AHOVOKS

functiebeschrijving en selectiereglement

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

AHOVOKS

zoekt

TIJDELIJKE DOSSIERBEHEERDER STUDIETOELAGEN

(taskforce Oekraïne)

contractueel Niveau: B Rang: B1

Graad: Deskundige

Met standplaats: Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx (Brussel) Vacaturenummer: 7694

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

1 DE VACATURE IN HET KORT

Naar aanleiding van de taskforce Oekraïne is de afdeling Studietoelagen op zoek naar tijdelijke dossierbeheerder voor het behandelen van aanvragen voor studietoelagen.

Heb je zin om mee je schouders te zetten onder een maatschappelijk relevant thema zoals Studietoelagen? Xxx je een teamspeler en op zoek naar een job waar samenwerken centraal staat? Xxxxxx je niet terug voor administratief werk via een digitale flow? Xxx is deze functie vast iets voor jou!

We zijn op zoek naar gemotiveerde kandidaten. Het inwerken in de materie gebeurt vooral ‘on the job’.

2 FUNCTIECONTEXT

AHOVOKS heeft als missie het garanderen en stimuleren van kwalificatiegericht, levenslang en levensbreed leren voor iedereen.

Het agentschap heeft tot taak:

1. Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan instellingen en personeelsleden uit het hoger onderwijs en volwassenenonderwijs.

2. Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan burgers voor:

- het toekennen van studietoelagen;

- het erkennen van gelijkwaardigheden van studie- en kwalificatiebewijzen;

- het organiseren van examens met het oog op het behalen van een toelatingsattest, studie- of kwalificatiebewijs;

- het toekennen van premies aan cursisten uit het volwassenenonderwijs.

3. In nauwe samenwerking met belanghebbenden in het onderwijsveld en op de arbeidsmarkt instaan voor de kwaliteitsvolle en transparante processen die leiden tot einddoelen, beroeps- en onderwijskwalificaties, opleidingen en EVC-standaarden.

4. De kwaliteitsvolle ondersteuning van controle- en beroepsinstanties bij de autonome uitvoering van hun bevoegdheden.

Bij het uitvoeren van de taken zet het agentschap in op maximale digitalisering en gegevensuitwisseling met het oog op efficiëntie en klantgerichtheid.

De afdeling Studietoelagen, helpt jaarlijks meer dan 60.000 studenten in Vlaanderen vooruit met het voor hen wegwerken van financiële drempels die de toegang tot het hoger onderwijs bemoeilijken.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE

Als dossierbehandelaar Studietoelagen sta je in voor het analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. studietoelagen om voor deze aanvragen een beslissing te kunnen formuleren. Je voert de correcte en tijdige afhandeling van aanvraagdossiers uit, je verschaft informatie over de regelgeving met betrekking tot studietoelagen, je verschaft informatie bij indiening van een aanvraag,…

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN

Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat	Voorbeelden van activiteiten
Vervollediging dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen.	- Je vervolledigt digitale dossiers en gaat na of er documenten ontbreken, - …
Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren.	- Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden voor het bekomen van een studietoelage - Aanvraagdossiers controleren op volledigheid en overtollige documenten

Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, …	- Alle relevante elementen uit het dossier en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren
(Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (xxx.xx functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.	- Verschillende onderdelen van het dossier goed- of afkeuren - Indien nodig bijkomende informatie toevoegen aan de berichtgeving - Een eindbeslissing nemen
Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.	- Je beantwoordt vragen over het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk op een transparante manier, - Je licht de beslissing aan de klant toe als dit nodig is, - Je werkt mee aan de uitbouw van communicatie-instrumenten van de dienst (website), - nieuwsbrief, …), - Je werkt mee aan evenementen (conferenties, presentaties, onthaal van organisaties, …), - Je bouwt mee aan een netwerk van relevante contactpersonen, - …
Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.	- Deelnemen aan interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven - Aanleggen en bijhouden van documentatie - Vakkennis ontwikkelen en actualiseren - Nieuwigheden en evoluties volgen - vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures - Deelnemen aan projecten - Werkwijze kritisch kunnen bekijken en eventuele verbetervoorstellen doen - Standaarden helpen uitschrijven
Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd.	- Je volgt de uitvoering van de beslissing op, -

4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde(n)1:

1) Je hebt een bachelor diploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00.

Je kunt ook deelnemen aan de selectie als je binnenkort afstudeert en binnen 1 maand na uiterste inschrijvingsdatum het gevraagde diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt.

Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/

Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs of ervaringsbewijs), moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:

Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx).

4.2 COMPETENTIES

Technische competenties

1 Optioneel:: Kandidaten die eerder ontslagen werden in dezelfde functie als de vacante functie kunnen gedurende een periode van 5 jaar niet opnieuw kandideren.

• Je hebt een grondige kennis van het gebruik van Office 365 toepassingen (Excel, Word, Outlook, SharePoint)

Pluspunten

• Je hebt ervaring met dossierbehandeling.

Persoonsgebonden competenties

• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)

• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)

• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)

• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)

• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)

Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN

Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;

2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;

3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

• Je krijgt een contract van bepaalde duur (6 maanden), verlenging mogelijk.

• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.

• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.

• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.

• Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever.

• Je krijgt de mogelijkheid om van thuis uit te werken.

• Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.

• Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald,

1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.

• Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.372,59 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

• Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode.

• Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen

• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1. MODULE 1: eerste screening

6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden

Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats in de week van 15 augustus 2022 (datum onder voorbehoud).

6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst

Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:

• Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen

• Eerste toetsing van je technische competenties en pluspunten

De beoordeling gebeurt in de week van 15 augustus 2022 (datum onder voorbehoud).

Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 5 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 5 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.).

6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties

Door middel van een competentie screening worden volgende competenties getest:

• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1)

• Samenwerken (niveau 1)

• Analyseren (niveau 1)

• Klantgerichtheid (niveau 1)

• Zorgvuldigheid (niveau 1)

Een consultant van een extern selectiekantoor neemt deze screening af.

Deze module is adviserend.

Deze module vindt plaats bij Ascento tijdens de week van 22 augustus 2022 (datum onder voorbehoud).

6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING

Op basis van een jurygesprek beoordelen afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:

• Je motivatie

• Je visie op en inzicht in de functie

• Je technische competenties

• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie

Deze module is eliminerend en vindt plaats in het Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx (Brussel) tijdens de week van 5 september 2022 (datum onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.

6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN

Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager

daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Solliciteer ten laatste op 12 augustus 2022 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.

Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.

Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.

Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: AHOVOKS – Ondersteunende Dienst – HR, Xxxxxx Xxxxxx XX -xxxx 00, 0000 Xxxx-Xxxxx-xxx-Xxxx.

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend (zo nodig met een kopie van je diploma). Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.

8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Xxxxxx Xxx xxx Xxxxx

Coördinator studietoelagen xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Xxxx Xxxxxxx selectieverantwoordelijke xxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden september 2022.

Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer.

10 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbehandelaar bij entiteit AHOVOKS, die bestaat uit de lijst van geschikten.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbehandelaar. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.

Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve.

Als je als student deelnam aan de selectie, moet je het bewijs van het vereiste diploma of getuigschrift bezorgen aan de selectieverantwoordelijke (xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx). Anders verlies je je plaats in de werfreserve.

Het is evident dat eenmaal je (statutair) in dienst treedt, je niet langer tot de reserve behoort