Voorstel informatieblad voor de nieuwe medewerker
Invulling banenafspraak Sociaal Akkoord 2013
Voorstel informatieblad voor de nieuwe medewerker
Hieronder vind u een voorstel voor een informatieblad aan een nieuwe medewerker uit de doelgroep banenafspraak. Hierin staan de belangrijkste praktische zaken die relevant zijn voor de nieuwe medewerker en die van toepassing zijn op de verschillende ministeries. Het kan zijn dat op onderdelen bij uw ministerie andere informatie van toepassing is. Dit is dan ook een zogenaamd levend document. Mocht u dingen willen specificeren, weglaten of aanpassen: voel hiertoe de vrijheid. Zo is bijvoorbeeld de alinea Begeleidingscontract niet in elke organisatie van toepassing. Het gaat erom dat dit een handvat is om de nieuwe medewerkers uit de doelgroep banenafspraak van het Sociaal Akkoord 2013 zo goed mogelijk voor te lichten. Dit document kan hierbij ondersteunen. U wordt geadviseerd het informatieblad ook aan de eventuele jobcoach of werkbegeleider van de nieuwe medewerker te verstrekken.
Dit informatieblad wordt u aangeboden door het Expertisecentrum Organisatie en Personeel (UBR|EC O&P). Indien u aan de hand van dit informatieblad nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de contactpersoon MVW van uw ministerie1 of de Procesbegeleider van het
EC O&P2.
Beste [naam van de nieuwe medewerker],
Welkom bij [ Organisatieonderdeel van het Ministerie van…..].
Omdat je de eerste werkdagen veel mondelinge informatie krijgt, hebben we een informatieblad samengesteld waarin je bepaalde informatie kunt nalezen. Het gaat om een aantal handige weetjes over praktische zaken en andere werkgerelateerde onderwerpen. Mochten er vragen of onduidelijkheden zijn, neem dan contact op met je vaste begeleider.
Aanpassingen op de werkplek
Alle werkplekken hebben instelbaar kantoormeubilair. Meer informatie over het juist instellen van je werkplek vind je op het Rijksportaal onder Personeel. Als je daar vragen bij hebt, kun je jouw vaste begeleider vragen er samen met je naar te kijken. Het kan zo zijn dat je met jouw beperking andere aanpassingen nodig hebt die belangrijk zijn om goed te functioneren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een aangepast toetsenbord of muis. Als dat nog niet is geregeld bij aanvang van je werkzaamheden, overleg dan met je vaste begeleider hoe dit alsnog kan worden geregeld.
1 Elk ministerie heeft één of meerdere contactpersonen MVW. De lijst van namen en contactgegevens is te vinden onder: Invulling Banenafspraak
2 Via EC O&P kan Procesbegeleiding worden ingekocht. Zie de Producten en Diensten Catalogus (PDC) 2015 onder Workflow, punt 5: Begeleiding instroom arbeidsbeperkten. Deze catalogus is te vinden de op de website van UBR, onder EC O&P: PDC2015 De factsheet over Procesbegeleiding is te vinden op Rijksportaal onder Invulling Banenafspraak.
Begeleidingscontract
In het begeleidingscontract staat beschreven welke werk- en begeleidingsafspraken er zijn gemaakt tussen jou, je leidinggevende, je vaste begeleider en eventueel je jobcoach (als je Xxxxxxxx bent) of je werkbegeleider (als je in je baan begint vanuit de Wsw of bijstand). Iedereen moet het begeleidingscontract ondertekenen, het is de bedoeling dat dit in de eerste werkweek gebeurt. In het begeleidingscontract kunnen persoonlijke afspraken worden toegevoegd. Alle betrokken partijen krijgen een kopie van het ondertekende contract, het format is terug te vinden op Rijksportaal onder Personeel/Personeelsbeleid/Invulling Banenafspraak.
BedrijfsHulpVerlening (BHV)
Er is dagelijks BHV beschikbaar en bereikbaar.
Als in geval van nood een gebouw ontruimd moet worden, gaat dit onder leiding van hiervoor
speciaal opgeleide Bedrijfshulpverleners. De BHV’ers zijn, tijdens een ontruiming, te herkennen aan de gele hesjes. Het is belangrijk dat jij ook weet wat er moet gebeuren als het gebouw ontruimd moet worden. Op iedere etage hangen op verschillende plaatsen instructies wat te doen bij nood en ook hangen er vluchtplannen. Het is belangrijk te weten wat te doen in geval van nood en dit te bespreken met je vaste begeleider en eventueel je jobcoach of werkbegeleider. Het handigst is om dit te doen in de eerste 2 weken dat je aan het werk bent. Wat erg belangrijk is, is dat er heldere afspraken worden gemaakt met leidinggevende, BHV en medewerkers (collega’s) zodat men weet of en zo ja, welke extra hulp je nodig hebt en wie jou indien nodig moet begeleiden in geval van ontruiming.
