Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Dienst Aankoop
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Dienst Aankoop
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
1000 Brussel
Opdrachtdocument VGC2023/DFBA/Aankoop/MDC/23
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor het afsluiten van een raamovereenkomst voor opleiding en begeleiding voor lessen Nederlands op de werkvloer
CPV- code: 80500000
Limietdatum en-uur voor indiening van de offerte: maandag 31 juli 2023 om 11:40 uur
De offerte moet elektronisch worden overgelegd via de e-Tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ (meer info: 4.2 Indiening van de offerte)
Een offerte die niet via e-Tendering wordt ingediend vóór de uiterste indieningsdatum wordt niet aanvaard.
Wacht niet tot de laatste dag om de offerte op te laden en digitaal te ondertekenen! Indien er zich problemen stellen bij het opladen of het digitaal ondertekenen van de offerte, kan dit probleem mogelijk niet worden opgelost vóór het uiterste uur van indiening, waardoor u riskeert dat uw offerte niet kan aanvaard worden.
Inhoud
VRAGEN EN INLICHTINGEN BIJ DIT OPDRACHTDOCUMENT 5
HIËRARCHIE VAN DE VOORWAARDEN 6
1.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 7
1.4.3 GEEN EXCLUSIVITEITSRECHT 8
1.5 LEIDING EN TOEZICHT OP DE UITVOERING 8
1.5.1 LEIDING EN TOEZICHT MET BETREKKING TOT DE XXXXXXXXXXXXXXXX 8
1.5.2 LEIDING EN TOEZICHT MET BETREKKING TOT DE INDIVIDUELE BESTELLINGEN 9
1.6 DUUR VAN DE OVEREENKOMST 9
1.6.1 LOOPTIJD/UITVOERINGSTERMIJN 9
1.7 TOEPASSELIJKE BEPALINGEN 10
1.7.1 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN 10
1.7.2 TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN 10
1.8 AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN 12
2 TECHNISCHE EN FUNCTIONELE BEPALINGEN 13
2.1 SITUERING VAN DE OPDRACHT 13
2.2 FUNCTIONELE (OF TECHNISCHE) SPECIFICATIES 14
3.4 VOORWAARDEN VOOR SELECTIE 17
3.4.3 BEROEP OP DRAAGKRACHT 19
4.1.2 BEWIJSMIDDELEN VOOR SELECTIE 26
4.1.3 DOCUMENTEN VOOR BEOORDELING OP BASIS VAN GUNNINGSCRITERIUM 1 29
4.1.5 COMBINATIE VAN ONDERNEMERS 31
4.2 INDIENING VAN DE OFFERTE 32
4.2.1 LIMIETDATUM EN -UUR VOOR ONTVANGST OFFERTES 32
4.2.2 WIJZE VAN INDIENING VAN DE OFFERTES 32
4.2.3 ONDERTEKENING VAN DE OFFERTES 32
5 UITVOERING VAN DE OPDRACHT 34
5.1 BESTELPROCEDURE DEELOPDRACHTEN 34
5.7 WIJZIGING TIJDENS DE UITVOERING 35
5.8.1 OPLEVERING INDIVIDUELE BESTELLINGEN 35
5.8.2 OPLEVERING XXXXXXXXXXXXXXXX 36
5.10.2 INHOUD VAN DE FACTUUR 37
5.10.3 WIJZE VAN FACTUREREN 38
DOC 01 - VERWERKERSOVEREENKOMST 40
DOC 02 - HANDTEKENBEVOEGDHEID 52
DOC 03 – HANDLEIDING VOOR ONDERNEMERS 53
VOORAFGAANDE BEPALINGEN
AFWIJKINGEN KB UITVOERING
Dit opdrachtdocument wijkt niet af van de artikelen van het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van 14 januari 2013.
DUURZAAMHEID
De Vlaamse Gemeenschapscommissie voert een duurzaam aankoopbeleid en engageert zich om daar waar mogelijk duurzame overheidsopdrachten te plaatsen met een lage ecologische impact en een hoge economische en sociale impact.
VRAGEN EN INLICHTINGEN BIJ DIT OPDRACHTDOCUMENT
Er wordt een forum opengesteld bij deze opdracht op de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (dossiernummer 2023/DFBA/Aankoop/MDC/23).
Elke vraag met betrekking tot deze opdracht kan uitsluitend gesteld worden door middel van dit forum. De vragen worden beantwoord op het forum.
De vragen kunnen ten laatste gesteld worden op 19 juli 2023 (23:00 uur) nadien wordt het forum afgesloten.
De aanbestedende overheid zal, ten laatste 7 kalenderdagen voor de uiterste indieningsdatum van de offertes, de antwoorden op de gestelde vragen op het forum publiceren via een erratum
ONDERHANDELINGEN
Voor deze opdracht worden onderhandelingen voorzien.
Deze onderhandelingen hebben plaats in de lokalen van de opdrachtgever, Emile Xxxxxxxxxxxx 000 xx 0000 Xxxxxxx, of via een digitaal overleg, tussen 21 en 23 augustus 2023. De exacte dag en het uur worden aan de inschrijvers meegedeeld na de uiterste indieningsdatum van de offertes.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om niet te onderhandelen.
HIËRARCHIE VAN DE VOORWAARDEN
De bepalingen van het opdrachtdocument hebben voorrang op alle andere bepalingen van het contract.
In het geval van inconsistentie tussen de algemene en de bijzondere voorwaarden van de opdrachtnemer t.o.v. clausules van dit opdrachtdocument, zullen de clausules van dit opdrachtdocument voorrang hebben.
COMMUNICATIE
De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid, zowel tijdens de plaatsingsprocedure als tijdens de uitvoering van de opdrachten.
AANSPREEKPUNT
Gedurende de volledige doorlooptijd van deze procedure, dus vanaf het moment van publicatie tot en met de definitieve gunning, mag er onder geen enkel beding en op geen enkele manier (zijnde telefonisch, via e-mail, …) contact worden opgenomen met personeelsleden van de aanbestedende overheid. Het enige aanspreekpunt tijdens de doorlooptijd van de opdracht is xxxxxxx@xxx.xx
1 VOORWERP VAN DE OPDRACHT
1.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten.
De opdracht betreft de begeleiding van het personeel om in het Nederlands te kunnen communiceren op de werkvloer. Het gaat daarbij zowel om laaggeschoolde als hooggeschoolde medewerkers.
De opdracht is uitgebreid omschreven in punt 2 “Technische en functionele bepalingen” van dit
opdrachtdocument.
1.2 PERCELEN
De opdracht omvat 2 percelen:
Perceel 1: het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen en workshops voor kortgeschoolde medewerkers
Perceel 2: het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen voor langgeschoolde medewerkers De inschrijver kan een offerte indienen voor één of meer percelen.
De bepalingen van het opdrachtdocument zijn van toepassing op alle percelen, tenzij hier expliciet van wordt afgeweken.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om niet alle percelen te gunnen en eventueel te besluiten de niet gegunde percelen op te nemen in één of meerdere nieuwe opdrachten, die desnoods op een andere wijze zullen worden geplaatst.
1.3 VARIANTEN EN OPTIES
Er zijn geen vereiste of toegestane varianten en opties. Het indienen van vrije varianten en opties is verboden.
1.4 RAAMOVEREENKOMST
Deze opdracht is een raamovereenkomst, d.w.z. dat ze wordt uitgevoerd door middel van het plaatsen van op de raamovereenkomst gebaseerde opdrachten (‘bestellingen’) naargelang de werkelijke behoeften van de bestellers die kunnen afnemen van de raamovereenkomst.
De raamovereenkomst zal gesloten worden met 1 deelnemer per perceel.
1.4.1 GEEN MINIMALE AFNAMES
Bij een raamovereenkomst zoals bedoeld in art. 2, 35° van de Wet overheidsopdrachten, worden opdrachten geplaatst naar gelang de behoeften, zonder verbintenis vanwege de aanbestedende overheid voor de af te nemen hoeveelheden. Er worden geen minimale afnames gegarandeerd.
1.4.2 MOGELIJKE BESTELLERS
De Vlaamse Gemeenschapscommissie, haar instellingen, de vzw’s Gemeenschapscentra en de Raad van
de Vlaamse Gemeenschapscommissie kunnen gebruik maken van deze raamovereenkomst.
1.4.3 GEEN EXCLUSIVITEITSRECHT
Het sluiten van een overeenkomst op basis van onderhavig opdrachtdocument geeft de opdrachtnemer geen exclusiviteitsrecht. Er kunnen gedurende de looptijd van de overeenkomst prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in onderhavig opdrachtdocument, uitgevoerd worden door andere ondernemingen. De opdrachtnemer kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding.
1.4.4 BESTELLINGEN
De bestellingen zullen verlopen via de directie Personeel en HRM.
1.5 LEIDING EN TOEZICHT OP DE UITVOERING
De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op deze opdracht.
De leidend ambtenaar voor deze opdracht (= contactpersoon) wordt aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.
1.5.1 LEIDING EN TOEZICHT MET BETREKKING TOT DE XXXXXXXXXXXXXXXX
De leidend ambtenaar (contactpersoon) op het niveau van de raamovereenkomst is de aankoper van de aankoopdienst van de aanbestedende overheid, of diens hiërarchisch meerdere in geval van afwezigheid. Deze leidend ambtenaar staat in voor het bestendig toezicht op de prestaties.
1.5.2 LEIDING EN TOEZICHT MET BETREKKING TOT DE INDIVIDUELE BESTELLINGEN
De leidend ambtenaar (contactpersoon) wordt bij elke bestelling meegedeeld. Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat onder meer uit:
a. de technische en administratieve opvolging van de uitvoering van de opdracht;
b. de keuring van de prestaties;
c. het nazicht van de facturen en schuldvorderingen;
d. de opleveringen.
Alle communicatie op het niveau van een concrete geplaatste bestelling moet gestuurd worden naar de besteller in kwestie.
1.6 DUUR VAN DE OVEREENKOMST
1.6.1 LOOPTIJD/UITVOERINGSTERMIJN
1.6.1.1 Looptijd raamovereenkomst
De raamovereenkomst heeft een looptijd van 4 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld in de gunningsbrief.
Gedurende de looptijd van de raamovereenkomst kunnen er bestellingen worden geplaatst.
1.6.1.2 Looptijd /uitvoeringstermijn bestellingen
De looptijd van bestellingen op de raamovereenkomst wordt afgesproken in onderling overleg, met dien verstande dat de uiterste einddatum gelijk is aan de einddatum van de raamovereenkomst.
1.6.2 OPZEGMOGELIJKHEDEN
De overeenkomst is door beide partijen opzegbaar per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van 4 maanden.
1.7 TOEPASSELIJKE BEPALINGEN
1.7.1 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN
Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht.
a) regelgeving overheidsopdrachten
- wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 (Wet Overheidsopdrachten);
- koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 18 april 2017 (KB Plaatsing);
- Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van 14 januari 2013 (KB Uitvoering);
- wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessie van 17 juni 2013;
- alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van verzending van de uitnodiging tot het indienen van een offerte;
De wetten en besluiten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
b) Milieu-, sociaal en arbeidsrecht
Onder sociaal- en arbeidsrecht bedoeld in artikel 7 Wet Overheidsopdrachten wordt onder meer verstaan:
- De wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie,
- De wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden,
- De wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;
- De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.
c) alle geldende wetgeving die van toepassing is op de aangeboden opdracht.
