Samenwerkingsovereenkomst Waterkring West
Samenwerkingsovereenkomst Waterkring West
De ondergetekenden:
▪ de gemeente Bergen op Zoom, gevestigd te Bergen op Zoom, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder X.X. xxx xxx Xxxxx;
▪ de gemeente Halderberge, gevestigd te Oudenbosch, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder H.M. Suijkerbuijk;
▪ de gemeente Moerdijk, gevestigd te Zevenbergen, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder L.M. Koevoets;
▪ de gemeente Roosendaal, gevestigd te Roosendaal, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder dr. A.A.B. Theunis;
▪ de gemeente Steenbergen, gevestigd te Steenbergen, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder L.C.M. Heijmans;
▪ de gemeente Woensdrecht, gevestigd te Hoogerheide, te dezer zake vertegenwoordigd door wethouder V.L.J. Huijgens;
▪ het Waterschap Brabantse Delta, gevestigd te Breda, te dezer zake vertegenwoordigd door DB-lid mr. H.B. Hieltjes;
alle ondergetekenden gezamenlijk of onderling onderscheiden ook genoemd “partners”;
komen op basis van onderstaande overwegingen en bepalingen overeen onderhavige overeenkomst met elkaar aan te gaan met als doel gezamenlijk een doelmatig waterbeheer in hun grondgebied te bevorderen.
Deze overeenkomst kan worden aangehaald als:
“Samenwerkingsovereenkomst Waterkring West”.
OVERWEGINGEN
A. Gemeenten en waterschappen staan voor serieuze opgaven ter verbetering van het beheer van de afvalwaterketen, gevormd door riolering en afvalwaterzuiveringsinstallaties. Door slim samen te werken zijn er door gemeenten en waterschappen structureel en substantieel voordelen te behalen in het beheer van de afvalwaterketen. Deze samenwerking gaat uit van het bundelen van kennis en capaciteit, het verder professionaliseren en - waar doelmatig - het gezamenlijk uitvoeren van de beheertaken. Er is geen sprake van overheveling van wettelijke taken of verantwoordelijkheden.
B. Gemeenten hebben op grond van de Wet Milieubeheer en de Waterwet drie zorgplichten:
a. zorgplicht voor inzameling en transport van stedelijk afvalwater (art. 10.33 Wet Milieubeheer);
b. zorgplicht voor doelmatige inzameling en verwerking van afvloeiend hemelwater (art.
3.5 Waterwet);
c. zorgplicht voor grondwatermaatregelen, onder voorwaarden (art. 3.6 Waterwet).
C. Waterschappen hebben op grond van de Waterwet de volgende zorgplichten:
a. zorgplicht voor de zuivering van stedelijk afvalwater (art. 3.4 Waterwet);
b. zorg voor het watersysteembeheer van het oppervlaktewater, alsmede de zorg voor het transporteren en het zuiveren van afvalwater en de verwerking van zuiveringsslib (art. 3.2 Waterwet).
D. Partners onderkennen dat zij zich conform het landelijk Bestuursakkoord Water (24 mei 2011) gezamenlijk zullen moeten inzetten voor “een mooi, veilig, schoon, gezond en duurzaam beheer van het watersysteem en de waterketen om zo de kwaliteit van het beheer te vergroten tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten”.
E. In verschillende bestuurlijke en ambtelijke overleggen van partners is gesproken over de manier waarop door samenwerking een doelmatigheidswinst in de afvalwaterketen van de betrokken partijen kan worden bereikt; welke onderwerpen gezamenlijk worden opgepakt en welk samenwerkingsverband wordt opgezet om de beoogde doelmatigheidswinst te behalen.
F. De partners van Waterkring West hebben op 24 november 2011 een Intentieverklaring getekend waarin de intentie vastgelegd is om te komen tot een verdergaande samenwerking op het gebied van water en riolering.
G. Doelmatigheid (en daarmee ook doelmatigheidswinst) wordt niet uitsluitend beschreven aan de hand van het kostenaspect. Bij de beoordeling van doelmatigheid spelen nadrukkelijk ook de aspecten kwetsbaarheid, kwaliteit en kennis bij samenwerking een belangrijke rol. Deze aspecten zijn (zeker op wat langere termijn) van grote invloed op de kosten.
