Samenwerkingsovereenkomst
Samenwerkingsovereenkomst
met betrekking tot
geïntegreerd en gekoppeld planningsproces in functie van het decarboniseren van de bedrijvigheid op de historische site van VPK te Oudegem en het realiseren van een warmtenet in het stedelijke gebied van Dendermonde
26 januari 2023
1. Partijen
Samenwerkingsovereenkomst tussen volgende Partijen, hierna aangeduid als partners of het partnerschap: de provincie Oost-Vlaanderen, waarvoor optreedt de deputatie, waarvan de kantoren gevestigd
zijn te 0000 Xxxx, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, vertegenwoordigd door mevrouw Xx Xxxxxxxx als gedeputeerde voor ruimtelijke planning, en de xxxx Xxxxxx Xxxxxxx, provinciegriffier,
Hierna "de Provincie " genoemd;
de stad Dendermonde, waarvoor optreedt de gemeenteraad, waarvan de kantoren gevestigd zijn te Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx, vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxxxx als voorzitter van de gemeenteraad en Xxxxxx Xxx xxx Xxxxx als algemeen directeur,
Hierna "de Stad" genoemd;
het bedrijf VPK Paper nv (hierna genoemd VPK) als eigenaar van de historische VPK-site te Oudegem, Dendermonde, vertegenwoordigd door twee bestuurders: Xxxxxx Xxxxxx en Uni-par nv, vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxxxx.
2. Bij het afsluiten van de samenwerkingsovereenkomst wordt volgende context in overweging genomen:
- Het provinciebestuur Oost-Vlaanderen is bevoegd voor regionale bedrijvigheid
- Ruimtelijk structuurplan Vlaanderen (hierna aangeduid als RSV)
- Provinciaal ruimtelijk structuurplan Oost-Vlaanderen (hierna aangeduid als PRS Oost-Vlaanderen),
- Ruimtelijk beleidsplan Oost-Vlaanderen in opmaak: “Maak ruimte voor Oost-Vlaanderen 2020-2050” en specifiek het beleidskader ‘transitie naar een circulaire samenleving’
- Naast de doelstellingen zoals hieronder omschreven in rubriek 3.1 wenst het provinciebestuur eveneens de rol van de site te Oudegem als circulaire hub en E-Hubt (bedrijventerrein gekoppeld aan een E-hub) te bevestigen. Deze beleidsmatig gewenste rol zal (mogelijk pas na dit proces) via een PRUP vastgelegd worden.
- Het gemeentelijk Ruimtelijk structuurplan Dendermonde
- Gemeentelijk RUP Hullenberg
- Burgemeestersconvenant en klimaatplan Dendermonde;
- Duurzaamheidsrapport VPK Group
- De wens van VPK Group om de bedrijvigheid op de site te Oudegem aan te houden en er een verdere decarbonisering van het productieproces te realiseren door het uitfaseren van het gebruik van steenkool met richtdatum 2030, met daaraan gekoppeld de vraag tot een beperkte uitbreiding van de site.
- VlaamseWaterstofvisie “Europese koploper via duurzame innovatie”
- De stad Dendermonde wenst van start te gaan met de opmaak van een lokaal warmteplan.
- De strategische visie van de Europese Commissie om tegen 2050 een klimaatneutrale economie tot stand te brengen.
3. Voorwerp van de overeenkomst:
3.1 Doelstellingen en begripsafbakening
Dit project heeft als doelstelling om verschillende duurzame initiatieven op elkaar af te stemmen opdat ze tijdig, kwalitatiever en op een haalbare en duurzame manier gerealiseerd kunnen worden. Het betreft volgende initiatieven:
- Het initiatief van VPK om het gebruik van steenkool tegen 2030 uit te faseren op de site te Oudegem. De verbranding van steenkool met als doel de opwekking van productiewarmte wordt daarbij uitgefaseerd en vervangen door één of meerdere duurzamere energiebronnen. In functie van een continue bedrijfsvoering dient hiertoe in de nabijheid van het productieproces een nieuwe installatie te worden gerealiseerd vooraleer de steenkoolverbranding kan worden uitgefaseerd.
VPK staat hierbij binnen een haalbaar kader open voor uitkoppeling van (productie)warmte naar andere warmtevragers.
