INTERNATIONAL COUNCIL ON MONUMENTS AND SITES CONSEIL INTERNATIONAL DES MONUMENTS ET SITES BELGIQUE – BELGIË – BELGIEN – BELGIUM
INTERNATIONAL COUNCIL ON MONUMENTS AND SITES CONSEIL INTERNATIONAL DES MONUMENTS ET SITES BELGIQUE – BELGIË – BELGIEN – BELGIUM
Overeenkomst
Tussen
1. ICOMOS Vlaanderen-Brussel vzw met zetel op het KIK-IRPA, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door xxxxxxx Xxx XXXXX, voorzitter en de xxxx Xxx XXXXXXX, secretaris-generaal, enerzijds en
2. ICOMOS Wallonie-Bruxelles asbl met zetel in de xxx Xxxxxx Xxxxxxxx xx 00 xx 0000 Xxxxxxxxxxx, vertegenwoordigd door de heer Xxxx-Xxxxxxxxx XXXXXX, voorzitter, en xxxxxxx Xxxxx XXXXXXXX, secretaris-generaal, anderzijds
Preambule
Deze overeenkomst annuleert en vervangt de overeenkomst tussen ICOMOS Vlaanderen- Brussel vzw en ICOMOS Wallonie-Bruxelles asbl, ondertekend op 17 november 2006.
Art. 1 - Definitie
Het Comité ICOMOS België (hierna: het Belgisch Comité) is een feitelijke vereniging die België vertegenwoordigt bij de niet-gouvernementele organisatie ICOMOS Internationaal.
Art. 2 - Raad van bestuur
Het Belgisch Comité wordt geleid door een raad van bestuur die bestaat uit 18 leden, allen vrijwilligers: 9 verkozen vertegenwoordigers van ICOMOS Vlaanderen-Brussel vzw en 9 verkozen vertegenwoordigers van ICOMOS Wallonie-Bruxelles asbl (met inbegrip van de Duitstalige Gemeenschap).
De raad van bestuur is de woordvoerder van het Belgisch Comité bij de internationale en federale instanties.
De stemmen waarover het Belgisch Comité beschikt in het kader van de Algemene Vergadering van ICOMOS Internationaal worden gelijk verdeeld tussen beide vzw’s : ICOMOS Vlaanderen-Brussel vzw en ICOMOS Wallonie-Bruxelles asbl (met inbegrip van de Duitstalige Gemeenschap).
Art.3 - Voorzitterschap en vice- voorzitterschap
Het voorzitterschap van het Belgisch Comité en zijn raad van bestuur wordt afwisselend, voor een periode van drie jaar, uitgeoefend door de voorzitter van de ene vzw; het vice- voorzitterschap door de voorzitter van de andere vzw.
Art. 4 - Taken van de voorzitter en de vice- voorzitter
De voorzitter is, in samenwerking met de vice- voorzitter, belast met:
- de vertegenwoordiging bij ICOMOS Internationaal;
- de coördinatie van het Belgisch Comité en de organisatie van gezamenlijke vergaderingen, activiteiten en werkzaamheden;
- de uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur.
Bij afwezigheid of ziekte van de voorzitter worden zijn/haar taken waargenomen door de vice- voorzitter.
Art. 5 - Administratief secretariaat
Op beslissing van de raad van bestuur wordt het administratief secretariaat van het Belgisch Comité:
- ofwel gezamenlijk georganiseerd en voor de helft financieel gesteund door de twee vzw’s;
- ofwel afwisselend georganiseerd en financieel ondersteund door het secretariaat van de vzw die het voorzitterschap van het Belgisch Comité waarneemt.
Art. 6 - Zetel van het comité en de raad van bestuur
De zetel van het Belgisch Comité en van de raad van bestuur is vastgesteld op het adres van de maatschappelijke zetel van de vzw die het voorzitterschap waarneemt, tenzij de raad van bestuur anders beslist.
Art. 7 - Vergaderingen
De raad van bestuur komt op initiatief van de voorzitter en de vice- voorzitter samen wanneer dat noodzakelijk is, en ten minste eenmaal per jaar op een in onderling overleg vastgestelde plaats. Bovendien kan op verzoek van ten minste drie leden van de raad van bestuur een vergadering worden bijeengeroepen.
De minimale aanwezigheid vereist voor de vergaderingen wordt vastgesteld op drie vertegenwoordigers van elke vzw.
