Contract

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een software-tool inzake brandpreventie en brandbeveiliging.

Bestek nr.: S&L/DA/2018/032

Uiterste datum van indiening offertes: op 25/04/2019 om 10u00

INHOUDSOPGAVE

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN 4

B. ALGEMENE BEPALINGEN 4

B1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 4

B2. DUUR VAN HET CONTRACT 5

B3. AANBESTEDENDE OVERHEID 5

B4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 5

B4.1. Wetgeving 5

B4.2. Opdrachtdocumenten 5

B5. ARTIFICIËLE BEPERKING VAN DE CONCURRENTIE - BELANGENCONFLICTEN - NALEVING VAN MILIEU-, SOCIAAL EN ARBEIDSRECHT 6

B5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging 6

B5.2. Belangenconflict – Revolving doors 6

B5.3 Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht 6

B6. VRAGEN EN ANTWOORDEN 6

C. GUNNING 8

C1. INDIENINGSRECHT EN UITERSTE DATUM VAN INDIENING OFFERTES 8

C1.1. Recht op, en wijze van indiening van de offertes 8

C1.1.2. Offertes die via elektronische weg worden ingediend 9

C1.2. Intrekking van offertes 9

C1.3 De uiterste datum van indiening offerte 10

C2. OFFERTES 10

C2.1. In de offerte te vermelden gegevens 10

C2.2. Geldigheidsduur van de offerte 11

C3. PRIJZEN 11

C4. UITSLUITINGSGRONDEN - REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES - GUNNINGSCRITERIA 11

C4.1 Uitsluitingsgronden 12

C4.2 Kwalitatieve selectie 14

C4.3. Overzicht van de procedure-regelmatigheid van de finale offertes (BAFO) 15

C4.4. Regelmatigheid van de offertes 15

C4.5. Gunningscriteria 15

C4.5.1. Lijst van de gunningscriteria 15

C4.5.2. Methode voor het bepalen van de meest voordelige regelmatige offerte 16

BELANGRIJK 16

De kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem wordt geëvalueerd op basis van een demonstratie georganiseerd in de lokalen van de aanbestedende overheid op het volgende adres:

.................................................................................................................................................... 16

D. UITVOERING 19

D1. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR 19

D2 HERZIENINGSBEPALINGEN 19

D2.2 Prijsherziening 19

D2.3 Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht 20

D2.4 Onverwachte omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer 20

D2.5 Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer 21

D2.6 Vergoedingen voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering 21 D3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER 21

D4. OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN 21

D5. BORGTOCHT 22

D5.1. Borgtochtstelling 22

D5.2. Vrijgave van de borgtocht 23

D6. UITVOERINGSVOORWAARDEN 23

D6.1.Opstartvergadering (kick-offmeeting) 23

D6.2 Naleving van de toepasselijke Wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen 24

D6.3. Uitvoeringsclausule 25

D7. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN 25

D8. BIJZONDERE VERPLICHTINGEN VOOR DE OPDRACHTNEMER 27

D9. GESCHILLEN 27

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 28

E1 CONTEXT 28

E2 BESCHRIJVING SOFTWARE 28

E3 SERVER 29

E3.1 Algemeen 29

E3.2 Fysieke kenmerken 29

E3.3 Virtualisatie 30

E3.4 O.S 30

E3.5 Antivirus 30

E3.6 Hoge beschikbaarheid 30

E3.7 Authentification 30

E3.8 Databanken 30

E3.9 Monitoring 30

E3.10 Eisen ten aanzien van de client software 30

F. BIJLAGEN 33

BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER 34

BIJLAGE 2: VRAAG EN ANTWOORDFORMULIER 39

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Afdeling Aankopen

North Galaxy – Toren B – 4e verdieping Koning Xxxxxx XX-laan 33 – bus 961 1030 BRUSSEL

BESTEK nr. S&L/DA/2018/032

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een software-tool inzake brandpreventie en brandbeveiliging.

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN

Er zijn geen algemene afwijkingen voorzien in het bestek.

B. ALGEMENE BEPALINGEN

B1. Voorwerp en aard van de opdracht

Deze opdracht heeft als voorwerp de aankoop, installatie, configuratie en indienststelling van een software-tool inzake brandpreventie en brandbeveiliging

De software moet in staat zijn om alle vestigingen van FOD Financiën in kaart te brengen. Plannen in formaat DWG, DXF, PNG en … kunnen worden ingelezen voor alle locaties. Gestandaardiseerde bibliotheken van type objecten laten de gebruikers toe om een inventaris te maken van de beschikbare veiligheidsuitrusting.

Het minimaal aantal gebruikers van de software bedraagt 60 personen. Eventuele bijkomende licenties (additioneel bij de 60 minimale gebruikers) zullen per schijf van 10 gebruikers worden aangekocht.

Meer gedetailleerde technische vereisten zijn gespecificeerd in deel E van dit bestek (‘technische voorschriften’)

Voor onderhavige opdracht wordt de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (artikel 41 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten) gekozen.

Dit is een opdracht tegen diensten.

Deze opdracht omvat één enkel perceel aangezien het voor de realisatie van het doel van de opdracht noodzakelijk is een eenheid van prestatie te hebben.

Dit is een opdracht met gemengde prijsvaststelling (artikel 2, 6° Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).

Varianten zijn niet toegestaan.

BELANGRIJK

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor deze opdracht niet te gunnen en te beslissen dat de opdracht het voorwerp zal uitmaken van een nieuwe opdracht, indien nodig volgens een andere procedure.

B2. Duur van het contract

De opdracht vangt aan de eerste kalender dag na kennisgeving van de opdracht en wordt afgesloten voor een duur van 4 jaar.

Elke partij kan echter een einde stellen aan het contract aan het einde van het lopend contractjaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekend schrijven gebeurt:

- minstens drie (3) maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract opzegt,

Bijkomende licenties kunnen tot einde van derde contractjaar worden besteld.

De opdrachtnemer mag in het geval van opzegging geen schadevergoeding eisen.

B3. Aanbestedende overheid

De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën.

B4. Documenten van toepassing op de opdracht

B4.1. Wetgeving

- De Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten;

- de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

- Het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in klassieke sectoren

- Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels

- De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten

- Het Koninklijk Besluit van 25 april 1997 betreffende de bescherming van de werknemers tegen de risico's voortkomende uit ioniserende straling van toepassing.

- Het algemeen reglement voor de arbeidsbescherming (ARAB) en de codex over het welzijn op het werk

- De Wet van 4 augustus 1996 inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk

- Het algemeen reglement op de elektrische installaties (AREI)

- De milieu –en verkeerswetgeving van de gewesten

- De Wet van 11 december 2016 houdende diverse bepalingen inzake detachering van werknemers

- ARBIS (het algemeen reglement op de bescherming van de bevolking, van de werknemers en het leefmileu tegen het gevaar van de ioniserende straling)

- Alle wijzigingen aan de hierboven genoemde Xxxxxx en besluiten die van kracht zijn op de dag van de uiterste datum van indiening offertes

B4.2. Opdrachtdocumenten

- De gepubliceerde/verzonden berichten en eventuele rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden;

- Onderhavig bestek nr. S&L/DA/2018/032;

- Het P.V. van de informatiesessie

- De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.

B5. Artificiële beperking van de concurrentie - Belangenconflicten - Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht.

B5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het artikel 5 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten dat stelt dat de inschrijvers worden verzocht om geen handelingen te stellen, geen overeenkomsten te sluiten of geen afspraken te maken die de normale mededingingsvoorwaarden kunnen vertekenen.

B5.2. Belangenconflict – Revolving doors

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de artikels 6 en 69, lid 1 , 5° en 6° van de Wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten en op artikel 51 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren met betrekking tot de situaties waarin er een belangenconflict kan optreden bij de plaatsing en uitvoering van de opdracht en dit om elke concurrentievervalsing te vermijden en de gelijkheid van behandeling van alle inschrijvers te verzekeren.

In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (“revolving doors”) zoals bepaald in de Wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht.

Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het

kader van deze opdracht.

Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van de Wetgeving en reglementering inzake overheidsopdrachten.