- Het provinciebestuur Oost-Vlaanderen wenst te bepalen waar en op welke manier ruimte aangeduid kan worden voor een Energie-hub (of E-hub) gekoppeld aan de regionale bedrijvigheid op de site te Oudegem. De Provincie Oost-Vlaanderen zal hiervoor een Provinciaal Ruimtelijk Uitvoeringsplan (RUP) opmaken. De keuze om te zoeken naar ruimte voor een Energie-hub impliceert enerzijds dat deze ruimte dus specifiek aangeduid wordt ten behoeve van de productiesite te Oudegem, hierbij wordt gefocust op een zo duurzaam mogelijke productie, omzetting en opslag van energie. Anderzijds impliceert dit een maximale integratie met de beperkingen, noden en opportuniteiten van de aanliggende regionale bedrijvigheid en het stedelijke weefsel. Om deze laatste ambitie ook ruimtelijk te garanderen wenst de provincie expliciet ook een tracé voor een backbone van een warmtenet te onderzoeken in een RUP-proces, en de site van VPK, de nieuwe energiecentrale en de warmtebackbone via het RUP op te nemen binnen het kleinstedelijk gebied van Dendermonde (enkel via het toevoegen van een afbakeningslijn stedelijk gebied, geen bestemmingswijziging).
- De opmaak van een warmteplan Dendermonde op initiatief van stad Dendermonde heeft als doelstelling om een duurzame visie over het circulair gebruik (vraag en aanbod) van warmte in de gemeentelijke context van Dendermonde te koppelen aan een faseringsplan om deze visie te faseren in uitvoeringscomponenten.
De Partners stellen vast dat hun afzonderlijke initiatieven een hoge mate van interdependentie vertonen en kiezen er daarom voor om via deze samenwerkingsovereenkomst heldere afspraken vast te leggen om de realisatie van alle initiatieven maximaal te bevorderen.
Om alle ruimtelijke ambities en initiatieven zoals hierboven omschreven af te stemmen, kiezen de Partners ervoor om met wederzijds respect voor de respectievelijke bevoegdheden en de wijze waarop daarvan gebruik wordt gemaakt, projectmatig de initiatieven af te stemmen.
Via dit project bepalen de partners hoe hun initiatieven enerzijds ruimtelijk haalbaar en wenselijk ingepland kunnen worden en proberen ze hiertoe elkaars initiatieven maximaal te versterken en te integreren. Anderzijds moet dit project ook bijdragen aan de concrete realisatie van deze plannen, om deze realisatie te bewerkstelligen, wensen de partners maximaal inzicht te krijgen in elkaars planning en wensen ze de garantie dat elke partner zijn of haar planning ook daadwerkelijk zal realiseren. Alle beslissingen van de stuurgroep (zie verder) in functie van dit project moet deze doelen dienen.
In deze samenwerkingsovereenkomst leggen de Partners afspraken vast voor gezamenlijke communicatie. Op die manier zorgen ze ervoor dat er een eenduidig en samenhangend verhaal wordt verteld dat duidelijk is voor alle betrokken partijen. Een bijkomende doelstelling is om alle relevante actoren op het juiste moment en de juiste manier te informeren, bevragen of betrekken.
3.2 Principes
Om maximaal de doelstellingen uit 3.1 te integreren in de uitvoering van het project, benoemen de partners enkele principes die ze als richtinggevend en prioritair beschouwen voor dit project. De volgorde van deze principes indiceert geen ranking in prioriteit. Deze principes worden door de vertegenwoordigers van de partners aldus gehanteerd en tegen elkaar afgewogen bij het nemen van beslissingen tijdens dit project, en dit zowel in de stuurgroep als in werkgroepen.
De principes worden waar mogelijk en indien nodig vertaald in randvoorwaarden die van toepassing zijn voor op te maken plannen en ontwikkelingen in de afgebakende perimeter. Expliciete afwijkingen op deze randvoorwaarden moeten worden goedgekeurd door de stuurgroep en gecommuniceerd en/of participatief getoetst worden.
De partners garanderen dat deze principes en de beslissingen die eruit voortvloeien maximaal worden opgenomen in de realisatieovereenkomsten zodat ze ook daadwerkelijk gerealiseerd worden op het terrein.
3.2.1 Duurzame verwerking reject in nabijheid van de VPK-site
De actuele circulaire verwerking van papier op de VPK-site te Oudegem genereert een reststroom aan moeilijk verwerkbaar afval (‘reject’), dit wordt op heden mee verbrand in de steenkooloven. De partners erkennen dat gezien de omvang ervan (wat transport onwenselijk maakt) en gezien de actuele technische onmogelijkheid voor verdere circulaire verwerking ervan, een zo duurzaam mogelijke mee verbranding in de toekomst een noodzaak blijft.
Er wordt gestreefd naar een minimum verlies aan energie, waardoor de energieopwekking in de nabijheid van VPK moet worden gerealiseerd. Daarbij wordt er rekening gehouden met het logistieke aspect met betrekking tot de verwerking van het reject.
