Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. Algemene voorwaarden

Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. Algemene voorwaarden

1. Algemeen

In deze algemene voorwaarden:

• betekent “wij”, “ons” en “onze” Eversheds Xxxxxxxxxx (Netherlands) B.V.;

• verwijst “u” en “uw” naar u, als onze cliënt;

• betekent “Cliëntpartner” de partner die verantwoordelijk is voor uw relatie met ons en die in onze opdrachtdocumentatie als zodanig wordt vermeld;

• is een “Zaak” een individuele opdracht tot uitvoering van werkzaamheden van u aan ons.

Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid opgericht naar Nederlands recht, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 70126313 en kantoorhoudende te (0000 XX) Xxxxxxxxx aan de De Cuserstraat 85a en 91 en te (3065 WB) Rotterdam aan de Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 000, met als doel de uitoefening van een rechtspraktijk in een integraal samenwerkingsverband (in de ruimste zin van het woord) van advocaten (advocatuur) en (kandidaat-)notarissen (notariaat).

Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. staat onder toezicht van de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) (xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx) en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) (xxx.xxx.xx). De regels en beginselen die gelden voor de beroepsuitoefening van advocaten zijn te vinden via de link naar de website van de NOvA. De regels en beginselen die gelden voor de beroepsuitoefening van notarissen zijn te vinden via de link naar de website van de KNB.

Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. heeft daarnaast een vergunning van, en staat onder toezicht van, de Solicitors Regulation Authority (SRA).

Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. is een volle dochteronderneming van Eversheds Sutherland (International) LLP. Eversheds Sutherland (International) LLP is een limited liability partnership, die ingevolge de Limited Liability Partnerships Xxx 0000 is ingeschreven onder nummer OC304065. De onderneming is statutair gevestigd te Xxx Xxxx Xxxxxx, Xxxxxx XX0X 0XX (Verenigd Koninkrijk). De onderneming heeft een vergunning van, en staat onder toezicht van, de SRA.

2. Onze organisatie

Eversheds Sutherland is de naam en het merk waaronder

(a) Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx (International) LLP, (b) Eversheds

Xxxxxxxxxx (US) LLP, (c) de respectievelijke kantoren die onder hun zeggenschap of beheer vallen of die aan hen gelieerd zijn en (d) de onderdelen van Eversheds Sutherland (Europe) Limited juridische of andere diensten verlenen aan cliënten overal ter wereld. Deze zijn elk te noemen een “Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteit” en gezamenlijk de “Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteiten”.

Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx (International) LLP en Eversheds Xxxxxxxxxx (US) LLP zijn onderdeel van de company limited by guarantee Eversheds Xxxxxxxxxx Limited, ingeschreven in Engeland onder nummer 10501301 en statutair gevestigd te Xxxxxxxxx Xxxxx, 00 Xxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxxxx, X0 0XX (Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx). Eversheds Xxxxxxxxxx Limited verleent geen directe of indirecte juridische of andere diensten aan cliënten. Haar doel is om als coördinerende entiteit voor haar onderdelen op te treden.

Eversheds Xxxxxxxxxx (Europe) Limited is een company limited by guarantee, ingeschreven in Engeland onder nummer 05625509 en statutair gevestigd te Xxxxxxxxx Xxxxx, 00 Xxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxxxx, X0 0XX (Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx). Eversheds Sutherland (Europe) Limited verleent geen directe of indirecte juridische of andere diensten aan cliënten. Haar doel is om als coördinerende entiteit voor haar onderdelen op te treden. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx (International) LLP en een aantal advocatenkantoren zijn onderdeel van Eversheds Xxxxxxxxxx (Europe) Limited.

Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx-Entiteit verleent in bepaalde rechtsgebieden juridische diensten en is onderworpen aan de wetten en beroepsvoorschriften van het specifieke rechtsgebied of de specifieke rechtsgebieden waarin zij actief is. Geen enkele Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteit is dan ook verantwoordelijk voor het handelen of nalaten van een andere Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteit, waaronder, maar niet beperkt tot, Eversheds Xxxxxxxxxx Limited of Eversheds Xxxxxxxxxx (Europe) Limited, noch heeft zij de bevoegdheid om een andere Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteit te binden.

3. Onze overeenkomst met u

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten en goederen die door Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. aan u worden verstrekt, tenzij en uitsluitend voor zover wij schriftelijk anders overeenkomen, en derogeren aan alle eerdere door ons aan u verstrekte algemene voorwaarden.

Wij kunnen deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd wijzigen door u daarvan schriftelijk in kennis te stellen. De gewijzigde algemene voorwaarden zijn op alle toekomstige Zaken van toepassing, tenzij schriftelijk anders door ons wordt overeengekomen.

Voor elke Zaak zullen wij van tevoren schriftelijk de omvang van de door u verlangde werkzaamheden, samen met een kostenbegroting en de gegevens van uw cliëntenserviceteam, met u overeenkomen. Deze informatie kan in een opdrachtbrief, een record of instructions, een ander document of in een e-mail worden vastgelegd. Wij kunnen ook een raamovereenkomst opstellen die geldt voor alle aan ons opgedragen Zaken. Deze algemene voorwaarden dienen te worden gelezen in samenhang met eventuele andere opdrachtdocumentatie/-voorwaarden die wij u toesturen.