1.7.2 TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN
- het onderhavig opdrachtdocument VGC 2023/DFBA/Aankoop/MDC/23
- de goedgekeurde offerte
1.7.3 GEGEVENSBESCHERMING
1.7.3.1 Inzage persoonsgegevens door aanbestedende overheid
Alle persoonsgegevens die in de offerte worden opgenomen als antwoord op de eisen van het opdrachtdocument, of die tijdens de uitvoering aan de aanbestedende overheid worden meegedeeld, zullen door de aanbestedende overheid worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De persoonsgegevens zullen uitsluitend met het oog op de plaatsing en de uitvoering van de opdracht worden verwerkt.
De toegang tot en de inzage in de documenten worden beperkt tot de medewerkers die betrokken zijn bij de plaatsingsprocedure en de instanties voor wie de toegang en inzage vanuit hun functie nodig is in het kader van de plaatsing en de uitvoering van de opdracht. De persoonsgegevens zullen worden verwerkt (opgeslagen, …) op de IT-systemen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, die zich binnen de Europese Unie bevinden.
De inschrijver heeft de toestemming van de betrokkene om deze persoonsgegevens aan de offerte toe te voegen of deze tijdens de uitvoering aan de aanbestedende overheid mede te delen.
De persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 164 §4 van de Overheidsopdrachtenwet en zoals alle elementen van een plaatsingsdossier gedurende 10 jaar bewaard.
1.7.3.2 Verwerking persoonsgegevens
In het kader van deze overheidsopdracht mag de aanbestedende overheid uitsluitend een beroep doen op opdrachtnemers die afdoende garanties bieden met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
De opdrachtnemers verbinden er zich toe de geldende reglementering in verband met de verwerking van persoonsgegevens na te leven, en in het bijzonder de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (hierna ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ – AVG of ‘General Data Protection Regulation’ – GDPR).
Het gaat meer in het bijzonder over ‘het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van deze verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd’.
In DOC 01 bij dit opdrachtdocument wordt een voorbeeld gevoegd van een overeenkomst. Deze wordt door de ondernemer aan wie de opdracht wordt gegund, aangepast en gepreciseerd volgens de betrokken verwerkingsprestatie en op basis van de concrete verplichtingen en wordt, na akkoord van de aanbestedende overheid, ondertekend en bij de offerte gevoegd.
Deze overeenkomst heeft tot doel de voorwaarden vast te leggen waaronder de opdrachtnemer zich verbindt om voor rekening van de aanbestedende overheid de persoonsgegevens te verwerken.
Overeenkomstig deze instructies en de bepalingen van de AVG (of GDPR) moet in deze overeenkomst het volgende worden omschreven:
- het onderwerp en de duur van de verwerking;
- de aard en het doel van de verwerking;
- het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen;
- de rechten en verplichtingen van de verwerker (opdrachtnemer) en verwerkingsverantwoordelijke (aanbestedende overheid).
Wanneer de opdrachtnemer een onderaannemer inschakelt, moet tussen de opdrachtnemer en de onderaannemer een identieke overeenkomst worden opgesteld als deze die tot stand kwam tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever. Een kopie van deze overeenkomst wordt voor de aanvang van de opdracht aan de aanbestedende overheid bezorgd. Wanneer de onderaannemer zijn verplichtingen
inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft de opdrachtnemer ten aanzien van de aanbestedende overheid volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen.
De hierboven gestelde eisen worden als substantieel beschouwd. Indien geen verwerkersovereenkomst wordt gesloten met de hoogst gerangschikte opdrachtnemer, wordt de offerte niet aanvaard, en wordt de tweede gerangschikte gecontacteerd. Onder dezelfde voorwaarden kan vervolgens met de volgende in de rangschikking contact worden opgenomen.
DOC 01 | Verwerkersovereenkomst | Informatief document |
1.8 AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN
De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het opdrachtdocument. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden.
2 TECHNISCHE EN FUNCTIONELE BEPALINGEN
2.1 SITUERING VAN DE OPDRACHT
De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de basis en draaischijf van de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, en staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij het Nederlandstalig netwerk in Brussel. Het is belangrijk dat medewerkers de Brusselaars in het Nederlands kunnen voorthelpen, zowel mondeling als schriftelijk. Ook intern moeten alle personeelsleden op de werkvloer in het Nederlands met elkaar kunnen communiceren.
We citeren hierbij de visietekst taalbeleid:
‘De VGC vindt het belangrijk om:
- een positieve houding tegenover meertaligheid in het algemeen te ondersteunen;
- een positieve houding tegenover het Nederlands in een meertalige omgeving te stimuleren;
- het gebruik van het Nederlands in Brussel te versterken;
- de kwaliteit van het taalgebruik te verbeteren.’
‘Personeelsleden of vrijwilligers die in contact komen met de doelgroepen (kinderen, jongeren, volwassenen) beheersen het Nederlands om het initiatief in die taal aan te bieden. Zij krijgen bovendien de kans en worden gestimuleerd om een opleiding Nederlands en/of vorming over omgaan met meertalige groepen, te volgen.’
De doelgroep voor deze opdracht zijn de (toekomstige) personeelsleden die nog onvoldoende Nederlands beheersen. Het gaat daarbij zowel om laaggeschoolde als hooggeschoolde medewerkers. De doelstelling van de opdracht is de actieve beheersing van het Nederlands bij de personeelsleden te verbeteren zodat zij kunnen communiceren met collega’s, externe klanten en partners.
De opdracht omvat 2 percelen:
• het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen en workshops voor kortgeschoolde medewerkers
• het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen en workshops voor langgeschoolde medewerkers
Na de toewijzing van de opdracht per perceel, zal de aanbesteder met de opdrachtnemer het aanbod voor de komende periode samenstellen. De specifieke opdracht per perceel wordt dan vastgelegd en een definitieve bestelling wordt geplaatst voor die periode.
Leren & Ontwikkelen staat in voor de inschrijvingen van deelnemers aan het opleidingsaanbod van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
De opleidingen kunnen plaatsvinden op verschillende locaties in Brussel. De groepsgrootte kan variëren..
2.2 FUNCTIONELE (OF TECHNISCHE) SPECIFICATIES
Perceel 1 – het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen en workshops voor kortgeschoolde medewerkers
Dit perceel bevat de opleidingen Nederlands op de werkvloer voor medewerkers die kortgeschoold zijn. Voorbeelden van deze opleidingen of workshops zijn:
• basisopleiding Nederlands op de werkvloer: collega’s correct aanspreken, Nederlandstalig sociaal contact, actief deelnemen aan teamoverleg, verduidelijkingsvragen stellen en problemen melden, omgang met de organisatiecultuur (dienstmededelingen, werktijden, verlof, vakantie, premie …)
• Functiegerichte opleidingen op de werkvloer gericht op technische profielen: klus- en
poetskrachten, zaalwachters, facilitaire medewerkers …
Perceel 2 – het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen voor langgeschoolde medewerkers
Voorbeelden van deze opleidingen of workshops zijn:
• basisopleiding Nederlands op de werkvloer: sociale contacten, actief deelnemen aan teamoverleg, verduidelijkingsvragen stellen en problemen melden, omgang met de organisatiecultuur (dienstmededelingen, werktijden, verlof, vakantie, premie …)
• schriftelijke vaardigheden
• presenteren en spreken voor een groep
• notuleren en vergaderverslagen maken
Het opdrachtgevend bestuur onderstreept het belang van:
• een gevarieerde waaier aan leerinitiatieven en hulpmiddelen: zowel online, individueel, klassikaal, gemengd, digitaal al dan niet van eigen productie;
• werkgerelateerde en functioneringsgerelateerde leerinhouden;
• constructieve en creatieve oplossingen bij het leren van het Nederlands;
• methodieken die de leertransfer bevorderen.
3 PLAATSING
3.1 AANBESTEDENDE OVERHEID
Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxx Xxxxxxx, leidend ambtenaar van de administratie.
De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden.
Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit.
Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op.
Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van de plaatsingsprocedure: Directie Financiën, Begroting en Aankoop
Aankoopdienst
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
1000 Brussel
3.2 PLAATSINGSPROCEDURE
Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver dat hij:
- zich niet bevindt in een van de verplichte uitsluitingsgronden;
- en heeft voldaan aan zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen.
De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is.
Enkel indien de offerte voldoet aan deze criteria wordt ze aanvaard.
De offertes van de inschrijvers worden geselecteerd op basis van de selectiecriteria, zie 3.4.2
Vervolgens worden de offertes van de geselecteerde inschrijvers onderzocht op hun regelmatigheid en worden ze beoordeeld en vergeleken op basis van de gunningscriteria, zie 3.5.
De aanbestedende overheid zal de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Indien nodig zal de aanbestedende overheid een mondelinge toelichting vragen van de offerte. Op basis van de beoordeling en vergelijking stelt de aanbestedende overheid een rangschikking vast.
Indien slechts één inschrijver wordt uitgenodigd voor het vervolg van de procedure, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om rechtstreeks onderhandelingen te voeren met het oog op een geoptimaliseerde offerte en gunning.
Indien meer dan één inschrijver weerhouden wordt in het kader van de eerste offerteronde, worden deze inschrijvers uitgenodigd voor de onderhandelingen waarbij de mogelijkheid is voorzien om de offerte te optimaliseren na bespreking en een finale offerte in te dienen.
Het initiatief tot onderhandelen ligt bij de aanbestedende dienst. De inschrijvers kunnen suggesties doen voor onderwerpen die het voorwerp kunnen uitmaken van onderhandelingen.
Tijdens de onderhandelingen kan de aanbestedende overheid de inschrijvers vragen bepaalde onderdelen van de ingediende offerte verder uit te werken. Het doel hiervan is te komen tot het optimaliseren van de oorspronkelijke offerte, die weliswaar het uitgangspunt vormt voor verdere onderhandelingen.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, met het oog op een globale verbetering van de offertes, het opdrachtdocument op een aantal punten waar nuttig en noodzakelijk aan te passen. Ze zal daarbij handelen in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel.
Na evaluatie van de finale offertes wordt de opdracht gegund aan de ondernemer die de meest voordelige offerte heeft ingediend, na verificatie van zijn impliciete verklaring op erewoord.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om niet te onderhandelen.
3.3 GUNNINGSWIJZE
De gunning van de opdracht gebeurt via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De opdracht werd gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen van het Belgisch Staatsblad.
Elk perceel van de opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte indient, rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding, die bepaald wordt op basis van de gunningscriteria.
Welke offerte de economisch meest voordelige is, wordt bepaald door de vooropgestelde gunningscriteria, zoals aangegeven in 3.5.
3.4 VOORWAARDEN VOOR SELECTIE
De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectie criteria.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.