3.2.2. Garantie continue bedrijfszekerheid
De vooropgestelde doelstellingen worden gerealiseerd in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving ter zake en conform de van toepassing zijnde vergunningen, waaronder onder meer de omgevingsvergunning van VPK. Wijzingen aan de vergunningen kunnen niet plaatsvinden zonder voorafgaandelijke, schriftelijke goedkeuring van de betrokken partijen.
In ieder geval dient bij elke wijziging de continuïteit van de bedrijfsvoering van VPK verzekerd te worden.
3.2.2 Installatie als onderdeel van een energie-hub
Bij de selectie van de technische installatie in functie van warmteopwekking voor het productieproces van VPK en mogelijk andere warmtevragers moet in overweging worden genomen dat meerdere duurzame energiebronnen en installaties (gecombineerd) ingezet kunnen worden. De opgewekte energie, door één of meerdere duurzamere energiebronnen moet een minimale productiewarmte genereren om de doelstelling om het steenkoolgebruik uit te faseren te kunnen realiseren.
3.2.3 Maximale vrijwaring open ruimte Dendervallei
Bij het bepalen van de locatie van het energie-hub dient om praktische redenen in de nabijheid van de bestaande site te Oudegem te worden gezocht, tegelijk erkennen de partners de noodzaak om de open ruimte in de Dendervallei maximaal te vrijwaren. Indien alsnog open ruimte in de Dendervallei dient te worden aangesneden om de doelstellingen van deze samenwerkingsovereenkomst te realiseren, engageren de partners zich ertoe om de cruciale openruimte-functies ergens anders te compenseren, deze compensatie dient feitelijk gerealiseerd te worden in de Dendervallei en opgenomen te worden in de fasering en de uitvoering van alle deelaspecten van het project.
3.2.4 Duurzame mobiliteit
De realisatie van de doelstellingen van deze samenwerkingsovereenkomst moeten maximaal een toekomstige duurzame mobiliteit (via meerdere transportmodi) van het plangebied vrijwaren. Specifiek wordt hierbij de potentie voor watergebonden transport onderstreept.
3.2.5 Leefbaarheid van de kern van Oudegem.
Tijdens alle onderdelen van het project leggen de partners focus op de leefbaarheid van Oudegem. Een duurzame en verkeersleefbare mobiliteit door de kern zijn hierbij belangrijk.
Daarnaast wordt tijdens het participatietraject van dit project actief gestreefd naar het verhogen van de leefbaarheid van Oudegem.
3.2.6 Zoeken naar koppelkansen
Waar mogelijk wordt gezocht naar synergieën met andere projecten. De partners doen een actieve inspanning om connecties te zoeken met andere projecten die mogelijk een meerwaarde kunnen betekenen. Indien nodig/nuttig worden relevante stakeholders uitgenodigd in werkgroepen of ter consultatie in de stuurgroep
3.2.7 Voortgangsprincipe
De partners garanderen dat ze de voortgang van het proces optimaal ondersteunen en engageren zich om de afspraken uit de stuurgroep tijdig en volledig uitvoeren. De partners voorzien hiervoor tijdig de nodige middelen en agenderen waar nodig beslissingen in hun beslissingsorganen. De partners engageren zich om dit op een snelle, aanvaardbare termijn te doen maar respecteren ook de beslissingstermijnen van de andere partners. Resultaten van studiemateriaal die relevant kunnen zijn voor het project worden door alle partners actief ter beschikking gesteld van andere Partners.
De partners stellen het nodige personeel ter beschikking om hun desbetreffende expertise tijdig in te brengen bij de uitvoering van alle onderdelen van het project.
3.2.8 Open communicatie en publieke consultatie
Ondanks de technische complexiteit en maatschappelijke gevoeligheid van de doelstellingen van deze samenwerkingsovereenkomst, wensen de partners alle betrokkenen (burgers, middenveld, etc.) te informeren over het project en waar mogelijk om participatieve input te vragen. De partners engageren zich om dit kwalitatief en via een gezamenlijke aanpak te doen en dit tijdens elke fase en voor elk onderdeel van het project.
3.2.9 Gefaseerde planning en uitvoering met ‘no-regretprincipe’:
Verschillende onderdelen van het masterplan kunnen (al dan niet gedeeltelijk) al tijdens het project in een uitvoeringsfase komen. Zo’n “anticipatieve ontwikkeling” kan echter enkel na expliciete en unanieme goedkeuring van de stuurgroep en wordt aangevraagd door de partner(s) die al wenst (xxxxxx) over te gaan tot realisatie. Desgevallend is tijdige, open communicatie tussen de partners onderling en de partner(s) die wenst (wensen) te ontwikkelen vereist. Er dient vermeden te worden dat in voorgaande fases werken gerealiseerd worden die een hypotheek leggen op ruimtelijke keuzes. Ondanks de instemming met een gefaseerde aanpak, dienen vanzelfsprekend alle wettelijke voorwaarden en vergunningsprocedures gerespecteerd te worden door de uitvoerders.
