Algemeen
|
In
dit document zijn de Normen en de Criteria voor de accountant
beschreven. De gehanteerde codering en benaming van de taak komt
overeen met de codering en benaming in de applicatie Werkprogramma
Risicobeheersing Volmachten die voor de Gevolmachtigde Agent en
zijn accountant beschikbaar is via xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.
De
normen en criteria worden elk jaar aangepast aan voortschrijdende
inzichten en wensen, zowel vanuit de gebruikerskant (de
volmachtgevers en de gevolmachtigde agenten) als vanuit de
opstellerskant (Werkgroep Risicobeheersing Gevolmachtigde
Agenten). De huidige aanpak dient dan ook als groeimodel
gezien te worden, met de intentie om waarde toe te voegen aan het
beoordelingstraject (dat meer omvat dan de rapportage van de
accountant) tussen de volmachtgever en de gevolmachtigde agent.
Bij de versie 2023 is rekening gehouden met de ervaringen die
gevolmachtigden, accountants en verzekeraars in het verleden
hebben opgedaan met het Werkprogramma.
De
accountant onderzoekt bij iedere taak hoe de gevolmachtigde agent
de betreffende interne controle(s) in het betreffende jaar heeft
uitgevoerd zonder hierover een oordeel of conclusie te geven. De
werkzaamheden vallen onder de Nederlandse Standaard 4400 en
bestaan in hoofzaak uit het vaststellen of de voorgeschreven
documentatie aanwezig is, het inwinnen van inlichtingen bij
(medewerkers van) de gevolmachtigde agent en het uitvoeren van
eigen waarnemingen. Op grond hiervan rapporteert de accountant
zijn feitelijke bevindingen.
Er
zijn 33 taken (72 controles) die de accountant in zijn onderzoek
betrekt. Afhankelijk
van de frequentie van uitvoering (jaar of kwartaal) kan een taak
meerdere interne controles omvatten. De
accountant stelt, over het betreffende jaar, vast dat de
gevolmachtigde agent in de applicatie Werkprogramma
Risicobeheersing Volmachten:
De
betreffende taken heeft
uitgevoerd.
Per
taak heeft
geconcludeerd
dat
aan de
norm
wordt
voldaan
of
indien
de
gevolmachtigde
heeft
geconcludeerd
dat
niet
aan
de
norm
wordt
voldaan,
dat
deze een
vervolgtaak
heeft
aangemaakt. Indien
er
een
vervolgtaak
is
aangemaakt,
de
gevolmachtigde agent de vervolgtaak
heeft
uitgevoerd
met de codering ‘voltooid’.
Indien er sprake is van een vervolgactiedatum in het volgende
boekjaar dan vermeldt de accountant dat in zijn rapportage.
Bij
een taak geen gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid om
afwijkende beheersmaatregelen te benoemen. Als
er gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheid om afwijkende
beheersmaatregelen te benoemen, dan staat bij de betreffende taak
het veld ‘Verklaring GA’ op ‘Ja’. De
accountant vermeldt in dat geval in zijn rapportage dat de
gevolmachtigde agent gebruik heeft gemaakt van de ‘Verklaring
GA’. Ook vermeldt de accountant in zijn rapportage de
afwijkende beheersmaatregelen die de gevolmachtigde agent
hanteert. De accountant onderzoekt niet of de gevolmachtigde
agent aan de afwijkende beheersmaatregelen voldoet.
De
taak heeft onderbouwd met documenten die de accountant in zijn
onderzoek zal betrekken. Deze
documenten zijn dan geüpload in de applicatie.
Indien deze documenten ontbreken, mag de gevolmachtigde agent ook
op andere wijze informatie verstrekken. De accountant geeft in
dat geval in zijn rapportage aan dat (een deel van) de informatie
op andere wijze door de gevolmachtigde agent is verstrekt en dat
de bevinding niet (geheel) gebaseerd is op de bij de interne
controle taak beschikbare documenten.
Ook
voert de accountant de werkzaamheden uit die vermeld staan in de
kolom ‘Werkzaamheden van de Accountant’.
Daar
waar in deze bijlage wordt vermeld ‘waarneming’ is geen sprake
van een statistische steekproef of integrale waarneming. De
accountant beslist zelf hoeveel waarnemingen er worden uitgevoerd.
Bijlage 4 geeft het minimumaantal waarnemingen, het feitelijk
aantal waarnemingen bepaalt de accountant afhankelijk van de
premieomvang bij een gevolmachtigde agent. Hierbij geldt het
principe van comply or explain: indien de accountant kiest voor
een ander aantal waarnemingen dan in de tabel van bijlage 4 is
genoemd, dan licht hij dit toe in zijn rapport van feitelijke
bevindingen. De wijze van selecteren en de omvang van het aantal
uitgevoerde waarnemingen vermeldt de accountant in zijn
rapportage. De waarnemingen zijn constateringen op zichzelf, zij
hebben niet tot doel om op grond hiervan extrapolaties te maken,
oordelen te geven of conclusies te trekken. Dit wordt overgelaten
aan de gebruikers van het rapport van feitelijke bevindingen.
De
werkgroep adviseert aan gevolmachtigde agenten om de interne
controles uit te voeren over de juiste periode. Voor de
kwartaaltaken wordt geadviseerd om de periodes Q4 vorig jaar en
Q1, Q2 en Q3 verslag jaar, of de periodes Q1, Q2, Q3 en Q4 verslag
jaar te hanteren.
|
Codering
|
Taak
|
Norm
voor de Gevolmachtigde Agent1
|
Werkzaamheden
van de Accountant
|
OJ
|
Organisatorisch
en Juridisch
|
|
|
1.
Risicomanagement - beleid
|
|
OJ-6
|
Risicomanagement
- beleid
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een procedurebeschrijving met
betrekking tot risicomanagement, hieruit
moet blijken op welke manier de gevolmachtigde activiteiten, die
betrekking hebben op het beheersen van risico's, vormgeeft en
onderdeel maakt van de dagelijkse processen en bedrijfsvoering.
Dit proces moet mede als doel hebben het identificeren van
mogelijke risico's, het bepalen van de impact van deze risico's,
rapporteren hiervan en toepassen van nodige beheersmaatregelen.
De
gevolmachtigde agent beschikt over een risicoregister en heeft
(ten minste) de volgende risico’s geïnventariseerd,
geanalyseerd en beoordeeld:
kwetsbaarheid
van medewerkers op sleutelposities;
afhankelijkheid
van bepaalde klanten;
afhankelijkheid
van bepaalde verzekeraars; overige
belangrijke afhankelijkheden.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot risicomanagement.
De
accountant stelt vast dat in de procedurebeschrijving minimaal de
navolgende onderwerpen zijn opgenomen:
- de wijze waarop de
gevolmachtigde agent invulling geeft aan het beheersen van
risico’s;
- het identificeren van risico’s
- het
beoordelen van risico’s
- het rapporteren over risico’s
-
het toepassen van beheersmaatregelen.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een risicoregister waarin de navolgende risico’s zijn
geïnventariseerd, geanalyseerd en beoordeeld (de
accountant stelt niet vast dat deze werkzaamheden door de
gevolmachtigde agent juist en volledig zijn uitgevoerd):
kwetsbaarheid
van medewerkers op sleutelposities;
afhankelijkheid
van bepaalde klanten;
afhankelijkheid
van bepaalde verzekeraars;
overige
belangrijke afhankelijkheden.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent, bij de
risico’s die de gevolmachtigde agent heeft beoordeeld als niet
acceptabel, beheersingsmaatregelen heeft geformuleerd (de
accountant stelt niet vast dat de geformuleerde
beheersingsmaatregelen de risico’s afdoende afdekken) of
het risico zichtbaar heeft geaccepteerd.
|
2.
Organisatiestructuur
|
|
OJ-7
|
Organisatiestructuur
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een beschrijving van de AO/IB
en organisatiestructuur en heeft deze toegankelijk gemaakt voor
de medewerkers.
De
gevolmachtigde agent beschikt (minimaal) over de volgende
documenten:
de
juridische organisatiestructuur (met vermelding van de UBO’s).
Een
persoon wordt gezien als een UBO bij een kapitaalbelang
(bijvoorbeeld in aandelen of certificaten), stemrechten in de
aandeelhoudersvergadering, feitelijke zeggenschap, of in geval de
organisatie een stichting of trust een belang als begunstigde van
haar vermogen of bijzondere zeggenschap over dat vermogen van 25%
of meer.
de
functionele organisatiestructuur (functies, bevoegdheden per
functie en medewerkers met functievermelding).
Xxxxxxx
moet zijn welke medewerkers belast zijn met volmacht
werkzaamheden.
de
aanwezige volmachten (namen van volmachtgevers en gehanteerde
codering in de assurantieapplicatie). De
procedurebeschrijvingen die worden vermeld bij de diverse taken
die worden getoetst door de accountant.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
de volgende documenten, deze hoeft hij niet inhoudelijk te
beoordelen:
Een
persoon wordt gezien als een UBO bij een kapitaalbelang
(bijvoorbeeld in aandelen of certificaten), stemrechten in de
aandeelhoudersvergadering, feitelijke zeggenschap, of in geval de
organisatie een stichting of trust een belang als begunstigde van
haar vermogen of bijzondere zeggenschap over dat vermogen van 25%
of meer.
de
functionele organisatiestructuur (functies, bevoegdheden per
functie en medewerkers met functievermelding).
Xxxxxxx
moet zijn welke medewerkers belast zijn met volmacht
werkzaamheden.
de
aanwezige volmachten (namen van volmachtgevers en gehanteerde
codering in de assurantieapplicatie)
de
procedurebeschrijving
met betrekking tot risicomanagement (zie ook taak OJ-6)
het
calamiteitenplan
en/of business continuïteitsplan (zie ook OJ-22)
de
procedurebeschrijving
met betrekking tot de uitbesteding van volmachtwerkzaamheden (zie
ook taak OJ-24)
de
procedurebeschrijving
voor acceptatie van verzekeringen (zie ook taak ACC-1)
de
procedurebeschrijving
fraudedetectie in het acceptatieproces (zie ook taak ACC-5)
de
procedurebeschrijving
met betrekking tot het opvragen en verwerken van
naverrekenings/actualisatiegegevens (zie ook taak ACC-19)
de
procedurebeschrijving
met betrekking tot het royeren van polissen (zie ook taak ACC-32)
de
procedurebeschrijving
met betrekking tot de behandeling van schaden (zie ook taak
SCH-1)
de
procedurebeschrijving
met betrekking tot het bewaken van de voortgang van schaden (zie
ook SCH-1)
de
procedurebeschrijving
met betrekking tot het hanteren en actualiseren van
schadereserves op schaden (zie ook taak SCH-2)
de
procedurebeschrijving
met betrekking tot het inschakelen van experts (zie ook taak
SCH-3)
de
procedurebeschrijving
met betrekking tot het vaststellen van de omvang van de schade
bij schaden waarvoor geen expert hoeft te worden ingeschakeld
(zie ook taak SCH-3)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot het fiatteren van
schadeboekingen (zie ook taak SCH-9)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot het overdragen van
schaden aan de volmachtgever (zie ook taak SCH-4)
de
procedurebeschrijving fraudedetectie in het
schadebehandelingsproces (zie ook taak SCH-12)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot de behandeling.
