CYCLE FOR PLAN MALAWI 2020 - ALGEMENE VOORWAARDEN
CYCLE FOR PLAN MALAWI 2020 - ALGEMENE VOORWAARDEN
De onderstaande voorwaarden zijn van toepassing op je deelname aan Cycle for Plan Malawi 2020. Xxxx deze voorwaarden daarom goed door. Door je in te schrijven voor deelname aan Cycle for Plan Malawi 2020 ga je akkoord met de inhoud en de toepasselijkheid van deze voorwaarden. In dit document zal er voortaan naar jou als ‘de deelnemer’ verwezen worden. Daarnaast gaan we ervan uit dat je de reisinformatie op de website hebt gelezen.
Cycle for Plan Malawi wordt georganiseerd door:
Stichting Plan International Nederland
Xxxxxxxxxxxxxxx 00
0000 XX Xxxxxxxxx
020-2054963
xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx KvK: 41198890
Rabobank: XX00XXXX0000000000
In samenwerking met evenementenbureau en reisbemiddelaar:
For All Reasons Travel
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 00
0000 XX Xxxxxxxxx xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx KvK: 65264819
ING Bank: XX00XXXX0000000000
1. Algemeen
1.1. Cycle for Plan Malawi is een fondsenwerving evenement. De deelnemer van Cycle for Plan Malawi zal een intensieve fietstocht door Malawi maken en projecten bezoeken van Plan International Malawi. Deze projecten worden door de deelnemers gesponsord. De deelnemer dient hiervoor een sponsorbijdrage te werven ten behoeve van Stichting Plan International Nederland.
1.2. Deelname aan Cycle for Plan Malawi is voorbehouden aan personen van tenminste 18 jaar. De deelname is persoonlijk en niet overdraagbaar aan derden.
1.3. Cycle for Plan Malawi vindt plaats in Malawi van 10 juni tot en met 20 juni 2020. Gedurende Cycle for Plan Malawi fietst de deelnemer 7 dagen door Malawi en bezoekt de deelnemer projecten van Plan International Malawi. De totale afstand die de deelnemer op de fiets zal afleggen is plus minus 500 kilometer. Voorafgaand aan Cycle for Plan Malawi zal de deelnemer ten behoeve van Stichting Plan International Nederland fondsen werven.
2. Fondsenwerving
2.1. Alle fondsen die de deelnemer in het kader van Cycle for Plan Malawi werft komen ten goede aan Stichting Plan International Nederland en worden geïnvesteerd in een project tegen kindhuwelijken in Malawi. Mocht de deelnemer meer dan het minimale bedrag van € 4.000 ophalen dan worden de overige opbrengsten ook geïnvesteerd in ditzelfde project. Indien de deelnemer ervoor kiest om een sponsorkind te sponsoren, gaat een deel van het opgehaalde bedrag gedurende een periode van 3 jaar naar de community van het sponsorkind.
2.2. Om deel te nemen aan Cycle for Plan Malawi dient de deelnemer tenminste € 4.000,- aan fondsen te werven. Voor deelnemers die een tweede keer aan Cycle for Plan deelnemen, geldt een minimumbedrag van € 2.000 mits de deelnemer zich maximaal zeven maanden voor de reis
heeft ingeschreven. Wanneer de deelnemer zich eerder wilt inschrijven, geldt alsnog een sponsorbijdrage van € 4.000.
2.3. De minimale sponsorbijdrage dient uiterlijk op 30 mei 2020 (1 week voor startdatum) bijgeschreven te zijn op de persoonlijke fondsenwervingspagina van de deelnemer (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx). Stichting Plan International Nederland heeft het recht om de deelnemer uit te sluiten van deelname (en dus uit te sluiten van de fietsreis naar Malawi) indien de minimale sponsorbijdrage van € 4.000 (of € 2.000 voor oud-deelnemers) niet voor 30 mei 2020 op de persoonlijke pagina van de deelnemer is bijgeschreven. In dat geval is Stichting Plan International Nederland gehouden tot restitutie van de reiskosten, zoals in artikel 5 is bepaald.
2.4. Zodra de deelnemer van mening is dat het aannemelijk is dat de deelnemer de minimale sponsorbijdrage niet op tijd zal behalen, dient de deelnemer Stichting Plan International Nederland hier onmiddellijk van op de hoogte te stellen. Dit verandert echter niets aan hetgeen in artikel 2.2 is bepaald.
