Overeenkomst EXPORTEURS en PAKSTATIONS inzake monitoringsprogramma 2020 Afrikaanse Fruitmot t.b.v. export van Capsicum spp, waaronder paprika’s en pepers, naar de USA
Postadres: Xxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxxxxx
Overeenkomst EXPORTEURS en PAKSTATIONS inzake monitoringsprogramma 2020 Afrikaanse Fruitmot t.b.v. export van Capsicum spp, waaronder paprika’s en pepers, naar de USA
Voor de export van Capsicum spp naar de USA is een monitoringsprogramma Afrikaanse Fruitmot (AFM) vastgesteld, waarbij de overheid heeft bepaald dat de monitoring door het KCB wordt uitgevoerd. De voorliggende overeenkomst betreft de werkzaamheden die in dat kader worden uitgevoerd. In de overeenkomst worden de rechten en verplichtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer (Zijnde het KCB) behorende bij genoemde werkzaamheden vastgelegd. Met de ondertekening van opdrachtgever van de voorliggende overeenkomst en een bevestiging per e-mail van opdrachtnemer verklaren partijen zich akkoord daarmee.
Ondertekening:
Opdrachtgever wenst deel te nemen aan het monitoringsprogramma AFM en heeft daarvoor een locatie (middels bijbehorend aanmeldformulier) aangemeld:
Namens de opdrachtgever* (exporteur, pakstation),
(Naam bedrijf): ………………………………………………………………………………………………………………………...
(Naam bevoegde functionaris bedrijf en functie): …………………………………………………………………….
(Adresgegevens en telefoonnummer bedrijf): ………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………………………………... (Email adres): …………………………………………………………………………………………………………………………...
Plaats: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Datum: ……………………………… 2020 (Handtekening bevoegde functionaris bedrijf)
* De hier vermelde opdrachtgever is de contractpartij die de factu(u)r(en) ontvangt.
Let op: Slechts pagina 1 retourneren naar het KCB; pagina 2 tot en met 7 hoeven niet te worden geretourneerd.
Inhoudsopgave
2. Partijen betrokken bij de overeenkomst 2
Verklaringen/verplichtingen opdrachtgever 2
Verklaringen/verplichtingen opdrachtnemer 3
Aansprakelijkheid en vrijwaring 3
4. Uitvoering werkzaamheden KCB 3
7. Onregelmatigheden en maatregelen 5
8. Afmelden deelname, looptijd en beëindiging overeenkomst 5
1. Inleiding
Deze overeenkomst heeft betrekking op het, door het KCB, uit te voeren monitoringsprogramma Afrikaanse Fruitmot ten behoeve van de export van Nederlandse Capsicum spp, waaronder Nederlandse paprika’s en pepers, naar de USA in 2020. De wetenschappelijke benaming van de Afrikaanse Fruitmot (hierna genoemd ‘AFM’) luidt: Thaumatotibia leucotreta Meyrick. AFM heeft per 1 januari 2018 een Q- status in de EU. De grondslag voor het monitoringsprogramma is gelegen in het in overleg tussen het ministerie van LNV en de groenten- en fruitsector opgestelde, en door de autoriteiten van de USA
geaccordeerde, ‘action plan false codling moth export of sweet peppers and chili peppers to the USA’ (hierna genoemd ‘action plan’).
Op basis van het action plan heeft de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (hierna genoemd ‘de NVWA’) een ‘Protocol Capsicum spp USA’ (hierna ‘Protocol’) opgesteld, waarin de onderdelen van het monitoringsprogramma zijn opgenomen. Slechts de teeltbedrijven, pakstations en exporteurs, die voldoen aan de eisen uit het action plan komen in aanmerking voor het respectievelijk telen, sorteren en verpakken en exporteren van Nederlandse Capsicum ssp, waaronder paprika’s en pepers, met de USA als bestemming. Deze bedrijven worden opgenomen in het openbare register “Toegelaten bedrijven”.
Voor de uitvoering van het monitoringsprogramma heeft de NVWA het KCB aangewezen. Het hiervoor bedoelde action plan en Protocol staan vermeld op de website van het KCB (xxx.xxx.xx). De werkzaamheden, die het KCB in het kader van de monitoring bij de betrokken bedrijven verricht, dienen door de betrokken opdrachtgever aan het KCB te worden betaald. In de voorliggende overeenkomst wordt onder meer nader toegelicht wat de werkzaamheden van het KCB zijn en welke tarieven daarvoor worden gehanteerd. Ook worden de verplichtingen van het betrokken bedrijf alsmede de verplichtingen van het KCB nader beschreven.
