BIJLAGE 6: MODEL VOOR DE OVEREENKOMST TUSSEN BEGUNSTIGDEN EN DEELNEMERS
Erasmus+ deelnemersovereenkomst – individuele mobiliteit – 2024
BIJLAGE 6: MODEL VOOR DE OVEREENKOMST TUSSEN BEGUNSTIGDEN EN DEELNEMERS
OVEREENKOMST – ERASMUS+ - MOBILITEIT VAN PERSONEN
Projectcode: [YYYY-R-NA00-KA000-FFF-000000000]
[Dit model is van toepassing op mobiliteitsactiviteiten van individuele lerenden en personeel op het gebied van schoolonderwijs, volwassenenonderwijs en beroepsonderwijs en -opleiding. De tekst in het geel is een leidraad voor het gebruik van dit overeenkomstsjabloon. Gelieve deze tekst te verwijderen zodra het document is voltooid. Het grijze veld moet worden vervangen door de relevante informatie die van toepassing is. Opties [tussen groene vierkante haken] betekent dat de toepasselijke optie moet worden gekozen en niet-gekozen opties moeten worden verwijderd.
De inhoud van het sjabloon stelt minimumvereisten en mag als zodanig niet worden verwijderd. Dit model kan worden aangevuld door het NA of door de begunstigde]
Vakgebied: [Schoolonderwijs/Beroepsonderwijs en -opleiding/Volwassenenonderwijs]
Soort activiteit: [gebruik de classificatie van het activiteitstype uit de Erasmus+-programmagids, bijv. 'Job-shadowing']
Erasmus+ mobiliteitsidentificatienummer: [indien beschikbaar – of n.v.t.]
PREAMBULE
Deze overeenkomst ('de overeenkomst') is gesloten tussen de volgende partijen:
Aan de ene kant,
de Organisatie ("de organisatie"),
[volledige officiële naam van de uitzendende organisatie]
[officiële rechtsvorm]
[officieel registratienummer]
[officieel adres in zijn geheel]
[E-mail]
[OID],
Vertegenwoordigd voor de ondertekening van deze overeenkomst door [voor- en achternaam, functie]
en
aan de andere kant,
de 'deelnemer'
[voornaam en achternaam], met woonplaats op het adres: [voluit officieel adres]
Geboortedatum:
Telefoon:
E-mail:
[Xxxxx voor deelnemers die financiële steun ontvangen van Xxxxxxxx, met uitzondering van degenen op wie Artikel 3, lid 4, optie 2 van toepassing is:
Bankrekening waarop de financiële steun moet worden betaald:
Bankrekeninghouder:
Naam van de bank:
Vereffening/BIC/SWIFT-nummer:
Rekening/IBAN nummer:]
De hierboven genoemde partijen zijn overeengekomen deze overeenkomst aan te gaan.
De overeenkomst bestaat uit:
Algemene voorwaarden
Bijlage: Erasmus+-leerovereenkomst1
De voorwaarden die zijn opgenomen in de algemene voorwaarden hebben voorrang op die in de Bijlage.
ALGEMENE VOORWAARDEN
ARTIKEL 1 – ONDERWERP VAN DE OVEREENKOMST
In deze overeenkomst worden de rechten, plichten en de voorwaarden uiteengezet die van toepassing zijn op de financiële steun die wordt toegekend voor de uitvoering van een mobiliteitsactiviteit in het kader van het Erasmus+-programma.
De organisatie biedt ondersteuning aan de deelnemer bij het ondernemen van een mobiliteitsactiviteit.
De deelnemer aanvaardt de ondersteuning of de verlening van diensten zoals gespecificeerd in Artikel 3 en verbindt zich ertoe de mobiliteitsactiviteit uit te voeren zoals beschreven in de Bijlage.
Wijzigingen van deze overeenkomst kunnen door beide partijen worden gevraagd en goedgekeurd door middel van een formele kennisgeving per brief of per elektronisch bericht. Een wijziging treedt in werking op de dag van de ondertekening (of bevestiging) van de ontvangende partij of op de datum van inwerkingtreding of een andere in de wijziging genoemde datum.