Deze algemene voorwaarden vormen samen met de andere schriftelijke voorwaarden die door ons worden uitgebracht of schriftelijk door ons worden overeengekomen de volledige overeenkomst en verstandhouding tussen ons met betrekking tot de desbetreffende Zaak. Indien een voorwaarde in andere schriftelijke voorwaarden die u van ons ontvangt of die tussen ons schriftelijk worden overeengekomen strijdig is met deze algemene voorwaarden, is die andere voorwaarde van toepassing.

Indien u niet schriftelijk uw instemming met onze opdrachtdocumentatie bevestigt, dan beschouwen wij het feit dat u ermee instemt dat wij met het werk beginnen als aanvaarding.

4. Onze taak

Voor elke Zaak stellen wij u op de hoogte van belangrijke data die zich in de loop van die Zaak voordoen voor zover dit redelijk is, rekening houdend met de mate waarin andere beroepsbeoefenaren deze data aan u dienen door te geven. Zodra onze werkzaamheden met betrekking tot die Zaak zijn afgerond, is het echter niet langer onze verantwoordelijkheid om u te herinneren aan uiterste termijnen of andere belangrijke data.

Het is onze taak om over elke Zaak juridisch advies uit te brengen. Het is niet onze taak om advies te geven over de commerciële merites of de te volgen koers met betrekking tot een Zaak.

U verstrekt aan ons alle van belang zijnde informatie, waarop wij zonder meer mogen vertrouwen, en geeft uw andere professionele adviseurs opdracht om deze informatie aan ons te verstrekken.

5. Uw relatie met Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V.

U hebt uitsluitend een contractuele relatie met Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. en niet met een andere Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteit, Eversheds Xxxxxxxxxx Limited of Eversheds Xxxxxxxxxx (Europe) Limited of met hun afzonderlijke partners, werknemers, bestuurders, consultants of gevolmachtigden. Wij kunnen slechts voor u

optreden op voorwaarde dat u ermee instemt dat elke vordering met betrekking tot door u geleden verlies of schade dat/die op enigerlei wijze voortvloeit uit of verband houdt met onze opdracht uitsluitend tegen Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. wordt ingesteld en niet tegen andere Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteiten of Eversheds Sutherland (Europe) Limited of hun afzonderlijke partners, werknemers, bestuurders, consultants of gevolmachtigden.

Houd er rekening mee dat wanneer wij verwijzen naar “een partner” of “partners” van Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V., met de term “partner” een lid van Eversheds Sutherland (International) LLP wordt bedoeld of een werknemer of consultant van Eversheds Sutherland (International) LLP of een van de entiteiten die onder haar zeggenschap of beheer vallen, of aan haar gelieerde entiteiten met een gelijkwaardige status en kwalificaties. Deze term dient niet zodanig te worden uitgelegd dat de leden/partners van Eversheds Sutherland (International) LLP in een samenwerkingsverband zakendoen in het kader van de Partnership Xxx 0000. Een lijst met namen van de leden/partners van Eversheds Sutherland (International) LLP en een lijst met niet-leden die als partner worden aangemerkt en hun professionele kwalificaties liggen ter inzage op Xxx Xxxx Xxxxxx, Xxxxxx XX0X 0XX (Verenigd Koninkrijk).

Alle opdrachten worden uitsluitend op basis van een overeenkomst van opdracht door Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. aanvaard en uitgevoerd. Dit geldt ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon wordt uitgevoerd. De toepasselijkheid van artikel 7:404 van het Burgerlijk Wetboek (“BW”), dat betrekking heeft op de in de voorgaande volzin bedoelde situatie, en artikel 7:407 lid 2 BW, dat hoofdelijke aansprakelijkheid oplegt wanneer een opdracht aan twee of meer personen wordt gegeven, wordt hierbij voor zover nodig uitdrukkelijk uitgesloten.

6. Onze aansprakelijkheid

U bevestigt dat u als opdrachtgever handelt en niet namens iemand anders. Niemand anders mag zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming ons advies, deze algemene voorwaarden of andere opdrachtdocumentatie of andere tussen u en ons overeengekomen voorwaarden gebruiken of inroepen. In het bijzonder geldt dat indien u een bedrijf bent, wij geen verplichtingen jegens andere onderdelen van uw groep of jegens de aan u gelieerde ondernemingen op ons nemen.

Onze aansprakelijkheid voor ingestelde vorderingen met betrekking tot nalatigheid en/of contractbreuk door ons (waaronder met betrekking tot nalaten) of aansprakelijkheid die op enigerlei andere wijze uit een Zaak voortvloeit, is beperkt tot maximaal (i) EUR 10 miljoen of, indien dit hoger

is, het minimumbedrag van een verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V., vermeerderd met het toepasselijke eigen risico dat ingevolge die verzekeringsovereenkomst door Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. verschuldigd is of (ii) indien er om enigerlei reden geen uitkering onder de verzekering plaatsvindt, een bedrag dat gelijk is aan de vergoedingen die in de desbetreffende Zaak door Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. in rekening worden gebracht, tot maximaal EUR 450.000 in totaal.

Elke andere limiet geldt uitsluitend voor de specifieke Zaak die in de wijziging wordt genoemd, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld.