3.4.1 UITSLUITING
3.4.1.1 Verklaring
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in één van de in de artikelen 67 tot en met 69 van de Wet Overheidsopdrachten bedoelde situaties. Dit behelst:
1. de verplichte uitsluitingsgronden
2. de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden
3. de facultatieve uitsluitingsgronden.
Indien een verplichte of facultatieve uitsluitingsgrond van toepassing is op de inschrijver, mag de inschrijver bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
Deze bepaling inzake uitsluiting is individueel van toepassing op de deelnemers die samen als een combinatie (zie 4.1.5) een offerte indienen, alsook op entiteiten op wiens draagkracht de Inschrijver een beroep doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zie 4.1.2.3).
3.4.1.2 Bewijsmiddelen
De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is, en de nodige documenten opvragen (zie 4.1.2.1).
Enkel indien de offerte voldoet aan deze criteria wordt ze aanvaard.
3.4.1.3 Non-discriminatie
De aanbestedende overheid heeft, in elke fase van de plaatsingsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten indien ze met elk passend middel aantoont dat hij de in artikel 7 van de wet overheidsopdrachten genoemde toepasselijke verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht, heeft geschonden. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan de wetgeving opgenomen onder 1.7.1.
3.4.2 SELECTIECRITERIA
3.4.2.1 Economische en financiële draagkracht
De minimale vereisten qua economische en financiële draagkracht zijn:
- Beschikken over een gemiddelde jaaromzet van minstens 50.000 EUR over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.
- Beschikken over een positief eigen vermogen, volgens de cijfers van het laatst afgesloten boekjaar, Het onderzoek gebeurt op basis van een ratio-analyse (liquiditeitsratio, solvabiliteitsratio, rentabiliteitsratio).
De ratio’s bedragen:
o liquiditeit norm: minimum 100% of 1
o solvabiliteit norm: minimum 25%
o rentabiliteit norm: positief
3.4.3 BEROEP OP DRAAGKRACHT
De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten, met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria uit 3.4.2.
Opm.: Het gewoon gebruik van onderaannemers, zonder dat de inschrijver beroep op draagkracht doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria, blijft nog steeds een mogelijkheid tijdens de uitvoering van de opdracht.
In geval van beroep op draagkracht, zijn de volgende regels van toepassing:
- De inschrijver voegt de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver.
- Op deze onderaannemers of entiteiten op wiens draagkracht men beroep doet, mogen geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn zoals bedoeld in bepaling 3.4.1 onverminderd de mogelijkheid om corrigerende maatregelen te laten gelden.
- Indien de inschrijver beroep doet op draagkracht in het kader van relevante beroepservaring, is hij verplicht om voor de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk beroep te doen op de onderaannemers op wiens draagkracht hij beroep doet. Het inzetten van andere onderaannemers is onderworpen aan de voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid.
- Indien de inschrijver een beroep doet op de draagkracht in het kader van economische en financiële criteria, zijn de inschrijver en de entiteiten of onderaannemers waarop deze zich beroept, hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht.
De entiteiten of onderaannemers in kwestie dienen deze hoofdelijke aansprakelijkheid schriftelijk te aanvaarden in de bovenvermelde verbintenis.
Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van ondernemers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of van andere entiteiten.
3.5 GUNNINGSCRITERIA
3.5.1 RAAMOVEREENKOMST
De aanbestedende overheid zal per perceel van de regelmatige offertes (regelmatigheidsonderzoek zie art. 76 KB Plaatsing) van de geselecteerde inschrijvers de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs- kwaliteitsverhouding.
Perceel 1 – het ontwikkelen van op maat gemaakt opleidingen en workshops voor kortgeschoolde medewerkers
70 punten
Gunningscriterium 1 – Kwaliteit van de dienstverlening
Dit criterium wordt beoordeeld op basis van de volgende subgunningscriteria: Subgunningscriterium 1 – visie en methodieken 20 punten Dit subgunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van volgende elementen:
• de visie op leren en leertransfer;
• de methodieken en werkvormen die ingezet zullen worden;
• een voorstelling van het personeel dat ter beschikking zal gesteld worden, met toelichting en motivering waarom zij geschikt zijn voor het uitvoeren van deze opdracht (eventueel verwijzing naar CV, waarin opleiding en expertise wordt toegelicht).
De inschrijver levert hiervoor:
• Een uitgeschreven voorstel van visie en methodieken voor taallessen Nederlands waarin hij het volgende beschrijft (maximum 5 bladzijden):
- Hoe hij een opleiding concreet uitvoert en hoe hij de doelstellingen realiseert.
- Welke methodieken en werkvormen hij inzet om de leertransfer te bevorderen.
- Welke ondersteunende tools hij gebruikt voor de cursisten en hun leidinggevenden: websites, apps, checklists of andere tools.
• Een overzicht van de lesgevers met hun cv’s.
Subgunningscriterium 2 – kwaliteit van het aanbod 50 punten Dit subgunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van volgende kenmerken:
• de manier waarop de visie en methodieken vertaald worden in het leertraject en de keuze
van werkvormen
• de kwaliteit van een klassikale proefles van 45 minuten over actief deelnemen aan een teamvergadering
De inschrijver levert hiervoor:
• een voorstel van een flipped classroom leertraject voor een basisopleiding Nederlands op de werkvloer
• een klassikale proefles van 45 minuten over actief deelnemen aan een teamvergadering, in de lokale van de opdrachtgever, Het thema van de proefles maakt deel uit van het leertraject voor de basisopleiding Nederlands op de werkvloer.
30 punten
Gunningscriterium 2 – prijs
De evaluatie van de offertebedragen gebeurt met inbegrip van de belasting over de toegevoegde waarde.
Beoordelingsmethode:
Het gunningscriterium ‘prijs’ wordt beoordeeld op basis van de prijs per dagdeel van 3 uur.
De regelmatige offerte met de laagste prijs per dagdeel van 3 uur, krijgt het maximale aantal punten voor dit gunningscriterium. De andere offertes krijgen een score in verhouding conform volgende formule:
P= 30 x Pl/Po waarbij:
P= het aantal behaalde punten
30 = het aantal toe te kennen punten
Pl= de prijs van de laagst geprijsde offerte Po = de prijs van de onderzochte offerte
Beoordelingsmethode voor gunningscriteria 1
Bij de beoordeling van dit gunningscriterium zullen de offertes telkens globaal beoordeeld worden naar hun sterke en zwakke elementen aan de hand van de hierboven uiteengezette beoordelingselementen om tot een relatieve score te komen.
Voor elk subgunningscriterium wordt een score tussen 0 en 5 toegekend op basis van de volgende 5-punten schaal. Om kleine verschillen aan te duiden kan de aanbestedende overheid werken met halve punten (Voorbeeld: 3,5 is tussen middelmatig en goed).
Geen meerwaarde | 0 |
Beperkte meerwaarde | 1 |
Gemiddelde meerwaarde | 2 |
Goed | 3 |
Zeer goed | 4 |
Uitstekend | 5 |
Deze relatieve score wordt aan de hand van volgende formule omgerekend om te komen tot de
definitieve score voor het subgunningscriterium “ ”:
score = Relatieve score onderzochte offerte x 70
Relatieve score beste offerte
De punten per subgunningscriterium worden opgeteld om tot een totale score te komen voor het betreffende gunningscriterium.
De eindscore wordt bepaald door de scores van alle gunningscriteria op te tellen. De inschrijver met de hoogste eindscore zal voor dit perceel, gekozen worden op voorwaarde dat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de verklaring op eer heeft vastgesteld.
Perceel 2 – het ontwikkelen van op maat gemaakt opleidingen voor langgeschoolde medewerkers
70 punten
Gunningscriterium 1 – Kwaliteit van de dienstverlening
Dit criterium wordt beoordeeld op basis van de volgende subgunningscriteria: Subgunningscriterium 1 – visie en methodieken 20 punten Dit subgunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van volgende elementen:
• de visie op leren en leertransfer;
• de methodieken en werkvormen die ingezet zullen worden;
• een voorstelling van het personeel dat ter beschikking zal gesteld worden, met toelichting en motivering waarom zij geschikt zijn voor het uitvoeren van deze opdracht (eventueel verwijzing naar CV, waarin opleiding en expertise wordt toegelicht).
De inschrijver levert hiervoor:
• Een uitgeschreven voorstel van visie en methodieken voor taallessen Nederlands waarin hij het volgende beschrijft (maximum 5 bladzijden):
- Hoe hij een opleiding concreet uitvoert en hoe hij de doelstellingen realiseert.
- Welke methodieken en werkvormen hij inzet om de leertransfer te bevorderen.
- Welke ondersteunende tools hij gebruikt voor de cursisten en hun leidinggevenden: websites, apps, checklists of andere tools.
• Een overzicht van de lesgevers met hun cv’s.
Subgunningscriterium 2 – kwaliteit van het aanbod 50 punten Dit subgunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van volgende kenmerken:
• de manier waarop de visie en methodieken vertaald worden in het leertraject en de keuze
van werkvormen
• de kwaliteit van een klassikale proefles van 45 minuten over actief deelnemen aan een teamvergadering
De inschrijver levert hiervoor:
• een voorstel van een flipped classroom leertraject voor een basisopleiding Nederlands op de werkvloer
• een klassikale proefles van 45 minuten over actief deelnemen aan een teamvergadering, in de lokale van de opdrachtgever, Het thema van de proefles maakt deel uit van het leertraject voor de basisopleiding Nederlands op de werkvloer.
30 punten
Gunningscriterium 2 – prijs
De evaluatie van de offertebedragen gebeurt met inbegrip van de belasting over de toegevoegde waarde.
Beoordelingsmethode:
Het gunningscriterium ‘prijs’ wordt beoordeeld op basis van de prijs per dagdeel van 3 uur.
De regelmatige offerte met de laagste prijs per dagdeel van 3 uur, krijgt het maximale aantal punten voor dit gunningscriterium. De andere offertes krijgen een score in verhouding conform volgende formule:
P= 30 x Pl/Po waarbij:
P= het aantal behaalde punten
30 = het aantal toe te kennen punten
Pl= de prijs van de laagst geprijsde offerte Po = de prijs van de onderzochte offerte
Beoordelingsmethode voor gunningscriteria 1
Bij de beoordeling van dit gunningscriteria zullen de offertes telkens globaal beoordeeld worden naar hun sterke en zwakke elementen aan de hand van de hierboven uiteengezette beoordelingselementen om tot een relatieve score te komen.
Voor elk subgunningscriterium wordt een score tussen 0 en 5 toegekend op basis van de volgende 5-punten schaal. Om kleine verschillen aan te duiden kan de aanbestedende overheid werken met halve punten (Voorbeeld: 3,5 is tussen middelmatig en goed).
Geen meerwaarde | 0 |
Beperkte meerwaarde | 1 |
Gemiddelde meerwaarde | 2 |
Goed | 3 |
Zeer goed | 4 |
Uitstekend | 5 |
Deze relatieve score wordt aan de hand van volgende formule omgerekend om te komen tot de definitieve score voor het subgunningscriterium “ ”:
score = Relatieve score onderzochte offerte x 70
Relatieve score beste offerte
De punten per subgunningscriterium worden opgeteld om tot een totale score te komen voor het betreffende gunningscriterium.
