Algemene voorwaarden Moneybird B.V.

Algemene voorwaarden Moneybird B.V.

Moneybird is een online boekhoudpakket, speciaal ontwikkeld voor jou als ondernemer. We staan voor kwaliteit, gemak en plezier. Als je Moneybird gebruikt, houd je tijd over voor andere (leuke) dingen. We maken het voor jou mogelijk om je boekhouding eenvoudig online bij te houden, zodat je overal en altijd inzicht hebt in je cijfers. Natuurlijk wil je graag weten waar je aan toe bent; daarom hebben wij korte en duidelijke voorwaarden.

Heb je vragen over het gebruik van Moneybird of over deze voorwaarden? Stel ze ons gerust via xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx. We streven ernaar om binnen een werkdag antwoord te geven.

1. Wie is wie?

Als je in deze voorwaarden ‘jij’, ‘je’ of ‘jou(w)’ leest, bedoelen we jou als gebruiker van het online boekhoudpakket, als gebruiker van de apps van Moneybird, als gebruiker van een van de extra diensten die we je aanbieden en/of als bezoeker van onze website.

Lees je ‘wij’, ‘we’, ‘ons’, of ‘onze’, dan bedoelen we Moneybird B.V., gevestigd aan de Moutlaan 35, 7523 MC, te Enschede. Moneybird is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 58209344.

2. Wanneer gelden deze voorwaarden? Wat als je andere afspraken wilt maken?

Deze voorwaarden gelden als je gebruikmaakt van het online boekhoudpakket van Moneybird, als je onze website bezoekt of als je een van onze apps gebruikt. Ook gelden deze voorwaarden voor het gebruik van een van de extra diensten die we aanbieden en waarvoor je ook een aparte overeenkomst met een van onze financiële partners sluit.

Onze overeenkomst komt tot stand door het aanmaken van een gebruikersaccount, afsluiten van een van de extra diensten, of het installeren van één van de Moneybird-apps. We vragen je bij het aanmaken, afsluiten, of installeren dan ook om akkoord te gaan met deze voorwaarden. We werken altijd op basis van deze algemene voorwaarden. We wijken hier alleen van af als we dit expliciet schriftelijk of per e-mail zijn overeengekomen.

3. Wat vragen we van je als je een account aanmaakt?

Wat gebeurt er als jouw gegevens niet correct of volledig zijn?

Bij het aanmaken van je gebruikersaccount vragen we een aantal gegevens van je. Zorg dat deze gegevens altijd correct en volledig zijn. Wijzigen er gegevens? Pas deze dan zo spoedig mogelijk aan in je gebruikersaccount en/of in het accountbeheer van je administratie.

Voor het gebruik van sommige diensten stellen we extra eisen, zoals het vermelden van de juiste SBI codes KvK, bedrijfsactiviteiten en het vermelden van de belanghebbenden van het bedrijf: UBO’s (Ultimate Beneficial Owner(s). Zonder deze verplichte informatie kan je geen gebruik maken van deze diensten.

Het is niet toegestaan om Moneybird (Payments) te gebruiken voor andere dienstverlening dan omschreven in de bedrijfsactiviteiten en SBI codes die je aan ons hebt gemeld. Je bent daarom verplicht om de correcte informatie te verstrekken en ons per direct te melden als deze gewijzigd zijn.

Is de verplichte informatie niet correct of volledig? Dan kan je Moneybird Payments niet meer gebruiken voor nieuwe betalingen en kunnen we je Moneybird Payments account tijdelijk deactivereren of permanent verwijderen. Ook kan het zijn dat je door een van onze partner(s) geweigerd wordt en dat je niet meer van hun diensten gebruik kunt maken. Als dit het geval is, kunnen we je ook de toegang tot de extra diensten ontzeggen.

4. Welke prijzen gelden er voor het gebruik van Moneybird?

Het bezit van een gebruikersaccount is gratis. Aan dit account kan je één of meer administraties van jouw bedrijf of bedrijven toevoegen. Ook kun je met dit account één of meer pakketten afsluiten.