2.5. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor fondsenwerving en dient rekening te houden met het feit dat er een vergunning vereist is voor collecteren in openbare gelegenheden en voor deur-tot-deur collectes. Fondsenwerving vindt plaats voor eigen rekening en risico van de deelnemer. Het is de deelnemer niet toegestaan om zich voor te doen als medewerker of vertegenwoordiger van Stichting Plan International Nederland. Plan International Nederland verstrekt de deelnemer eenmalig een promotiepakket met materialen die de fondsenwerving kunnen ondersteunen. Ook worden de deelnemers in het fondsenwerven begeleid door het Cycle support team vanuit Plan International Nederland. De deelnemer blijft echter zelf verantwoordelijk voor de daadwerkelijke werving van €4.000,- als bijdrage aan de in artikel 2.1 genoemde projecten.
2.6. Indien de deelnemer fondsen wenst aan te wenden voor het dekken van de eigen reiskosten geldt dat dit slechts is toegestaan indien dit niet ten koste gaat van de minimale sponsorbijdrage. Het is aan de deelnemer zelf om dit zo transparant mogelijk te communiceren richting de sponsors. Daarbij is het niet toegestaan om fondsen (die de eigen reiskosten dekken) te werven via de persoonlijke pagina (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) van de deelnemer. Dit kan alleen via de eigen kanalen van de deelnemer.
2.7. De deelnemer mag de naam en het logo van Stichting Plan International Nederland gebruiken ten behoeve van fondsenwerving. Materialen waarin het werk en de rol van Stichting Plan International Nederland worden beschreven dienen voor gebruik te worden goedgekeurd door Stichting Plan International Nederland.
2.8. Stichting Plan International Nederland wijst erop dat ze geen ontvangstbewijs met BTW- vermelding kan uitschrijven aan derden die in ruil voor hun donatie een tegenprestatie hebben ontvangen. Dit is ook van toepassing op donaties die bestemd zijn om reiskosten te dekken. Wel kan Stichting Plan International Nederland een betalingsbewijs uitschrijven.
3. De reis
3.1 Stichting Plan International Nederland draagt, in samenwerking met de door haar geselecteerde derden zoals ‘For All Reasons Travel’, zorg voor het reisprogramma van Cycle for Plan Malawi.
3.2 Op het moment dat de deelnemer alle gegevens heeft doorgegeven en akkoord is gegaan met de voorwaarden, beschouwt Stichting Plan International Nederland dit als een definitieve boeking. Bij wijzigingen en annuleringen worden de voorwaarden zoals benoemd in artikel 5 gehanteerd.
3.3 Voor een reis naar Malawi dient de deelnemer in het bezit te zijn van een paspoort dat na terugkomst nog 6 maanden geldig is. Het paspoort moet minimaal één lege visumpagina bevatten voor het stempel van de douane. Indien de deelnemer niet de Nederlandse nationaliteit bezit, dient de deelnemer altijd bij de ambassade van Malawi na te gaan of een visum vereist is. Het over de juiste reispapieren beschikken, is te allen tijde de
verantwoordelijkheid van de deelnemer. Stichting Plan International Nederland en For All Reasons Travel kunnen hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden.
3.4 De deelnemer dient zelf bij de daarvoor bevoegde instanties te informeren of vaccinaties voor de reis noodzakelijk zijn. Actuele informatie betreffende vaccinaties en andere gegevens over gezondheid en reizen zijn o.a. te vinden op de site van Meditel: xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.
3.5 De reiskosten voor deelname aan Cycle for Plan Malawi bedragen €1.379,- exclusief internationale vluchten. De deelnemer is deze reiskosten verschuldigd op het moment van inschrijving. Binnen 2 weken na inschrijving dient de deelnemer een aanbetaling van €250,- te voldoen. Het resterende bedrag kan vervolgens in een of twee termijnen worden betaald. De aanbetaling van € 250 is niet restitueerbaar.
3.6 De totale kosten voor de reis dienen uiterlijk 6 weken voor vertrek te zijn ontvangen op de bankrekening van For All Reasons Travel: XX00 XXXX 0000 0000 00. Indien de reiskosten niet tijdig of volledig zijn ontvangen heeft Stichting Plan International Nederland het recht om de deelnemer uit te sluiten van de reis.