3.2.10 (Maatschappelijke) betaalbaarheid
Bij elk onderdeel van het project wordt (maatschappelijke) betaalbaarheid meegenomen als afwegingscriterium. Hierbij wordt zowel de kost van specifieke onderdelen als telkens de daaraan gekoppelde totale (maatschappelijke) kost in overweging genomen. Indien blijkt dat een scenario een onevenwichtig grote kost zou generen die ten laste komt van slechts één (of enkele) partners, dan engageert het partnerschap dit gezamenlijk te bespreken in de schoot van de stuurgroep. Doel is te voorkomen dat een maatschappelijk wenselijk en betaalbaar scenario zou sneuvelen doordat de financiële impact sterk doorweegt op één onderdeel (en in casu één partner).
Om dit principe in kaart te brengen, worden alle onderzochte scenario’s tijdens het project financieel in kaart gebracht, op basis van deze informatie wordt de discussie dan ingeleid bij de stuurgroep.
Voortvloeiend uit dit principe mag het (eventueel verplicht) aansluiten op een warmtenet voor de private gebruiker nooit leiden tot prijzen die niet marktconform zijn (in vergelijking met andere courante verwarmingsvormen).
3.3 Afspraken ter uitvoering van de doelstellingen
3.3.1 Plangebied
De partners engageren zich om ruimtelijk haalbare en maatschappelijk wenselijke plannen te formuleren die passen binnen de doelstellingen zoals geformuleerd in rubriek 3.1 van deze samenwerkingsovereenkomst, deze kunnen afwijken
van de bestaande ruimtelijk vastgestelde visies en plannen. Indien dat het geval is, zal dit juridisch moeten verankerd worden in de RUP-procedure.
3.3.2 Voorwerp van projectmatige afstemming
Alle doelstellingen en initiatieven uit rubriek 3.1 worden uitgevoerd en gefinancierd door de respectievelijke initiatief nemende partner. Via deze samenwerkingsovereenkomst wordt echter bepaald hoe specifieke keuzes uit elk van deze trajecten moeten worden georganiseerd zodat maximale integratie mogelijk is en zodat partners elkaar garanderen dat deze integratie ook daadwerkelijk zal worden gerealiseerd.
De partners beschikken over twee types budget die ze samen projectmatig beheren:
3.3.2.1 Studiebudget
Elk initiatief heeft meerdere mogelijke scenario’s, hierbij wordt telkens (ruimtelijke) duurzaamheid afgewogen tegen technische haalbaarheid en financiële impact. De partners briefen elkaar over elk van deze componenten en dit voor elk scenario. Indien het overleg hierover duidelijk maakt dat verder onderzoek noodzakelijk is en de financiering van dit onderzoek niet aantoonbaar toe te wijzen is aan één (of meerdere) van de partners in het kader van de uitvoering van hun specifiek initiatief, kan de stuurgroep beslissen hiervoor gezamenlijke studiemiddelen aan te wenden. Doel is hierbij de middelen maximaal te besteden aan studievragen die opportuniteiten inzake integratie tussen de initiatieven blootleggen.
3.3.2.2 Middelen voor participatie en communicatie
De partners engageren zich ertoe om via een communicatief en participatief proces ook de bevolking en andere, potentiële belanghebbenden informatie en inspraak te geven in het planningsproces. Hierbij wordt vanzelfsprekend minimaal aan de decretaal vastgelegde voorwaarden voor RUP-procedures voldaan door de plannende overheid. De partners engageren zich gezamenlijk om gecoördineerd alle vragen van de bevolking of stakeholders te beantwoorden, hierover worden praktische afspraken vastgelegd in de stuurgroep. De stuurgroep bepaalt welke inspraakmomenten er voor welke doelgroepen worden ingericht. Vooraf wordt telkens bepaald welke mate van inspraak er over welk voorwerp wordt aangeboden en hoe dit geïntegreerd of teruggekoppeld zal worden. In elke fase van het project wordt bepaald hoe geïmpacteerde derden zullen worden gecontacteerd.
Specifiek dient er bij elke briefing op de stuurgroep gerapporteerd worden over hoe er gewerkt wordt aan draagvlakvorming voor het project bij omwonenden (zie ook 3.2.5).
Na elk participatief moment wordt de stuurgroep ingelicht en beslissen de partners hoe de participatieve input vertaald moet worden in de projectnota.
