Voorwaarden voor afstuderen bij een bedrijf

Versie 18 december 2020

Voorwaarden voor afstuderen bij een bedrijf

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle afstudeeropdrachten die studenten van de TU Delft uitvoeren bij een bedrijf.

Het bedrijf, de student en de TU Delft leggen minimaal de volgende zaken vast in een afstudeerovereenkomst:

a) De titel van de afstudeeropdracht.

b) Een inhoudelijke beschrijving van de afstudeeropdracht.

c) De duur van de afstudeeropdracht.

d) De naam van de begeleider van het bedrijf bij de afstudeeropdracht.

e) De naam van de afstudeerbegeleider van TU Delft.

f) De informatie die het bedrijf van de afstudeerbegeleider of anderen van de TU Delft ontvangt en die het bedrijf en de student vertrouwelijk moeten houden, inclusief eventuele bedrijfsgeheimen zoals gedefinieerd in artikel 1 van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen.

g) Kennis, software en technologie van TU Delft, beschermd door een intellectueel eigendomsrecht, die het bedrijf en de student als achtergrondinformatie ontvangen voor de uitvoering van de afstudeeropdracht. Dit overzicht wordt toegevoegd aan de inhoudelijke beschrijving van de afstudeeropdracht. Het bedrijf toetst voor de ondertekening van de afstudeerovereenkomst of zij de voornoemde achtergrondinformatie wenst te ontvangen.

h) Een verklaring dat bedrijf, student en TU Delft deze voorwaarden accepteren en dat in geval van tegenstijdigheden tussen de voorwaarden en de afstudeerovereenkomst, de voorwaarden prevaleren boven de afstudeerovereenkomst.

Desgewenst kan het bedrijf aanvullende afspraken met de student maken over de geheimhouding van bedrijfsinformatie, de rechten op de resultaten en de aansprakelijkheid van de student. Deze afspraken moeten voldoen aan de voorwaarden die hieronder staan, anders kan de student niet afstuderen op de afstudeeropdracht.

Als in de overeenkomst tussen het bedrijf en de student afspraken staan die strijdig zijn met de voorwaarden die hieronder staan, dan gelden deze niet voor de student. Deze voorwaarden gaan boven de afspraken tussen het bedrijf en de student. De overeenkomst tussen het bedrijf en de student is geen arbeidsovereenkomst in de zin van artikel 7:610 van het Burgerlijk Wetboek. Voor afstudeeropdrachten mag het bedrijf medewerkers van de TU Delft geen persoonlijke geheimhoudingsverklaringen laten tekenen.

De voorwaarden

1. Definities

De volgende informatie speelt een rol bij de afstudeeropdracht:

• De resultaten van de afstudeeropdracht. Dit heet “resultaten”. De student legt de resultaten vast in een afstudeerrapport, zoals hieronder is bepaald onder 3.

• Vertrouwelijke Bedrijfsinformatie: Dit is informatie die de student krijgt van het bedrijf en waarvoor de student toestemming van het bedrijf heeft gekregen deze te delen met TU Delft omdat dat nodig is voor de beoordeling en begeleiding van de afstudeeropdracht, op voorwaarde dat deze informatie gedurende 5 jaar na het beëindigen van de afstudeeropdracht door de student en TU Delft geheim wordt gehouden.

• Vertrouwelijke Informatie: Dit is informatie die de student of het bedrijf krijgt van TU Delft en waarvoor de student en bedrijf toestemming van TU Delft hebben gekregen deze onderling te delen omdat dat nodig is voor afstudeeropdracht, op voorwaarde dat deze informatie gedurende 5 jaar na het beëindigen van de afstudeeropdracht geheim wordt gehouden door student en bedrijf.

• Geheime Bedrijfsinformatie: Dit is informatie die de student krijgt van het bedrijf, die de student niet mag delen met TU Delft en die door de student geheim moet worden gehouden zolang het nog geen publieke informatie is.

De (intellectuele eigendoms)rechten op informatie (al dan niet vertrouwelijk of geheim) die bedrijf of TU Delft onder deze overeenkomst delen, blijven berusten bij de partij die deze informatie ter beschikking heeft gesteld.

2. Geheimhouding van bedrijfsinformatie

Het bedrijf spreekt met de student voorafgaand aan de start van de afstudeeropdracht af hoe onderscheid gemaakt wordt tussen openbare informatie, Vertrouwelijke Bedrijfsinformatie en Geheime Bedrijfsinformatie, waarvan de student tijdens zijn/haar aanwezigheid bij het bedrijf kennis neemt en hoe daarmee moet worden omgegaan in de communicatie met de TU Delft en derde partijen. Indien van toepassing wordt deze afspraak vastgelegd in de overeenkomst tussen het bedrijf en de student.

