Huishoudelijk reglement energiecoöperatie LansingerStroom
Huishoudelijk reglement energiecoöperatie LansingerStroom
Dit reglement is opgesteld in overeenstemming met de statuten van Coöperatie Nieuwe Lansinger Stroom U.A. en is vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering d.d. 28 mei 2024.
Artikel 1. Definities
LansingerStroom: handelsnaam van "Coöperatie Nieuwe Lansinger Stroom U.A.”. Algemene ledenvergadering: orgaan conform art. 11 van de statuten, genoemd ALV. Bestuur: orgaan van LansingerStroom conform art. 7 van de statuten.
Commissie: door bestuur of ALV ingesteld voor uitvoering van bepaalde werkzaamheden in opdracht van bestuur respectievelijk ALV conform art. 19 van de statuten.
Lid: leden van LansingerStroom conform art. 3 van de statuten
Participant: Neemt deel in financiering van LansingerStroom conform art. 2 van de statuten. Vrijwilliger: Een lid dat als vrijwilliger werkzaamheden/activiteiten voor LansingerStroom verricht. Afnemer: degene die stroom en/of gas afnemen bij LansingerStroom | OM.
Partner: bedrijf of instelling waarmee LansingerStroom een samenwerkingsrelatie heeft
Artikel 2. Functie huishoudelijk reglement
• Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op dan wel een meer gedetailleerde invulling van bepaalde artikelen van de statuten, betreffende procedures, taken en bevoegdheden.
• Dit reglement bevat geen artikelen die in tegenspraak zijn met de statuten.
• Het huishoudelijk reglement en de statuten zijn te raadplegen op de website van LansingerStroom en opvraagbaar bij de secretaris van het bestuur.
Artikel 3. Werkingsgebied
• Het werkingsgebied van LansingerStroom is de gemeentegrens van Lansingerland.
• Aanpassing van het werkingsgebied kan alleen na toestemming van de ALV.
• Bewoners en bedrijven die binnen de postcoderoos van een project maar buiten de gemeentegrens wonen/gevestigd zijn, mogen lid worden van LansingerStroom.
• XxxxxxxxxXxxxxx wil niet concurreren met haar collega-energiecoöperaties.
Artikel 4. Lidmaatschap
• Het is mogelijk gedurende het gehele kalenderjaar, op elke willekeurige dag, lid te worden van LansingerStroom.
• Het lidmaatschap wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
• Het lidmaatschap is persoonlijk en niet overdraagbaar, tenzij daarvoor, na een daartoe strekkende aanvraag, schriftelijke toestemming is verleend door het bestuur.
• Het lidmaatschap geeft aan reeds zittende leden het recht, dat zij bij inschrijving op nieuwe projecten, voorrang hebben op nieuwe leden/participanten/investeerders.
• Een lid wordt geacht met de inhoud van de statuten en huishoudelijk reglementen bekend te zijn en deze door het aangaan van het lidmaatschap te aanvaarden.
• Wanneer gegevens, die worden opgenomen in het ledenregister, een wijziging ondergaan dient het lid het bestuur daar binnen 30 dagen van in kennis te stellen.
Artikel 5. Contributie van leden en bijdragen van donateurs
• Leden zijn bij aanvang van het lidmaatschap vanaf het eerstvolgende kalenderjaar jaarlijks een contributie verschuldigd aan LansingerStroom. De hoogte van de jaarlijkse contributie bedraagt € 10,00 totdat de ALV anders beslist.
• De volgende doelgroepen krijgen een lidmaatschap aangeboden voor € 0,00 contributie:
o participanten in projecten van LansingerStroom/LansingerZon
o vrijwilligers die tenminste 1 jaar actief zijn voor LansingerStroom/LansingerZon
o afnemers die in Lansingerland wonen gedurende de looptijd van hun contract
• De contributie wordt jaarlijks ultimo maart geïnd. De leden ontvangen vooraf een aankondiging
• Leden machtigen LansingerStroom om de jaarlijkse contributie automatisch te incasseren.
• Als betaling uitblijft, dan ontvangt het lid een betalingsherinnering met het verzoek om binnen 14 dagen te betalen. Als het lid hierna niet heeft betaald of gereageerd, dan volgt nog een aanmaning, maar is het lid automatisch geschorst totdat de betaling ontvangen is.
• Het bestuur neemt bij uitblijven van de betaling contact op met het betreffende lid om te informeren naar omstandigheden waardoor de betaling achterwege blijft. Indien na dit contact de betaling niet binnen 14 dagen is gedaan, is beëindiging van het lidmaatschap door het bestuur mogelijk conform art 6.1 van de statuten.
• Wanneer het lidmaatschap lopende een jaar wordt opgezegd, blijft de contributie voor het hele jaar verschuldigd.
