Model-Dienstverleningsovereenkomst
Model-Dienstverleningsovereenkomst
Bedrijfsvoeringstaken <naam partnergemeente> en Leiden
De gemeente <naam gemeente invullen>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, <naam>, ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van <datum invoegen>, hierna te noemen ‘partnergemeente’;
en
De gemeente Leiden, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, xxx. X. Xxxxxxxxx, ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders <datum invoegen> hierna te noemen ‘centrumgemeente’;
Gezamenlijk hierna te noemen gemeenten en afzonderlijk gemeente;
Overwegende het volgende:
De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude hebben besloten om de bedrijfsvoeringsorganisatie Servicepunt71 op te heffen en de ambtelijke organisatie integraal onder te brengen bij de gemeente Leiden via een centrumconstructie op grond van artikel 8, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.
De rechten en verplichtingen zoals die thans voor Servicepunt71 gelden gaan zoveel mogelijk ‘as is’, dat wil zeggen in de omvang en inhoud zoals deze voor Servicepunt71 gelden, over naar de gemeente Leiden.
Per taakveld borgen partijen dat zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau de benodigde afstemming plaatsvindt.
De onderhavige dienstverleningsovereenkomst geldt voor een periode van 2 jaar. Deze periode wordt aangeduid als 'transitiefase’. Komen partijen binnen die termijn geen nieuwe dienstverleningsovereenkomst overeen, dan wordt de onderhavige dienstverleningsovereenkomst steeds met een jaar verlengd.
De beoogde samenwerking tussen de gemeenten kenmerkt zich door het gezamenlijk bewerkstelligen dat de openbare diensten die zij moeten uitvoeren worden verleend met het oog op de verwezenlijking van hun gemeenschappelijke doelstellingen in relatie tot onder meer taken op het gebied van wonen, werken, het sociaal domein en recreëren in de Leidse regio. Hierbij berust de invulling van die samenwerking uitsluitend op overwegingen in verband met het openbaar belang, een en ander overeenkomstig artikel 2.24c van de Aanbestedingswet 2012;
De samenwerkende gemeenten wensen als publieke partners te blijven samenwerken. Zij vinden het collectief van toegevoegde waarde omdat partijen op deze manier hun dienstverlening gezamenlijk verder kunnen ontwikkelen, met tegelijkertijd oog voor hun individuele behoeften. De samenwerking
vermindert de kwetsbaarheid van de gemeentelijke organisaties en biedt kansen om de openbare diensten robuust en kwalitatief hoogwaardig te organiseren.
Deze dienstverleningsovereenkomst legt de onderlinge verantwoordelijkheden en verplichtingen vast conform de besluiten van de colleges en de wensen en bedenkingen van de raden:
verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze dienstverleningsovereenkomst wordt verstaan onder:
a. Accounthouder: een accounthouder overeenkomstig artikel 15;
b. Bedrijfsvoeringstaken: taken die betrekking hebben op de volgende gebieden: Informatievoorziening, inkoop- en contractmanagement, financiën, HRM, juridische zaken en facilitaire zaken;
c. Burgemeester: de burgemeester van de partnergemeente of de centrumgemeente;
d. Centrumgemeente: de gemeente Leiden;
e. Centrumregeling: de Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio;
f. College: het college van burgemeester en wethouders van de partnergemeente of de centrumgemeente;
g. Diensten: de diensten die de centrumgemeente op basis van deze dienstverleningsovereenkomst aan de partnergemeente levert;
h. Extramodulaire dienstverlening: dienstverlening die buiten de module dienstverlening transitiefase, als bedoeld in bijlage 1, valt;
i. Gegevensbeschermingswetgeving: alle op de verwerking van de persoonsgegevens onder de dienstverleningsovereenkomst van toepassing zijnde wetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming, de Uitvoeringswet AVG en relevante bepalingen uit de Telecommunicatiewet;
j. Gemeentesecretaris: de secretaris van de partnergemeente of de centrumgemeente;
k. IV- account: Office365 account binnen Kantoor71, zoals benoemd in de Module dienstverlening transitiefase;
l. Meldplicht datalekken: de verplichtingen zoals bedoeld in de artikelen 33 en 34 Algemene verordening gegevensbescherming;
m. Module dienstverlening transitiefase: het overzicht van dienstverlening en producten, zoals opgenomen in bijlage 1;
n. Partnergemeente: de gemeente <naam gemeente invullen>;
o. Persoonsgegevens: zoals gedefinieerd in artikel 4, eerste lid, Algemene verordening gegevensbescherming;
p. Product: een definieerbaar en zo mogelijk tastbaar resultaat van activiteiten die de centrumgemeente uitvoert;
q. Projectovereenkomst: overeenkomst tussen de centrumgemeente en een partnergemeente waarbij afspraken worden gemaakt over dienstverlening in het kader van businesspartner in ontwikkeling;
r. Protocol: zoals bedoeld in artikel 24, derde lid.
