Dienstverleningsovereenkomst van Bosch Workshop Network voor het verstrekken van onderhouds- en herstellingsdiensten aan LeasePlan

Dienstverleningsovereenkomst van Bosch Workshop Network

voor het verstrekken van onderhouds- en herstellingsdiensten aan LeasePlan

LeasePlan Fleet Management NV, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, BTW BE 0424 632 148, vertegewoordigd door Xxxxx Xxxxxxx, managing director en Xxx Xxxxx, Operations & Insurance Director

LeasePlan Truck NV, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, BTW BE 0414 860 486, vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxx, managing director en Xxx Xxxxx, Operations & Insurance Director

LeasePlan Partnerships & Alliances NV, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, BTW BE 0453 566 951, vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxx, managing director en Xxx Xxxxx, Operations & Insurance Director Driver

Xxxxx opgericht naar Belgisch recht en met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxxxxxx, Excelsiorlaan 8.

(hierna gezamenlijk ‘LeasePlan’ genoemd), en

…………………………………………………………………………………………………………………….., (hierna ‘de BWN-garage’ genoemd), een onderneming die naar behoren werd opgericht in overeenstemming met de wetten van België, met maatschappelijke zetel in………………………………………………………………………………………………………… [adres], ingeschreven bij het handelsregister onder nummer …………………….[inschrijvingsnummer] en hierbij naar behoren vertegenwoordigd door

……………………………………………………………………………………………………………………… [naam, functie];

die hierna gezamenlijk ‘de Partijen’ en elk afzonderlijk ‘de Partij’ worden genoemd;

OVERWEGENDE

I. Dat LeasePlan een onderneming is die oplossingen inzake wagenparkbeheer aanbiedt met onder meer wagenpark- en bestuurdersdiensten.

II. Dat de BWN-garage deel uitmaakt van het garagenetwerk met de naam Bosch Car Service (BWN) dat Xxxxxx Xxxxx GmbH en zijn dochterondernemingen in hun respectieve landen en regio’s uitbouwen en beheren.

III. Dat LeasePlan belangstelling heeft voor de diensten van het BWN-netwerk en wenst dat de BWN- garage instaat voor het onderhoud en de herstelling van voertuigen die LeasePlan aan de BWN-garage toewijst.

Op basis van het voorgaande hebben beide Partijen beslist om een overeenkomst te sluiten aangaande het verstrekken van voertuigonderhouds- en herstellingsdiensten (hierna de ‘Overeenkomst’ genoemd).

DE PARTIJEN BIJ DEZE OVEREENKOMST KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN:

1. Voorwerp van de Overeenkomst

1.1 De BWN-garage zal aan LeasePlan en zijn klanten ‘voertuigonderhouds- en herstellingsdiensten’ verlenen (hierna ‘de Diensten’ genoemd).

In deze Overeenkomst worden de voorwaarden gedefinieerd waaronder de BWN-garage de Diensten verleent met betrekking tot de voertuigen die LeasePlan aan de BWN-garage toevertrouwt. Alle voorwaarden en reglementen die op de Diensten van toepassing zijn, worden gespecificeerd in Bijlage 4, Werkhandleiding voor Dienstverleners (WHD).

1.2 Bij de ondertekening van de Overeenkomst worden onderstaande Bijlagen aan deze Overeenkomst gehecht. Zij maken er integraal deel van uit:

Bijlage 1.1 – Prijslijst

Bijlage 1.2 – Specificatie van goedgekeurde oliën Bijlage 1.3 – SLA-vereisten

Bijlage 1.4 – Werkhandleiding voor Dienstverleners (WHD) Bijlage 1.5 – Minimale commerciële vereisten

Bijlage 1.6 – Gegevensverwerkingsovereenkomst (GVO)

1.3 Indien de specifieke bepalingen van de Overeenkomst in tegenspraak zouden zijn met de bepalingen van de Bijlagen hierbij, hebben de bepalingen van de Bijlagen voorrang.

1.4 De Overeenkomst kan slechts worden gewijzigd door middel van een schriftelijk document dat door de gemachtigde vertegenwoordigers van beide partijen ondertekend is. Hierop gelden de volgende uitzonderingen:

a) De Prijslijst (Bijlage 1.1), de SLA-vereisten (Bijlage 1.3) en de Werkhandleiding voor Dienstverleners (WHD) (Bijlage 1.4), op voorwaarde dat de Partijen de aanpassingen en/of updates formeel vastleggen in een schriftelijk document.

b) De toevoeging van een nieuwe bijlage, op voorwaarde dat deze geen significante wijziging inhoudt van bepalingen uit de Overeenkomst en op voorwaarde dat de Partijen de aanpassingen formeel vastleggen in een schriftelijk document.

1.5 Door middel van deze Overeenkomst en alle hierin opgenomen bepalingen verbindt LeasePlan zich rechtstreeks noch onrechtstreeks tegenover de BWN-garage tot het leveren van eender welke bedrijfsvolumes.

2. Algemene voorwaarden

2.1 Autorisaties: Alle autorisaties worden rechtstreeks in het systeem van LeasePlan beheerd, waarmee LeasePlan een autorisatienummer toekent dat op alle facturen van de BWN-garage moet worden vermeld.

2.2 Voorrang: De BWN-garage krijgt voorrang op andere garages of netwerken die niet door LeasePlan werden erkend voor het uitvoeren van herstellingen, indien zij aan alle dienstverleningsvereisten voldoet die in de Overeenkomst vastgelegd zijn. De specifieke

voorwaarden, en meer in het bijzonder de doorlooptijden, staan vermeld in de WHD (Bijlage 1.4).

2.3 Contactpersoon: Voor de onderhouds- en herstellingswerkzaamheden moet de BWN-garage de contactgegevens en rechtstreekse telefoonnummers verstrekken van zijn medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het verstrekken van informatie aangaande de opvolging van de werkzaamheden, en die op de hoogte moeten worden gebracht van updates van de systemen van LeasePlan.

3. Procedure om de Diensten te verlenen

3.1 De BWN-garage dient de naam en het telefoonnummer te verstrekken van een contactpersoon tot wie LeasePlan zich kan wenden en die als coördinatie- en communicatieverantwoordelijke fungeert tussen LeasePlan, de gebruikers van LeasePlan, medewerkers die bij het management van de herstellingswerkzaamheden betrokken zijn en de BWN-garage. Voor er aan een voertuig werkzaamheden worden uitgevoerd, dient de BWN-garage telkens een autorisatienummer aan te vragen. Dit moet steeds worden vermeld op de factuur die naderhand wordt opgesteld. Indien LeasePlan de autorisatie voor bepaalde onderhouds- of herstellingswerkzaamheden weigert, voert de BWN-garage deze niet uit. Zo de BWN-garage deze onderhouds- of herstellingswerkzaamheden toch uitvoert, zijn de kosten van deze niet- geautoriseerde tussenkomst volledig voor rekening van de BWN-garage. De specifieke voorwaarden van de in- en uitcheckprocedure staan vermeld in de WHD (Bijlage 1.4).

3.2 De BWN-garage is slechts gehouden tot het uitvoeren van de werkzaamheden waarvoor zij van LeasePlan een autorisatie heeft ontvangen.

4. Doorlooptijd bij herstellingen

4.1 De BWN-garage is verplicht om de voertuigen van LeasePlan een voorkeursbehandeling te geven en moet er altijd naar streven om de gevraagde werkzaamheden zo snel mogelijk uit te voeren nadat een voertuig op het terrein van de BWN-garage aangekomen is, indien de BWN- garage hiervoor werd aangesteld.

4.2 De specifieke voorwaarden voor de herstellingen en meer in het bijzonder de doorlooptijden staan vermeld in de WHD (Bijlage 1.4).

5. Prijs van de Diensten

Voor de herstellings- en onderhoudswerkzaamheden die het voorwerp van deze overeenkomst uitmaken, gelden de volgende prijzen:

5.1 Onderdelen: wanneer bij herstellings- en onderhoudswerkzaamheden onderdelen worden geïnstalleerd, geldt als prijs van deze onderdelen (altijd OES-kwaliteit) steeds de prijs die tot stand komt door de volgende criteria in onderstaande volgorde toe te passen:

1. De BWN-garage moet altijd reserveonderdelen aanbieden die in de productenportefeuille van Bosch te vinden zijn;

2. Indien bepaalde reserveonderdelen in de productenportefeuille van Bosch niet beschikbaar zijn, moet de BWN-garage bij wijze van alternatief een reeks IAM-onderdelen met een competitieve kostprijs voorstellen waarvoor LeasePlan zijn toestemming moet verlenen; en

3. Bij gebrek aan alternatieve IAM-onderdelen biedt de BWN-garage OES-onderdelen aan.

Het staat de BWN-garage in ieder geval vrij om de verdeler van de reserveonderdelen te kiezen.

5.2 Olie: LeasePlan geeft telkens aan welke olie er bij de werkzaamheden moet worden gebruikt, voornamelijk van de referentielijst in Bijlage 1.1.

5.3 Uurtarief: De BWN-garage aanvaardt het aantal werkuren dat via GT Estimate, het ramingssysteem van LeasePlan, wordt verkregen nadat alle tussen de Partijen overeengekomen informatie hierin werd ingevoerd. De BWN-garage heeft het recht om een order te weigeren, indien zij deze niet binnen de opgegeven termijn kan uitvoeren. Het staat beide partijen vrij om een afwijkende termijn overeen te komen.

Een lokaal of regionaal uurtarief staat vermeld in Bijlage 1.1.