ARTIKEL 2 – DUUR EN STARTDATUM
2.1 De overeenkomst heeft betrekking op de periode van [datum] tot [datum][deze periode omvat de fysieke en virtuele componenten van de mobiliteit, zoals beschreven in de Bijlage, en de reisdagen] (zie Bijlage voor een gedetailleerd tijdschema).
ARTIKEL 3 – FINANCIËLE STEUN
3.1 De financiële steun wordt berekend aan de hand van de financieringsregels die zijn vermeld in de programmagids van Xxxxxxxx [202X versie].
3.2 De deelnemer ontvangt financiële steun uit de Erasmus+ EU-fondsen voor [...] dagen [het aantal dagen is gelijk aan de duur van de fysieke mobiliteitsperiode plus reisdagen; als de deelnemer geen financiële steun ontvangt voor een deel of de gehele mobiliteitsperiode, moet dit aantal dagen overeenkomstig worden aangepast].
3.3 De deelnemer kan een verzoek indienen met betrekking tot de verlenging van de fysieke mobiliteitsperiode tot de maximale duur van de activiteit die is vastgesteld in de Erasmus+-programmagids van [X]dagen [in te vullen door de begunstigde overeenkomstig de regels van de Erasmus+-programmagids]. Indien de organisatie schriftelijk instemt met de verlenging van de duur van de mobiliteitsperiode, wordt de overeenkomst als gewijzigd beschouwd.
3.4 [Optie 1
De organisatie zal de deelnemer de nodige ondersteuning bieden in de vorm van een betaling van [...] EUR.]
[Optie 2
De organisatie zal de deelnemer de benodigde ondersteuning bieden in de vorm van directe levering van de benodigde ondersteunende diensten. De organisatie ziet erop toe dat deze directe dienstverlening voldoet aan de noodzakelijke kwaliteits- en veiligheidsnormen.]
[Optie 3
De organisatie zal de deelnemer de benodigde ondersteuning bieden in de vorm van een betaling van het volgende bedrag [...] EUR en in de vorm van directe verstrekking van [reis/ individuele ondersteuning/ taalkundige ondersteuning/ cursusgeld/ inclusieondersteuning]
De organisatie ziet erop toe dat de directe dienstverlening voldoet aan de noodzakelijke kwaliteits- en veiligheidsnormen.]
3.5 De deelnemer heeft recht op een vergoeding van 100% van de subsidiabele kosten voor inclusieondersteuning. De vergoeding van de gemaakte kosten is gebaseerd op de door de deelnemer verstrekte bewijsstukken.
ARTIKEL 4 – SUBSIDIABILITEIT VAN DE KOSTEN
4.1 Om voor steun in aanmerking te komen, moeten de kosten in de in Artikel 2 genoemde periode daadwerkelijk door de deelnemer zijn gemaakt en/of noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de in de Bijlage vermelde activiteit. De kosten moeten in overeenstemming zijn met de toepasselijke nationale wetgeving inzake belastingen, arbeid en sociale zekerheid.
4.2 De werkelijke kosten (bijv. inclusiesteun) moeten gebaseerd zijn op ondersteunende documenten zoals facturen, betalingsbewijzen, enz.
4.3 De financiële steun mag niet worden gebruikt om kosten te dekken voor activiteiten die al met middelen van de Europese Unie worden gefinancierd. Het is echter verenigbaar met elke andere financieringsbron, met inbegrip van een salaris dat de deelnemer zou kunnen ontvangen voor zijn stage- of onderwijsactiviteiten, of voor werkzaamheden buiten zijn mobiliteitsactiviteiten, zolang hij de in Bijlage 1 beschreven activiteiten uitvoert.
4.4 De deelnemer kan geen aanspraak maken op vergoeding van wisselkoersverliezen of bankkosten die door de bank van de deelnemer in rekening worden gebracht voor overmakingen van de uitzendende organisatie.