B5.3 Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht

De ondernemers zijn ertoe gehouden alle toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieu- sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het Europees Unierecht, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage II van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht, na te leven en te doen naleven door elke persoon die handelt als onderaannemer in welke fase ook, en door elke persoon die personeel ter beschikking stelt voor de uitvoering van de huidige opdracht.

B6. Vragen en antwoorden

De kandidaat-inschrijvers worden verzocht om hun vragen aan de aanbestedende overheid per e- mail te sturen naar het volgende adres : xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, bij voorkeur volgens de vorm van bijlage 4 van dit bestek

Enkel de vragen die de aanbestedende overheid ten laatste op 11/04/2019 om 16.00 uur heeft ontvangen, zullen worden behandeld. Als onderwerp van de e-mail vermeldt de inschrijver “INFO Software brandbeveiliging”.

De aanbestedende overheid heeft beslist om op de website van de FOD Financiën, xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/, in de rubriek "Overheidsopdrachten", de antwoorden te publiceren op de vragen die de kandidaat-inschrijvers hebben gesteld.

De aanvullende inlichtingen over de opdrachtdocumenten of het beschrijvend document worden, voor zover daarom tijdig is verzocht, door de aanbestedende overheid op de bovenvermelde website meegedeeld uiterlijk zes dagen vóór de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.

Als er geen vragen worden gesteld tijdens de voorgeschreven termijn, zal er niets gepubliceerd worden.

C. GUNNING

C1. Indieningsrecht en uiterste datum van indiening offertes

C1.1. Recht op, en wijze van indiening van de offertes

De aandacht wordt gevestigd op het feit dat een inschrijver slechts één offerte kan indienen per opdracht.

Iedere deelnemer aan een groepering van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.

Deelnemers aan een groepering van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten onder hen iemand aanduiden die de groepering zal vertegenwoordigen ten aanzien van de aanbestedende overheid.

Bij toepassing van artikel 14 van de wet 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, moet het elektronisch verzenden en ontvangen van de offertes uitgevoerd worden met elektronische communicatiemiddelen.

C1.1.1. Offertes die via elektronische weg worden ingediend

De aanbestedende overheid verplicht tot het gebruik van elektronische middelen op straffe van nietigheid van de offerte.

De communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de opdrachtnemer en de ondernemers, met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes, dienen, in alle fasen van de plaatsingsprocedure, met behulp van elektronische communicatiemiddelen te worden gedaan

De offertes moeten verstuurd worden via het elektronisch platform e-tendering xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 14 § 7 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

Aangezien het verzenden van een offerte via e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 14 § 7 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten voldoet, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen.

Door het loutere feit van de indiening van zijn offerte via elektronische communicatiemiddelen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens van zijn offerte worden opgeslagen worden door documentontvangstsysteem.

Meer informatie kan worden gevonden op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of worden verkregen via het telefoonnummer x00 (0)0 000 00 00 van de helpdesk van de dienst e-procurement.

BELANGRIJK

1. Aan de inschrijver wordt aanbevolen om zich uiterlijk de dag vóór de uiterste datum van indiening offertes aan te melden teneinde contact te kunnen opnemen met de helpdesk van de dienst e-procurement om eventuele problemen op het vlak van toegang tot de site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ op te lossen.

2. Men moet er rekening mee houden dat het via elektronische weg ingediende bestand niet groter mag zijn dan 350 MB. Het opladen van de offerte in slechts 4 aparte documenten die de structuur volgen van de vier delen van punt C2, wordt aangeraden.

BELANGRIJK

1) De gekwalificeerde elektronische handtekening(en) moet(en) uitgaan van de persoon of personen die gemachtigd is/zijn om de inschrijver te verbinden.

2 Bij de ondertekening van het verslag van de indiening van de offerte door de gemachtigd ambtenaar, vermeldt deze laatste duidelijk zijn lastgever(s). De lasthebber voegt de authentieke elektronische akte of de onderhandse akte die hem zijn machten toekent, of een gescand afschrift van de volmacht. De lasthebber verwijst, desgevallend, naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin het uittreksel van de betreffende akte werd gepubliceerd, met vermelding van de betreffende bladzijde en/of passage.

In het kader van de machtiging om een vennootschap in een NV te verbinden, vestigt de aanbestedende overheid de aandacht van de inschrijver op de rechtspraak met betrekking tot het begrip dagelijks beheer:

- het arrest van het Hof van Cassatie van 26 februari 2009 (A.R. F.07.0043F., Arr. Cass. 2009, 660), waarin de handelingen van het dagelijks bestuur worden beschouwd als handelingen "die de dagelijkse behoeften van de vennootschap niet overschrijden of handelingen die zowel wegens hun geringe belang als wegens de noodzaak van een snelle oplossing de tussenkomst van de raad van bestuur niet rechtvaardigen"

- de rechtspraak van de Raad van State, waarin wordt gesteld dat de ondertekening van een offerte niet als een handeling van dagelijks bestuur kan worden beschouwd (Raad van State, 3 augustus 1984, nr. 24.605; Raad van State, 12 januari 2010, nr. 199.434, evenals nrs. 227.654 en 228.781)

- het arrest van de Raad van State van 6 augustus 2015 waarin wordt geconcludeerd dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de dagelijkse bestuurder is beperkt tot het dagelijks bestuur en dat de in de statuten opgenomen bepaling die voorziet in een uitbreiding van de bevoegdheden inzake dagelijks bestuur, moet worden beperkt tot de Wettelijke draagwijdte van het dagelijks bestuur; Dat de statutaire bepalingen, en meer bepaald de ondertekening door de tweede bestuurder of een overdracht van de bevoegdheid van de tweede bestuurder aan een derde, zouden moeten zijn toegepast (Raad van State, 6 augustus 2015, nr. 232.024)

C1.1.2. Offertes die via elektronische weg worden ingediend

Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 43 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.

Wanneer het verslag van de indiening van de offerte dat naar aanleiding van de wijzigingen of de intrekking werd opgesteld, niet voorzien is van een gekwalificeerde elektronische handtekening, wordt de wijziging of intrekking automatisch als nietig beschouwd. Deze nietigheid heeft enkel betrekking op de wijzigingen of intrekking en niet op de offerte zelf.

C1.2. Intrekking van offertes

Wanneer het verslag van de indiening van de offerte dat naar aanleiding van de wijzigingen of de intrekking werd opgesteld, niet voorzien is van een gekwalificeerde elektronische handtekening, wordt de wijziging of intrekking automatisch als nietig beschouwd. Deze nietigheid heeft enkel betrekking op de wijzigingen of intrekking en niet op de offerte zelf.

C1.3 De uiterste datum van indiening offerte

De ultieme datum voor de indiening van de offertes op het platform werd vastgelegd op 11/04/2019 om 10u.

C2. Offertes

C2.1. In de offerte te vermelden gegevens

De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het als bijlage toegevoegde offerteformulier te gebruiken. In dat verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 77 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017, waarin het volgende is vastgelegd: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dat niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier."

De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.

Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs indien ze in de een of andere bijlage bij zijn offerte zouden zijn opgenomen.

De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt door de aanbestedende overheid.

De volgende inlichtingen moeten in de offerte worden vermeld: A. Offerteformulier

- De naam en contactgegevens van de contactpersoon in het bedrijf van de inschrijver.

- De hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent;

- Het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);

- Het inschrijvingsnummer bij de RSZ

- Het nummer en de naam van de bankrekening van de inschrijver bij een financiële instelling waarop de betaling van de opdracht moet worden uitgevoerd;

- De namen, de voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de gemandateerde of de procuratiehouder van het bedrijf of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel

- BTW nummer

- Uittreksel uit strafregister (op naam van de firma)

B. De inventaris van de prijzen

- de eenheidsprijzen in letters en cijfers van de gevraagde diensten in dit bestek (excl. BTW);

- het bedrag van de BTW;

- de eenheidsprijzen in letters en cijfers van de gevraagde diensten in dit bestek (incl. BTW);

Enkel in dit deel wordt er een prijsaanduiding voorzien. Mocht er in andere delen toch prijsaanduidingen voorkomen dan wordt daar geen rekening mee gehouden bij de beoordeling van de offerte.

C. Technisch gedeelte

Dit gedeelte is gewijd aan het materieel en de technische uitrusting die voor de uitvoering van de opdracht wordt aangewend.

