Fact Sheet Lump sum Grants (09.02.2023)
Fact Sheet Lump sum Grants (09.02.2023)
Pre-financiering
volgt de real cost grants
Afhankelijk van de duur van het project (het aantal RP’s) bedraagt de prefinanciering tussen de 40% en de 80%.
2 RP's – de voorfinanciering komt overeen met 80% van de totale EC-middelen
3 RP's – de voorfinanciering komt overeen met 53,33% van de totale EC-middelen 4 RP's – de voorfinanciering komt overeen met 40% van de totale EC-middelen.
Dit is hetzelfde als bij “real cost” grants.
Werkpakketten (ook de operationele, maar zeker de management en dissemination WP’s) kunnen wél opgesplitst worden, om ze te laten samenvallen met de rapporteringsperiodes.
Dan zien partners sneller hun geld.
Werkpakketten opsplitsen is nuttig bij langere projecten.
Bij kortere projecten geeft de prefinanciering genoeg marge om de operationele kosten te dekken. Er is geen max aantal werkpakketten.
Het kan bij grote lange projecten interessant zijn om t/m RP2 de werkpakketten uit te splitsen om met de RP’s gelijk te trekken.
Rapportering is vergelijkbaar met de real cost grants, standaard om de 18MM.
Maar rapporteringsperioden kunnen bijv. wél ingekort worden tot 12MM, om de rapportering beter af te stemmen op de projectduur.
Gestart wordt meestal vanuit de activiteiten => taken=> Werkpakketten (Horizontale) WP’s: als je ze opsplitst mag de beschrijving cryptisch zijn,
bijv. WP2 = “Mngt continuation of WP1”; WP3 = “Mngt continuation of WP2”…
Op een vorige infosessie (09.02.2023) was een Franse partner (Univ Toulouse), die hadden WP1 Mngt / WP2 Dissemination elk opgesplitst in 3 stukken = 6 WP’s. (om te laten gelijk lopen met RP1/RP2/RP3). Maar de Scientific WP’s kunnen ook gesplit worden indien gewenst!
Rapportering:
Bij tussentijdse rapportering betaalt de EC enkel uit als een WP COMPLEET AFGEWERKT is. De rest schuift door naar het project einde.
Bij de finale rapportering kan men dan voor de onvolledig afgewerkte WP’s rapporteren hoeveel % een WP afgewerkt is, wat opnieuw door een jury bekeken wordt, en uiteindelijk leidt tot uitbetaling van x%.
Dashboard:
De EC werkte een dashboard uit met drempelbedragen van wat men gemiddeld mag verwachten qua average PM rate, per land, per type organisatie, cf. de proposal selectie door de EC experten.
Voor belgian research institutes staat een average PM rate van 7 870€ vermeld. Dit is te laag, en ligt via de NCP’s ter discussie bij de EC.
Momenteel vraagt de EC om “unusual” higher costs in de comments tab te motiveren.
Dit zou kunnen leiden tot een “reduced score”, maar op de recentste infosessie noemden ze dit dan weer “highly unusual”. Ze beweren te zullen kijken naar de motivatie achter hogere barema’s … wordt vervolgd.
Zolang er geen overeenstemming is met de Commissie, gebruiken we als motivering m.b.t. inflatie en automatische loonindexering in de proposal volgende tekst:
EV ILVO labor costs are based on (and for the coming years anticipated on) the salary scales of the Flemish authorities (i.e. pay scales are fixed in the staff regulations of the Flemish officials). Labor cost calculation follows also the Belgian automatic indexation mechanism of wages to inflation (Law of 26.07.1996).
Je kan dit aanvullen indien relevant in jouw case met:
- A high average labor cost is also explained by a higher proportion of EV ILVO (senior) researchers involved in horizon projects, compared to technicians or administrative profiles.
- Especially in coordination projects, the share of (senior) researchers weighs most heavily.
- PhD students are employed on a Horizon project whenever possible to reduce costs, i.e. to stay within budget.
Excel tabel invullen:
Nu is er veel meer detail nodig bij de initiële planning/budgettering dan bij een real cost project. Omdat je al in de proposal fase die Excel tabel moet invullen met de unit costs.
Een “unit” voor personeel is een person-month. (de staff cost is uitgedrukt in average PM cost = zelfde methodiek als voor real cost grants).
Een “unit” voor purchase costs is eerder “hoeveel items” je nodig hebt, bijv. hoeveel reizen x kost per reis, etc. En dat PER WERKPAKKET; het detail niveau is aanzienlijk.
Let wel: die Excel tabel wordt mee opgeladen met de proposal, daarna door een team van EC experten beoordeeld, en je krijgt het ofwel terug met opmerkingen dat de kosten te hoog zijn, of het gaat door zoals je het instuurde. Daarna VERDWIJNT DE EXCEL TABEL, en worden de definitieve lump sums per WP bepaald, en vastgelegd in de Grant Agreement Annex II budgettabel.
Daarna – stel dat de levensduurte nog fel stijgt - is niets van dat financiële nog aanpasbaar (en moet er ook niets meer aangetoond worden).
Staff cost categories:!! GEEN categorieën aanvullen of overtypen die er al staan.
=> categorie “other” gebruiken voor bijv. technician/engineer, of categorieën waar je niet weg mee kan; de kosten categorieën zijn opgevat volgens qualification level.
Zwitserse partners: NIET toevoegen in de tabel; ontvangen geen centen, logisch; part A: misschien (ze bekijken dit nog)
De budget tabel wordt op termijn opgenomen in het portaal, en vereenvoudiging is op komst.
!! Opgelet : bij werkingskosten > 15% van staff cost OOK TABEL IN PART B INVULLEN:
detail van de kosten verschaffen, ook in lump sum grants!
OPGELET: het AANTAL UNITS MOET CORRESPONDEREN MET DIE UIT DE XLS TABEL!
Technical report: geen details over personen; het gaat over deliverables/taken v/d organisaties
Audits: usual cost accounting practice kan nog steeds opgevraagd worden (organisatie niveau), maar
geen audit specifiek aan project gerelateerd.
Consortium Agreement:
Internal consortium distribution / overspending/underspending: geen probleem van de COM
=> management committee discussion
Het kan interessant zijn om een toevoeging in het Consortium Agreement op te nemen m.b.t. uitbetaling van budgetten: bijv. betaling in 3 schijven voor RP1, naargelang staat van oplevering door partners. Belangrijk om dit aspect reeds bij proposal preparation fase mee te nemen.
Amendments:
Amendementen zullen er vooral zijn als er taken schuiven.
New subcontracting: steeds amendement (= idem als real cost grant)