Klokkenluidersregeling Atletiekunie

Klokkenluidersregeling Atletiekunie

Het Bestuur van de Koninklijke Nederlandse Atletiekunie, hierna te noemen Atletiekunie, overwegende,

• dat de Atletiekunie de Code Goed Sportbestuur (NOC*NSF, 2021) volledig onderschrijft en waar nodig aan de hand van diverse governanceregelingen inzichtelijk maakt hoe daaraan gevolg wordt gegeven;

• dat aanvullend daarop ook de toepasbaarheid van andere relevante wet- en regelgeving binnen de Atletiekunie toelichting kan behoeven;

• dat de Klokkenluidersregeling Atletiekunie (versie 2019; gebaseerd op de Wet Huis voor Klokkenluiders), op grond van de Wet bescherming Klokkenluiders (Wbk, feb 2023) aanpassing behoeft;

besluit de volgende regeling vast te stellen.

Inleiding

In deze regeling staat één begrip centraal: het vermoeden van een misstand. Bij een misstand is het maatschappelijk belang in het geding.

Deze regeling heeft tot doel zorgvuldig om te gaan met een (vermoeden van een) misstand. In deze regeling komt tot uitdrukking dat niet alleen melders van een (vermoeden van een) misstand, maar ook personen die daarin ondersteuning hebben verleend of van advies hebben gediend, bescherming genieten. Voor een maatschappelijke organisatie als de Atletiekunie is een voorziening voor het melden van een vermoeden van een misstand een belangrijk instrument om zo nodig haar maatschappelijke verantwoordelijkheid te nemen. Een goede regeling draagt ook bij aan een open en veilige organisatiecultuur waarin werknemers zich betrokken voelen bij en verantwoordelijk voelen voor hun organisatie.

Deze regeling is samengesteld in goed overleg met de Personeelsvertegenwoordiging (PVT) van de Atletiekunie, en sluit aan op de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) die op 18 februari 2023 in werking is getreden. De regeling kan aangehaald worden als ‘Klokkenluidersregeling Atletiekunie’.

Deze regeling is voor advies voorgelegd aan de Unieraad van de Atletiekunie, en daarna vastgesteld door het Bestuur van de Atletiekunie, op 11 mei 2023.

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. werknemer: de werknemer die op grond van een arbeidsovereenkomst arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit hoofde van een arbeidsovereenkomst arbeid verricht of heeft verricht ten behoeve van de Atletiekunie, zoals stagiairs, zzp’ers, vrijwilligers, leveranciers, sollicitanten en alle atleten uit de nationale selecties;

2. een vermoeden van een misstand: het vermoeden van een werknemer dat binnen de Atletiekunie sprake is van een misstand voor zover:

a. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of andere organisatie, en

b. het maatschappelijk belang in het geding is bij:

i. een (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit,

ii. een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid,

iii. een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen,

iv. een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu,

v. een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van een openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten,

vi. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen,

vii. een (dreigende) verspilling van maatschappelijke/collectieve middelen,

viii. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de onder i tot en met vii genoemde feiten;

3. xxxxxx: de werknemer die conform deze regeling een melding van een vermoeden van een misstand doet;

4. Directeur: de Directeur van de Atletiekunie;

5. voorzitter van het Bestuur: de voorzitter van het Bestuur van de Atletiekunie;

6. adviseur: iedere natuurlijk persoon die het vertrouwen van de melder geniet en op wie uit hoofde van zijn beroep of ambt een geheimhoudingsplicht rust omtrent het aan hem/haar gemelde;

7. vertrouwenscontactpersoon (VCP): diegene die door de Directeur van de Atletiekunie is aangewezen om als zodanig voor de werknemers van de Atletiekunie te fungeren en van wie intern bekend is gemaakt dat hij of zij als zodanig fungeert;

8. externe derde: iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie die naar het redelijk oordeel van de melder in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen oplossen of te doen oplossen en derhalve het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand bij te doen.

Artikel 2 Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer x.x. xxxxxx

1. De werknemer c.q. de melder kan een adviseur in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand en zich desgewenst door deze adviseur laten vertegenwoordigen;

2. Ter zake het vermoeden van een misstand kan de werknemer c.q. de melder de VCP verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand. De VCP functioneert met gezag, geloofwaardigheid en is in die hoedanigheid onafhankelijk van (de leiding van) de Atletiekunie;

3. Indien de VCP een werknemer x.x. xxxxxx is die in dienst is van de Atletiekunie, dan is op de VCP de rechtsbescherming van artikel 21 van de Wet op de ondernemingsraden van toepassing.