Op dit moment bieden we één gratis pakket aan met beperkte functionaliteiten. Dit kan in de toekomst veranderen. Wil je een pakket met meer mogelijkheden, bijvoorbeeld omdat je per maand meer facturen wilt versturen of meer banktransacties wilt verwerken? Dan bieden we

je betaalde pakketten aan. Op onze website lees je welke functionaliteiten we aanbieden per pakket en welke prijs je daarvoor betaalt.

Voor het gebruik van Moneybird Payments of andere diensten die we samen met financiële partners aanbieden brengen we een extra vergoeding in rekening, dit kan een vergoeding op basis van transactie zijn of een extra pakketvergoeding. De prijzen hiervoor staan vermeld op onze website.

5. Hoe werkt de betaling?

Op het moment dat je een betaald pakket wilt afnemen, moet je geldige betaalgegevens opgeven. Hiermee geef je toestemming voor het incasseren van het maandbedrag per SEPA-incasso of creditcard. We sturen je altijd vooraf een factuur voor het bedrag dat we incasseren.

De verplichting om te betalen geldt vanaf het moment dat je het pakket afneemt. Heb je al een betaald pakket en ga je een uitgebreider pakket met meer functionaliteiten afnemen? Dan betaal je in de huidige abonnementsmaand de hogere kosten alleen voor het resterende deel van de abonnementsmaand.

Het kan zijn dat je naast het pakket extra diensten afneemt, bijvoorbeeld het versturen van je facturen per Moneybird-post. De betaling voor deze extra diensten zullen we automatisch incasseren. De bedragen worden gespecificeerd op je volgende factuur.

Als je jouw pakket omzet naar een minder uitgebreide versie, dan wordt dit aan het einde van de maand doorgevoerd.

Voor gebruik van Moneybird Payments zullen we de fee per transactie inhouden tijdens het uitvoeren van de transactie. Het resterende bedrag komt na 24 uur beschikbaar op het saldo van je payments rekening en het bedrag keren we periodiek uit op je rekening.

Als er een terugvordering plaatsvindt door jouw klant, dan ben je daar altijd zelf verantwoordelijk voor. We verrekenen een eventuele terugvordering met openstaande kosten, of brengen dit via een automatische incasso bij je in rekening. We kunnen hier administratiekosten voor in rekening brengen.

6. Wat gebeurt er als je te laat betaalt?

Je moet ervoor zorgen dat je betaalgegevens altijd volledig en accuraat zijn en dat je voldoende saldo op je rekening hebt om je facturen te betalen. Heb je te weinig saldo en kunnen we een factuurbedrag daardoor niet incasseren? Dan proberen we het bedrag nog een keer te incasseren. Is het dan nog niet gelukt? Zorg dan dat je het bedrag binnen de betaaltermijn alsnog betaalt en vermeld daarbij het referentienummer. Hiervoor kun je gebruikmaken van een van onze online betaalmogelijkheden, waaronder iDEAL, Bancontact of overboeking.

Betaal je te laat, dan kunnen we wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen. Ook kunnen we je tijdelijk de toegang tot Moneybird ontzeggen, totdat je de openstaande facturen hebt betaald. Daarnaast hebben we het recht om de overeenkomst te ontbinden en je account te verwijderen, zonder dat we je daarvoor eerst een bericht (ingebrekestelling) hoeven te sturen. We zijn in dat geval niet aansprakelijk voor eventuele schade die je lijdt doordat je geen toegang meer hebt tot je administratie, of doordat de inhoud verwijderd is.

Ook behouden we het recht voor om openstaande facturen te verrekenen met vergoedingen die je via onze diensten, bijvoorbeeld via Moneybird Payments ontvangt.

