COST MAN AGEMENT

COST MAN AGEMENT

CONTRACTMANAGEMENT

MAAKT XXXXXX’X INZICHTELIJK

HELFT VAN BEDRIJFSOMZETTEN WORDT GESPENDEERD AAN INKOOPACTIVITEITEN

Organisaties willen steeds vaker, naast het afspreken van verkoopcontracten, verhuurcontracten, pachtcontracten enzovoort, ook inkopen vastleggen in een contract om inzicht in en controle op de uitgaven te krijgen. Systemen die contractmanagement ondersteunen, spelen daarbij een essentiële rol. Wat kunnen ze voor u betekenen?

Door Xxxx xxx Xxxxxxxxxxx, Esize Procurement Solutions

Contracten zijn de bouwstenen in elke bedrijfsvoering. Zij bevestigen de relatie tussen een bedrijf, zijn klanten en zijn leveranciers en ze definiëren de voor- waarden en condities waaronder produc- ten en diensten moeten worden geleverd. Vandaag de dag kunnen individuele contracten niet langer handmatig worden gemanaged, door het grote aantal contracten en de snelheid waarmee orga- nisaties moeten handelen. Transparantie en inzicht in alle afspraken door de gehele organisatie heen is namelijk essentieel gedurende de looptijd van een contract.

Contractuele verplichtingen vormen een belangrijk element van het operationele risico. Contractmanagement is een instru- ment om deze specifieke risico’s inzichte- lijk te maken en te beheersen. Contract-

management staat momenteel hoog op de agenda van veel organisaties. Deze inte- resse is enerzijds een gevolg van de ont- wikkeling die de inkoopfunctie doormaakt en anderzijds een gevolg van de toegeno-

men aandacht voor het vastleggen van rekenschap daarover (corporate gover- nance).

HANDMATIG

Het handmatig managen van contracten geschiedt veelal inefficiënt en het is kost- baar: contracten raken zoek, er worden incorrecte voorwaarden en afspraken gehanteerd en vernieuwing van bestaande of verlopen contracten gebeurt niet of nauwelijks. Zo bestaat het gevaar dat de goedgekeurde condities en afspraken in de praktijk niet worden gehanteerd. Con- trole over contractuele afspraken is cruci-

Bij handmatig managen van contracten raken contracten zoek, worden incorrecte afspraken gehanteerd en vindt vernieuwing van contracten niet tijdig plaats.

aal voor elke organisatie. Alleen zo kun- nen ze kosten reduceren, opbrengsten maximaliseren en het optimale uit een contract halen. Dan moeten die contrac- ten natuurlijk wel beschikbaar, beheers- baar en overdraagbaar zijn.

RESULTATEN BIJ TELFORT

Telfort, succesvolle aanbieder van mobiele telefonie in Nederland, ziet de afhande- lingstijd van binnenkomende facturen aan- zienlijk verminderen. Invoering van een voorziening voor elektronisch inkopen leidt tot verbetering van de bestelprocessen, waardoor sneller ordernummers worden afgegeven en er minder discussies ont- staan over facturen. Leveranciers zijn blij met deze ontwikkeling en willen graag aansluiten op het door Esize Procurement Solutions ingerichte webgeoriënteerde inkoopsysteem.

Door deze efficiencyslag is het aantal betrokken medewerkers op de operatione- le inkoopafdeling met de helft afgenomen. Voor het grootste deel is de afname toe te schrijven aan het automatiserings- systeem. De leveranciers zijn uiteraard tevreden over het vroegtijdig verkrijgen van ordernummers. Ze kunnen hun factu- ren eerder sturen. Nog belangrijker is evenwel het feit dat deze facturen sneller worden geaccordeerd.Telfort hanteert een drieweg-controle bij het inboeken en beta- len van facturen. Dat kostte in de oude situatie veel tijd; vroeger waren veel men- sen op de financiële administratie betrok- ken bij het controleren of de inkomende factuur wel matchte met de order.

BijTelfort is inkoop een integraal onder- deel geworden van de bedrijfsstructuur. Het resultaat spreekt boekdelen: het aan- tal facturen dat op ‘hold’ stond, is met 75 procent afgenomen. Het interne proces is nu goed geregeld waardoor discussies over de facturering achterwege blijven.

Onderzoek heeft uitgewezen dat bij hand- matig contractmanagement kopie-con- tracten op tientallen verschillende locaties worden bewaard, waarbij niet wordt gewaarborgd dat aanpassingen in alle kopieën worden doorgevoerd. Doordat onbewust verkeerde contractgegevens worden gebruikt, worden onnodige risico’s gelopen. Daarnaast is het kenbaar maken of distribueren van afgesloten contracten een groot probleem voor veel organisaties. Niet alle betrokkenen zijn op de hoogte van de overeenkomsten; zij maken er dan ook geen gebruik van.

END TO END

Dit impliceert dat contractmanagement een end to end proces moet zijn, alle afde- lingen moet overschrijden en accuraat en compleet ingericht moet zijn. Het niet goed in de hand houden van deze proces- sen leidt tot niet-geïncasseerde bonussen en kortingen, incorrecte prijzen, onjuiste interpretaties van service level agreements en verouderde contracten met achterhaal- de prijsstelling.