4. Ter zake het vermoeden van een misstand kan de werknemer c.q. de melder de afdeling Advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

Artikel 3 Het doen van een melding

1. Het melden van (het vermoeden van) een misstand kan zowel intern binnen de eigen organisatie, als extern, bij een, gelet op de aard van de (vermeende) misstand, daartoe geëigende organisatie.

Artikel 4 Interne melding

1. Indien de melding van (het vermoeden van) een misstand intern wordt gedaan dient de melder deze melding bij de Directeur van de Atletiekunie te doen, volgens de in deze regeling beschreven interne procedure.

2. Indien de melding van een vermoeden van een misstand het functioneren en/of het handelen van de Directeur betreft, vindt de melding plaats bij de voorzitter van het Bestuur.

3. De melder kan het vermoeden van een misstand ook intern melden via de VCP van de Atletiekunie.

Artikel 5 Vastlegging van de interne melding

1. De melder doet de melding schriftelijk bij de Directeur, en in geval lid 2 van artikel 4 van toepassing is, bij de voorzitter van het Bestuur.

2. Indien de melder de melding van een vermoeden (deels) mondeling doet bij de Directeur, en in geval lid 2 van artikel 4 van toepassing is, bij de voorzitter van het Bestuur, draagt deze, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt van de schriftelijke vastlegging een afschrift.

3. De Directeur respectievelijk voorzitter van het Bestuur stuurt binnen één week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke (mondelinge) melding.

4. Indien de melder de melding van een vermoeden van een misstand doet via de VCP, stuurt de VCP de melding, in overleg met de melder en op de wijze zoals met de melder is overeengekomen, door naar de Directeur, en in geval lid 2 van artikel 4 van toepassing is, naar de voorzitter van het Bestuur, met vermelding van de ontvangstdatum. Indien de melder de melding van een misstand (deels) mondeling doet, draagt de VCP, in overleg met de melder,

zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt van de melding en de schriftelijke vastlegging een afschrift.

Artikel 6 Vertrouwelijkheid melding en identiteit van de melder

1. De Directeur, respectievelijk de voorzitter van het Bestuur en/of de VCP draagt/dragen er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor degenen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.

2. Al degenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.

3. Indien het vermoeden van een misstand is gemeld via de VCP en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de VCP en stuurt de VCP deze onverwijld door aan de melder.

Artikel 7 Standpunt

1. Nadat de melding is gedaan, verricht de Directeur respectievelijk de voorzitter van het Bestuur een zorgvuldig onderzoek naar het gemelde vermoeden van een misstand. Tijdens het onderzoek zal de Directeur respectievelijk de voorzitter van het Bestuur de melder horen.

2. Indien de melder de melding bij de VCP heeft gedaan en de melder zijn of haar identiteit niet bekend wil maken, dan kan de Directeur respectievelijk de voorzitter van het Bestuur zijn vragen schriftelijk aan de melder stellen via de VCP. De VCP zal de vragen doorgeleiden naar de melder die de vragen schriftelijk en anoniem kan beantwoorden. Vervolgens zal de VCP de antwoorden op de vragen anoniem doorgeleiden naar de Directeur respectievelijk de voorzitter van het Bestuur.

3. Vanaf het moment van de interne melding zal z.s.m. en niet later dan acht weken na de melding, de melder door de Directeur respectievelijk de voorzitter van het Bestuur of de VCP schriftelijk op de hoogte worden gesteld van het inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een missstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de interne melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs-)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, zoals privacyregelgeving.

4. De Directeur respectievelijk de voorzitter van het Bestuur zal in een gesprek met de melder dan wel de VCP het inhoudelijke standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand toelichten en de melder in staat stellen hier op te reageren.

5. Als het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de melder door de Directeur respectievelijk de voorzitter van het Bestuur of door de VCP hiervan voor het verstrijken van de periode van acht weken schriftelijk in kennis gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Deze aanvullende termijn mag maximaal vier weken bedragen.

Artikel 8 Externe melding

1. Indien de melding van (het vermoeden van) een misstand extern wordt gedaan dient de melding plaats te vinden bij die externe derde / externe instantie die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt. De melder houdt enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die externe derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de Atletiekunie bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. Onder externe derden wordt in ieder geval verstaan:

a) een instantie die belast is met de opsporing van strafbare feiten;

b) een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift;

c) een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling Onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.

