Algemeen

Functionele beschrijving:

“Scannen naar Pro Management ”

Algemeen

Met de KYOCERA scannen naar oplossing beschikt u over een efficiënte oplossing om uw documenten te scannen naar Pro Management . Met deze oplossing kunnen gebruikers documenten van elektronische of papieren oorsprong in hun Pro Managementsysteem toevoegen en zijn deze direct beschikbaar voor de gehele organisatie.

Het versnelt bedrijfsprocessen, verlaagt operationele kosten en het risico op verloren of zoekgeraakte documenten.

In dit document vindt u de specificaties van onze standaard scannen naar Pro Management- oplossing. Aanpassingen, extra functies of processen, of verfijningen kunnen met onze consultant worden besproken zodat een aangepast voorstel kan worden gedaan voor een scannen naar Pro Management-oplossing die precies aansluit op de wensen van uw onderneming.

Schematisch overzicht scannen naar Pro Management

Scannen naar Pro Management-componenten

Onze scannen naar Pro Management-oplossing bestaat uit onderstaande componenten.

• 1 processing engine

• 1 embedded KYOCERA MFP-client (HyPAS)

• 1 desktopclient

• 1 Pro Management-connector

• Procestemplate

• Consultancy

• Installatie

• Implementatie van beschreven proces

• Instructie/training

• Maintenance

Processing engine

In de processing engine worden de documentworkflowtemplates gemaakt, waar vanuit ze automatisch kunnen worden gebruikt vanuit alle aangesloten cliënts. Templates leggen het documentproces vast van scannen tot opslag en alle verwerkingen er tussen in.

Eenmaal gemaakt, kan de beheerder bepalen bij welke apparaten en voor welke gebruikers het proces beschikbaar is: dit zorgt ervoor dat de gebruiker alleen die processen ziet die betrekking hebben op hun werk en verantwoordelijkheden of dat processen worden toegewezen aan de afdeling waar de MFP zich bevindt (bijvoorbeeld administratie).

Het primaire doel van de scanoplossing is het automatiseren van zoveel mogelijk documenttaken, het verminderen van menselijke fouten en het verbeteren van efficiency.

Embedded KYOCERA MFP Client (HyPAS)

Scannen naar Pro Management biedt een embedded client voor een breed scala

van KYOCERA HyPaS MFP's. Deze embedded cliënt biedt de gebruiker een eenvoudige toegang tot de kracht van Scannen naar Pro Management door op het display van de MFP een scantemplate te tonen. Gebruikers zijn in staat om documenten te scannen in complexe workflows, simpelweg door het selecteren van een vooraf gemaakte template en het beantwoorden van een paar eenvoudige vragen. Neem contact op met KYOCERA om te zien of uw MFP wordt ondersteund.

Desktopclient

De desktopclient is een Windowsapplicatie die verbinding maakt met de Processing

Engine en begeleidt de gebruiker door het documentcaptureproces. Bestaande elektronische documenten of documenten die zijn gescand vanaf een MFP of TWAIN-scanner kunnen allemaal worden verwerkt door de desktopclient.

Gebruikers kunnen de documenten openen en indien nodig aanvullen met metadata. Dit gebeurt op dezelfde wijze als bij de MFP-cliënt.

Metadatavragen kunnen worden gemarkeerd met ‘antwoord vereist’ voordat het proces verder kan gaan waardoor bestanden met ontbrekende informatie tot het verleden behoren.

Pro Management-connector

Na het scannen en verwerken van het document wordt het document opgeslagen in het digitaal dossier. De meegestuurde metadata zal worden toegewezen aan de parameters van de Pro Management -database. Vanaf dat moment zal Pro Management de verdere afhandeling overnemen en is het document toegankelijk vanuit Pro Management.

Proces

In de scannen naar Pro Management -oplossing zal één proces worden gedefinieerd welke is afgestemd op uw documentproces scannen naar relatie. Maximaal negen metadatavragen zullen worden toegevoegd op de KYOCERA MFP cliënt of de desktopclient. Documenten kunnen worden gesplitst op aanwezige barcodes en de waarde van de barcode kan aan de metadata worden toegevoegd. Documenten worden door OCR doorzoekbaar gemaakt en vervolgens doorgegeven aan de Pro Management -connector voor verdere verwerking en opslag.