6. Prijsaanpassing

6.1 Er wordt een uurtarief overeengekomen dat geldig blijft tot 31 december van het eerste jaar waarin de Overeenkomst van kracht is. Dit tarief wordt uiterlijk in december van elk jaar automatisch verlengd voor het volgende jaar, tenzij een van de Partijen uiterlijk een maand voor het einde van de jaarlijkse periode aan de andere Partij een schriftelijk voorstel tot aanpassing overmaakt.

7. Xxxxxxxx op de werkzaamheden

7.1 De BWN-garage verleent op alle uitgevoerde herstellingen een waarborg gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn met ingang vanaf het ogenblik waarop ze werden voltooid, tenzij de wet anders voorschrijft.

7.2 De BWN-garage is verplicht om de onderhouds- en herstellingsvoorschriften van de autofabrikant strikt na te leven om de fabrieksgarantie voor het voertuig te vrijwaren.

Hiertoe zal de BWN-garage onder meer, maar niet exclusief:

- onderhoud en reparaties uitvoeren volgens de voorschriften van de fabrikant

- het onderhoudsboekje volledig invullen

- de correcte olie en de correcte onderdelen gebruiken

Indien de autofabrikant een waarborg weigert omdat hij kan aantonen dat de onderhoudsvoorschriften niet werden gevolgd, zijn de kosten van de werkzaamheden voor rekening van de BWN-garage.

Voor herstellingen onder garantie zal de BWN-garage alle nodige stappen ondernemen om de herstelling te laten verlopen volgens de voorschriften van de constructeur.

LeasePlan zal onder geen beding kosten aanvaarden voor een herstelling onder garantie.

8. Ophaal- en afleverservice

8.1 De BWN-garage is verplicht om de bestuurder een gratis ophaal- en afleverservice te verlenen telkens wanneer LeasePlan bij de BWN-garage een order voor onderhouds- of herstellingswerkzaamheden plaatst. Zij dient bovendien met de bestuurder overeen te komen waar en wanneer deze service moet worden verleend, indien dit tijdig op voorhand wordt aangevraagd. De regio -in het kader van de ophaal- en afleverservice wordt bepaald door de afstand die in 15 minuten enkele rit wordt afgelegd (volgens Google maps) vanaf de plaats waar de BWN-garage gevestigd is. Als algemene regel geldt dat de BWN-garage geen afhaalservice aanbiedt wanneer het voertuig als gevolg van een ongeval of een defect niet kan rijden.

8.2 De specifieke voorwaarden van de ophaal- en afleverservice staan vermeld in de WHD (Bijlage 1.4).

9. Facturatie

Alvorens de interventie uit te voeren, dient er een goedkeuringsaanvraag te worden gedaan via het MRT platform. Dit geldt voor alle interventies (onderhoud, herstelling, onderdelen, vervangwagen enz.), inclusief deze onder garantie. Goedkeuringen kunnen onder geen enkel beding telefonisch gebeuren.

Elke coulance regeling zal apart op de factuur vermeld staan en afgetrokken worden van het totaal gefactureerde bedrag.

De facturatie verloopt volledig via de MRT e-invoicing module (=REI) en dient uiterlijk binnen de maand na de werkzaamheden verstuurd te worden naar REI voor betaling.

Indien de factuur niet binnen deze termijn wordt aangeboden, kunnen wij de betaling hiervan niet garanderen.

De BWN-garage zal in elke communicatie steeds de nummerplaat vermelden.

10. Termijn voor het maken van een afspraak

De termijn voor het maken van een afspraak is maximum 5 werkdagen.

Indien het onderhoud of de herstelling van het voertuig langer duurt dan voorzien, neemt de BWN- garage contact op met de bestuurder van het LeasePlan voertuig om hem/haar hiervan op de hoogte te brengen. De BWN-garage zal in dit geval instaan voor de mobiliteit van de bestuurder door het aanbieden van een gratis vervangwagen.

11 . Expertises

De BWN-garage verbindt er zich toe samen te werken met door LeasePlan aangestelde experten voor elke technische vraag.

De BWN-garage is bereid tot het aanvaarden van onaangekondigde controles. Deze controles kunnen uitgevoerd worden door LeasePlan medewerkers of door experten die door LeasePlan aangesteld werden.

12. Detail van de interventie

De BWN-garage zal de bestuurder van het voertuig op de hoogte houden van de interventies en herstellingen die aan zijn/haar voertuig hebben plaatsgevonden.

13. LeasePlan Booking Line

LeasePlan neemt de BWN -garage op in de LeasePlan Booking Line. Op deze manier kunnen de bestuurders van de LeasePlan voertuigen een onderhoud voor hun wagen aanvragen.

De BWN-garage engageert zich om zijn gegevens voor de LeasePlan Booking Line up to date te houden.

Aanvragen voor onderhoud via de LeasePlan Booking Line worden binnen de 4 werkuren beantwoord.

De BWN-garage engageert zich om het gebruik van de LeasePlan Booking Line te promoten.

14. Termijn

14.1 De Overeenkomst wordt van kracht op de datum waarop zij door beide Partijen wordt ondertekend. De initiële termijn loopt tot 31 december 2019. Daarna wordt de Overeenkomst automatisch verlengd voor opeenvolgende perioden van telkens één kalenderjaar, tenzij één van de Partijen de Overeenkomst beëindigt door middel van een schriftelijk meegedeelde opzegging, rekening houdend met een opzeggingstermijn van minimaal drie maanden of op grond van de in punt 15 hieronder vermelde redenen.

15. Redenen voor vroegtijdige beëindiging

15.1 De Overeenkomst kan zonder voorafgaande kennisgeving en met onmiddellijke ingang door een van de Partijen worden beëindigd indien de andere Partij failliet gaat, tenzij de wet anders voorschrijft. De niet-nakoming van één of meer verplichtingen die in de Overeenkomst vermeld staan – waarbij de Bijlagen uitdrukkelijk worden inbegrepen –, alsook herhaalde klachten van klanten van LeasePlan aangaande de diensten die de BWN-garage verleent, en de niet- betaling van de Diensten door LeasePlan vormen ook een reden voor de vroegtijdige beëindiging van de Overeenkomst.

15.2 Verder heeft elk van de Partijen, afgezien van de overige rechten die de wet hun verleent, het recht om de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang op te zeggen:

- indien zij concrete aanwijzingen heeft om aan te nemen dat de andere Partij naar alle waarschijnlijkheid niet in staat zal zijn om tijdig of naar behoren bepaalde contractuele verplichtingen na te komen, terwijl de Partij die de Overeenkomst beëindigt van de foutloze, volledige en punctuele uitvoering ervan afhankelijk is in haar relatie met haar eigen contractuele partners, tenzij de andere Partij zich niet bewust was van het belang van een dergelijke verplichting op het ogenblik waarop de verplichting werd aangegaan; of

- indien de betreffende Partij permanent en definitief weigert om haar contractuele verplichtingen na te komen.

15.3 Tenzij de wet anders voorschrijft, hebben beide Partijen verder het recht om de Overeenkomst om ernstige reden te beëindigen indien:

- de financiële toestand van de andere Partij zo sterk achteruitgaat of dreigt achteruit te gaan dat de nakoming van een van haar contractuele verplichtingen hierdoor in het gedrang komt; of

- de inleiding van een insolvabiliteitsprocedure of van vergelijkbare schuldregelingsprocedures met betrekking tot de activa of de activiteiten van de andere partij wordt afgewezen wegens een gebrek aan activa.

- de Partij die de Overeenkomst beëindigt gegronde redenen heeft om aan te nemen dat haar belangen geschaad kunnen worden of indien de andere Partij niet meer voldoet aan de geldende wetgeving inzake anti-witwas, voorkoming van financiering van terrorisme of sancties.

15.4 De Overeenkomst wordt ook automatisch beëindigd indien de BWN-garage het BWN-netwerk verlaat of haar hoedanigheid van BWN-garage verliest, ongeacht om welke reden. In dit geval dienen beide Partijen te gepasten tijde een overgangsplan overeen te komen met betrekking tot de verplichtingen die de BWN-garage na de beëindiging van de Overeenkomst eventueel nog zou moeten nakomen.

16. Verzekering

16.1 De BWN-garage is verplicht om tijdens de volledige looptijd van de Overeenkomst bij een verzekeringsmaatschappij een verzekering af te sluiten en up-to-date te houden als dekking voor eventuele schade, diefstallen en inbraken of persoonlijke letsels die verband houden met het stallen, behandelen en herstellen van de voertuigen die LeasePlan aan de BWN-garage zou toevertrouwen.

17. Fraudebestrijding

17.1 De Partijen verbinden zich ertoe om mogelijke fraudegevallen die op hen betrekking hebben, te onderzoeken en om hun medewerking te verlenen aan het vaststellen, aantonen en bewijzen van fraude. Indien zij hierom wordt verzocht, verstrekt de BWN-garage aan LeasePlan alle documentatie en informatie met betrekking tot voertuigen, mensen en omstandigheden die op eender welke wijze met een potentieel geval van fraude verband houden.

18. Confidentialiteit

18.1 De Partijen zijn verplicht om alle informatie te delen die noodzakelijk is om de algemene voorwaarden van de Overeenkomst na te komen. Zij verbinden zich er tevens toe om deze informatie niet aan derden mee te delen en om een maximale discretie in acht te nemen met betrekking tot de volledige inhoud van deze Overeenkomst en in het bijzonder inzake de overeengekomen prijzen.

18.2 Aangezien de BWN-garage voor de doeleinden van deze Overeenkomst persoonsgegevens dient te verwerken waarvoor LeasePlan de Verwerkingsverantwoordelijke is, sluiten beide Partijen de overeenkomst die als Bijlage 1.6 (Gegevensverwerkingsovereenkomst) aan deze Overeenkomst wordt gehecht.

