Evaluatie en Eindafrekening 28 november 2018
Evaluatie en Eindafrekening 28 november 2018
Samenwerkingsovereenkomst stichting SSP-HAL en gemeente Oude IJsselstreek
Aanleiding
Op 14 april 2014 sloot het toenmalige bestuur van de Stichting SSP-HAL een Samenwerkings- overeenkomst met de gemeente Oude IJsselstreek. Deze overeenkomst zal volgens afspraak vóór 1 december 2018 worden geëvalueerd. Daarnaast is er een Huurovereenkomst 15-04-2014. Beiden gingen met terugwerkende kracht in per 1 januari 2014.Tenslotte komt ook het op 21 maart 2014 vastgestelde Ondernemingsplan SSP-HAL aan de orde. Najaar 2018 is door vertegenwoordigers van de gemeente en de SSP-HAL gesproken over de inhoud van de evaluatie, aan de hand van beider concepten. Deze lagen niet ver uit elkaar. In het onderhavige document zijn de versies en visies gezamenlijk verwoord.
De Samenwerkingsovereenkomst gaat uit van de aanwezigheid van verwarming. Deze werd gerealiseerd in het voorjaar van 2014, na een aanbod van enkele Achterhoekse bedrijven. Gezien de beschikbare middelen was eigenlijk alleen een industriële verwarming mogelijk, aangevuld met een luchtgordijn aan de binnenkant van het voorportaal. Een vrij eenvoudige wijze van verwarmen, die echter veel activiteiten mogelijk maakte. Deze wijze van verwarming is echter niet geschikt is voor gebruik tijdens congressen en evenementen waar gesproken wordt. De SSP-HAL heeft een verbeterd luchtgordijn laten aanbrengen tussen de beide schuifdeuren. Deze is deels door de gemeente vergoed.
De uitspraak van de Raad van State over enige bezwaren tegen het bestemmingsplan DRU-IP zou de overeenkomst niet aantasten. In letterlijke zin is dat ook niet het geval geweest. De Stichting SSP-HAL heeft de hal geëxploiteerd conform de bepalingen in het bestemmingsplan.
De overeenkomst stelt vooraf dat de Stichting huisregels op zal stellen en regels voor het laden en lossen, conform de geluidsbepalingen in het Bestemmingsplan. Deze regels zijn door de SSP-HAL opgesteld en door de gemeente geaccordeerd. Deze regels worden gecommuniceerd en gehandhaafd. De SSP-HAL onderhoudt goede relaties met de omwonenden.
Achtereenvolgens worden besproken:
1. Doelen
2. Taakverdeling
3. Afstemming
4. Financien
5. Overig
6. Conclusies
7. Eindafrekening
1. DOELEN
Instandhouding van het rijksmonument SSP Hal.
• Dit is de afgelopen jaren een gezamenlijke verantwoordelijkheid geweest van de Stichting SSP- Hal en de gemeente. Het rijksmonument is in stand gebleven maar vraagt doorlopend veel onderhoud aan de buitenschil (eigenaren onderhoud). Tot en met 2017 is er aan de buitenschil slechts het strikt noodzakelijke onderhoud gepleegd. In 2013 -2014 zijn er reparaties uitgevoerd het cassetteplafond. In 2018, is een nieuw onderhoudsrapport geschreven. Aan de hand daarvan zijn in 2018 ook reparaties uitgevoerd.
• De Stichting SSP-HAL heeft zelf nog al wat aanpassingen en interne verbouwingen verricht. Achteraf zijn uiteindelijk een aantal bedragen verrekend, ook omdat de aanpassingen naar behoren zijn uitgevoerd.
Commercieel gebruik van de hal voor beurzen, manifestaties etc:
De eerste jaren is dit goed gelukt, daarna in afnemende mate. Redenen hiervoor zijn:
• De economische crisis heeft uiteraard een nadelige invloed gehad.