H. Samenwerken leidt tot het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. De kwaliteit van de oplossingen neemt toe door een meer integrale benadering van problemen en een betere onderbouwing van afwegingen.
I. Er zijn in 2012 concrete samenwerkingsprojecten gestart, die op veel fronten bijdragen aan een verhoogd kennisniveau. Kennisontwikkeling en kennisoverdracht vinden plaats via ondermeer gezamenlijke visievorming,meten en monitoren, gezamenlijk afvalwaterplan, waterloket, digitale informatievoorziening, beheer gemalen en persleidingen en onderhoud watersysteem
J. Samenwerking brengt de realisatie van duurzame en innovatieve oplossingen eerder in beeld vanwege de mogelijke koppeling van afval- en energiestromen en vanwege de koppeling van (afval)waterketen en watersystemen.
K. In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat door een gezamenlijke uitvoering kosten zijn te besparen door het maken van integrale afwegingen bij investeringen en exploitatie, afstemming van werkzaamheden, benutting van nieuwe technieken, zowel bovengrondse als ondergrondse maatregelen, schaalvoordelen in inkoop en beheer, besparing op energie- en onderhoudskosten en lager risico op fouten en desinvesteringen vanwege tijdige bijsturing door meer inzicht en overzicht.
L. Deze overeenkomst geeft invulling aan de opzet van een netwerkorganisatie van partners en vormt de basis voor de aanpak van de doelmatigheidsopgave in deze regio.
M. In de samenwerking zullen partners de eigen regie en de verantwoordelijkheden behouden, waarbij beleid wordt vastgesteld door de afzonderlijke besturen.
1. Begrippen en Definities
1.1 Partners
die de Samenwerkingsovereenkomst Waterkring West sluiten zijn de gemeenten Bergen op Zoom, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Steenbergen en Woensdrecht en waterschap Brabantse Delta.
1.2 Bestuurlijk overleg Waterkring West:
bestaat uit de bestuurlijke portefeuillehouders van partners, van elk één, en is bestuurlijk verantwoordelijk voor de Waterking West.
1.3 Bestuurlijk Duo
bestaat uit een portefeuillehouder van een gemeente en een DB-lid van het waterschap.
1.4 Het Ambtelijk Platform Waterkring West:
bestaat uit ambtelijke vertegenwoordigers van partners, van elk ten minste één.
1.5 Het Kernteam:
bestaat uit een afvaardiging van leden benoemd door en uit het Ambtelijk Platform, twee (of drie) vanuit de gemeenten (voorzitter, secretaris en/of één ondersteuner) en één vanuit het waterschap.
1.6 Projectleider
is trekker van een (deel-)project en rapporteert hierover in het Ambtelijk Platform. Projectleiders zijn werkzaam bij een van de partners, worden ingehuurd door een van de partners of is watermanager bij een van de partners.
1.7 Watermanagers
zijn bij de partners verantwoordelijk voor budgetten en ambtelijke capaciteit.
1.8 Het meerjarenprogramma:
is het voorziene meerjarenprogramma (periode 2013-2020) dat het Ambtelijk Platform opstelt en als basis geldt voor de werkzaamheden die het Ambtelijk Platform uitvoert. Dit meerjarenprogramma wordt jaarlijks geactualiseerd.
1.9 Het jaarplan:
is het jaarlijks op te stellen overzicht van te verwachten samenwerkingsprojecten door het Ambtelijk Platform.
1.10 De halfjaarlijkse voortgangsrapportage
is de halfjaarlijks op te stellen voortgangsrapportage door het Ambtelijk Platform.
1.11 SWWB
Elk van de partners is deelnemer in de SWWB (Samenwerking Water in West en midden Brabant) Dit is een samenwerkingsverband op het gebied van water en riolering tussen de werkeenheden Waterkring West, Waterkring de Baronie, Hart van Brabant en Werkeenheid 4.
1.12 De Bestuurlijke Begeleidingsgroep van de SWWB
Het verbindend overleg met informatief karakter waarbij namens iedere werkeenheid één bestuurder is afgevaardigd.