19. Ethische verbintenis

19.1 De BWN-garage verbindt zich ertoe om zich in haar relaties met LeasePlan, zijn vertegenwoordigers en werknemers te gedragen in overeenstemming met de beste marktpraktijken en de hoogste ethische beroepsstandaarden.

19.2 De BWN-garage verbindt zich ertoe om met de vertegenwoordigers of werknemers van LeasePlan geen enkele commerciële of handelsrelatie tot stand te brengen, rechtstreeks noch onrechtstreeks, tenzij in verband met de Overeenkomst.

20. Van toepassing zijnde wetgeving en bevoegde rechtbanken

20.1 Beide Partijen komen overeen dat de Overeenkomst onderworpen is aan en dient te worden geïnterpreteerd op basis van de wetten van België. Alle geschillen aangaande de geldigheid, de interpretatie of de naleving van de Overeenkomst moeten aan de bevoegde rechtbank van Brussel worden voorgelegd.

LeasePlan		BWN-garage
Xxxxx Xxxxxxx:		Naam:
Managing Director:		Functie:
Datum: ................................................		Datum: ................................................


Xxx Xxxxx:		Naam:
Operations & Insurance Director:		Functie:
Datum: ................................................		Datum: ................................................

Bijlage 1.1 –Prijslijst

1.- UURTARIEF (UT): De BWN-garage rekent LeasePlan het volgende uurtarief aan.

	UT excl. BTW (€)
Arbeidsloon	46.5

2.- OLIEPRIJZEN: De BWN-garage rekent de onderstaande olieprijzen aan : 0W20: €15,60/liter ex btw

Longlife: €16,20/liter ex btw

3.- VLOEISTOFFEN

Vloeistoffen
Vloeistof of bandencontrole	Gratis
Ruitenwisservloeistof bijvullen	3,00€

4.- RESERVEONDERDELEN: Niet van toepassing 5.- KORTING OP HET EINDE VAN HET JAAR:

6-maandelijks betaalt de BWN-garage een bonus over de omzet van LeasePlan.

De hoogte van het bonuspercentage wordt bepaald door de totaal gefactureerde omzet van alle BWN-garages welke deelnemen aan deze overeenkomst.

Total Turnover in € excl. VAT	Year end rebate On total Turnover
From 0€ up to 300 000€	5%
From 300 001€ up to 400 000€	6%
From 400 0001€ up to 500 000€	7%
>= 500 001€	10%

De volledige betaling zal uiterlijk eind februari van het volgende jaar door Bosch aan LeasePlan worden uitgevoerd.

In overeenstemming met het volgende voorbeeld.

De hoogte van de provisie wordt berekend op basis van de netto-omzet naverkoop (onderhoud, reparatie). Dit is het totaal dat door alle Belgische Bosch garages aan LeasePlan wordt gefactureerd.

De commissie wordt berekend op basis van bovenstaande tabel.

Bijvoorbeeld: een jaaromzet van 420.000€ exclusief BTW genereert een commissie van 420.000€ x 7% = 29.400€.

De betalingstermijn van de commissie is 30 dagen. In geval van laattijdige betaling zal op elke achterstallig bedrag automatisch en zonder ingebrekestelling van achterstandsrente

gelijk aan de bij de wet van 2 augustus 2002 vastgestelde rentebetreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, en dit vanaf de vervaldag tot de dag van betaling.

Deze prijstabel zal jaarlijks worden bijgewerkt door middel van een afzonderlijk document dat door beide partijen zal worden ondertekend en deel uitmaakt van de overeenkomst.

BWN-garage verklaart zich bereid om coulance regelingen die LeasePlan mist als gevolg van onderhoud of reparatie door BWN-garages te vergoeden. Het bedrag van deze vergoeding bedraagt maximaal 1% van de totale omzet die LeasePlan in dat kalenderjaar bij alle Belgische Bosch bedrijven behaalt.

De betaling gebeurt samen met de eindejaarsuitkering en wordt naar rato verdeeld over de BWN- garages.

Bijlage 1.2 – Specificatie van goedgekeurde oliën

De BWN-garage voldoet aan de onderhoudsvoorschriften en oliespecificatie van de autofabrikant.

Bijlage 1.3 – SLA-vereisten

Zie artikels :

10.Termijn voor het maken van een afspraak en

13. LeasePlan Booking Line

Bijlage 1.4 – Werkhandleiding voor Dienstverleners (WHD)

WERKHANDLEIDING VOOR DIENSTVERLENERS (WHD)

ONDERHOUD & HERSTELLING

UITGIFTEDATUM: 22-06-2017, GELDIG TOT VOLGENDE UPDATE

INHOUD

In dit document worden de procedures vastgelegd die de Dienstverleners van LeasePlan dienen te volgen wanneer de tussenkomst van een mecanicien in een garage vereist/ingepland is.

In deze Bijlage verwijst ‘Dienstverlener’ naar de BWN-garage in de betekenis die hieraan wordt verleend in de Overeenkomst waarvan deze Bijlage deel uitmaakt.

INHOUD

1. DIENSTENKLASSEN

1.1. DIENSTVERLENING ZONDER AFSPRAAK

1.2. DIENSTVERLENING NA AFSPRAAK, ZONDER OPHALEN & AFLEVEREN

1.3. DIENSTVERLENING NA AFSPRAAK, INCLUSIEF OPHALEN & AFLEVEREN

1.4. AFSPRAAK

2. ONTVANGST VAN HET VOERTUIG (INCHECKEN)

3. AFLEVEREN VAN HET VOERTUIG (UITCHECKEN)

3.1. ALGEMENE REGELS VOOR HET UITCHECKEN

3.2. DIENSTVERLENING NA AFSPRAAK, ZONDER OPHALEN & AFLEVEREN

3.3. DIENSTVERLENING NA AFSPRAAK, INCLUSIEF OPHALEN & AFLEVEREN

4. ONDERHOUD/ HERSTELLING VAN HET VOERTUIG

4.1. PROCEDURE VOOR GOEDKEURING DOOR LEASEPLAN

4.2. SLA (SERVICE LEVEL AGREEMENT)

4.3. AFTERMARKET-ONDERDELEN

5. ALGEMENE REGELS VAN LEASEPLAN

5.1 PREVENTIEVE ONDERHOUDSDIENSTEN

5.3 DIAGNOSE-INSTRUMENTEN

5.4 INFORMATIE VOOR DE BESTUURDER

5.5 KWALITEITSBEVRAGING BESTUURDERS

6. FACTURATIE

1. DIENSTENKLASSEN

1.1. DIENSTVERLENING ZONDER AFSPRAAK

De bestuurder levert het voertuig af bij de garage zonder voorafgaande afspraak die door LeasePlan werd gecoördineerd. In dat geval kan het voertuig ook door een wegenhulpdienst worden afgeleverd.

De Dienstverlener verbindt zich ertoe om elk voertuig dat door LeasePlan wordt beheerd en dat door de bestuurder of een medewerker van een wegenhulpdienst wordt bestuurd, op zijn bedrijfsterrein toe te laten, zelfs indien niet op voorhand en volgens de voorgeschreven procedure een afspraak werd vastgelegd.

Onmiddellijk nadat hij het voertuig in ontvangst heeft genomen, moet de Dienstverlener contact opnemen met LeasePlan om het op de hoogte te brengen van de check-in. Indien de bestuurder of de wegenhulpdienst hierom verzoekt, spreekt de garage in dit geval af waar het herstelde voertuig zal worden afgeleverd en brengt het LeasePlan hiervan op de hoogte.

1.2. DIENSTVERLENING NA AFSPRAAK, ZONDER OPHALEN & AFLEVEREN

De bestuurder neemt contact op met LeasePlan en vraagt om een afspraak voor een onderhoudsbeurt te maken.

LeasePlan stuurt vervolgens een e-mailbericht naar de Dienstverlener waarin het de te verlenen diensten beschrijft en de vereiste gegevens in verband met de afspraak verstrekt, inclusief bestuurders- en voertuiggegevens en datum/uur van de afspraak.

In de gevallen waarin niet om een ophaal- en afleverservice wordt verzocht, ontvangt de Dienstverlener het voertuig binnen de 24 uur na de afspraakaanvraag (e-mail).

De garage is echter verplicht om het e-mailbericht van LeasePlan te beantwoorden en om de afspraak en de verwachte inchecktijd te bevestigen.

1.3. DIENSTVERLENING NA AFSPRAAK, INCLUSIEF OPHALEN & AFLEVEREN

De bestuurder neemt contact op met LeasePlan met de vraag om een afspraak voor een onderhoudsbeurt te maken.

LeasePlan stuurt een e-mailbericht naar de waarin het de te verlenen diensten beschrijft en de vereiste gegevens in verband met de afspraak en voor het ophalen en afleveren verstrekt, inclusief bestuurders- en voertuiggegevens en datum/uur van de afspraak.

In de gevallen waarin ook om een ophaal- en afleverservice wordt verzocht, heeft de Dienstverlener minimaal 48 en maximaal 72 uur de tijd, te rekenen vanaf het ogenblik waarop LeasePlan om deze dienst verzoekt (e-mail), om met de bestuurder contact op te nemen en de ophaallocatie te bevestigen, en om het voertuig op te halen op de plaats die is overeengekomen met en bevestigd aan de bestuurder.

