisie - muurbevestiging - beweegbare arm | ||
Flatscreentelevisie - plafondophanging | ||
Flatscreentelevisie - op voet | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ | _ _ _ _ _ _ , _ _ |
Uitbreiding van de catalogus van de leverancier Naast de hierboven beschreven elementen die de inschrijver in zijn offerte verplicht moet voorstellen, verwacht de aanbestedende overheid dat deze laatste hem een catalogus aanbiedt waarin zoveel mogelijk elementen (ticketverdelers) en pertinente toebehoren in het kader van deze opdracht zijn opgenomen. In deze catalogus die is opgesteld op basis van het model van inventaris dat als bijlage is bijgevoegd, geeft de inschrijver een beschrijving van de technische, ergonomische en esthetische eigenschappen (afwerking enz.) van het voorgestelde materiaal met vermelding van de eenheidsprijs en de eventuele kortingen. | |
Voor papier vermeldt de inschrijver: 1. De prijs van de rol; 2. Het aantal rollen per doos; 3. Het aantal tickets per rol; 4. De rol moet minimum 150 meter lang zijn. | |
De inschrijver vermeldt het aantal mogelijke afdrukken van het systeem en het aantal snijdingen. | _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ |
BIJLAGE 1.2: garantie
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
De garantieduur bedraagt (in jaren):
BIJLAGE 1.3: nuttige documentatie voor het opleiden van de gebruikers
BIJLAGE 1.4: nuttige technische documentatie