s. Taakopdracht: de opdracht die de centrumgemeente middels deze dienstverleningsovereenkomst van de partnergemeente ontvangt om zijn bedrijfsvoeringstaken uit te voeren;
t. Taakuitvoering: de uitvoering van een bedrijfsvoeringstaak door de centrumgemeente;
u. Verwerker: zoals gedefinieerd in artikel 4, achtste lid, Algemene verordening gegevensbescherming;
v. Verwerkersovereenkomst: de overeenkomst bedoeld in artikel 28, derde lid, Algemene verordening gegevensbescherming;
w. Verwerking (van persoonsgegevens): zoals gedefinieerd in artikel 4, tweede lid,
Algemene verordening gegevensbescherming, en
x. Verwerkingsverantwoordelijke: zoals gedefinieerd in artikel 4, zevende lid, Algemene verordening gegevensbescherming.
Artikel 2 Uitgangspunten voor deze dienstverleningsovereenkomst
1. Op deze dienstverleningsovereenkomst zijn de volgende uitgangspunten van toepassing:
a. De transitie richting een nieuwe vorm van samenwerken is gericht op het versterken van de bedrijfsvoering. Dit komt tot uitdrukking in het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening en een betere aansluiting op de gemeentelijke processen.
b. De transitie is erop gericht dat de tijd tussen het besluit en de overgang naar het eindmodel zo kort mogelijk is, zodat snel zicht ontstaat op verlichting van de knelpunten in de besturing van de gezamenlijke bedrijfsvoering. Daarom wordt gekozen voor een overgang ‘as is’, dat wil zeggen met behoud van de inhoud en omvang van de afspraken zoals deze voor Servicepunt71 gelden, met daarna een transitiefase.
c. De termijn van de dienstverleningsovereenkomst start op het moment van inwerkingtreding van de Centrumregeling en loopt vervolgens twee kalenderjaren, onverminderd het bepaalde in artikel 30. De startdatum van de volgende dienstverleningsovereenkomst is gepland op 1 januari van het daaropvolgende kalenderjaar.
d. Met de Centrumregeling hebben de gemeenten in het nieuwe samenwerkingsmodel vooral een collectieve samenwerking tussen de centrumgemeente en de andere partnergemeenten voor ogen. Om flexibiliteit mogelijk te maken en te zorgen dat de bedrijfsvoering passend is voor de partnergemeenten, worden de dienstverleningsafspraken middels deze overeenkomst 1-op-1 vastgelegd tussen de centrumgemeente en de betreffende partnergemeente.
e. Het uiteindelijke model voor bedrijfsvoeringsdienstverlening bestaat uit drie typen dienstverlening: standaarddienstverlening, businesspartner in advisering en businesspartner in ontwikkeling. De module dienstverlening transitiefase ziet op de standaarddienstverlening en businesspartner in advisering. Het onderscheid per type dienstverlening wordt hierin nog niet gehanteerd.
f. In het bepalen van het dienstverleningsaanbod beogen partijen dat de centrumgemeente het voortouw neemt, rekening houdend met de behoeften van de partnergemeente(n) .
g. Voor ‘standaarddienstverlening’ geldt dat alle partijen in beginsel gebruik maken van hetzelfde dienstverleningspakket. Partijen kunnen op basis van nadere
dienstverleningsovereenkomsten afspraken maken over de afname het gebruik van
‘extramodulaire dienstverlening’, dat wil zeggen dienstverlening die buiten de reikwijdte van de Module dienstverlening transitiefase valt. Voor ‘businesspartner in advisering’ geldt dat er ruimte is voor differentiatie als dit meerwaarde heeft voor de partnergemeente. De invulling/werkwijze wordt bepaald in de transitiefase.
h. Bij de ontwikkelopgaven van de bedrijfsvoering kan de partnergemeente naar behoefte meedoen aan projecten die onderdeel zijn van de strategische bedrijfsvoeringsagenda. Voor deze tijdelijke opgaven (Businesspartner in ontwikkeling) sluiten centrumgemeente en partnergemeente per opgave een projectovereenkomst af. Gemeenten maken in dat geval afspraken met elkaar over de financiering van deze diensten, waaronder over het meebetalen aan de ontwikkelkosten indien partnergemeente in een later stadium besluit deel te nemen aan het project.