De offerte volgt gemakkelijker wijze de structuur van deel E “Technische Voorschriften” van onderhavig bestek.

De inschrijver herneemt in dit deel ook het geheel aan informatie die de aanbestedende overheid toelaat om de offerte te evalueren op basis van de gunningscriteria opgenomen in onderhavig bestek.

BELANGRIJK

De aanbestedende overheid nodigt de kandidaten uit om de offerte in slechts 3 aparte documenten (die de structuur volgen van de drie delen (A tot en met C) van punt C2) in te dienen.

C2.2. Geldigheidsduur van de offerte

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande de dag na de uiterste datum van indiening offertes.

C3. Prijzen

Alle in het offerteformulier vermelde prijzen dienen verplicht te worden uitgedrukt in euro.

Dit is een opdracht tegen prijslijst, wat betekent dat de eenheidsprijzen forfaitair zijn en dat het om vermoedelijke hoeveelheden gaat of om hoeveelheden die worden uitgedrukt binnen een vork.

De inschrijver wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten te hebben meegerekend. In de prijs is begrepen:

1°. het administratief beheer en het secretariaat;

2°. de verplaatsings-, transport- en verzekeringskosten,

3°. de kost voor de documentatie betreffende de diensten en eventueel vereist door de aanbestedende overheid;

4°. de levering van documenten of stukken in verband met de uitvoering van de diensten; 5°. de verpakkingen;

6°. de opleiding over het gebruik;

7°. De maatregelen die opgelegd worden door de Wetgeving inzake veiligheid van de werknemers bij de uitvoering van hun werk

8°. de opleveringskosten

9°. Mogelijke upgrades.

Deze lijst is opgegeven ter indicatie en niet beperkend.

Tijdens de hele duur van het contract verbindt de inschrijver zich ertoe om, behoudens prijsherziening, de gevraagde leveringen en diensten aan te rekenen tegen de in de inventaris van de eenheidsprijzen ingevulde prijzen zonder enige toeslag.

C4. Uitsluitingsgronden - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria.

De loutere indiening van de offerte vormt een impliciete verklaring op eer dat de inschrijver zich niet in een van de hieronder vermelde gevallen van uitsluiting bevindt.

Wanneer de inschrijver zich in een van de uitsluitingsgevallen bevindt en hij overeenkomstig artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten corrigerende maatregelen naar voren schuift, slaat de impliciete verklaring niet op elementen die betrekking hebben op de betreffende

uitsluitingsgrond. In dat geval legt de inschrijver de schriftelijke beschrijving van de genomen maatregelen voor.

C4.1 Uitsluitingsgronden

De loutere indiening van de offerte vormt een impliciete verklaring op eer dat de inschrijver zich niet in een van de hieronder vermelde gevallen van uitsluiting bevindt.

Wanneer de inschrijver zich in een van de uitsluitingsgevallen bevindt en hij overeenkomstig artikel 70 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten corrigerende maatregelen naar voren schuift, slaat de impliciete verklaring niet op elementen die betrekking hebben op de betreffende uitsluitingsgrond. In dat geval legt de inschrijver de schriftelijke beschrijving van de genomen maatregelen voor.

Eerste uitsluitingsgrond

Overeenkomstig artikel 67 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 61 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, wordt uitgesloten, in eender welke fase van de aanbestedingsprocedure, de inschrijver die het voorwerp heeft uitgemaakt van een veroordeling bij een in kracht van gewijsde getreden gerechtelijk vonnis voor een van de volgende inbreuken:

1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis, van het Strafwetboek of in artikel 2 van Kaderbesluit 2008/841/JBZ van de Raad van 24 oktober 2008 ter bestrijding van georganiseerde criminaliteit;

2° omkoping als bedoeld in de artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek, in artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn en in artikel 2.1 van Kaderbesluit 2003/568/JBZ van de Raad van 22 juli 2003 inzake de bestrijding van corruptie in de privésector;

3° fraude, zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de Wet van 17 februari 2002;

4° terroristisch misdrijf of strafbaar feit in verband met terroristische activiteiten als bedoeld in de artikelen 137 van het Strafwetboek of in de zin van respectievelijk de artikelen 1 en 3 van Kaderbesluit 2002/475/JBZ van de Raad van 3 juni 2002, dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit als bedoeld in artikel 4 van genoemd kaderbesluit;

5° witwassen van geld of financiering van terrorisme als bedoeld in artikel 2 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten of in de zin van artikel 1 van Richtlijn 2015/489/EG van het Europees Parlement en de Raad van 20 mei 2015 inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering;

6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel als bedoeld in artikel 433quinquies van het Strafwetboek of in artikel 2 van de richtlijn 2011/36/EU van het Europees Parlement en van de Raad inzake de voorkoming en bestrijding van mensenhandel en de bescherming van slachtoffers daarvan en ter vervanging van het kaderbesluit 2002/629/XXX xxx xx Xxxx;

7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in ons land verblijven in de zin van artikel 35/7 van de Wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der

werknemers of in de zin van de Wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers.

Tweede uitsluitingsgrond

Overeenkomstig artikel 68 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 62 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, wordt de inschrijver, in eender welke fase van de aanbestedingsprocedure, die zijn verplichtingen betreffende de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid niet nakomt, uitgesloten van de opdracht, behalve wanneer deze inschrijver:

1° geen schuld van bijdragen heeft die meer dan 3.000 euro bedraagt;

2° voor deze schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft;

3° wanneer hij kan aantonen dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn. Deze schuldvordering zijn minstens gelijk aan het bedrag waarvoor hij achterstallige betalingen van sociale schulden heeft. Dit laatste bedrag wordt afgetrokken van het bedrag van 3.000 euro.

Elke inschrijver zal de kans worden geboden om in de loop van de plaatsingsprocedure zijn verplichtingen na te komen ten opzichte van de sociale verplichtingen nadat ze een eerste maal heeft vastgesteld dat de inschrijver op dit vlak niet voldeed aan de eisen.

Vanaf deze vaststelling, geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden. Deze termijn gaat in de dag die volgt op de kennisgeving.

Derde uitsluitingsgrond

Overeenkomstig artikel 68 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 63 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, wordt uitgesloten, in eender welke fase van de aanbestedingsprocedure, de inschrijver die zijn verplichtingen betreffende de betaling van de fiscale schulden niet nakomt, behalve wanneer deze inschrijver:

1° geen schuld van bijdragen heeft die meer dan 3.000 euro bedraagt;

2° voor deze schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft;

3° wanneer hij kan aantonen dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn. Deze schuldvordering bedragen minstens een bedrag gelijk aan het bedrag waarvoor hij achterstallige betalingen van fiscale schulden heeft. Dit laatste bedrag wordt afgetrokken van het bedrag van 3000 euro.

Elke inschrijver zal de kans worden geboden om in de loop van de plaatsingsprocedure zijn verplichtingen na te komen ten opzichte van de fiscale verplichtingen nadat ze een eerste maal heeft vastgesteld dat de inschrijver op dit vlak niet voldeed aan de eisen.

Vanaf deze vaststelling, geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden. Deze termijn gaat in de dag die volgt op de kennisgeving.

Vierde uitsluitingsgrond

Overeenkomstig artikel 69 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die:

1° indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de inschrijver de in artikel 7 van voornoemde Wet genoemde toepasselijke verplichtingen op het vlak van het milieu-

, sociaal en arbeidsrecht, heeft geschonden;

2° wanneer de inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp vormt van een procedure voor vereffening of gerechtelijke reorganisatie, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;

3° wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;

4° wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging in de zin van artikel 5, lid 2 van voornoemde Wet;

5° wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 van voornoemde Wet niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen;

6° wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de inschrijvers bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;

7° wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijke verplichting die hem te beurt viel tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van een ambtshalve maatregel, schadevergoedingen of een andere vergelijkbare sanctie;

8° wanneer de inschrijver zich ernstig schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, die informatie heeft achtergehouden, of niet in staat is de vereiste bewijsstukken over te leggen;

9° wanneer de inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.