De eindscore wordt bepaald door de scores van alle gunningscriteria op te tellen. De inschrijver met de hoogste eindscore zal voor dit perceel, gekozen worden op voorwaarde dat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de verklaring op eer heeft vastgesteld.
3.5.2 DEELOPDRACHTEN
De deelopdrachten worden besteld op basis van de voorwaarden die vastgelegd zijn in de raamovereenkomst.
4 OFFERTE
4.1 OPMAAK VAN DE OFFERTE
Onderstaande bepalingen geven een toelichting bij de in te dienen stukken en de overige elementen die van belang zijn bij de opmaak van de offerte.
Een in te dienen stuk wordt in dit opdrachtdocument steeds aangeduid in een kader met het nummer van de bijlage en de bestandsnaam. De inschrijver wordt verzocht om de bestandsnamen te gebruiken bij indiening van zijn offerte. De bestandsnamen gebruiken steeds volgend formaat:
<naam inschrijver>_<nummer bijlage>_<naam bijlage> Bijvoorbeeld: VGC_01_offerteformulier
Indien de inschrijver een bijlage verder opdeelt in aparte bestanden, nummert hij deze bv. 03-1, 03-2, 03-3,…
Voor de opmaak van de offerte worden bij voorkeur volgende instructies toegepast:
- de offertes worden opgemaakt in Pdf-formaat;
- de inventaris wordt opgemaakt in Excel;
- het offerteformulier en de inventaris worden afzonderlijk ingediend;
- de ingediende documenten worden niet gezipt;
- de maximale grootte per document is 80MB. Een te groot document kan u opsplitsen in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten is echter beperkt tot 350MB.
4.1.1 OFFERTEFORMULIER
De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen in de bij dit opdrachtdocument behorende bijlagen 01A en 01B.
BIJLAGE 01A | Offerteformulier administratieve gegevens | <naam inschrijver>_01A |
BIJLAGE 01B | Offerteformulier financiële gegevens | <naam inschrijver>_01B |
De aanbestedende overheid baseert zich voor de aangeboden prijs op de prijzen vermeld op het offerteformulier (bijlage 01B).
Prijzen die elders vermeld worden en die tegenstrijdig zijn met de prijzen op het offerteformulier worden niet in aanmerking genomen.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.
4.1.2 BEWIJSMIDDELEN VOOR SELECTIE
4.1.2.1 Verificatie verklaring op eer
Voor Belgische ondernemingen
Voor de Belgische leverancier vraagt het bestuur zelf het RSZ- attest, het attest van fiscale schulden en het attest van niet- faling via elektronische weg op conform artikel 60, §1 KB plaatsing.
Voor buitenlandse ondernemingen
Buitenlandse ondernemingen voegen bij hun offerte:
- een attest van de bevoegde buitenlandse overheid i.v.m. de afwezigheid van sociale schulden
- een attest van de bevoegde buitenlandse overheid i.v.m. de afwezigheid van fiscale schulden
BIJLAGE 03A | Attesten fiscale en sociale schulden buitenlandse inschrijver | <naam inschrijver>_03A |
De buitenlandse inschrijver moet tevens volgende aanvullende bewijsstukken betreffende het onderzoek van de uitsluitingscriteria ter beschikking van de aanbestedende overheid houden:
- een certificaat van niet- faling van de bevoegde buitenlandse overheid.
BIJLAGE 03B | Certificaat van niet- faling buitenlandse inschrijver | <naam inschrijver>_03B |
Elke inschrijver (zowel Belgische als buitenlandse ondernemer) moet tevens volgend aanvullende bewijsstuk betreffende het onderzoek van de uitsluitingscriteria ter beschikking van de aanbestedende overheid houden:
- Een uittreksel uit het strafregister, op naam van de firma, dat maximaal 6 maanden oud is op het moment van het indienen van de offerte.
BIJLAGE 03C | Uittreksel strafregister | <naam inschrijver>_03C |
Deze bewijsmiddelen zijn ook van toepassing op de deelnemers die zich samen als een combinatie (zie 4.1.5) kandidaat stellen, alsook op entiteiten op wiens draagkracht de Inschrijver een beroep doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zie 3.4.2).
De aanbestedende overheid kan de inschrijvers tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.
4.1.3.2 Economische en financiële draagkracht
De inschrijver bewijst zijn economische en financiële draagkracht aan de hand van: Voor Belgische ondernemingen
- Een verklaring betreffende de gemiddelde jaaromzet over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn
- De jaarrekening of de neergelegde jaarrekening, van de 2 laatste afgesloten boekjaren, De aanbestedende overheid zal de jaarrekeningen digitaal opvragen via Telemarc.
Inschrijvers die (nog) niet over een jaarrekening beschikken, voegen het financieel plan van hun onderneming toe aan de offerte.
Voor buitenlandse ondernemingen
- Een verklaring betreffende de gemiddelde jaaromzet over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn
- De balans voor de laatste drie afgesloten boekjaren
- De resultatenrekening voor de laatste drie afgesloten boekjaren
BIJLAGE 04A | Jaaromzet | <naam inschrijver>_04A |
BIJLAGE 04B | Jaarrekeningen of financieel plan | <naam inschrijver>_04B |
Indien de inschrijver zich beroept op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zie 3.4.2) kan hij voor de opmaak van de verbintenis inzake beroep op draagkracht gebruik maken van bijlage 02A (artikel 73 KB Plaatsing).
BIJLAGE 02 | Verbintenis draagkracht (voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens draagkracht beroep wordt gedaan) | <naam inschrijver>_02 |
4.1.2.4 Bewijsstukken handtekenbevoegdheid
Om een geldige offerte in te dienen moet het indieningsrapport voor de offerte correct ondertekend zijn door de juiste persoon.
De inschrijver voegt de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid of machtiging blijkt van de persoon of personen die een handtekening plaatsen, om de onderneming te verbinden.
Vanuit een statutaire vertegenwoordigheidsbevoegdheid kunnen de documenten bestaan uit:
- uittreksels uit de statuten (hoeveel personen moeten tekenen)
- en een benoemingsbesluit (welke persoon/personen mag/mogen tekenen).
In DOC 02 (zie 6) wordt per vennootschapsvorm aangegeven welke personen het indieningsrapport geldig kunnen ondertekenen.
BIJLAGE 05A | Handtekeningbevoegdheid | <naam inschrijver>_05A |
DOC 02 | Handtekeningbevoegdheid | Informatief document, moet niet bij de offerte gevoegd te worden |
Wanneer een persoon gemachtigd wordt om de offerte te ondertekenen, moet de inschrijver tevens de bevoegdheid van de volmachtgever aantonen aan de hand van een gescand ondertekend volmachtdocument, dat hij bij de offerte voegt.
BIJLAGE 05B | Volmacht | <naam inschrijver>_05B |
Opgelet: de ondertekening van offertes valt in principe niet onder het begrip van dagelijks bestuur van een vennootschap.
In de bewijsstukken markeert de inschrijver de passages die relevant zijn voor de bewijsvoering (benoeming bestuurders of vennoten, bevoegdheid vertegenwoordiging vennootschap t.a.v. derden …)
4.1.3 DOCUMENTEN VOOR BEOORDELING OP BASIS VAN
GUNNINGSCRITERIUM 1
De inschrijver voegt de informatie en eventuele documenten toe die vereist zijn voor de beoordeling van zijn offerte op basis van de gunningscriteria (zie 3.5).
BIJLAGE 06A | Beoordeling gunningscriterium 1 | <naam inschrijver>_.06A |
4.1.4 PRIJS
4.1.4.1 Prijsbepaling
Voor beide percelen
De bestellingen zijn opdrachten tegen prijs per dagdeel van 3 uur.
Alle prijzen vermeld in de offerte worden verplicht uitgedrukt in euro, en afgerond tot 2 cijfers na de komma.
Indien dit voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen in de inventaris vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren.
Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld.
De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (btw) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte.
BIJLAGE 01B | Offerteformulier financiële gegevens | <naam inschrijver>_01B |
4.1.4.2 Prijsherziening
De opdrachtnemer verbindt er zich toe gedurende het eerste jaar van de overeenkomst prestaties uit te voeren aan de prijs/eenheidsprijzen zoals opgenomen in de offerte. De initiële of eerder herziene prijs/eenheidsprijzen zijn vatbaar voor herziening van zodra ze minstens 12
maanden van toepassing zijn. Voor de afbakening van deze 12 maanden wordt rekening gehouden met volgende termijnen:
- Wat betreft de initiële prijzen: de dag van aanvang die wordt meegedeeld in de sluitingsbrief;
- Wat betreft de herziene prijzen: de dag waarop de herziene prijzen ingang vonden (zie verder).
- Aanvraag: zowel de opdrachtnemer als de aanbestedende overheid kunnen een prijsherziening aanvragen:
- De opdrachtnemer stuurt een e-mail naar xxxxxxx@xxx.xx. In deze e-mail staaft hij de aanvraag tot prijsherziening met de nodige bewijsstukken en voegt hij een inventaris toe met zowel de huidige prijzen als de berekende herziene prijzen overeenkomstig onderstaande formules. De aanvraag mag reeds gebeuren alvorens de 12 maanden waarin de initiële of eerder herziene eenheidsprijzen gelden, zijn afgelopen.
- De aanbestedende overheid stuurt een e-mail gericht aan de opdrachtnemer. In deze e-mail staaft ze de prijsherziening met de nodige bewijsstukken en voegt ze een inventaris toe met zowel de huidige prijzen als de berekende herziene prijzen overeenkomstig onderstaande formule. De aanvraag mag reeds gebeuren alvorens de 12 maanden waarin de initiële of eerder herziene eenheidsprijzen gelden, zijn afgelopen.
Tussentijdse indexaties zijn niet mogelijk.
De berekening van de herziene prijzen gebeurt op basis van onderstaande formule:
p = P (a + b (i/l))
waarin aan de parameters volgende waarden worden toegekend:
a = 0,20
b = 0,80
p = herziene prijs
P= prijs vastgesteld o.b.v. de offerte
I = gezondheidsindex van de maand voorafgaand aan de maand van de opening van de offertes. i = gezondheidsindex twee maanden voorafgaand aan de datum van aanvraag.
De gezondheidsindexen kunnen geraadpleegd worden op: xxxxx://xxxxxxx.xxxx.xx/xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx
Algemeen geldt:
Ingaan nieuwe prijzen – aanvraag door de opdrachtnemer
De herzieningen worden enkel toegepast na geldige en gestaafde aanvraag, die door de aanbestedende overheid binnen de 30 kalenderdagen schriftelijk werd bevestigd. De herziene prijzen treden in werking op de dag na de datum van de schriftelijke bevestiging door de aanbestedende overheid, of anders overeengekomen, en zijn van toepassing op de prestaties die worden uitgevoerd en gefactureerd na het ingaan van de herziene prijzen. Indien deze datum
van inwerkingtreding plaatsvindt vóór de eerste verjaardag van de sluiting van de raamovereenkomst (initiële prijzen), of vóór het aflopen van het eerste jaar van de looptijd van de eerder herziene prijzen, gaan de herziene prijzen pas in de dag na afloop van het berekende jaar. De prestaties die zijn uitgevoerd vóór het ingaan van de herziene prijzen, worden gefactureerd aan de oude eenheidsprijzen.