Indien de partners een gezamenlijke standpunt hebben ingenomen zal elke partner zich ervan onthouden om publiek een standpunt in te nemen dat tegen dit gezamenlijk standpunt ingaat.
3.3.2.3 Projectnota en fundamentele milestones
De projectcoördinator maakt voorafgaand aan elke stuurgroep een (actualisatie van de) projectnota op. Hierbij wordt via een tijdslijn uitgezet welke output gerealiseerd zal worden door het projectteam en/of via externe opdrachten en hoe en wanneer beslissingen worden genomen. Een begroting met middelenbesteding (actueel en geraamd) wordt altijd toegevoegd aan de projectnota. Het doel is een logische onderbouwde en transparante aansturing mogelijk te maken vanuit de stuurgroep opdat zowel genomen beslissingen, nieuwe elementen uit voorbereidend onderzoek als participatieve input geïntegreerd raken in het project. Hierbij worden alternatieve opties voor toekomstige processtappen gerapporteerd en wordt aangegeven wanneer besluitvormingsmomenten worden geagendeerd. De Partners leveren hiertoe een transparante briefing vanuit hun respectievelijke initiatieven aan en leven de beslissingen uit goedgekeurde projectnota’s na.
Bij vooraf bepaalde besluitvormingsmomenten (milestones) wordt aan de partners gevraagd om de tussentijdse output van het proces te valideren in de eigen bevoegde, formele besluitvormingsorganen, dit om een helder mandaat te verkrijgen en te garanderen dat deze stappen als finaal afgewerkt en goedgekeurd kunnen worden beschouwd.
De projectnota wordt iedere stuurgroep geactualiseerd. Onderstaand wordt echter bepaald welke componenten er in welke opeenvolgende fases minimaal moeten worden geïntegreerd en tot welke milestones dit moet leiden. De timing hierbij is indicatief.
Milestone 1 (eind maand 1) de stuurgroep bepaalt:
- stuurgroep keurt het huishoudelijk reglement goed
- stuurgroep beslist of en welk gezamenlijk onderzoek wordt gevoerd ifv de eerstkomende milestones en hoe een strategie voor communicatie en participatie wordt bepaald. De projectnota voor volgende fase omvat:
o vraag vanuit provinciebestuur naar definiëring ruimtenoden (en bijhorende kwalitatieve omschrijvingen) voor de verschillende technische scenario’s voor de energie-installatie (ifv bepalen zoekzones)
o opstart warmteplan Dendermonde (ev. adhv actualisatie vraag en aanbod) en prioritering van toegang tot (rest)warmte ifv een warmtenet (met minimale criteria: publieke/private functies, ruimtelijke densiteit, positieve discriminatie obv specifieke doelgroepen, etc.)
o De partners bepalen samen op welke manier en aan welke voorwaarden warmte-uitkoppeling technisch dient te gebeuren, indien hiervoor meerdere valabele scenario’s bestaan worden deze gecommuniceerd aan VPK en meegenomen in de beoordeling bij de selectie van de nieuwe technische installatie.
Milestone 2 (eind maand 5) de stuurgroep bepaalt:
o Een visie en strategie voor uitvoering van de gezamenlijke communicatie en participatie voor de verschillende fases van het project. Hierbij wordt ook omschreven hoe en wanneer er tijdens het traject
vorm wordt gegeven aan het zoeken van koppelkansen voor de verhoging van de leefbaarheid in Oudegem.
o De zoekzones voor het RUP voor het E-hub en de trajecten voor de warmtebackbone die in publieke raadpleging worden onderzocht, worden voorgesteld.
o Ontwerp principes voor warmteplan met prioritering van toegang tot (rest)warmte obv gedefinieerde criteria.
o Omschrijving potentiële varianten voor technische installatie ifv warmte-opwekking (obv definiëring bronnen, omvang, technische en ruimtelijke vereisten, etc.)
Milestone 3 (eind maand 9):
o De stuurgroep neemt akte van het resultaat over:
▪ de verschillende zoekzones voor de E-hub en de warmtebackbone die zullen worden voorgelegd in de publieke raadpleging
▪ ontwerp principes voor warmteplan
o de stuurgroep bepaalt hoe de input van de publieke raadpleging zal worden verwerkt.