Aanstellingsbesluit
Bij de Rijksoverheid is er sprake van een zogeheten eenzijdige aanstelling, dit betekent dat jij hiervoor geen handtekening hoeft te zetten. Na je arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een zogenaamd Aanstellingsbesluit en de gemaakte afspraken. Vergeet niet een kopie van het Aanstellingsbesluit op te sturen naar het UWV of naar de gemeente (ga even na welke afspraken jouw gemeente heeft, dit is per gemeente zeer verschillend).
Vaste begeleider
Iedere nieuwe medewerker wordt begeleid bij het algemene inwerken door een zogenaamde vaste begeleider. De vaste begeleider is vaak ook de persoon die je inhoudelijk inwerkt. Deze vaste begeleider zorgt er samen met de leidinggevende voor dat alles rondom jouw werkzaamheden en werkplek zo goed mogelijk wordt geregeld. Het advies is om eenmaal per week met je vaste begeleider te bespreken hoe het met je gaat en of er nog dingen zijn waar op moet worden gelet. Mocht er tussen die afspraken door wat aan de hand zijn dan kun je altijd even bij je vaste begeleider langslopen.
Jobcoach
Het is mogelijk om een jobcoach aan te vragen bij het UWV of via de gemeente waarin je woont. De taak van de jobcoach ligt in de persoonlijke begeleiding van jou in relatie tot je werk. Je kunt denken aan het plannen van taken, het stellen van grenzen, omgaan met collega’s etc. Het is de bedoeling dat je een aanvraag voor een jobcoach eerst bespreekt met je vaste begeleider. De aanvraag van de jobcoach loopt via het UWV of via de gemeente. De jobcoach zal een duidelijk plan maken met doelen waaraan jullie gaan werken, het is de bedoeling dat de jobcoaching in maximaal 3 jaar wordt afgebouwd. De jobcoach onderhoudt ook contact met je vaste begeleider en je leidinggevende, het is belangrijk om de begeleiding goed af te stemmen.
Noodnummer
Er kan altijd iets met iemand gebeuren op de werkvloer. Daarom heeft P-direkt de mogelijkheid om een noodnummer in te vullen. De naam en het telefoonnummer van een contactpersoon die de collega’s kunnen bellen als er iets met jou aan de hand is. Bijvoorbeeld als je plotseling ziek wordt en je niet zelfstandig naar huis kunt gaan.
Op intranet vind je een link naar het P-Direkt portaal. Je begeleider kan je dit laten zien als je het niet kunt vinden. Mocht je geen toegang hebben tot P-direkt omdat je op basis van een detachering bij het ministerie werkt, geef dan het noodnummer door aan je leidinggevende en/of je vaste begeleider.
Proefplaatsing (indien van toepassing)
Als je in eerste instantie bent geplaatst op basis van een proefplaatsing betekent dit dat de afdeling waar je komt te werken en jij in twee (soms drie) maanden kunnen kijken of er een wederzijdse klik is. Voor de afdeling geldt dat zij kunnen kijken of jij het werk aan kunt. Voor jou geldt dat je tijdens de proefplaatsing kunt nagaan of dit het werk is wat je graag wilt blijven doen en je er verder in wilt bekwamen en of het haalbaar is met je arbeidsbeperking.
Tijdens de proefplaatsing wordt ook bekeken of het aantal uren dat je werkt passend voor je is. Is het aantal uren dat je in een week werkt niet haalbaar, dan kunnen de uren anders worden ingedeeld of worden geminderd.
Tijdens de proefplaatsing behoud je je volledige uitkering. Je krijgt tijdens de proefplaatsing dus niet betaald door het ministerie. Over reiskosten kunnen wel afspraken gemaakt worden. Hierover krijg je informatie van je vaste begeleider. De reiskosten staan nader toegelicht onder het kopje reiskosten.
Aanpassing van het aantal uren tijdens een proefplaatsing
Als je op basis van een proefplaatsing aan het werk gaat, werk je tijdens de proefplaatsing in principe het daarbij afgesproken aantal uren per week. Mocht dat aantal uren tijdens de proefplaatsing niet passend voor je blijken, dan kun je daarover in gesprek met je leidinggevende en je jobcoach of werkbegeleider als je die hebt.
In overleg wordt dan bezien of er mogelijkheden zijn tot aanpassing van het aantal uren en zo ja, welke mogelijkheden dat zijn. Hierbij zal dan ook de arbeidsdeskundige van het UWV betrokken worden.