3.7 Wanneer For All Reasons Travel de gehele betaling heeft ontvangen, worden uiterlijk een week voor vertrek de reispapieren toegestuurd. Hierin vindt de deelnemer alle gegevens betreffende de reis. Indien de gegevens niet overeenkomen met hetgeen de deelnemer opgegeven heeft, dient de deelnemer zo spoedig mogelijk contact op te nemen met For All Reasons Travel.
3.8 De vlucht naar Malawi dient de deelnemer zelf te boeken. For All Reasons Travel communiceert een adviesvlucht van Amsterdam naar Lilongwe en staat altijd ter beschikking om de deelnemer te helpen of adviseren inzake de boeking. De deelnemer is zelf verantwoordelijk om op tijd in Malawi aanwezig te zijn voor de start van het programma.
3.9 De persoonlijke gegevens van de deelnemer die worden opgegeven bij inschrijving dienen volledig te kloppen. Na aanmelding stuurt For All Reasons Travel een reisovereenkomst retour. Indien de gegevens onjuist zijn dient de deelnemer dit direct te melden aan For All Reasons Travel.
4 Cycle for Plan Malawi
4.1 Aan Cycle for Plan Malawi zijn risico's verbonden. De fietstocht is uitdagend en bedoeld voor personen die in een goede fysieke en psychische gesteldheid verkeren. De fietstocht vindt plaats over openbare wegen waar ander verkeer aanwezig is. De wegen in Malawi zijn deels onverhard en in slechte conditie en soms slecht verlicht. Overnachtingen vinden plaats in tentenkampen. Het wordt de deelnemer afgeraden om na zonsondergang de straat op te gaan, met name buiten het centrum van de steden. Dit geldt vooral voor Lilongwe en Blantyre. Bij het bezoeken van een drukke lokale markt of busstation is het niet verstandig om waardevolle spullen mee te nemen. Elk land heeft eigen wetten, regels en gebruiken. Men kan in sommige landen ernstig in de problemen komen als de lokale wetten, regels en gebruiken niet worden nageleefd. Als bezoeker van Malawi is de deelnemer, net als de inwoners zelf, daaraan onderworpen en dient de deelnemer zich hier aan te houden. Stichting Plan International Nederland raadt de deelnemer aan zich hier zowel fysiek als mentaal op voor te bereiden. Deelname is dan ook op eigen risico.
4.2 Het is de deelnemer niet toegestaan om van de fietsroute af te wijken. Stichting Plan International Nederland kan besluiten de route aan te passen indien dit naar het oordeel van Stichting Plan International Nederland en haar samenwerkings- en reispartners, noodzakelijk is. De deelnemer dient de instructies van Stichting Plan International Nederland en haar partners te allen tijde op te volgen.
4.3 In geval van calamiteiten dient de deelnemer de instructies op te volgen van de vertegenwoordiger van Stichting Plan International Nederland. Wanneer de instructies niet worden opgevolgd kan Stichting Plan International Nederland niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele gevolgen.
4.4 De deelnemer dient zelf zorg te dragen voor een adequate fysieke en psychische voorbereiding op Cycle for Plan Malawi. Stichting Plan International Nederland raadt de deelnemer aan zich hiervoor professioneel te laten begeleiden. De deelnemer dient For All Reasons Travel te informeren over zijn/haar lichamelijke en/of geestelijke toestand als dit kan leiden tot ongemak, gevaar of risico’s voor de deelnemer zelf of andere deelnemers.
4.5 Stichting Plan International Nederland behoudt zich het recht voor om deelname aan Cycle for Plan Malawi te weigeren indien de deelnemer naar het oordeel van Stichting Plan International Nederland daar aanleiding toe geeft door gedrag, wijze van fondsenwerving of fysieke en/of psychische gesteldheid.
5 Verzekering en annulering
5.1 De deelnemer is verplicht om zelf zorg te dragen voor een reisverzekering en aansprakelijkheidsverzekering die adequate dekking bieden ten aanzien van de risico's verbonden aan de deelname aan Cycle voor Plan Malawi.
5.2 Bij annulering van deelname aan Cycle for Plan Malawi is For All Reasons Travel slechts verplicht om verschuldigde reiskosten te vergoeden voor zover For All Reasons Travel recht heeft op restitutie van de door haar ingehuurde derde partijen. Houd er rekening mee dat een annulering nimmer kosteloos is. Om deze reden raadt For All Reasons Travel de deelnemer aan om een annuleringsverzekering af te sluiten.
