Overeenkomst - Toekenning van subsidies ten gunste van de vzw No Way Back in het kader van het tijdelijk gebruik van het terrein gelegen op de hoek van de Vuurkruisenlaan en de Oorlogskruisenlaan te 1120 Neder-Over-Heembeek.
Overeenkomst - Toekenning van subsidies ten gunste van de vzw No Way Back in het kader van het tijdelijk gebruik van het terrein gelegen op de hoek van de Vuurkruisenlaan en de Oorlogskruisenlaan te 1120 Neder-Over-Heembeek.
TUSSEN DE ONDERGETEKENDEN:
Enerzijds,
De Stad Brussel, vertegenwoordigd door haar College van Burgemeester en Schepenen, voor wie optreden:
- Mevr. Ans Persoons, Schepen van Stedenbouw en Openbare Ruimte, Nederlandstalig(e) Aangelegenheden en Onderwijs,
- Xxx. Xxxxxxx, Stadssecretaris,
met zetel te Grote Markt, 1000 Brussel
Op grond van een beslissing van de Gemeenteraad van .................................................
hierna “de Stad” genoemd
EN
Anderzijds,
No Way Back, vertegenwoordigd door Xxxx xx Xxxxx, Voorzitter van bestuur, met maatschappelijke zetel te Xxxxx xx Xxx Xxxxxxxxx00 0000 Xxxxxxxxx
Hierna “de begunstigde” genoemd
INLEIDING
Op 24/11/2021 lanceerde de stad Brussel een projectoproep voor het tijdelijk gebruik van het kadastraal perceel 21819D0079/03E000. Dit perceel, dat eigendom is van de Stad Brussel, komt overeen met het driehoekige terrein begrensd door de Vuurkruisenlaan en de Oorlogskruisenlaan, eerste bomenrij te 0000 Xxxxx-Xxxx-Xxxxxxxx.
Volgens de projectoproep wil de Stad Brussel, met het project van tijdelijk gebruik van de site:
• De locatie activeren en deze teruggeven aan de bewoners met een programma gericht op de wijk en zijn behoeften, dit met het oog op haar toekomstige programma als groene openbare buurtruimte;
• Een plaats bieden die verankerd is in de wijk en haar sociale weefsel; het gaat er niet om een regionale bestemming te creëren, maar wel een ruimte voor de wijk die verschillende actoren en
verenigingen op het terrein samenbrengt die actief zijn of willen zijn om tegemoet te komen aan specifieke lokale behoeften;
• De site openstellen voor de wijk en ze gezellig en gebruiksvriendelijk maken voor iedereen.
Het gebruik wordt voorzien voor een duur van drie jaar. Dit terrein is immers bestemd om een nieuwe openbare groene ruimte te worden.
De begunstigde vzw zal de verenigingen die de site gebruiken, selecteren en beheren. Ze zal ook instaan voor de technische opvolging van de site en het project.
Het College van Burgemeester en Schepenen heeft in zijn zitting van 13/01/2021 het project van de vzw No Way Back gekozen.
Hierbij willen de partijen de voorwaarden en modaliteiten vaststellen voor de steun die de Stad aan de begunstigde zal verlenen om haar te helpen het project dat wordt ontwikkeld op het ter beschikking gestelde terrein tot een goed eind te brengen.
Wordt het volgende overeengekomen:
ARTIKEL 1 - TEKSTEN DIE MET NAME VAN TOEPASSING ZIJN OP DE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst is onderworpen aan:
- De nieuwe gemeentewet van 26 mei 1989;
- De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
ARTIKEL 2 - VOORWERP
Deze overeenkomst legt de voorwaarden vast voor de subsidiëring door de Stad voor de uitwerking, de coördinatie en het beheer van het project voor het tijdelijke gebruik van het kadastraal perceel 21819D0079/03E000, overeenstemmend met het terrein gelegen op de hoek van de Vuurkruisenlaan en de Oorlogskruisenlaan te 0000 Xxxxx-Xxxx-Xxxxxxxx dat eigendom is van het Gemeentebestuur van de Stad Brussel.
ARTIKEL 3 - BEDRAG
Het bedrag van de subsidie wordt vastgesteld op:
- 70.000 euro voor de investeringskosten (inrichting, infrastructuur);
- 20.000 euro per jaar gebruik (personeelskosten en werkingskosten) in 2022, 2023 en 2024.
Medefinanciering van de initiatieven is toegestaan op voorwaarde dat de begunstigde vooraf het akkoord verkrijgt van de Stad via het Stuurcomité.