i. De bekostiging voor de verschillende vormen van dienstverlening is in de transitiefase als volgt:
i. de Module dienstverlening transitiefase wordt bekostigd vanuit de lumpsum, zoals beschreven in artikel 18;
ii. de extramodulaire dienstverlening wordt bekostigd op basis van nadere dienstverleningsafspraken;
iii. de dienstverlening ‘businesspartner in ontwikkeling’ wordt bekostigd op basis van nadere projectovereenkomsten.
j. Er is na de transitiefase meer ruimte voor flexibiliteit. De voorwaarden die hierbij gelden maken deel uit van de alsdan opnieuw af te sluiten dienstverleningsovereenkomst.
k. Risico’s worden verdisconteerd in de lumpsum. Als uitzonderlijke risico’s zich voordoen met grote impact, en die niet zijn te voorzien dan wordt in gezamenlijkheid naar een oplossing gezocht.
l. De afspraken omtrent het gebruik van huisstijlen zoals die golden onder de werking van de Gemeenschappelijke regeling Servicepunt71 blijven onverkort van toepassing tijdens de transitiefase, waarbij de huisstijl van de centrumgemeente in de plaats komt van die van Servicepunt71. De centrumgemeente en de partnergemeente kunnen iets anders overeenkomen.
m. Efficiencyvoordelen die tijdens de transitiefase door deze samenwerking bereikt worden, worden ingezet ten behoeve van kwaliteitsverbeteringen in dienstverlening door de centrumgemeente.
n. Als na de transitiefase voordelen bereikt worden door efficiënter werken, dan worden deze voordelen, ook in financiële zin, vertaald in een betere prijskwaliteitverhouding.
2. Deze uitgangspunten zijn geformuleerd in het rapport ‘Onderzoek naar een passende vorm van
samenwerking voor de bedrijfsvoering van de Leidse regio’.
3. De uitgangspunten onder het eerste lid zijn in deze dienstverleningsovereenkomst nader uitgewerkt en dienen zodoende op deze plek ter illustratie van de beoogde samenwerking.
4. Deze dienstverleningsovereenkomst is een nadere uitwerking van de Centrumregeling. Als sprake is van conflicterende bepalingen dan gaat de Centrumregeling voor.
Artikel 3 Doel van de overeenkomst
Het doel van deze dienstverleningsovereenkomst is het vastleggen van de voorwaarden en afspraken waaronder de wederkerige publiek-publieke samenwerking zal plaatsvinden tussen gemeenten op het gebied van bedrijfsvoeringstaken. De gemeenten gaan deze samenwerking aan met het oog op de verwezenlijking van hun gemeenschappelijke doelstellingen en uit overwegingen in verband met het openbaar belang.
Artikel 4 Afspraken tijdens de transitiefase
1. In de transitiefase verplicht de centrumgemeente zich in te spannen om:
a. Een nieuwe model-dienstverleningsovereenkomst op te stellen, waarin meer ruimte wordt gegeven aan individuele keuzes door de partnergemeente;
b. De rollen en verantwoordelijkheden van de centrumgemeente enerzijds en de rollen en verantwoordelijkheden van de partnergemeente anderzijds voor wat betreft de uitvoering van de diverse bedrijfsvoeringstaken, voor zover nodig, te verduidelijken en/of nader uit werken;
c. Een onderscheid te maken tussen standaarddienstverlening, businesspartner in advisering en businesspartner in ontwikkeling;
d. Voor de standaarddienstverlening, als bedoeld in sub c, een verbeteragenda op te stellen;
e. Voor de businesspartner in advisering, als bedoeld in sub c, een ontwikkelagenda op te stellen, al dan niet in combinatie met de verbeteragenda als bedoeld onder d;
f. Voor de businesspartner in ontwikkeling, als bedoeld in sub c, een strategische bedrijfsvoeringsagenda op te stellen;
g. Voorstellen te doen over advisering en dienstverlening op locatie, waarbij het uitgangspunt is nabijheid wordt geborgd, en
h. Tijdig via het bilateraal ambtelijk overleg, bedoeld in artikel 14, in overleg te treden met de partnergemeente over de vaststelling van hetgeen in dit artikellid is beschreven.
2. Met de agenda’s bedoeld in het eerste lid, onder d, e en f wordt beoogd tot een verbeterde kwaliteit van de bedrijfsvoering te komen.