7. Welke opzegtermijn geldt er?

Opzeggen kan op ieder moment, zonder opzegtermijn. Dit kan je doen in het beheergedeelte van je Moneybird-account. Een andere manier van opzeggen wordt niet geaccepteerd of verwerkt. Zeg je midden in de maand op? Dan betaal je nog voor de volledige maand. Je krijgt geen geld terug voor het deel van de maand waarin je het pakket niet gebruikt.

We kunnen de overeenkomst ook opzeggen. Hiervoor geldt een opzegtermijn van 2 maanden, zodat je de tijd hebt om je administratie over te zetten naar een andere dienstverlener. Na die periode verwijderen we jouw gegevens. We zijn na die periode niet aansprakelijk voor schade als je de gegevens niet op tijd overgezet hebt, of kwijt bent.

8. Xxxx moet je aan denken als je wilt stoppen? Wat is het verschil tussen opzeggen en omzetten?

Als je wilt stoppen met een betaald pakket van Xxxxxxxxx, dan kan dit op twee manieren: opzeggen of omzetten. Als je opzegt, wordt onze overeenkomst per direct beëindigd.

Opzeggen kan alleen in het beheergedeelte van je Moneybird-account. We verwerken geen schriftelijke (of per e-mail) opzeggingen. Ook wordt je pakket direct stopgezet en heb je geen toegang meer tot je administratie. Daarnaast wordt de inhoud van je administratie verwijderd. Daarom raden we je aan om, voordat je opzegt, je administratie uit Moneybird te exporteren en deze op een andere plek op te slaan.

Als je jouw pakket omzet naar een gratis pakket, dan wordt dit aan het einde van de maand omgezet. Je behoudt dan wel toegang tot je administratie van de afgelopen jaren, maar kunt minder functionaliteiten gebruiken.

9. Kunnen wij de prijzen wijzigen? En wat kun jij dan doen?

Het kan zijn dat we de pakketten in de toekomst wijzigen of dat we extra functionaliteiten aanbieden waarvoor een andere prijs geldt. Als we de prijzen wijzigen, melden we je dit altijd zes weken van tevoren. Xxx je het niet met de wijziging eens, dan kan je onze overeenkomst opzeggen. Blijf je na die zes weken van Moneybird gebruikmaken, dan geef je daarmee aan dat je akkoord bent met de wijziging.

We kunnen elk jaar de prijzen aanpassen op basis van de inflatiecorrectie. Ook dit zullen we zes weken van tevoren aan je melden. Ook in dat geval mag je de overeenkomst opzeggen.

10. Onze diensten: wat kan je wel en niet van ons verwachten?

Wij willen graag dat je Xxxxxxxxx met veel plezier gebruikt. Wij doen daarom ons best om Xxxxxxxxx altijd goed te laten werken en constant te verbeteren.

We kunnen echter niet garanderen dat Moneybird altijd en volledig beschikbaar is en zonder storingen werkt. Ook kunnen we niet garanderen dat Moneybird op elk besturingssysteem, elke browser, tablet of elk (mobiel) apparaat te gebruiken is.

Daarnaast kunnen we Moneybird soms tijdelijk buiten gebruik stellen om onderhoud te plegen, aanpassingen te doen of de werking te verbeteren. Dit proberen we ’s nachts of in het weekend te doen, zodat je er zo min mogelijk last van hebt.

We zijn vrij om onderdelen van Moneybird aan te passen, uit te breiden, te schrappen of te wijzigen. Dit kan betekenen dat bepaalde functionaliteiten op een bepaald moment niet meer beschikbaar zijn, of dat Moneybird niet meer werkt op bepaalde besturingssystemen of (mobiele) apparaten.

We doen er alles aan om ervoor te zorgen dat Moneybird actueel, accuraat en foutloos is, maar we kunnen hier niet honderd procent voor instaan. Zo kan het gebeuren dat berekeningen, overzichten of rapportages die jij in Moneybird maakt, fouten bevatten. Dit kan het gevolg zijn van een systeemfout in Moneybird, maar ook van verkeerde informatie of gegevens die jij zelf hebt ingevoerd. Daarom raden we je aan om berekeningen, rapportages en overzichten altijd te (laten) controleren, voordat je ze gebruikt voor bijvoorbeeld een belastingaangifte.