Rijkspas
Om toegang te krijgen tot het gebouw waar je werkt, heb je een Rijkspas nodig. Deze Rijkspas is voorzien van je foto en persoonlijke gegevens. In de eerste week dat je werkt, worden de foto’s gemaakt. Je krijgt per mail een berichtje dat je de pas op kunt halen. De Rijkspas kun je ook gebruiken om de deuren te openen op verschillende etages, naar de fietsenstalling te gaan of de parkeergarage in te komen. Als je in het gebouw bent dien je de pas altijd bij je te hebben.
Vakantie / vrije dagen opnemen
Tijdens de proefplaatsing kun je in overleg met je leidinggevende en vaste begeleider verlof opnemen. Na je indiensttreding kun je in P-Direkt inzien hoeveel vakantie-uren je ter beschikking hebt. Daar kun je je verlof registreren, nadat je in overleg met je leidinggevende het verlof hebt besproken. Als je er niet uitkomt in P-Direkt kun je je vaste begeleider vragen je hierbij te helpen. Als je gedetacheerd bent, kun je niet in P-Direkt. Als je van plan bent vrij te nemen, overleg je dit eerst met je werkbegeleider van de organisatie van waaruit je bent gedetacheerd. Daarna stem je met je leidinggevende af of je ook echt verlof kunt opnemen. Met je leidinggevende spreek je ook af hoe het aantal vrijgenomen uren wordt bijgehouden.
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
In geval van een (tijdelijke) aanstelling bij het Rijk heb je een Verklaring Omtrent Gedrag nodig. Een Verklaring Omtrent Gedrag is een verklaring waaruit blijkt dat je gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van je taak of functie binnen het ministerie. Er wordt bijvoorbeeld gekeken of je een strafblad hebt en als je die hebt waarvoor dit zo is. Je krijgt via je vaste begeleider of leidinggevende een formulier met uitleg voor het aanvragen van een VOG. Je hoort van hen waar je het formulier moet indienen en hoe je de kosten van de aanvraag vergoed kunt krijgen.
Eed of belofte
Nadat je (tijdelijke) aanstelling is ingegaan krijg je een uitnodiging om de eed of belofte af te leggen. Het afleggen hiervan is verplicht voor iedereen die voor het eerst wordt aangesteld als Rijksambtenaar. Je kunt wel zelf kiezen of je de eed aflegt of de belofte. Met het afleggen van de eed of belofte verklaar je dat je je zult gedragen als een goed ambtenaar. Wat dat inhoudt, wordt je van te voren uitgelegd.
Geheimhoudingsverklaring
Tijdens de proefplaatsing kun je nog geen VOG aanvragen en leg je nog geen eed of belofte af. In plaats daarvan onderteken je een geheimhoudingsverklaring. Hiermee verklaar je dat je vertrouwelijke informatie die je opdoet in je werk, die je dus niet met andere mensen mag delen, geheim zult houden.
Ziekmelding
Als je ziek bent neem je op de eerste dag dat je niet kunt werken vóór 9.00 uur contact op met je leidinggevende en je werkbegeleider of jobcoach. Hoe je dit moet doen bij de Rijksorganisatie waar je werkt, kun je navragen bij je leidinggevende. In de meeste gevallen is dat telefonisch, soms mag het ook per e-mail. Is je leidinggevende er niet, dan neem je contact op met je vaste begeleider. Xxx je weer beter dan moet je dit altijd bij je leidinggevende aangeven zodat deze ervoor kan zorgen dat dit in P-Direkt wordt geregistreerd. Is je leidinggevende er niet, dat meld je je beter bij je vaste begeleider.
In het geval van een detachering volg je tevens de procedure van de organisatie van waaruit je gedetacheerd bent.
Digitaal
Wilt u een digitale versie van dit informatieblad? Ga dan op het rijksportaal naar de pagina Invulling Banenafspraak.
A+O fonds Rijk
Veel van de activiteiten van Team Inclusief worden financieel ondersteund door het A+O fonds Rijk.
Het A+O fonds Rijk is een samenwerkingsverband van werkgever en de vakbonden FNV Overheid,
AC Rijksvakbonden, CNV Overheid en CMHF.
Team Inclusief
Rijkspartner realisatie banenafspraak
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk | Expertisecentrum Organisatie en Personeel
T (000) 000 00 00
E xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx
Bezoekadres
Beatrixpark
Xxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx 00 0000 XX Xxx Xxxx
Postadres
UBR|EC O&P
Xxxxxxx 00000 0000 XX Xxx Xxxx
Gebruik van tekst(en) -waaronder het toepassen van uw eigen logo- is zonder voorafgaande toestemming mogelijk met bronvermelding ‘Ministerie van BZK|EC O&P|Team Inclusief’
Versie 21 september 2015