Ingaan nieuwe prijzen – aanvraag door de aanbestedende overheid
De herziene prijzen treden in werking 30 kalenderdagen na de verzending van de e-mail met de herziene prijzen en zijn van toepassing op de prestaties die worden uitgevoerd na het in werking treden van de herziene prijzen. Indien deze datum van inwerkingtreding plaatsvindt vóór de eerste verjaardag van de sluiting van de raamovereenkomst, of vóór het aflopen van het eerste jaar van de looptijd van de eerder herziene prijzen, gaan de herziene prijzen pas in de dag na afloop van het berekende jaar. De prestaties die zijn uitgevoerd vóór het ingaan van de herziene prijzen, worden gefactureerd aan de oude eenheidsprijzen.
4.1.5 COMBINATIE VAN ONDERNEMERS
Een offerte kan ingediend worden door een combinatie van ondernemers. In dit geval werken ondernemers op gelijk niveau met elkaar samen.
Zij kunnen:
- samen een (tijdelijke) rechtspersoonlijkheid oprichten;
- of een offerte indienen als een combinatie van aannemers zonder rechtspersoonlijkheid.
Alle deelnemers aan de combinatie zijn contractpartij van de aanbestedende overheid. De deelnemers aan de combinatie zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen die uit het contract voortvloeien.
De deelnemers aan een combinatie dienen hun administratieve gegevens te vermelden op het offerteformulier (zie bijlage 01A).
Van elke deelnemer aan de combinatie is een schriftelijke aanvaarding vereist van de hoofdelijke aansprakelijkheid.
De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.
BIJLAGE 01A | Offerteformulier administratieve gegevens | <naam inschrijver>_01A |
4.1.6 VERBINTENISTERMIJN
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen.
Deze termijn gaat in de dag na de limietdatum voor ontvangst van de offertes.
4.2 INDIENING VAN DE OFFERTE
4.2.1 LIMIETDATUM EN -UUR VOOR ONTVANGST OFFERTES
Limietdatum en -uur voor indiening van de offerte: maandag 31 juli 2023 om 11:40 uur
Deze limietdatum en -uur is bepalend voor de tijdige indiening door de inschrijvers. Elke offerte die na dit tijdstip toekomt, wordt als laattijdig beschouwd.
Laattijdige offertes worden niet aanvaard.
4.2.2 WIJZE VAN INDIENING VAN DE OFFERTES
Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen, voor één of meer percelen.
De aanbestedende overheid verplicht het toepassen van elektronische middelen op straffe van nietigheid van de offerte. De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via een elektronisch platform in de zin van de Wet Overheidsopdrachten (art. 14, § 6 en §7). Voor België is dit de e-Tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
Een handleiding voor ondernemers is bijgevoegd als DOC 03.
Meer informatie omtrent het gebruik van e-Tendering kan worden bekomen op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-Procurement helpdesk op het nummer 02 740 80 00 of x.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
De inschrijver die problemen ondervindt bij het elektronisch indienen van de offerte, neemt ruim voor de limietdatum en -uur contact op met de aankoopdienst (e-mail: xxxxxxx@xxx.xx).
DOC 03 | Handleiding voor ondernemers | Informatief document, moet niet bij de offerte gevoegd te worden |
4.2.3 ONDERTEKENING VAN DE OFFERTES
De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-Tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening. Een gescande handtekening is onvoldoende!
De elektronische handtekening dient te worden geplaatst op het indieningsrapport in e- tendering.
Deze elektronische handtekening moet uitgaan van de perso(o)n(en) die bevoegd of gemachtigd is/zijn om de inschrijver te verbinden. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te verbinden (zie 4.1.2.4).
In geval van indiening van een offerte door een combinatie van ondernemingen, moet voor elke deelnemer aan de combinatie een elektronische handtekening geplaatst worden door de perso(o)n(en) die bevoegd of gemachtigd is/zijn om de deelnemer te verbinden.
Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eID, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren.
Ook offerte van buitenlandse inschrijvers moeten ondertekend zijn met een elektronische handtekening die conform is met de regels van het Europese en nationale recht op het gebied van de geavanceerde elektronische handtekening.
In se betekent dit dat zij kunnen ondertekenen met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij de handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening.
De e-Tendering applicatie ondersteunt gekwalificeerde certificaten die bij private actoren aangekocht worden. Met deze gekwalificeerde kan een elektronische handtekening geplaatst worden die evenwaardig is aan die van de elektronische identiteitskaart.
Let er bij uw aankoop op dat u een gekwalificeerd certificaat aankoopt dat geschikt is voor het plaatsen van een elektronische handtekening die geheel evenwaardig is aan een geschreven handtekening. De certificatiedienstverleners bieden immers ook nog andere types van certificaten aan.
BELANGRIJK! Om geldig te zijn moet het indieningsrapport voor de offerte correct ondertekend zijn door de juiste persoon. Het ontbreken van een geldige handtekening moet worden beschouwd als een substantiële onregelmatigheid die tot nietigheid van de offerte leidt.
In het bijgevoegde document DOC 02 (zie 6) kan u de verschillende mogelijkheden vinden voor de correcte ondertekening van de offerte, gelieve dit document met de nodige aandacht te bekijken.
DOC 02 | Handtekeningbevoegdheid | Informatie document, moet niet bij de offerte gevoegd te worden |
Opgelet! De ondertekening van offertes valt in principe niet onder het begrip van dagelijks bestuur van een vennootschap!
5 UITVOERING VAN DE OPDRACHT
De uitvoering van de opdracht wordt geregeld door de bepalingen van het KB uitvoering. Hieronder volgen enkele bepalingen waar de aanbestedende overheid de aandacht op wenst te vestigen, alsook enkele preciseringen.
5.1 BESTELPROCEDURE DEELOPDRACHTEN
Per deelopdracht wordt een offerte gevraagd, waarvoor de voorwaarden en bepalingen van de raamovereenkomst van toepassing blijven.
Op basis van die offerte kan de aanbestedende overheid een bestelling plaatsen.
5.2 TERMIJNEN
Voor de deelopdrachten wordt de gewenste uitvoeringstermijn opgenomen in de offerteaanvraag.
5.3 VERTROUWELIJKHEID
De opdrachtnemer is gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan hij weet krijgt tijdens de uitvoering van de opdracht. De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.
Alle resultaten en rapporten die de opdrachtnemer opstelt in uitvoering van de opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en kunnen slechts met voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid bekendgemaakt worden of aan derden meegedeeld worden.
De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.
5.4 AANSPRAKELIJKHEID
De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de uitgevoerde opdracht voorkomen.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor
de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
5.5 VERZEKERING
De opdrachtnemer sluit de verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht.
Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht, legt de opdrachtnemer op verzoek van de aanbestedende overheid een attest voor waaruit de vereiste gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.
5.6 BORGTOCHT
Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist.
5.7 WIJZIGING TIJDENS DE UITVOERING
De bepalingen rond ‘wijzigingen tijdens de uitvoering’ , zoals opgenomen in het KB Uitvoering – ‘Afdeling 5. Wijzigingen van de opdracht’ zijn zowel van toepassing op wijzigingen aan de raamovereenkomst als op wijzigingen aan de opdrachten die binnen deze raamovereenkomst worden geplaatst.
5.8 NAZICHT EN OPLEVERING
Indien tijdens de uitvoering van de opdracht abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld.
5.8.1 OPLEVERING INDIVIDUELE BESTELLINGEN
Wanneer de diensten beëindigd worden stelt de dienstverlener de aanbestedende overheid hiervan in kennis via e-mail aan xxxxxxx@xxx.xx en vraagt haar tot de oplevering over te gaan. De dienstverlener geeft hierbij een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde diensten. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en aan de opdrachtnemer kennis te geven van het resultaat daarvan.
Indien de opdrachtnemer binnen deze termijn geen bericht ontvangt van de aanbestedende overheid, wordt de opdracht geacht stilzwijgend te zijn opgeleverd.
De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. De hier bedoelde oplevering is definitief.
5.8.2 OPLEVERING XXXXXXXXXXXXXXXX
Nadat de laatste individuele bestelling definitief is opgeleverd, beschikt de aanbestedende overheid over een termijn van 30 dagen om de raamovereenkomst op te leveren. Deze termijn van 30 dagen begint te lopen op de eerste dag nadat de laatste individuele bestelling definitief is opgeleverd.
Indien de opdrachtnemer binnen deze termijn geen bericht ontvangt van de aanbestedende overheid, wordt de raamovereenkomst geacht stilzwijgend te zijn opgeleverd.
5.9 RAPPORTERING
De inschrijver dient er in zijn prijsbepaling rekening mee te houden dat hij de nodige rapportering aangaande het gebruik van de overeenkomst dient te voorzien. De aanbestedende overheid wil dan ook op regelmatige basis, zijnde 2 keer per jaar, een overzicht ontvangen van de geleverde prestaties.
De rapportering omvat minimaal volgende elementen:
- korte omschrijving van de opdracht
- datum bestelling
- datum levering/uitvoering opdracht
- plaats levering
- wie de bestelling heeft geplaatst (dienst, naam aanvrager)
- kostprijs (exclusief en inclusief btw), met vermelding van de eenheidsprijzen
Het eerste rapport dient aangeleverd te worden op 1 maart 2024.
Indien deze info via de online bestelsoftware kan geraadpleegd worden, wordt deze op een gebruiksvriendelijke manier ter beschikking gesteld van de aankoopdienst.
5.10 BETALINGSMODALITEITEN
Xxxxxxxx is slechts mogelijk na verstrekte en aanvaarde prestaties. (cf. art. 7, eerste lid Wet Overheidsopdrachten) Dit betekent dat betalingen slechts kunnen gebeuren nadat de
aanbestedende overheid heeft vastgesteld dat de prestaties (eventueel periodiek) zijn gerealiseerd en deze vervolgens heeft aanvaard of goedgekeurd.
5.10.1BETALINGSTERMIJN
De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.
5.10.2 INHOUD VAN DE FACTUUR
De betaling gebeurt op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van:
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Financiële dienst
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
1000 Brussel
De factuur dient minstens volgende gegevens te bevatten:
• Het woord 'factuur';
• Datum en volgnummer van de factuur;
• Identiteit van de aanbestedende overheid (naam, adres van de zetel) en het btw- nummer: 0000.000.000;
• Identiteit van de onderneming: (naam, adres van de zetel);
• Het btw-nummer van de ondernemer;
• Het bankrekeningnummer van de ondernemer;
• De plaats van uitvoering;
• Nummer van het contractnummer (contractnummer wordt meegedeeld bij de definitieve gunning);
• Referentienummer van het opdrachtdocument: VGC2023/DFBA/Aankoop/MDC/23;
• De datum van uitvoering;
• Detail van de verstrekte dienst;
• Eenheidsprijzen en totaalprijzen (in voorkomend geval gesplitst per handeling of voorwerp wanneer verschillende btw-tarieven van toepassing zijn);
• Het percentage en het bedrag van de verschuldigde btw (eventueel per tarief);
• ‘vrijgesteld van btw op grond van artikel …’, indien de handeling vrijgesteld is van btw.