2. Samenwerkingsovereenkomst
2.1 Naam
Partners werken samen onder de naam Waterkring West.
2.2 Doel
De overeenkomst heeft tot doel om doelmatige samenwerking in waterbeheer tussen partners te bevorderen met als oogmerk zowel het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers en bedrijven alsmede kennisdeling tussen en kwetsbaarheidvermindering bij de partners tegen de maatschappelijk laagste kosten. Deze overeenkomst is een van de middelen om invulling te geven aan het Bestuursakkoord Water van 23 mei 2011.
2.3 Duur
a) De overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening en eindigt op 1 januari 2018.
b) Een evaluatie van deze overeenkomst vindt plaats
i. In het laatste kwartaal van 2017 en
ii. in de periode voorafgaand aan de laatste drie kalendermaanden van de looptijd van de overeenkomst. In aansluiting op die evaluatie beslissen partijen of, en zo ja, op welke wijze zij de samenwerking voortzetten.
2.4 Toetreding
Na het ondertekenen van deze overeenkomst kunnen andere partijen alleen toetreden na goedkeuring van alle partners.
2.5 Samenwerking buiten de overeenkomst
Elk van de partners is vrij samenwerkingsovereenkomsten aan te gaan buiten deze overeenkomst en buiten het werkgebied van Waterkring west, mits zij tevens blijven bijdragen aan onderhavige overeenkomst.
2.6 Uittreding en opheffing
a. Partners verbinden zich bij het ondertekenen van deze overeenkomst voor de gehele duur van de overeenkomst.
b. Partners kunnen na gezamenlijk overleg besluiten dat de werking van de overeenkomst eerder eindigt.
2.7 Lopende verplichtingen
Partners verplichten zich hierbij om hun aandeel in de tijdens de looptijd van deze samenwerkingsovereenkomst aangegane verplichtingen die doorlopen na beëindiging van de overeenkomst, te zullen nakomen.
3. Structuur en Besturing
3.1 Aansturing
3.1.1 Uitgangspunten aansturing
a. Eindverantwoordelijk voor het uitvoeren van deze overeenkomst is het Bestuurlijk Overleg Waterkring West.
b. Aan het Bestuurlijk Duo wordt de bestuurlijke sturing en stuwing voor de dagelijkse gang van zaken in het Ambtelijk Platform gedelegeerd.
c. De uitvoering van de samenwerking geschiedt binnen of onder begeleiding van een of meer leden van het Ambtelijk Platform Waterkring West, binnen de geldende verantwoordelijkheden van de organisatie van elk van de partners.
d. De coördinatie en (operationele) aansturing van het Ambtelijk Platform berust bij het Kernteam. Het Kernteam controleert zowel het meerjarenprogramma alsmede de voortgang daarvan aan de hand van uitwerking en uitvoering van samenwerkingsprojecten met bijbehorende begroting en de financiële verrekening en legt deze ter voorbereiding van besluitvorming (door het Bestuurlijk Overleg) voor aan het Bestuurlijk Duo.
e. De besluitvorming in het kader van de Samenwerkingsovereenkomst Doelmatig Waterbeheer Waterkring West ligt bij het Bestuurlijk overleg Waterkring West binnen de grenzen zoals vastgelegd in deze overeenkomst. De afzonderlijke besturen van de partners behouden hun autonomie in de definitieve besluitvorming.
3.2 Bestuurlijk Overleg Waterkring West
3.2.1 Taken
a. Vaststellen voorzitterschap van het Bestuurlijk Overleg
b. Vaststellen van het Bestuurlijk Duo.
c. Vaststellen van het meerjarenprogramma, het jaarplan en de jaarlijkse voortgangsrapportage
d. Vaststellen van de begroting en financiële verrekening.