Wanneer de omstandigheden het vereisen, kunnen vergaderingen in virtuele vorm worden gehouden.
Art. 8 - Oproeping
De raad van bestuur wordt samengeroepen door de voorzitter of, in de in artikel 5 aangegeven situatie, door de vice- voorzitter. De uitnodigingen en de notulen van de vorige vergadering worden ten minste twee weken vóór de datum van de vergadering aan de leden verzonden.
Art. 9 - Agenda
De voorzitter stelt, in overleg met de vice- voorzitter, de ontwerp-agenda vast. Indien één van de leden van de raad van bestuur hierom verzoekt, wordt een onderwerp dat onder de bevoegdheid van de raad van bestuur valt aan de agenda toegevoegd, uiterlijk drie dagen voor de datum van de vergadering.
Art. 10 - Beslissingen
De beslissingen van de raad van bestuur worden genomen in overleg en op basis van consensus tussen de aanwezige leden. Indien geen consensus kan worden bereikt, worden de beslissingen op een gepaste wijze ter stemming voorgelegd aan de voltallige raad van bestuur en genomen met een gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
De voorzitter en de vice- voorzitter voeren de beslissingen van de raad van bestuur uit. In voorkomend geval verbinden zij zich ertoe deze beslissingen door hun respectieve raden van bestuur te laten bekrachtigen.
Art. 11- Taalgebruik
Tijdens de vergaderingen van de raad van bestuur spreekt ieder lid zijn eigen taal.
De voorzitter en de vice- voorzitter waken erover dat de verslagen van de vergaderingen en alle interne documenten van het Belgisch Comité in het Nederlands en het Frans en, zo nodig, in het Duits worden opgesteld.
Indien noodzakelijk en na uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek van een lid, wordt op vrijwillige basis voor simultaanvertaling gezorgd door één van de aanwezige of specifiek hiertoe uitgenodigde tweetalige leden.
Daarnaast bereiken de voorzitter en de vice- voorzitter een akkoord over de keuze van de taal of talen voor de communicatie met, of de opstelling van documenten voor ICOMOS Internationaal.
Art.12 - Kosten
Afgezien van de werkingskosten van het administratief secretariaat zoals vermeld in artikel 6 van de huidige overeenkomst, komen alle kosten gemaakt door de voorzitter, de vice- voorzitter en de leden van de raad van bestuur ten laste van de vzw waarvan zij lid zijn.
Art. 13 – Interne werkgroepen
De raad van bestuur kan beslissen om de behandeling van een bepaalde aangelegenheid toe te vertrouwen aan een werkgroep waarvan hij de voorzitter en de leden uit zijn midden kiest. De werkzaamheden van deze groep worden kosteloos verricht. De werkgroep brengt op passend geachte wijze verslag uit aan de raad van bestuur over het resultaat van zijn werkzaamheden. De activiteiten van de werkgroep worden beëindigd van zodra de hem toevertrouwde taak is voltooid.
Art. 14 - Lidmaatschapsbijdrage
Elke vzw is rechtstreeks verantwoordelijk, binnen de voorgeschreven termijnen, voor het betalen van de lidmaatschapsbijdragen en eventuele andere bijdragen van de eigen leden aan het Internationaal Secretariaat.
Artikel 15 - Bankrekeningen
De Raad van Bestuur kan beslissen om een bankrekening te openen op naam van het Belgisch Comité. Deze rekening wordt beurtelings beheerd door de vzw die het voorzitterschap waarneemt, onder toezicht van de raad van bestuur.
Art. 16 - Werelderfgoed
Evaluaties en adviezen met betrekking tot een Belgisch onroerend goed dat is ingeschreven op de Werelderfgoedlijst of kandidaat is voor inschrijving, worden geformuleerd op verzoek van ICOMOS Internationaal of op initiatief van het Belgisch Comité, ter attentie van ICOMOS Internationaal, wanneer het comité op de hoogte wordt gebracht van feiten of projecten die een impact kunnen hebben op de uitzonderlijke universele waarde, authenticiteit en/of integriteit van een dergelijk goed. De evaluaties en adviezen van het Belgisch Comité worden door de leden van beide verenigingen gezamenlijk uitgewerkt en voorgesteld. Conclusies worden op gepaste wijze onder de aandacht van de raad van bestuur gebracht. De voorzitter, desgevallend de vice- voorzitter, bekrachtigt de evaluaties, adviezen of andere informatie en geeft deze door aan ICOMOS Internationaal. Voorzitter en vice- voorzitter informeren hun respectieve raden van bestuur.