Vaststellen en registratie van coulance-uitkeringen (zie ook taak
SCH-13)
een
overzicht van applicaties die verzekeringstechnische of
financiële gevolgen hebben voor volmachtgevers (zie ook AUT-1)
het
informatiebeveiligingsbeleid (zie ook taak AUT-1)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot het toekennen van
gebruikersaccounts en gebruikersrechten (zie ook taak AUT-1)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot wijzigingen in de
inrichting van applicaties (zie ook taak AUT-2)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot het veiligstellen van
data (zie ook taak AUT-3)
beleid
met betrekking tot de bewustwording van geautoriseerde gebruikers
van veiligheidsrisico’s (zie ook AUT-5)
beleid
met betrekking tot het veilig gebruiken van hard- en software en
media (zie ook AUT-5)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot het toekennen van
gebruikersaccounts (zie ook taak AUT-6)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot het toekennen van
gebruikersrechten (zie ook taak AUT-6)
een
overzicht van accounts die niet tot een individuele gebruiker
zijn te herleiden (zie ook taak AUT-6)
een
overzicht van accounts met beheerdersrechten (zie ook taak AUT-6)
een
autorisatiematrix (zie ook taak AUT-6)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot de behandeling
ICT-incidenten (zie ook taak AUT-10)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot budgetten en prognoses
(zie ook taak FIN-1)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot eenmalige boekingen en
facturen (zie ook taak FIN-2)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot het bewaken van
achterstanden bij het incasseren van verzekeringspremies (zie ook
taak FIN-4)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot eventuele
overdracht van premievorderingen aan een deurwaarder (zie ook
taak FIN-5)
de
procedurebeschrijving met betrekking tot de excasso van premie-
en schadeboekingen (zie ook taak FIN-9)
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat deze
documenten voor de medewerkers met volmacht werkzaamheden
toegankelijk zijn en dat zij kennis kunnen nemen van de inhoud.
|
3.
Functiescheiding
|
|
OJ-10
|
Functiescheiding
|
De
gevolmachtigde agent past functiescheidingen toe waarbij
‘acceptatie’, ‘schade’ en ‘financieel’ strikt
gescheiden zijn.
De
gevolmachtigde agent toetst periodiek of de medewerkers met
volmacht werkzaamheden binnen hun bevoegdheden handelen.
|
De
accountant stelt vast dat in de beschreven functionele
organisatiestructuur (functies, bevoegdheden per functie en
medewerkers met functievermelding) er geen medewerkers met
volmachtwerkzaamheden
zijn die belast zijn met werkzaamheden op twee of meer van de
functiegebieden acceptatie-, schadebehandeling en financiële
werkzaamheden. De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent (minimaal 1x
per jaar) beoordeelt of medewerkers met volmachtwerkzaamheden
binnen hun bevoegdheden handelen. Documenten waaruit deze
beoordeling en een eventuele opvolging door de gevolmachtigde
agent blijkt zijn voor de accountant beschikbaar.
|
4.
Calamiteitenplan
|
|
OJ-22
|
Calamiteitenplan
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een calamiteitenplan en/of
business continuïteitsplan. In dit plan is beschreven hoe de
bedrijfsvoering van de gevolmachtigde agent kan worden hervat in
geval van een ernstige bedrijfsonderbreking door een calamiteit.
Het
calamiteitenplan en/of business continuïteitsplan is minimaal
gebaseerd op de NVGA-checklist ‘Checklist calamiteiten’.
Het
gaat hier om plannen die er op gericht zijn om in geval van een
calamiteit effectief en efficiënt te reageren op de ontstane
situatie (hervatten van de bedrijfsvoering). Voor deze plannen
worden in de praktijk verschillende benamingen gehanteerd.
De
maatregelen die de gevolmachtigde agent treft zijn erop gericht
dat in geval van een calamiteit:
sprake
is van maximaal 24 uur dataverlies (applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers);
de
organisatie binnen 24 uur bereikbaar is (communicatiemiddelen);
de
organisatie binnen 48 uur operationeel is met betrekking tot het
gebruik van de computer en de verzekeringstechnische bestanden;
de
organisatie binnen 1 week haar volmachtwerkzaamheden kan
hervatten.
De
gevolmachtigde agent beoordeelt minimaal 1x per jaar of het
calamiteitenplan en/of business continuïteitsplan nog voldoet
aan de (laatste) NVGA-checklist 'Checklist calamiteiten’.
|
De
accountant stelt vast dat de
gevolmachtigde agent beschikt over een calamiteitenplan
en/of business continuïteitsplan.
De accountant stelt vast dat in dit plan wordt beschreven hoe de
gevolmachtigde agent heeft georganiseerd dat in geval van een
calamiteit:
er
sprake is van maximaal 24 uur dataverlies (applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers). Zie
taak AUT-1 voor het overzicht van deze applicaties;
de
organisatie binnen 24 uur bereikbaar is (communicatiemiddelen);
de
organisatie binnen 48 uur operationeel is met betrekking tot het
gebruik van de computer en de verzekeringstechnische bestanden;
de
organisatie binnen 1 week haar volmachtwerkzaamheden kan
hervatten.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent het
calamiteitenplan en/of business continuïteitsplan heeft
beoordeeld of het plan minimaal voldoet aan de NVGA-checklist
‘Checklist calamiteiten’. Documenten waaruit blijkt dat de
gevolmachtigde agent deze beoordeling heeft uitgevoerd zijn voor
de accountant beschikbaar en maximaal 12 maanden oud. De
accountant stelt niet vast dat de beoordeling van het
calamiteitenplan en/of business continuïteitsplan door de
gevolmachtigde agent juist en volledig is uitgevoerd.
|
5.
Uitbesteding - selectie - aanstelling
|
|
OJ-24
|
Uitbesteding
- selectie - aanstelling
|
Als
er door de gevolmachtigde agent volmachtwerkzaamheden zijn onder
uitbesteed:
De
gevolmachtigde agent beschikt over een beschrijving van de
procedure uitbesteding.
De
gevolmachtigde agent beschikt per partij waaraan is uitbesteed
over een risicoanalyse.
De
gevolmachtigde agent beschikt per volmachtgever over documentatie
waaruit blijkt dat de volmachtgever heeft ingestemd met de
uitbesteding.
Uitbesteding
van volmachtwerkzaamheden omvat bijvoorbeeld het hosten van de
assurantieapplicatie bij een serviceprovider (Platform as a
Service) en het uitbesteden van acceptatie- en schadebehandelings
werkzaamheden door een koppeling met een extern systeem voor
geautomatiseerde acceptatie of schadebehandeling.
|
De
werkzaamheden van de accountant met betrekking tot de taken OJ-24
en OJ-25 (5 en 6) kunnen gecombineerd worden uitgevoerd.
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of de
gevolmachtigde agent heeft geïnventariseerd of er
volmacht-werkzaamheden (inclusief de hieraan gerelateerde
werkzaamheden) zijn uitbesteed en zo ja welke werkzaamheden dit
zijn.
Als
er door de gevolmachtigde agent volmachtwerkzaamheden
zijn uitbesteed:
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot de uitbesteding van
volmachtwerkzaamheden.
De
accountant stelt bij
wijze van waarneming vast dat de gevolmachtigde agent bij een
partij waaraan is uitbesteed beschikt over een risicoanalyse. De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat de
volmachtgevers hebben ingestemd met de uitbesteding van
volmachtwerkzaamheden.
Documenten waaruit de instemming van de volmachtgevers blijkt
zijn voor de accountant beschikbaar (bijvoorbeeld een
bevestigingsbrief, e-mail of addendum op de
volmachtovereenkomst).
|
6.
Uitbesteding
|
|
OJ-25
|
Uitbesteding
|
Als
er naar aanleiding van de onder uitbesteding aanvullende eisen
zijn gesteld door de volmachtgever, die betrekking hebben op de
contractuele relatie tussen de gevolmachtigde agent en de partij
waaraan is uitbesteed, dan heeft de gevolmachtigde agent hieraan
invulling gegeven.
De
gevolmachtigde agent ziet toe op de naleving van afspraken die
zijn vastgelegd in de overeenkomst en/of het servicelevel
agreement (SLA) met de partij aan wie is onder uitbesteed. De
gevolmachtigde agent evalueert tenminste eenmaal per jaar deze
afspraken.
|
1. De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of de
gevolmachtigde agent heeft geïnventariseerd of er
volmacht-werkzaamheden (inclusief de hieraan gerelateerde
werkzaamheden) zijn uitbesteed en zo ja welke werkzaamheden dit
zijn.
Als
er door de gevolmachtigde agent volmachtwerkzaamheden
zijn uitbesteed:
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een schriftelijke
overeenkomst/service level agreement (SLA) met de partij aan wie
is uitbesteed.
De
accountant stelt vast dat in dit document de navolgende
onderwerpen
zijn vermeld:
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of
volmachtgevers aanvullende eisen hebben gesteld aan de
uitbesteding van werkzaamheden.
De
accountant
stelt bij wijze van waarneming vast dat de gevolmachtigde agent
een beoordeling op de partij waaraan is uitbesteed heeft
uitgevoerd met betrekking tot de naleving van de afspraken die
zijn vastgelegd in de overeenkomst en/of het service level
agreement (de
accountant stelt niet vast dat de beoordelings-criteria die de
gevolmachtigde agent hanteert juist en volledig zijn).
De
accountant
vermeldt welke (externe) rapportages de gevolmachtigde agent
gebruikt bij zijn beoordeling van de partij waaraan is
uitbesteed. Bijvoorbeeld
een rapport van bevindingen van een accountant, een ISAE 3402
rapportage of een ISO 27001 certificering maar ook aan
(audit)rapportages van de gevolmachtigde agent of de partij aan
wie hij heeft uitbesteed.
Als
er door een volmachtgever aanvullende
eisen zijn gesteld, die betrekking hebben op de contractuele
relatie tussen de gevolmachtigde agent en de partij waaraan is
uitbesteed:
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat de
gevolmachtigde agent invulling heeft gegeven aan deze aanvullende
eisen. Documenten
waaruit blijkt dat invulling is gegeven aan de aanvullende eisen
van de volmachtgever zijn voor de accountant beschikbaar.
|
ACC
|
Acceptatie
|
|
|
7.
Procedure - acceptatie
|
|
ACC-1
|
Procedure
- acceptatie
|
Acceptatie
van een aanvraag of wijziging door een daartoe bevoegde
medewerker;
Naleving
acceptatielimieten volmachtovereenkomst;
Naleving
acceptatierichtlijnen volmachtgever;
Controleprocedure:
Met een steekproef en/of 4-ogen worden polissen gecontroleerd
door een andere medewerker dan de medewerker die de polis heeft
opgemaakt;
Fiattering
van het polisblad door een daartoe bevoegde medewerker;
Screening
in de CIS databank;
Acceptatie
slotvragen worden gesteld;
Controle
op gebruik van fraudeindicatoren;
Afgifte
polisblad binnen 8 werkdagen.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving voor de acceptatie van verzekeringen
met processtappen en controlemomenten.