3. In de transitiefase verplicht de partnergemeente zich in te spannen om bij het overleg, bedoeld in het eerste lid onder h, tijdig zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken, en om zo spoedig mogelijk na het overleg tot overeenstemming te komen met de centrumgemeente omtrent de model-dienstverleningsovereenkomst, bedoeld in het eerste lid onder a.
4. De centrumgemeente verplicht zich de inspanningen, genoemd in het eerste lid, uiterlijk een half jaar voor het aflopen van de transitiefase gereed te hebben voor bespreking met de partnergemeente. De centrumgemeente en de partnergemeente kunnen een andere termijn overeenkomen.
Artikel 5 Omgangsvormen
1. De centrumgemeente en de partnergemeente gedragen zich ten opzichte van elkaar in overeenstemming met de normen van redelijkheid en billijkheid .
2. In de aanloop naar de inwerkingtreding worden in 2022 nadere afspraken gemaakt omtrent de gewenste omgangsvormen en hoe partijen zich jegens elkaar opstellen, onverminderd het bepaalde in het eerste lid.
Hoofdstuk 2: Bedrijfsvoeringsdienstverlening
Artikel 6 Opdracht bedrijfsvoeringstaken
1. De centrumgemeente richt de bedrijfsvoeringstaken waarop deze samenwerking ziet in conform de producten en diensten zoals beschreven in de Module dienstverlening transitiefase en in aparte werkafspraken en projectovereenkomsten tussen partijen. Daarbij neemt de centrumgemeente de door de bestuursorganen van de partnergemeente gestelde kaders, regelgeving, beschikbaar gestelde middelen, het uitvoeringsbeleid en bijbehorende randvoorwaarden in acht. De partnergemeente conformeert zich aan de standaardisatie in de Module dienstverlening transitiefase. De Module dienstverlening transitiefase maakt als bijlage 1 integraal onderdeel uit van deze dienstverleningsovereenkomst.
2. Tot de taakuitvoering overeenkomstig het eerste lid hoort in ieder geval:
a. Beleidsvoorbereiding, beleidsadvisering en beleidsuitvoering, en
b. Vertegenwoordiging van partnergemeente in lokale, regionale, bovenregionale en landelijke ambtelijke organen, gremia en overleggen.
3. Beslissingen ten aanzien van beleid blijven voorbehouden aan de partnergemeente.
Artikel 7 Aanbod dienstverlening; Module dienstverlening transitiefase
1. Voor de uitvoering van taken bedoeld in artikel 6 geldt een door partijen in de Module dienstverlening transitiefase overeen te komen beschrijving van de dienstverlening.
2. De Module dienstverlening transitiefase komt tot stand met inachtneming van de mogelijkheden tot levering van producten en diensten door de centrumgemeente.
3. Wanneer de partnergemeente diensten wil gaan afnemen van een derde, die raken aan de diensten zoals die door de centrumgemeente worden aangeboden, dan moet de centrumgemeente eerst in de gelegenheid worden gesteld om een gemotiveerd aanbod te doen. De partnergemeente kan dit aanbod gemotiveerd weigeren. Bij de motivatie van beide gemeenten staat het belang van de goede samenwerking voorop.
Artikel 8 Overdracht rechten en plichten en uitvoering door derden
Deze dienstverleningsovereenkomst en de rechten en verplichtingen uit deze dienstverleningsovereenkomst kunnen door een gemeente niet zonder toestemming van de wederpartij aan derden worden overgedragen.
Hoofdstuk 3: Serviceafspraken
Artikel 9 Toegang tot systemen
De partnergemeente geeft de centrumgemeente toegang tot al zijn financiële en administratieve systemen die nodig zijn om de bedrijfsvoering te kunnen uitvoeren.
Artikel 10 Klachtbehandeling
1. Klachten over gedragingen van medewerkers van de centrumgemeente, als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, worden afgehandeld door de centrumgemeente, ook wanneer de betreffende medewerker op dat moment onder verantwoordelijkheid van de partnergemeente werkt. In dat laatste geval wordt de partnergemeente geïnformeerd over de afhandeling van de klacht.
2. In het mandaatbesluit van de partnergemeente wordt voorzien in de machtigingen die nodig zijn voor de afhandeling van de klachten, bedoeld in het eerste lid.
Artikel 11 Verzoeken op grond van de Wet open overheid
1. Ten aanzien van een verzoek, als bedoeld in artikel 4.1, eerste lid, van de Wet open overheid, dat bij de partnergemeente is binnengekomen en informatie omtrent de dienstverlening door de centrumgemeente betreft, geldt dat de centrumgemeente zorgt voor afhandeling van en besluitvorming over het verzoek.