ARTIKEL 5 – BETALINGSREGELINGEN
[Optie indien in Artikel 3.4 Optie 1 of 3 is geselecteerd
5.1 Binnen 30 kalenderdagen na de ondertekening van de overeenkomst door beide partijen of na ontvangst van de bevestiging van aankomst, en uiterlijk op de startdatum van de mobiliteitsperiode zoals gespecificeerd in Artikel 2.1, wordt een voorfinanciering verstrekt aan de deelnemer van […%] [Uitzendende organisatie moet kiezen tussen 50% en 100%] van het in Artikel 3 genoemde bedrag. Indien de deelnemer de bewijsstukken niet tijdig heeft aangeleverd, volgens de tijdlijn van de uitzendende organisatie, kan een latere betaling van de voorfinanciering uitzonderlijk schriftelijk worden aanvaard, op basis van gegronde redenen.
[Optie indien de betaling op grond van Artikel 5.1 lager is dan 100% van de financiële steun
5.2 De indiening van het deelnemersverslag via de online-tool voor EU-enquêtes wordt beschouwd als een verzoek van de deelnemer tot uitbetaling van het saldo van de financiële steun. De organisatie heeft 45 kalenderdagen de tijd om het saldo te betalen of om een terugvorderingsbevel uit te vaardigen in het geval dat een terugbetaling verschuldigd is.] ]
[Optie indien in Artikel 3.4 Optie 2 is geselecteerd
Niet van toepassing]
ARTIKEL 6 – TERUGVORDERING
6.1 De financiële steun of een deel daarvan wordt door de uitzendende organisatie teruggevorderd indien de deelnemer zich niet aan de voorwaarden van de overeenkomst houdt. Indien de deelnemer de overeenkomst vóór afloop beëindigt, moet de deelnemer het reeds betaalde bedrag van de subsidie terugbetalen, tenzij anders is overeengekomen met de uitzendende organisatie. Dit laatste moet door de uitzendende organisatie worden gemeld en door het Nationaal Agentschap worden aanvaard.
ARTIKEL 7 – VERZEKERING
7.1 De organisatie zorgt ervoor dat de deelnemer een adequate verzekeringsdekking heeft, hetzij door zelf de verzekering aan te bieden, hetzij door met de ontvangende organisatie een overeenkomst te sluiten dat deze de verzekering verstrekt, hetzij door de deelnemer de relevante informatie en ondersteuning te bieden om zelf een verzekering af te sluiten. [In het geval dat de ontvangende organisatie wordt geïdentificeerd als de verantwoordelijke partij in art 7.3, zal een specifiek document bij deze overeenkomst worden toegevoegd waarin de voorwaarden van de verzekeringsverstrekking worden vastgelegd en de toestemming van de ontvangende organisatie wordt opgenomen.]
7.2 De verzekeringsdekking omvat ten minste een ziektekostenverzekering, een aansprakelijkheidsverzekering en een ongevallenverzekering. [In het geval van mobiliteit binnen de EU omvat de nationale ziektekostenverzekering van de deelnemer een basisdekking tijdens zijn verblijf in een ander EU-land via de Europese ziekteverzekeringskaart. Het is echter mogelijk dat deze dekking niet voor alle situaties toereikend is, bijvoorbeeld in geval van repatriëring of speciale medische ingreep of in geval van internationale mobiliteit. In dat geval kan een aanvullende particuliere ziektekostenverzekering nodig zijn. Aansprakelijkheids- en ongevallenverzekeringen dekken schade veroorzaakt door de deelnemer of aan de deelnemer tijdens hun verblijf in het buitenland. Deze verzekeringen zijn in verschillende landen op verschillende manieren geregeld en deelnemers lopen het risico niet gedekt te zijn door standaardregelingen, bijvoorbeeld als ze niet als werknemer worden beschouwd of formeel zijn ingeschreven bij de ontvangende organisatie. Naast het bovenstaande is een verzekering tegen verlies of diefstal van documenten, reistickets en bagage aan te bevelen. Het Nationaal Agentschap kan Artikel 7, lid 2, aanvullen indien het gerechtvaardigd is de standaardvereisten aan te passen aan de nationale context.]
[Het wordt aanbevolen om ook de volgende informatie op te nemen:][Verzekeringsaanbieder(s), verzekeringsnummer en verzekeringspolis].