De
accountant stelt vast dat in de procedurebeschrijving (dit kunnen
meerdere documenten zijn) is opgenomen:
dat
een aanvraag of wijziging door een daartoe bevoegde medewerker
wordt geaccepteerd;
de
naleving van de acceptatielimieten in de volmachtovereenkomst;
de
naleving van de acceptatierichtlijnen van de volmachtgever;
dat
de verzekeringnemer wordt getoetst op basis van de CIS databank;
dat
de verzekeringnemer wordt getoetst aan de sanctiewet (natuurlijke
personen, rechtspersonen en de UBO’s van rechtspersonen);
dat
(minimaal) de slotvragen uit het aanvraagformulier worden
gesteld;
dat
er in het acceptatieproces aandacht wordt gegeven aan
fraudedetectie;
dat
met een dagelijkse steekproef en/of de toepassing van het 4-ogen
principe het polisblad wordt gecontroleerd door een andere
medewerker dan de medewerker die het polisblad heeft opgemaakt;
dat
het polisblad wordt gefiatteerd door een daartoe bevoegde
medewerker;
dat
het polisblad wordt afgegeven binnen 8 werkdagen na definitieve
acceptatie.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent in ieder
kwartaal een waarneming heeft uitgevoerd op acceptatie- en
mutatiedossiers (geen royementen).
De
accountant vraagt bij de gevolmachtigde agent een overzicht op
van nieuwe polissen en wijzigingen (geen royementen) die de
gevolmachtigde agent in haar (kwartaal) waarnemingen heeft
betrokken. Het aantal dossiers vermeldt de accountant in zijn
rapportage.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming op nieuwe polissen en
wijzigingen die ook door de gevolmachtigde agent in haar
(kwartaal) waarnemingen zijn betrokken, vast dat:
een
aanvraag/wijziging is geaccepteerd door een daartoe bevoegde
medewerker;
de
acceptatielimieten uit de volmachtovereenkomst zijn nageleefd;
de
acceptatierichtlijnen van de volmachtgever zijn nageleefd;
het
polisblad is gecontroleerd door een andere medewerker dan de
medewerker die de polis heeft opgemaakt of dat deze controle
dagelijks op basis van een steekproef wordt uitgevoerd;
het
polisblad is gefiatteerd door een daartoe bevoegde medewerker.
Als
er geen waarnemingen zijn uitgevoerd door de gevolmachtigde agent,
dan vermeldt de accountant dit als bevinding in zijn rapportage.
De
waarneming in ieder kwartaal door de gevolmachtigde agent betreft
niet de dagelijkse controle door de gevolmachtigde agent op de
kwaliteit van nieuwe polissen en wijzigingen op basis van het
4-ogen principe of op basis van een steekproef.
Indien
er sprake is van polissen die volledig geautomatiseerd (Straight
Through Processing – STP) worden geaccepteerd en waarbij geen
sprake is van uitval of andersoortige tussenkomst van een
acceptant of polisopmaker, dan hoeft op deze polissen geen
dagelijkse steekproef en/of toepassing van het 4-ogen principe
plaats te vinden. Ook mogen deze polissen buiten de selectie
blijven voor de waarneming door de gevolmachtigde agent in ieder
kwartaal. Wel dienen deze polissen als zodanig herkenbaar
geadministreerd te worden in de assurantieapplicatie.
Verondersteld wordt dat het STP-proces bij andere taken in het
Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten wordt behandeld.
|
8.
Fraudebeoordeling bij acceptatie
|
|
ACC-10
|
Fraudebeoordeling
bij acceptatie
|
dat
elk vermoeden van fraude wordt getoetst aan de risico- en
onderzoeksindicatoren conform het Spoorboekje Fraudebeheersing;
dat
(mogelijke) fraude in het acceptatieproces, wordt gemeld bij de
fraude contactpersoon van de gevolmachtigde agent;
dat
(mogelijke) fraude in het acceptatieproces wordt geregistreerd in
het frauderegister van de gevolmachtigde agent. dat
een (mogelijke) fraude in het acceptatieproces (inclusief EVR
meldingen), gesignaleerd conform de checklist uit het Spoorboekje
Fraudebeheersing, binnen 3 werkdagen wordt gemeld bij de
volmachtgever.
|
De
accountant stelt vast dat
de gevolmachtigde agent beschikt over een procedurebeschrijving
fraudedetectie in het acceptatieproces. De accountant stel vast
dat in de procedurebeschrijving is opgenomen:
dat
elk vermoeden van fraude wordt getoetst aan de risico- en
onderzoeksindicatoren conform het Spoorboekje Fraudebeheersing;
dat
(mogelijke)
fraude in het acceptatieproces, wordt gemeld bij de fraude
contactpersoon van de gevolmachtigde agent;
dat
(mogelijke) fraude in het acceptatieproces wordt geregistreerd in
het frauderegister van de gevolmachtigde agent en dat een
(mogelijke) fraude in het acceptatieproces (inclusief Extern
Verwijzings Register meldingen), gesignaleerd conform de
checklist uit het Spoorboekje Fraudebeheersing, binnen 3
werkdagen wordt gemeld bij de volmachtgever.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat het
Spoorboekje Fraude en de scorelijsten Fraude indicatoren
beschikbaar zijn voor de medewerkers met acceptatie werkzaamheden
en dat zij hiervan gebruik kunnen maken.
De
accountant stelt door het houden van een interview vast dat
fraude in het acceptatieproces wordt gesignaleerd en gemeld bij
de fraude contactpersoon van de gevolmachtigde agent. De
accountant interviewt hiervoor minimaal één medewerker met
acceptatiebevoegdheden. De accountant vermeldt in zijn
rapportage, naast zijn bevindingen, het aantal medewerkers dat
geïnterviewd is.
De
accountant stelt door het houden van een interview vast dat de
gevolmachtigde agent beschikt over een fraude register. De
accountant interviewt hiervoor de fraude contactpersoon van de
gevolmachtigde agent en vraagt om het register met de
registraties te tonen.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast (op de
registraties in het fraude register) dat de gevolmachtigde agent
binnen 3 werkdagen na het signaleren van de (mogelijke) fraude
(inclusief Extern Verwijzings Register meldingen), deze
(mogelijke) fraude heeft gemeld bij de volmachtgever. Documenten
waaruit blijkt dat er bij de volmachtgever gemeld is, zijn voor
de accountant beschikbaar (bijvoorbeeld een e-mail of bevestiging
van de volmachtgever). Gezien
het vertrouwelijke karakter van het register is het niet
noodzakelijk dat de accountant documenten in relatie tot de
betreffende frauderegistratie opvraagt voor
archiveringsdoeleinden.
De
werkzaamheden van de accountant met betrekking tot de twee laatste
punten kunnen door de accountant gecombineerd worden met
werkzaamheden die uitgevoerd worden bij taak SCH-12 (onder 17.
Fraudebeoordeling bij schade).
|
9.
Naverrekeningen / Actualisaties
|
|
ACC-19
|
Naverrekeningen
/ Actualisaties
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een procedure met betrekking
tot het uitvoeren van naverrekeningen/actualisaties op polissen.
De
gevolmachtigde agent controleert, voordat de
naverrekening/actualisatie cyclus start, of polissen die voor
naverrekening/actualisatie in aanmerking komen ook als zodanig
staan geregistreerd in de daarvoor bestemde systemen.
De
gevolmachtigde agent vraagt jaarlijks (de frequentie is
afhankelijk van de polisvoorwaarden van een individuele polis) de
voor naverrekening/actualisatie benodigde informatie op bij de
verzekeringnemers of diens bemiddelaar.
De
gevolmachtigde agent verwerkt ontvangen
naverrekenings-/actualisatie gegevens door het opmaken van een
naverrekeningsaanhangsel met premieverrekening, een
actualisatieaanhangsel of een brief waaruit blijkt dat er niet
zal worden naverrekend/geactualiseerd. De
gevolmachtigde agent controleert of het jaarlijkse
naverrekenings-/actualisatieproces volledig is uitgevoerd.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot het opvragen en
verwerken
van naverrekenings/actualisatiegegevens.
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast dat de
gevolmachtigde agent heeft gecontroleerd dat polissen die voor
naverrekening/actualisatie in aanmerking komen ook als zodanig
staan geregistreerd. Documenten
waaruit blijkt dat de gevolmachtigde agent deze controle heeft
uitgevoerd zijn voor de accountant beschikbaar.
De
accountant stelt niet vast dat de gevolmachtigde agent deze
controle juist en volledig heeft uitgevoerd. De
accountant vraagt bij de gevolmachtigde agent een overzicht op
van de voor naverrekening/actualisatie in aanmerking komende
polissen. Het aantal polissen vermeldt de accountant in zijn
rapportage. De
accountant stelt niet vast dat dit overzicht juist en volledig
is.
De
accountant vraagt bij de gevolmachtigde agent een overzicht op
van de polissen waarvan het naverrekenings-/actualisatieproces is
afgerond. Het aantal polissen vermeldt de accountant in zijn
rapportage. De
accountant stelt niet vast dat dit overzicht juist en volledig
is.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast (bij de polissen
waarvan volgens de gevolmachtigde het
naverrekenings-/actualisatieproces is afgerond) dat de
naverrekenings-/actualisatiegegevens zijn opgevraagd en dat de
gevolmachtigde agent op basis van deze gegevens een
naverrekenings-/actualisatieaanhangsel (met premieverrekening)
heeft opgemaakt of een brief waaruit blijkt dat er niet zal
worden naverrekend/geactualiseerd. De
accountant stelt
door het inwinnen van inlichtingen vast dat de gevolmachtigde
agent heeft gecontroleerd of het jaarlijks
naverrekenings-/actualisatieproces volledig is uitgevoerd.
Documenten waaruit blijkt dat de gevolmachtigde agent deze
controle heeft uitgevoerd zijn voor de accountant beschikbaar. De
accountant stelt niet vast dat de gevolmachtigde agent deze
controle juist en volledig heeft uitgevoerd.
|
10.
Interne kwaliteitscontrole - betrouwbaarheid polisgegevens bij
acceptatie
|
|
ACC-24
|
Interne
kwaliteitscontrole - betrouwbaarheid polisgegevens bij acceptatie
|
|
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast welke
controles de gevolmachtigde agent toepast met betrekking tot het
op een juiste wijze accepteren en opmaken van polissen
(bijvoorbeeld
het toepassen van het vierogenprincipe en/of het uitvoeren van
interne waarnemingen)
en vermeldt deze controles in zijn rapportage. Documenten
waaruit blijkt welke controles de gevolmachtigde agent toepast
zijn voor de accountant beschikbaar (bijvoorbeeld een
procesbeschrijving).
|
11.
Royementen
|
|
|
ACC-32
|
Royementen
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een procedure beschrijving met
betrekking tot het royeren van polissen.
De
gevolmachtigde agent verstrekt na een royement verzoek, uiterlijk
binnen 14 dagen na ontvangst van het verzoek van de klant, een
bericht aan de klant.
De
gevolmachtigde agent verstrekt een correct en volledig
royementsaanhangsel.
De
gevolmachtigde agent verzorgt de registratie in Roy-data en de
eventuele registratie in de CIS-databank.