C4.2 Kwalitatieve selectie

Selectiecriteria betreffende de economische en financiële draagkracht (artikel 67 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)

De inschrijver moet een minimale jaarlijkse omzet gerealiseerd hebben met betrekking tot het activiteitendomein die het voorwerp vormt van de opdracht voor elk van de laatste drie beschikbare boekjaren die minstens gelijk is aan 50.000 euro.

C4.3. Overzicht van de procedure-regelmatigheid van de finale offertes (BAFO)

Tijdens de eerste fase zullen de ingediende offertes van de inschrijvers onderzocht worden op het vlak van hun regelmatigheid.

Op basis van artikel 76, § 5 van het koninklijk besluit van 18 April 2017 betreft plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren zal de aanbestedende overheid beslissen om de offerte nietig te verklaren als gevolg van een substantiële onregelmatigheid of deze anomalie te regulariseren. Zelfs indien deze offerte verschillende niet substantiële onregelmatigheden bevat, waarbij de cumul of de combinatie effecten veroorzaakt geviseerd in paragraaf 1, derde alinea van artikel 76 van vernoemd besluit.

Tijdens een tweede fase zal de aanbestedende overheid de regelmatige offertes analyseren op basis van de gunningscriteria die hernomen zijn in huidig bestek. Vervolgens zal hij onderhandelen.

De aanbestedende overheid zal onderhandelen wat betreft de initiële offertes en alle latere offertes die voorgesteld worden aan de aanbestedende overheid met het doel om hun inhoud te verbeteren, met uitzondering van de finale offertes.

Gunningscriteria maken geen voorwerp uit van onderhandelingen.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht om niet te onderhandelen over de initiële offertes in het geval dat deze offertes voldoende compleet zijn om de vergelijking tussen de offertes mogelijk te maken.

Na deze eventuele onderhandelingen kunnen de inschrijvers een Best And Final Offer (BAFO) indienen.

Wanneer de aanbestedende overheid, in het geval van onderhandelingen, het einde van de onderhandelingen aankondigt, nodigt hij bij deze gelegenheid de firma’s uit om hun uiteindelijke offerte in te dienen (BAFO). De finale offertes zullen onderzocht worden op vlak van hun regelmatigheid. De offertes die substantieel onregelmatig zijn worden uitgesloten.

Enkel de regelmatige BAFO’s zullen geconfronteerd worden aan de gunningscriteria.

C4.4. Regelmatigheid van de offertes

Overeenkomstig artikel 76 § 1 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, controleert de aanbestedende overheid de regelmatigheid van de offertes.

Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.

C4.5. Gunningscriteria

Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst.

Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen. C4.5.1. Lijst van de gunningscriteria

De opdracht wordt per perceel toegewezen aan de inschrijver die de economisch meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend, rekening houdend met:

	Gunningscriteria	Punten
1.	Prijs inclusief BTW	/60
2	Kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het in de demo voorgesteld systeem	/40

C4.5.2. Methode voor het bepalen van de meest voordelige regelmatige offerte

1. De prijs (/60)

Voor het gunningscriterium prijs heeft de aanbestedende overheid volgend evaluatieformule uitgewerkt:

Po = Psoft + 4 Plic+ 12 Popt + 4*Pond + 12Popl

waarbij

Po: de prijs is van de evaluatieconfiguratie van de offerte; die wordt voorgesteld door de inschrijver wiens offerte wordt geëvalueerd.;

Psoft: Globale prijs voor installatie, configuratie en indienststelling van softwaretool inzake brandpreventie en brandbeveiliging voor 60 gebruikers;

Plic: prijs per jaar voor licenties voor 60 gebruikers;

Pond: Eenheidsprijs voor één jaar all-in onderhoudscontract;

Popt: Eenheidsprijs van licenties per bijkomende schijf van 10 extra gebruikers voor de toegang tot softwaretool inzake brandpreventie en brandbeveiliging (optioneel);

Popl: de eenheidsprijs voor 1 opleidingssessie.

De punten voor dit gunningscriterium worden dan berekend volgens onderstaande formule.

P = 60 X Pm

Po

Waarbij

P het aantal punten is dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het criterium “Prijs“;

Pm de laagste prijzen volgens de evaluatieconfiguratie inclusief BTW is, die worden voorgesteld door een inschrijver in een regelmatige offerte;

Po de prijzen volgens de evaluatieconfiguratie inclusief BTW is, die worden voorgesteld door de inschrijver wiens offerte wordt geëvalueerd.

Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen.

2. De kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het in de demo voorgesteld systeem (/40)

BELANGRIJK

De kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem wordt geëvalueerd op basis van een demonstratie georganiseerd in de lokalen van de aanbestedende overheid op het volgende adres:

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

North Galaxy

Xxxxxx Xxxxxx XX xxxx, 00, 0000 Xxxxxxx

De voorziene datum voor de demonstratie zal na de opening van de offertes aan de betrokken inschrijvers worden meegedeeld.

De demonstratie zal plaatsvinden gedurende de gewoonlijke diensturen (9u00 – 17u00) en zal niet langer dan anderhalf uur duren.

De inschrijvers zullen ten einde de evaluatie van dit gunningscriterium, in de demovoorstelling het hieronder beschreven scenario uitvoeren. Dit scenario zal voor elke inschrijver hetzelfde zijn.

De FOD Financiën komt niet tussen in de kosten voor de voorbereiding, levering of presentatie van de demonstraties ter plaatse in het kader van dit bestek.

De demonstratie kan door de aanbestedende overheid gefilmd of vastgelegd worden.

De demovoorstelling geldt zowel om de regelmatig na te gaan als om de evaluatie tussen de regelmatige offertes te verzekeren.

Voor het organiseren van de demovoorstelling voorziet de aanbestedende overheid volgende informatie/ infrastructuur aan de inschrijvers:

• een blanco verdiepingsplan in DWG formaat en een omgevingsplan van google maps in jpeg formaat.

• een afgedrukt plan met daarop aangeduid (in pen geschreven) de plaats van brandhaspels, brandblussers, drukknoppen, noodverlichting, detectoren ,...

• een beamer

• een camera voor de test te kunnen opnemen.

De firma moet zelf voorzien in een laptop waarop de software geïnstalleerd staat. Deze moet ook aangesloten kunnen worden op een beamer. De laptop dient ook uitgerust te zijn met een standaard USB-aansluiting (2.0/3.0).

De specifieke opdracht voor de deelnemende firma's omhelst het volgende:

U dient het ontvangen document (= het digitale grondplan) in te laden in uw software. Vervolgens dient u de meest recente veiligheids- en gezondheidssignalisatie pictogrammen in te tekenen volgens het aangeleverde voorbeeld (= plan met balpen). Het afgewerkte digitale plan dient in PDF formaat afgeleverd te worden. Tot slot wordt deze door de jurry afgedrukt in A3 formaat. De plannen worden binnen een verdieping op verschillende plaatsen opgehangen. Dit wil zeggen dat het plan dient aangepast te zijn aan de locatie waar het plan wordt opgehangen. De FOD FINANCIËN zal diverse posities bepalen voor deze opdracht.

Deel 2 van de opdracht houdt in dat het jpeg omgevingplan (google maps) ingeladen dient te worden in de software. Op dit plan moet u de stelplaats van de hulpdiensten aanduiden alsook de verzamelplaats voor het personeel.

Tijdens de demovoorstelling zal de aanbestedende overheid voor de beoordeling veelal kijken naar: 1.snelheid (aantal clicks)

2.leesbaarheid

3.werd de evacuatieweg-vluchtweg aangeduid op het afgewerkte plan 4.werden de veiligheidsinstructies aangebracht op het evacuatieplan 5.lokalen hun benaming kunnen ingeven/aanpassen

6.inventaris van de middelen door middel van een unieke nummering 7.leesrichting in orde

Elks van de 7 kwaliteitscriteria wordt afzonderlijk beoordeeld a.d.h.v. onderstaande beoordelingstabel:

• Uitstekend: 10 ptn

• Goed: 8 ptn

• Voldoende: 6 ptn

• Onvoldoende: 4 ptn

• Slecht: 2 pt

• Zeer slecht of geen informatie in de offerte 0 ptn

Op het einde wordt de score op 70 punten naar 40 punten herleid. C4.4.3. Eindquotatie

De eindquotatie wordt toegekend aan elke offerte door de behaalde punten voor alle bovenvermelde criteria op te tellen.