• Opzeggen van het lidmaatschap kan tot uiterlijk vier weken voor einde kalenderjaar. Het bericht van opzegging versturen naar: xxxx@xxxxxxXxxxxxxxxXxxxxx.xx of het postadres van het secretariaat.
• Donateurs doneren een jaarlijkse bijdrage, echter zonder enig stemrecht. Een donatie wordt geïnd middels Mollie of iDeal via de website, een link in een email of een QR-code.
• Partners worden behandeld als donateur, maar kunnen na overleg gebruik maken van de mogelijkheid om informatie en/of materiaal te plaatsen in het fysieke Energieloket.
Artikel 6. Ledeninformatie
LansingerStroom zorgt voor een actuele website en periodieke nieuwsbrief waarmee leden en andere belangstellenden op de hoogte worden gehouden van de activiteiten van LansingerStroom en van de (duurzame) ontwikkeling in haar werkgebied.
Artikel 7. Bestuur
Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid van de LansingerStroom, de toepassing van de verplichtingen verbonden aan het lidmaatschap, naleving van de statuten en huishoudelijk reglement, beheer van geldmiddelen en uitvoering van door de ALV genomen besluiten. Het is van al zijn handelingen verantwoording schuldig aan de ALV.
• Besluiten in het bestuur dienen te worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen.
• Het bestuur kan niet zonder toestemming van een ALV rechtshandelingen aangaan, zoals geldleningen, het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven of het aangaan van garantstellingen, waar meer dan € 10.000 mee is gemoeid.
• De volgende bestuursbesluiten vragen in ieder geval goedkeuring van de ALV:
o het jaarverslag en de bijbehorende jaarrekening
o het jaarplan, en de (meerjaren) begroting
o oprichten van of deelnemen aan een BV, NV of andere rechtspersoon
o deelnemen aan voor de coöperatie risicovolle projecten of activiteiten
• Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en zo nodig overige leden. De taakverdeling binnen het bestuur wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de ALV.
• Het bestuur kan gebruik maken van (betaalde) ondersteuning van derden. Deze ondersteuning wordt goedgekeurd door het bestuur, binnen de kaders van de door de ALV vastgestelde jaarbegroting. De ondersteuning wordt bevestigd in een overeenkomst.
Daarin zijn in ieder geval omschreven de projectomschrijving, de te behalen resultaten, de aard van de werkzaamheden, de tijdslijnen, de financiële afspraken en de wijze van afstemming met het bestuur.
• In gevallen waarin de statuten en dit reglement niet voorzien beslist het bestuur.
• De ALV kan een bestuursreglement vaststellen over de wijze van besluitvorming en hoe bestuursbesluiten aan de goedkeuring van de ALV worden onderworpen.
• Het bestuur is onbezoldigd.
Artikel 8 Kascommissie
• De kascommissie wordt ieder jaar in de ALV benoemd. De commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten met toelichting en brengt vooraf of tijdens de ALV verslag van haar bevindingen uit.
• Leden van de kascommissie mogen niet langer dan drie jaar achtereen lid zijn van de kascommissie.
• Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.
Artikel 9. Commissies
Het bestuur of de ALV kan commissies, al dan niet in de vorm van werkgroepen en/of projectgroepen, instellen voor het organiseren en uitvoeren van werkzaamheden of projecten die bijdragen aan de realisering van de doelstellingen van LansingerStroom. De commissies krijgen hun vastgestelde opdracht van en zijn rekening en verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
• Elke commissie dient uit minimaal drie personen te bestaan die lid zijn van LansingerStroom.
• De overige leden van een commissie kunnen ook niet-leden zijn, b.v. vanwege hun specifieke kennis, dit ter goedkeuring van het bestuur.
• Iedere commissie benoemt uit haar midden een voorzitter, secretaris en een contactpersoon. Deze drie functies kunnen ook in minimaal twee personen verenigd zijn. Zij bewaken het goed functioneren van de commissie, verzorgen de contacten met het bestuur en de andere organen van LansingerStroom en brengen minimaal driemaandelijks schriftelijk verslag uit aan het bestuur over de activiteiten en resultaten van de commissie.
• Commissies kunnen een beroep doen op financiële ondersteuning door LansingerStroom.
• Commissies treden niet zelfstandig namens XxxxxxxxxXxxxxx naar buiten, tenzij daarover vooraf van het bestuur of de ALV mondelinge of schriftelijke toestemming van respectievelijk het bestuur.
• Het bestuur kan een door haar ingestelde een commissie met onmiddellijke ingang ontbinden of een individueel lid ervan van zijn taken ontheffen. De ALV kan een door het bestuur of door haar ingestelde commissie met onmiddellijke ingang ontbinden of een individueel lid ervan van zijn taken ontheffen.
Artikel 10. Leningen en participaties
LansingerStroom kan door middel van een financieringsovereenkomst leningen van leden en niet- leden aangaan ter financiering van de bedrijfsvoering van LansingerStroom, eigen energieprojecten of van deelnemingen in energieprojecten van derden.