Indien u voor een specifieke Zaak een hogere aansprakelijkheidslimiet van ons nodig hebt, dan dient u ons dit te laten weten voordat wij aan die Zaak beginnen, zodat wij een passende limiet met u kunnen bespreken, overeenkomen en vastleggen. Wij behouden ons het recht voor om onze vergoedingen te verhogen indien u een hogere aansprakelijkheidslimiet van ons verlangt. Elke andere limiet geldt uitsluitend voor die specifieke Zaak, tenzij wij schriftelijk anders overeenkomen.

Indien wij jegens u aansprakelijk zijn en een ander ook jegens u aansprakelijk is met betrekking tot hetzelfde verlies of dezelfde schade, of indien het verlies of de schade deels uw eigen schuld is, dan wordt elke door ons te betalen schadevergoeding evenredig aan onze bijdrage aan dat verlies of die schade verminderd.

Niets in deze algemene voorwaarden beperkt onze aansprakelijkheid, of sluit onze aansprakelijkheid uit, voor overlijden of persoonlijk letsel dat door onze nalatigheid is veroorzaakt, voor fraude, een bedrieglijke voorstelling van zaken of roekeloze veronachtzaming van onze professionele verplichtingen of in andere omstandigheden waarin en voor zover de wet ons dit verbiedt.

De volgende personen en entiteiten zijn niet aansprakelijk jegens u: (a) voormalige, huidige en toekomstige (i) partners en (directe of indirecte) aandeelhouders van Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. en (ii) groepsmaatschappijen, holdings, werkmaatschappijen, pensioenbedrijven en andere daaraan gerelateerde entiteiten van Eversheds Xxxxxxxxxx (Netherlands) B.V. of van haar partners of (directe of indirecte) aandeelhouders,

(b) entiteiten die door een Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteit zijn of worden opgericht met als doel om gelden van cliënten te bewaren of te beheren, met inbegrip van entiteiten met de status van een zogenaamde Stichting Beheer Derdengelden en (c) personen die werkzaam zijn voor en verbonden zijn aan Eversheds Sutherland (Netherlands)

B.V. en/of een Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteit of die

werkzaam zijn voor en verbonden zijn aan de onder (a) of

(b) bedoelde personen en entiteiten, zoals voormalige, huidige of toekomstige werknemers, adviseurs, bestuursleden, stagiairs, flexwerkers en freelancers.

Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit of op enigerlei wijze verband houdt met het faillissement van een bank, een financiële instelling en/of een andere derde.

7. Kosten

Wij zullen bij u het volgende in rekening brengen:

Honoraria

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zijn de honoraria voor de door Eversheds Sutherland (Netherlands)

X.X. xxxxxxxxxxx werkzaamheden gebaseerd op uurtarieven (vermeerderd met een toeslag van 6% voor kantoorkosten). Onze tarieven kunnen van tijd tot tijd worden gewijzigd, in welk geval wij u hierover van tevoren zullen informeren.

De tijd die we aan de opdracht hebben besteed, wordt per 6 minuten geregistreerd, met een minimum van 6 minuten, tenzij de bestede tijd op grond van toepasselijke regels en voorschriften op een andere manier moet worden geregistreerd.

Verschotten en andere onkosten

Wij kunnen namens u betalingen verrichten, bijvoorbeeld aan het kadaster of de rechtbank. Andere verschotten zijn bijvoorbeeld de honoraria van deskundigen, gevolmachtigden of (buitenlandse) advocaten. Ook kunnen wij kosten maken voor bijvoorbeeld reizen of accommodatie. Wij nemen deze kosten tegen kostprijs (inclusief btw, indien van toepassing) op in onze facturen. Indien van toepassing kunnen wij facturen voor “alleen verschotten” verstrekken of u voorafgaand aan de verschotten vragen om een voorschot.

Gecombineerde kosten

Wij brengen bij u vaste vergoedingen in rekening voor de verlening van bepaalde diensten, waarbij de betalingen die wij aan een derde moeten doen en onze vergoeding voor de dienstverlening zijn samengevoegd. Deze kosten worden op onze facturen aan u apart vermeld.

Btw

Alle door ons opgegeven uurtarieven, kostenbegrotingen of offertes zijn exclusief btw. Indien dit wettelijk vereist is, wordt over onze honoraria ook btw in rekening gebracht, evenals over al onze overige kosten waarvoor deze belasting geldt.

Wij behouden ons het recht voor om van u te verlangen dat u (een deel van) onze kosten vooruitbetaalt. Dergelijke betalingen worden door ons voor u op onze kantoorrekening

gehouden, totdat er facturen voor de Zaak worden uitgereikt. De betalingen worden dan met de facturen verrekend. Het kan zijn dat er dan nog een extra bedrag nodig is.

8. Facturering, betaling van facturen en onze derdenrekening

Facturering

Wij zullen u normaal gesproken maandelijks een factuur sturen, tenzij wij schriftelijk anders zijn overeengekomen.

Betaling van facturen

Onze facturen dienen na ontvangst daarvan te worden voldaan. Indien een factuur niet binnen 30 dagen is betaald, wordt een herinnering verzonden, gevolgd door een aanmaning. Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. behoudt zich het recht voor om alle wettelijk bepaalde en toegestane maatregelen te nemen om een betaling te innen, waaronder, maar niet beperkt tot, (a) het bij u in rekening brengen van wettelijke handelsrente over het niet tijdig betaalde bedrag plus 4%, te rekenen vanaf de factuurdatum en maandelijks op de laatste dag van elke maand samengesteld, (b) het berekenen van voorschotten en (c) het opschorten van werkzaamheden of het beëindigen van onze relatie met u zoals beschreven in lid 6 hierna.