1.4 AFSPRAAK

1.4.1 Beschikbare tijdsslots voor afspraken bij de BWN-garage

o De BWN-garage mag aan een voertuig van LeasePlan pas werkzaamheden uitvoeren nadat via LeasePlan een afspraak voor dit voertuig werd gemaakt en er een PRN (Prioritair Reserveringsnummer) werd toegekend.

o Een PRN betekent niet dat de goedkeuring voor de gevraagde diensten werd gegeven, maar bevestigt slechts dat de bestuurder/het voertuig recht heeft op een onderhoud op de gekozen locatie.

o Elke servicelocatie van de BWN-garage dient een vooraf overeengekomen aantal tijdsslots per dag beschikbaar te houden voor LeasePlan.

o Het vooraf overeengekomen aantal tijdsslots kan door LeasePlan worden gereserveerd binnen een overeengekomen tijdsbestek.

o LeasePlan beheert en volgt de beschikbare en gereserveerde plaatsen in zijn eigen systemen.

o LeasePlan vraagt een specifieke BWN-garage om haar beschikbaarheid op een welbepaalde datum/welbepaald uur te bevestigen.

o Indien LeasePlan binnen het overeengekomen tijdsbestek om bepaalde diensten vraagt, is aanvaarding door de BWN-garage niet vereist en brengt LeasePlan de BWN-garage gewoon op de hoogte.

1.4.2 Afspraak toewijzen aan de BWN-garage

o LeasePlan verstrekt steeds de volgende gegevens in verband met een afspraak:

▪ Nummerplaat

▪ Merk Model Type

▪ VIN-nummer

▪ Kilometerstand van het voertuig (bij reservering)

▪ Naam van bestuurder of contactpersoon

▪ Telefoonnummer van bestuurder of contactpersoon

▪ Adres van de pick up locatie (indien ophalen en afleveren gevraagd)

▪ Vereiste diensten, Gewoon onderhoud Ja/Neen, Details van door de bestuurder gemelde mankementen.

▪ Gegevens over bijkomende diensten, vervangwagen, ophalen, schoonmaken van voertuig, enz.

▪ Datum en voorgesteld uur van afspraak.

▪ Alle bijkomende bijzondere instructies

o Zodra de afspraak aanvaard is, kent LeasePlan een PRN-nummer toe aan de servicelocatie.

o De BWN-garage stemt ermee in om LeasePlan op de hoogte te brengen indien de bestuurder niet opdaagt.

o LeasePlan stemt ermee in om de servicelocatie van de BWN-garage op de hoogte te brengen van elke wijziging of annulering van de afspraakaanvraag.

2. ONTVANGST VAN HET VOERTUIG (INCHECKEN)

De Dienstverlener moet binnen het uur met LeasePlan contact opnemen om de aankomst van een voertuig van LeasePlan te melden.

Vereiste gegevens om een voertuig in te checken:

• Zorg ervoor dat de onderhoudsaanvraag openstaat in het systeem van LeasePlan. Is er geen afspraak gemaakt voor de dienstverlening, neem dan contact op met LeasePlan en vraag autorisatie aan.

• Alvorens eender welke herstellingen aan te vatten, moet de Dienstverlener een

formele autorisatie van LeasePlan ontvangen.

• In gevallen waarin de dienstverleningsaanvraag verband houdt met een OEM- waarborg, moet de Dienstverlener contact opnemen met een officële OEM-verdeler om garantie te regelen.

3. AFLEVEREN VAN HET VOERTUIG (CHECK-OUT)

3.1. ALGEMENE REGELS VOOR HET UITCHECKEN

• Zodra het voertuig hersteld is, moet de Dienstverlener LeasePlan onmiddellijk op de hoogte brengen door de dienstverleningsaanvraag in het systeem van LeasePlan af te sluiten, of door LeasePlan op te bellen/te mailen indien er geen systeem beschikbaar is.

• Voor hij het voertuig weer aan de bestuurder overhandigt, mag de Dienstverlener het voertuig wassen.

Indien het voertuig steeds wordt gewassen, raden we aan deze informatie aan LeasePlan te bevestigen. LeasePlan publiceert deze informatie als extra dienstverlening op de website bij de service punten.

• Alle onderdelen die de Dienstverlener tijdens een onderhoudsbeurt vervangen heeft, moeten tot minstens 3 dagen na de voltooiing van de dienstverlening worden bewaard. Ingeval LeasePlan een controleur naar de Dienstverlener stuurt, moeten deze onderdelen worden getoond, samen met de originele factuur van het aangekochte wisselstuk.

• Opgelet: Het niet bewaren van vervangen onderdelen en/of de originele factuur van de geplaatste nieuwe onderdelen wordt beschouwd als een ernstige tekortkoming en kan tot de beëindiging van de overeenkomst leiden.

• Zodra een onderhoudsbeurt in het systeem van LeasePlan afgesloten is, moet de Dienstverlener de bijbehorende factuur uploaden volgens de instructies van de systeemhandleiding. Indien de facturen niet in het systeem van LeasePlan worden geüpload, kan dit leiden tot de niet-betaling van de diensten.

• Indien een factuur na 1 maand nog steeds niet werd geüpload, behoudt LeasePlan zich het recht voor om de verschuldigde bedragen niet langer te erkennen.

3.2. DIENSTVERLENING NA AFSPRAAK, ZONDER OPHALEN & AFLEVEREN

In dit geval neemt de Dienstverlener contact op met de bestuurder om hem te vragen om het voertuig weer op te halen bij de Dienstverlener. Indien de Dienstverlener de bestuurder niet kan bereiken, moet hij contact opnemen met LeasePlan en neemt LeasePlan zelf rechtstreeks contact op met de bestuurder en vraagt hem om het voertuig bij de Dienstverlener op te halen.

De bestuurder kan steeds vragen om het voertuig op een specifieke locatie af te leveren.

3.3. DIENSTVERLENING NA AFSPRAAK, INCLUSIEF OPHALEN & AFLEVEREN

De Dienstverlener neemt contact op met de bestuurder om af te spreken waar het voertuig zal worden afgeleverd. Wanneer een locatie overeengekomen is, levert de Dienstverlener het voertuig daar af.

4. ONDERHOUD / HERSTELLING VAN HET VOERTUIG

4.1. PROCEDURE VOOR GOEDKEURING DOOR LEASEPLAN

De Dienstverlener wordt verzocht om via het elektronisch platform dat LeasePlan ter beschikking stelt, aan LeasePlan een onderhoudsraming te bezorgen met alle gegevens aangaande de vereiste interventie. Er wordt aan de Dienstverlener een opleiding aangeboden om met het systeem van LeasePlan te leren werken.

• Voer nooit een onderhoud uit zonder dat hiervoor in het systeem van LeasePlan toestemming werd verstrekt;

• Diensten die de Dienstverlener zonder de toestemming van LeasePlan verstrekt, worden niet erkend en dus niet betaald.

• LeasePlan kan bijkomende informatie vragen in verband met de aanvraag tot goedkeuring van een raming, zoals foto’s en/of een livestream-video.

4.1.1 Definitie van een autorisatieaanvraag

o De BWN-garage dient ervoor te zorgen dat alle voertuigen onderhouden worden in overeenstemming met de door OEM’s aanbevolen onderhoudsschema’s en - richtlijnen, of conform een schema dat door LeasePlan werd gedefinieerd.

o De BWN-garage stemt ermee in om de door OEM’s aanbevolen richtlijnen met betrekking tot de oliespecificatie en -hoeveelheid in acht te nemen.

o De BWN-garage stemt ermee in om rekening te houden met alle technische overlappingen van werkzaamheden en aanvaardt om het aantal werkuren/eenheden dienovereenkomstig te verminderen, zoals vermeld staat in de offerte-tool die in het systeem van LeasePlan beschikbaar is.

o De BWN-garage moet ervoor zorgen dat bij alle onderhouds- en herstellingswerkzaamheden OEM-onderdelen worden gebruikt, of IAM- of OES- onderdelen die volgens dezelfde standaard werden gecertificeerd en door de fabrikant werden goedgekeurd voor gebruik.

o De uitgevoerde werkzaamheden moeten van bevredigende kwaliteit zijn en moeten beantwoorden aan de technische specificaties die door de fabrikant werden opgesteld en van tijd tot tijd worden aangepast.

o De BWN-garage stemt ermee in om steeds op autorisatie te wachten alvorens de uit te voeren werkzaamheden aan te vatten.

o De BWN-garage stemt ermee in om de correcte kilometerstand en nummerplaatgegevens mee te delen om de autorisatie te verkrijgen.

o De BWN-garage stemt ermee in om gedetailleerde gegevens te verstrekken in verband met de gevraagde werkzaamheden, inclusief werkuren, uurtarief, onderdeelprijzen, kortingen, totale kosten, enz. (zie volgend punt).

o De BWN-garage stemt ermee in om LeasePlan op de hoogte te brengen indien een herstelling of vervanging wegens defect onder de fabriekswaarborg zou kunnen vallen en voor LeasePlan economisch voordeliger zou kunnen worden uitgevoerd.

4.1.2 Opstelling van de raming

o De BWN-garage dient de raming en de aanvraag tot goedkeuring rechtstreeks aan te maken in het systeem dat door LeasePlan wordt opgegeven.

o De BWN-garage kiest de vereiste onderdelen en diensten op basis van de technische richtlijnen van de OEM’s, zoals hierboven gespecificeerd, in het systeem dat door LeasePlan wordt opgegeven.

o De BWN-garage dient steeds de onderdelen en merken te kiezen en te plaatsen (IAM, OES of OEM) die LeasePlan voor het voertuigmerk, -model en type specificeert en voorschrijft.

o De BWN-garage dient de overeengekomen commerciële voorwaarden toe te passen die met LeasePlan overeengekomen zijn, inclusief het overeengekomen uurtarief, de overeengekomen korting op onderdelen/werkuren, de overeengekomen afvalverwerkings-/milieukosten en alle overeengekomen en vastgelegde prijzen voor de posten die in de raming opgenomen zijn.