Het
betreft hier niet de dagelijkse controle door de gevolmachtigde
agent op de kwaliteit van uitgevoerde royementen.
|
De
accountant gaat na of
de gevolmachtigde agent beschikt over een procedurebeschrijving
met betrekking tot het royeren van polissen.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent in
ieder kwartaal een waarneming heeft uitgevoerd op
royementdossiers.
De
accountant vraagt
bij de gevolmachtigde agent een overzicht op van royementen die
de gevolmachtigde agent in haar waarneming heeft betrokken. Het
aantal dossiers vermeldt de accountant in zijn rapportage.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming op geroyeerde polissen
die ook door de gevolmachtigde agent in haar waarneming zijn
betrokken, vast dat:
een
royementsverzoek binnen 14 kalenderdagen na ontvangst van het
verzoek is bevestigd aan de klant;
er
een royementsaanhangsel is aangemaakt;
eventuele
schadevrije jaren zijn geregistreerd bij Roy-data;
een
eventuele registratie in de CIS-databank is uitgevoerd.
Als
er geen waarnemingen zijn uitgevoerd door de gevolmachtigde agent,
dan vermeldt de accountant dit als bevinding in zijn rapportage.
De
waarneming in ieder kwartaal door de gevolmachtigde agent betreft
niet de dagelijkse controle door de gevolmachtigde agent op de
kwaliteit van uitgevoerde royementen.
Indien
er sprake is van polissen die volledig geautomatiseerd (Straight
Through Processing – STP) worden geroyeerd en waarbij geen
sprake is van uitval of andersoortige tussenkomst van een
acceptant of polisopmaker, dan hoeft op deze polissen geen
dagelijkse steekproef en/of toepassing van het 4-ogen principe
plaats te vinden. Ook mogen deze polissen buiten de selectie
blijven voor de waarneming door de gevolmachtigde agent in ieder
kwartaal. Wel dienen deze polissen als zodanig herkenbaar
geadministreerd te worden in de assurantieapplicatie.
Verondersteld wordt dat het STP-proces bij andere taken in het
Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten wordt behandeld.
|
SCH
|
Schade
|
|
|
12.
Procedure - schadebehandeling
|
|
SCH-1
|
Procedure
- schadebehandeling
|
Duidelijkheid
over benodigde informatie t.b.v. de behandeling (zoals SAF, mail
of omschrijvingen vanuit verzekerde);
Aantoonbare
premie en dekkingscontrole;
Schadereserve
beleid voor vaststelling van de eerste schadereserve en
periodieke aanpassing van de schadereserve;
Expertise
en expertisekosten;
Herstel
van schade in natura;
Sanctiewet
(UBO, compliancy check) en toetsing via de CIS Databank (zowel
voor verzekerden als tegenpartijen);
Fraudeaspecten;
Naselectie;
Uitvoering
van interne controle resp. fiattering;
Schade
is binnen 5 werkdagen na ontvangst van de schademelding ingevoerd
in de assurantieapplicatie;
Schade
is binnen 5 werkdagen na ontvangst van de schademelding door de
GA, bevestigd aan de belanghebbende of zijn belangenbehartiger;
Schadebetaling
vindt plaats binnen 5 werkdagen na het beschikbaar komen van de
informatie die nodig is voor de afwikkeling en vaststelling van
de schade;
Coulance.
Het
bedrag dat wordt overgemaakt;
Het
IBAN waarop wordt overgemaakt.
|
De
werkzaamheden van de accountant met betrekking tot de taken SCH-1,
SCH-2, SCH-3 en SCH-9 (12, 13, 14 en 15) kunnen gecombineerd
worden uitgevoerd.
De
accountant stelt vast dat
de gevolmachtigde agent beschikt over een procedurebeschrijving
met betrekking tot de behandeling van schaden met processtappen
en controlemomenten.
De
accountant stelt vast dat in de procedurebeschrijving (dit kunnen
meerdere documenten zijn) is opgenomen:
welke
informatie nodig is om een schade te kunnen behandelen
(bijvoorbeeld: een volledig ingevuld en ondertekend
schadeaangifteformulier of een mailbericht/brief afkomstig van de
verzekerde met een duidelijke omschrijving); dat
er aantoonbaar een dekkingscontrole wordt uitgevoerd inclusief de
beoordeling of de premie (tijdig) is betaald c.q. dat de schade
is gevallen in de respijttermijn; het
schadereserve beleid voor de vaststelling van de eerste
schadereserve en periodieke aanpassing van de schadereserve; het
inschakelen van een expert en het betalen van expertisekosten; het
omgaan met herstel in natura; dat
verzekerden en tegenpartijen worden getoetst aan de sanctiewet
(natuurlijke personen, rechtspersonen en de UBO’s van
rechtspersonen); dat
verzekerden en tegenpartijen worden getoetst op basis van de CIS
databank; dat
er in het schadebehandelingsproces aandacht wordt gegeven aan
fraudedetectie; dat
er in het schadebehandelingsproces aandacht wordt gegeven aan
naselectie; de
uitvoering van interne controle en fiattering; dat
een schade binnen 5 werkdagen na ontvangst van de schademelding
bij de gevolmachtigde agent wordt ingevoerd in de
assurantieapplicatie (het systeem waarin schaden worden
behandeld); dat
een schade binnen 5 werkdagen na ontvangst van de schademelding
bij de gevolmachtigde agent wordt bevestigd aan de belanghebbende
of zijn belangenbehartiger; dat
een schadeboeking wordt uitgevoerd binnen 5 werkdagen nadat de
gevolmachtigde agent over de benodigde informatie beschikt; dat
er in het schadebehandelingsproces aandacht wordt gegeven aan
coulancebetalingen.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot het bewaken van de
voortgang van schaden.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent
in ieder kwartaal een waarneming heeft uitgevoerd op
schadedossiers.
De
accountant vraagt bij de gevolmachtigde agent een overzicht op
van schaden die de gevolmachtigde agent in haar waarneming heeft
betrokken. Het aantal dossiers vermeldt de accountant in zijn
rapportage.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming op gevallen schaden
(schadedatum) in het betreffende jaar, die ook door de
gevolmachtigde agent in haar waarneming zijn betrokken, vast dat
binnen 5 werkdagen na ontvangst van de schademelding bij de
gevolmachtigde agent:
de
schademelding bij de gevolmachtigde agent is ingevoerd in de
assurantieapplicatie (het systeem waarin schaden worden
behandeld);
de
schademelding wordt bevestigd aan de belanghebbende of diens
belangenbehartiger.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming op schaden met geboekte
schadebedragen (boekdatum) in het betreffende jaar, die ook door
de gevolmachtigde agent in haar waarneming zijn betrokken, vast
dat:
een
daartoe bevoegde medewerker heeft beoordeeld of de schadeclaim
onder de dekkingsvoorwaarden van de polis valt.
de
schadeboeking
is uitgevoerd binnen 5 werkdagen nadat de gevolmachtigde agent
over de benodigde informatie beschikt.
de
schadebetaling is bevestigd aan de belanghebbende. In de
bevestiging
wordt onder andere het bedrag
dat wordt overgemaakt en (minimaal de laatste 3 cijfers van) het
International Bank Account Number (IBAN) waarop wordt
overgemaakt, vermeld. Een bevestiging is niet vereist als er
sprake is van het betalen van een factuur aan de partij die de
factuur heeft verstuurd of het boeken van het schadebedrag in de
rekeningcourant met een bemiddelaar.
Als
er geen waarnemingen zijn uitgevoerd door de gevolmachtigde agent,
dan vermeldt de accountant dit als bevinding in zijn rapportage.
De
waarneming in ieder kwartaal door de gevolmachtigde agent betreft
niet de dagelijkse controle door de gevolmachtigde agent op de
kwaliteit van schadedossiers.
Indien
er sprake is van schaden die volledig geautomatiseerd (Straight
Through Processing – STP) worden geboekt en betaald en waarbij
geen sprake is van uitval of andersoortige tussenkomst van een
schadebehandelaar, dan mogen deze boekingen buiten de selectie
blijven voor de waarneming door de gevolmachtigde agent in ieder
kwartaal. Wel dienen deze schaden/schadeboekingen als zodanig
herkenbaar geadministreerd te worden in de assurantieapplicatie.
Verondersteld wordt dat het STP-proces bij andere taken in het
Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten wordt behandeld.
|
13.
Interne kwaliteitscontrole – reservebeleid
|
|
SCH-2
|
Interne
kwaliteitscontrole – reservebeleid
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een procedure met betrekking
tot het hanteren van schadereserves op schaden.
De
gevolmachtigde agent voert bij nieuwe schaden een schadereserve
in, in de assurantieapplicatie (1e
lijns reserve). De schadereserve wordt ingevoerd binnen 5
werkdagen na ontvangst van de schademelding door de
gevolmachtigde agent. De
gevolmachtigde agent past schadereserves op lopende schaden aan
op gewijzigde omstandigheden die invloed hebben op de hoogte van
de verwachte schadelast. De aanpassing wordt uitgevoerd binnen 5
werkdagen na het bij de gevolmachtigde agent bekend worden van de
gewijzigde omstandigheden.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot het hanteren en
actualiseren van schadereserves op schaden.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent in ieder
kwartaal een waarneming heeft uitgevoerd op schadedossiers.
De
accountant vraagt bij de gevolmachtigde agent een overzicht op
van schaden die de gevolmachtigde agent in haar waarneming heeft
betrokken. Het aantal dossiers vermeldt de accountant in zijn
rapportage.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming op gevallen schaden
(schadedatum) in het betreffende jaar, die ook door de
gevolmachtigde agent in haar waarneming zijn betrokken, vast dat
binnen 5 werkdagen na ontvangst van de schademelding bij de
gevolmachtigde agent een schadereserve is ingevoerd.
5. De
accountant stelt bij wijze van waarneming op schaden met geboekte
schadebedragen (boekdatum) in het betreffende jaar, die ook door
de gevolmachtigde agent in haar waarneming zijn betrokken, vast
dat een schadereserve aangepast is aan gewijzigde omstandigheden
die uit documenten uit het dossier blijken (bijvoorbeeld een
rapport van een expert of een opdracht van de volmachtgever) en
die invloed hebben op de hoogte van de verwachte schadelast. Een
eventuele aanpassing van de schadereserve is uitgevoerd binnen 5
werkdagen nadat de gevolmachtigde agent kennis heeft gekregen van
de gewijzigde omstandigheden.
Als
er geen waarnemingen zijn uitgevoerd door de gevolmachtigde agent,
dan vermeldt de accountant dit als bevinding in zijn rapportage.
De
waarneming in ieder kwartaal door de gevolmachtigde agent betreft
niet de dagelijkse controle door de gevolmachtigde agent op de
kwaliteit van schadedossiers.
Omdat
in het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten is aangegeven dat
deze taak alleen van toepassing is op de branchesoort ‘Schade’
en niet op ‘Schade en Inkomen’, wordt er door de accountant
geen waarneming uitgevoerd op inkomensdossiers.