Verder vind je op de website van Moneybird blogs met tips, overzichten, kennisbankartikelen en voorbeeldberekeningen. Ook kan het zijn dat je via support tips krijgt. Deze zijn bedoeld om je te inspireren, maar hebben niet dezelfde waarde als een advies van een boekhouder of accountant. Je kunt hier daarom geen rechten aan ontlenen.

Maak je gebruik van de bankkoppeling, koppeling met een van onze partners, of API? Dan hebben we alleen invloed op de werking van de API of de bankkoppeling zelf. We hebben geen invloed op de programmatuur die jij gebruikt of op de programmatuur waarmee de API communiceert. Ook hebben we geen invloed op het systeem van de bank waarmee de koppeling is gemaakt. Xxxxxx er een storing op in die programmatuur of dat banksysteem, dan zijn we daar niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor.

Voor sommige diensten bieden we je de mogelijkheid aan om een koppeling te maken met een van onze financiële partners. Met die partners sluit je een aparte overeenkomst. We zijn niet verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dienst van een van onze financiële partner(s), of voor het aanname beleid. Wel machtig je ons om jou te vertegenwoordigen en de support te leveren tussen jou en de financiële dienstverlener.

11. Welke regels gelden er voor het gebruik van Moneybird? Wat mag je wel en niet doen?

Moneybird is er voor bedrijven en organisaties. Je mag als particulier of als robot geen gebruikersaccount aanmaken. Ook moet je ouder zijn dan achttien jaar. Verder kan je alleen een account aanmaken als je de eigenaar bent van het bedrijf of wettelijke vertegenwoordiger van dat bedrijf Het is daarom niet toegestaan om namens een bedrijf een account te openen. Bijvoorbeeld als administratiekantoor is dit niet toegestaan.

Je mag een administratie voor maximaal één bedrijf gebruiken. Heeft je bedrijf meerdere handelsnamen? Dan mag je die wel onder één administratie onderbrengen.

Je mag binnen Moneybird geen handelingen verrichten die in strijd zijn met deze voorwaarden, met wettelijke bepalingen, met de openbare orde of met de geldende normen en waarden (‘goede zeden’). Dat betekent onder andere dat je:

● Moneybird niet mag gebruiken voor illegale activiteiten, zoals btw fraude bijvoorbeeld door het sturen van nepfacturen, witwassen van geld of andere strafrechtelijke activiteiten;

● op het Moneybirdplatform geen illegale of onrechtmatige materialen mag opslaan;

● via Moneybird geen spam mag versturen;

● Moneybird niet mag hacken;

● geen websites mag publiceren die zich voordoen als Moneybird

● geen wormen, virussen of andere vormen van destructieve code op Moneybird mag plaatsen of via Moneybird mag verspreiden.

Ook mag je geen inbreuk maken op de intellectuele-eigendomsrechten van ons of van anderen. Dat betekent bijvoorbeeld dat je informatie, afbeeldingen of andere materialen op onze website niet zonder toestemming mag publiceren op een andere website. Ook mag je (delen van) Moneybird niet nabouwen.

Je bent verantwoordelijk voor het gebruik van Moneybird en voor de handelingen die onder jouw gebruikersaccount op Moneybird worden verricht. Dit betekent dat je ook verantwoordelijk bent voor misbruik door jouw account. Is dit misbruik veroorzaakt doordat

iemand anders jouw wachtwoord heeft gebruikt of doordat je jouw account aan anderen hebt gegeven, bijvoorbeeld aan je administratiekantoor? Xxx aanvaarden we daar geen aansprakelijkheid voor.