2. Het doen van een externe melding wordt geadviseerd indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:

a) acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;

b) een redelijk vermoeden dat de Directeur of een of meerdere leden van het Bestuur van de Atletiekunie bij de vermoede misstand betrokken zijn;

c) een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;

d) een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;

e) een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;

f) een wettelijke plicht tot directe externe melding.

Artikel 9 Rechtsbescherming melder

1. De melder van een vermoeden van een misstand die te goeder trouw zowel in formeel als in materieel opzicht zorgvuldig handelt, wordt in zijn rechtspositie beschermd. Ditzelfde is van toepassing voor degenen die een melder bijstaan en interne onderzoekers van een melding. Onder bescherming van de rechtspositie wordt verstaan dat de melder door of vanwege zijn of haar melding van een vermoeden van een misstand op geen enkele wijze wordt benadeeld in zijn rechtspositie jegens de Atletiekunie.

2. Rechtspositionele besluiten, indien en voor zover deze verband houden met de melding van een redelijk vermoeden van een misstand die in ieder geval onder de in lid 1 bedoelde rechtsbescherming vallen, zijn besluiten gericht op het:

a) verlenen van ontslag, xxxxxx dan op eigen verzoek;

b) tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband;

c) niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband;

d) verplaatsen of overplaatsen of het weigeren van een verzoek daartoe;

e) treffen van een disciplinaire maatregel;

f) onthouden van salarisverhoging;

g) onthouden van promotiekansen;

h) afwijzen van xxxxxx.

3. Van formeel zorgvuldig handelen is sprake indien de melder bij externe melding zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt.

4. Van materieel zorgvuldig handelen is sprake indien:

a) de melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn;

b) de externe bekendmaking een maatschappelijk belang betreft als bedoeld in artikel 1 lid 2 onder b, dat in het geding is;

c) het belang van externe bekendmaking in maatschappelijk opzicht prevaleert boven het belang van de Atletiekunie bij geheimhouding.

5. Indien de melder of degene die de melder heeft bijgestaan van mening is dat zijn rechtspositie nadelig is beïnvloed als gevolg van het melden van (het vermoeden van) een misstand, dan dient de werkgever aan te tonen dat dit verband niet aanwezig is.

Artikel 10 Slotbepalingen

1. Deze regeling treedt in werking op 11 mei 2023.

2. Deze regeling wordt algemeen bekend gemaakt en is te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx (zie: Goed Sportbestuur).

3. De contactgegevens van de Directeur, van de voorzitter van het Bestuur en van de VCP van de Atletiekunie zijn verkrijgbaar via xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.

Toelichting bij de Klokkenluidersregeling Atletiekunie 2023

Met de invoering van de Wet bescherming klokkenluiders (februari 2023) zijn ten opzichte van de Wet Huis voor Klokkenluiders (2016) enkele aanpassingen gedaan die een verdere bescherming van klokkenluiders betreffen. Deze aanpassingen zijn in de onderhavige Klokkenluidersregeling van de Atletiekunie doorgevoerd.

Klokkenluiden

Onder klokkenluiden wordt verstaan het naar buiten brengen van (het vermoeden van) een misstand bij een bedrijf, organisatie of overheidsinstantie, zoals fraude, belangenverstrengeling en mismanagement. Voorbeelden van klokkenluiden zijn:

• melden dat voor het verven van pantservoertuigen giftige verf wordt gebruikt;

• melden dat arbeidsmigranten in een tuinbouwbedrijf zonder contract werken;

• melden dat een organisatie overheidssubsidies oneigenlijk gebruikt;

• het melden van witwaspraktijken.

Interne procedure

Directeur / Uniebestuur

Het vermoeden van een misstand betreft aangelegenheden van een zodanige ernst, dat die tot de verantwoordelijkheid van de Directeur / het uniebestuur behoren. Daarom vindt een interne melding in principe aan de Directeur plaats. Betreft de melding het functioneren van de Directeur, dan wordt de melding in behandeling genomen door de voorzitter van het Bestuur.

Voor de Atletiekunie is de interne melding een belangrijk instrument om zo nodig haar verantwoordelijkheid te nemen en in te grijpen. De Directeur dient daarom tijdig kennis te krijgen van vermoedens van een misstand, zodat hij passende maatregelen kan nemen.

Vertrouwenscontactpersoon VCP

De onafhankelijke VCP kan, naast het registreren en doorgeleiden van de melding, eventueel optreden als procesbewaker en kan een belangrijke raadgever zijn voor de melder. Zo kan de VCP de melder behoeden voor procedurele fouten, samen met de melder de ernst van de melding beoordelen en de melder eventueel doorverwijzen naar andere instanties. De VCP kan hierdoor een belangrijke bijdrage leveren aan de doelstelling van de regeling, dat een veilig klimaat wordt geschapen waarin meldingen van een vermoeden van een misstand gewaardeerd worden.