Wij kunnen geen betaling in contanten accepteren. U wordt verzocht om via bankoverschrijving te betalen.

Indien u ons hebt verzocht om facturen via een derde e- billing provider in te dienen, zullen wij daarvoor contact opnemen met de e-billing provider van uw voorkeur. Wij kunnen echter geen aansprakelijkheid aanvaarden voor vorderingen met betrekking tot nalatigheid en/of contractbreuk van de e-billing provider, waaronder (maar niet beperkt tot) diens verzuim om uw gegevens overeenkomstig de wettelijke vereisten te verwerken. U garandeert dat u gerechtigd bent om ons tot die e-billing service toegang te geven en ons deze te laten gebruiken en u verklaart dat u ons vrijwaart van kosten, verliezen of andere aansprakelijkheden die wij als gevolg van het contact met uw e-billing provider kunnen oplopen.

Xxxxxxx onze werkzaamheden aan een Zaak voor meer dan één partij worden uitgevoerd, zijn alle partijen jegens ons hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van alle kosten voor die Zaak en kunnen wij deze kosten op één partij of op meerdere partijen verhalen.

Indien een derde voor de betaling verantwoordelijk is, dienen alle facturen aan u te worden gericht, maar worden onze facturen (voor zover toegestaan) naar de opgegeven derde verzonden en door de opgegeven derde betaald. Indien deze derde om welke reden dan ook onze facturen niet betaalt, bent u verplicht om dit te doen.

Houd er rekening mee dat wij in bepaalde omstandigheden gerechtigd zijn om geld of documenten of andere eigendommen van u vast te houden, totdat alle uitstaande kosten zijn betaald (de zogenaamde ‘uitoefening van een retentierecht’).

Indien u bezwaar hebt tegen (het bedrag van) de factuur van Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V., dient u dit bezwaar binnen 4 weken na de factuurdatum schriftelijk bij Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. in te dienen, bij gebreke waarvan elk recht op betwisting van de opeisbaarheid van het gefactureerde bedrag komt te vervallen.

Onze derdenrekening

Wij bankieren bij een aantal financiële instellingen. Onze belangrijkste derdenrekeningen worden bij ING Bank aangehouden, maar wij houden van tijd tot tijd ook bij andere banken gelden aan (details zijn op aanvraag beschikbaar). Tenzij u ons anders verzoekt, bewaren we de gelden voor u op onze derdenrekeningen bij een van deze instellingen. Neem contact op met uw Cliëntpartner indien u specifieke bankwensen hebt. Ingeval wij de bank een vergoeding moeten betalen voor het namens u vasthouden van geld op onze derdenrekeningen, dan behouden wij ons het recht voor om deze vergoedingen aan u door te berekenen.

Indien wij gelden voor u bewaren op onze derdenrekening of op rekeningen die gezamenlijk met anderen worden gehouden, houd er dan rekening mee dat ze worden behandeld alsof u ze rechtstreeks bij de desbetreffende financiële instelling hebt gestort. Wij zijn niet aansprakelijk voor verzuim van een financiële instelling waar wij uw geld hebben gestort.

9. Opschorting en beëindiging van uw opdrachten

U kunt uw opdrachten aan ons met betrekking tot elke Zaak op elk moment beëindigen door contact op te nemen met een lid van uw cliëntenserviceteam.

Wanneer wij besluiten niet meer voor u op te treden, gebeurt dit uitsluitend op redelijke gronden, bijvoorbeeld indien u uw facturen niet tijdig betaalt (zoals uiteengezet in lid 8 hiervoor), indien u niet tijdig gelden op de rekening stort wanneer dit wordt verzocht, indien u ons opdracht geeft om een handeling te verrichten die onwettig is of in strijd is met voorschriften die van toepassing zijn op onze diensten, waaronder de voorschriften die zijn opgelegd door de NOvA en de KNB, of indien het duidelijk is dat de relatie van wederzijds vertrouwen tussen ons ontwricht is geraakt. Let op: dit is geen uitputtende lijst. Wij stellen u altijd in kennis van ons voornemen om de werkzaamheden op te schorten. Indien wij u laten weten dat wij voornemens zijn de werkzaamheden op te schorten, dan laat dit ons recht om daarna niet meer voor u op te treden onverlet.

Na beëindiging van onze relatie, ongeacht of dit door u of door ons is geschied, bent u alle kosten aan ons verschuldigd die tot en met de beëindigingsdatum zijn gemaakt (ongeacht of ze voor of na de beëindigingsdatum zijn gefactureerd). De rechten die in deze algemene voorwaarden aan ons zijn toegekend, blijven na de beëindiging van onze relatie van kracht.