4.1.3 Indiening van de goedkeuring

o LeasePlan dient zijn goedkeuring rechtstreeks in te voeren in het systeem dat door LeasePlan werd opgegeven.

o LeasePlan geeft slechts zijn goedkeuring voor volledige opdrachten. Individuele itemregels worden niet afzonderlijk goedgekeurd.

o LeasePlan beantwoordt een verzoek tot goedkeuring onmiddellijk (wanneer het dit mogelijk acht). Dit antwoord bevat de volgende informatie:

▪ Goedgekeurd

o Goedkeuringsnummer van LeasePlan

o Goedkeuringsdatum

▪ Afgewezen

o Reden voor afwijzing

▪ Doorverwezen voor technische controle door LeasePlan

o Onderhoudsaanvragen waarbij de condities (d.i. standaardtijden, uurlonen,…) worden gerespecteerd worden automatisch goedgekeurd. Indien de condities niet

gevolgd worden, voert LeasePlan controle uit en antwoordt na de handmatige controle.

o LeasePlan vraagt, indien nodig, bijkomende gegevens om zijn evaluatie te vervolledigen.

o LeasePlan vraagt, indien nodig, fotografisch bewijsmateriaal om de aanvraag te ondersteunen.

o LeasePlan wijst de aanvraag, indien nodig, af en deelt zijn opmerkingen mee aan de BWN-garage met de vraag om de raming aan te passen en opnieuw in te dienen.

o LeasePlan stelt, indien nodig, een onafhankelijke controleur aan om het voertuig te inspecteren; in dat geval wordt de BWN-garage op de hoogte gehouden door LeasePlan en houdt LeasePlan de bestuurder op de hoogte.

o Indien na de goedkeuring van de opdracht bijkomende herstellingen worden ontdekt/gevraagd, dient de BWN-garage LeasePlan op de hoogte te brengen telkens wanneer een raming wordt gewijzigd. LeasePlan beoordeelt de gewijzigde raming als een volledige opdracht.

o Indien de vereiste onderdelen na de goedkeuring van de opdracht niet beschikbaar blijken te zijn, dient de BWN-garage LeasePlan op de hoogte te brengen. Zij wijzigt de raming en dient ze opnieuw in. LeasePlan beoordeelt de gewijzigde raming als een volledige opdracht.

4.2. DIENSTVERLENING EN SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA)

4.2.1 Dienstverlening

o Na de goedkeuring van de aanvraag voert de BWN-garage de overeengekomen herstellingen uit.

o De BWN-garage werkt het systeem van LeasePlan bij door de einddatum en de duur van de herstellingen in te voeren.

o De BWN-garage neemt contact op met de bestuurder en zorgt ervoor dat hij zijn voertuig terugkrijgt.

4.2.2 Termijn voor het maken van een afspraak

o De termijn voor het maken van een afspraak is maximum 5 werkdagen.

o Indien het onderhoud of de herstelling van het voertuig langer duurt dan voorzien, neemt de BWN-garage contact op met de bestuurder van het LeasePlan voertuig om hem/haar hiervan op de hoogte te brengen. De BWN-garage zal in dit geval instaan voor de mobiliteit van de bestuurder door het aanbieden van een gratis vervangwagen.

4.2.3 LeasePlan Booking Line

o LeasePlan neemt de BWN-garage op in de LeasePlan Booking Line. Op deze manier kunnen de bestuurders van de LeasePlan voertuigen een onderhoud voor hun wagen aanvragen.

o De BWN-garage engageert zich om zijn gegevens voor de LeasePlan Booking Line up to date te houden.

o Aanvragen voor onderhoud via de LeasePlan Booking Line worden binnen de 4 werkuren beantwoord.

o De BWN-garage engageert zich om het gebruik van de LeasePlan Booking Line te promoten.

4.3. AFTERMARKET-ONDERDELEN

In de gevallen waarin LeasePlan de Dienstverlener toestaat om een onderdeel te vervangen, dient de Dienstverlener steeds de volgende regels te volgen:

1. De BWN-garage moet altijd reserveonderdelen aanbieden die in de productenportefeuille van Bosch te vinden zijn;

3. Bij gebrek aan alternatieve IAM-onderdelen biedt de BWN-garage OES-onderdelen aan.

Wanneer een overeengekomen reserveonderdeel onbeschikbaar is, betekent dit niet dat een ander (duurder) onderdeel door LeasePlan wordt goedgekeurd. In dit geval moet de Dienstverlener zich aan het toegestane bedrag houden en bij LeasePlan een autorisatieaanvraag voor een ander merk indienen.

5. ALGEMENE REGELS VAN LEASEPLAN

5.1. PREVENTIEVE ONDERHOUDSDIENSTEN

Wanneer hij een preventief onderhoud uitvoert, moet de Dienstverlener ervoor zorgen dat het dashboard van het voertuig correct ingesteld/geüpdatet wordt conform de handleiding van de fabrikant:

• Schakel het waarschuwingslampje voor de geplande onderhoudsbeurten uit;

• Stel opnieuw correct in wanneer het weer moet branden, conform de handleiding van de fabrikant;

• Stempel het onderhoudsboekje van de fabrikant af of voer een elektronische update in het voertuig uit

5.2. DIAGNOSE-INSTRUMENTEN

Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de Dienstverlener om het voertuig naar een OEM- garage te brengen indien hij zelf niet over de juiste instrumenten/uitrusting beschikt om een probleem met brandende controlelampjes in het voertuig correct op te lossen (inclusief garantie gevallen) .

5.3. INFORMATIE VOOR DE BESTUURDER

Alle opmerkingen in verband met de onderhoudsbeurt of aangaande de relatie met LeasePlan MOETEN UITSLUITEND met LeasePlan worden besproken en NOOIT met de bestuurder.

5.4. KWALITEITSBEVRAGING – BESTUURDER

Telkens wanneer een voertuig aan zijn bestuurder wordt teruggegeven, vraagt LeasePlan de bestuurder naar zijn mening over de door de Dienstverlener verstrekte diensten. Indien de Dienstverlener wegens zijn slechte diensten laag op de kwaliteitsranking staat, kan dit een reden zijn om de overeenkomst te beëindigen.

6. FACTURATIE

De BWN-garage moet gebruikmaken van de MRT e-invoicing module.

Indien een dienstverleningsopdracht via de MRT e-invoicing module wordt gefactureerd, hoeft de BWN-garage voor deze dienstverleningsopdracht geen andere factuur meer op te stellen. De BWN-garage factureert via de MRT e-invoicing module slechts dienstverleningsopdrachten aan LeasePlan die (i) door de BWN-garage werden uitgevoerd, EN (ii) door het MRT-systeem werden goedgekeurd (MRT-goedkeuringsnummer verkregen).

Bijlage 1.5 - Minimale commerciële vereisten

#	Verplichte commerciële vereisten
1*	Vooraf toegewezen tijdsslots voor onderhoudsbeurten conform voorafgaand bericht SLA
2	Mogelijkheid om voertuigen te herstellen die geen eigendom zijn van LeasePlan onder dezelfde commerciële en dienstverleningsvoorwaarden
3	Voertuigen van LeasePlan krijgen voorrang bij alle herstellingen;
4	De BWN-garage verbindt zich tot de naleving van de SLA-voorwaarden voor LeasePlan
5	Kostenraming en factuur worden ingediend via het MRT van LeasePlan
6	LeasePlan kan fotodocumentatie als bijkomend bewijs vragen met het oog op de goedkeuring van de ramingen
7	Volledige traceerbaarheid van de gegevens over de reserveonderdelen die tijdens elke herstellingsopdracht worden geïnstalleerd
8	Voorkeur voor aftermarket-onderdelen, wanneer deze beschikbaar zijn, moet in acht worden genomen
9	LeasePlan kan toegestane OES-onderdelen uit een beschikbaar assortiment kiezen bij het goedkeuren van een raming
10	Standaardwaarborg voor diensten en onderdelen is altijd van toepassing
11	De BWN-garage is verzekerd tegen alle schade en verliezen die het voertuig van LeasePlan zou lijden terwijl het aan de hoede van de BWN-garage toevertrouwd is
12**	Gratis ophaal- en afleverservice voor LeasePlan, binnen een regio van 15 minuten enkele rit (berekend volgens Google maps)
13**	De voertuigen van LeasePlan mogen altijd gewassen en gestofzuigd voor ze aan de bestuurder worden teruggegeven. Indien het voertuig steeds wordt gewassen, raden we aan deze informatie aan LeasePlan te bevestigen. LeasePlan publiceert deze informatie als extra dienstverlening op de website bij de service punten.
[14]**	Gratis vervangend vervoer i.p.v. gratis pick-up & delivery .
[]*
[]*

* De BWN-garage mag aan LeasePlan een groter aantal tijdsslots meedelen op basis van haar eigen capaciteit.

** Deze vereisten moeten op landniveau worden bevestigd.

Bijlage 1.6 – Gegevensverwerkingsovereenkomst (GVO)

Gegevensverwerkingsovereenkomst

Tussen:

LeasePlan Fleet Management NV, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, BTW BE 0424 632 148,

LeasePlan Truck NV, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, BTW BE 0414 860 486,

LeasePlan Partnerships & Alliances NV, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, BTW BE 0453 566 951,

Xxxxx opgericht naar Belgisch recht en met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxxxxxx, Excelsiorlaan 8.

hierna ‘LP’ of ‘de Verwerkingsverantwoordelijke’ genoemd;

En:

…………………………………………………………………………………………………………………….., een onderneming die naar behoren werd opgericht in overeenstemming met de wetten van België, met maatschappelijke zetel in

……………………………………………………………………………………………………………………… [adres], ingeschreven bij het handelsregister onder nummer …………………….[inschrijvingsnummer]];

hierna ‘de Dienstverlener’ of ‘de Verwerker’ genoemd;

die hierna gezamenlijk ‘de Partijen’ en elk afzonderlijk ‘de Partij’ worden genoemd.