Indien
er sprake is van schaden die volledig geautomatiseerd (Straight
Through Processing – STP) worden geboekt en betaald en waarbij
geen sprake is van uitval of andersoortige tussenkomst van een
schadebehandelaar, dan mogen deze boekingen buiten de selectie
blijven voor de waarneming door de gevolmachtigde agent in ieder
kwartaal. Wel dienen deze schaden/schadeboekingen als zodanig
herkenbaar geadministreerd te worden in de assurantieapplicatie.
Verondersteld wordt dat het STP-proces bij andere taken in het
Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten wordt behandeld.
|
14.
Interne kwaliteitscontrole - inschakeling schade experts
|
|
SCH-3
|
Interne
kwaliteitscontrole – inschakeling schade experts
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een procedure met betrekking
tot het inschakelen van een expert voor het vaststellen van de
omvang van de schade (bedragen en partijen). De experts die de
gevolmachtigde agent inschakelt moeten, voor zover van
toepassing, door de volmachtgever goedgekeurd zijn. Bij
inkomensverzekeringen wordt het percentage arbeidsongeschiktheid
vastgesteld door een bedrijfsarts. De
gevolmachtigde agent beschikt over een procedure met betrekking
tot het vaststellen van de omvang van de schade bij schaden
waarvoor geen expert hoeft te worden ingeschakeld.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot het inschakelen van
een expert voor het vaststellen van de omvang van de schade
(bedragen en partijen).
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot het vaststellen van
de omvang van de schade bij schaden waarvoor geen expert wordt
ingeschakeld.
in
ieder kwartaal een waarneming heeft uitgevoerd op schadedossiers.
De
accountant vraagt bij de gevolmachtigde agent een overzicht op
van schaden die de gevolmachtigde agent in haar waarneming heeft
betrokken. Het aantal dossiers vermeldt de accountant in zijn
rapportage.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming op schaden met geboekte
schadebedragen (boekdatum) in het betreffende jaar, die ook door
de gevolmachtigde agent in haar waarneming zijn betrokken, vast
dat bij schaden boven de expertisegrens het schadebedrag is
vastgesteld door een expert die door de volmachtgever is
goedgekeurd (voor zover van toepassing). Bij
inkomensverzekeringen stelt de accountant vast dat het percentage
arbeidsongeschiktheid is vastgesteld door een bedrijfsarts.
Als
er geen waarnemingen zijn uitgevoerd door de gevolmachtigde agent,
dan vermeldt de accountant dit als bevinding in zijn rapportage.
De
waarneming in ieder kwartaal door de gevolmachtigde agent betreft
niet de dagelijkse controle door de gevolmachtigde agent op de
kwaliteit van schadedossiers.
Indien
er sprake is van schaden die volledig geautomatiseerd (Straight
Through Processing – STP) worden geboekt en betaald en waarbij
geen sprake is van uitval of andersoortige tussenkomst van een
schadebehandelaar, dan mogen deze boekingen buiten de selectie
blijven voor de waarneming door de gevolmachtigde agent in ieder
kwartaal. Wel dienen deze schaden/schadeboekingen als zodanig
herkenbaar geadministreerd te worden in de assurantieapplicatie.
Verondersteld wordt dat het STP-proces bij andere taken in het
Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten wordt behandeld.
|
15.
Interne kwaliteitscontrole - betrouwbaarheid schade uitbetaling
|
|
SCH-9
|
Interne
kwaliteitscontrole – betrouwbaarheid schade uitbetaling
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een procedure met betrekking
tot het fiatteren van schadeboekingen/-uitkeringen.
De
gevolmachtigde agent laat schadeboekingen/-uitkeringen uitvoeren
door daartoe bevoegde medewerkers.
De
gevolmachtigde agent past het vier-ogen-principe toe op
schadeboekingen/-uitkeringen. De
gevolmachtigde agent laat schadeboekingen/-uitkeringen fiatteren
door daartoe bevoegde medewerkers.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot het fiatteren van
schadeboekingen/-uitkeringen.
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast dat de
gevolmachtigde agent het xxxx-xxxx-xxxxxxxx.xx opzet heeft
toepast. De accountant stelt van de in de deelwaarneming
betrokken schadeboekingen/-uitkeringen vast dat dit
vier-ogen-principe is toegepast en rapporteert over deze
bevindingen.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent in ieder
kwartaal een waarneming heeft uitgevoerd op schadedossiers.
De
accountant vraagt bij de gevolmachtigde agent een overzicht op
van schaden die de gevolmachtigde agent in haar waarneming heeft
betrokken. Het aantal dossiers vermeldt de accountant in zijn
rapportage.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming op schaden met geboekte
schadebedragen (boekdatum) in het betreffende jaar, die ook door
de gevolmachtigde agent in haar waarneming zijn betrokken, vast
dat:
de
schadeboeking/-uitkering is uitgevoerd door een daartoe bevoegde
medewerker;
de
schadeboeking/-uitkering is gecontroleerd door een andere
medewerker dan de medewerker die de boeking heeft aangemaakt
(vier-ogen-principe);
de
schadeboeking/-uitkering is gefiatteerd door een daartoe bevoegde
medewerker.
Als
er geen waarnemingen zijn uitgevoerd door de gevolmachtigde agent,
dan vermeldt de accountant dit als bevinding in zijn rapportage.
De
waarneming in ieder kwartaal door de gevolmachtigde agent betreft
niet de dagelijkse controle door de gevolmachtigde agent op de
kwaliteit van schadedossiers.
Indien
er sprake is van schaden die volledig geautomatiseerd (Straight
Through Processing – STP) worden geboekt en betaald en waarbij
geen sprake is van uitval of andersoortige tussenkomst van een
schadebehandelaar, dan hoeft op deze boekingen geen toepassing van
het 4-ogen principe plaats te vinden. Ook mogen deze boekingen
buiten de selectie blijven voor de waarneming door de
gevolmachtigde agent in ieder kwartaal. Wel dienen deze
schaden/schadeboekingen als zodanig herkenbaar geadministreerd te
worden in de assurantieapplicatie. Verondersteld wordt dat het
STP-proces bij andere taken in het Werkprogramma Risicobeheersing
Volmachten wordt behandeld.
|
16.
Interne kwaliteitscontrole – overdracht schade
|
|
SCH-4
|
Interne
kwaliteitscontrole – overdracht schade
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een procedure met betrekking
tot het overdragen van schaden, die de bevoegdheid van de
gevolmachtigde agent te boven gaan, aan de volmachtgever. Ten
aanzien van letselschades geldt het volgende: Deze schades dienen
overgedragen te worden binnen 5 werkdagen na het bekend worden
van letsel bij de (schade)behandelaar van de gevolmachtigde
agent.
De
gevolmachtigde agent beschikt over een overzicht van de schaden
waarvan de behandeling (deels) is overgedragen aan de
volmachtgever of kan hierop selecteren in de
assurantieapplicatie.
Opdrachten
van de volmachtgever met betrekking tot overgedragen schaden
worden door de gevolmachtigde agent opgevolgd. Denk
hierbij aan de te hanteren schadereserve, het vaststellen van de
hoogte van de schade en het uitvoeren van betalingsopdrachten.
|
De
accountant stelt vast dat
de gevolmachtigde agent beschikt over een procedurebeschrijving
met betrekking tot het overdragen van schaden aan de
volmachtgever. Dit inzake schaden die de bevoegdheid van de
gevolmachtigde agent te boven gaan. De accountant stelt vast dat
onder andere in de procedurebeschrijving is opgenomen dat
letselschaden binnen 5 werkdagen na het bekend worden van het
letsel bij de (schade)behandelaar van de gevolmachtigde agent,
worden gemeld aan de volmachtgever.
De
accountant stelt
vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over een overzicht van
de schadedossiers die in behandeling zijn bij een volmachtgever.
De accountant vraagt dit overzicht op. Indien de gevolmachtigde
agent niet over een dergelijk overzicht beschikt, dan wordt er
door de gevolmachtigde agent een selectieoverzicht opgesteld met
letselschaden en schaden met een schadebedrag dat de bevoegdheid
van de gevolmachtigde agent te boven gaat.
De
accountant selecteert uit het verstrekte overzicht dossiers
waarin sprake is van letselschade. De accountant stelt vast dat
de letselschade binnen 5 werkdagen na het bekend worden van het
letsel bij de (schade)behandelaar van de gevolmachtigde agent, is
gemeld bij de volmachtgever.
De
accountant selecteert uit het verstrekte overzicht dossiers
en per dossier een opdracht tot het aanleggen van een
schadereserve en een opdracht tot het uitvoeren van een
betaalopdracht.
De
accountant stelt vast dat deze opdrachten binnen 5 werkdagen na
ontvangst van de opdracht door de gevolmachtigde agent, zijn
uitgevoerd.
Indien
de gevolmachtigde agent niet over een totaaloverzicht van de
overgedragen schaden beschikt, vermeldt de accountant in zijn
rapportage op basis van welke criteria schadedossiers zijn
geselecteerd.
Omdat
in het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten is aangegeven dat
deze taak alleen van toepassing is op de branchesoort ‘Schade’
en niet op ‘Schade en Inkomen’, wordt er door de accountant
geen waarneming uitgevoerd op inkomensdossiers.
|
17.
Fraudebeoordeling bij schade
|
|
SCH-12
|
Fraudebeoordeling
bij schade
|
dat
elk vermoeden van fraude wordt getoetst aan de risico- en
onderzoeksindicatoren conform het Spoorboekje Fraudebeheersing;
dat
een (mogelijke) fraude in het schadebehandelingsproces wordt
gemeld bij de fraude contactpersoon van de gevolmachtigde agent;
dat
een (mogelijke) fraude in het schadebehandelingsproces wordt
geregistreerd in het frauderegister van de gevolmachtigde agent; dat
een (mogelijke) fraude in het schadebehandelingsproces,
gesignaleerd conform de checklist uit het Spoorboekje
Fraudebeheersing, binnen 3 werkdagen wordt gemeld bij de
volmachtgever.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving fraudedetectie in het
schadebehandelingsproces. De accountant stel vast dat in de
procedurebeschrijving is opgenomen:
dat
elk vermoeden van fraude wordt getoetst aan de risico- en
onderzoeksindicatoren conform het Spoorboekje Fraudebeheersing;
dat
(mogelijke) fraude in het schadebehandelingsproces,
wordt gemeld bij de fraude contactpersoon van de gevolmachtigde
agent;
dat
(mogelijke) fraude in het schadebehandelingsproces wordt
geregistreerd in het frauderegister van de gevolmachtigde agent
en dat een (mogelijke) fraude in het schadebehandelingsproces
(inclusief Extern Verwijzings Register meldingen), gesignaleerd
conform de checklist uit het Spoorboekje Fraudebeheersing, binnen
3 werkdagen wordt gemeld bij de volmachtgever.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat het
Spoorboekje Fraude en de scorelijsten Fraude indicatoren
beschikbaar zijn voor de medewerkers met
schadebehandelingswerkzaamheden en dat zij hiervan gebruik kunnen
maken.
De
accountant stelt door het houden van een interview vast dat
fraude in het schadebehandelingsproces wordt gesignaleerd en
gemeld bij de fraude contactpersoon van de gevolmachtigde agent.
De accountant interviewt hiervoor minimaal één medewerker met
schadebehandelingsbevoegdheden. De
accountant vermeldt in zijn rapportage, naast zijn bevindingen,
het aantal medewerkers dat geïnterviewd is.