De student mag Vertrouwelijke Bedrijfsinformatie aan de TU Delft verstrekken. Indien de afstudeerbegeleider of de examencommissie van TU Delft van mening is dat door het ontbreken van Geheime Bedrijfsinformatie het afstudeerverslag niet afdoende kan worden beoordeeld, gaan

TU Delft en bedrijf in overleg om binnen een redelijke termijn tot een redelijke en billijke oplossing voor alle partijen te komen.

Het bedrijf mag de student geen boetes opleggen bij overtreding van de geheimhoudingsverplichting, maar mag bij overtreding wel een schadevergoeding vorderen van student vast te stellen door een Nederlandse rechter.

Partijen houden de Vertrouwelijke Bedrijfsinformatie en de Vertrouwelijke informatie die zij van elkaar, al dan niet via de student ontvangen, gedurende 5 jaar na het beëindigen van de afstudeeropdracht geheim als die informatie schriftelijk gemerkt is als vertrouwelijk, de vertrouwelijkheid uit de aard van de zaak volgt of de vertrouwelijkheid op andere wijze evident kenbaar was. Partijen mogen de Vertrouwelijke Bedrijfsinformatie of de Vertrouwelijke Informatie die zij ontvangen niet publiceren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de

verstrekkende partij te hebben verkregen. Deze geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die openbaar is of waarvan de betreffende partij kan aantonen dat zij die al had voordat de Vertrouwelijke Bedrijfsinformatie of de Vertrouwelijke Informatie werd verstrekt of waarvan die partij kan aantonen dat zij die van een derde partij heeft verkregen die niet aan geheimhouding van de Vertrouwelijke Bedrijfsinformatie of de Vertrouwelijke Informatie was gebonden.

3. Openbaarheid van het afstudeerrapport

De TU Delft, de student en het bedrijf houden de resultaten geheim totdat het afstudeerrapport openbaar is. De student moet een publieke presentatie houden over de resultaten en moet het afstudeerrapport openbaar maken door het te uploaden in de repository xxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx.

Geheime Bedrijfsinformatie mag in geen geval in het afstudeerrapport of vertrouwelijke bijlage worden opgenomen. Het bedrijf mag met de student afspreken dat hij/zij Vertrouwelijke Bedrijfsinformatie en bedrijfsgevoelige resultaten uit het afstudeerrapport verwijdert. Indien deze informatie nodig is voor het beoordelen van de afstudeeropdracht door de TU Delft neemt de student die Vertrouwelijke Bedrijfsinformatie en bedrijfsgevoelige niet zijnde generieke resultaten op in een vertrouwelijke bijlage. Deze vertrouwelijke bijlage wordt niet geupload en gedurende 5 jaar geheim gehouden. Dit mag de wetenschappelijke kwaliteit van het afstudeerrapport dat wel wordt geupload niet aantasten. Het toepassen van een vertrouwelijke bijlage is onder meer omdat een visitatiecommissie, die het onderwijs beoordeelt, de afstudeerresultaten moet kunnen zien.

Het bedrijf en de student komen samen overeen hoe lang vóór de afstudeerzitting de student het concept afstudeerrapport en concept publieke presentatie uiterlijk aan het bedrijf geeft om die te laten controleren op Vertrouwelijke of Geheime Bedrijfsinformatie en bedrijfsgevoelige resultaten. Deze termijn, waarin het bedrijf de controle uitvoert en de student eventueel gevraagde aanpassingen kan verwerken, mag niet langer zijn dan 30 dagen.

De student moet het volledige afstudeerrapport, inclusief de vertrouwelijke bijlage, aan de afstudeerdocenten en/of examinatoren van de TU Delft verstrekken. De TU Delft staat ervoor in dat de afstudeerdocenten en/of examinatoren de informatie in de vertrouwelijke bijlage gedurende

5 jaar na het afstuderen geheimhouden.

4. Embargo

Het afstudeerrapport dat exclusief de vertrouwelijke bijlage geupload wordt via de repository is openbaar. Het bedrijf en de student kunnen overeenkomen dat het afstudeerrapport dat wordt geupload nog niet wordt geopenbaard tot maximaal 2 jaar na het afstuderen. Het bedrijf stuurt een met redenen omkleed schriftelijk verzoek voor een embargo toe aan TU Delft en Student.

Deze periode van niet- openbaring van het afstudeerrapport heet het embargo. Tijdens het embargo houdt ook TU Delft het afstudeerrapport geheim. Het embargo belemmert de student niet om af te studeren. Het bedrijf mag het afstudeerrapport, exclusief de vertrouwelijke bijlage, van de student niet aanmerken als bedrijfsgeheim in zin van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen.