7.3 De verantwoordelijke partij voor het afsluiten van de verzekering is: [de organisatie OF de deelnemer OF de ontvangende organisaties] [In het geval van afzonderlijke verzekeringen kunnen de verantwoordelijke partijen verschillend zijn en zullen hier worden vermeld op basis van hun respectieve verantwoordelijkheden].
ARTIKEL 8 – ONLINE TAALKUNDIGE ONDERSTEUNING (OLS)
[Optie als de deelnemer OLS gebruikt:
7.1 De deelnemer volgt de OLS-taalcursus die hem door de organisatie is toegewezen. [Optie als de begunstigde een OLS-beoordeling wil aanvragen: De deelnemer moet de OLS-taaltest uitvoeren binnen de door de organisatie vastgestelde deadline.]
7.2 De organisatie zal de deelnemer tijdig toegang verlenen tot het OLS-platform, zodat deze aan bovenstaande eisen kan voldoen. De deelnemer zal de organisatie onmiddellijk op de hoogte brengen als hij technische of andere problemen ondervindt bij het gebruik van het OLS-platform.]
[Optie als de deelnemer OLS niet gebruikt:
Niet van toepassing]
ARTIKEL 9 – DEELNEMERSVERSLAG (EU-ENQUÊTE)
9.1 De deelnemer vult de online EU-enquête in en dient deze in na afloop van de mobiliteitsactiviteit in het buitenland binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de uitnodiging om deze in te vullen. Deelnemers die de online-EU-enquête niet invullen en indienen, kunnen door hun organisatie worden verplicht de ontvangen financiële steun geheel of gedeeltelijk terug te betalen.
9.2 Er kan een aanvullende online enquête naar de deelnemer worden gestuurd, zodat er volledig verslag kan worden uitgebracht over erkenningskwesties.
ARTIKEL 10 – ETHIEK EN WAARDEN
10.1 De mobiliteitsactiviteit moet worden uitgevoerd in overeenstemming met de hoogste ethische normen en de toepasselijke Europese, internationale en nationale wetgeving inzake ethische beginselen.
10.2 De deelnemer verbindt zich ertoe de fundamentele waarden van de EU te respecteren en te waarborgen (zoals respect voor de menselijke waardigheid, vrijheid, democratie, gelijkheid, de rechtsstaat en mensenrechten, met inbegrip van de rechten van minderheden)
10.3 Indien een deelnemer een van zijn verplichtingen uit hoofde van dit Artikel niet nakomt, kan de financiële steun worden verlaagd of niet worden uitbetaald.
ARTIKEL 11 – GEGEVENSBESCHERMING
11.1 Alle persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst worden verwerkt onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke die in de privacyverklaring wordt vermeld in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensverstrekking, in het bijzonder Verordening 2018/17252 en daarmee verband houdende nationale wetgeving inzake gegevensbescherming en voor de doeleinden die zijn uiteengezet in de privacyverklaring, die beschikbaar is op: xxxxx://xxxxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxx/xxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxxx
11.2 Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt in het kader van de uitvoering en de follow-up van de overeenkomst door de uitzendende organisatie, het Nationaal Agentschap en de Europese Commissie, zonder afbreuk te doen aan de mogelijkheid om de gegevens door te geven aan de instanties die verantwoordelijk zijn voor inspectie en audit in overeenstemming met de EU-wetgeving (Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)).
11.3 De deelnemer kan, op schriftelijk verzoek, toegang krijgen tot zijn persoonsgegevens en alle informatie die onjuist of onvolledig is, corrigeren. Voor vragen over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens dient de deelnemer zich te wenden tot de uitzendende organisatie en/of het Nationaal Agentschap. De deelnemer kan een klacht indienen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming met betrekking tot het gebruik van de gegevens door de Europese Commissie.
ARTIKEL 12 — OPSCHORTING VAN DE OVEREENKOMST
12.1 De overeenkomst kan op initiatief van de deelnemer of van de organisatie worden opgeschort indien uitzonderlijke omstandigheden — in het bijzonder overmacht (zie Artikel 17) — de uitvoering onmogelijk of uiterst moeilijk maken. De opschorting gaat in op de dag die door schriftelijke kennisgeving door de partijen is overeengekomen. De overeenkomst kan daarna worden hervat.