o De stuurgroep bepaalt richtlijnen met betrekking tot verder onderzoek voor de selectie van de technische installatie en daaraan gekoppeld basisrichtlijnen ifv
▪ opstart ‘werkgroep warmte-uitkoppeling’ waarin door potentiële, financierende partners (ev. adhv creatie van een energiegemeenschap), basisrichtlijnen bepaald worden obv visie warmteplan, scenario’s voor prijszetting etc.;
▪ opstart werkgroep ‘realisatie warmtebackbone’ waarin kostprijs per voorliggend traject, financierende partners, basisrichtlijnen obv visie warmteplan, etc. bepaald worden
Milestone 4: (eind maand 12)
o De stuurgroep bepaalt een voorkeurscenario voor de technische installatie voor de warmteproductie en een voorkeursscenario voor de warmtebackbone
o De stuurgroep neemt akte over de voortgang in de werkgroepen ‘warmte-uitkoppeling’ en ‘realisatie warmtebackbone’ en definieert nieuwe richtlijnen voor verder onderzoek.
o De stuurgroep neemt akte van de startnota van het PRUP die door deputatie wordt goedgekeurd.
o De stad Dendermonde werkt obv de nieuwe input aan een warmteplan met fasering van aansluiting van publieke infrastructuur en wijken/straten
Milestone 5: (eind maand 15):
o De stuurgroep bepaalt een voorkeursscenario voor samenwerking ifv de warmte-uitkoppeling en start met opmaak van een voorwaardelijke realisatieverbintenis voor uitkoppeling van de warmte mits realisatie backbone en warmte-installatie obv definitieve vaststelling RUP.
o De stuurgroep neemt akte van de resultaten van de publieke raadpleging over de startnota van het PRUP.
o De stuurgroep bepaalt een voorkeursscenario voor samenwerking ifv de realisatie van de warmtebackbone en start met de opmaak van een voorwaardelijke realisatieverbintenis voor de aanleg ervan mits realisatie warmte-installatie obv definitieve vaststelling RUP
o Parallel bepaalt de stuurgroep welke koppelkansen/flankerende maatregelen er genomen worden ter bevordering van de leefbaarheid in Oudegem. Hiertoe wordt indien noodzakelijk eveneens een (voorwaardelijke) realisatie-overeenkomst opgesteld met betrokken partijen.
Milestone 6: (eind maand 18):
o De stuurgroep bepaalt de voortgang voor de opmaak van de realisatieverbintenissen, hierbij wordt de fase van financiële doorrekening voor beide werkgroepen beëindigd. De stuurgroep bepaalt op basis van de rapportage nieuw onderzoek.
o De stuurgroep neemt akte van het voorontwerp van het RUP Milestone 7: (eind maand 21):
o De stuurgroep valideert de voorwaardelijke realisatieovereenkomsten en roept alle betrokken stakeholders op deze te valideren.
o Ontwerp RUP wordt gefinaliseerd Milestone 8: (eind maand 24):
o Ontwerp RUP wordt afgewerkt ter goedkeuring door deputatie Provincie Oost-Vlaanderen, mits integrale ondertekening van beide voorwaardelijke realisatieovereenkomsten.
o De partners houden een slotcommunicatiemoment waarin zowel de finale plannen als de voorwaardelijke realisatieovereenkomsten worden gecommuniceerd.
3.4 Projectstructuur
3.4.1 Strategische sturing vanuit stuurgroep
Door akkoord te gaan met de doelstellingen en principes uit deze samenwerkingsovereenkomst, engageren de partners zich om zo snel als mogelijk een stuurgroep op te richten waarbij gestreefd wordt om per consensus te beslissen door afgevaardigden uit (betrokken beleidsdiensten van) de partners. Vertegenwoordigingen vanuit OVAM en vanuit departement Omgeving krijgen elke een permanente adviserende rol in de stuurgroep.
De stuurgroep wordt belast met de strategische afstemming tussen alle initiatieven zoals omschreven in rubriek 3.Dit gebeurt via aansturing op een projectnota. De stuurgroep kan (ev. op voorstel van de projectcoördinator) werkgroepen
oprichten die worden belast met operationele en/of voorbereidende taken binnen het project. De stuurgroep doet telkens een tussentijdse evaluatie van het project en beslist daarbij over de inzet van middelen, timing en wijziging van de planning (in geval van problemen of opportuniteiten). Wijzigingen in deze fases worden per unanimiteit goedgekeurd nadat de impact van de wijziging op de verschillende projectonderdelen onderzocht en gebrieft werd. Om een goede werking van de stuurgroep te garanderen, werken de partners aan een actieve open communicatie, waarbij problemen en kansen tijdig worden besproken op de stuurgroep.
De stuurgroep wordt voorgezeten door de Provincie Oost-Vlaanderen en het verslag en administratieve afhandeling worden verzorgd door het projectteam. De stuurgroep komt minimaal elke 3 maanden samen.