Voor de goede orde wordt aangegeven dat de VCP niet zelf de meldingsinstantie is, niet zelf klachten behandelt, geen oordelen velt, geen uitspraken doet en geen sancties kan opleggen.

Adviseur

Met een adviseur doelt deze regeling op een persoon die uit hoofde van zijn functie geheimhouding is verschuldigd, zoals een advocaat. Deze adviseur kan de melder adviseren over de passende weg voor de melding. Bovendien kan de adviseur de melder wijzen op eventuele risico’s. De hier bedoelde adviseur heeft uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht. We wijzen erop dat de melder die de door hem/haar vermoede onregelmatigheid of misstand in goed vertrouwen voorlegt aan iemand zonder beroeps- of ambtsgeheim, die de misstand vervolgens in de publiciteit brengt, er rekening mee dient te houden dat hem/haar dat kan worden aangerekend.

Afdeling Advies van het Huis voor Klokkenluiders

Met de invoering van de Wet Huis voor Klokkenluiders is het voor de melder mogelijk om informatie, advies of ondersteuning bij de afdeling Advies van het Huis voor Klokkenluiders (telefoon 088 133 1000) te vragen over de te ondernemen stappen inzake het vermoeden van een misstand. Daarnaast geeft deze afdeling algemene voorlichting over het omgaan met een vermoeden van een misstand. Ook kan deze afdeling verwijzen naar bestuursorganen of diensten die zijn belast met de opsporing van strafbare feiten of met het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften.

Externe melding

Met de invoering van de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders (feb 2023) kan behalve intern ook direct een externe melding worden gedaan bij redelijke vermoedens van een misstand, zoals illegale of immorele praktijken die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van de Atletiekunie.

Externe melding is sowieso gerechtvaardigd als er van een zodanig zwaarwegend maatschappelijk belang sprake is, dat het belang van de Atletiekunie bij geheimhouding daarvoor moet wijken. Het klokkenluiden kan echter grote gevolgen hebben. De Atletiekunie kan in diskrediet worden gebracht en schade leiden. Deels is schade vaak niet te voorkomen, wel kan onnodige schade voorkomen worden. Daarom dient externe melding van het vermoeden van een misstand plaats te vinden aan die externe persoon of organisatie die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt. Dit zijn primair organisaties als de Arbeidsinspectie of het Openbaar Ministerie. Daarbij houdt de melder enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die externe derde kan ingrijpen en anderzijds het belang van de Atletiekunie bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. Van de melder wordt met andere woorden verwacht dat hij proportioneel handelt.

Afdeling Onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders

Met de invoering van de Wet Huis voor Klokkenluiders (2016) is een afdeling Onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders ingesteld. Die ontvangt en beoordeelt ook externe meldingen. De externe melding bij de afdeling Onderzoek dient te worden gedaan door middel van een verzoekschrift en moet aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Zie hiervoor: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx- vermoed-een-misstand

Als het verzoekschrift in behandeling wordt genomen door de afdeling Onderzoek, dan zal deze afdeling een onderzoek doen naar het vermoeden van een misstand, de wijze waarop de werkgever zich jegens de werknemer heeft gedragen naar aanleiding van een melding van een vermoeden van een misstand en een algemene aanbeveling formuleren over het omgaan met een vermoeden van een misstand.

Rechtsbescherming melder

De rechtsbescherming van de te goeder trouw handelende melder vormt de kern van deze regeling. Die bescherming houdt in dat deze melder of zijn ondersteuners op geen enkele wijze wegens de melding van een vermoeden van een misstand mag worden benadeeld in zijn of haar rechtspositie binnen de Atletiekunie.

Anonieme melding dient zoveel mogelijk voorkomen te worden. Reden daarvoor is dat het niet mogelijk is de melder aldus aan te kunnen spreken en om nadere uitleg te vragen over de onregelmatigheid of misstand. Ook kan aan een anonieme melder geen rechtsbescherming worden geboden vanwege zijn anonimiteit.

Deze rechtspositionele bescherming betekent overigens niet dat er geen arbeidsrechtelijke maatregelen meer kunnen worden getroffen ten aanzien van een melder. Dit mag alleen niet indien en voor zover een dergelijk besluit verband houdt met een melding van een redelijk vermoeden van een onregelmatigheid of misstand.