2. De centrumgemeente informeert desgewenst de partnergemeente over de afhandeling van een dergelijk verzoek.
3. In het mandaatbesluit van de partnergemeente wordt voorzien in de mandaten die nodig zijn voor de afhandelingen van de verzoeken, bedoeld in het eerste lid.
Artikel 12 Archivering
1. De archiefbescheiden (digitaal en analoog) die betrekking hebben op de in mandaat uitgevoerde taken van de partnergemeente blijven de verantwoordelijkheid van de partnergemeente (de zorgdrager).
2. Archiefbescheiden van de partnergemeente kunnen tijdelijk aan de centrumgemeente ter beschikking worden gesteld.
3. De centrumgemeente zorgt voor het aanwijzen van een beheereenheid informatiebeheer en archivering.
4. De beheereenheid hanteert bij het beheer van de archiefbescheiden de Archiefwet 1995 en de toepasselijke regelingen en besluiten en de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen.
5. Vernietiging, vervanging, vervreemding en overbrengen van archiefbescheiden door de centrumgemeente geschiedt na afstemming met de partnergemeente.
6. De centrumgemeente zorgt voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten voor archiefbescheiden die nog niet zijn vernietigd of overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
7. De archiefbescheiden worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats die door het college van de partnergemeente is aangewezen.
8. Toezicht op de naleving van deze afspraken wordt uitgevoerd door de (gemeente)archivaris van de centrumgemeente .
9. De beheereenheid verstrekt aan de (gemeente)archivaris van de partnergemeente of aan degene(n) die namens hem met het toezicht zijn belast, alle informatie die nodig is voor een goede vervulling van zijn taak.
10. Bij beëindiging van de Centrumregeling draagt de centrumgemeente zorg voor de overdracht van lopende dossiers, in goede, geordende en toegankelijke staat, aan de organisatie die door de partnergemeente wordt aangewezen.
Hoofdstuk 4: Governance van de samenwerking
Artikel 13 Bilateraal Portefeuillehoudersoverleg
1. Naast het bestuurlijk overleg dat jaarlijks plaatsvindt met alle portefeuillehouders gezamenlijk, heeft de portefeuillehouder van de centrumgemeente overleg met de portefeuillehouder van de partnergemeente.
2. Het bilaterale portefeuillehoudersoverleg vindt minimaal 1 keer per jaar plaats.
3. Indien de portefeuillehouder van de centrumgemeente of de partnergemeente daarom verzoekt vindt vaker overleg plaats.
4. De portefeuillehouder kan zich laten vervangen door een andere wethouder respectievelijk door de burgemeester.
Artikel 14 Bilateraal ambtelijk overleg
1. Naast het ambtelijk overleg dat jaarlijks plaatsvindt met alle gemeentesecretarissen gezamenlijk, heeft de secretaris van centrumgemeente overleg met de secretaris van de partnergemeente. Hierin wordt in elk geval het gesprek over het kwaliteitsniveau alsmede de monitoring daarvan, als bedoeld in artikel 10, derde lid, van de Centrumregeling, voorbereid.
2. Het bilateraal ambtelijk overleg vindt minimaal 4 keer per jaar plaats.
3. Indien de secretaris van de centrumgemeente of van de partnergemeente daarom verzoekt vindt vaker overleg plaats.
4. De secretaris kan zich ambtelijk laten vervangen.
Artikel 15 Accounthoudersoverleg
1. Er vindt tevens periodiek overleg plaats tussen de accounthouder(s) van de centrumgemeente en van de partnergemeente.
2. De gemeenten bepalen samen met welke frequentie dit overleg plaatsvindt en wie zij als accounthouder aanwijzen.
Artikel 16 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
1. De partnergemeente draagt er zorg voor dat alle bevoegdheden die in het kader van de uit te voeren taken aan het college of burgemeester van de centrumgemeente worden gemandateerd dan wel bij machtiging of volmacht worden verleend, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en het Burgerlijk Wetboek.
2. De centrumgemeente is ervoor verantwoordelijk dat de organisatieonderdelen die met de uitvoering van de opdracht worden belast over de benodigde personele bezetting en het vereiste kennisniveau beschikken om de opdracht uit te voeren.
