Contract
1. Enablemi
Enablemi B.V. (hierna Enablemi) is een MKB1-bedrijf die organisaties helpt om innovaties te versnellen op hun route naar de markt of gebruiker. Dit wordt onder andere gedaan door middel van het organiseren en aanvragen van subsidies en overige overheidsfinanciering. Verder ontwikkelt en coördineert Enablemi innovatieve projecten, waarin zij soms ook een uitvoerings-, coachings- en/of administratieve rol vervult. Voor de werkzaamheden en diensten wordt naar de website xxx.xxxxxxxx.xxx verwezen.
Er zijn projecten waarbij persoonsgegevens worden verzameld door Xxxxxxxx. Daarom is dit privacy statement opgesteld. Hier staat vermeld waar en met welk doel deze persoonsgegevens worden opgeslagen.
Als u vragen en/of opmerkingen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan gerust contact op.
+ 00 (0)00 00 00 000
Zernikepark 12
9747 AN Groningen
Functionaris gegevensbescherming Xxxx Xxxxxxxxxxx xxxx@xxxxxxxx.xxx
2. Verzamelde persoonsgegevens
Enablemi verzamelt met verschillende doelen persoonsgegevens. Hieronder worden deze toegelicht, met de bijbehorende bewaartermijn.
Overeenkomsten
In de overeenkomsten wordt vermeld dat Xxxxxxxx en de opdrachtgever elkaar tijdig alle gegevens zullen verstrekken, die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de werkzaamheden. Alle onderling uitgewisselde informatie wordt vertrouwelijk behandeld. Verder wordt er in de opdracht- omschrijving gekeken of een verwerkers- overeenkomst van toepassing is.
Enablemi ontvangt de schriftelijke toestemming om de naam van de opdrachtgever te noemen, als organisatie waarvoor Xxxxxxxx haar werkzaamheden (heeft) verricht.
1 Midden- en kleinbedrijf
De persoonsgegevens van de opdrachtgever worden dus verzameld op grond van de uitvoering van een schriftelijke overeenkomst. De bewaartermijn is twee jaar, na de beëindiging van de overeenkomst.
De schriftelijke interne communicatie om de opdrachten, op basis van de overeenkomsten, uit te kunnen voeren, vindt plaats via communicatie- systemen. Het is mogelijk dat uw persoonsgegevens via dit communicatiemiddel wordt doorgegeven aan een medewerker, die betrokken is bij het project. Enablemi maakt gebruik van het Office 365 Business Premium pakket van Microsoft.
Facturatie
Enablemi gebruikt een CRM-systeem2 (Simplicate) en een boekhoudsysteem (Exact Online) om overeenkomsten, transacties en diensten op te kunnen stellen en in werking te kunnen zetten. Hierbij schakelt zij de hulp in van een accountant. Naast de bedrijfsgegevens slaat Enablemi de naam en contactgegevens van de personen op, waarmee het contact met de (potentiële) opdrachtgever wordt gevoerd. Enablemi verwerkt uw persoonsgegevens om te voldoen aan fiscale verplichtingen. Deze persoonsgegevens worden verzameld op grond van een schriftelijke overeenkomst.
Bewaartermijn
Enablemi is wettelijk verplicht om facturen en bijbehorende persoonsgegevens te bewaren in haar administratie. Hierbij geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Voor de facturen van de volgende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar: onroerende zaken, elektronische diensten en telecommunicatie- diensten.
Sollicitaties
Enablemi ontvangt uw persoonsgegevens, wanneer u uw CV en motivatiebrief toestuurt voor de sollicitatieprocedure. Deze procedure bestaat uit enkele gesprekken en eventueel een persoonlijkheids- en/of vaardigheidstest. Uw persoonsgegevens worden tot maximaal vier weken na uw sollicitatie bewaard. Er is echter een uitzondering op deze bewaartermijn, wanneer u schriftelijk bevestigt, dat Enablemi uw persoons- gegevens mag opslaan voor toekomstige vacatures. De bewaartermijn wordt dan tot één jaar verlengd. Uw persoonsgegevens worden verzameld op grond van schriftelijke toestemming. Tijdens de sollicitatieprocedure kan Enablemi hulp van derden inschakelen voor het bijwonen van de gesprekken en het afnemen van een persoonlijkheids- en/of vaardigheidstest. Deze personen ontvangen uw persoonsgegevens, die u met Enablemi heeft gedeeld, om deze werkzaamheden uit te kunnen voeren. Wanneer u tijdens het sollicitatieproces de test invult, geeft u hier automatisch schriftelijke toestemming voor.
