Overeenkomst mandaten
Mandataires (cette partie sera traduite prochainement + schéma synthétique en cours de modélisation)
Overeenkomst mandaten
Voordat een dienstverrichter kan optreden voor een werkgever wordt er een overeenkomst gesloten tussen de werkgever en deze dienstverrichter. Deze overeenkomst bepaalt uitdrukkelijk welke opdrachten (mandaten) de dienstverrichter voor de werkgever zal vervullen. Deze overeenkomst wordt zowel door de dienstverrichter als de werkgever ondertekend.
Naast deze overeenkomst dient ook een procuratie opgesteld te worden, teneinde rechtszekerheid te creëren.
1. Start procedure Mandaten
De dienstverrichter gaat naar het portaal “Working in Belgium” en opent het luik “Single Permit”.
De dienstverrichter kan daar meer informatie vinden over de procedure om het mandaat aan te maken in MAHIS alvorens de aanvraag te kunnen starten in de applicatie.
Dit informatieblok bevat alle informatie en nodige links voor de dienstverrichter.
- Procedure om een dienstverrichter toe te voegen aan bestand dienstverrichter, meer info via Directie Identificatie.
- Procedure opstellen procuratie (zowel elektronische als papieren versie)
- Procedure identificatie Belgische werkgever en wettelijke vertegenwoordigers
- Procedure identificatie Buitenlandse werkgever en wettelijke vertegenwoordigers
1.1 Dienstverrichter moet gekend zijn in bestand Dienstverrichters
Indien de dienstverrichter niet gekend is, moet deze worden toegevoegd aan het bestand. Dit moet via een manuele procedure bij Smals. (meer info Directie identificatie)
1.2 Procedure mandataris Belgische werkgever
a) Identificeren Belgische werkgever in KBO
b) De Belgische werkgevers en wettelijke vertegenwoordigers zijn gekend in KBO.
Indien een Belgische werkgever/mandataris niet gekend is in het KBO dan moet deze zelf voor een inschrijving zorgen (doorgaans via een ondernemingsloket). Indien niet ingeschreven in KBO kan deze nog geen aanvragen doen.
c) Het mandaat wordt aangemaakt in MAHIS.
d) De procuratie wordt elektronisch opgesteld en elektronisch ondertekend via eID door alle partijen.
(meer info via de MAHIS-pagina)
e) De procuratie wordt ingegeven in MAHIS.
f) Het mandaat wordt actief als de elektronische procuratie twee geldige handtekeningen bevat.
1.3 Procedure mandataris buitenlandse werkgever
a) Buitenlandse werkgever is nog niet gekend in KBO
Uitleg hoe de werkgever kan aangemaakt worden in KBO, welke gegevens en bijlagen nodig zijn en aan welke dienst dit moet aangevraagd worden. 🡪 RSZ dienst identificatie
b) Wettelijke vertegenwoordiger(s) is (zijn) nog niet geïdentificeerd d.m.v. INSZ/BIS-nrs
Uitleg hoe een INSZ/BIS-nrs kan aangevraagd worden voor de wettelijke vertegenwoordiger(s), welke gegevens en bijlagen nodig zijn en aan welke dienst dit moet aangevraagd worden.
🡪 RSZ dienst identificatie
c) Procuratie opstarten op basis van gekende gegevens (gelijktijdig met stap a) en b) )
De papieren procuratie (via unieke template) wordt reeds zo ver als mogelijk aangevuld en doorgestuurd naar de buitenlandse werkgever ter ondertekening.
De buitenlandse onderneming vult de procuratie aan en ondertekent deze.
De buitenlandse onderneming verstuurt het origineel document via de post en verstuurt tegelijkertijd ook de elektronische (scan) versie naar de dienstverrichter.
d) Procuratie en stavingstukken inbrengen in MAHIS.
De dienstverrichter brengt de procuratie en de nodige stavingstukken in MAHIS in, samen met het KBO-nummer van de buitenlandse werkgever en de INSZ/BIS-nummers van de wettelijke vertegenwoordigers.
Het mandaat kan nu worden aangemaakt.
Het mandaat wordt actief als het wordt goedgekeurd door de RSZ (normaal binnen de 5 werkdagen).
2. Actief mandaat
Een mandaat is actief als de elektronische procuratie twee handtekeningen bevat, of als het goedgekeurd is door de RSZ (in het uitzonderlijke geval van een handgeschreven procuratie).
3. Start aanvraag in Single Permit.