De
accountant stelt door het houden van een interview vast dat de
gevolmachtigde agent beschikt over een frauderegister. De
accountant interviewt hiervoor de fraude contactpersoon van de
gevolmachtigde agent en vraagt om het register met de
registraties te tonen.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast (op de
registraties in het fraude register) dat de gevolmachtigde agent
binnen 3 werkdagen na het signaleren van de (mogelijke) fraude
(inclusief Extern Verwijzings Register meldingen), deze
(mogelijke) fraude heeft gemeld bij de volmachtgever. Documenten
waaruit blijkt dat er bij de volmachtgever gemeld is, zijn voor
de accountant beschikbaar (bijvoorbeeld een e-mail of bevestiging
van de volmachtgever). Gezien
het vertrouwelijke karakter van het register is het niet
noodzakelijk dat de accountant documenten in relatie tot de
betreffende frauderegistratie opvraagt voor
archiveringsdoeleinden.
De
werkzaamheden van de accountant met betrekking tot de twee laatste
punten kunnen door de accountant gecombineerd worden met
werkzaamheden die uitgevoerd worden bij taak ACC-10 (onder 8.
Fraudebeoordeling bij acceptatie).
|
18.
Coulance
|
|
SCH-13
|
Coulance
|
De
gevolmachtigde agent heeft een procedure beschreven met
betrekking tot de behandeling en registratie van coulance
uitkeringen.
In
de procedure is opgenomen dat coulance uitkeringen als zodanig
herkenbaar in de assurantieapplicatie worden geboekt.
In
de procedure is opgenomen dat coulance uitkering moeten worden
geautoriseerd door een daartoe bevoegde medewerker. De
gevolmachtigde agent beschikt met betrekking tot het voorgaande
boekjaar over een overzicht met de geboekte coulance uitkeringen.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot de behandeling,
vaststelling en registratie van coulance-uitkeringen waarin is
opgenomen:
De
accountant vraagt een overzicht op met de geboekte coulance
uitkeringen. De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat het bedrag van
de geregistreerde coulance uitkeringen valt binnen de
bevoegdheden van de gevolmachtigde agent zoals deze is
overeengekomen met de volmachtgever. Bij een hoger coulancebedrag
dient de toestemming van de volmachtgever om een hoger bedrag uit
te keren, uit documenten te blijken (bijvoorbeeld een e-mail van
de volmachtgever).
|
AUT
|
Automatisering
|
|
|
19.
Procedure - automatisering – documentatie
|
|
AUT-1
|
Procedure
– automatisering – documentatie
|
De
gevolmachtigde agent heeft applicaties met een
verzekeringstechnisch of financieel gevolg voor de
volmachtgever(s) geïdentificeerd en heeft een
informatiebeveiligingsbeleid rekening houdend met Leidraad IT
Risico’s Volmacht.
Het
informatiebeveiligingsbeleid (IB) bevat minimaal:
Organisatie
van de informatiebeveiliging
Beheer
van bedrijfsmiddelen
Fysieke
beveiliging en beveiliging van de omgeving
Beveiliging
van apparatuur en informatie
Logische
toegangsbeveiliging
IT
incidenten
Naleving
wet- en regelgeving
De
GA heeft een procedure beschreven met betrekking tot het
toekennen van gebruikersaccounts (inclusief het toekennen van
gebruikersrechten) voor de applicaties die verzekeringstechnische
of financiële gevolgen hebben voor volmachtgevers.
De
GA (laat) test(en) of zijn netwerk afdoende beveiligd is tegen
digitale aanvallen van buitenaf. Opslag
en bewerking van persoonsgegevens vindt binnen de Europese
Economische Ruimte (EER) plaats. Wanneer dit niet het geval is,
wordt aantoonbaar voldaan aan de wet- en regelgeving van de
Europese Unie op het gebied van databeveiliging en
privacybescherming.
|
De
accountant vraagt het overzicht op van applicaties die de
gevolmachtigde agent heeft geïdentificeerd als applicatie die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers. De accountant vermeldt deze applicaties in zijn
rapportage (bijvoorbeeld de assurantieapplicatie en front-end
applicaties voor premieberekening of Straight-through
processing). De accountant stelt niet vast dat het overzicht
juist en volledig is.
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of er
met betrekking tot data in applicaties met verzekeringstechnische
of financiële gevolgen voor de volmachtgever, sprake is van
hosting, bewerking en/of opslag (inclusief een eventuele back-up)
op informatiesystemen van derden. De accountant vermeldt, per
applicatie, in zijn rapportage of hiervan sprake is.
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of er
met betrekking tot data in applicaties met verzekeringstechnische
of financiële gevolgen voor de volmachtgever, sprake is van
bewerking en/of opslag van persoonsgegevens buiten de Europese
Economische Ruimte (EER). De accountant vermeldt, per applicatie,
in zijn rapportage of hiervan sprake is.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een informatiebeveiligingsbeleid waarin minimaal de navolgende
onderwerpen zijn opgenomen:
Organisatie
van de informatiebeveiliging
Xxxxxx
van bedrijfsmiddelen
Fysieke
beveiliging en beveiliging van de omgeving
Beveiliging
van apparatuur en informatie
Logische
toegangsbeveiliging
IT
incidenten
Naleving
wet- en regelgeving
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot het toekennen van
gebruikersaccounts (inclusief het toekennen van
gebruikersrechten) voor de applicaties die verzekeringstechnische
of financiële gevolgen hebben voor volmachtgevers.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent heeft getest of
laten testen dat het netwerk dat bij de gevolmachtigde agent in
gebruik is, afdoende is beveiligd tegen digitale aanvallen van
buitenaf. Bijvoorbeeld door het (laten) uitvoeren van een test op
kwetsbaarheden (penetratietest) door een ethical hacker.
Documenten waaruit blijkt dat een dergelijke test is uitgevoerd
zijn beschikbaar voor de accountant. De
accountant stelt niet vast of de test juist en met voldoende
diepgang is uitgevoerd.
Indien
er met betrekking tot data in applicaties met
verzekeringstechnische of financiële gevolgen voor de
volmachtgever, sprake is van hosting, bewerking en/of opslag op
informatiesystemen van derden:
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat in de
overeenkomst met de derde partij is opgenomen dat hosting, opslag
en bewerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER)
plaatsvindt of indien dit niet het geval is, aantoonbaar wordt
voldaan aan de wet- en regelgeving van de Europese Unie op het
gebied van databeveiliging en privacybescherming.
Als
er sprake is van bewerking en/of opslag van persoonsgegevens op
een informatiesysteem van de gevolmachtigde agent buiten de
Europese Economische Ruimte (EER):
De
accountant stelt vast dat aantoonbaar wordt voldaan aan de wet-
en regelgeving van de Europese Unie op het gebied van
databeveiliging en privacybescherming.
|
20.
Procedure - automatisering – wijzigingenbeheer
|
|
AUT-2
|
Procedure
– automatisering – wijzigingenbeheer
|
Wijzigingen
in de inrichting van applicaties, die verzekeringstechnische of
financiële gevolgen hebben voor volmachtgevers, volgen een
gedocumenteerd proces. Dit gedocumenteerde proces bevat minimaal
een lijst van alle applicatiewijzigingen en de goedkeuring van de
proceseigenaar op basis van acceptatietest.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot wijzigingen
in de inrichting van applicaties, die verzekeringstechnische of
financiële gevolgen hebben voor volmachtgevers, waarin is
opgenomen:
De
accountant maakt gebruik van het bij taak AUT-1 opgestelde
overzicht van applicaties met verzekeringstechnische of
financiële gevolgen voor volmachtgevers. De
accountant heeft niet vastgesteld dat dit overzicht juist en
volledig is.
De
accountant vraagt het wijzigingsregister op waarin wijzigingen in
de inrichting van applicaties worden vastgelegd. De
accountant stelt niet vast dat dit overzicht juist en volledig
is. De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat bij de
wijzigingen in inrichting van de applicaties (met
verzekeringstechnische of financiële gevolgen voor
volmachtgevers) er een acceptatietest is uitgevoerd en dat de
wijziging is geautoriseerd door een daartoe bevoegde medewerker.
Documenten waaruit blijkt dat er acceptatietests worden
uitgevoerd en dat wijzigingen worden geautoriseerd zijn voor de
accountant beschikbaar. De
accountant stelt niet vast dat de acceptatietest juist en
volledig wordt uitgevoerd.
|
21.
Interne kwaliteitscontrole – continuïteit
|
|
AUT-3
|
Interne
kwaliteitscontrole – continuïteit
|
Data
in applicaties, die verzekeringstechnische of financiële
gevolgen hebben voor volmachtgevers worden veiliggesteld voor
verlies door middel van off-site back-up (gegevens op een andere
geografisch gescheiden locatie). In de back-up-procedure is het
maximaal te verwachten dataverlies opgenomen. Ten minste één
keer per jaar wordt een full-recovery uitgevoerd en maandelijks
een deel-recovery. De back-up-procedure is voorzien van een
beveiliging die zodanig is ingericht dat persoonsgegevens
beschermd zijn (AVG).
|
De
accountant maakt gebruik van het bij taak AUT-1 opgestelde
overzicht van applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers.
De
accountant heeft niet vastgesteld dat dit overzicht juist en
volledig is.
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of er,
met betrekking tot data in applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers
een back-up wordt gemaakt op een andere geografisch gescheiden
locatie (off-site back-up). De accountant vermeldt de plaatsnaam
van de site en van de off-site locatie in zijn rapportage.
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of er
naast de off-site back-up sprake is van andere back-up
systematieken. De accountant vermeldt deze systematieken in zijn
rapportage.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot het veiligstellen
van data in applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers.
De
accountant vermeldt het in de procedure genoemde maximaal te
verwachten dataverlies bij een eventueel gebruik van de off-site
back-up in zijn rapportage.
De
accountant vermeldt de in de back-up procedure genoemde
beveiligingsmaatregelen, die in relatie tot de off-site back-up
zijn genomen, voor de beveiliging van persoonsgegevens in zijn
rapportage. Bijvoorbeeld encryptie van draagbare gegevensdragers
voor back-up doeleinden en organisatorische, bouwkundige en
elektronische beveiligingsmaatregelen voor het off-site
datacenter waarnaartoe de back-up wordt gemaakt.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat data in
applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers
wordt veiliggesteld door middel van een off-site back-up.
Documenten waaruit blijkt dat er off-site wordt geback-upt, zijn
voor de accountant beschikbaar (bijvoorbeeld back-up verslagen).
De
accountant stelt niet vast dat de back-up juist en volledig is.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat de
gevolmachtigde agent maandelijks
de geschiktheid van de off-site back-up van data in applicaties
die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers
heeft getest (deel recovery). Documenten waaruit blijkt dat de
off-site back-up wordt getest, zijn voor de accountant
beschikbaar (bijvoorbeeld test verslagen). De accountant vermeldt
in zijn rapportage de omvang van de test door de gevolmachtigde
agent en het resultaat van de test. De
accountant stelt niet vast dat de back-up juist en volledig door
de gevolmachtigde agent is getest. De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat de
gevolmachtigde agent jaarlijks
de geschiktheid van de off-site back-up van data in applicaties
die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers
heeft getest (full recovery). Documenten waaruit blijkt dat de
off-site back-up wordt getest, zijn voor de accountant
beschikbaar (bijvoorbeeld test verslagen). De
accountant stelt niet vast dat de back-up juist en volledig door
de gevolmachtigde agent is getest.
|
22.