De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn;
• Bij een intracommunautaire levering moet de factuur verplicht de vermelding ‘btw
verlegd’ bevatten.
5.10.3 WIJZE VAN FACTUREREN
De factuur moet ingediend worden via elektronische facturatie (e-invoicing) of via e-mail naar xxxxxxxxxx@xxx.xx.
Met e-invoicing wordt bedoeld: geen Pdf-factuur, maar een e-factuur in een gestructureerd XML- formaat, die verstuurd wordt via het Europese afsprakenkader Peppol, of via het Mercuriusplatform. Facturen die ingediend worden in een ander formaat of op een andere manier, worden niet aanvaard.
Voor informatie over e-facturatie kunnen we u de webinars aanbevelen die de Vlaamse overheid hierover heeft georganiseerd Webinar e-facturatie 23 maart | Vlaanderen Intern
Wanneer de factuur via e-mail wordt verstuurd, wordt ze in Pdf-formaat aangeleverd (1 bestand per factuur).
De inschrijver waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro’s of andere schadelijke instructies, kunnen als niet ontvangen beschouwd worden.
Enkel behoorlijk uitgevoerde opdrachten mogen gefactureerd worden. De factuur wordt opgesteld in euro.
5.11 GESCHILLEN
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.
6 INFORMATIEVE DOCUMENTEN
DOC 01 | Informatief document | |
DOC 02 | Informatief document | |
DOC 03 | Informatief document |
DOC 01 - VERWERKERSOVEREENKOMST
De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000 xx 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de heer / mevrouw … [naam], … [functie],
Hierna de “Verwerkingsverantwoordelijke” genoemd;
En:
[Naam Verwerker], (ondernemingsnummer), (adres) vertegenwoordigd door de heer / mevrouw … [naam], … [functie],
Hierna de “Verwerker” genoemd;
De functionaris voor gegevensbescherming of contactpersoon bij de Verwerker is: [Naam], [Adres], [mail].
Samen worden de Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker de “Partijen” genoemd;
Overwegende dat:
- de Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker een overeenkomst hebben gesloten krachtens dewelke Verwerker zich heeft verbonden om voor de rekening van Verwerkingsverantwoordelijke bepaalde diensten te leveren die de verwerking van gegevens inhouden, waaronder de Persoonsgegevens zoals hieronder gedefinieerd (hierna, de “Hoofdovereenkomst”);
- de Partijen besloten hebben om overeenkomstig de toepasselijke Privacywetgeving (zoals hieronder gedefinieerd) de huidige aanvulling aan te gaan, die hun respectieve rechten en plichten uiteenzet (hierna, de “Verwerkersovereenkomst”).
Wordt het volgende overeengekomen:
1. DEFINITIES
De volgende begrippen krijgen de betekenis zoals hieronder aangeduid:
- Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG: de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
- Betrokkene of Betrokken Persoon: de identificeerbare natuurlijke persoon wiens Persoonsgegevens verwerkt worden.
- Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.
- Verwerker: de natuurlijke of rechtspersoon die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt.
- Subverwerker: de derde partij die door de Verwerker wordt ingeschakeld om ten behoeve van de Verwerker Persoonsgegevens te verwerken, zonder aan het rechtstreeks gezag van de Verwerker te zijn onderworpen.
- Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
- Privacywetgeving: de volledige Belgische en Europese wetgeving die van toepassing is op de bescherming van Persoonsgegevens.
- Verwerking: een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
- Datalek: een inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
- Toezichthoudende Autoriteit: in België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit.
- Medewerker: de persoon die door de Partijen wordt gemachtigd voor de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst en die onder hun verantwoordelijkheid werkt.
- Veiligheidsmaatregelen: de vereiste en passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig artikel 32 van de AVG.
2. VOORWERP VAN DE VERWERKERSOVEREENKOMST
2.1 Deze Verwerkersovereenkomst heeft als voorwerp uiteen te zetten onder welke voorwaarden de Verwerker de Persoonsgegevens in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke mag verwerken.
2.2 De Partijen komen overeen dat deze Verwerkersovereenkomst integraal deel uitmaakt van de Hoofdovereenkomst tussen de Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker.
3. TOEGESTANE VERWERKINGEN
3.1 De Verwerker verbindt zich ertoe enkel Persoonsgegevens te verwerken op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, die voortvloeien uit de Hoofdovereenkomst. De Hoofdovereenkomst en de Verwerkersovereenkomst bepalen gezamenlijk het onderwerp en de duur van de Verwerking.
3.2 De Verwerker en diens Medewerkers verwerken de Persoonsgegevens voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke.
In bijlage 1 worden de aard en het doel van de Verwerking beschreven, alsook de soorten van Persoonsgegevens en de categorieën van Betrokkenen waarop de Persoonsgegevens betrekking hebben.
4. RECHTEN EN PLICHTEN VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
4.1 De Verwerkingsverantwoordelijke stelt de Persoonsgegevens, zoals uiteengezet in deze Verwerkersovereenkomst, ter beschikking van de Verwerker. De Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de Verwerking van de Persoonsgegevens, waaronder de doorgifte van de Persoonsgegevens, gebeurt overeenkomstig de Privacywetgeving.
4.2 De Verwerking door de Verwerker gebeurt enkel op basis van schriftelijke instructies vanwege de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de opdracht tot Verwerking van de Persoonsgegevens overeenkomstig de Privacywetgeving gebeurt. Indien de opdracht tot Verwerking wijzigt, brengt de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker hiervan onmiddellijk op de hoogte.
4.3 De Verwerkingsverantwoordelijke houdt een schriftelijk register bij van de verwerkingsactiviteiten die onder zijn verantwoordelijkheid plaatsvinden overeenkomstig artikel 30(1) van de AVG.
4.4 Alle informatie en materiaal ter beschikking gesteld door de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker en die Persoonsgegevens bevatten, zullen steeds als eigendom van de Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd worden.
5. RECHTEN EN PLICHTEN VERWERKER
5.1 De Verwerker mag enkel de Persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst en verbindt zich ertoe de Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken voor de in deze Verwerkersovereenkomst omschreven doeleinden.
5.2 De Verwerker waarborgt de vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens die haar werden doorgegeven in het kader van deze Verwerkersovereenkomst. De Verwerker waarborgt bovendien dat al zijn Medewerkers zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting tot vertrouwelijkheid zijn gebonden. De vertrouwelijkheidsplicht blijft gelden nadat deze Verwerkersovereenkomst eindigt.
De Verwerker garandeert dat zijn Medewerkers uitsluitend toegang hebben tot de Persoonsgegevens voor zover dit nodig is om hun taken in het kader van de opdracht tot Verwerking uit te voeren.
Deze vertrouwelijkheidsplicht geldt niet wanneer de Verwerker door de Toezichthoudende Autoriteit, een wettelijke bepaling of een rechterlijk bevel verplicht wordt deze Persoonsgegevens mee te delen, wanneer de informatie openbaar bekend is of wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke.
5.3 De Verwerker mag de Persoonsgegevens niet opslaan, overdragen of op een andere wijze verwerken op een locatie buiten de Europese Economische Ruimte of doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke. Daarenboven moet de Verwerker zich ervan verzekeren dat het derde land of de internationale organisatie een adequaat niveau van gegevensbescherming biedt. Indien dit niet het geval is, moeten er gepaste garanties gegeven worden op contractuele wijze of moet de uitdrukkelijke toestemming van de Betrokkenen verkregen worden.
5.4 De Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens die door de Verwerkingsverantwoordelijke zijn doorgegeven, voor zolang dit nodig is voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst. Zodra de opdracht is uitgevoerd, maakt de Verwerker binnen een redelijke termijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, een einde aan elk gebruik van de Persoonsgegevens.
5.5 De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke bijstaan bij diens plicht om verzoeken van Xxxxxxxxxxx in te willigen betreffende het recht van inzage, recht van rectificatie, recht van wissen, recht van beperking van de Verwerking, recht van overdraagbaarheid van de gegevens, of recht van bezwaar tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming (met inbegrip van profilering). In het geval waarin een Betrokkene een dergelijk verzoek richt aan de Verwerker, zal de Verwerker het verzoek doorsturen aan de Verwerkingsverantwoordelijke, en zal de Verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder afhandelen, tenzij expliciet anders overeengekomen wordt.
5.6 De Verwerker staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij voor iedere impactbeoordeling en voorafgaande raadpleging van de Toezichthoudende Autoriteit. Daarenboven staat de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke bij om verzoeken van de Toezichthoudende Autoriteit te beantwoorden.
5.7 De Verwerker houdt een schriftelijk register bij van alle verwerkingsactiviteiten uitgevoerd voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke. Dit register bevat alle gegevens die artikel 30(2) van de AVG vereist.
6. VEILIGHEIDSMAATREGELEN
6.1 De Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker nemen Veiligheidsmaatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk, hetzij op onrechtmatige wijze, tegen verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de verwerking doorzending van gegevens via een netwerk omvat, dan wel tegen enige andere vorm van onwettige Verwerking of gebruik.
6.2 De Veiligheidsmaatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een adequaat beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de Verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De Veiligheidsmaatregelen zijn er mede op gericht om onnodige verzameling en verdere Verwerking van Persoonsgegevens te voorkomen.
6.3 De Verwerker dient de Verwerkingsverantwoordelijke te informeren omtrent alle
Veiligheidsmaatregelen die hij neemt om aan de beschermingsverplichting te voldoen. Deze worden gespecificeerd in bijlage 2.
7. MELDING VAN EEN DATALEK
7.1 Indien de Verwerker een Datalek vaststelt, meldt hij dit onmiddellijk en ten laatste binnen 24 uur na de vaststelling aan de Verwerkingsverantwoordelijke. Deze melding deelt ten minste het volgende mee:
(i) de aard van de inbreuk in verband met Persoonsgegevens, waar mogelijk met vermelding van de categorieën van Betrokkenen en Persoonsgegevens in kwestie en, bij benadering, het aantal Betrokkenen en Persoonsgegevens in kwestie;
(ii) de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
(iii) de waarschijnlijke gevolgen van het Datalek in verband met Persoonsgegevens;
(iv) de maatregelen die de Verwerker heeft genomen om het Datalek aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen om de eventuele nadelige gevolgen daarvan te beperken.
7.2 De Verwerkingsverantwoordelijke zal Datalekken die onder een wettelijke meldplicht vallen, melden bij de Toezichthoudende Autoriteit binnen de wettelijk voorziene
tijdspanne. Het is aan de Verwerkingsverantwoordelijke om te beoordelen of hij de Betrokkenen al dan niet zal informeren over het Datalek.
8. SUBVERWERKERS
8.1 Na voorafgaande, schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke kan de Verwerker de opdracht geheel of gedeeltelijk uitbesteden aan een Subverwerker. De Verwerkingsverantwoordelijke kan deze toestemming enkel weigeren mits gegronde redenen. De Verwerker blijft te allen tijde het aanspreekpunt voor de Verwerkingsverantwoordelijke.