5.3 De annuleringsvoorwaarden voor Cycle for Plan Malawi zijn:
Dagen voorafgaand aan de reis | % van het netto tarief dat de deelnemer gerestitueerd krijgt |
Meer dan 100 dagen | 100% |
van 99 dagen tot en met 35 dagen | 40% |
van 34 dagen tot dag van vertrek | 0% |
5.4 Bij het annuleren van de reis wordt de aanbetaling niet gerestitueerd. Bij het (deels) restitueren van de reiskosten aan de deelnemer wordt dan ook de aanbetaling niet meegenomen.
5.5 Voor Cycle voor Plan Malawi geldt een minimum aantal deelnemers van 14 bij uiterlijk 100 dagen voor de vertrekdatum. Wanneer het minimum aantal deelnemers niet behaald wordt, behouden Stichting Plan International Nederland en For All Reasons Travel zich het recht voor om de reis te annuleren.
5.6 In geval van overmacht, waaronder o.a. verstaan wordt terreur- en bomaanslagen, oorlog, politieke onrust, natuurrampen, extreme weersomstandigheden, stakingen of het niet nakomen van afspraken door luchtvaartmaatschappijen, heeft Stichting Plan International Nederland te allen tijden het recht de reis te annuleren. Wanneer Stichting Plan International Nederland zich in geval van overmacht genoodzaakt ziet om de reis te annuleren, gelden de annuleringsvoorwaarden zoals vermeld in paragraaf 5.3, 5.4 en 5.7.
5.7 Bij annulering van deelname aan Cycle voor Plan Malawi wordt het door de deelnemer opgehaalde sponsorgeld wat op zijn of haar persoonlijke pagina staat (xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) niet aan de deelnemer en/of diens sponsors gerestitueerd. Het bedrag wat ten tijde van de annulering op de persoonlijke fondsenwervingspagina van de betreffende deelnemer staat, valt direct onder beheer van Stichting Plan International Nederland.
6 Projectbezoeken
6.1 Voor deelname aan de projectbezoeken is een Verklaring Omtrent Gedrag verplicht. Deze Verklaring Omtrent Gedrag kan Stichting Plan International Nederland gratis aanvragen voor deelnemers van Cycle for Plan. De deelnemer krijgt via een persoonlijk bericht de mogelijkheid om de aanvraag af te ronden.
6.2 Voor deelname aan de projectbezoeken dient de deelnemer een verklaring Safeguarding Children and Young People formulier te ondertekenen en voor vertrek toe te sturen aan Stichting Plan International Nederland.
7 Communicatie en beeldmateriaal
7.1 Stichting Plan International Nederland houdt de deelnemer via e-mail en social media op de hoogte van ontwikkelingen.
7.2 Stichting Plan International Nederland zal beeldmateriaal maken, zoals foto's en films, van Cycle voor Plan Malawi en andere evenementen die Stichting Plan International Nederland ten behoeve van Cycle for Plan organiseert. De deelnemer gaat akkoord met het feit dat Stichting Plan International Nederland dit materiaal kosteloos en onvoorwaardelijk mag gebruiken voor promotionele doeleinden (onder andere als drukwerk, op internet en film).
8 Ontevreden of klachten
8.1 Indien de deelnemer klachten heeft over de reis, dan dient de deelnemer dit direct te melden aan de vertegenwoordiging van Stichting Plan International Nederland / For All Reasons Travel ter plaatse. Indien de klacht naar mening van de deelnemer niet naar behoren wordt opgelost, dient de deelnemer direct telefonisch of per e-mail contact op te nemen met Stichting Plan International Nederland / For All Reasons Travel in Nederland. Deze handelswijze is absoluut noodzakelijk omdat op het moment dat de deelnemer de klacht kenbaar maakt, meestal direct een oplossing geboden kan worden. Indien de klacht ter plaatse niet naar bevrediging is opgelost, dient de deelnemer uiterlijk binnen één maand na afloop van de reis de klacht schriftelijk (met een motivatie) in te dienen.
9 Overig
9.1 Aanvullingen op of afwijkingen van het bepaalde in deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk vastgelegd.
9.2 Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden dan blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
9.3 Op de overeenkomst voor deelname aan Cycle voor Plan Malawi, inclusief deze algemene voorwaarden, en alle geschillen die daarmee verband houden, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.