3.2.2 Werkwijze en besluitvorming
a. Het bestuurlijk overleg komt tenminste twee keer per jaar bijeen en neemt besluiten over het meerjarenprogramma, de begroting en de financiële verrekening, het
jaarplan en de jaarrapportage. Voor de dagelijkse gang van zaken wordt de bestuurlijke aansturing gedelegeerd aan het Bestuurlijk Duo.
b. Het Bestuurlijk Overleg kiest uit haar midden een voorzitter en bepaalt zelf de zittingsperiode van de voorzitter.
c. Het Bestuurlijk Overleg kiest uit haar midden een Bestuurlijk Duo
d. De besluitvorming in het Bestuurlijk Overleg over het meerjarenprogramma en de jaarlijkse voortgang met begroting en financiële verrekening is onder voorbehoud van goedkeuring door de besturen van de partners. Nader overleg zal plaatsvinden over de ontstane situatie indien het voorbehoud zich realiseert.
3.3 Bestuurlijk Duo
3.3.1 Taken
a. De aansturing van de dagelijkse gang van zaken.
b. Het Bestuurlijk Duo borgt de uitwerking van de besluiten uit het Bestuurlijk Overleg in de dagelijkse gang van zaken in het Ambtelijk Platform
c. Het Bestuurlijk Duo stemt alle voorstellen van het Ambtelijk Platform via het Kernteam af alvorens ze ter besluitvorming worden voorgelegd aan het Bestuurlijk Overleg
d. Het bestuurlijk Duo verzorgt de bestuurlijke afstemming in groter regionaal verband in de Bestuurlijke Begeleidingsgroep van de SWWB.
3.3.2 Werkwijze
a. Het Bestuurlijk Duo heeft van het Bestuurlijk Overleg Waterkring West het mandaat om in de dagelijkse gang van zaken binnen de totale financiële en personele kaders van het jaarplan wijzigingen van het jaarplan door te voeren. Het Bestuurlijk Duo legt hierover verantwoording af aan het bestuurlijk overleg.
b. Het Bestuurlijk Duo kan initiatief nemen voor nieuwe activiteiten van het Ambtelijk Platform.
c. Het Bestuurlijk Duo beoordeelt de haalbaarheid en wenselijkheid van nieuwe initiatieven uit het Ambtelijk Platform.
d. Het Bestuurlijk Duo overlegt met het Kernteam over meerjarenplanning, jaarlijkse voortgang en projecten alvorens die behandeld worden in het Bestuurlijk Overleg.
e. Het Bestuurlijk Duo ziet toe op de kwaliteit, de kosten en de voortgang van activiteiten van het Ambtelijk Platform en overlegt daarover met het Kernteam.
f. Het Bestuurlijk Duo komt, al dan niet samen met het Kernteam, naar behoefte bijeen.
g. Voor het Bestuurlijk Duo is de voorzitter van het Kernteam (als procesmanager) het eerste aanspreekpunt voor de gang van zaken van activiteiten in het Ambtelijk Platform.
h. Het Bestuurlijk Duo legt jaarlijks verantwoording af aan het Bestuurlijk Overleg over de voortgang en realisatie van het meerjarenprogramma, het jaarplan, de begroting
en de financiële verrekening.
3.4 Ambtelijk Platform waterkring West
3.4.1 Taken
a. Vaststellen samenstelling Kernteam, daaronder behorend de voorzitter en de secretaris van het Ambtelijk Platform.
a. Opstellen van meerjarenprogramma, het jaarplan, de jaarlijkse voortgang begroting en financiële verrekening van gezamenlijke activiteiten, alsmede zorg dragen voor een goede vastlegging van de daarvoor benodigde administratieve gegevens.
b. Zorg dragen voor het uitvoeren van de taken en activiteiten zoals die in het jaarplan zijn opgenomen.
c. Coördineren en afstemmen van de (afval)watertaken binnen Doelmatig Waterbeheer Waterkring West en de interne organisatie en bewaken van de kosten en kwaliteit.
d. Programmeren van onderzoek en maatregelen van de gezamenlijke activiteiten van het meerjarenprogramma en de jaarlijkse voortgang, een en ander in overeenstemming met de meerjarenplanningen uit de gemeentelijke rioleringsplannen van de betrokken gemeenten en de waterbeheerplannen van het waterschap.
e. Coördineren en plannen van inzet van externe ondersteuning binnen de financiële kaders van het jaarplan.
f. Begeleiden van taken die zijn uitbesteed.
g. Afstemmen van de activiteiten met de watermanagers van de partners.