Als het bedrijf een langer embargo wil dan 2 jaar dan moet het bedrijf minimaal één maand voorafgaand aan het indienen van het afstudeerverslag bij TU Delft een schriftelijk gemotiveerd verzoek indienen bij het college van bestuur van de TU Delft om deze periode met maximaal 3 jaar te verlengen. Bij dit schriftelijke verzoek moet het concept afstudeerrapport worden bijgesloten omdat het college van bestuur op basis van de inhoud beoordeelt of een verlenging van het embargo noodzakelijk en redelijk is. Het college van bestuur beslist hierover naar eigen inzicht en communiceert haar besluit aan het bedrijf binnen één maand na ontvangst van het gemotiveerd verzoek.

Bij het uploaden moet de student in de repository aangeven als er een embargo is en hoe lang die is. Het embargo is niet van toepassing op de metadata in de repository. Metadata zijn titel, auteur, bijdragers, opleidingscode, datum, samenvatting.

5. Rechten op resultaten

Het bedrijf mag met de student afspraken maken over de intellectuele eigendomsrechten op de resultaten die student genereert in het kader van de afstudeeropdracht. Het kan zijn dat afstudeerbegeleider en medewerkers van de TU Delft zelf resultaten of informatie inbrengen.

Indien deze inbreng van de afstudeerbegeleider en medewerkers een substantiële bijdrage zijn t.o.v. de inbreng van de student en/of bedrijf, blijven de intellectuele eigendomsrechten op deze bijdrage eigendom van de TU Delft. In het geval van een octrooi, moet TU Delft aantonen dat de medewerker

van de TU Delft (mede-)uitvinder is in de zin van de octrooiwetgeving. Voor de afstudeerzitting maken bedrijf en TU Delft een overzicht waarin wordt vastgelegd welke intellectuele eigendomsrechten op de resultaten gezamenlijk (bedrijf en TU Delft) eigendom zijn en welke intellectuele eigendomsrechten op de resultaten volledig eigendom zijn van TU Delft en welke volledig eigendom zijn van het bedrijf. TU Delft en bedrijf mogen de resultaten die gezamenlijk intellectueel eigendom zijn vrij, onbeperkt en zonder nadere vergoeding gebruiken. Xxxxxxx heeft het eerste recht op onderhandeling met TU Delft over het verkrijgen van de intellectuele eigendomsrechten op deze (gezamenlijke) resultaten van TU Delft tegen marktconforme voorwaarden. Dit recht vervalt indien bedrijf binnen drie maanden na afstuderen daarvan geen gebruik maakt. De auteursrechten op het afstudeerrapport zijn intellectueel eigendom van de student.

6. Aansprakelijkheid

Partijen zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade veroorzaakt door of geleden door een van de Partijen tenzij sprake is van grove nalatigheid of opzet van de schadeveroorzakende Partij. Als het bedrijf de resultaten gebruikt of toepast of anderen in de gelegenheid stelt deze te gebruiken of toe te passen, vrijwaart het bedrijf de student en de TU Delft voor aanspraken van derden wegens schade als gevolg van dit gebruik of de toepassing ervan. De TU Delft en de student zijn niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door toepassing van de resultaten door het bedrijf.

7. Beëindiging

De TU Delft en het bedrijf kunnen de overeenkomst met de student beëindigen indien de student zich niet houdt aan deze voorwaarden of de student zich zo gedraagt dat het redelijk is dat de overeenkomst wordt beëindigd. De overeenkomst eindigt automatisch bij overlijden van de student. Indien het bedrijf de overeenkomst eenzijdig wenst te beëindigen om andere dan hiervoor genoemde redenen zal het bedrijf in overleg treden met de afstudeerbegeleider van de TU Delft om een redelijke oplossing te vinden zodat de student zijn/haar afstuderen op een succesvolle manier kan afronden.

8. Problemen

Bij problemen tijdens de afstudeeropdracht die niet tussen de student en het bedrijf en de afstudeerbegeleider van TU Delft kunnen worden opgelost legt het bedrijf, de student of de afstudeerbegeleider het probleem voor aan de decaan van de faculteit. Wanneer een partij het probleem wil voorleggen aan de decaan, informeert zij de andere partijen hier voorafgaand schriftelijk over. Als geen oplossing gevonden wordt, kan het geschil exclusief worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Den Haag, Nederland.

Op deze voorwaarden en op de afstudeerovereenkomst is Nederlands recht exclusief van toepassing.