Om dit misbruik te voorkomen adviseren we je om een uniek en sterk wachtwoord te kiezen en dit regelmatig te wijzigen. Ook adviseren we je om dit wachtwoord strikt persoonlijk en vertrouwelijk te houden en dus niet met anderen te delen, ook niet met ons. Doe je dit wel? Dan resetten we jouw wachtwoord en moet je een nieuw wachtwoord instellen.

Daarnaast raden we je aan om de optie ‘tweestapsverificatie’ in te stellen en om altijd zo spoedig mogelijk de updates te installeren die wij je aanbieden. Tot slot bieden we je de mogelijkheid om anderen, bijvoorbeeld je boekhouder, een eigen toegang te geven tot je administratie op Moneybird. Zo hoef je jouw wachtwoord niet met anderen te delen.

12. Wat gebeurt er als je iets doet wat tegen deze voorwaarden ingaat?

Als je iets doet wat in strijd is met deze voorwaarden, ben je zelf aansprakelijk voor eventuele schade die hierdoor ontstaat. Spreekt een ander ons op schade aan en is die schade ontstaan doordat jij deze voorwaarden hebt overtreden? Dan vrijwaar je ons voor die schade. Ook kunnen we je dan tijdelijk – met of zonder waarschuwing – de toegang tot Moneybird ontzeggen of je account geheel verwijderen. Dit kunnen we ook doen op verzoek van een instantie. Daarnaast kunnen we een andere instantie toegang geven tot jouw gebruikersaccount als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Na afsluiting van je account heb je geen toegang meer tot je administratie. Xxx je hierdoor informatie kwijt, dan zijn we nooit aansprakelijk voor eventuele schade die je daardoor lijdt.

13. Geschillen: hoe lossen we die op?

Als we een geschil hebben, doen we ons best om samen met jou tot een oplossing te komen. Laat het daarom zo snel mogelijk weten als je ergens niet tevreden over bent. Lukt het niet om samen een oplossing te vinden, dan leggen we ons geschil voor aan de bevoegde rechter in Almelo. Voor onze overeenkomst geldt het Nederlandse recht.

14. Overmacht: hoe gaan we daarmee om?

Is er sprake van overmacht, waardoor wij onze diensten niet kunnen leveren? Dan zijn wij niet verplicht om Moneybird aan te bieden of andere verplichtingen uit deze overeenkomst uit te voeren. Hieronder verstaan we ook overmacht die is ontstaan:

● doordat een van onze leveranciers zijn verplichtingen niet is nagekomen; of

● doordat er storingen waren in de stroom- en/of internetvoorzieningen bij ons, onze leveranciers of anderen.

Als de overmachtsituatie langer dan zestig dagen duurt, kan je de overeenkomst opzeggen door je account te beëindigen. We zijn dan niet verplicht om je een vergoeding te betalen.

15. Voor welke schade kun je ons wel en niet aansprakelijk stellen? En hoe doe je dat?

Als je ons aansprakelijk wilt stellen voor schade, dan stuur je ons eerst een schriftelijk bericht (ingebrekestelling). Hierin schrijf je waarvoor je ons aansprakelijk wilt stellen en welke redenen je daarvoor hebt. Ook geef je ons een redelijke termijn om te reageren of een oplossing te zoeken. De oplossing kan bestaan uit het beperken of herstellen van de eventuele schade.

Wij zijn niet aansprakelijk voor:

● indirecte schade die je door het gebruik van Moneybird hebt geleden, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill of schade door bedrijfsstagnatie;

● schade die het gevolg is van fouten in ons systeem, als je die schade had kunnen voorkomen door informatie, rapportages of invoer te controleren of door advies in te winnen bij een expert, zoals een boekhouder of fiscalist;

● schade die je lijdt doordat je geen externe kopie van je administratie hebt gemaakt. Je bent namelijk zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je administratie binnen de wettelijke bewaartermijn. Daarom raden we je altijd aan om ook buiten Moneybird een kopie van je administratie te bewaren.