Procedure - automatisering beveiliging
|
|
AUT-5
|
Procedure
– automatisering – beveiliging
|
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een beschreven beleid
met betrekking tot de bewustwording van geautoriseerde gebruikers
van applicaties met verzekeringstechnische of financiële
gevolgen voor de volmachtgever. Dit in relatie tot
veiligheidsrisico’s bij het gebruik van dergelijke applicaties
en de systemen waarop deze applicaties worden gehost.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een beschreven beleid
met betrekking tot het veilig gebruiken van hard- en software en
media in relatie tot applicaties en data in applicaties met
verzekeringstechnische of financiële gevolgen voor de
volmachtgever.
|
23.
Bevoegdheden
|
|
AUT-6
|
Bevoegdheden
|
De
gevolmachtigde agent heeft een procedure beschreven met
betrekking tot het toekennen van gebruikersaccounts (inclusief
het toekennen van gebruikersrechten) voor de applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers.
Alle
medewerkers en personen van buiten de organisatie aan wie toegang
wordt verschaft tot de bedrijfsgegevens via de geautomatiseerde
systemen doen dit via individuele accounts die tot de gebruiker
zijn te herleiden.
De
gevolmachtigde agent heeft accounts die niet tot een individuele
gebruiker zijn te herleiden geïdentificeerd en de reden waarom
dergelijke gebruikersaccounts actief zijn, vastgelegd.
De
gevolmachtigde agent heeft accounts met beheerdersrechten
geïdentificeerd en de reden waarom beheerdersrechten zijn
toegekend, vastgelegd. De
gevolmachtigde agent beschikt voor applicaties met
verzekeringstechnische of financiële gevolgen voor de
volmachtgever over een autorisatiematrix.
|
De
werkzaamheden van de accountant met betrekking tot de taken AUT-6
en AUT-7 (23 en 24) kunnen gecombineerd worden uitgevoerd.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot het toekennen van
gebruikersaccounts voor de applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot het toekennen van
gebruikersrechten voor de applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een overzicht van accounts, in applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers, die niet tot een individuele gebruiker zijn te
herleiden. De reden waarom dergelijke gebruikersaccounts actief
zijn, is vastgelegd in het overzicht.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een overzicht van accounts, in applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers, met beheerdersrechten. De reden waarom
beheerdersrechten zijn toegekend, is vastgelegd in het overzicht. De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een autorisatiematrix voor de applicaties met
verzekeringstechnische of financiële gevolgen voor de
volmachtgever.
|
24.
Interne kwaliteitscontrole - autorisatiebeheer
|
|
AUT-7
|
Interne
kwaliteitscontrole - autorisatiebeheer
|
De
gevolmachtigde agent test periodiek, ten minste een maal per
jaar, of de toegekende gebruikersaccounts zijn toegekend aan
geautoriseerde partijen. De
gevolmachtigde agent test periodiek, ten minste een maal per
jaar, of de toegekende gebruikersrechten in overeenstemming zijn
met de functie van een gebruiker.
|
De
accountant maakt gebruik van het bij taak AUT-1 opgestelde
overzicht van applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers.
De
accountant heeft niet vastgesteld dat dit overzicht juist en
volledig is.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat de
gevolmachtigde agent minimaal
één keer per jaar heeft beoordeeld of de toegekende
gebruikersaccounts zijn toegekend aan geautoriseerde partijen en
of de toegekende gebruikersrechten in overeenstemming zijn met de
functie van een gebruiker. Documenten waaruit blijkt dat deze
beoordeling is uitgevoerd zijn voor de accountant beschikbaar. De
accountant stelt niet vast dat de beoordeling door de
gevolmachtigde agent juist en volledig is uitgevoerd.
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast welke
medewerkers toegangsrechten hebben tot het bankprogramma van de
gevolmachtigde agent en betalingen kunnen verrichten. De
accountant vermeldt deze medewerkers, inclusief de functie, in
zijn rapportage.
De accountant stelt niet vast dat het overzicht juist en volledig
is.
De
accountant stelt vast welke medewerkers (van de medewerkers met
rechten in het bankprogramma van de gevolmachtigde agent om
betalingen te kunnen verrichten) in de assurantieapplicatie
beheerdersrechten hebben en/of op polissen kunnen boeken en/of
schaden kunnen boeken. De accountant vermeldt deze medewerkers,
inclusief de functie, in zijn rapportage.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat, door de
toegekende rechten in de assurantieapplicatie, alleen medewerkers
met acceptatiewerkzaamheden bij volmachtpolissen
kunnen muteren en afgeven.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat, door de
toegekende rechten in de assurantieapplicatie, alleen medewerkers
met schadebehandelingswerkzaamheden bij volmachtschaden
kunnen muteren en boeken.
|
25.
ICT Incidenten
|
|
AUT-10
|
ICT
Incidenten
|
De
gevolmachtigde agent heeft een procedure beschreven met
betrekking tot de behandeling van ICT-incidenten.
De
gevolmachtigde agent beschikt over een incidentenregister voor
het registreren van impactvolle ICT-incidenten. De gevolmachtigde
agent heeft zelf gedefinieerd wat onder een impactvol
ICT-incident wordt verstaan (bijvoorbeeld:
incidenten die de bedoelde werking van de applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers langer dan 24 uur verstoren of waarbij informatie
uit deze applicaties onherstelbaar verloren gaat). De
gevolmachtigde agent onderzoekt en analyseert impactvolle
ICT-incidenten. Er worden passende maatregelen genomen om
dergelijke ICT-incidenten te voorkomen.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot de behandeling van
ICT-incidenten waarin is opgenomen:
de
definitie van een impactvol ICT-incident
dat
ICT-incidenten die de werking van applicaties die
verzekeringstechnische of financiële gevolgen hebben voor
volmachtgevers
langer dan 24 uur verstoren of waarbij informatie uit deze
applicaties onherstelbaar verloren gaat, worden gemeld bij de
volmachtgevers.
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of de
gevolmachtigde agent beschikt over een incidentenregister voor
het registreren van impactvolle ICT-incidenten.
De
accountant gaat na of er in het verslagjaar impactvolle
ICT-incidenten zijn geweest. Indien er
dergelijke incidenten zijn geweest dan bespreekt de accountant of
en zo ja welke maatregelen er zijn genomen om dergelijke
incidenten in de toekomst te voorkomen.
Gezien
het vertrouwelijke karakter van het incidentenregister
is het niet noodzakelijk dat de accountant documenten in relatie
tot de betreffende incidentenregistratie
opvraagt voor archiveringsdoeleinden.
|
FIN
|
Financieel
|
|
|
26.
Procedure - financiële administratie
|
|
FIN-1
|
Procedure
- financiële administratie
|
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot budgetten
en prognoses waarmee de gevolmachtigde agent inzicht krijgt in
zijn financiële positie en de resultaten.
|
27.
Procedure - financiële verwerking
|
|
|
FIN-2
|
Procedure
- financiële verwerking
|
GA
beschikt over een procedure met betrekking tot de dagelijkse
financiële afwikkeling van alle interne boekingen en facturen
(dit betreft zowel boekingen die het gevolg zijn van acceptatie-,
mutatie-, naverrekening-, prolongatie- royementen of
schadebehandeling werkzaamheden, als zogenaamde eenmalige - losse
- boekingen). Financiële
afwikkeling incl. verzending van facturen geschiedt uiterlijk
binnen 5 werkdagen na de het ontstaan van de boeking.
|
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent beschikt over
een procedurebeschrijving met betrekking tot eenmalige
boekingen en facturen. De
accountant stelt vast dat in de procedurebeschrijving is
opgenomen dat facturen met betrekking tot eenmalige boekingen
binnen 5 werkdagen na de boekdatum aan de klant worden gezonden.
|
28.
Debiteurenbewaking – herinneringsprocedure
|
|
FIN-4
|
Debiteurenbewaking
– herinneringsprocedure
|
Indien
de gevolmachtigde agent zelf incasseert, beschikt hij over een
procedure met betrekking tot het bewaken van achterstanden bij
het incasseren van verzekeringspremies bij verzekeringnemers en
het schorsen van de verzekeringsdekking. De GA hanteert een
procedure die voldoet aan art. 7:934 Burgerlijk Wetboek en het
Protocol bij Betalingsachterstanden. De termijnen die gehanteerd
kunnen worden zijn:
1e
herinnering 16 kalenderdagen na vervaldag;
2e
herinnering (en schorsen) 3 weken na 1e
herinnering;
3e
herinnering 3 weken na 2e
herinnering.
In
ieder geval dient in de 1e
herinnering een klant gewezen op de 14 dagentermijn waarbinnen de
premie moet worden voldaan, wanneer deze termijn aanvangt en wat
de gevolgen zijn wanneer niet wordt betaald. Een bewijs van de
herinnering moet aantoonbaar zijn (emails bewaren of aangetekend
versturen).
De
gevolmachtigde agent beschikt per kwartaal over een
ouderdomsoverzicht van de openstaande posten
(verzekeringsdebiteuren). Dit overzicht geeft inzicht in de
ouderdom van openstaande verzekeringspremies en openstaande
schadeboekingen. Het overzicht bevat minimaal het saldo van de
ouderdom tot 31 kalenderdagen, 31 tot 61 kalenderdagen en 61
kalenderdagen en ouder.
De
normstelling inzake het Protocol bij Betalingsachterstanden is in
het werkprogramma niet nader uitgewerkt. De accountant hoeft
daarom aan dit punt geen aandacht te besteden.
|
De
werkzaamheden van de accountant met betrekking tot de taken FIN-4
en FIN-5 (28 en 29) kunnen gecombineerd worden uitgevoerd.
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of de
gevolmachtigde agent zelf verzekeringspremies incasseert.
Als
de gevolmachtigde agent zelf verzekeringspremies incasseert:
De
accountant stelt vast dat
de gevolmachtigde agent beschikt over een procedurebeschrijving
met betrekking tot het bewaken van achterstanden bij het
incasseren van verzekeringspremies bij verzekeringnemers en het
schorsen van de verzekeringsdekking.
De
accountant stelt vast dat de herinneringstermijnen zijn
ingeregeld in de applicatie die gebruikt wordt voor het versturen
van herinneringen. De accountant vermeldt de ingeregelde
termijnen in zijn rapportage.
De
accountant stelt
vast, door het opvragen van de 1e
herinnering, dat in de 1e
herinnering een klant wordt gewezen op de 14 dagentermijn
waarbinnen de premie moet worden voldaan, wanneer deze termijn
aanvangt en wat de gevolgen zijn wanneer niet wordt betaald.