OVERWEGENDE:

a. Dat LP van de Dienstverlener diensten en/of producten koopt zoals overeengekomen in de “Dienstverleningsovereenkomst van Bosch Workshop Network voor het verstrekken van onderhouds- en herstellingsdiensten aan LeasePlan” op [datum] (hierna ‘de

Opdracht’ genoemd);

b. Dat de Dienstverlener bij de uitvoering van de Opdracht gegevens van LP zal verwerken (hierna ‘de Verwerking’ genoemd), met inbegrip van persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (hierna ‘Persoonsgegevens’ genoemd);

c. Dat LP de verwerkingsverantwoordelijke is (hierna ‘de Verwerkingsverantwoordelijke’ genoemd) van de Persoonsgegevens zoals bedoeld in de Wetgeving aangaande de Gegevensbescherming;

d. Dat de Dienstverlener optreedt als verwerker (hierna ‘de Verwerker’ genoemd) van de Persoonsgegevens zoals bedoeld in de Wetgeving aangaande de Gegevensbescherming;

e. Dat de Partijen bij deze Gegevensverwerkingsovereenkomst (hierna ‘de Overeenkomst’ genoemd) de voorwaarden wensen vast te leggen waaronder de Verwerker zijn activiteiten op het vlak van de Verwerking van Persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke zal uitvoeren.

OM DEZE REDENEN ZIJN DE PARTIJEN HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:

1. Definities

1.1 In deze Overeenkomst hebben de volgende begrippen de betekenis die hieronder wordt vermeld, tenzij de context een andere betekenis vereist:

(a) ‘Wetgeving aangaande de Gegevensbescherming’ verwijst naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (GDPR) en alle wetten en reglementen alsook sectorale aanbevelingen die regels bevatten voor de bescherming van het individu op het vlak van de Verwerking, met inbegrip van maar niet beperkt tot de beveiligingsvereisten voor en het vrije verkeer van Persoonsgegevens;

(b) De begrippen in deze Overeenkomst hebben dezelfde betekenis als deze die wordt gedefinieerd in artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (GDPR), bv. 'Persoonsgegevens', 'Bijzondere Categorieën van Persoonsgegevens', ‘Inbreuk in verband met Persoonsgegevens’, 'Verwerken/Verwerking', ‘Verwerkingsverantwoordelijke', 'Verwerker', 'betrokkene' en 'Toezichthoudende Autoriteit';

(c) ‘Dochterondernemingen’ verwijst naar elke onderneming die op dit ogenblik rechtstreeks of onrechtstreeks verbonden is met LP of met eender welke met LP verbonden onderneming, waarbij een onderneming wordt geacht met een andere onderneming verbonden te zijn indien deze laatste 40 % of meer van de aandelen met stemrecht op de algemene vergadering (of het equivalent ervan) van de genoemde onderneming controleert.

2. Toepassingsgebied en doelstellingen van de Overeenkomst

2.1 Deze Overeenkomst wordt gesloten tussen LP en de Verwerker, namens LP en – indien van toepassing – namens en ten behoeve van de Dochterondernemingen namens wie LP gemachtigd is om eender welke bepalingen van de Overeenkomst af te dwingen. Voor de doeleinden van deze Overeenkomst verwijst ‘LP’ ook naar elk van zijn Dochterondernemingen, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld. De Dochterondernemingen zijn gemachtigd om de bepalingen van de Overeenkomst af te dwingen alsof zij zelf LP waren.

2.2 Deze Overeenkomst regelt de maatregelen om Persoonsgegevens te beschermen. De Verwerker dient de Persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken.

2.3 Het doel van de voorgenomen Verwerking, het type gegevens en de categorieën van betrokkenen worden toegelicht in Aanhangsel 1, dat integraal deel uitmaakt van de

Overeenkomst.

2.4 Wanneer de Verwerker de Verwerking uitvoert met betrekking tot de gegevens die de Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt, dient de Verwerker uitsluitend te handelen volgens de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. Persoonsgegevens die hem door de Verwerkingsverantwoordelijke worden verstrekt, mag hij slechts verwerken of bekendmaken op instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij hij hiertoe wettelijk verplicht is.

3. Rechten en plichten van de Verwerkingsverantwoordelijke

3.1 Het behoort slechts tot de verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke om het rechtmatige karakter van de Verwerking te beoordelen en om de rechten van de betrokkenen te beschermen.

3.2 De Verwerkingsverantwoordelijke dient alle instructies schriftelijk over te maken. Alle wijzigingen met betrekking tot het voorwerp of de methode van de Verwerking, moeten onderling en schriftelijk worden overeengekomen.

3.3 De Verwerkingsverantwoordelijke mag de door de Verwerker gebruikte technische en organisatorische maatregelen voor de aanvang van de Verwerking verifiëren en mag deze ook na de start van de Verwerking op regelmatige tijdstippen blijven controleren.

3.4 De Verwerkingsverantwoordelijke dient de Verwerker onmiddellijk op de hoogte te brengen indien hij bij de controles van de werkresultaten fouten of onregelmatigheden zou vaststellen. Correcties mogen slechts worden aangebracht met de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke.

3.5 De Verwerkingsverantwoordelijke dient elke vorm van bedrijfsinformatie en alle kennis omtrent de gegevensbeveiligingsmaatregelen van de Verwerker waarvan hij als gevolg van deze Overeenkomst op de hoogte is, als vertrouwelijke informatie te behandelen.

4. Verplichtingen van de Verwerker

4.1 De Verwerker mag de Persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel dat in punt 2 van deze Overeenkomst wordt gedefinieerd.

4.2 De Verwerker dient de Persoonsgegevens te corrigeren en te wissen, of moet de toegang ertoe blokkeren op instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke.

4.3 De Verwerker staat de Verwerkingsverantwoordelijke toe om alle redelijke maatregelen te nemen die nodig zijn om te controleren of de Verwerker de volledige van toepassing zijnde Wetgeving aangaande de Gegevensbescherming naleeft en alle instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke uitvoert.

4.4 Niet-naleving

De Verwerker dient de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk op de hoogte te brengen indien de Verwerker:

(a) kennis krijgt van eender welke omstandigheid of verandering in de van toepassing zijnde Wetgeving aangaande de Gegevensbescherming die een substantiële negatieve impact dreigt te hebben op het vermogen van de Verwerker om zijn verplichtingen op grond van deze Overeenkomst na te leven;

(b) tot het besluit komt dat een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd zou kunnen zijn met de van toepassing zijnde Wetgeving aangaande de Gegevensbescherming; of

4.5 Toezichthoudende Autoriteit of andere bevoegde overheidsinstantie De Verwerker dient de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk op de hoogte te brengen indien:

(a) hij een aanvraag, een dagvaarding of een verzoek voor de uitvoering van een inspectie of een controle door een Toezichthoudende Autoriteit of een andere bevoegde

overheidsinstantie ontvangt met betrekking tot de Verwerking, tenzij wanneer het de Verwerker bij wet verboden is om dit kenbaar te maken; of

(b) hij het voornemen heeft om Persoonsgegevens aan een Toezichthoudende Autoriteit of een andere bevoegde overheidsinstantie mee te delen.

4.6 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens

De Verwerker dient de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte te brengen zonder onnodig uitstel en in ieder geval binnen vierentwintig (24) uur nadat hij een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens vaststelt of redelijkerwijs vermoedt. In zijn kennisgeving dient hij minstens:

(a) de aard van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens te beschrijven en, waar dit mogelijk is, met vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;

(b) de waarschijnlijke gevolgen van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens te beschrijven;

(c) een overzicht te geven van de maatregelen die door de Verwerker zijn genomen of voorgesteld om de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan te pakken, inclusief – waar dit aangewezen is – de maatregelen om de mogelijke negatieve impact ervan te beperken. Indien zich een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens voordoet, moet de Verwerker onmiddellijk passende bijsturingsmaatregelen nemen. Verder dient de Verwerker zijn volledige medewerking aan de Verwerkingsverantwoordelijke te verlenen door een remediëringsplan op te stellen en uit te voeren waarmee de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens kan worden aangepakt. Hij bezorgt aan de Verwerkingsverantwoordelijke een exemplaar van dit plan. Indien de uitvoering van het remediëringsplan te wensen overlaat, kan de Verwerkingsverantwoordelijke de Opdracht met onmiddellijke ingang beëindigen. De Verwerker mag slechts op uitdrukkelijk verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke zijn medewerking verlenen aan het verstrekken van passende informatie aan de betrokkenen in kwestie.