10. Benoeming van derden

Het kan zijn dat wij gebruik moeten maken van diensten van derden die geen Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteit zijn, zoals deskundigen, gevolmachtigden en buitenlandse advocaten, om namens u op te treden tijdens de behandeling van een opdracht voor u. Wanneer wij dit doen, treden wij op als uw gevolmachtigde bij de afname van hun diensten en wordt de opdrachtovereenkomst voor hun diensten rechtstreeks met u gesloten, tenzij wij schriftelijk anders zijn overeengekomen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor nalatig advies of ander verzuim zijdens deze derden. Uw vordering dient tegen de derde gericht te zijn en u hebt geen vorderingsrecht jegens ons. U bent rechtstreeks jegens hen verantwoordelijk voor de betaling van hun honoraria, vermeerderd met btw indien van toepassing, ongeacht of u facturen rechtstreeks van hen ontvangt of hun vergoedingen en kosten als verschotten in onze factuur zijn opgenomen.

11. Zoekopdrachten

Met betrekking tot zoekopdrachten in openbare registers (bijv. het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, het insolventieregister) die als onderdeel van onze werkzaamheden voor een Zaak worden uitgevoerd, erkent u dat de zoekresultaten door ons aan u worden geleverd op basis van de aanname dat de informatie van het desbetreffende register volledig, nauwkeurig en actueel was op het moment dat de zoekopdracht werd uitgevoerd.

12. Gegevensbescherming

In deze algemene voorwaarden betekent “Gegevensbeschermingswetgeving” alle relevante wetgeving inzake gegevensbescherming, de verwerking van persoonsgegevens en privacy, waaronder: de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679, de Uitvoeringswet algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) en de Telecommunicatiewet (zoals deze kan worden vervangen door de voorgenomen Verordening betreffende privacy en elektronische communicatie).

Wij kunnen in verband met uw opdracht aan ons “persoonsgegevens” verwerken, zijnde informatie over identificeerbare personen, die u in de loop van die opdracht aan ons hebt verstrekt.

De persoonsgegevens die wij kunnen verwerken

De persoonsgegevens die wij kunnen verwerken zijn steeds verschillend, afhankelijk van de aard van uw instructies aan ons, maar zijn onder meer: persoonlijke informatie, zoals naam, adres, contactgegevens, nationaliteit, geboortedatum; financiële en administratieve gegevens; meningen van of met betrekking tot personen; informatie over dienstverband en arbeidsverleden; “gevoelige persoonsgegevens of gevoelige categorieën van persoonsgegevens” (zoals gedefinieerd in de Gegevensbeschermingswetgeving, met inbegrip van gezondheidsinformatie en informatie over godsdienstige overtuigingen) en informatie over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

Deze persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op u, uw werknemers of ander personeel, andere personen die betrokken zijn bij het onderwerp van onze opdracht, waaronder derden, of op personen die in verband met onze opdracht met ons corresponderen.

Wij verwerken deze persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover u persoonsgegevens over andere personen aan ons verstrekt, doet u dat als verwerkingsverantwoordelijke.

Hoe wij persoonsgegevens verwerken en waarom

Wanneer wij door u verstrekte persoonsgegevens of de persoonsgegevens van uw werknemers verwerken, doen wij dat overeenkomstig onze privacyverklaring, die op onze website (xxx.xxxxxxxxx-xxxxxxxxxx.xx) beschikbaar is.

Wij verwerken de persoonsgegevens die wij bewaren: om juridische of daaraan gerelateerde diensten aan u te verlenen en om vragen om inlichtingen van of namens u te beantwoorden; om contact met u of de juiste personen binnen uw organisatie op te nemen, of met derden in verband met onze opdracht; om in verband met onze opdracht namens u diensten bij derden af te nemen; om de toepasselijke wet- en regelgeving na te leven, of om ons te verdedigen tegen vorderingen op grond van die wetten, of indien nodig ten behoeve van onze rechtmatige zakelijke belangen; (indien van toepassing) voor andere juridische, administratieve en beheerdoeleinden, zoals accountantscontroles en onderzoek.

De Gegevensbeschermingswetgeving legt aan ons als verwerkingsverantwoordelijke verplichtingen op om passende veiligheidsmaatregelen te treffen om de door ons verwerkte persoonsgegevens te beschermen en om passende waarborgen te bieden indien deze persoonsgegevens buiten Nederland en de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven.

Wanneer wij persoonsgegevens aan dienstverleners of adviseurs in andere landen doorgeven, doen wij dit op basis

van het feit dat zij passende technische en organisatorische maatregelen treffen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking van deze persoonsgegevens en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging daarvan. Deze gegevens kunnen echter toegankelijk zijn voor wetshandhavingsinstanties en andere autoriteiten in die landen.

Hoelang wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens met betrekking tot onze opdracht overeenkomstig onze gebruikelijke procedures, zoals in lid 21 hierna is vermeld.

Uw verplichtingen inzake gegevensbescherming

U garandeert dat u ingevolge de Gegevensbeschermingswetgeving gerechtigd bent de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens aan ons te verstrekken en dat ons gebruik van die persoonsgegevens overeenkomstig deze voorwaarden geen schending van de Gegevensbeschermingswetgeving oplevert.

Tevens garandeert u dat de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens juist, toereikend en relevant zijn en beperkt zijn tot de gegevens die wij nodig hebben om de diensten ingevolge deze opdracht te kunnen verlenen.

Persoonsgegevens over onze werknemers en/of derden die door ons aan u worden verstrekt, mogen uitsluitend worden gebuikt voor de uitdrukkelijke doeleinden waarvoor die gegevens aan u worden verstrekt.