12.2 De organisatie kan de overeenkomst te allen tijde opschorten, indien de deelnemer zich schuldig heeft gemaakt aan of indien er vermoedens zijn dat de deelnemer zich schuldig heeft gemaakt aan:
substantiële fouten, onregelmatigheden of fraude of
ernstige schending van verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst of tijdens de toekenning ervan (met inbegrip van onjuiste uitvoering van de actie, indiening van valse informatie, het niet verstrekken van de vereiste informatie, schending van ethische regels (indien van toepassing), enz.).
12.3 Zodra de omstandigheden het mogelijk maken de uitvoering te hervatten, dienen partijen zo snel mogelijk een overeenkomst te bereiken over de datum van hervatting (één dag na einddatum opschorting). De schorsing wordt opgeheven met ingang van de einddatum van de schorsing.
12.4 Tijdens de schorsing wordt geen financiële ondersteuning uitgekeerd aan de deelnemer.
12.5 De deelnemer kan geen aanspraak maken op schadevergoeding wegens schorsing door de organisatie.
12.6 Opschorting heeft geen invloed op het recht van de organisatie om de overeenkomst te beëindigen (zie Artikel 14).
ARTIKEL 13 – BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST
13.1 De overeenkomst kan door iedere partij worden ontbonden indien zich omstandigheden voordoen die de uitvoering van de overeenkomst onuitvoerbaar, onmogelijk of uiterst moeilijk maken.
13.2 In geval van beëindiging wegens overmacht (Artikel 17) heeft de deelnemer recht op ten minste het bedrag van de financiële ondersteuning dat overeenkomt met de werkelijke duur van de activiteitsperiode. Eventueel overgebleven geld moet worden terugbetaald.
13.3 In geval van ernstige schending van verplichtingen of indien de deelnemer onregelmatigheden, fraude, corruptie heeft begaan, of betrokken is bij een criminele organisatie, witwassen, terroristisch gerelateerde misdrijven (waaronder terrorismefinanciering), kinderarbeid of mensenhandel, kan de organisatie de overeenkomst beëindigen door de andere partij hiervan formeel op de hoogte te stellen.
13.4 De organisatie behoudt zich het recht voor om een gerechtelijke procedure te starten indien een gevraagde terugbetaling niet vrijwillig wordt uitgevoerd binnen de termijn die per aangetekende brief aan de deelnemer is meegedeeld.
13.5 De opzegging gaat in op de vermelde datum; 'Beëindigingsdatum'.
13.6 De deelnemer kan geen aanspraak maken op schadevergoeding wegens opzegging door de organisatie.
ARTIKEL 14 – CONTROLES EN AUDITS
14.1 De partijen bij de overeenkomst verbinden zich ertoe alle gedetailleerde informatie te verstrekken die wordt gevraagd door de Europese Commissie, het Nationaal Agentschap van [land] of door een andere externe instantie die is gemachtigd door de Europese Commissie of het Nationaal Agentschap van [land] om na te gaan of de mobiliteitsperiode en de bepalingen van de overeenkomst naar behoren worden of werden uitgevoerd.
14.2 Elke bevinding met betrekking tot de overeenkomst kan leiden tot de in Artikel 6 genoemde maatregelen of tot verdere juridische stappen in de zin van het toepasselijke nationale recht.
ARTIKEL 15 – SCHADEVERGOEDING
15.1 Elke partij bij deze overeenkomst vrijwaart de andere partij van elke burgerlijke aansprakelijkheid voor schade die zij of zijn personeel lijden als gevolg van de uitvoering van deze overeenkomst, op voorwaarde dat deze schade niet het gevolg is van ernstig en opzettelijk wangedrag van de andere partij of zijn personeel.