4.7 Klachten over samenwerking, en vragen en verzoeken van betrokkenen De Verwerker dient onmiddellijk en passend tegemoet te komen aan vragen van de Verwerkingsverantwoordelijke aangaande de Verwerking in het kader van de Opdracht en dient de Verwerkingsverantwoordelijke bij te staan om ervoor te zorgen dat de verplichtingen op het vlak van beveiligingsmaatregelen en de uitvoering van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen worden nagekomen, waar nodig conform artikels 32-36 van Verordening 2016/679/EG (GDPR). De Verwerker dient ervoor te zorgen dat hij passende technische en organisatorische maatregelen implementeert om de Onderneming bij te staan bij de nakoming van haar verplichting om tegemoet te komen aan vragen van betrokkenen, met inbegrip van maar niet beperkt tot vragen om Persoonsgegevens te corrigeren of te schrappen, of om de toegang ertoe te blokkeren, of vragen over gegevensoverdraagbaarheid of over het recht op vergetelheid. De Verwerker mag zijn antwoord niet rechtstreeks tot de betrokkene richten, tenzij wanneer dit hem uitdrukkelijk wordt opgedragen door de Verwerkingsverantwoordelijke, in welk geval de Verwerker binnen een redelijke termijn dient te antwoorden en in ieder geval binnen de drie (3) weken na de ontvangst van de klacht, de vraag of het verzoek in kwestie. De Verwerker dient in elk geval zijn medewerking te verlenen aan de Verwerkingsverantwoordelijke bij het aanpakken en oplossen van klachten, vragen of verzoeken van betrokkenen. De Verwerker dient procedures op te stellen en aan te houden om de correcte verwerking van deze klachten, vragen of verzoeken van betrokkenen mogelijk te maken.

4.8 Indien hij hiertoe wettelijk verplicht is, dient de Verwerker een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. De contactgegevens voor beide partijen staan vermeld in Aanhangsel 3.

4.9 De Verwerker komt zijn verplichtingen op grond van deze Overeenkomst na zonder de Verwerkingsverantwoordelijke bijkomende kosten aan te rekenen.

5. Beveiliging

5.1 In de zone waarvoor de Verwerker verantwoordelijk is, dient hij zijn interne bedrijfsorganisatie zo te structureren dat hij aan de specifieke vereisten voor de bescherming van Persoonsgegevens kan tegemoetkomen. De Verwerker dient passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de Persoonsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke naar behoren te beschermen tegen misbruik en verlies conform de vereisten van de Wetgeving aangaande de Gegevensbescherming, zoals in Aanhangsel 2 wordt uiteengezet. De technische en organisatorische maatregelen kunnen worden gewijzigd in functie van de technische vooruitgang en ontwikkeling, en het is de Verwerker toegestaan om passende alternatieve maatregelen te nemen. Deze mogen echter in geen geval het beveiligingsniveau dat door de gespecificeerde maatregelen wordt verzekerd, in het gedrang brengen. Alle substantiële wijzigingen moeten worden gedocumenteerd en de Verwerker moet aan de Verwerkingsverantwoordelijke gedetailleerde informatie verstrekken, indien deze hierom verzoekt.

5.2 De Verwerker moet de Verwerkingsverantwoordelijke in staat stellen om na te gaan of hij technische en organisatorische maatregelen implementeert die de veilige Verwerking van de verstrekte Persoonsgegevens garanderen. Daarom moet de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke, indien deze hierom verzoekt, bewijzen voorleggen waaruit de implementatie van deze technische en organisatorische maatregelen blijkt. Het bewijs van de implementatie van dergelijke maatregelen, die niet alleen de specifieke Verwerking van de door de Verwerkingsverantwoordelijke verstrekte Persoonsgegevens betreffen, kan ook worden geleverd in de vorm van geactualiseerde attesten, certificaten, rapporten of uittreksels hieruit van gespecialiseerde instanties die voldoende onafhankelijk zijn van de Verwerker (bv. externe controleurs, interne audit door audit- of complianceafdeling). De Verwerker dient de Verwerkingsverantwoordelijke alle redelijkerwijs vereiste bijstand te verlenen in verband met het bovenstaande.

5.3 Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, dient de Verwerker te handelen in overeenstemming met de bepalingen van punt 4.6 van deze Overeenkomst (Inbreuk in verband met Persoonsgegevens).

5.4 Beslissingen aangaande de beveiliging van de organisatie van de Verwerking en de toegepaste procedure moeten samen met de Verwerkingsverantwoordelijke worden genomen.

5.5 De Verwerker dient de functionaris voor gegevensbescherming van de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte te brengen van alle afwijkingen met betrekking tot de beveiligingsmaatregelen van de Verwerker.

6. Subverwerker

6.1 Indien de Verwerker voor de Verwerking van de Persoonsgegevens een beroep wenst te doen op een derde, dient hij hiervoor de schriftelijke toelating van de Verwerkingsverantwoordelijke te verkrijgen alvorens aan deze derde Persoonsgegevens bekend te maken. Elke toelating van de Verwerkingsverantwoordelijke om een Subverwerker in te schakelen, wordt verleend onder de voorwaarde dat de Verwerker tegenover de Verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk blijft voor de uitvoering van de overeenkomst door de Subverwerker, evenals voor alle handelingen of nalatigheden van de Subverwerker met betrekking tot de Verwerking. Verder gelden ook de volgende regels:

(a) De Verwerker dient ervoor te zorgen dat de derde werd gekozen wegens de geschiktheid van de technische en organisatorische maatregelen die deze derde implementeert.

(b) De Verwerker dient ervoor te zorgen dat de overeenkomst die tussen de Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker werd gesloten, ook op de derde van toepassing is. De Verwerker dient gedurende een periode van minstens zes maanden een register bij te houden van alle gegevens die worden meegedeeld, met inbegrip van maar niet beperkt tot: de naam en het adres van de derde aan wie de Persoonsgegevens werden meegedeeld, de Persoonsgegevens die werden meegedeeld, de datum en het uur waarop de Persoonsgegevens werden meegedeeld, en het doel van de mededeling.

nemen om de geschiktheid van de derde te verifiëren en te controleren, alsook om na te gaan of deze derde zijn verplichting nakomt om passende maatregelen te implementeren zoals in artikel 5 wordt uiteengezet. De resultaten van deze inspecties moeten worden gedocumenteerd.

(d) Het uitbesteden van activiteiten zoals in deze bepaling wordt bedoeld, slaat niet op nevenactiviteiten die door de Verwerker aan derden worden opgedragen. Dit zijn bijvoorbeeld telecommunicatiediensten, onderhouds- en gebruikersondersteuning, schoonmaakwerkzaamheden, audits of de verwijdering van gegevensdragers. Om de bescherming en beveiliging van de Persoonsgegevens te waarborgen, moet de Verwerker echter, zelfs wanneer hij dit soort nevenactiviteiten aan derden uitbesteedt, passende en wettelijk sluitende contracten met hen sluiten en zorgen voor de opvolging van hun activiteiten.

7. Doorgifte

7.1 De Verwerking van Persoonsgegevens dient uitsluitend plaats te vinden in België, in een andere lidstaat van de Europese Unie of in een land van de Europese Economische Ruimte. Deze voorwaarden gelden ook voor elke onderaannemer of derde.

8. Duur en beëindiging

8.1 Deze Overeenkomst gaat in bij de aanvang van de Opdracht en blijft volledig van kracht totdat de Opdracht werd beëindigd of afloopt. Indien de Verwerking van Persoonsgegevens door de Verwerker na de beëindiging van de Opdracht noodzakelijk is voor de afhandeling van de Opdracht of omdat de wet dit voorschrijft – bv. in verband met de teruggave van Persoonsgegevens – blijft deze Overeenkomst van toepassing tot de afhandeling of teruggave, naargelang wat van toepassing is, voltooid is.

8.2 De Partijen komen overeen dat de Verwerker bij de beëindiging van deze Overeenkomst, naargelang van wat de Verwerkingsverantwoordelijke verkiest, de Persoonsgegevens en de kopieën hiervan aan de Verwerkingsverantwoordelijke teruggeeft en/of deze Persoonsgegevens op een veilige manier vernietigt, tenzij indien de Opdracht of de van toepassing zijnde Wetgeving aangaande de Gegevensbescherming anders voorschrijft. In dat geval verwerkt de Verwerker de Persoonsgegevens niet langer, tenzij voor zover dit vereist is op grond van de Overeenkomst of de van toepassing zijnde Wetgeving aangaande de Gegevensbescherming, en op voorwaarde dat de Verwerker waarborgt dat hij de confidentialiteit van de Persoonsgegevens in acht zal nemen. De Verwerkingsverantwoordelijke kan de Verwerker vragen om onmiddellijk en in ieder geval binnen vierentwintig (24) uur te bevestigen en te garanderen dat hij alle kopieën van de Persoonsgegevens heeft teruggegeven, gewist en/of vernietigd.

8.3 De Verwerker waarborgt dat hij, indien de Verwerkingsverantwoordelijke en/of de Toezichthoudende Autoriteit hierom verzoekt, zijn gegevensverwerkingssystemen onderwerpt aan een controle van de maatregelen waarnaar in punt 8.2 van deze Overeenkomst wordt verwezen.

9. Niet-bekendmaking en confidentialiteit

9.1 De Verwerker maakt de Persoonsgegevens noch de informatie bekend die hij van de Verwerker tijdens de duur van de Overeenkomst ontvangt.

9.2 De Verwerker mag zijn werknemers of andere personen die onder zijn rechtstreeks gezag werken, slechts toegang verlenen tot de Persoonsgegevens in de mate waarin dit noodzakelijk is om de Verwerking uit te voeren. De Verwerker dient ervoor te zorgen dat elke persoon aan wie hij toestemming verleent om zich toegang te verschaffen tot Persoonsgegevens die namens de Verwerker worden verwerkt, de confidentialiteit en de beveiliging van de Persoonsgegevens respecteert en garandeert (zowel tijdens de duur van zijn tewerkstelling of verbintenis als daarna). Verder dient de Verwerker maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat zijn werknemers die toegang tot de Persoonsgegevens hebben, deze Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke.