3.4.2 Werkwijze
a. Het Ambtelijk Platform wordt samengesteld uit ten minste een vertegenwoordiger van elk van de partners, zodanig dat elke partner de benodigde kennis en vaardigheden in kan brengen betreffende alle taken die moeten worden uitgevoerd.
b. Inzet van ambtenaren van de deelnemende organisaties, uitgaande van kennis, vaardigheid en inzetbaarheid
c. De leden van het Ambtelijk Overleg stemmen hun activiteiten af met de watermanager van hun eigen organisatie
d. De mate en wijze waarop het Ambtelijk Platform bij elkaar komt, wordt bepaald door het Kernteam.
3.4.3 Inzet capaciteit en budget
a. Partners conformeren zich aan de vastgestelde inzet per medewerker in het Ambtelijk Platform op basis van de daarover gemaakte afspraken in het jaarplan waarvoor goedkeuring van alle partners is verkregen.
b. Partners conformeren zich aan het vastgestelde budget voor het Ambtelijk Platform op basis van de daarover gemaakte afspraken waarvoor goedkeuring van alle partners is verkregen.
c. Voor de dekking van algemene kosten wordt een gezamenlijke pot ingesteld. Zie artikel 4.2 lid c
3.4.4 Facilitering
a. De leden van het Ambtelijk Platform blijven in dienst van hun eigen organisatie.
b. De eigen organisaties faciliteren de medewerkers van het Ambtelijk Platform, zodat zij hun bijdrage aan het Ambtelijk Platform kunnen leveren in overeenstemming met de voortgangsplanning, afgesproken ureninzet.
3.5 Kernteam
3.5.1 Taken
a. Voorbereiden van de besluitvorming van het Bestuurlijk Duo en het Bestuurlijk overleg.
b. Coördineren van de activiteiten van het Ambtelijk Platform
c. Opstellen van een jaarlijkse voortgangsrapportage.
d. Controleren van meerjarenprogramma, de jaarlijkse voortgang, begroting en financiële verrekening en doorgeleiden naar het Bestuurlijk Duo en het Bestuurlijk Overleg voor besluitvorming.
e. Advies geven over invulling nieuwe activiteiten en taken.
f. Zichtbaar maken van de opbrengsten van de samenwerking in nauwe samenwerking met het Ambtelijk Platform en het hierover adviseren van het Bestuurlijk Overleg.
g. Het Kernteam verzorgt de ambtelijke afstemming in groter regionaal verband in de Ambtelijke Coördinatiegroep van de SWWB.
3.5.2 Werkwijze
a. Het kernteam bestaat uit de voorzitter, de secretaris en een derde lid uit het Ambtelijk Platform, en wordt gevormd door tenminste twee medewerkers vanuit de gemeenten en een vanuit de waterschappen.
b. Het Kernteam komt naar behoefte bijeen.
3.6 Projectleider
3.6.1 Taken
a. Leiding geven aan een projectgroep.
b. Verantwoordelijk voor de kwaliteit, kosten, planning en voortgang van een project.
3.6.2 Werkwijze
a. In het ambtelijk platform wordt het initiatief genomen om een project te starten
b. Projectleider wordt benoemd en die maakt een projectvoorstel
c. Projectvoorstel wordt besproken in het ambtelijk platform
d. Na instemming van het ambtelijk platform wordt aan de hand van het projectvoorstel een projectplan gemaakt met inhoudelijke doelstelling, beoogde kwaliteit, planning, kostenraming en raming van de ambtelijke capaciteit in overeenstemming met het jaarplan.
e. Na instemming van het ambtelijk platform wordt het projectplan via het kernteam voorgelegd aan het Bestuurlijk Duo.
f. Na instemming van het Bestuurlijk Duo wordt een projectgroep geformeerd. De voortgang van het project wordt behandeld in het ambtelijk platform.
3.7 Watermanager
3.7.1 Taken
a. De watermanager is bij een partner verantwoordelijk voor de inzet van financiële en personele middelen
b. Adviseert de betrokken vertegenwoordiger in het ambtelijk platform m.b.t. lokale uitgangspunten van projecten.
c. Verantwoordelijk voor de implementatie bij een partner van de resultaten die voortkomen uit deze samenwerkingsovereenkomst.