3. Iedere gemeente staat jegens de andere gemeente in voor:
a. de integriteit van haar handelen;
b. de uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken overeenkomstig de daarvoor geldende wet- en regelgeving;
c. (des)kundig handelen, en
d. het tijdig, volledig, juist en conform afspraak nakomen van alle gemaakte afspraken.
4. Gemeenten zijn zorgvuldig in het verstrekken van gevraagde en ongevraagde informatie die nodig is om de samenwerking goed en doelmatig te kunnen uitvoeren.
Artikel 17 Structurele Informatievoorziening
1. De centrumgemeente stuurt uiterlijk op 1 mei een verantwoording aan de partnergemeente toe, waarin in ieder geval wordt ingegaan op de volgende onderdelen:
a. de realisatie van de dienstverlening;
b. het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening middels de verbeteragenda en de inzet van eventuele financiële overschotten zoals bedoeld in artikel 18 achtste lid daarvoor;
c. belangrijke en onvoorziene ontwikkelingen.
2. Voorafgaand aan het versturen van deze verantwoording stelt de centrumgemeente een ambtelijk document op ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening van de partnergemeente..
Hoofdstuk 5: Financiering
Artikel 18 Financiering module dienstverlening in de transitiefase
0.Xx module dienstverlening transitiefase wordt gedurende de transitiefase gefinancierd op basis van een lumpsum. De lumpsum is opgebouwd uit de bijdrage van de partnergemeente zoals vastgelegd in de meerjarenbegroting van Servicepunt71 voor het jaar 2023, aangevuld met de begrotingswijzigingen doorgevoerd tot en met 31 december 2022 en de risicobijdrage zoals bedoeld in artikel 20, eerste lid. De lumpsum voor het jaar 2023 bedraagt € <invullen bedrag per partnergemeente>.
2. De lumpsum wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de indexatiegrondslag voor loonkosten en prijsontwikkeling1 dan wel een afwijkende indexeringsgrondslag voor zo ver dit is overeengekomen tussen gemeenten.
3. De lumpsum wordt jaarlijks gecorrigeerd als gevolg van groei of krimp van de organisatie van de partnergemeente. Dit wordt afgemeten aan de hand van wijzigingen in het aantal IV accounts bij de partnergemeente. De bijdrage voor het komende jaar wordt bijgesteld met de wijziging van het aantal IV accounts per 1 maart van het voorgaande jaar, inclusief een eventuele correctie voor verwachte groei of krimp, ten opzichte van het aantal IV accounts per 1 maart van het jaar daarvoor, vermenigvuldigd met het jaarlijks vast te stellen tarief voor variabele lasten per IV account. Dit tarief wordt opgebouwd uit alle kosten die voortvloeien uit de module dienstverlening aan de partnergemeente en die direct worden beïnvloed als gevolg van de groei van het aantal IV accounts. Gemeenten treden met elkaar in overleg over de ontwikkeling van het aantal IV accounts.
4. Indien de centrumgemeente constateert dat de groei niet uitsluitend leidt tot een stijging van de variabele lasten maar ook van de vaste lasten, dan treden de gemeenten met elkaar in overleg om een passende oplossing te vinden.
5. Indien het aantal IV accounts in het lopende jaar op 1 juli afwijkt van het aantal dat op 1 maart van het voorgaande jaar conform het derde lid is vastgesteld, dan wordt het verschil tussentijds verrekend. Gemeenten treden in dat geval met elkaar in overleg. Gemeenten evalueren na afloop van het eerste jaar na de inwerkingtreding van deze dienstverleningsovereenkomst de onderhavige bepaling en passen het zo nodig aan in onderling overleg.
6. De lumpsum kan wijzigen als gevolg van tussentijds overeengekomen wijzigingen in de dienstverlening zoals bedoeld in artikelen 7 en 8 van de Centrumregeling. In dat geval gelden de afspraken rondom financiële afrekening zoals in het betreffende artikel bepaald. De centrumgemeente stelt binnen 8 weken, of binnen een nader af te spreken termijn, na het bereiken van overeenstemming over de wijzigingen in de dienstverlening een voorlopige berekening op van de financiële gevolgen daarvan.
7. De lumpsum kan wijzigen als gevolg van wettelijke ontwikkelingen. In dat geval is hetgeen is bepaald in het vijfde lid van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat gewenste wijzigingen in de dienstverlening voor volgend jaar als gevolg van wettelijke ontwikkelingen uiterlijk 30 april van het lopende jaar worden gecommuniceerd aan de centrumgemeente.
8. Gedurende de transitiefase worden eventuele financiële overschotten in het kader van de lumpsum door de centrumgemeente besteed aan de verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening.