Voor inkoopafdelingen start de vastleg- ging van een contract niet bij het onderte- kenen ervan maar bij het opstarten van het inkoopproject. Vastlegging van het project en alle daaraan gerelateerde acti- viteiten geschiedt veelal op handmatige wijze en dat vormt voor veel inkoopafde- lingen een administratieve last. Contract- management dient dan ook volledig geïn-

SAMENVATTING

Ongeacht het economische klimaat vormt het verhogen van de inkoopefficiency de basis voor een gezonde organisatie. Contractmanagementapplicaties stellen organisaties in staat tegen relatief lage kosten op een technologisch hoogwaardig inkoopplatform te star- ten met professionalisering van het inkoopproces. Contractmanagement is geen IT-oplos- sing die eenvoudigweg kan worden neergezet en dan werkt. Het inrichten van contractma- nagementprocessen, zodanig dat ook nieuwe contracten in het systeem worden opgenomen, en het opzetten van een beheersorganisatie vergen tijd, kennis en doorzet- tingsvermogen. Wanneer alles werkt, zowel organisatorisch als technisch, in combinatie met het inkoopsysteem zal dit leiden tot een betere grip op de contractgerelateerde ver- plichtingen en daarmee tot risicoreductie. Gezien het feit dat meer dan de helft van de bedrijfsomzetten wordt gespendeerd aan inkoopactiviteiten is kostenbewust inkopen een krachtig en succesvol instrument op weg naar resultaatoptimalisatie.

VOORDELEN SPECIFIEKE SOFTWARE

Een aantal voordelen van specifieke inkoopsoftware op een rij:

- Het analyseren van uw uitgavengedrag resulteert in een continue verbetering ten aan- zien van prijs, optimale benutting van contracten, tijdigheid van leveringen enzovoort. Handmatig zullen dit soort rapportages niet frequent worden uitgevoerd. De samen- hang tussen contractmanagement, operationeel bestellen en het analyseren van uit- gavenpatronen garandeert optimale efficiency.

- U kunt vergelijkingen maken op bijvoorbeeld jaarniveau. Zo kunt u besparingen direct visualiseren.

- Uitgavenanalyses kunnen ook worden gebruikt om uw onderneming steeds beter te laten inspelen op de leveranciersrelatie en wederzijdse afhankelijkheid.

- Kansen op het gebied van samenwerking met leveranciers kunnen eenvoudiger wor- den geïdentificeerd en u kunt uw leveranciersstrategie hierop aanpassen. Hierdoor kunt u een rationalisatie van uw leverancier-klantrelatie doorvoeren en managen.

- Rapportages opstellen is een zaak van één druk op de knop geworden, vanuit de kop- peling tussen contractmanagement en operationeel bestellen. Dit voorkomt de admi- nistratieve last om inkoopdata te vergelijken en te combineren met contractdata.

- Ook wordt het eenvoudiger om voorkeurslijsten op te stellen van leveranciers.

- U bent beter voorbereid op uw leveranciersgesprekken en onderhandelingen.

tegreerd te zijn met een efficiënte vastleg- ging van alle projecten en de daaraan gerelateerde activiteiten, waardoor inkoopafdelingen in staat zijn efficiënt nieuwe en lopende projecten te managen. In veel ondernemingen wordt leveran- ciersmanagement op ad-hocbasis toege- past en is het geen integraal onderdeel van contractmanagement. Het verkrijgen van de juiste data en het verbinden van con- clusies aan de analyse van deze data wor- den daarmee zeer arbeidsintensieve taken. Door leveranciers centraal te beheren en op kwaliteit en performance te managen, kan de organisatie haar eigen concurren- tiekracht vergroten en haar positie op de markt versterken.

ERP SCHIET TEKORT

ERP-systemen (enterprise resource plan- ning) bieden weliswaar generieke oplossin- gen maar die schieten veelal tekort om invulling te geven aan de alsmaar toene- mende complexiteit van contracten en om tegemoet te komen aan de dagelijkse eisen die worden gesteld aan contractmanage- ment. Voor veel ondernemingen is een ‘goed genoeg’ aanpak voor contractmana- gement onvoldoende om de directie en aandeelhouders tevreden te stellen. Dit

Op het gebied van contractmanagement betekent dit dat organisaties niet alleen in staat zijn diverse contracten en overeen- komsten vast te leggen, maar ook de opti- male benutting van deze contracten te borgen, de analyse op uitgaven te verge-

makkelijken en leveranciersmanagement mogelijk te maken. Daarnaast is het mogelijk invulling te geven aan de vaak aanwezige wens om (internationale) samenwerking met andere organisaties te faciliteren.

impliceert dat naast de bestaande systemen            een aanvullende ‘best of breed’ applicatie

voor veel toegevoegde waarde kan zorgen. Bij het verkrijgen van controle over de uit- gaven staan simpelweg twee zaken voor- op: het vergaren van de uitgaveninforma- tie en het achterhalen wie of wat de desbetreffende uitgaven heeft gedaan. De contractmanagement-applicatie stelt u in staat deze informatie direct te verkrijgen.

ASP

Het gebruiken van een applicatie volgens het ASP-principe (application service provider) is een ontwikkeling in opkomst. Naast de bekende voordelen van dit con- cept (het extern laten beheren van de applicatie en betalingen in abonnements- vorm) ligt een van de belangrijkste motie- ven om voor dit concept te kiezen op het gebied van samenwerking. Of het nu gaat om integratie en communicatie met leve- ranciers of om de samenwerking tussen interne medewerkers, samenwerking moet centraal staan. Via een ASP-applicatie kunnen financiële afdelingen, HR- afde- lingen, bestellers en budgetverantwoorde- lijken, leveranciers en inkoopafdelingen daadwerkelijk optimaal ten opzichte van elkaar functioneren.

advertentie