8.2 De Verwerker mag slechts een beroep doen op de diensten van een Subverwerker die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt na voorafgaande, schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval dient de Verwerker een Subverwerker te kiezen die adequate maatregelen voorziet om de Persoonsgegevens te beschermen.
8.3 Alle verplichtingen opgenomen in de artikelen 5, 6 en 7 van deze Verwerkersovereenkomst zijn integraal van toepassing op de Subverwerker. Deze verplichtingen worden schriftelijk gestipuleerd in een overeenkomst tussen de Verwerker en de Subverwerker. De Verwerker blijft volledig verantwoordelijk ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke voor de naleving door de Subverwerker van diens verplichtingen.
8.4 De Verwerker doet een beroep op de in bijlage 3 beschreven Subverwerkers.
9. CONTROLE
9.1 De Verwerkingsverantwoordelijke of zijn daartoe aangestelde heeft het recht om de naleving van deze Verwerkersovereenkomst te controleren. Daartoe heeft hij het recht om zich te begeven naar de plaatsen waar de Verwerker de Verwerking uitvoert. De Verwerkingsverantwoordelijke zal de Verwerker minstens veertien kalenderdagen voorafgaand aan het uitvoeren van de controle schriftelijk inlichten. De Verwerkingsverantwoordelijke zal de controles, tenzij dwingend anders vereist, enkel op werkdagen tijdens kantooruren uitvoeren.
9.2 Op eenvoudig verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke is de Verwerker ertoe gehouden alle inlichtingen die van toepassing zijn bij de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst mee te delen en bijstand te verlenen bij het uitvoeren van de controle.
10. AANSPRAKELIJKHEID
10.1 De Verwerker is aansprakelijk ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke voor schade die voortvloeit uit een handeling of een nalatigheid wanneer bij de Verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot Verwerkers gerichte verplichtingen van de AVG, dan wel uit een handeling of nalatigheid in strijd met de rechtmatige instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
De aansprakelijkheid van de Verwerker geldt zoals voorzien in de Hoofdovereenkomst, zonder evenwel afbreuk te doen aan artikel 82 van de AVG.
11. DUUR EN EINDE VERWERKERSOVEREENKOMST
11.1 Deze Verwerkersovereenkomst geldt zolang de Hoofdovereenkomst van kracht is. De Verwerkersovereenkomst kan niet los van de Hoofdovereenkomst worden beëindigd, tenzij de Partijen overeenkomen dat beëindiging noodzakelijk is om zich te schikken naar de Privacywetgeving of beslissingen van de Toezichthoudende Autoriteit.
11.2 Indien de Verwerker zijn verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst niet naleeft, kan de Verwerkingsverantwoordelijke, onverminderd het recht op schadevergoeding, na schriftelijke gemotiveerde ingebrekestelling de Hoofdovereenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen indien de Verwerker nalaat om passende maatregelen te treffen.
11.3 Nadat de Verwerkersovereenkomst eindigt, zal de Verwerker, naargelang de keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, alle Persoonsgegevens die in het kader van de Hoofdovereenkomst werden verwerkt, wissen of deze aan hem terugbezorgen, en bestaande kopieën en back-ups daarvan verwijderen, tenzij de toepasselijke wetgeving de opslag van de Persoonsgegevens vereist.
12. SLOTBEPALINGEN
12.1 Deze Verwerkersovereenkomst vervangt alle voorgaande of bestaande overeenkomsten tussen de Partijen wat haar onderwerp betreft.
12.2 De nietigheid of ongeldigheid van een bepaling of een gedeelte van een bepaling uit deze Verwerkersovereenkomst heeft geen gevolgen voor de werking en geldigheid van de overige bepalingen. De Partijen zullen zich in dat geval inspannen om de betreffende bepaling te vervangen of aan te passen voor zover als nodig om deze bepaling geldig en afdwingbaar te
maken. De Partijen onderhandelen in dat geval te goeder trouw en zullen streven naar een aanpassing die de originele strekking van de bepaling zoveel mogelijk onaangetast laat.
Indien dit onmogelijk blijkt zal enkel die bepaling als onbestaande beschouwd worden.
12.3 Deze Verwerkersovereenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.
Opgesteld te Brussel op in twee originele exemplaren, waarbij elke Partij
verklaart één exemplaar te hebben ontvangen.
Voor de Verwerker Voor de Verwerkingsverantwoordelijke
[Naam] [Naam]
[Functie] [Functie]
[Datum] [Datum]
BIJLAGEN
- Bijlage 1: Omschrijving Verwerking
- Bijlage 2: Veiligheidsmaatregelen
- Bijlage 3: Opsomming van Subverwerkers
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000 – 0000 Xxxxxxx Tel.: x00(0)000.00.00 Ons kenmerk: VGC202../DFBA/Aankoop/…/… | Pagina 49 van 56 |
13. BIJLAGEN
BIJLAGE 1. OMSCHRIJVING VERWERKING BIJLAGE 2. VEILIGHEIDSMAATREGELEN
BIJLAGE 3. OPSOMMING VAN SUBVERWERKERS
Emile Xxxxxxxxxxxx 000 – 0000 Xxxxxxx Tel.: x00(0)000.00.00 Ons kenmerk: VGC202../DFBA/Aankoop/…/… | Pagina 50 van 56 |
BIJLAGE 1. OMSCHRIJVING VERWERKING
[Algemene omschrijving]
In het kader van deze Verwerkersovereenkomst voert de Verwerker op de onderstaande Persoonsgegevens de Verwerkingen uit waarvan per gegevenssoort de aard van de Verwerking, alsmede het doel ervan en de categorieën van Betrokkenen worden vermeld.
Soort Persoonsgegeven | Aard van de Verwerking | Doel van de Verwerking | Categorie(ën) van Betrokkenen |
BIJLAGE 2. VEILIGHEIDSMAATREGELEN
De Veiligheidsmaatregelen betreffende de interne werking en organisatie van [naam Verwerker]
BIJLAGE 3. OPSOMMING VAN SUBVERWERKERS
DOC 02 - HANDTEKENBEVOEGDHEID
Hoedanigheid | Offerte te ondertekenen door | Bij de offerte te voegen | |
Natuurlijk persoon | Natuurlijk persoon | De natuurlijk persoon zelf | - |
Eén of meer natuurlijke personen die bevoegd zijn om de inschrijver- rechtspersoon te verbinden: | Naamloze vennootschap (nv) | De ganse raad van bestuur OF | Namen van de personen die deel uitmaken van de raad van bestuur |
Eén of meerdere bestuurders alleen of gezamenlijk optredend | Oprichtingsakte of statuten waarin de bestuurder(s) wordt/worden aangeduid om de vennootschap ten aanzien van derden te vertegenwoordigen. | ||
Besloten vennootschap (bv) | Elke bestuurder De statuten kunnen evenwel aan één of meer bestuurders de bevoegdheid verlenen om de vennootschap alleen of gezamenlijk te vertegenwoordigen. | Oprichtingsakte of statuten waarin de bestuurder(s) werd/werden aangeduid. | |
Coöperatieve vennootschap (cv) | De beherende vennoten | Oprichtingsakte of statuten waarin de namen van de beherende vennoten opgenomen zijn. | |
Een gemachtigde die bevoegd is om de inschrijver te verbinden | Gemachtigde | De gemachtigde | Bijlage …. volmacht voor de ondertekening van de offerte. Opgelet: deze volmacht kan enkel worden gegeven indien in de statuten is opgenomen dat de bestuurder deze bevoegdheid mag delegeren. |
Combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid | Alle deelnemers van de combinatie, conform de reglementering voor de vennootschapsvorm, tenzij er door elke deelnemer op correcte wijze een volmacht werd verleend aan de ondertekenaar van de offerte om de andere deelnemers te vertegenwoordigen. |
In de bewijsstukken markeert de inschrijver de passages die relevant zijn voor de bewijsvoering.
DOC 03 – HANDLEIDING VOOR ONDERNEMERS
Hoe een elektronische offerte/kandidaatstelling indienen?
Meld u aan op het e-Procurement platform; Ga naar e-Notification;
Zoek de bekendmaking op;
UW DEELNAME BEVESTIGEN
Klik in het dossier op de knop ‘Toegang tot platform e-Tendering’;
Klik onderaan het tabblad ‘Beschrijving’ op de knop ‘Mijn deelname bevestigen’; Er verschijnt een derde tabblad ‘Mijn offerte/aanvraag tot deelneming’.
DE OFFERTE OPLADEN
Op het tabblad ‘Mijn offerte/aanvraag tot deelneming’ kunt u de bestanden van uw offerte opladen.
Klik op de knop ‘Nieuwe documenten toevoegen’;
Klik op de knop ‘Kies’ om de documenten te selecteren die u wenst op te laden; Klik op de knop ‘Verzenden’ indien al uw documenten geselecteerd zijn,
Klik op ‘Ok’.
HET INDIENINGSRAPPORT ONDERTEKENEN
Voor opdrachten die in het Belgisch Staatsblad of Europees Publicatieblad moeten gepubliceerd worden is het wettelijk verplicht om het indieningsrapport dat gegenereerd wordt door het platform te ondertekenen. Offertes waarvoor het indieningsrapport niet wordt getekend, worden geweigerd.
Een elektronische handtekening op een document dat deel uitmaakt van de offerte is niet geldig! Ook een gescande handtekening is niet rechtsgeldig.
Voor opdrachten die niet in het Belgisch Staatsblad of Europees Publicatieblad moeten gepubliceerd worden, bepaalt de aanbestedende overheid zelf of het indieningsrapport moet ondertekend worden.
Klik op de knop ‘Indieningsrapport finaliseren en tekenen’;
Ondertekenen met de eID kaart
Klik op de knop ‘e-ID-methode: ondertekenen met de server e-ID 1’; Klik op ‘Tekenen’;
Vul uw pincode in en klik op ‘Ok’.
Sluit het venster met het indieningsrapport en keer terug naar ‘Mijn offerte/aanvraag tot deelneming’; Een groene knop met ‘Indieningsrapport bekijken en tekenen’ bevestigt dat het indieningsrapport is getekend.
U ontvangt ook een e-mail met de officiële versie van het indieningsrapport. Ondertekenen met een andere applicatie (buiten e-Tendering)
De inschrijver moet ervoor zorgen dat de elektronische handtekening(en) bij zijn offertes wettelijk zijn. Een offerte die een elektronische handtekening vereist, moet:
• ondertekend worden met een geavanceerde handtekening
∙ is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
∙ maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
∙ komt tot stand met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken;
∙ is op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.
• vergezeld zijn van een geldig gekwalificeerd certificaat
∙ het certificaat moet voldoen aan de eisen, zoals gespecificeerd in bijlage 1 van de Europese Verordening nr. 910/2014 van het Europees parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van de Richtlijn 1999/93/EG;
∙ het moet een correcte geldigheidsdatum hebben;
∙ het mag het niet ingetrokken zijn.