• In een leningsreglement wordt voor leningen voor de bedrijfsvoering van LansingerStroom nadere regels, rechten en plichten vastgesteld.
• Leningen voor energieprojecten worden participaties genoemd. Per project worden in specifiek reglement, zoals een financieringsovereenkomst, voor participaties nadere regels, rechten en plichten vastgesteld.
Artikel 11. Betrokkenheid en relaties
• Indien een lid, zijn partner of een van zijn bloed -of aanverwanten in rechte lijn persoonlijk bij een zaak die op de agenda van de ALV staat, is betrokken, brengt hij/zij dat ten minste drie dagen voor de vergadering aan de voorzitter ter kennis.
• Het lidmaatschap van het bestuur van LansingerStroom en van een door haar ingestelde directie of enig ander orgaan, is onverenigbaar met:
o het lidmaatschap van het bestuur van een (semi)overheidsorgaan, tenzij de ALV in concrete gevallen anders beslist,
o het werknemerschap of opdrachtnemerschap van LansingerStroom.
• Voor een (bestaand) lid van het bestuur, de directie of enig ander orgaan van de LansingerStroom eindigt het lidmaatschap met ingang van de dag dat een van bovengenoemde relatie ontstaat.
Artikel 12. Onkostenvergoedingen
• Beperkte onkosten die door bestuursleden, commissieleden en medewerkers worden gemaakt voor LansingerStroom, zoals reiskosten, worden op declaratiebasis vergoed.
• Kosten die direct of indirect voor XxxxxxxxxXxxxxx van betekenis zijn, kunnen worden vergoed, mits deze vooraf goedgekeurd zijn door de penningmeester of bij afwezigheid door de voorzitter.
• Voorkeur wordt gegeven aan openbaar en/of elektrisch vervoer en reiskosten worden tegen het maximaal fiscaal onbelaste tarief vergoed.
• Declaraties worden door de penningmeester geparafeerd of bij afwezigheid door de voorzitter.
Artikel 13. Batig saldo
• Het bestuur bepaalt of een batig saldo geheel of gedeeltelijk aan de leden wordt uitgekeerd, zoals bepaald in artikel 5 van de statuten.
• Indien een uitkering plaatsvindt aan leden die niet investeren in een project, dan zal de hoogte van dat bedrag niet meer zijn dan driemaal de jaarlijkse contributie.
Artikel 14. Bestuurlijke verbinding
• Indien voor activiteiten een afzonderlijke rechtspersoon (projectcoöperatie) wordt opgericht, dan benoemt het bestuur minimaal één bestuurslid van LansingerStroom die plaats neemt in het bestuur van de nieuw op te richten rechtspersoon.
• Het bestuur bepaalt het moment van aftreden van het in het 1e lid bedoelde bestuurslid/bestuursleden.
• Het bestuur kan de in het 1e lid bedoelde bestuurder schorsen of ontslaan.
• Het bestuur zorgt dat in de ontstane vacature zo spoedig mogelijk wordt voorzien.
• Het bestuur van de separaat opgerichte rechtspersoon stelt jaarlijkse voortgangsrapportage op en een kopie hiervan wordt verstrekt aan het bestuur. Het bestuur stelt de leden tijdens de algemene ledenvergadering op de hoogte van de voortgang.
Artikel 15. Privacy
• LansingerStroom zal persoonsgegevens, zoals van leden, vrijwilligers en donateurs, zorgvuldig bewaren en nooit zonder toestemming van betrokkenen aan andere instanties of organisaties verstrekken. Deze gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld.
• Bezoek aan social media wordt niet geregistreerd dan wel opgeslagen op individueel niveau. De bezoekinformatie wordt alleen gebruikt voor verbetering van de informatievoorziening en nooit ter identificatie van individuele personen
Artikel 16. Wijzigingen huishoudelijk reglement
• Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen uitsluitend worden aangebracht bij besluit van de ALV. Op de agenda van de ALV waarin een voorstel tot wijziging aan de orde komt, dient daarvan duidelijk mededeling te worden gedaan.
• Het doen van voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement is voorbehouden aan het bestuur, eventueel op voordracht van de leden, zulks door de leden schriftelijk in te dienen bij het Bestuur uiterlijk 21 dagen vóór de eerstkomende ALV.
• De secretaris van het bestuur draagt er zorg voor dat een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement, waarin de voorgestelde wijzigingen woordelijk zijn opgenomen, wordt meegezonden met de agenda voor de ALV waarin het wijzigingsvoorstel zal worden behandeld.
Artikel 17. Slotbepalingen
In alle gevallen waarin verschil van mening bestaat over de toepassing van enige bepaling van het huishoudelijke reglement beslist het bestuur.
Aldus besloten door de algemene ledenvergadering LansingerStroom op 28 mei 2024.