9.3 De Verwerker garandeert dat zijn werknemers, zijn subverwerkers en alle andere personen voor wie de Verwerker verantwoordelijk is, naar behoren opgeleid zijn om de Persoonsgegevens te verwerken en dat zij de confidentialiteit van de Persoonsgegevens in acht zullen nemen. De Verwerker dient een gelijkaardige niet-bekendmakings- en confidentialiteitsovereenkomst te sluiten met zijn werknemers en subverwerkers.

10. Schadeloosstelling

10.1De Verwerker dient de Verwerkingsverantwoordelijke schadeloos te stellen en te vrijwaren voor alle claims, procedures of vorderingen die door een Toezichthoudende Autoriteit of een andere bevoegde overheidsinstantie en/of door een betrokkene tegen de Verwerkingsverantwoordelijke zouden worden ingesteld met betrekking tot de Verwerking door de Verwerker en/of diens Subverwerkers, en dient de Verwerkingsverantwoordelijke ook schadeloos te stellen en te vrijwaren voor alle claims, procedures of vorderingen die tegen de Verwerkingsverantwoordelijke zouden worden ingesteld als gevolg van de niet-nakoming door de Verwerker en/of zijn Subverwerkers van zijn/hun verplichtingen op het vlak van gegevensbescherming in het kader van de Opdracht.

10.2De Verwerker dient de Verwerkingsverantwoordelijke schadeloos te stellen en te vrijwaren voor alle kosten in verband met een inbreuk op de gegevensbeveiliging, wanneer deze inbreuk werd veroorzaakt door of toe te schrijven is aan een inbreuk van de Verwerker in verband met de Opdracht, met inbegrip van de niet-nakoming van zijn verplichtingen op het vlak van gegevensbeveiliging in het kader van de Opdracht en deze Overeenkomst.

11. Controle

11.1De Verwerker dient zijn naleving van de verplichtingen die in de Bijlage vermeld staan, te controleren. Deze controle:

(a) betreft alle Verwerkingsdiensten die door de Verwerker werden verleend in het voorgaande kalenderjaar;

(b) moet minstens één keer per jaar worden uitgevoerd vóór 1 april;

(d) moet worden toevertrouwd aan een onafhankelijke controleur die door de Verwerker wordt gekozen en betaald; en

(e) moet leiden tot de opstelling van een controlerapport.

Binnen de [twee (2) weken] na de voltooiing van de controle dient de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke een samenvatting van het controlerapport voor te leggen, zodat de Verwerkingsverantwoordelijke redelijkerwijs in staat is om te verifiëren of de Verwerker de bepalingen van de Bijlage naleeft. De Verwerker dient onmiddellijk alle maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat alle zwakke punten en problemen waarop het controlerapport wijst, op passende wijze worden aangepakt.

11.2Ongeacht de bepalingen van punt 11.1 van deze Overeenkomst en na een schriftelijke kennisgeving van de Verwerkingsverantwoordelijke die redelijke tijd op voorhand wordt

meegedeeld, dienen de Verwerker en alle Subverwerkers aan de Verwerkingsverantwoordelijke, aan een gemachtigde derde partij die door de Verwerkingsverantwoordelijke aangesteld is of aan een Toezichthoudende Autoriteit toegang te verlenen tot – en daarbij alle redelijkerwijs vereiste bijstand te verlenen – de lokalen van de Verwerker, de systemen van de Verwerker en in het algemeen de organisatie en administratie van de Verwerker die voor de Verwerking van de Persoonsgegevens van belang zijn, met het doel controles uit te voeren of de naleving van deze Gegevensverwerkingsovereenkomst en de van toepassing zijnde Wetgeving aangaande de Gegevensbescherming te verifiëren. De Dienstverlener dient aan de Verwerkingsverantwoordelijke, aan de door de Verwerkingsverantwoordelijke aangestelde derde of aan de Toezichthoudende Autoriteit alle bijstand te verlenen die zij redelijkerwijs nodig zouden kunnen hebben – en zorgt ervoor dat zijn onderaannemers dit ook doen –, op voorwaarde dat deze bijstand niet op onredelijke wijze met de activiteiten van de Verwerker of met die van zijn onderaannemers interfereert. De Verwerker dient binnen de door de Verwerkingsverantwoordelijke gevraagde termijn alle vereiste informatie te verschaffen aan de Verwerkingsverantwoordelijke, een gemachtigde derde partij die door de Verwerkingsverantwoordelijke aangesteld is of een Toezichthoudende Autoriteit.

12. Van toepassing zijnde wetgeving

12.1Deze Overeenkomst is onderworpen aan en moet worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de wetten van België.

12.2Elk geschil dat zou ontstaan door of in verband met de Overeenkomst moet in eerste instantie worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank van Brussel, België.

TEN BLIJKE WAARVAN de Partijen hierbij deze Overeenkomst hebben gesloten, opgesteld in twee exemplaren door hun naar behoren gemachtigde mandatarissen.

LeasePlan

[naam Dienstverlener]

Xxxxx Xxxxxxx: ……………………………….

Naam: ……………...………………………

Managing Director

Functie: ……………………………………

Datum: ......................................................

LeasePlan

[naam Dienstverlener]

Xxx Xxxxx: ………………………………….

Naam: ……………………………………….

Operations & Insurance Director:

Functie: ……………………………………...

Datum: ......................................................

AANHANGSEL 1 DETAILS VAN DE VERWERKING

Doel van de voorgenomen Verwerking of het geplande gebruik van de Persoonsgegevens

Zoals wordt uiteengezet in de Opdracht, dient de Verwerker de Persoonsgegevens te verwerken zoals noodzakelijk is voor het verlenen van de Diensten. Verder mag de Verwerker de Persoonsgegevens slechts bekendmaken wanneer hij hier wettelijk toe verplicht is. Voor zover dit wettelijk toegestaan is, dient de Verwerker de Klant voorafgaandelijk op de hoogte te brengen van deze verplichte bekendmaking. Voor het overige dient de Verwerking van Persoonsgegevens te gebeuren in overeenstemming met de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Betrokkenen

Tot de groep van betrokkenen van wie de Persoonsgegevens in het kader van de Overeenkomst worden verwerkt, behoren:

a. Bestuurders van voertuigen in bezit of onder beheer van LeasePlan;

b. Contactpersonen.

Categorieën van Persoonsgegevens

De informatie die het voorwerp is van de verzameling, de verwerking en/of het gebruik van Persoonsgegevens kan in de volgende types/categorieën worden ingedeeld:

a. contactgegevens;

b. relevante contractgegevens;

c. klantenhistoriek;

d. facturatie- en betalingsgegevens;

e. planning- en beheersgegevens;

f. gegevens verkregen in verband met het gebruik van het voertuig.

Bijzondere Categorieën van Persoonsgegevens (indien van toepassing)

De Persoonsgegevens die aan de Verwerker worden overgedragen, betreffen de volgende Bijzondere Categorieën van Persoonsgegevens:

n.v.t.

AANHANGSEL 2 GEGEVENSBEVEILIGINGSFICHE

De technische en organisatorische maatregelen die de Verwerker dient te nemen conform de bepalingen van punt 2.1 van de Overeenkomst, omvatten onderstaande algemene maatregelen inzake organisatorische controle, toegangscontrole, controle op bekendmaking, invoercontrole, functiecontrole, beschikbaarheidscontrole en controle op het scheiden van functies, alsook specifieke maatregelen met betrekking tot de Verwerking. Zij worden hieronder beschreven:

• Toegangscontrole tot systemen:

o Toegang tot Order Register Deliver platform (‘ORD’ platform), Maintenance Repair Tyres platform (‘MRT’ platform) en rS Electronic Invoice platform (‘EDI’ platform) ontwikkeld en beheerd door Renta Solutions via wachtwoord procedures, hyperlink in mail uitgestuurd door de booking line van LeasePlan (met het oog op bevestiging van voorgestelde onderhoudsafspraak), automatische blokkering aan de hand van wachtwoord en time out;

• Toegangscontrole tot gegevens:

o Gedifferentieerde toegangsrechten (beperkte toegang tot personen die informatie dienen in te geven in het kader van de uitoefening van hun functie), blokkering en verwijdering toegangsrechten;

• Input controles:

o Controle door LeasePlan van gegevens ingebracht door Dealer, reporting;

• Werkzaamheden controle:

o Afsluiten van samenwerkingsovereenkomst tussen LeasePlan en Dealer, toegangsrechten worden aangemaakt en geblokkeerd/verwijderd door LeasePlan bij beëindiging van de samenwerking, ; criteria voor de selectie van de Dealer; evaluatie van de uitvoering van de opdracht;

• Beschikbaarheidscontroles:

o Backup procedures (o.m. door Renta Solutions); back up van harde schijven; remote storage; anti-virus/firewall-systemen.

AANHANGSEL 3 FUNCTIONARISSEN VOOR GEGEVENSBESCHERMING

De partijen hebben onderstaande personen aangesteld als contactpersonen voor wat deze Overeenkomst aangaat:

Verwerker

[functie]……………………………………………………………………………………………………………..

[naam] ……………………………………………………………………………………………………………...

[e-mailadres, bij voorkeur ook mailbox] …………………………………………………………………………

[telefoonnummer] ...……………………………………………………………………………………………….

Verwerkingsverantwoordelijke

Privacy Officer

Xxxxxxx Xxxxx

xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx of xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx

02 722 62 11

Document Metadata

Table of Contents

Dienstverleningsovereenkomst van Bosch Workshop Network voor het verstrekken van onderhouds- en herstellingsdiensten aan LeasePlan

Document Metadata