9. Onder de lumpsum valt in elk geval niet de financiering van extramodulaire dienstverlening en de dienstverlening in het kader van businesspartner in ontwikkeling.
10. In de module dienstverlening wordt aangegeven indien er materiele kosten verbonden zijn aan de afname van een dienst en of deze op basis van afname in rekening worden gebracht.
1 Loonkosten: gelijk aan loonindex van het SPT71. Materiële IV middelen: CPA:62 op grond van de laatst gerealiseerde jaargemiddelde CPA:62. Overige materiële middelen: indexeringsgrondslag van het centraal economisch plan (CEP) van maart t-1.
Artikel 19 Extramodulaire dienstverlening
1. De centrumgemeente houdt een overzicht bij van dienstverlening die aan de partnergemeente wordt aangeboden en niet valt onder de module dienstverlening transitiefase, inclusief de daarbij behorende financiële afspraken.
2. Extramodulaire dienstverlening wordt bekostigd op basis van nadere dienstverleningsafspraken tussen de gemeenten. Ten behoeve van deze dienstverlening wordt een model-overeenkomst opgesteld waarin de voorwaarden voor dienstverlening zijn vastgelegd.
3. IV projecten vallen in de transitiefase binnen de extramodulaire dienstverlening. Gedurende de transitiefase spannen partijen zich gezamenlijk in om te komen tot een systematiek waarin wordt gewerkt met een vastgestelde jaarschijf voor het eerstvolgende jaar op basis van een meerjarenraming. Per projectovereenkomst worden afspraken gemaakt over de financiële kaders en over de sturing.
4. Structurele kosten die volgen uit de samenwerking, zoals licentie- en beheerkosten, worden niet via de projectkosten als bedoeld in het derde lid in rekening gebracht, maar via de lumpsum als bedoeld in artikel 18.
Artikel 20 Financiële risico’s
1. De berekening van de risicobijdrage is gebaseerd op de NARIS-systematiek.
2. De partnergemeente betaalt vanaf 1 januari 2023 een jaarlijkse vaste risicobijdrage aan de centrumgemeente voor het afdekken van risico's. De risicobijdrage bedraagt 2,6%2 van de in dat jaar vastgestelde lumpsum en geldt gedurende de looptijd van de dienstverleningsovereenkomst. De risicobijdrage komt niet in aanmerking voor verrekening tussen gemeenten.
3. Gemeenten kunnen in onderling overleg afwijken van hetgeen is bepaald in het eerste of tweede lid. Een afwijkende afspraak over de hoogte van de risicobijdrage wordt uiterlijk gemaakt op 30 april van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de afwijkende afspraken gaan gelden.
4. Indien zich, gedurende de transitiefase, substantiële en onvoorzienbare financiële risico's voordoen, treden gemeenten met elkaar in overleg over een redelijke verdeling van de financiële gevolgen van deze risico's.
Artikel 21 Begroting
1. De centrumgemeente stuurt jaarlijks voor 30 april de ontwerpbegroting voor het volgende kalenderjaar toe aan de partnergemeente.
2. De ontwerpbegroting is voorzien van een toelichting en bevat het bedrag van de lumpsum, inclusief de relevante omstandigheden zoals genoemd in artikel 18 die van invloed zijn op de dienstverlening en daarmee op de hoogte van de lumpsum en de financiële gevolgen van alle op dat moment bekende nadere dienstverleningsafspraken.
Artikel 22 Facturen en betaling
1. De facturering van de in rekening te brengen bedragen vindt vooraf plaats per kwartaal.
2 Dit percentage is gebaseerd op de huidige stand van zaken, en kan nog beperkt gewijzigd worden bij de definitieve vaststelling.
2. De betaling is maandelijks vooraf verschuldigd.
Hoofdstuk 6: Communicatie, geheimhouding en privacy
Artikel 23 Geheimhouding
Gemeenten nemen zorgvuldigheid en geheimhouding in acht van alle vertrouwelijke gegevens dan wel anderszins gevoelige informatie van de andere gemeenten die hen in het kader van de taakopdracht ter kennis is gekomen, tenzij
a. op gemeente(n) een wettelijke of beroepsplicht rust tot openbaarmaking;
b. het verstrekken noodzakelijk is in verband met een bestuursrechtelijke of rechterlijke procedure;
c. de andere gemeente uitdrukkelijk heeft ingestemd met opheffing van de geheimhouding, of
d. de informatie via openbare bronnen beschikbaar is.