Rechten van betrokkenen

In onze wederzijdse rol als gegevensverantwoordelijke erkent u dat wij beiden onafhankelijk van elkaar moeten voldoen aan elk rechtmatig verzoek tot uitoefening van een recht van een betrokkene ingevolge de Gegevensbeschermingswetgeving. Hierbij valt te denken aan verzoeken van personen om een kopie te mogen ontvangen van de persoonsgegevens die wij over hen houden, om de verwerking van hun gegevens te staken of om hun gegevens te wissen.

Voor zover een van ons in kennis wordt gesteld van een verplichting om ontoereikende of onvolledige persoonsgegevens te rectificeren of persoonsgegevens te wissen die in verband met onze opdracht worden verwerkt, zullen wij de ander van dat verzoek in kennis stellen.

13. Auteursrecht

De eigendom van alle auteursrechten of andere intellectuele-eigendomsrechten op alle documenten en materialen die (in welke vorm dan ook) door ons voor u zijn vervaardigd, blijft te allen tijde bij ons berusten. U krijgt het niet-exclusieve recht op het gebruik van deze documenten

en materialen voor de doeleinden waarvoor ze voor u zijn vervaardigd.

Om u van het beste advies te kunnen voorzien, maken wij gebruik van een doorzoekbaar intern kennisbeheersysteem. U stemt ermee in dat wij binnen dit systeem papieren en/of elektronische kopieën van documenten en andere materialen, die in verband met uw opdrachten zijn vervaardigd of verkregen, kunnen bewaren en andere Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteiten toegang tot dat systeem kunnen geven, zulks altijd met inachtneming van onze geheimhoudingsplicht jegens u.

14. Geheimhouding

Op ons rust een professionele en wettelijke verplichting om informatie over u en uw zaken die zich niet in het publieke domein bevindt vertrouwelijk te behandelen, tenzij u ons opdracht geeft om informatie openbaar te maken of wij wettelijk verplicht zijn om deze informatie openbaar te maken.

U stemt ermee in dat wij uw gegevens aan elke Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteit kunnen verstrekken, waaronder, maar niet beperkt tot, in het kader van zaakoverstijgend handelen, conflictanalyse, vaststelling van uw identiteit (“Xxx Xx Cliënt”), compliance, verzekering, bedrijfsontwikkeling, financiële planning, bankieren, facturering, onderzoek, praktijkbeheer, bestuur, opleiding en ontwikkeling, en administratie. Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx-Entiteit gaat op haar beurt vertrouwelijk met deze informatie om, voor zover de informatie zich niet reeds in het publieke domein bevindt.

U stemt er tevens mee in dat wij (en elke relevante Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteit):

a) uw gegevens indien nodig kunnen verstrekken aan onze verzekeraars, accountants en banken, leveranciers en onderopdrachtnemers (waaronder derden aan wie wij bepaalde taken uitbesteden of die diensten aan ons verlenen), door ons ingeschakelde professionele adviseurs, derden en hun adviseurs in verband met een fusie, een overname of de verkoop van (een deel van) onze onderneming, of lokale advocaten in andere rechtsgebieden zodat zij aan u of ons een offerte of advies kunnen uitbrengen, met dien verstande dat wij hun in alle gevallen een geheimhoudingsplicht zullen opleggen;

b) uw gegevens aan andere professionele adviseurs kunnen verstrekken, tenzij u ons anders instrueert;

c) relevante gegevens openbaar kunnen maken om onszelf te beschermen en/of te verweren tegen feitelijke of dreigende gerechtelijke of civiele procedures of procedures van toezichthouders; en

d) uw elektronische gegevens opslaan in een besloten en beschermde cloud die zich binnen de EER bevindt en door een externe dienstverlener wordt gehost.

Dit lid geldt zowel gedurende de periode waarin wij onze diensten aan u verlenen als nadat onze dienstverlening is geëindigd.

U verklaart dat u informatie over ons of andere Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteiten en hun zaken die zich niet in het publieke domein bevindt vertrouwelijk zult behandelen, tenzij: u wettelijk verplicht bent om deze informatie openbaar te maken; voor zover u verplicht bent uw medewerking te verlenen aan een strafrechtelijk onderzoek of gerechtelijke vervolging of om een strafbaar feit bij een wetshandhavingsinstantie te melden; of u misstanden of een ernstige schending van voorschriften van toezichthouders meldt bij de verantwoordelijke voor het toezicht op of de regulering van de desbetreffende kwesties. Tevens kunt u deze vertrouwelijke informatie indien nodig met onze toestemming aan uw verzekeraars, accountants en banken en aan elke derde verstrekken, mits u hun een geheimhoudingsplicht oplegt.

15. E-mails

Wij gebruiken normale e-mail om met u te communiceren en om u documenten te sturen. U erkent dat communicatie die per e-mail wordt verzonden niet veilig is. Neem contact met ons op indien u in verband met een specifieke Zaak gebruik wenst te maken van onze veilige, volledig gecodeerde extranetfaciliteiten. Wij regelen dan dat er een prijsopgave van de kosten wordt verstrekt en dat de faciliteiten gereed worden gemaakt.