● Schade die je lijdt doordat een van onze partners de diensten niet, of niet meer voor je uitvoert, je weigert als klant, of niet voldoet aan de verplichtingen uit de overeenkomst die je met hen gesloten hebt. Dit is bijvoorbeeld het geval van Moneybird Payments. We bieden je een koppeling aan met partners, maar zijn zelf geen onderdeel van de overeenkomst die je met de betreffende partner van Moneybird aangaat.

Onze aansprakelijkheid voor schade is beperkt tot de directe schade en tot het bedrag dat je ons verschuldigd bent voor het gebruik van Moneybird in het jaar van de gebeurtenis die tot de schade heeft geleid. Als we voor die schade verzekerd zijn, beperkt onze aansprakelijkheid zich tot het bedrag dat onze verzekeraar uitkeert. De beperking van de aansprakelijkheid geldt niet als we deze schade hebben veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid.

16. Eigendom: van wie zijn de gegevens die je invoert?

De gegevens die je invoert in Moneybird, zijn altijd van jou. We zullen dus nooit het eigendom claimen van gegevens die je zelf hebt ingevoerd.

17. Privacy: hoe gaan we om met de persoonsgegevens van je klanten?

In Moneybird kan je persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld van jouw klanten of leveranciers, vastleggen. Denk aan e-mailadressen of informatie op facturen. Daarom moeten wij beiden voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dat kader leggen we het volgende vast:

Juridisch gezien word jij aangemerkt als verantwoordelijke voor de verwerking van de genoemde persoonsgegevens. Xxx zelf worden aangemerkt als de verwerker. Behalve als we dit anders zijn overeengekomen, beschouwen we deze bepaling in de algemene voorwaarden als de verwerkersovereenkomst die we op grond van de AVG moeten afsluiten. Op basis van die overeenkomst zullen wij de persoonsgegevens die jij invoert, alleen verwerken als jij ons daartoe de opdracht geeft. Door met deze algemene voorwaarden akkoord te gaan, verstrek je ons deze opdracht.

Jij bent zelf verantwoordelijk voor het vastleggen van de persoonsgegevens in Moneybird. Daarbij moet je voldoen aan de wettelijke eisen die hiervoor gelden. Voldoe je niet aan die eisen en worden wij door anderen aansprakelijk gesteld voor schade die hierdoor ontstaan is? Dan stel je ons schadeloos en vrijwaar je ons voor die aansprakelijkheid.

Om de genoemde persoonsgegevens te beschermen, hebben wij de organisatorische en technische maatregelen genomen die binnen onze mogelijkheden liggen. Zo bieden we je bijvoorbeeld een beveiligde SSL-verbinding aan en kan je inloggen via tweestapsverificatie.

Wij zorgen er beiden voor dat alle personen die toegang hebben tot de genoemde persoonsgegevens, deze niet met anderen zullen delen en geheimhouden. Dit doen ze alleen als zij daar vanwege een wettelijk voorschrift toe verplicht zijn.

18. Hoe gaan we met jouw eigen privacy om?

We nemen je privacy serieus en doen er alles aan om aan de privacywet (AVG) te voldoen. Ook nemen we maatregelen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen. Als je wilt weten wat we met je gegevens doen, welke beveiligingsmaatregelen we hebben genomen en welke rechten je hebt rond je privacy, lees dan de privacyverklaring op onze website.

20. Kunnen we deze voorwaarden wijzigen? En wat kan jij dan doen?

We kunnen deze voorwaarden af en toe wijzigen. We laten je dit altijd ruim van tevoren per e-mail of via onze website weten. Xxx je het niet met de wijziging eens, dan kan je onze

overeenkomst opzeggen. Blijf je na de aankondiging gebruikmaken van Moneybird, dan gaan we ervan uit dat je akkoord bent met de wijziging en gelden de gewijzigde voorwaarden.

20. Tot slot

Heb je nog vragen? Stel ze gerust via xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx. We streven ernaar om binnen een werkdag antwoord te geven.