2. Partijen betrokken bij de overeenkomst
Bij de uitvoering van de overeenkomst zijn de volgende partijen direct betrokken:
A. Opdrachtgever: Het op pagina 1 van de overeenkomst vermelde bedrijf
B. Opdrachtnemer: Kwaliteits-Controle-Bureau (KCB), Zoetermeer
De NVWA ziet erop toe dat het action plan en het Protocol op de juiste wijze worden uitgevoerd.
3. Voorwaarden
Verklaringen/verplichtingen opdrachtgever
Met de ondertekening van de voorliggende overeenkomst verklaart de opdrachtgever:
a. Op de hoogte te zijn van de inhoud van het action plan en het Protocol en zich te houden aan de daarin opgenomen eisen.
b. In te stemmen met de uitvoering van het monitoringsprogramma door de opdrachtnemer en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden, waaronder begrepen de werkzaamheden zoals beschreven in hoofdstuk 4 (Uitvoering werkzaamheden KCB). In dat kader is de opdrachtgever verplicht de medewerkers van opdrachtnemer de toegang te verlenen tot de bedrijfslocaties.
c. Dat wordt voldaan aan de trainingseis voor het personeel zoals opgenomen onder punt 9 van het action plan.
d. De uit het monitoringsprogramma voortvloeiende kosten, zoals beschreven in hoofdstuk 5, tijdig te betalen aan de opdrachtnemer. Bij het niet tijdig betalen, is de opdrachtnemer gerechtigd de overeenkomst te ontbinden, de werkzaamheden te staken en de opdrachtgever uit het register te schrappen.
e. In te stemmen met het ter beschikking van de NVWA komen van alle aldus verkregen informatie.
Verklaringen/verplichtingen opdrachtnemer
Met het versturen van de bevestigingsmail verklaart de opdrachtnemer:
a. Zorg te dragen voor een goede uitvoering van de monitoring op de bedrijfslocatie van opdrachtgever, waaronder begrepen de in hoofdstuk 4 (Uitvoering werkzaamheden KCB) beschreven werkzaamheden.
b. Zich te houden aan de algemeen geldende hygiënevoorschriften bij zendingsinspecties, zoals omschreven op de website van het KCB. Indien de opdrachtgever aanvullende eisen stelt, zal de opdrachtnemer zich daaraan conformeren.
Aansprakelijkheid en vrijwaring
De opdrachtnemer aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, vervolg- en vertragingsschade daaronder begrepen, die mogelijk voortvloeit uit de uitvoering van deze overeenkomst, behoudens de schade die het gevolg is van een verwijtbare nalatigheid van de opdrachtnemer.
De opdrachtgever vrijwaart de opdrachtnemer dienovereenkomstig voor alle aanspraken die derden jegens de opdrachtnemer mochten maken.
4. Uitvoering werkzaamheden KCB
Werkzaamheden KCB
Het KCB verricht op hoofdlijnen de volgende werkzaamheden bij de exporteurs en pakstations:
a. Plaatsen van feromoonvallen.
o Eén feromoonval per 2500 m2, met een minimum van 2 vallen per locatie.
b. Controle feromoonvallen
o Dagelijks, tijdens USA inspectie voor Nederlandse paprika’s en/of pepers.
o Eén keer per 3 weken, waarbij één keer per 6 weken de lokstof en lijmbodems worden verwisseld.
o Extra valcontrole 1 week na plaatsing.
c. Beoordeling van de lijmbodems op de aanwezigheid van de AFM.
d. Administreren van aanmelden, werkzaamheden en resultaten.
Werkwijze
De werkzaamheden worden uitgevoerd conform eerdergenoemd Protocol. De opdrachtnemer is gehouden de aanwijzingen van de NVWA te volgen bij de uitvoering van dit Protocol. De werkzaamheden worden uitgevoerd door medewerkers van de opdrachtnemer. Alle handelingen/beoordelingen zullen administratief worden vastgelegd.
Materiaalvoorziening
De opdrachtnemer draagt zorg voor alle, voor dit project, benodigde materialen. De kosten hiervan zijn in de in hoofdstuk 5 beschreven kosten inbegrepen.
Gegevens opdrachtgever
Ten aanzien van de voor de uitvoering van de werkzaamheden door de opdrachtnemer benodigde gegevens, baseert de opdrachtnemer zich op de gegevens die de opdrachtgever middels het aanmeldformulier heeft verstrekt.