16. Wettelijk verschoningsrecht

In het algemeen geniet communicatie tussen cliënten en hun juridisch adviseurs waarin advies wordt vastgelegd of genoemd speciale bescherming tegen openbaarmaking tijdens gerechtelijke procedures of in andere omstandigheden. Dit recht kan echter vervallen wanneer het advies dat u krijgt ook naar anderen dan de oorspronkelijke ontvanger wordt verspreid. Hoewel dit een complex gebied is, is ons algemene advies dat u mededelingen met betrekking tot juridische zaken vertrouwelijk dient te behandelen en deze niet breder dan nodig dient te verspreiden.

17. Bestrijding van xxxxxxxxx

Wij zijn verplicht om de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme na te leven. Als onderdeel van onze naleving voeren wij identiteitscontroles en andere due diligence uit op cliënten en personen binnen de cliënt die ons instructies geven. Wij verrichten dergelijke controles aan het begin van en tijdens een Zaak. Het is mogelijk dat wij pas aan een bepaalde Zaak kunnen beginnen wanneer wij deze controles hebben afgerond.

18. Conflicten

Van tijd tot tijd kan er een feitelijk of potentieel conflict ontstaan tussen uw belangen en onze belangen of de belangen van een van onze andere cliënten of een cliënt van een andere Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteit. In dergelijke gevallen zullen we indien toelaatbaar en passend de kwestie met u proberen te bespreken om de juiste handelwijze te bepalen. Indien er echter sprake is van een belangenconflict, kan het zijn dat wij niet meer voor u en/of de andere cliënt kunnen optreden.

We voldoen te allen tijde aan onze professionele en door toezichthouders opgelegde plichten jegens onze cliënten, waaronder ingevolge de gedragscode van de SRA, indien van toepassing, mits deze plichten niet in strijd zijn met de plichten die door de NOvA en/of de KNB worden opgelegd. Wij behouden ons echter het recht voor en andere Eversheds Xxxxxxxxxx-Entiteiten behouden zich het recht voor om voor andere cliënten op te treden in zaken waarin u of aan u gelieerde ondernemingen een belang hebben, mits u of die gelieerde onderneming een ander advocatenkantoor opdracht heeft gegeven en mits wij onze plichten, waaronder onze geheimhoudingsplicht, daarbij niet schenden.

Met betrekking tot belangenconflicten beschouwen wij u alleen als een huidige klant indien wij voor minimaal één actuele Zaak voor u zijn ingeschakeld. Een Zaak waarvoor een eindfactuur is verzonden of een Zaak die al langer dan 12 maanden stilligt, is in dit kader geen actuele Zaak.

19. Gerechtelijke procedures en arbitrage

In alle gevallen waarin er sprake is van een geschil dat tot een gerechtelijke of arbitrale procedure kan leiden, hebben cliënten en advocaten verantwoordelijkheden omdat zij verplicht zijn om de regels van de rechtbank/het scheidsgerecht na te leven. Het niet nakomen van uw verantwoordelijkheden kan leiden tot sancties, waarvoor wij geen verantwoordelijkheid kunnen nemen.

Bij dergelijke sancties valt te denken aan doorhaling van de vordering of het verweer, beperking van bewijsvoering bij de rechtbank en beperking of schrapping van de mogelijkheid om kosten op wederpartijen te verhalen indien de vordering wordt toegewezen.

20. Voorwetenschap

Indien u een beursgenoteerd bedrijf bent en onderworpen bent aan de openbaarmakings- en transparantieregels die door de Wet op het financieel toezicht en de daaraan gerelateerde voorschriften of de Europese Verordening marktmisbruik worden opgelegd, dan verklaart u dat u het aan ons zult melden wanneer wij in kennis worden gesteld van voorwetenschap en dat u ons zult laten weten of u wilt dat wij een deel van uw lijst van personen met

voorwetenschap (met gegevens van ons personeel) namens u bewaren.

Wij verzoeken u ons tevens steeds in kennis te stellen wanneer eerder verstrekte voorwetenschap niet langer voorwetenschap vormt.

21. Documenten, gegevens en papieren

Alle papieren en documenten met betrekking tot uw Zaken worden door ons elektronisch en/of fysiek opgeslagen en gearchiveerd.

Tenzij u ons schriftelijk anders instrueert, bewaren wij bestanden en papieren met betrekking tot door ons voor u uitgevoerde werkzaamheden in het algemeen elektronisch of in fysieke opslag overeenkomstig ons bewaarbeleid voor documenten en/of toepasselijke wet- en regelgeving, waarna ze worden vernietigd of aan u worden geretourneerd.

Indien u ons hebt opgedragen om bestanden, papieren, eigendomsaktes, testamenten of soortgelijke zaken in bewaring te houden, dan zullen wij voor die opslag kosten in rekening brengen en die documenten bewaren met inachtneming van de voorwaarden die van tijd tot tijd aan u worden verstrekt. Wij berekenen aan u de kosten door die door aanbieders van externe opslagfaciliteiten aan ons in rekening worden gebracht. Indien u ons verzoekt om specifieke documenten of bestanden op te vragen, dan kunnen wij bij u de tijd in rekening brengen die nodig was om ze op te vragen. Houd er rekening mee dat al onze interne werkdocumenten, zoals notities, conceptversies en interne mededelingen en administratie, onze eigendom zijn en in overeenstemming met onze gebruikelijke procedures door ons zullen worden bewaard en/of vernietigd.

