ALGEMENE VOORWAARDEN KINDERVAKANTIEWEEK WVT
ALGEMENE VOORWAARDEN KINDERVAKANTIEWEEK WVT
Eén keer per jaar, in de regel in de eerste week van de zomervakantie midden-Nederland, wordt er een kindervakantieweek voor alle basisschoolkinderen (groep 1 t/m 8) van gemeente De Bilt georganiseerd. Het doel is om zoveel mogelijk kinderen van de basisscholen uit de gemeente De Bilt (die eventueel niet de mogelijkheid hebben om zelf op vakantie te gaan) een fijne, gezellige en spannende kindervakantieweek te bezorgen. Door
de jaren heen is de kindervakantieweek uitgegroeid tot een evenement waar momenteel zo’n 400 kinderen en 100 groepsleidingen, hulpleidingen en vrijwilligers aan meedoen. De organisatie van de kindervakantieweek heeft een aantal regels opgesteld om de kindervakantieweek zo soepel en gezellig mogelijk te laten verlopen.
1. INSCHRIJVEN
U dient vanaf 1 januari lid te zijn van WVT in het jaar waarin de KVW plaats vindt om gebruik te maken van het leden tarief. Wanneer u uw kind(eren) inschrijft betaalt u inschrijfgeld. Dit bedrag wordt vooraf door de kindervakantieweek bepaald. Ook de hoeveelheid kinderen die kunnen deelnemen aan de kindervakantieweek wordt door de organisatie vooraf per jaargang bepaald. Tijdens de inschrijfperiode geldt dan ook de regel vol=vol. Na het sluiten van de inschrijvingen kunnen er geen nieuwe kinderen worden aangemeld. Ook niet wanneer u vernomen heeft dat er afzeggingen zijn. De kinderen worden ingedeeld in een groep waar ze vijf dagen mee optrekken. De organisatie van de kindervakantieweek zorgt voor een goede voorbereiding wat betreft het programma en de indeling van de groepjes.
Voorkeur voor groepsgenootjes kan en mag doorgegeven worden, maar wij kunnen niets garanderen. Wanneer het andere kind niet in dezelfde schoolgroep zit, kunnen wij dit verzoek in ieder geval niet realiseren.
De groepen worden met de nodige zorg samengesteld, hierin kan NIET worden geruild.
2. EXTRA ZORG
Indien uw kind extra aandacht nodig heeft of medicijnen gebruikt, vragen wij u dit duidelijk te vermelden op het inschrijfformulier. De verantwoordelijkheid voor medicatie ligt te allen tijde bij de ouders.
3. BETALING
Betaling van het inschrijfgeld gaat voor leden via een automatisch incasso na inschrijving, u geeft hier toestemming voor via het inschrijfformulier. Niet-leden kunnen het verschuldigde bedrag direct na inschrijving voldoen via i-Deal. Dit bedrag wordt gebruikt voor alle activiteiten, versnaperingen, faciliteiten, organisatie en schoonmaak tijdens de kindervakantieweek. De inschrijving vindt pas plaats na betaling van het inschrijfgeld. Het is niet mogelijk om het inschrijfgeld terug te betalen wanneer uw kind onverhoopt niet kan deelnemen of wordt uitgesloten van deelname.
Wanneer uw inschrijving via Stichting Leergeld verloopt komt u naar één van de spreekuren met de mail of brief die u ontvangen heeft van Stichting
Leergeld. Onze medewerkers schrijven u in en zorgen dat de betaling voldaan wordt via Stichting Leergeld.
4. RESPECT
Pesten, discriminatie en onacceptabel gedrag wordt niet getolereerd. De kindervakantieweek draait om plezier voor alle deelnemers. Wij gaan er vanuit dat iedereen elkaar met respect behandelt. Bij het niet naleven van de gestelde regels of wanneer storend of gevaarlijk gedrag ontstaat zijn wij genoodzaakt de ouders/verzorgers hierover in te lichten. Wij behouden ons het recht voor om bij ernstig wangedrag een kind de verdere deelname aan de kindervakantieweek te ontzeggen. Bij ontzegging van deelname ontvangt u geen restitutie.