ARTIKEL 4 - IN AANMERKING KOMENDE UITGAVEN EN BEDRAGEN
De in aanmerking komende kosten worden verdeeld in 2 categorieën:
- 70.000 euro aan investeringskosten (inrichting, infrastructuur ...);
- 20.000 euro per jaar aan personeelskosten (brutolonen, werkgeversbijdragen, vergoedingen, verzekeringskosten ...).
De regelgeving inzake overheidsopdrachten moet worden nageleefd en de begunstigde moet het bewijs dat deze voorschriften worden nageleefd aan de Stad Brussel kunnen voorleggen. De ingediende kosten kunnen op geen enkele wijze tweemaal worden gesubsidieerd en alle gerechtvaardigde uitgaven moeten expliciet verband houden met het project.
Alle uitgaven verricht na 31 december 2024 zullen worden geweigerd.
Transparantie met betrekking tot de projectuitgaven zal vereist zijn. Alle financiële documenten (facturen en onkostenrekeningen en betalingsbewijzen) moeten door de begunstigde naar de Stad Brussel worden gestuurd. Uitgaven die niet gerechtvaardigd zijn (door een bewijsstuk) worden bij deze subsidie niet in aanmerking genomen.
ARTIKEL 5 - VEREFFENINGSWIJZE VAN DE SUBSIDIE
a) De vereffening van de investeringssubsidies van 70.000 euro verloopt als volgt:
1° een voorschot van 80% van de subsidie wordt vereffend na de ondertekening van deze overeenkomst, rekening houdend met de doeltreffendheid van de gemeentebegroting;
2° Het saldo van 20% van de subsidie wordt betaald na voltooiing van de inrichting van de site, op voorlegging van de financiële bewijsstukken.
b) De werkingssubsidie van 20.000 euro per jaar wordt betaald als volgt:
1° een voorschot van 80% van de subsidie wordt betaald op basis van een aangifte van schuldvordering die vóór 02/05 van het lopende jaar moet worden ingediend
2° het saldo van 20% wordt betaald na overlegging van een activiteitenverslag en financiële bewijsstukken die uiterlijk op 28/02 van het volgende jaar moeten worden ingediend
c) De verschillende schijven van de subsidie worden betaald op de rekening nr. BE ° 89523081063985 geopend op naam van de begunstigde No way back, op basis van een schuldvordering.
In geval van gedeeltelijke of volledige niet-uitvoering van het project of lager dan verwachte uitgaven:
- Bedragen die in 2020 niet zijn uitgegeven en/of geldig zijn gemotiveerd, worden naar het volgende jaar overgedragen
tot het einde van het project, d.w.z. tot 31 december 2024.
Reeds ontvangen bedragen die na 31 december 2024 nog niet zijn uitgegeven en/of niet geldig zijn gemotiveerd, moeten worden terugbetaald.
De betaling van deze bedragen vindt plaats na indiening van een schuldvordering binnen 60 kalenderdagen na ontvangst van de schuldvordering.
ARTIKEL 6 - ADMINISTRATIEVE PROCEDURES
Om toezicht te houden op het project en de naleving van de daaraan gekoppelde overeenkomsten te verzekeren, richt de Stad een Stuurcomité op dat bestaat uit ten minste de geselecteerde begunstigde en een of meer vertegenwoordigers van de Stad.
Zijn rol:
- De administratieve procedures verlichten om de beheerder het terrein op korte tijd te helpen activeren;
- De beheerder ondersteunen bij alle stappen met betrekking tot de opstart en opvolging van het tijdelijke gebruiksproject;
- De behoeften en verwachtingen van de wijk bespreken;
- Het project regelmatig evalueren en het eventueel bijsturen in samenwerking met de begunstigde;
- De communicatie met de begunstigde onderhouden;
Dit Stuurcomité zal minstens 4 keer per jaar bijeenkomen en wordt georganiseerd door de Stad en/of op verzoek van de begunstigde.
Tijdens de bijeenkomsten van dit Stuurcomité zal de begunstigde een beknopt voortgangsverslag indienen.
Het moet een korte uiteenzetting bevatten van wat er in het project is bereikt (werken, activiteiten enz.) en een overzicht van de uitgaven.
ARTIKEL 7 - CONTROLEMIDDELEN
De begunstigde moet een boekhouding voeren die de Stad Brussel in staat stelt een doeltreffende controle uit te oefenen.
De Stad Brussel heeft het recht om het gebruik van de toegekende subsidie te laten controleren. Zij kan de begunstigde te allen tijde vragen haar het bewijs te leveren dat de wetgeving inzake overheidsopdrachten wordt nageleefd.