Extra processen en of functionaliteiten kunnen worden toegevoegd. Vooraf ontvangt u een opgave van het aantal aanvullende uren die nodig zijn om deze te creëren.

Scripting van specifieke functies is niet opgenomen in de standaard scannen naar Pro Management-oplossing maar kan worden gerealiseerd. Vooraf ontvangt u een opgave van het aantal benodigde uren om het gewenste script te produceren.

Installatie

Tijdens installatie zullen onderstaande componenten worden geïnstalleerd.

• processing engine

• Desktopclient of KYOCERA embedded MFP-client

• Pro Management -connector

Voordat de installatie zal worden uitgevoerd dient de benodigde hardware (server, pc, MFP) volgens specificatie te zijn uitgevoerd en in het netwerk opgenomen te zijn.

Ten tijde van installatie dient een systeembeheerder met administratorrechten aanwezig te zijn.

Implementatie van beschreven proces

Nadat de installatie is voltooid, wordt er een workflowtemplate gemaakt. Hierin worden onder andere de volgende belangrijke punten ingesteld;

Workflow template

• Algemene template-instellingen

o Template naam, proces tijdstip en interval, templateknop.

• Clientcapture-instellingen

o Configureren van scan- en paginaeigenschappen. Metadatavragen en keuzelijsten die beschikbaar moeten komen op de client worden ook hier geconfigureerd.

• Outputformatinstellingen

o Selecteer het gewenste opslag bestandsformaat en aanvullende eigenschappen zoals bits per pixel, kleurenprofiel en compressie.

Note: afhankelijk van het geselecteerde bestandsformaat moet ook de OCR module (standaard) worden geactiveerd.

• Documenopslaginstellingen

o Maak de connectie met Pro Managementserver via gebruikersnaam en wachtwoord.

Clients

Als de workflowtemplate is voltooid, kan de client worden geconfigureerd in de processing engine, zodat scannen naar Pro Management in staat is te bepalen welke cliënt moeten worden gebruikt met welk workflowsjabloon. De beheerder kan selecteren of authenticatie van de gebruiker (afzonderlijk te configureren) nodig is en selecteert het benodigde sjabloon dat gebruikt gaat worden voor de verwerking van het gescande document van de specifieke MFP.

Instructie

Er zal aan de (systeem)beheerder instructie worden gegeven over de geïnstalleerde componenten, processen en het gebruik van de clients.

Onderhoud

Onderhoudscontracten variëren van 1 tot 5 jaar. Met dit contract komt u in aanmerking voor kosteloze scannen naar Pro Management-upgrades en ondersteuning op de correcte werking van de geïnstalleerde oplossing.

Systeem vereisten

Ondersteunde operating systems

De processing engine applicatie kan worden geïnstalleerd op een van onderstaande Windowsplatforms:

32-bits versies

• Windows Server 2008

• Windows 7 Professional Service Pack 1

• Windows 8 and 8.1

• Windows 10

64-bits versies

• Windows Server 2008

• Windows Server 2008 R2 including Service Pack 1

• Windows 7 Service Pack 1

• Windows 8 and 8.1

• Windows Server 2012

• Windows 10

De server dient te zijn voorzien van:

• .NET 3.5 or higher

Virtualisatie

De processing engine wordt ondersteund in virtuele hardwareomgevingen zoals Microsoft Virtual Server en VMWare.

Pro Management specifieke vereisten

De volgende componenten dienen aanwezig te zijn:

• Pro Management inloggevens

Hardwareaanbeveling

De hardware-eisen voor de processing engine zijn sterk afhankelijk van het gekozen operating system, de gewenste prestaties en de geïnstalleerde processen

De geadviseerde configuratie voor de standaard scannen naar Pro Management is als volgt:

CPU	Minimum Dual Core 2GHz	Recommended Quad Core 2.66GHz
Memory	2GB RAM	4GB RAM
Disk space	40GB	160GB
Network	100MB	1GB

Veel componenten in de processing engine zijn multithreaded, of ontworpen om als een separaat proces te functioneren. Hierdoor zullen deze componenten voordeel halen uit multicore-enabled operating systems en hardware.