• De eerste jaren was er geen permanente verwarmingsinstallatie, maar moesten dieselgeneratoren worden gebruikt: hoge kosten, veel lawaai en overlast voor de omgeving. Dit werkte beperkend.
• Het parkeren was (en is nu nog steeds) niet op orde door het ontbreken van een groot
permanent parkeerterrein aan de overzijde van de rivier.
• Er is in onvoldoende mate ingezet op commerciële verhuur van de hal.
Door te weinig commerciële activiteiten is het niet gelukt om met de opbrengsten daarvan het maatschappelijk gebruik financieel mogelijk te maken. Het onderscheid tussen commercieel en maatschappelijk tarief is onvoldoende gemaakt en uitgevoerd.
Maatschappelijk gebruik van de hal voor lokale initiatieven:
• Dit is met tal van activiteiten zeer goed gelukt.
• Er zijn in de Samenwerkingsovereenkomst twee tarieven afgesproken, een commercieel tarief en een maatschappelijk tarief dat de helft van het commerciële zou zijn. Het is niet gelukt om voor alle maatschappelijke evenementen huur in rekening te brengen.
• Alleen in 2014 is door de gemeente een bedrag betaald ten behoeve van maatschappelijke
activiteiten (€ 18.000).
• In de Samenwerkingsovereenkomst is geen rekening gehouden met de inkomstenderving die bij de Stichting SSP-HAL ontstond door de inzet/reservering van de hal als calamiteitenhal en als slechtweerlocatie.
Bij het maatschappelijk gebruik is er onderscheid naar:
• SSP Hal als CALAMITEITEN HAL, onkostenvergoeding.
Dit is gelukkig niet nodig geweest.Tijdens grote popfestivals etc. kon de SSP Hal echter wegens deze functie niet verhuurd worden. Er zijn bij deze evenementen geen kosten in rekening gebracht. Ook in de Samenwerkingsovereenkomst is hiermee geen rekening gehouden.
• SSP Hal als SLECHT WEER LOCATIE, maatschappelijk tarief + onkosten
Dit is zelden nodig geweest. Het gaat hierbij om activiteiten die gepland zijn in de openlucht (zoals theater Engbergen) maar die vanwege slechte weersverwachtingen naar binnen moeten uitwijken.
• SSP Hal voor LOKALE INITIATIEVEN, maatschappelijk tarief + onkosten
Dit is met vele activiteiten en evenementen goed gelukt. In de Samenwerkings- overeenkomst is bepaald dat de Stichting SSP HAL de hal maximaal 12 dagen per jaar ter beschikking stelt aan dergelijke initiatieven. Deze beperking heeft in de praktijk geen problemen gegeven. Het maatschappelijk tarief en de onkosten zijn echter niet in rekening gebracht. Omdat de mogelijkheid van vooraftrek van BTW hierbij in het geding is, zijn afspraken gemaakt met de belastingdienst (zie Financiën).
Naast de geformuleerde doelen zijn in de samenwerkingsovereenkomst nog, als van groot belang benoemd:
• De betekenis van de hal voor de groep vrijwilligers waarbij – naast voldoening en plezier – ook aspecten als ontmoeting, dagbesteding en sociale cohesie van belang zijn. Deze
betekenis is in de loop van deze periode alleen maar gegroeid. De ruim 70 vrijwilligers van de SSP-HAL hebben grote invloed op de organisatie van de hal en de uitvoering van de verschillende taken. Zij ondervinden een grote mate van saamhorigheid bij elkaar, hebben plezier in hun vrijwilligerswerk wat zij vaak ook naast hun dagelijks werk verrichten.