3.4.2 Huishoudelijk reglement
Tijdens de eerste samenkomst van de stuurgroep wordt allereerst een huishoudelijk reglement voorgelegd aan de stuurgroepleden. Dit huishoudelijk reglement omschrijft praktische afspraken voor de dagelijkse werking van het projectteam en de goede werking van de stuurgroep, ook communicatie vanuit het partnerschap en de stuurgroep wordt hierin vastgelegd. Ook adviserende stuurgroepleden dienen dit reglement te onderschrijven om te kunnen zetelen in de stuurgroep.
In het huishoudelijk reglement wordt bepaald hoe de stuurgroepleden beslissingen van de stuurgroep over milestones valideren binnen hun eigen besluitvormingsorganen. Daarnaast omvat het huishoudelijk reglement een procedure voor als de partners van het project het (lange tijd) niet eens kunnen raken in de stuurgroep.
Het huishoudelijk reglement zal ook bepalingen voorzien voor de uitwisseling tussen partijen van informatie die een mededelende partij als vertrouwelijk beschouwt en waarvan de verdere verdeling of het gebruik dient te worden beperkt binnen het verband van de samenwerking.
3.4.3 Projectcoördinator als procesbegeleider
De projectcoördinator staat in voor de dagelijkse inhoudelijke opvolging en coördinatie van het project op zich maar ook de wisselwerking ervan met andere relevante lopende projecten en initiatieven. De coördinator is verantwoordelijke voor een transparante rapportage naar de stuurgroep. De projectcoördinator wordt aangestuurd door de stuurgroep. Hij/zij roept werkgroepen tezamen en zit deze voor, is eindverantwoordelijke voor het schrijven van bestekken en volgt dienstverleners zowel inhoudelijk als administratief op. Hij/zij neemt deel aan vergaderingen die betrekking hebben op en relevant zijn voor de inhoudelijke integratie van het project. De projectcoördinator coördineert de samenwerking tussen de leden van werkgroepen en dienstverleners. De projectcoördinator kan stuurgroepleden aanspreken indien bevestigde engagementen niet, onvolledig of niet tijdig worden nagekomen. De projectcoördinator is het eerste aanspreekpunt voor het verlenen van informatie naar alle betrokkenen.
De projectcoördinator is tewerkgesteld bij de dienst ruimtelijke planning van de Provincie Oost-Vlaanderen, maar via deze samenwerkingsovereenkomst erkent het provinciebestuur het autonome karakter van de taakstelling van de projectcoördinator in het kader van deze opdracht.
Het projectproces wordt begeleid door volgende profiel tewerkgesteld bij Provinciebestuur Oost-Vlaanderen:
• Projectcoördinator (A4): 0,15 FTE/24 maanden
3.4.4 Werkgroepen
De stuurgroep beslist over de oprichting van werkgroepen, deze worden voor een bepaalde duur belast met afgebakende operationele en/of voorbereidende taken binnen het project. Werkgroepen worden samengesteld met relevante vertegenwoordigers vanuit het partnerschap, (lokale of technische) experts en dienstverleners. De taken en output van de werkgroepen worden omschreven in de projectnota en aldus gerapporteerd aan de stuurgroep. De projectcoördinator woont alle werkgroepen bij
3.5 (Financiële) middelen
Het partnerschap financiert gezamenlijk de procesbegeleiding. Daarnaast garandeert elke partner om vertrekkend vanuit het eigen initiatief zoals omschreven in 3.1, tijdig de nodige middelen te investeren in te brengen in het project.
Daarnaast zijn er beperkte financiële middelen die worden uitgegeven onder toezicht van de stuurgroep ifv communicatie en participatie en financiële doorrekening van scenario’s. Alle partners voorzien naast deze ondersteuning ook de nodige faciliteiten voor vergaderingen, participatieve bijeenkomsten en werksessies en voorzien ruimte in hun reguliere communicatiekanalen om burgers en participatieve doelgroepen te bereiken.
Volgende schatting inclusief personeelsmiddelen (incl. overhead) wordt vooropgesteld voor de uitvoering van dit project, deze budgetten zijn ramingen:
50.000€ budget voor gezamenlijk aan te besteden studies ifv financiële doorrekening van scenario’s 30.000€ communicatiebudget (informatieverspreiding/participatie)
28.000 € personeelskost A4-projectcoördinator 0,15 FTE over 24 maanden
108.000 € totaal geschat projectbudget
Waarvan:
43.200€ aandeel stad Dendermonde (40%) 43.200€ aandeel Provincie Oost-Vlaanderen (40%) 21.600€ aandeel VPK(20%)
Bovenstaande omvat een voorlopige raming van de kosten. De exacte kosten, alsook de bijhorende betalingsregeling, zullen worden geregeld in de schoot van de stuurgroep na opmaak van het huishoudelijk reglement. Kosten voor dienstverlenende opdrachten kunnen worden betaald met gesplitste facturen of via een samenwerkingsovereenkomst met prefinanciering.