Als ernstig gedrag wordt ondermeer aangemerkt:
• Niet te hanteren door de leiding (niet luisteren, weglopen etc.)
• Bedreiging en/of gebruik van geweld
• Het bewust verwonden/letsel toebrengen aan kinderen, leiding, vrijwilligers
• Bewust aanbrengen van schade/vernielingen
• Wapens bij zich hebben met de bedoeling te gebruiken voor bedreiging of geweld
• Onzedelijk betasten en/of aanranden
5. LEIDINGEN EN VRIJWILLIGERS
De leiding op alle groepen bestaat uit minimaal 2 groepsleidingen + eventueel extra hulpleiding. Tijdens het programma dienen de aanwijzingen van de organisatie te allen tijde door zowel de kinderen, groepsleidingen als de vrijwilligers te worden opgevolgd.
6. AANSPRAKELIJKHEID
Deelname aan de kindervakantieweek geschiedt op eigen risico. De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor verlies, beschadiging of eventuele verloren geraakte eigendommen van de kinderen en ouders/verzorgers. Wij adviseren om dure spullen, zoals sierraden e.d. thuis te laten. De organisatie van de kindervakantieweek kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade, ontstaan door het niet of volledig invullen van het inschrijfformulier.
7. VEILIGHEID
Veiligheid van de kinderen staat altijd voorop. Alle dagen is er zowel op de locaties als onderweg EHBO aanwezig. Groepsleidingen, hulpleidingen en vrijwilligers met EHBO of BHV worden bij calamiteiten opgeroepen om (extra) ondersteuning te bieden en te zorgen voor de veiligheid van de kinderen.
Deze personen worden voor aanvang van de kindervakantieweek in kaart gebracht. De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen. Aan het einde van de dag wil iedereen altijd graag naar huis. Zorg er dus voor dat er iemand klaar staat om uw kind(eren) op te halen wanneer het programma ten einde is. Voor de groepsleidingen is het niet toegestaan te vertrekken voordat alle kinderen uit de groep door
hun ouders/verzorgers zijn opgehaald of als de organisatie hiervoor nog geen toestemming heeft gegeven. Als iemand anders dan de ouders de kinderen op komen halen, geven wij het kind alleen mee als dit is doorgegeven aan de administratie.
8. TERREIN
Kindervakantieweek is gerechtigd om zonder enige opgaaf van reden personen de toegang tot het activiteitenterrein te ontzeggen. Met activiteitenterrein wordt bedoeld: de locatie(s) welke door de organisatie gedurende de voorbereidingen van en tijdens de uitvoering van de kindervakantieweek is en/of zijn gereserveerd of gehuurd.
9. AFGELASTINGEN
De organisatie kan bij onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld bij maatregelen vanuit de overheid of zeer slecht weer het besluit nemen de kindervakantieweek of een gedeelte ervan af te gelasten. Bij eventuele afgelastingen ontvangt u geen restitutie.
10. AFMELDEN
Kan uw kind een dag(-deel) niet deelnemen aan de kindervakantieweek, meld dit bij de organisatoren via xxx@xxxxxxx.xx.
11. FOTO- EN FILMMATERIAAL
Ieder moment van de kindervakantieweek willen we nooit meer vergeten en vast leggen door middel van foto’s en video’s. Deze worden van alle aanwezigen gemaakt. Bij deelname aan de kindervakantieweek geeft u de organisatie toestemming deze foto’s en video’s te publiceren op de website, social media-pagina’s of in de krant. Zonder tegenbericht geeft u toestemming voor het maken en gebruiken van foto’s en video’s tijdens de kindervakantieweek.