Professionals in hun werk en in hun vrijwilligerswerk. Zij brengen “vogels van zeer verschillend pluimage” samen. De vrijwilligers van de Stichting SSP-HAL hebben een grote bijdrage geleverd aan het verbeteren van het imago van het DRU IP. Zonder de enorme inzet van de vrijwilligers zou de SSP-HAL en het DRU-IP niet zijn wat het nu is. De aanvankelijk negatieve beeldvorming over het DRU-IP is overgegaan in een positief beeld. De SSP-HAL is behouden gebleven en heeft een positieve maatschappelijke rol vervuld. Wel heeft de vrijwilligersgroep – met name in het najaar van 2017 – moeite gehad met uitlatingen vanuit de gemeente. Er zijn daarna met verschillende partijen gesprekken gevoerd, zo ook met vrijwilligers en bestuur van de SSP-HAL.
• Het bieden van werk- en leerervaringsplekken aan mensen met een achterstand tot de
arbeidsmarkt is moeilijk gebleken. Hier zijn diverse oorzaken voor aan te wijzen. De SSP- HAL heeft de expertise niet zelf in huis. Samengewerkt wordt met Kanz, Zozijn en sinds kort ook met Laborijn. Niet altijd hebben deze stichtingen de benodigde begeleiding kunnen bieden. Dit betekent heel wat voor de begeleiding door de vrijwilligers van de SSP-HAL.
2. TAAKVERDELING
De taken en verantwoordelijkheden als genoemd in de samenwerkingsovereenkomst zijn door de Stichting SSP-HAL volgens overeenkomst uitgevoerd. Het gebruikersoverleg op het DRU Industriepark is goed opgestart maar heeft een wat wisselvallig bestaan geleid. Na de aankoop van het Ketelhuis door de Cultuurfabriek is er geen gebruikersoverleg meer geweest.
Ook de Gemeente Oude IJsselstreek heeft de taken en verantwoordelijkheden goeddeels volgens de overeenkomst uitgevoerd. Het eigenaren-onderhoud van het gebouw vraagt bij een gebouw als dit voortdurend veel aandacht, is nooit klaar. In feite loop je altijd achter de feiten aan. Het pand is een rijksmonument en er zal om die reden ook het nodige onderhoud moeten worden uitgevoerd.
Het is de gemeente nog niet gelukt om een definitieve parkeervoorziening te realiseren. Met name de verwerving van de gronden heeft voor veel vertraging gezorgd. Er zijn parkeermogelijkheden op het DRU IP zelf, maar deze zijn niet toereikend bij grotere evenementen. Er is daarom een tijdelijk parkeerterrein aangelegd aan de overzijde van de rivier. Na veel regenval is het tijdelijk parkeerterrein onbruikbaar. Dit heeft mogelijk nadelig gewerkt op de commerciële activiteiten van de stichting SSP- HAL.
3. AFSTEMMING
Bij het aangaan van de overeenkomst is afgesproken dat er structureel overleg zou plaatsvinden tussen het SSP-HAL bestuur en de gemeente. Het eerste jaar is dat ook gebeurd. Daarna heeft noch het bestuur van de SSP-HAL, noch de gemeente deze afspraak voldoende bewaakt. Daardoor is de communicatie over en weer niet optimaal geweest. Met name op bestuurlijk niveau is er te weinig overlegd.
Bij herhaling is er met elkaar gesproken over de huur, niet in de zin van een evaluatie zoals vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst, maar over het feit dat er op enig moment geen huur meer kon worden betaald. In die gesprekken is gesproken over de huurovereenkomst, over energienota’s en over het bijstellen van de businesscase. Noch bij aanvang van de betalingsproblemen, noch tijdens het proces van de DRU-IP Visie, heeft dit tot conclusies of nieuwe afspraken geleid.
4. FINANCIEN
De ‘ businesscase’, het Ondernemingsplan bestaat uit twee delen (in één document):
• Het ‘Ondernemingsplan’, in opdracht van de Stichting SSP HAL;
• ‘SSP-HAL’, in opdracht van gemeente én de Stichting SSP HAL.