5. Kosten
Basiskosten
De basiskosten voor de werkzaamheden bij een pakstation/exporteur zijn als volgt:
Aanmelden
Prijs per plaatsing, wisselbeurt, verwijdering per val (incl. beoordelen en materiaal) € 18,19
Indien bij een exporteur of pakstation aansluitend op een bezoek voor het waarmerken c.q. inspecteren een valbezoek plaatsvindt, worden in plaats van de basiskosten de minuten voor het plaatsen/wisselen/verwijderen c.q. de valcontrole opgeteld bij de inspectietijd. Daarnaast worden de materiaalkosten van € 3,37 per feromoonval per bezoek in rekening gebracht.
Indien voor de valcontrole en/of het plaatsen/wisselen/verwijderen van de feromoonval een apart bezoek moet plaatsvinden of de valcontrole aansluitend op de valcontrole in het eventuele teeltgedeelte van het bedrijf plaatsvindt, wordt het tarief van € 17,73 per val per bezoek in rekening gebracht.
Variabele kosten
Beoordelen lijmbodem door de NVWA bij vermoeden van AFM € 87,00* Eventuele extra werkzaamheden te verrichten door buitendienst KCB per minuut € 1,63
Alle bedragen zijn exclusief 21% BTW.
* Deze kosten worden aan de opdrachtnemer doorbelast door de NVWA. Bij wijziging van deze kosten door de NVWA zal de opdrachtnemer de gewijzigde kosten in rekening brengen.
Indien het Protocol en/of de aanwijzingen en instructies van de NVWA gedurende de looptijd van de overeenkomst worden aangepast en deze invloed hebben op de werkzaamheden die de opdrachtnemer moet uitvoeren en/of de daarbij te gebruiken materialen, behoudt de opdrachtnemer zich het recht voor de daaruit voortvloeiende kosten door te berekenen aan de opdrachtgever. Over een aanpassing van de kosten wordt de opdrachtgever zo spoedig mogelijk door de opdrachtnemer geïnformeerd.
Indien het te inspecteren bedrijf zich niet houdt aan het Protocol zullen alle hierdoor veroorzaakte extra werkzaamheden en kosten door het KCB bij het bedrijf in rekening worden gebracht.
6. Betalingstermijnen
Betaling van nota’s dient binnen 14 dagen na datumstelling ervan te geschieden.
7. Onregelmatigheden en maatregelen
a. In het geval de opdrachtnemer bij de uitvoering van de werkzaamheden constateert, dat een onregelmatigheid plaatsvindt of heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld het niet voldoen aan de eisen uit het action plan en/of het Protocol, waaronder mede begrepen het manipuleren van een feromoonval), al dan niet door toedoen van de opdrachtgever, dan wel de medewerkers van opdrachtnemer bij de uitvoering van de werkzaamheden worden belemmerd, wordt daarvan terstond melding gemaakt aan de NVWA. De NVWA bepaalt of en zo ja, welke maatregel wordt genomen. Een mogelijke maatregel is dat de opdrachtgever uit het register wordt geschrapt.
b. In het geval een AFM op het bedrijf van opdrachtgever wordt aangetroffen, bepaalt de NVWA de aanpak. De betreffende locatie van de opdrachtgever zal uit het register worden verwijderd tenminste voor de duur van één week.
8. Afmelden deelname, looptijd en beëindiging overeenkomst
Alle afmeldingen van deelname aan het project exportmonitoring op AFM t.b.v. export van Nederlandse capsicum spp naar de U.S.A. dienen per email te worden ingediend bij de afdeling P&C van het KCB. De exportmonitoring stopt nadat het KCB de controle heeft uitgevoerd die wordt gepland na de datum die de opdrachtgever heeft aangegeven in de e-mail. Het KCB zorgt ervoor dat het bedrijf wordt verwijderd uit het register: ‘Toegelaten bedrijven voor export paprika/pepers naar de USA’.
a. De overeenkomst heeft een looptijd vanaf het moment van ondertekening door opdrachtgever en versturen ven de bevestigingsmail door opdrachtnemer tot en met het uitvoeren van controle door het KCB die wordt gepland na de einddatum die de opdrachtgever heeft aangegeven in de e-mail.
b. De vallen dienen ten minste te blijven hangen totdat de laatste partij waarvoor een exportcertificering voor de USA heeft plaatsgevonden het bedrijf heeft verlaten.
c. Voortijdige beëindiging van de overeenkomst door de opdrachtnemer is alleen in onderstaande gevallen mogelijk:
1. Bij niet tijdige betaling aan de opdrachtnemer van de overeengekomen kostenvergoeding, zoals beschreven in hoofdstuk 6, heeft de opdrachtnemer het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de opdrachtgever na aanmaning in gebreke blijft.
2. Bij het schrappen van de opdrachtgever uit het register.
d. Bij een voortijdige beëindiging van de overeenkomst blijven eventuele betalingsverplichtingen uit hoofde van de overeenkomst in stand.