De begunstigde verbindt zich ertoe zich niet te verzetten tegen een handeling of een houding aan te nemen die de uitoefening van dit controlerecht zou belemmeren.
Een eerste voortgangsverslag over het project moet drie maanden na de eerste betaling van de investeringssubsidie aan het Stuurcomité worden toegezonden.
De begunstigde moet op 28/02 van het jaar dat volgt op de betaling van de subsidie een jaarlijks activiteitenverslag voor het project indienen met alle financiële bewijsstukken; het saldo van de subsidie wordt pas betaald na ontvangst en goedkeuring van het jaarlijkse activiteitenverslag.
Dit jaarverslag bevat:
1° Een financieel verslag over de betrokken acties, met inbegrip van de bewijsstukken 2° en een activiteitenverslag over de betrokken acties
In dit verslag wordt een overzicht gegeven van het project en de context ervan. De fysieke en financiële voortgang van het project, alsmede een evaluatie van de doelstellingen en indicatoren moeten worden opgenomen. De inspanningen die de begunstigde zich getroost om ervoor te zorgen dat het project na de programmeringsperiode duurzaam is, en eventuele problemen die zich voordoen, moeten in aanmerking worden genomen.
De voortgangs- en activiteitenverslagen moeten het volgende bevatten:
- Een beschrijving van wat er in het project is bereikt;
- Een gedetailleerd financieel verslag met alle facturen, ontvangstbewijzen of andere documenten die de uitgaven voor het project rechtvaardigen en alle betalingsbewijzen (rekeningafschriften of uittreksel uit het kasboek voor aankopen in contanten), genummerd en opgenomen in een overzichtstabel volgens het model dat aan de begunstigde moet worden verstrekt;
Het referentiejaar is het kalenderjaar. In elk activiteitenverslag moeten de uitgaven tot en met 30 december van het betreffende jaar worden verantwoord. De bewijsstukken die twee of meerdere jaren dekken worden ingediend voor het laatste daarvan.
ARTIKEL 8 - DUUR VAN DE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst treedt in werking na ondertekening door beide partijen.
De bepalingen van dit contract en de bijlagen kunnen alleen worden gewijzigd door middel van een aanhangsel dat naar behoren is goedgekeurd door de contracterende partijen.
Deze overeenkomst wordt gesloten onder de ontbindende voorwaarde van de opschorting en/of annulering van de beraadslaging van de Gemeenteraad die deze overeenkomst goedkeurt door de toezichthoudende instantie waarvan de Stad afhankelijk is.
ARTIKEL 9 – VERVROEGDE BEËINDIGING
Deze overeenkomst kan vervroegd worden beëindigd indien de terbeschikkingstelling van het terrein om welke reden ook vervroegd ten einde zou lopen.
ARTIKEL 10 - ANDERE FINANCIERINGSBRONNEN
De begunstigde moet een schriftelijk akkoord verkrijgen van de Stad voor alle bijkomende financieringsverzoeken aan andere privé- en/of openbare instellingen, om te voorkomen dat de Stad in verband wordt gebracht met onethische financiering of financiering die haar imago kan schaden. Het verzoek van de begunstigde moet per e-mail worden gericht aan de leden van het Stuurcomité, die eveneens per e-mail zullen antwoorden.
ARTIKEL 11 - KEUZE VAN WOONPLAATS
Voor de uitvoering van deze overeenkomst doen de partijen keuze van woonplaats:
- Voor de Stad Brussel, in het College van Burgemeester en Schepenen, Departement Stedenbouw, Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx
- Voor de begunstigde, op haar maatschappelijke zetel No Way Back Xxxxx xx Xxx Xxxxxxxxx00 0000 Xxxxxxxxx
ARTIKEL 12 - TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANKEN
Elk geschil met betrekking tot de interpretatie of uitvoering van deze overeenkomst en de gevolgen ervan wordt
uitsluitend beslecht door de rechtbanken van Brussel.
Opgemaakt te Brussel, , in evenveel originelen als er partijen zijn met een onderscheiden
belang, waarbij elke partij erkent haar exemplaar te hebben ontvangen. Voor de begunstigde:
Voor vzw No Way Back Gelezen en goedgekeurd
Voor de Stad Brussel: De Stadssecretaris, Xxx Xxxxxxx, | De Schepen van Stedenbouw en Openbare Ruimte, Nederlandstalig(e) Aangelegenheden en Onderwijs, Ans Persoons |