De benoeming van vertegenwoordiger(s) in een commissie of comité met betrekking tot een Belgisch onroerend goed dat is opgenomen op de Werelderfgoedlijst, zowel op verzoek van ICOMOS Internationaal als van een derde/overheidsinstantie, wordt besproken door de raad van bestuur. Deze raad benoemt, op voorstel van beide vzw’s, twee vertegenwoordigers, één van elke vereniging, behoudens in de hypothese waar binnen één van de vzw’s geen geschikte vertegenwoordiger kan worden gevonden. Beide vzw’s beslissen zelfstandig op welke wijze zij binnen de groep van eigen leden vertegenwoordigers aanwijzen. Wanneer de vraag tot aanduiding van een vertegenwoordiger van het Belgisch comité slechts één persoon betreft, wordt de keuze overgelaten aan de instantie die om vertegenwoordiging verzocht.
Art. 17 - Internationale wetenschappelijke comités
Het Belgisch Comité streeft ernaar vertegenwoordigers aan te wijzen voor elk van de bestaande of toekomstige internationale wetenschappelijke comités. De raad van bestuur benoemt op voorstel van de twee vzw’s twee vertegenwoordigers, één van elke vzw, tenzij er binnen één van de vzw’s geen geschikte vertegenwoordiger kan worden gevonden. De vzw’s beslissen zelfstandig op welke wijze zij een vertegenwoordiger uit hun midden selecteren. Het statuut van vertegenwoordiger met stemrecht binnen elk internationaal wetenschappelijk comité wordt toegekend door de raad van bestuur, rekening houdend met het evenwicht en/of de alternering in de vertegenwoordiging tussen beide vzw’s. De leden die door de raad van bestuur voor een internationaal wetenschappelijk comité werden aangewezen, brengen verslag uit over de werkzaamheden van dat comité en over hun bijdrage.
Art. 18 – Internationale werkgroepen en focal points
Wanneer ICOMOS Internationaal een werkgroep of een focal point instelt en de nationale comités verzoekt om een contactpersoon aan te wijzen, benoemt de raad van bestuur deze laatste, in functie van de vraag, op voorstel van de twee vzw’s. De door de raad van bestuur aangewezen contactpersoon brengt verslag uit aan de raad over de verrichte werkzaamheden. De raad van bestuur kan indien nodig besluiten een tweede contactpersoon aan te wijzen, wanneer ICOMOS Internationaal of de betreffende werkgroep dit toelaat.
Art 19 Heritage alerts
Wanneer ICOMOS International aan het Belgisch Comité een "Heritage Alert" overmaakt met betrekking tot een element van het Belgisch erfgoed, brengt de raad van bestuur leden van beide vzw’s samen om de mededeling te onderzoeken. Hun conclusies worden aan de raad van bestuur meegedeeld. De voorzitter, desgevallend de vice- voorzitter, bekrachtigt de adviezen van het Belgisch Comité en maakt deze over aan het Internationaal Secretariaat.
Art. 20 - Andere verzoeken
Elk ander verzoek om advies, vertegenwoordiging bij diverse instanties, inbreng of expertise met een nationale of internationale draagwijdte, wordt voorgelegd aan de raad van bestuur met het oog op een gezamenlijke beslissing.
Art. 21 – Vertegenwoordiging
Met inachtname van artikel 4 kunnen de voorzitter en de vice- voorzitter, in geval van afwezigheid, de vertegenwoordiging van het Belgisch Comité delegeren aan een ander lid van de raad van bestuur, op voorwaarde dat de raad op de hoogte wordt gebracht.
In het algemeen mag een lid alleen namens de raad van bestuur spreken of handelen wanneer hij daartoe door die raad gemachtigd is.
Goedgekeurd door de raad van bestuur op zijn vergadering van 30 juni 2021.
Xxx Xxxxx Xxxxxxxxxx
van ICOMOS Vlaanderen-Brussel vzw Vice-Voorzitter van ICOMOS België
Xxxx-Xxxxxxxxx XXXXXX Xxxxxxxxxx
van ICOMOS Wallonie-Bruxelles asbl Voorzitter van ICOMOS België
Xxx XXXXXXX
Secretaris-generaal
van ICOMOS Vlaanderen-Brussel vzw
Xxxxx XXXXXXXX Secretaris-generaal
van ICOMOS Wallonie-Bruxelles vzw