De voor de jaren 2014-2015 en 2016 opgestelde businesscase is gebleken een veel te optimistisch verhaal te zijn. Het was gebaseerd op een groeimodel. Referenties in het rapport zijn (inter)nationale hallen enerzijds, zoals de Jaarbeurs, Rai, en andere, maar anderzijds ook regionale beurzen.
Belangrijke verschillen zijn onder andere de professioneel georganiseerde hallen met betaalde krachten die 40 uur per week werken tegenover de vrijwilligers organisatie van de SSP-HAL, ook al leveren die vrijwilligers professionele prestaties. In een professionele omgeving kan de kwaliteit van de acquisitie, en de hele organisatie er om heen omhoog gaan en een aanzuigende werking hebben. Door deze veel te optimistische uitgangspunten heeft de SSP-HAL, over de gehele periode geen financieel positief resultaat kunnen realiseren. Er is door de SSP-HAL geen gebruik gemaakt van de kredietfaciliteit die in het kader van de Samenwerkingsovereenkomst mogelijk was gemaakt.
Het maatschappelijk tarief is niet of in onvoldoende mate toegepast. Dit onderwerp is ter sprake gekomen bij het overleg met de Belastingdienst in 2016 en 2017 en opgenomen in het eindrapport van de Belastingdienst. De uitspraak luidt: “de ter beschikkingstelling van de SSP-HAL aan niet economische prestaties wordt beschouwd als bijkomstig”. Het werd dus geaccepteerd, nadat op kosten van de gemeente een ter zake kundig adviesbureau was ingeschakeld. Er zijn vele “eigen” maatschappelijke evenementen georganiseerd, zoals Kerstmarkt, Vakantiepret, Volop Achterhoek, etc.
Tal van maatregelen ten behoeve van het behoud van de SSP-HAL zijn genomen en gecommuniceerd met de gemeente. Sommige maatregelen zijn ook uitgevoerd, andere niet. Zo is bij herhaling gevraagd om een elektriciteitsleiding die naar de SSP-HAL ligt vanuit het verleden, te (laten) verwijderen. Deze leiding vraagt een relatief hoog vastrecht, die bij de SSP-HAL in rekening wordt gebracht. Omdat dit een voorziening is die in de toekomst mogelijk nodig is, heeft de gemeente de leiding niet laten verwijderen. De SSP-HAL heeft de nodige verzekeringen afgesloten.
De hoogte van de huur was een ingroeihuur die opliep van €25.000 naar €60.000. In de businesscase liep aanvankelijk de huursom sneller op, nl van 25K, via 42K naar 60K in 2016. Dit is al snel naar bovenstaande opbouw bijgesteld. De € 60.000 vormt de bovengrens en is gebaseerd op de kosten die de gemeente maakt voor rente en aflossing van de hal. Onderhoud is daarmee nog niet gedekt. Op basis hiervan zijn de gemeente en de Stichting SSP-HAL destijds een huurovereenkomst aangegaan die later bleek niet realistisch te zijn. Door de afspraak dat de SSP-HAL eigenaar blijft van de eigen materialen en investeringen wordt het mogelijk om de inventaris in te zetten voor een deel van de verrekening. Al eerder is er een bedrag afgeboekt vanwege bouwkundige aanpassingen door de Stichting SSP-HAL.
5. CONCLUSIES
1. De Stichting SSP-HAL is erin geslaagd om met de vrijwilligers een hechte groep te vormen, die tal van maatschappelijk relevante activiteiten heeft gerealiseerd.
2. De businesscase die in opdracht van de Stichting SSP-HAL en de gemeente is opgesteld,
bleek een onvoldoende basis voor een financieel succes.
3. De gemeente is er niet in geslaagd om tijdig een adequate parkeervoorziening te realiseren.
4. Financieel is het niet goed verlopen; hiervoor waren meerdere oorzaken. Naast de businesscase en de onvoldoende parkeervoorzieningen ook de onvoldoende gerealiseerde commerciële verhuur. Dit heeft geleid tot de betalingsachterstanden richting gemeente.