D. UITVOERING

D1. Leidende dienst - leidend ambtenaar.

Voor deze opdracht wordt de volgende leidend ambtenaar aangewezen: Xxxxx Xxxxxx, Directeur van de Stafdienst Begroting en Beheerscontrole.

Alleen de leidende ambtenaar is bevoegd voor het toezicht op en de controle over de opdracht. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden delegeren.

D2 Herzieningsbepalingen

D2.1 Duur van de opdracht

Overeenkomstig artikel 38 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet deze opdracht in een clausule voor de herziening van de duur van de opdracht indien de opdracht die deze opdracht moest opvolgen niet op tijd kan worden gegund, om de continuïteit van prestaties te waarborgen, drie (3) maanden voor de vervaldatum van de overeenkomst kan de aanbestedende overheid de duur van de opdracht eenzijdig wijzigen en de aanvankelijke duur van 4 jaar op 4 jaar en 3 maanden brengen.

D2.2 Prijsherziening

In overeenstemming met artikel 38/7 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, bevat deze opdracht een prijsherzieningsclausule.

D2.2.1. Principes en berekening

Voor deze opdracht kan een prijsherziening enkel toegepast worden voor schommelingen van de lonen van de medewerkers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de opdrachtnemer.

Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast: Pr = Po x[(Sr x 0,80)/So + 0,20]

Pr = de herziene prijs

Po = prijs voor de herziening (= bedrag in de prijsofferte);

So = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analogue index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat.

Sr = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand waarin de prijsherziening wordt aangevraagd.

Prijsverhogingen worden door de aanbestedende overheid enkel ontvankelijk verklaard voor zover de bewijsstukken voor de verhoging toegevoegd zijn – namelijk de referteloonkost van de Agoria- index van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat en op het moment van de aanvraag van prijsherziening.

Informatie over de Agoria-index kan geraadpleegd worden op: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/ .

D2.2.2. Aanvraag

Ieder verzoek om prijsherziening dient per aangetekend schrijven te worden gericht aan de FOD Financiën, Stafdienst Budget en Beheerscontrole, Afdeling Vastleggingen, Koning Xxxxxx XX-laan 33

– Toren B22 - bus 781, 1030 Brussel.

Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast. De prijsherziening kan ingaan op:

• de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum per aangetekend schrijven heeft verzonden en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na de verjaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn;

• de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer verjaardagen heeft laten voorbijgaan en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn ;

• OPGELET : de opdrachtnemer moet ieder jaar een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende verjaardag zullen worden gepresteerd.

D2.3 Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht

Overeenkomstig artikel 38/8 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een prijsherzieningsbepaling voor de herziening van de prijzen die voortvloeien uit een wijziging van de heffingen in België die een weerslag hebben op het bedrag van de opdracht.

Een dergelijke prijsherziening is enkel mogelijk tegen de volgende voorwaarden: 1° de prijsherziening volgt op een wijziging van de heffingen in België;

2° de heffingen hebben een weerslag op het bedrag van de opdracht;

3° de wijziging treedt in voege na de tiende dag voorafgaand op de uiterst vastgelegde datum voor de ontvangst van de offertes;

4° deze heffingen zijn niet rechtstreeks of onrechtstreeks verwerkt in de prijsherzieningsformule beoogd in 2.2 "Prijsherziening".

D2.4 Onverwachte omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer

Overeenkomstig de artikelen 38/9 en 38/10 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet de huidige opdracht een herzieningsbepaling voor de herziening van de opdracht wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht verstoord werd ten koste of ten bate van de opdrachtnemer door eender welke omstandigheid die volledig losstaat van de aanbesteder.

De draagwijdte van het door de opdrachtnemer geleden nadeel wordt enkel beoordeeld op basis van onderdelen die eigen zijn aan de huidige opdracht.

Dit voordeel of nadeel moet minstens vijftien procent bedragen van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht.

D2.5 Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer

Overeenkomstig artikel 38/11 van het Koninklijk Besluit van 22 juni 2017 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, voorziet de huidige opdracht een herzieningsclausule voor de herziening van de opdrachtvoorwaarden wanneer de opdrachtnemer of de aanbestedende overheid een vertraging of een nadeel heeft opgelopen door nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die het aan de andere partij ten laste legt.

De herziening kan bestaan uit een of meerdere van volgende maatregelen:

1° de herziening van de contractuele bepalingen, met inbegrip van de verlenging of vermindering van de uitvoeringstermijnen;

2° de schadevergoeding;

3° de verbreking van de opdracht.

D2.6 Vergoedingen voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering

Overeenkomstig artikel 38/12 het Koninklijk Besluit van 22 juni 2017 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, voorziet de huidige opdracht een herzieningsbepaling in geval van schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid in de volgende cumulatieve voorwaarden:

1° de schorsing overschrijdt in totaal een twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens 10 werkdagen of 15 kalenderdagen volgens dat de termijn wordt uitgedrukt in werkdagen of in kalenderdagen.

2° de schorsing is niet te wijten aan slechte weersomstandigheden;

3° de schorsing vindt plaats binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.

In dat geval kan de opdrachtnemer een schadevergoeding krijgen die is vastgelegd op 25 euro per werkdag / kalenderdag voor de schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid.

D3. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer

De dienstverlener draagt de volledige aansprakelijkheid voor fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, in het bijzonder in de studies, de rekeningen, de plannen of in alle andere door hem verstrekte documenten tijdens de uitvoering van de opdracht.

De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen schadevergoedingen die deze aan derden verschuldigd is op grond van een vertraging bij de uitvoering van de diensten of het in gebreke blijven van de dienstverlener.

D4. Oplevering van de uitgevoerde diensten

Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is gehouden de niet conform uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren.

Bij het verstrijken van de in het bestek bepaalde duur van het contract wordt een proces-verbaal van oplevering opgesteld.

D5. Borgtocht

Het bedrag van de borgtocht zal wordt bepaald op vijf procent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.

D5.1. Borgtochtstelling

Overeenkomstig de Wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld.

De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de Wetgeving op het statuut van en de controle op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de Wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

De opdrachtnemer moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:

1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de B- Postbankrekening van de Deposito- en Consignatiekas [bpostbank rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 (IBAN) XXXXXXXX (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit Wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbesteder van:

1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3° hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.

De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.

Het origineel van het bewijs van de borgstelling moet naar het volgende adres worden verstuurd:

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Afdeling Vastleggingen

t.a.v. Mevrouw XXXXXXX Xxxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, xxxxxxx 000- Xxxx X00 0000 XXXXXXX

BELANGRIJK

Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) (indien gekend) en het referentienummer van het bestek moeten op het bewijs van de borgstelling worden vermeld.

D5.2. Vrijgave van de borgtocht

De borgtocht wordt voor vrijgegeven aan het einde van het onderhoudscontract (artikel 33 van het Koninklijk Besluit Uitvoering van 14 januari 2013) op voorwaarde dat de verleende diensten zijn opgeleverd.

D6. Uitvoeringsvoorwaarden

D6.1.Opstartvergadering (kick-offmeeting)

Meteen na de kennisgeving van de gunning van de opdracht vindt er een opstartvergadering plaats. De leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde neemt contact op met de dienstverlener.

De "kick-offmeeting" stelt de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) in staat om zich ervan te verzekeren dat de opdrachtnemer alle nodige maatregelen getroffen heeft om de bestelde prestaties te plannen, op te starten en uit te voeren.

Tijdens deze vergadering verschaft de opdrachtnemer de nodige verduidelijkingen en vestigt hij de aandacht van de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) op de prestaties die in dit stadium van het verloop van het contract nog niet duidelijk zijn vastgelegd of gepland en de door de opdrachtnemer voorziene acties om hieraan te verhelpen.

Als het contract vereist dat de opdrachtgever een planning van de prestaties verstrekt, zal de kick- offmeeting benut worden om de verwachtingen van de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) met betrekking tot de inhoud van deze planning, te verduidelijken.

Als deze planning reeds de voor de kick-offmeeting ter beschikking werd gesteld van de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n), wordt hij voor de vergadering nagezien en is er tijdens die vergadering mogelijkheid om opmerkingen te formuleren en van gedachte te wisselen met betrekking tot de planning.