22. Redelijke aanpassingen

Wij streven ernaar om voor al onze cliënten redelijke aanpassingen te doen om te voorkomen dat ze vanwege een handicap of andere bijzondere omstandigheden geen gebruik kunnen maken van onze diensten. Indien u extra hulp nodig hebt om optimaal gebruik te kunnen maken van onze diensten, neem dan gerust contact op met uw Cliëntpartner, zodat we uw behoeften kunnen bespreken en u kunnen helpen.

23. Sancties

Voor ons en/of onze verzekeraars, verzekeringsmakelaars, banken en derden die bij een Zaak betrokken kunnen zijn, kunnen verschillende internationale sancties, beperkingen en eisen (“Sanctiebeperkingen”) gelden en verbindend zijn. Onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering kan worden uitgesloten of opgeschort ingeval onze verzekeraars aan Sanctiebeperkingen onderworpen zijn. Indien als gevolg van Sanctiebeperkingen onze dienstverlening aan u wordt

beperkt of verhinderd of onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering is (of kan worden) uitgesloten of opgeschort (“Sanctiegebeurtenis”), zijn wij jegens u niet aansprakelijk en behouden wij ons het recht voor om in die omstandigheden niet langer voor u op te treden. Indien zich een Sanctiegebeurtenis voordoet, zullen wij u daar zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk en toegestaan van in kennis stellen. Indien zich met betrekking tot een door u tegen ons ingestelde vordering een Sanctiegebeurtenis voordoet, zijn wij voorts niet gehouden tot betaling aan u bij wege van vergoeding bovenop het minimale dekkingsniveau dat door de NOvA en/of de KNB wordt vereist, tenzij en totdat door onze verzekeraars een vergoeding wordt uitgekeerd en het ons onder de Sanctiebeperkingen is toegestaan een dergelijke betaling te doen.

24. Onze klachtenprocedure

Wij streven ernaar dienstverlening van de hoogste kwaliteit te bieden. Indien u van mening bent dat we niet aan de normen hebben voldaan die u verwacht, laat het ons dan onmiddellijk weten. U kunt uw zorgen uiten bij de juridisch adviseur die de werkzaamheden voor u heeft verricht, bij uw Cliëntpartner of bij een lid van uw cliëntenserviceteam. Zij zullen u op verzoek een exemplaar van onze klachtenprocedure verstrekken.

De details van onze klachtenprocedure zijn ook te vinden op de website van Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. (xxxx://xxx.xxxxxxxxx- xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxx/Xxxxxxx/XX- NL-Complaints-procedure.pdf).

25. Scheidbaarheid

Indien een deel van deze algemene voorwaarden of een ander deel van onze overeenkomst met u door een rechtbank of andere bevoegde instantie onwettig, ongeldig of onafdwingbaar wordt verklaard, dan wordt die bepaling voor zover nodig afgescheiden en is deze krachteloos, zonder dat dit van invloed is op de overige bepalingen, die onverkort van kracht blijven.

26. Toepasselijk recht

Op deze algemene voorwaarden en alle niet-contractuele verplichtingen die daaruit voortvloeien uit of daarmee verband houden is het Nederlandse recht van toepassing.

27. Eenzijdige rechtsbevoegdheid

Behoudens hetgeen hieronder is uiteengezet, is de rechtbank te Amsterdam bij uitsluiting bevoegd om geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze algemene voorwaarden te beslechten (waaronder, maar niet beperkt tot, geschillen met betrekking tot niet-contractuele verplichtingen). De afspraak in dit lid is uitsluitend ten behoeve van ons opgenomen. Wij behouden ons het recht

voor om bij elke andere bevoegde rechtbank een gerechtelijke procedure in te stellen. U doet afstand van elk bezwaar tegen, en u stemt in met, de bevoegdheid van elke in dit lid bedoelde rechtbank. U stemt er tevens mee in dat een uitspraak of bevel van een dergelijke rechtbank bindend voor u is en tegen u ten uitvoer kan worden gelegd door de rechtbanken in een ander rechtsgebied.

28. Rechtsbevoegdheid

Indien lid 27 (of een deel daarvan) door een bevoegde rechtbank of instantie onwettig, onrechtmatig, nietig of onafdwingbaar wordt bevonden, wordt het geacht gescheiden te zijn van deze algemene voorwaarden en is lid

25 van toepassing. In dat geval is de rechtbank te Amsterdam bij uitsluiting bevoegd om elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze algemene voorwaarden (waaronder, maar niet beperkt tot, met betrekking tot alle niet-contractuele verplichtingen) te beslechten, hoewel elk van ons bij elke bevoegde rechtbank om nakoming of voorlopige of definitieve voorzieningen kan verzoeken (of om andere maatregelen van soortgelijke aard of met een soortgelijke werking).

29. Nadere informatie

Ga voor meer informatie over Eversheds Sutherland (Netherlands) B.V. naar onze website (www.eversheds- xxxxxxxxxx.xx). Ga voor meer informatie over onze verzekeringsdekking, naleving van wetgeving inzake witwassen, gegevensbescherming, verzekeringsbemiddeling, klachtenprocedures, handel met voorwetenschap en andere zaken die in deze algemene voorwaarden worden genoemd naar www.eversheds- xxxxxxxxxx.xx.