Ondersteunend medewerker financieel en administratief projectmanagement
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Het Eigen Vermogen van het Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek zoekt een
Ondersteunend medewerker financieel en administratief projectmanagement
contractueel Niveau: B Rang: B1
Graad: Deskundige
Met standplaats: VAC Brussel
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1. De vacature in het kort
Het Eigen Vermogen van het Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek (EV INBO) zoekt een administratief - financieel deskundige om haar projectwerking te versterken. Je komt terecht in een klein en dynamisch team dat de onderzoekers van het INBO bij staat bij de ontwikkeling en het beheer van extern gefinancierde projecten voor biodiversiteitsonderzoek. Je berekent projectbudgetten en verleent advies bij het opstellen van offertes en projectaanvragen. Je bereidt contracten, declaraties en audits mee voor en je houdt projectinformatie en - rapporten up to date voor het Eigen Vermogen team, de onderzoekers en het management.
Xxxx hieronder meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.
2. Functiecontext
Het Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek (INBO) verricht onderzoek en levert kennis aan al wie het beleid voorbereidt, uitvoert of er als belanghebbende bij betrokken is. Met zijn wetenschappelijk onderzoek ondersteunt het INBO alle actoren van de open ruimte binnen de Vlaamse overheid en organisaties voor natuurbehoud, bosbouw, landbouw, jacht en visserij. Het INBO stelt zijn gegevens ter beschikking als open data en levert informatie voor internationale rapportering. Het maakt tevens deel uit van nationale en Europese onderzoeksnetwerken, zoals LTER, ALTER-Net en LifeWatch.
Het Eigen Vermogen van het INBO (EV INBO) is een aparte rechtspersoonlijkheid waarbinnen projecten uitgevoerd worden die met externe middelen worden gefinancierd. Het doel van het EV INBO is onder meer het INBO onderzoek aan te vullen waar de rechtstreeks toegekende overheidsmiddelen niet volstaan voor een volwaardig en toekomstgericht onderzoeksprogramma. Het biedt de mogelijkheid om nieuwe onderzoeksthema’s aan te snijden die onmiddellijk of op de (middel)lange termijn beleidsrelevantie hebben.
Het INBO telt ongeveer 200 personeelsleden en het EV INBO ongeveer 50 medewerkers, voornamelijk onderzoekers en technici. Die zijn georganiseerd zijn in 23 zelfsturende teams, waaronder 13 onderzoeksteams. Je zal deel uitmaken van het team Eigen Vermogen van het Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek (afkorting: EV INBO).
3. Takenpakket
3.1 Doel van de functie
Je verleent administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit.
Je ondersteunt het projectmanagement op financieel en administratief vlak als lid van het EV INBO-team.
Je berekent projectbudgetten en verleent advies bij het opstellen van offertes en projectaanvragen. Je bereidt contracten, declaraties en audits mee voor en je houdt projectinformatie en -rapporten up to date voor het Eigen Vermogen team, de onderzoekers en het management.
Resultaatsgebieden
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatgebieden bestaan.
Resultaat | Voorbeelden van activiteiten |
Informatieverzameling en –verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. | - Je verzamelt en gebruikt informatie voor adviesverlening bij projectvoorstellen. - Je verzamelt informatie voor de opmaak van projectbudgetten. - Je verzamelt informatie over voorwaarden en procedures van financieringsprogramma’s in het algemeen en van individuele projecten in het bijzonder. |
Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. | - Je beheert en bewaart alle projectinformatie in Google Drive (projectmappen), Exact Online (boekhoudsysteem) en Invantive(kostentool). - Je stelt sjablonen op en maakt ze beschikbaar voor de andere (EV)INBO gebruikers. |
Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: | - Je geeft advies bij de juridisch-financieel- administratieve afhandeling van projectvoorstellen - Je ondersteunt het opstellen van PV’s van oplevering, onderaannemingscontracten,... verbonden aan de projecten. - Je verzorgt de administratieve verwerking van EU- projecten op het EU-platform - Je bereidt mee audits voor. |
Conform procedures, wetgeving en regelgeving | |
Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties,…) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. | - Je maakt projectbudgetten op. - Je verzorgt de voorbereiding en de opmaak van projectclaims. - Je stelt budgetrapporten op van de projecten en maakt ze beschikbaar voor de (EV)INBO gebruikers. |
Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. | - Je volgt de tijdsplanning van projectvoorstellen, offertes, contracten, projectclaims,enz. mee op. - Je volgt het administratieve luik van lopende projecten mee op. - Je volgt het financiële luik van lopende projecten (incl. betalingen) mee op. |
Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. | - Je ontwikkelt jezelf tot centraal kennispunt voor alle projectgerelateerde kennis. |
4. Profiel
4.1 Formele deelnemingsvoorwaarden
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden:
1) Je hebt een bachelor diploma in bedrijfskunde/boekhouden/(project)management/een economische opleiding of gelijkwaardig.
Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/
2) Je hebt minimaal één jaar relevante ervaring in financiële ondersteuning bij projectmanagement.
4.2 Competenties
4.2.1 Technische competenties
Je hebt kennis van
● begrotings- en financiële regelgeving
● overheidsopdrachtenwetgeving
● Google (drive, docs, sheet), Office (word, excel, powerpoint)
● Exact Online
ANDERE COMPETENTIES
● Talenkennis: vloeiend Nederlands, basis Engels en Frans
4.2.2 Persoonsgebonden competenties
● Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
● Samenwerken: je deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt andere naar hun mening. Je houdt rekening met de gevoeligheden en verscheidenheid van mensen (niveau 1).
● Flexibiliteit: Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1)
● Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2)
● Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
● Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)
● Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
4.3 Toelatingsvoorwaarden
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5. Aanbod
● Je krijgt een contract van onbepaalde duur op het Eigen Vermogen van het INBO.
● Een boeiende en uitdagende functie
● Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
● Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
● Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinde ren tussen 3 en 14 jaar.
● Geen fan van files? Bij de Vlaamse overheid kan je rekenen op gratis openbaar vervoer van en naar je werk of een fietsvergoeding voor je woon-werkverkeer. Je kan ook één of 2 dagen van thuis of een satellietkantoor werken bij de meeste functies.
● Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.
● Je hebt recht op een aanvullend pensioen, ook wel ‘tweede pijler’ genoemd, volledig betaald door de
werkgever. Je hoeft dus zelf niets bij te dragen.
● Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
● Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Relevante beroepservaring in de private sector kan tot maximaal 20 jaar verloond worden.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
6. Selectieprocedure
● Preselectie op basis van je motivatiebrief en CV.
● Op 13/06/22 (onder voorbehoud) zullen er gesprekken plaatsvinden om te peilen naar de motivatie en kennis met betrekking tot de functie.
● Je kunt rekenen op een vlotte en discrete behandeling van je kandidatuur en na afloop van de selectieprocedure feedback vragen.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.
7. Hoe kun je solliciteren?
Solliciteer ten laatste op 29/05/22.
Om te solliciteren mail je je motivatiebrief en CV naar xxxxxxxxxxx@xxxx.xx. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
8. Vragen
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Xxxx Xxx Xxxxxxxx
E-mail: xxxx.xxxxxxxxxxx@xxxx.xx Tel.: 0000 00 00 00
Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:
Xxxx Xxxxxxxx
E-mail: xxxx.xxxxxxxx@xxxx.xx Tel.: 0000 00 00 00
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
9. Feedback
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen einde juni.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar xxxxxxxxxxx@xxxx.xx.