Indien nodig zal deze vergadering ook benut worden om op een gestructureerde en doelgerichte manier de inhoud van alle contractuele documenten (bestelbrief, offerte, bestek, documentatie waarnaar het bestek verwijst) te overlopen om zich ervan te verzekeren dat, na afloop van deze vergadering, alle voorwaarden van het contract en hun draagwijdte op dezelfde manier door beide partijen (Bestuur en opdrachtnemer) worden begrepen en geïnterpreteerd.

De kick-offmeeting wordt zo vroeg mogelijk na de betekening van het contract georganiseerd om binnen de kortste keren de noodzakelijke acties te kunnen nemen.

De te voorziene activiteiten in het kader van een "kick-offmeeting" worden hierna in opeenvolgende stappen beschreven zodat dit de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigden in staat stelt om op eender welk ogenblik het proces stil te leggen, van zodra hij zich rekenschap geeft van het feit dat de organisatie van een "kick-offmeeting" geen toegevoegde waarde meer heeft.

Deze vergadering vindt plaats in de kantoren van de FOD Financiën en wordt georganiseerd op basis van een tussen beide partijen overeengekomen agenda.

De leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigden zullen het volgende aan de opdrachtnemer overmaken:

− de lijst van de nog te verduidelijken vragen en punten;

− de thema's die tijdens de vergadering aan bod moeten komen;

− bepaalde modaliteiten, indien nodig.

De opdrachtnemer moet minstens 3 kalenderdagen voor de vergadering over deze informatie kunnen beschikken.

De kick-offmeeting vormt het voorwerp van een officieel verslag dat door de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) wordt opgesteld en door de opdrachtnemer wordt ondertekend.

Dit verslag bevat de thema's en vragen die tijdens deze kick-offmeeting werden behandeld.

Het aantal deelnemers moet zowel langs de zijde van de leidend ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) als van de opdrachtnemer tot het strikt noodzakelijke beperkt blijven.

D6.2 Naleving van de toepasselijke Wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen

In het kader van de uitvoering van deze opdracht leeft de aannemer de Wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de openbare weg, hygiëne, arbeidsbescherming na, evenals de bepalingen van de collectieve, nationale, gewestelijke, lokale of bedrijfsovereenkomsten.

BELANGRIJK

Onderaanneming

1. Overeenkomstig artikel 12 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt er aan herinnerd dat de opdrachtnemer aansprakelijk blijft ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden.

2. Overeenkomstig artikel 12/1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, bezorgt de opdrachtnemer, ten laatste bij aanvang van de uitvoering van de opdracht, de volgende informatie aan de aanbestedende overheid: de naam, contactgegevens en de Wettelijke afgevaardigden van alle onderaannemers, ongeacht de mate van deelname aan de onderaannemingsketting en ongeacht hun plaats in die ketting, die deelnemen aan de dienstverlening, voor zover deze informatie in dit stadium gekend is. De opdrachtnemer is ook verplicht om de aanbestedende overheid in kennis te stellen van iedere verandering met betrekking tot deze informatie alsook de vereiste informatie voor iedere nieuwe onderaannemer die in een later stadium deelneemt aan deze dienstverlening. Deze informatie wordt geleverd in de vorm van een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

3. Overeenkomstig artikel 12/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, controleert de aanbestedende overheid of er, in hoofde van de rechtstreekse onderaannemer(s) van de opdrachtnemer,

uitsluitingsgronden bestaan in de zin van artikels 67 tot 69 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. De aanbestedende overheid kan ook nagaan of er, verderop in de onderaannemingsketting, uitsluitingsgronden bestaan. De aanbestedende overheid vraagt aan de opdrachtnemer om de nodige maatregelen te treffen om de onderaannemer, waarvan uit de voornoemde controle gebleken is dat er een uitsluitingsgrond bestaat, te vervangen.

4. Overeenkomstig artikel 12 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, moeten de onderaannemers, ongeacht op welk niveau van de onderaannemingsketting hun interventie zich situeert en verhoudingsgewijs tot het deel van de opdracht dat ze uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen inzake technische en beroepsbekwaamheid die door onderhavig bestek worden opgelegd.

D6.3. Uitvoeringsclausule

De inschrijver verbindt zich ertoe om, tot de volledige uitvoering van de opdracht, de volgende verdragen/overeenkomsten na te leven:

- Overeenkomst nr. 87 van de IAO betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht;

- Overeenkomst nr. 98 van de IAO betreffende de toepassing van de beginselen van het recht zich te organiseren en collectief te onderhandelen;

- Overeenkomst nr. 29 van de IAO betreffende de gedwongen of verplichte arbeid;

- Overeenkomst nr. 105 van de IAO betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid;

- Overeenkomst nr. 138 van de IAO betreffende de minimumleeftijd voor toelating tot het arbeidsproces;

- Overeenkomst nr. 111 van de IAO betreffende discriminatie in arbeid en beroep;

- Overeenkomst nr. 100 van de IAO betreffende gelijke beloning;

- Overeenkomst nr. 182 van de IAO over de ergste vormen van kinderarbeid;

- Verdrag van Wenen ter bescherming van de ozonlaag en het bijbehorende Protocol van Montreal betreffende stoffen die de ozonlaag afbreken;

- Verdrag van Bazel inzake de beheersing van de grensoverschrijdende overbrenging van gevaarlijke afvalstoffen en de verwijdering ervan (Verdrag van Bazel);

- Verdrag van Stockholm inzake persistente organische verontreinigende stoffen;

- Verdrag van Rotterdam van 10 september 1998 inzake de procedure met betrekking tot voorafgaande geïnformeerde toestemming ten aanzien van bepaalde gevaarlijke chemische stoffen en pesticiden in de internationale handel (UNEP/FAO) (PIC-Verdrag), en de 3 regionale protocollen.

- Algemene verordening gegevensbescherming

Het niet naleven van deze verbintenis wordt op grond van artikel 44, § 1, 1° van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.

D7. Facturatie en betaling van de diensten

De facturatie van de licenties en het onderhoud gebeurt per jaar op basis van gedetailleerde staat van de uitgevoerde diensten.

De facturatie van de installatie, configuratie en indienststelling gebeurt in 1 keer na de uitvoering van de prestaties.

De facturatie van de opleiding gebeurt in 1 keer na het houden van de opleiding.

De dienstverlener voegt een door de leidend ambtenaar (of zijn gemandateerde) goedgekeurde gedetailleerde staat van prestaties bij de factuur.

De facturen, te onderwerpen aan de BTW, en de gedetailleerde staat van prestaties van de diensten moeten opgemaakt worden op naam van:

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Centrale facturatiedienst

Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, xxx 000 - Xxxx X00 0000 XXXXXXX

De factuur kan ook in de vorm van een pdf-bestand worden gestuurd naar het volgende e-mailadres: xx.000@xxxxxx.xxx.xx. Let op : elk pdf-bestand mag maar één factuur bevatten. Bovendien kan slechts één zending gebeuren (m.a.w. de factuur wordt per post OF per e-mail in pdf-formaat verstuurd, niet de beide).

Op de facturen is de volgende vermelding aangebracht: “Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekening nr. … op naam van … te …”.

Het bestelbonnummer (4500XXXXXX) en in voorkomend geval het contractnummer (5XXXXXXX )zullen systematisch op elke factuur vermeld worden."

BELANGRIJK

De opdrachtnemer moet op zijn factuur duidelijk een gedetailleerde beschrijving van de effectief en correct uitgevoerde prestaties vermelden. De niet correct en/of niet volledig uitgevoerde prestaties mogen niet gefactureerd worden.

De vereffeningsprocedure zal gebeuren conform de regelgeving inzake de Rijkscomptabiliteit.

De aanbesteder beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en de dienstverlener in kennis te stellen van het resultaat daarvan.

De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn, en dit op voorwaarde dat de facturen correct zijn opgesteld, alle nodige verantwoordingsstukken zijn meegestuurd en worden overgemaakt aan het correcte facturatieadres.

Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering.

De factuur dient te worden opgesteld in EURO en volgens de lijnen opgenomen in de bestelbon.

Elke betaling zal uitsluitend gebeuren op basis van het rekeningnummer vermeld op het offerteformulier.