De
accountant vraagt een overzicht op van polissen die in het
controle jaar geroyeerd zijn in verband met non-betaling. De
accountant stelt niet vast dat het overzicht juist en volledig
is.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast, bij de polissen
die geroyeerd zijn in verband met non-betaling, dat aantoonbaar
is dat de 1e
herinnering is verstuurd (bijvoorbeeld doordat herinneringen in
het polisdossier worden opgeslagen, e-mail worden bewaard of
doordat de herinnering aangetekend is verstuurd).
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast, bij de polissen
die geroyeerd zijn in verband met non-betaling, dat de 1e
herinnering 16 kalenderdagen na de premievervaldatum is
verstuurd.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat de
gevolmachtigde agent per kwartaal beschikt over een ouderdoms
overzicht van de openstaande posten (verzekeringsdebiteuren). Dit
overzicht geeft inzicht in de ouderdom van openstaande
verzekeringspremies en openstaande schadeboekingen. Het overzicht
bevat minimaal het saldo van de ouderdom tot 31 kalenderdagen, 31
tot 61 kalenderdagen en 61 kalenderdagen en ouder. De
accountant stelt niet vast of het overzicht juist en volledig is.
Deze
taak is niet van toepassing als de gevolmachtigde agent niet zelf
incasseert (voor de incasso wordt geen briefpapier en/of
rekeningnummer van de gevolmachtigde agent gebruikt). Er is dan
sprake van incasso door een bemiddelaar.
|
29.
Debiteurenbewaking - achterstallige vorderingen
|
|
FIN-5
|
Debiteurenbewaking
- achterstallige vorderingen
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een procedure met betrekking
tot het bewaken van achterstanden bij het incasseren van
verzekeringspremies bij verzekeringnemers.
De
gevolmachtigde agent heeft beleid ontwikkeld met betrekking tot
de overdracht van dergelijke vorderingen aan incassobureaus. De
procedure en het beleid voldoen minimaal aan het Protocol bij
Betalingsachterstanden, inclusief de mogelijkheden van het
schuldhulpverleningstraject. De informatie over het Protocol bij
Betalingsachterstanden wordt vermeld op de website.
De
normstelling inzake het Protocol bij Betalingsachterstanden is in
het werkprogramma niet nader uitgewerkt. De accountant hoeft
daarom aan dit punt geen aandacht te besteden.
|
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of de
gevolmachtigde agent zelf verzekeringspremies incasseert.
Als
de gevolmachtigde agent zelf verzekeringspremies incasseert:
De
accountant stelt vast dat
de gevolmachtigde agent beschikt over een procedurebeschrijving
met betrekking tot eventuele overdracht van premievorderingen aan
een deurwaarder.
De
accountant vraagt een overzicht op van polissen die in het
controle jaar geroyeerd zijn in verband met non-betaling. De
accountant stelt niet vast dat het overzicht juist en volledig
is.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast, bij de polissen
die geroyeerd zijn in verband met non-betaling, dat het beleid
van de gevolmachtigde agent met betrekking tot overdracht aan een
deurwaarder is gevolgd.
Deze
taak is niet van toepassing als de gevolmachtigde agent niet zelf
incasseert (voor de incasso wordt geen briefpapier en/of
rekeningnummer van de gevolmachtigde agent gebruikt). Er is dan
sprake van incasso door een bemiddelaar.
|
30.
Bemiddelaar - Incasso
|
|
FIN-11
|
Bemiddelaar
- Incasso
|
De
gevolmachtigde agent maakt afspraken met een bemiddelaar over de
wijze waarop de bemiddelaar verzekeringspremies bij
verzekeringnemers incasseert. Deze afspraken worden zodanig
vastgelegd dat deze onderdeel uitmaken van de
samenwerkingsovereenkomst met de bemiddelaar. De bemiddelaar
hanteert een procedure die voldoet aan art. 7:934 Burgerlijk
Wetboek en het Protocol bij Betalingsachterstanden. De informatie
over het Protocol bij Betalingsachterstanden wordt vermeld op de
website.
De
termijnen die door de bemiddelaar gehanteerd kunnen worden zijn:
1e
herinnering 16 kalenderdagen na vervaldag
2e
herinnering (en schorsing) 3 weken na 1e herinnering
3e
herinnering 3 weken na 2e herinnering
In
ieder geval dient in de 1e herinnering een klant gewezen op de 14
dagentermijn waarbinnen de premie moet worden voldaan, wanneer
deze termijn aanvangt en wat de gevolgen zijn wanneer niet wordt
betaald. Een bewijs van de herinnering moet aantoonbaar zijn
(emails bewaren of aangetekend versturen).
Ook
maakt de gevolmachtigde agent afspraken met de bemiddelaar over
de termijn waarbinnen een bemiddelaar bescheiden aan de
gevolmachtigde agent dient te retourneren, indien de bemiddelaar
de door een verzekeringnemer verschuldigde premie niet kan
incasseren (Uiterlijk binnen 60 kalenderdagen).
Omdat
de normstelling in het werkprogramma inzake het voldoen aan het
Protocol bij Betalingsachterstanden alsmede de aantoonbaarheid van
de verzending van herinneringen door een bemiddelaar, nog
onvoldoende is uitgewerkt, hoeft hier door de accountant nog geen
aandacht aan geschonken te worden.
|
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of er
sprake is van incasso door een bemiddelaar.
Als
een bemiddelaar verzekeringspremies incasseert:
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent afspraken heeft
gemaakt met de bemiddelaar over de wijze waarop de bemiddelaar
verzekeringspremies bij verzekeringnemers incasseert.
De
accountant stelt vast dat deze afspraken zodanig zijn vastgelegd
dat deze onderdeel uitmaken van de samenwerkings-overeenkomst met
de bemiddelaar.
De
accountant gaat na welke herinneringstermijnen er met de
bemiddelaar zijn afgesproken. De accountant vermeldt de
herinneringstermijnen in zijn rapportage.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent met de
bemiddelaar is overeengekomen dat in de 1e herinnering een klant,
door de bemiddelaar, wordt gewezen op de 14 dagentermijn
waarbinnen de premie moet worden voldaan, wanneer deze termijn
aanvangt en wat de gevolgen zijn wanneer niet wordt betaald.
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent met de
bemiddelaar is overeengekomen de termijn waarbinnen een
bemiddelaar bescheiden aan de gevolmachtigde agent dient te
retourneren, indien de bemiddelaar de door de verzekeringnemer
verschuldigde premie niet kan incasseren.
De
accountant stelt vast dat de overeengekomen termijn waarbinnen
een bemiddelaar bescheiden aan de gevolmachtigde agent dient te
retourneren maximaal 60 kalenderdagen is.
|
31.
Interne kwaliteitscontrole - liquiditeit
|
|
FIN-6
|
Interne
kwaliteitscontrole - liquiditeit
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een liquiditeitsprognose. Uit
deze prognose blijkt dat de inkomende kasstromen, de beschikbare
liquiditeit en eventuele kredietfaciliteiten binnen een termijn
van een jaar toereikend zijn om aan de betalingsverplichtingen
conform de volmachtovereenkomst te voldoen.
|
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat de
gevolmachtigde agent beschikt over een liquiditeitsprognose. De
accountant stelt vast dat uit deze liquiditeitsprognose blijkt
dat de inkomende
kasstromen, de beschikbare liquiditeit en eventuele
kredietfaciliteiten binnen een termijn van 12 maanden (1-1 t/m
31-12) toereikend zijn om aan de betalingsverplichtingen conform
de volmachtovereenkomst te voldoen. De
accountant stelt niet vast dat de liquiditeitsprognose juist en
volledig is.
|
32.
Interne kwaliteitscontrole - Exasso
|
|
FIN-9
|
Interne
kwaliteitscontrole - Excasso
|
De
gevolmachtigde agent beschikt over een procedure met betrekking
tot de excasso van premie- en schadeboekingen.
De
gevolmachtigde agent zorgt ervoor dat dergelijke boekingen binnen
5 werkdagen aan de betrokkene worden overgemaakt. Deze
taak is van toepassing op de excasso’s waarbij gebruik gemaakt
wordt van briefpapier en/of een rekeningnummer van de
gevolmachtigde agent. Als bij de excasso geen briefpapier en/of
rekeningnummer van de gevolmachtigde agent gebruikt wordt, is er
sprake van excasso door een bemiddelaar.
|
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of er
sprake is van excasso
(premie- en schadeboekingen) door de gevolmachtigde agent of
uitsluitend van excasso door een bemiddelaar. Bij
incasso door een bemiddelaar is het niet ongebruikelijk dat ook
excasso’s ten behoeve van de verzekeringnemer via de
rekeningcourant met de bemiddelaar lopen.
Als
de gevolmachtigde agent zelf
de excasso (deels of volledig) uitvoert:
De
accountant stelt vast dat
de gevolmachtigde agent beschikt over een procedurebeschrijving
met betrekking tot de excasso’s
van premie- en schadeboekingen.
In de procedure wordt vermeld dat dergelijke boekingen binnen 5
werkdagen na de boekingsdatum worden betaald aan de betrokkene.
De
accountant vraagt een overzicht op van excassoboekingen
(premie- en schadeboekingen) door de gevolmachtigde agent in het
controle jaar. De
accountant stelt niet vast dat het overzicht juist en volledig
is.
De
accountant stelt bij wijze van waarneming vast dat excasso’s
door de gevolmachtigde agent, van premie- en schadeboekingen,
binnen 5 werkdagen na de boekingsdatum worden betaald aan de
betrokkene.
Deze
taak is van toepassing op de excasso’s
waarbij gebruik gemaakt wordt van briefpapier en/of een
rekeningnummer van de gevolmachtigde agent. Als bij de excasso
geen briefpapier en/of rekeningnummer van de gevolmachtigde agent
gebruikt wordt, is er sprake van excasso door een bemiddelaar.
|
33.
Interne kwaliteitscontrole – TP Excasso
|
|
FIN-13
|
Interne
kwaliteitscontrole – TP Excasso
|
De
GA maakt met de bemiddelaar(s) afspraken over de wijze van
excasso's door de bemiddelaar in de samenwerkingsovereenkomst of
nadere instructies. De GA zorgt ervoor dat door de bemiddelaar
dergelijke boekingen binnen 5 werkdagen (na verwerking van de
boeking door GA) aan de betrokkene worden overgemaakt.
De
GA beschikt over een procedure met betrekking tot de controle op
de juiste en tijdige excasso's van premie- en schadeboekingen
door de bemiddelaar.
|
De
accountant stelt door het inwinnen van inlichtingen vast of er
sprake is van excasso door een bemiddelaar.
Als
een bemiddelaar de excasso verzorgt:
De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent afspraken heeft
gemaakt met de bemiddelaar met
betrekking tot de wijze waarop de bemiddelaar excasso’s
van premie- en schadeboekingen verwerkt.
De
accountant stelt vast dat deze afspraken zodanig zijn vastgelegd
dat deze onderdeel uitmaken van de samenwerkings-overeenkomst met
de bemiddelaar. De
accountant stelt vast dat de gevolmachtigde agent met de
bemiddelaar is overeengekomen dat
excasso’s van premie- en schadeboekingen binnen 5 werkdagen na
ontvangst van het door de gevolmachtigde agent opgestelde
schadebetalingsbericht of het bericht van creditering worden
betaald aan de betrokkene.
|