2 CRM staat voor Customer Relationship Management. In dit systeem worden de relaties met (potentiële) klanten beheert.
Nieuwsbrieven
Enablemi verstuurt nieuwsbrieven via het programma ‘Mailchimp’. Op haar website staat een formulier, waar u uw naam en emailadres kunt achterlaten. Dit zijn de enige persoonsgegevens die worden verzameld voor het versturen van de nieuwsbrieven. Onderaan elke nieuwsbrief staat vermeld hoe u zich kunt uitschrijven. Hierop is het privacy statement van Mailchimp van toepassing.
Cookies
Cookies zijn kleine tekstbestanden met anonieme informatie over uw activiteiten op de website. Enablemi kan deze informatie gebruiken op het moment dat u de website opnieuw bezoekt. Hierdoor kan zij haar website gebruiksvriendelijker voor u maken. Dit doet zij onder andere door de rapportages vanuit Google Analytics. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen dit programma. Hiervoor verwijst Enablemi u ook graag naar het privacybeleid van Google.
Wanneer u de website van Enablemi bezoekt, komt er een cookiesmelding in beeld. Wanneer u deze accepteert, slaat Enablemi hiermee informatie op over uw activiteiten op haar website. Hiermee kan zij de ervaring op de website continu verbeteren. Deze cookies worden drie jaar opgeslagen. Uw persoonsgegevens worden verzameld op grond van digitale toestemming.
Websites van derden
Dit privacy statement is niet van toepassing op website van derden, waarop links naar de website van Enablemi zijn vermeld. De website van Enablemi bevat ook links naar andere websites. Zij is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van websites, die niet onder haar beheer vallen.
3. Beveiliging
Enablemi onderneemt verschillende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen.
Tweetraps authenticatie
Van digitaal ontvangen persoonsgegevens worden geen fysieke kopieën gemaakt. Uw gegevens worden enkel opgeslagen in het betreffende systeem (Simplicate/ Microsoft/ Exact). De apparaten, waarop Enablemi uw persoonsgegevens bewaart, zijn beveiligd met een wachtwoord. Tevens wordt gewerkt met een tweetraps authenticatie. Beveiliging updates worden tijdig uitgevoerd. Het aantal apparaten wordt beperkt tot het noodzakelijke. De programma’s, die persoonsgegevens bevatten, zijn ook beveiligd met een wachtwoord.
SSL-certificaat
Uw bezoek aan de website van Enablemi wordt beveiligd met een SSL-certificaat, waardoor de dataverbinding tussen uw computer en de webserver van Enablemi wordt beveiligd. Deze beveiliging is zichtbaar door het grijze slotje voor de URL.
4. Uw rechten
Recht op inzage
U heeft altijd het recht om uw persoonsgegevens, die verzameld en bewaard worden bij Enablemi, op te vragen. Hiervoor kunt u telefonisch of per mail contact met Enablemi opnemen. U ontvangt hierna een overzicht van uw persoonsgegevens.
Recht op rectificatie
Als uw persoonsgegevens niet (meer) kloppen, heeft u het recht om dit aan te laten passen door Enablemi. U kunt hiervoor telefonisch of per mail contact met Enablemi.
Recht op overdracht
Wanneer uw persoonsgegevens nodig heeft, die bij Enablemi zijn opgeslagen, om naar een andere partij of dienst over te stappen, dan heeft u het recht op overdracht. Hierbij kunt u contact opnemen met Enablemi, om de over te dragen gegevens te bespreken.
Recht op wissen van persoonsgegevens
U heeft het recht op het laten wissen van uw persoonsgegevens, als u niet langer wilt dat Enablemi uw persoonsgegevens bewaard.
Recht op indienen van een klacht
Xxxxx u dat Enablemi niet op de juiste manier met uw persoonsgegevens omgaat? Xxx xxxx u contact opnemen via xxxx@xxxxxxxx.xxx. Daarnaast heeft u de mogelijkheid en het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens.
Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
Als u niet wilt dat Enablemi uw persoonsgegevens gebruikt, dan heeft u het recht om dit stop te zetten.
5. Wijzigingen en inwerkingtreding
Enablemi kan dit privacy statement tussentijds wijzigen. Daarom is het aan te raden om dit privacy statement regelmatig te raadplegen.
Deze privacy statement is geüpdatet op 08 augustus 2023.