In geval van aanpassing van het rekeningnummer, wordt gevraagd om:

• een aanvraag tot wijziging in te dienen, getekend door dezelfde persoon die de offerte heeft getekend. Indien aan deze regel niet kan worden voldaan, wordt gevraagd om een document toe te voegen als bewijs dat de betrokken persoon gemachtigd is om betreffende aanvraag te tekenen (authentieke akte/privédocument, nummer van de bijlage uit het Belgisch Staatsblad);

• verplicht een bankcertificaat bij te voegen waaruit blijkt dat de opdracht nemende firma wel degelijk titularis is van het meegedeelde rekeningnummer.

D8. Bijzondere verplichtingen voor de opdrachtnemer

De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden.

D9. Geschillen

De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 44 en volgende van het Koninklijk Besluit van 22 juni 2017 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.

De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht.

Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.

De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN

E1 Context

Het Koninklijk Besluit van 28/3/2014 legt een aantal verplichtingen bij de werkgever, onder andere het:

- uitvoeren en regelmatig bijwerken van een risicoanalyse betreffende het brandrisico

- opstellen van een intern noodplan

- opmaken van evacuatieplannen

- opmaken van een interventiedossier

- oprichten van een brandbestrijdingsdienst

- aanleggen van een inventaris met daarin de beschikbare beschermingsmiddelen tegen brand en de periodieke onderhoud(en)

- opmaken en bijhouden van een brandpreventiedossier

De operationele uitvoering van de richtlijnen uit het KB worden uitgevoerd op het terrein (risicoanalyse brand, oprichten van een brandbestrijdingsdienst,…). Op dit moment beschikt de aanbestedende overheid echter niet over een performante software-tool die toelaat om onder meer evacuatieplannen te tekenen en aan te passen. De aankoop van een software-tool is daarom noodzakelijk om de operationele uitvoering van het brandpreventiedossier te kunnen realiseren.

E2 Beschrijving software

De beoogde software is een multi-user toepassing die vanop PC’s en laptops toegankelijk is en dewelke wordt geïnstalleerd op een server van FOD Financiën.

De software moet in staat zijn om alle vestigingen van FOD Financiën in kaart te brengen. Plannen in formaat DWG, DXF, PNG en … kunnen worden ingelezen voor alle locaties. Gestandaardiseerde bibliotheken van type objecten laten de gebruikers toe om een inventaris te maken van de beschikbare veiligheidsuitrusting.

De toegangsrechten tot de software zouden per locatie worden afgeschermd, zowel voor editerende als consulterende gebruikers.

Het minimaal aantal gebruikers van de software bedraagt 60 personen. Eventuele bijkomende licenties (additioneel bij de 60 minimale gebruikers) zullen per schijf van 10 gebruikers worden aangekocht. De aanbestedende overheid schat het maximum aantal gebruikers op 100 personen. Voor de bijkomende licenties wordt onderhoud geboden tot aan het einde van het contract (4 jaren te rekenen vanaf de kennisgeving van de initieel bestelde licenties).

Gelet op de taalwetgeving moet het softwareprogramma in de 3 verschillende landstalen beschikbaar zijn, met name Nederlands, Frans en Duits.

Het systeem laat eenvoudige updates van gegevens (zowel plannen als objecten) toe. Gebruikers zijn op deze manier zelf in staat de databank up to date te houden.

De software moet beschikken over uitgebreide rapporteringsfunctionaliteiten. Volgende rapporten moeten minimaal en automatisch te rapporteren zijn:

• Evacuatieplannen: in A3 en A4, georiënteerd in de leesrichting en voorzien van een legende en actiepunten. Het programma moet ook toelaten dat de legende etc. in meerdere talen tegelijkertijd beschikbaar is. Met name voor Brussel zouden de bijhorende instructies ed in zowel het Nederlands als het Frans beschikbaar moeten zijn.

• Interventiedossiers: Alle nodige informatie voor een snelle interventie gebundeld in een handig boekje. Dit dossier bevat onder meer een liggingsplan, bluswaterplan, plannen van alle verdiepingen met inventaris van veiligheidsuitrusting, lijsten met uitrusting, algemene informatie…

• Excel Export: Alle data uit de databank dient te exporteren te zijn in Excel formaat

• DXF Export: Plannen, aangevuld met bijkomende objecten dienen exporteerbaar te zijn in DXF formaat (zodat ze in een tekenprogramma zoals AUTOCAD verder te verwerken zijn)

• Excel import: De software toepassing moet op een eenvoudige manier toelaten om bestaande excel files te importeren zodat deze kunnen toegevoegd worden aan de bibliotheek en zo een inventaris kunnen vormen.

• Periodieke controles: Het systeem zou in staat moeten zijn om tijdig, via een pop up aan de eindgebruiker, te laten weten dat er een wettelijke periodieke controle dient uitgevoerd te worden. We denken hierbij aan controle van de brandblussers, Brandhaspel, …

De rapporten dienen eenvoudig up te daten zijn door de gebruikers, alle versies van de rapporten dienen in de databank te worden opgeslagen.

De inschrijver voorziet in de mogelijkheid van een koppeling tussen de brandpreventie software enerzijds en het platform van de regie der gebouwen.

E3 Server

E3.1 Algemeen

De toegangsbeveiligingssoftware moet compatibel zijn met onderstaande beschrijving van de server van de aanbestedende overheid.

Deze servers (X86) zijn Virtuele Machines beheerd volgens de standaarden van de FOD Financiën:

1. OS = Red Hat Enterprise Linux 7 of Windows Server 2016 R2 met de recentste critical en security updates, draaiende op VMWare 6.1. Beheerd door FOD Financiën.

2. Accounts beheerd vanuit Active Directory

3. MSSQL 2014 of DB2 10.5 als database systeem, welke op een dedicated systeem draaien.

4. HA/DR voorzien door VMWare (metro)-clustering

5. SCEP antivirus

6. Icinga – Nagios monitoring

7. Cpu = 12 vCPU MAX

8. Mem = 256 gb MAX

Indien een specifieke databankoplossing wordt voorgesteld dient de inschrijver rekening te houden met de installatie, configuratie, monitoring, backup,… van deze databank. Alsook de specifieke licensing (servere + users) behoeften voor deze databankoplossing op een virtuele server welke gebruik maakt van VMotion technologie van VMware.

De inschrijver engageert er zich toe bij een volgende release van het OS en DB na de 3 maanden zijn software pakket te hebben aangepast aan de nieuwe software. De FOD Financiën evolueert mee met de logische versiereleases van besturingssystemen en databases gebruikt in zijn configuratie. Op deze manier kan en mag geen enkele component van een applicatie buiten support vallen doordat de versies niet meer ondersteund worden door de fabrikant. De installatie van nieuwere versies gebeurt steeds in overleg met de klant.

E3.2 Fysieke kenmerken

Infrastructure converged Flexpod Cisco – Netapp (SSD). Infrastructuur bestaat uit:

• 72 blades in totaal (36 per datacenter).

• NB : 8 plaatsen vrij in de chassis (4 per datacenter).

• 1 blade Flexpod :

• 2 CPU met 14 cores = 28 cores per blade.

• 768 GB memory 14 blades zijn nog beschikbaar

E3.3 Virtualisatie Virtualisaties VMWare 6.1.

Configurations standards :

1 – 8 vCPU’s

1 – 16 GB RAM

Maximum configuration:

1 – 12 vCPU’s

1 – 256 GB RAM

De benodigdheden in vCore and vMem zullen geëvalueerd worden.

Ration VM’s / Blade : 30:1, in gemiddelde van 30 VM’s draaien per blade Ratio vCPU / core : 4 :1

Ratio virtual memory / fysiek geheugen: 0,4 :1 (door overtoewijzing om de failover van een datacenter te bereiken)

E3.4 O.S.

De platforms X86 ondersteunen OS Windows en Linux

Windows Server 2016 R2 (gepatcht naar de nieuwste kritieke en beveiligingsupdates) Linux : Read Hat Enterprise Linux 7

E3.5 Antivirus

SCEP antivirus

E3.6 Hoge beschikbaarheid

Gerealiseerd op niveau van VMWare

Ondersteuning door de software van de VMWare VMotion ?