De investeringen door partijen gebeuren onder voorbehoud van het ter beschikkingstellen van de nodige kredieten op de respectievelijke begrotings- en investeringsprogramma’s, en de goedkeuring hiervan door de respectievelijke bevoegde mandatarissen of beslissingsorganen van partijen.
4 Algemene voorwaarden
4.1 Inwerkingtreding, duur en beëindiging van de overeenkomst:
4.1.1 Inwerkingtreding
Het project gaat van start op 15februar 2023..
4.1.2 Duurtijd
De duurtijd van het project zoals omschreven in dit masterplanproject wordt bepaald op 24 maanden. Een tijdelijke opschorting van het project door onenigheid in de stuurgroep zal de duurtijd ervan niet verlengen en zal de tewerkstelling van het personeel dat erop tewerkgesteld is (en evenmin de financiering van de desbetreffende lonen vanuit dit project) niet opschorten.
De stuurgroep kan unaniem beslissen om het project te verlengen met maximaal 6 maanden, hiertoe wordt een validatie gevraagd binnen de formele bevoegde besluitvormingsorganen van de partners en wordt de financiering van de verlenging volgens een gelijke verdeelsleutel zoals in deze samenwerkingsovereenkomst beschreven, geregeld.
4.2 Nietigheden:
De nietigheid van een bepaling in deze overeenkomst zal geenszins de nietigheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst of van de overeenkomst zelf met zich meebrengen. Partijen zullen zich, in voorkomend geval, inspannen om de nietige bepaling te vervangen door een werkbare en geldige bepaling met een praktisch en economisch gelijkaardig resultaat.
4.3 Overmacht:
Partijen zijn niet aansprakelijk ten aanzien van elkaar wanneer zij hun verplichtingen krachtens deze overeenkomst niet kunnen nakomen ingevolge overmacht. Onder overmacht in het kader van deze overeenkomst wordt verstaan iedere onvoorziene en onoverkomelijke omstandigheid of gebeurtenis onafhankelijk van de wil van partijen.
4.4 Toepasselijk recht:
Deze overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd volgens het Belgisch recht.
4.5 Geschillen:
In geval van een geschil tussen partijen, zullen zij te goeder trouw trachten dat geschil minnelijk te regelen in de schoot van de stuurgroep, en dit binnen een termijn van 15 kalenderdagen nadat één der partijen aan de andere partij schriftelijk heeft gesteld dat er sprake is van een geschil. Deze bepaling wordt verankerd in het huishoudelijk reglement van de stuurgroep.
Behoudens in geval van een zware fout of nalatigheid vanwege een partij, verbinden partijen zich ertoe om elkaar volledig te vrijwaren en in alle geschillen vrijwillig tussen te komen.
Elke partij zorgt ervoor dat de aansprakelijkheid van haar aandeel in de uitvoering van de werken binnen deze samenwerkingsovereenkomst gedekt is en vrijwaart de andere partijen.
4.6 Opzegging:
Elke partij kan de overeenkomst opzeggen mits een opzeggingstermijn van 1 maand, te betekenen aan alle andere partijen, ingaand de maand volgend op de maand waarin de opzegging per aangetekend schrijven werd betekend. De partij die opzegt is een schadevergoeding verschuldigd , dit betreft het terugbetalen van het respectievelijke aandeel per partner van alle gerealiseerde kosten die reeds goedgekeurd werden in de stuurgroep en door dienstverleners werden gerealiseerd en daarnaast ook de verloning van de projectcoördinator in het kader dit project tot en met het ingaan van de opzegging
In elk geval van opzegging blijven de partners gehouden om de reeds in het kader van de samenwerking gegunde opdrachten te betalen volgens de verdeelsleutel zoals in deze overeenkomst bepaald, dit om de tijdige financiering van dienstverleners te garanderen. Nadien kunnen de partners deze middelen dan terugvorderen bij de partij die de opzegging aanvraagt
5 Ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst:
Opgemaakt te Gent in 3 exemplaren waarvan elke ondertekende partij erkent er één ontvangen te hebben.
Voor Provinciebestuur Oost-Vlaanderen Voor de stad Dendermonde
Getekend door:Xx Xxxxxxxx (Signature) Getekend op:2023-03-07 11:06:18 +01:0
Reden:Ik keur dit document goed
Getekend door:Xxxxxx Xxxxxxx (Signatu Getekend op:2023-03-07 17:25:40 +01:0
Reden:Ik keur dit document goed
Voor VPK Paper nv
Xxxxxx Xxx xxx Xxxxx algemeen directeur
Xxxxxx Xxxxxxxx Voorzitter gemeenteraad