3.7.2 Werkwijze
a. De watermanager zorgt voor een goede inhoudelijke afstemming met de vertegenwoordiger in het ambtelijk platform.
b. Vanuit de eigen organisatie draagt de watermanager zorg voor de bemensing van de projectgroepen.
c. De watermanager en de vertegenwoordiger in het ambtelijk platform adviseren de portefeuillehouder m.b.t. zaken die aan de orde komen in Waterkring West.
d. de watermanager zorgt dat de resultaten van de projecten worden toegepast in de eigen organisatie.
4. Financiën en Verplichtingen partners
4.1 Kosten
De verdeling van de jaarlijkse kosten voor partners van gezamenlijk te voeren activiteiten zijn vastgelegd in het jaarlijks op te stellen jaarplan
4.2 Gezamenlijke financiering
a. Partners zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor financiering van de werkzaamheden voortvloeiend uit deze overeenkomst. Het meerjarenprogramma en het jaarlijkse voortgangsoverzicht zijn hiervoor leidend.
b. Partners zijn individueel verantwoordelijk voor de kosten die samenhangen met aanvullende diensten die niet zijn beschreven in het jaarplan.
c. Ter dekking van algemene kosten van de samenwerking (zoals vergaderkosten, presentaties, externe inhuur) wordt jaarlijks een budget vastgesteld in het jaarplan. Dit budget wordt beheerd door een van de partners. De hoogte van de bijdragen van de partners wordt bepaald op basis van inwoneraantal van de deelnemende gemeenten waarbij het waterschap meetelt als had het evenveel inwoners als de grootste deelnemende gemeente.
d. Partners verdelen externe projectmatige kosten op basis van inwoneraantal van de deelnemende gemeenten waarbij het waterschap als het deelneemt meetelt als had het evenveel inwoners als de grootste deelnemende gemeente.
4.3 Risico’s
a. Het Ambtelijk Platform zal tweemaal per jaar een voortgangsrapportage maken om inzicht te bieden in de kosten en tijdsbesteding. Aan het eind van een jaar vindt op basis van het jaaroverzicht en de financiële verrekening de formele verantwoording plaats.
b. In geval van dreigende kostenoverschrijding zal dit door het Ambtelijk Platform worden verwerkt in het eerstvolgende halfjaarlijks overzicht en afgestemd met het Bestuurlijk Duo, waardoor tussentijdse besluiten van de Bestuurlijk Overleg zoveel mogelijk worden voorkomen.
5. Slotbepaling
5.1 Wijzigingen van de overeenkomst
Deze overeenkomst kan slechts door partners worden gewijzigd of aangevuld na een schriftelijk akkoord.
5.2 Onvoorziene omstandigheden
Partners treden met elkaar in overleg in het geval zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van deze overeenkomst niet mag worden verwacht.
5.3 Geschillen
Deze overeenkomst legt afspraken tussen de partners over de samenwerking in de (afvalwaterketen vast. Bij de uitwerking van de afspraken kunnen er geschillen ontstaan. Indien ambtelijk (contactpersonen en management) en bestuurlijk niet tot een oplossing kan worden gekomen van het geschil, zal een erkend mediator door partijen worden aangewezen ter beslechting van het geschil. Partijen conformeren zich aan de handelswijze van de xxxxxxxx.Xx kosten van mediation worden onderling verdeeld volgens de standaardkostenverdeling.
Opgemaakt en ondertekend in zevenvoud op .. - .. – 2014:
Gemeente Bergen op Zoom, Wethouder X.X. xxx xxx Xxxxx
Gemeente Halderberge, Wethouder H.M. Suijkerbuijk
Gemeente Moerdijk, Wethouder L.M. Koevoets
Gemeente Roosendaal, Wethouder dr. A.A.B. Theunis
Gemeente Steenbergen, Wethouder L.C.M. Heijmans
Gemeente Woensdrecht, Wethouder V.L.J. Huijgens
Waterschap Brabantse Delt, DB-lid mr. H.B. Hieltjes