E3.7 Authentification

Gebruik van de Active Directory die de gebruikers van de FOD Financiën bevatten en gebaseerd zijn op de AD beveiligingsgroepen

E3.8 Databanken

MS SQL 2014

MariaDB

IBM DB2 AEE10.5 (n.b. de databanken DB2 worden ondergebracht op les bases de données DB2 worden gehost op afzonderlijke en dedicated servers).

E3.9 Monitoring

Icinga – Nagios

E3.10 Eisen ten aanzien van de client software

De cliënt hoeft geen zware klant te zijn, maar moet kunnen draaien op een browser.

De software moet binnen 3 maanden compatibel zijn met de nieuwste versies en patches van het besturingssysteem en de databases. De installatie van de nieuwe versies gebeurt altijd in overleg met de FOD Financiën.

De software moet in een milieuvriendelijke virtuele VmWare-omgeving kunnen werken. Indien de software aanvullende software vereist of vereist die niet beschikbaar is bij FOD Financiën, dan moet deze software (in de nieuwste versie), de licentie en de ondersteuning en het onderhoud ervan worden verstrekt en bij de prijs zijn inbegrepen.

E.4 Onderhoud en licentie

Om ten allen tijde de goede werking van de software te verzekeren zal de inschrijver een all-in contract voorstellen voor de licentie en het curatief onderhoud van de software en dit voor de ganse duur van de opdracht (mag maximumduur van contract niet overschrijden).

Het curatieve onderhoud betreft alle tussenkomsten - wanneer de werking van de software geheel of gedeeltelijk faalt - noodzakelijk opdat de software weer operationeel inzetbaar wordt.

Alle mogelijke kosten hieraan verbonden (ook kosten verbonden aan upgrades, updates, enzovoort) dienen inbegrepen te zijn in de prijs van het onderhoudscontract en kunnen niet afzonderlijk aan de aanbestedende overheid gefactureerd worden.

De aanbestedende overheid denkt hier onder meer aan (niet limitatief):

• Onderhoudscontract op de geleverde softwarelicenties met bijhorende installatiediensten wanneer er een upgrade of patches uit te voeren zijn.

• Te voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake de AVG richtlijn

• Een telefonische helpdesk van 07uur tot 19 uur waar de eindgebruiker terecht kan voor hulp en ondersteuning.

E.5 Opleiding

De opdrachtnemer voorziet in een gebruikersopleiding die zal plaatsvinden in de lokalen van de verschillende Regionale Academies van de Federale Overheidsdienst Financiën, in functie van de situering van de deelnemers:

• Academie Antwerpen: Financiecentrum, Noordster, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx.

• Academie Brussel: WTC III, Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx.

• Academie Charleroi: Centre Xxxxxx, Xxxxxx Xxx 0, 0000 Xxxxxxxxx.

• Academie Gent: Xxxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx 0 xxx 0, 0000 Xxxxxxxx.

• Academie Luik: Xxx xx Xxxxxxx 0, 0000 Xxxx.

De opdrachtnemer voorziet in 7 sessies voor de regio Vlaanderen gegeven in het Nederlands. De opdrachtnemer voorziet in 6 sessies voor de regio Wallonië gegeven in het Frans. De opdrachtnemer voorziet in 2 sessies voor de regio Brussel waarbij er één sessie in het Nederlands en één sessie in het Frans gegeven wordt.

Een groep telt ongeveer 6 deelnemers.

Indien bijkomende sessies nodig zijn om aan de noden van de FOD te voldoen, worden deze verrekend volgens de prijs opgenomen in de prijsinventaris.

Een flipchart, internetverbinding en een beamer zullen ter beschikking van de dienstverlener worden gesteld in de leslokalen.

De verdere uitwerking (data, plaats,…) zal worden overeengekomen met de opdrachtnemer na de gunning van de opdracht.

Gezien en goedgekeurd,

De Voorzitter van het Directiecomité

Xxxx X’XXXXX

BELANGRIJK

Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt de opdracht al dan niet toe te wijzen.

F. BIJLAGEN

1. Offerteformulier

2. Vragen en Antwoordenformulier

BIJLAGE 1: Offerteformulier

FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën

Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Afdeling Aankopen

North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33

1030 BRUSSEL

BESTEK NR.: S&L/DA/2018/032

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor de aankoop van een software-tool inzake brandpreventie en brandbeveiliging.

De firma:

(volledige benaming)

met als adres:

(straat) (postnr. en gemeente)

(land)

Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer

Voor de Buitenlandse firma’s: waarvan het BTW nummer is:

(naam)

(functie)

en waarvoor de heer/mevrouw1

gedomicilieerd op het adres:

(straat) (postnr. en gemeente)

(land)

als inschrijver of gevolmachtigde optredend, ondertekent hieronder en verbindt zich overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het genoemde bestek tot de uitvoering van de leveringen en diensten die het onderwerp uitmaken van onderhavig bestek, tegen de vermelde bedragen volgens de volgende tabellen:

1 De niet correcte vermelding schrappen.

1. Globale prijs voor installatie, configuratie en indienststelling van softwaretool inzake brandpreventie en brandbeveiliging voor 60 gebruikers (Psoft)
Excl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ € _ _
BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ € _ _
Incl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ € _ _

2. Globale prijs per jaar voor licenties			voor 60 gebruikers	(Plic)
Excl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _	€/jaar
BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _	€/jaar
Incl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _	€/jaar

3. Eenheidsprijs van licenties per bijkomende schijf van 10 extra gebruikers voor de toegang tot softwaretool inzake brandpreventie en brandbeveiliging (optioneel - Popt)
Excl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	€/10 _ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ gebruikers
BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ €/10 gebruikers
Incl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ €/10 gebruikers

4. Eenheidsprijs voor één jaar all-in onderhoudscontract2 (Pond)
Excl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ €/jaar
BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ €/jaar
Incl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ €/jaar

2 De prijs voor het onderhoud is een prijs ongeacht aantal gebruikers.

5. Eenheidsprijs voor één (1) opleidingssessie (Popl)
Excl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ €/sessie
BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ €/sessie
Incl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ €/sessie

6. Totale prijs ( som van Psoft + 4 Plic+ 12 Popt + 4*Pond + 12Popl)
Excl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ €
BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ €
Incl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (letters)	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ _ €

BELANGRIJK

De voorstelling van de in de offerte vermelde prijzen moet op straffe van nietigverklaring worden ingedeeld volgens de bovenstaande tabellen. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de inventaris, die in bijlage van dit bestek worden voorzien, in aanmerking worden genomen.

In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.

Ik verleen de administratie de toelating om alle nuttige inlichtingen, zowel van financiële als van morele aard, over mij in te winnen bij andere instanties of instellingen.

Deze inschrijving behelst de verbintenis om op eenvoudige aanvraag en binnen de kortste tijd aan de Administratie de documenten en attesten te laten geworden waarvan het de voorlegging zou eisen krachtens het bestek van deze aanneming of krachtens de reglementering betreffende het sluiten van overeenkomsten voor rekening van de Staat.

Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.

In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.

Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op

het rekeningnummer IBAN

BIC

Nederlandse/Franse 3

Er wordt gekozen voor de taal voor de interpretatie van het contract.

Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:

(straat) (postnr. en gemeente) (telefoonnummer)

(e-mailadres)

3 De niet correcte vermelding schrappen.

Kmo (kleine en middelgrote onderneming):

JA of NEEN (omcirkel)

Wordt uw onderneming beschouwd als een kmo in de zin van artikel 15 van het Wetboek van Vennootschappen4

op 2018

Te

Gedaan:

De inschrijver of gevolmachtigde:

(naam) (functie) (handtekening)

GOEDGEKEURD VOOR

(in te vullen door de aanbestedende overheid)

4 De voorwaarden om als een kmo te worden beschouwd, zijn:

- jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50

- jaaromzet, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro

- balanstotaal: 4.500.000 euro

Wanneer meer dan een van de hierboven vermelde criteria worden overschreden of niet meer worden overschreden, heeft dit slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. In dat geval zijn de gevolgen van deze overschrijding van toepassing vanaf het boekjaar volgende op het lopende boekjaar waarin voor de tweede keer meer dan een criterium overschreden werd of niet meer overschreden werd.

BIJLAGE 2: Vraag en Antwoordformulier

Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld.

Paragraaf Paginanr. Taal Vraag Antwoorden