5. De gemeente en de Stichting SSP-HAL hebben op bestuurlijk niveau onvoldoende
gecommuniceerd in het kader van de samenwerkingsovereenkomst. Op operationeel niveau waren er wel contacten, zij het adhoc.
6. Tot en met 2017 is slechts het strikt noodzakelijke onderhoud aan het gebouw gepleegd.
7. Bij de eindafrekening zullen de bovenstaande conclusies worden betrokken.
6. EINDAFREKENING
Boven is reeds vermeld dat er een vordering is van de gemeente op de Stichting SSP-HAL Redenen hiervoor zijn eerder in de evaluatie al genoemd. Gezien het gewenste draagvlak voor het DRU Industriepark is het van belang om de Stichting SSP-HAL, die vrijwel geheel uit vrijwilligers bestaat, met een schone lei te laten eindigen. Daarnaast is het ook zaak dat de nieuwe Stichting DRU Industriepark met een eveneens schone lei start.
Tot en met het gehele jaar 2018 bedraagt de betalingsachterstand van de Stichting SSP HAL aan de gemeente: € 225.000. Opmerkingen daarbij:
1. Achteraf is gebleken is dat het vooraf ingeschatte ingroeimodel voor de huur niet realistisch is geweest. Het was een staffel van € 25.000 in 2014 via 33.000 –
42.000 naar € 60.000 in de jaren 2017 en 2018). Een maximale huur van €
33.000 was meer marktconform geweest. Dit betekent dat de gemeente over de jaren 2016 – 2018 gestaffeld de huur kan crediteren tot € 33.000 per jaar (€
63.000 in totaal).
2. Er is nooit duidelijkheid gekomen over wie het netbeheer aan Liander moet betalen. Deze kosten hiervan zijn over de jaren de 2016 – 2018 door de gemeente betaald. De gemeente ziet af van doorbelasting van de kosten van het netbeheer aan de Stichting SSP-HAL (€ 30.000 in totaal).
3. In de jaren dat er geen huur is betaald (2015 – 2018) is er door de gemeente
geen vergoeding voor het maatschappelijk gebruik, calamiteitenhal en slecht weer locatie betaald.
4. De inventaris staat voor ongeveer € 26.000 in de boeken en kan overgaan naar
de gemeente. De gemeente voert de inboedel voorlopig op de balans op onder de materiële vaste activa. Mogelijk kan de inventaris worden overgedragen/verkocht aan de nieuwe stichting.
Er is nog een achterstand in het salaris van de directeur. Tot eind 2018 bedraagt deze circa € 8.000. De stand van het eigen vermogen bedraagt momenteel € 11.000. De resterende activiteiten in 2018 zullen naar verwachting neutraal of licht positief uitvallen. Na reguliere betalingen, BTW etc zal een eventueel restant aan de gemeente worden overgedragen.
administratieve betalingsachterstand SSP-HAL | € 225.000 | |
1.correctie ivm redelijke huur | € 63.000 | |
2.niet doorbelasten netbeheer | € 30.000 | |
3.niet betaalde vergoeding voor maatschappelijk gebruik etc | € 106.000 | |
4.vergoedingvoor overname inventaris | € 26.000 | |
totaal door de gemeente te verrekenen kosten | € 225.000 | |
VERKLARING
• Gemeente en Stichting SSP-HAL onderschrijven beiden bovenstaande evaluatie.
• De Stichting SSP-HAL verklaart dat er geen andere betalingsachterstanden zijn dan met de gemeente en de genoemde directeur.
• In dat geval kan de gemeente finale kwijting verlenen.
• De Stichting SSP-HAL verklaart dat zij tot 1 januari 2019 lopende aanvragen gewoon aanneemt.
Namens Stichting SSP-HAL Namens Gemeente Oude IJsselstreek
Voorzitter X. Xxxxxx Wethouder X. xxx xx Xxxxx