15.2 Het Nationaal Agentschap van [land], de Europese Commissie of hun personeelsleden kunnen niet aansprakelijk gesteld worden in geval van een claim op grond van de overeenkomst met betrekking tot schade die tijdens de uitvoering van de mobiliteitsperiode is veroorzaakt. Het Nationaal Agentschap van [land] of de Europese Commissie zal geen enkel verzoek om vergoeding van een dergelijke claim in behandeling nemen.
ARTIKEL 16 – OVERMACHT
16.1 Een partij die door overmacht verhinderd is haar verplichtingen uit de overeenkomst na te komen, kan niet in gebreke gesteld worden.
16.2 Onder 'overmacht' wordt verstaan elke situatie of gebeurtenis die:
een van de partijen belet hun verplichtingen ten aanzien van de overeenkomst na te komen,
onvoorzien, uitzonderlijk en buiten de macht van de partijen lag,
niet te wijten was aan een fout of nalatigheid van hun kant (of van de kant van andere deelnemende entiteiten die bij de actie betrokken waren), en
blijkt onvermijdelijk te zijn, ondanks alle mogelijke inspanningen.
16.3 Elke situatie die overmacht oplevert, moet formeel aan de andere partij worden gemeld, met vermelding van de aard, de vermoedelijke duur en de voorzienbare gevolgen.
16.4 Partijen dienen alle nodige maatregelen te nemen om eventuele schade door overmacht te beperken en hun best te doen om de uitvoering van de actie zo spoedig mogelijk te hervatten.
ARTIKEL 17 – TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTER
17.1 Op de overeenkomst is van toepassing [vul het nationale recht van de NA in].
17.2 De bevoegde rechtbank die is aangewezen in overeenstemming met het toepasselijke nationale recht, is als enige bevoegd om kennis te nemen van geschillen tussen de organisatie en de deelnemer met betrekking tot de interpretatie, toepassing of geldigheid van deze overeenkomst, indien een dergelijk geschil niet in der minne kan worden geregeld.
ARTIKEL 18 – INWERKINGTREDING
De overeenkomst treedt in werking op de laatste datum van ondertekening door de partijen.
HANDTEKENINGEN
Voor de deelnemer Voor de organisatie
[naam / voornaam] [naam / voornaam / functie]
[handtekening] [handtekening]
Gedaan te [plaats], [datum] Gedaan te [plaats], [datum]
Bijlage
Xxxxxxxxxxxxxxxx
De begunstigde kan een leerovereenkomst opstellen of gebruikmaken van een model van de Europese Commissie of het Nationaal Agentschap.
Elke leerovereenkomst bevat minimaal de volgende elementen:
De leerovereenkomst wordt overeengekomen en ondertekend door drie hoofdpartijen: de deelnemer (of zijn wettelijke voogd), de uitzendende organisatie en de gastorganisatie
Informatie over de leermobiliteit, waaronder: onderwijsveld, type activiteit, modus (fysiek, virtueel of gemengd), start- en einddatum
Informatie over het leerprogramma waarvoor de deelnemer is ingeschreven bij de uitzendende organisatie (in het geval van lerenden) of zijn huidige baan (in het geval van personeel)
Een lijst en beschrijving van de verwachte leerresultaten
Het leerprogramma en de taken van de deelnemer bij de gastorganisatie
Regelingen voor monitoring, mentoring en ondersteuning en verantwoordelijke personen bij de ontvangende en uitzendende organisaties
Beschrijving van de vorm, criteria en procedures voor de beoordeling van leerresultaten
Beschrijving van de voorwaarden en het proces voor de erkenning van leerresultaten, alsook de documenten die door de uitzendende of ontvangende organisaties moeten worden afgegeven om ervoor te zorgen dat de erkenningen kunnen worden voltooid
In het geval van mobiliteit voor lerenden: informatie over de wijze waarop zij bij terugkeer uit de mobiliteitsperiode bij de uitzendende organisatie zullen worden gereïntegreer
1 Het is niet verplicht om documenten met originele handtekeningen te verspreiden voor de Bijlage bij deze overeenkomst: gescande kopieën van handtekeningen en elektronische handtekeningen kunnen worden geaccepteerd, afhankelijk van de nationale wetgeving.
2 Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG.
1