De lijst van leveranciers van gekwalificeerde certificaten in Europa wordt bijgehouden op de Trusted List:
xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxxx/xx/xx-xxxxxxx-xxxxx-xxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxx
• gerealiseerd zijn met een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening, dat waarborgt dat
∙ de gegevens die gebruikt worden voor het aanmaken van de handtekening in de praktijk slechts éénmaal kunnen voorkomen en dat de vertrouwelijkheid ervan verzekerd is;
∙ men redelijke zekerheid heeft dat de gegevens die gebruikt worden voor het aanmaken van de handtekening niet door deductie kunnen worden achterhaald en dat de handtekening met de momenteel beschikbare technische middelen beschermd is tegen vervalsing;
∙ de voor het aanmaken van de handtekening gebruikte gegevens door de legitieme ondertekenaar op betrouwbare wijze kunnen worden beschermd tegen het gebruik door anderen;
∙ de veilige middelen voor het aanmaken van een handtekening noch de te ondertekenen gegevens mogen wijzigen, noch verhinderen dat die gegevens vóór het ondertekeningsproces aan de ondertekenaar worden voorgelegd.
Aandachtspunten bij het ondertekenen:
∙ Als u nog wijzigingen aanbrengt aan uw dossier nadat het indieningsrapport is getekend, dient u een nieuwe versie van het indieningsrapport te ondertekenen;
∙ Indien u het indieningsrapport door meer dan één persoon laat ondertekenen, moet de eerste persoon de handtekeningprocedure volledig hebben afgerond en op het indieningsrapport zien verschijnen dat de ondertekeningsprocedure werd uitgevoerd, vóór de volgende persoon die een handtekening wil plaatsen het indieningsrapport mag openen.
∙ De applicatie gaat niet na of een offerte ondertekend werd door een gemandateerd persoon. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om zich te vergewissen van de geldigheid van de handtekening. De personen die bevoegd zijn om de inschrijver te verbinden kunnen ook vooraf een
volmacht geven aan de medewerker die de offerte in zijn plaats digitaal zal ondertekenen. Voor de volmacht volstaat een gescande handtekening.
Neem uw tijd!
Een van de voordelen van e-Tendering is dat offertes op het laatste moment verstuurd kunnen worden. Maar opgelet, ook op het internet kunnen vertragingen zitten. Het is dus aangeraden om digitale offertes toch tijdig te versturen.
Meer info
• Federale Dienst e-Procurement – FOD Beleid en Ondersteuning- x.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx – 02 740 80 00 – xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
• Handleidingen:
∙ xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx- ondernemingen-pdf
∙ xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxx
∙ xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-x-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxx
• Checklist:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-x-xxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx- ondernemer-pdf
7 OFFERTEDOCUMENTEN
DOCUMENTEN TE VOEGEN BIJ DE OFFERTE | ||
BIJLAGE 01A | Offerteformulier – administratieve gegevens | <naam inschrijver>_01A |
BIJLAGE 01B | Offerteformulier – financiële gegevens | <naam inschrijver>_01B |
BIJLAGE 02 | Verbintenis draagkracht | <naam inschrijver>_02 |
BIJLAGE 03A | Attesten fiscale en sociale schulden buitenlandse inschrijver | <naam inschrijver>_03A |
BIJLAGE 03B | Certificaat van niet- faling buitenlandse inschrijver | <naam inschrijver>_03B |
BIJLAGE 03C | Uittreksel strafregister | <naam inschrijver>_03C |
BIJLAGE 04A | Jaaromzet | <naam inschrijver>_04A |
BIJLAGE 04B | Jaarrekeningen of financieel plan | <naam inschrijver>_04B |
BIJLAGE 05A | Handtekeningbevoegdheid | <naam inschrijver>_05A |
BIJLAGE 05B | Volmacht | <naam inschrijver>_05B |
Voor perceel 1 – ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen en workshops voor kortgeschoolde medewerkers | ||
BIJLAGE 06A | Beoordeling gunningscriterium 1 | <naam inschrijver>_06A_GC1_P1 |
Voor perceel 2 – het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen voor langgeschoolde medewerkers | ||
BIJLAGE 06A | Beoordeling gunningscriterium 1 | <naam inschrijver>_06A_GC1_P2 |
BIJLAGE 01A – OFFERTEFORMULIER - ADMINISTRATIEVE GEGEVENS
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor het afsluiten van een raamovereenkomst voor opleiding en begeleiding voor lessen Nederlands op de werkvloer
Opdrachtdocument VGC2023/DFBA/Aankoop/MDC/23
NAAM FIRMA | |
SLUITINGSPERIODE VAN DE FIRMA |
De indiener kruist hieronder aan voor welk perceel hij een offerte indient.
☐ | Perceel 1 – het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen en workshops voor kortgeschoolde medewerkers |
☐ | Perceel 2 – het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen voor langgeschoolde medewerkers |
Privacyverklaring Vlaamse Gemeenschapscommissie
De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) verwerkt de verstrekte persoonsgegevens enkel en alleen om uw offerte te beoordelen, bij de uitvoering van opdrachten en in het kader van toekomstige overheidsopdrachten. De VGC geeft uw persoonsgegevens nooit door aan derden. De VGC bewaart uw gegevens vanwege wettelijke verplichtingen voor 10 jaar. Voor meer informatie over uw privacyrechten, lees onze privacyverklaring op xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.
INSCHRIJVER
Indien de offerte wordt ingediend door een combinatie van ondernemers, vult de firma die de combinatie vertegenwoordigt dit formulier in.
Contactpersoon
Naam: ………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………
Telefoon: ……………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………….
Gsm: …………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………….
E- mail: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Indien rechtspersoon:
De vennootschap (firmanaam of benaming): ………………………………………………………………………………………………………
Juridische vorm: …………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Maatschappelijke zetel (volledig adres): ………………………………………………………………………………………………………………..
Rekeningnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Op naam van: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Vertegenwoordigd door: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Hoedanigheid: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Telefoonnummer: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
E- mail adres: ………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………
Ondernemingsnummer: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Registratienummer bij de RSZ: …………………………………………………………………………………………………………………………………
Indien natuurlijk persoon:
Naam en voornaam: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Hoedanigheid of beroep: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Woonplaats (volledig adres): ……………………………………………………………………………………………………………………………………..
Rekeningnummer: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Op naam van: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Telefoonnummer: …………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………
E- mail adres: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
- verbindt/verbinden zich bij gunning tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit opdrachtdocument, van de beschreven opdracht met betrekking tot perceel 1 – het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen en workshops voor kortgeschoolde medewerkers 1
- verbindt/verbinden zich bij gunning tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit opdrachtdocument, van de beschreven opdracht met betrekking tot perceel 2 – het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen voor langgeschoolde medewerkers 1
- stelt/stellen zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant (hoofdelijk aansprakelijk) voor het nakomen van de verplichtingen die uit of in verband met de opdracht kunnen voorkomen;
- vertegenwoordigt de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid 21
1 doorhalen wat niet van toepassing is
2 de ondertekenaar is wettelijk bevoegd om de vennootschap ten aanzien van derden te vertegenwoordigen
DEELNEMER AAN EEN COMBINATIE VAN ONDERNEMERS
Indien rechtspersoon:
De vennootschap (firmanaam of benaming): ………………………………………………………………………………………………………
Juridische vorm: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Maatschappelijke zetel (volledig adres): ………………………………………………………………………………………………………………..
Vertegenwoordigd door: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Hoedanigheid: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Telefoonnummer: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
E- mail adres: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Ondernemingsnummer: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Registratienummer bij de RSZ: …………………………………………………………………………………………………………………………………
Indien natuurlijk persoon:
Naam en voornaam: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Hoedanigheid of beroep: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Woonplaats (volledig adres): ……………………………………………………………………………………………………………………………………..
Telefoonnummer: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
E- mail adres: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
- verbindt/verbinden zich bij gunning tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit opdrachtdocument, van de beschreven opdracht met betrekking tot perceel 1 – het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen en workshops voor kortgeschoolde medewerkers 3
- verbindt/verbinden zich bij gunning tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit opdrachtdocument, van de beschreven opdracht met betrekking tot perceel 2 – het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen voor langgeschoolde medewerkers 1
- stelt/stellen zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant (hoofdelijk aansprakelijk) voor het nakomen van de verplichtingen die uit of in verband met de opdracht kunnen voorkomen;
- duidt de firma aan om de combinatie ten
overstaan van de aanbestedende overheid te vertegenwoordigen 2
- en stelt (naam + functie) aan als gemachtigde om de offerte te
ondertekenen² 3
3 doorhalen wat niet van toepassing is
2 alleen in te vullen door een deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid
3 de ondertekenaar is wettelijk bevoegd om de vennootschap ten aanzien van derden te vertegenwoordigen
ONDERAANNEMERS
Indien rechtspersoon:
De vennootschap (firmanaam of benaming): ………………………………………………………………………………………………………
Juridische vorm: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: …………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………
Maatschappelijke zetel (volledig adres): ………………………………………………………………………………………………………………..
Ondernemingsnummer: ………………………………………………………….………………………………………………………………………………….
Indien natuurlijk persoon:
Naam en voornaam: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Hoedanigheid of beroep: …………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Woonplaats (volledig adres): ……………………………………………………………………………………………………………………………………..
zal bij gunning volgend gedeelte van de opdracht in onderaanneming uitvoeren:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
BIJLAGE 01B – OFFERTEFORMULIER - FINANCIËLE GEGEVENS
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor het afsluiten van een raamovereenkomst voor opleiding en begeleiding voor lessen Nederlands op de werkvloer
Opdrachtdocument VGC2023/DFBA/Aankoop/MDC/23
NAAM FIRMA
Perceel 1 – het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen en workshops voor kortgeschoolde medewerkers
De prijs per dagdeel van 3 uur voor het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen en workshops voor kortgeschoolde medewerkers
In cijfers, excl. btw): ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
In cijfers, incl. btw): ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Het bedrag van de btw: ………………………………………………………………., het btw percentage : …………………………………
Perceel 2 – het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen voor langgeschoolde medewerkers
De prijs per dagdeel van 3 uur voor het ontwikkelen van op maat gemaakte opleidingen voor langgeschoolde medewerkers
In cijfers, excl. btw): ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
In cijfers, incl. btw): ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Het bedrag van de btw: ………………………………………………………………., het btw percentage : …………………………………
De prijzen worden in de offerte opgegeven in EUR tot 2 cijfers na de komma.
De prijzen vermeld op dit formulier worden in aanmerking genomen voor de beoordeling van de offerte en de eventuele gunning van de opdracht.
In geval van tegenspraak tussen de vermelde prijzen in het opdrachtdocument is de volgende voorrangsvolgorde bepalend:
1. bijlage 01B – offerteformulier financieel
2. bijlage 01C – inventaris
3. prijzen elders vermeld in de offerte
Prijzen mogen enkel in deze bijlage worden opgenomen. Indien er een gedetailleerde prijsopgave wordt gegeven, wordt deze in een apart document opgenomen, benoemd als volgt:
Naam inschrijver_01C_offerteformulier_financieel_detail