Artikel 24 Privacy, gegevensuitwisseling en gegevensbewerking
1. Elke partij zal, in verband met het verlenen of het gebruik van de diensten waarop de dienstverleningsovereenkomst betrekking heeft zich te allen tijde houden aan alle toepasselijke wetgeving of voorschriften, daaronder begrepen de verplichtingen uit hoofde van de Gegevensbeschermingswetgeving.
2. Voor zover de centrumgemeente geldt als verwerker zal zij persoonsgegevens slechts verwerken in overeenstemming met de instructies van de partnergemeente. Partijen sluiten uiterlijk op de ingangsdatum van deze dienstverleningsovereenkomst een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming.
3. Voor zover de centrumgemeente geldt als (al dan niet gezamenlijk) verwerkingsverantwoordelijke zal zij persoonsgegevens die zij verkrijgt in het kader van de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst slechts verwerken voor zover noodzakelijk voor de uitvoering daarvan. Partijen komen uiterlijk op de ingangsdatum van deze dienstverleningsovereenkomst een nader uit te werken protocol overeen voor de verwerking van persoonsgegevens onder de dienstverleningsovereenkomst (“het Protocol”). De centrumgemeente zal persoonsgegevens slechts verwerken in overeenstemming met het Protocol.
4. Partijen leggen in de verwerkersovereenkomst ( naast de eisen die artikel 28 Algemene verordening gegevensbescherming aanvullend aan de verwerkersovereenkomst stelt) en in het Protocol tenminste afspraken vast omtrent de volgende onderwerpen:
a. De manier waarop partijen de transparantieverplichtingen ingevolge de artikelen 13 en 14 Algemene verordening gegevensbescherming naleven;
b. Procedures voor de uitoefening van de rechten van de betrokkenen, waaronder het recht op inzage, het recht op rectificatie, het recht van bezwaar en het recht van gegevenswissing;
c. Beveiliging van de persoonsgegevens;
d. Geheimhouding;
e. Procedures voor de naleving van de meldplicht datalekken door partijen;
f. De inschakeling van derden bij de verwerking van persoonsgegevens;
g. Procedures omtrent verstrekking van persoonsgegevens ingevolge wettelijke verplichtingen;
h. Naleving van de accountability-verplichtingen onder de Algemene verordening gegevensbescherming, waaronder de registerplicht en (waar van toepassing) de verplichting tot het doen van data protection impact assessments;
i. Bewaartermijnen, archivering en wissen van persoonsgegevens;
j. Controle op de naleving;
k. Evaluatie van de afspraken en het van tijd tot tijd bijwerken hiervan.
5. De centrumgemeente zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens goed te beveiligen, overeenkomstig artikel 32 Algemene verordening gegevensbescherming.
Hoofdstuk 7: Niet-nakoming, aansprakelijkheid en geschillenbeslechting
Artikel 25 Niet-nakoming en Aansprakelijkheid
1. Indien een gemeente toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van enige verplichting uit deze dienstverleningsovereenkomst, treden gemeenten met elkaar in overleg. In dit overleg wordt in ieder geval de oorzaak van de tekortkoming besproken en de mogelijkheden om de geconstateerde tekortkoming binnen een redelijke termijn op te lossen.
2. Indien een gemeente toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van enige verplichting uit deze dienstverleningsovereenkomst is zij pas in verzuim nadat zij door de andere gemeente in gebreke is gesteld en een redelijke termijn heeft gekregen om die tekortkoming te verhelpen.
3. De partnergemeente is gerechtigd om eventuele schade die rechtstreeks het gevolg is van ontijdige, onvolledige of onjuiste nakoming van verplichtingen uit deze dienstverleningsovereenkomst door de centrumgemeente, op de centrumgemeente te verhalen. De aansprakelijkheid van de centrumgemeente is beperkt tot de verschuldigde opdrachtsom per kwartaal van partnergemeente aan centrumgemeente in het kader van de betreffende taakopdracht.
4. Tekortkomingen in de nakoming die direct dan wel indirect het gevolg zijn van een personeelstekort, liquiditeitsproblemen dan wel solvabiliteitsproblemen, gelden als een toerekenbare tekortkoming als bedoeld in het eerste lid, tenzij deze problemen het gevolg zijn van het niet of niet tijdig voldoen door de partnergemeente aan zijn verplichtingen, zoals bedoeld in artikel 16 en zoals beschreven in bijlage 1.
5. Gemeenten stemmen in goed onderling overleg de wijze van handelen ten aanzien van de aansprakelijkheid ten opzichte van derden af.
6. De centrumgemeente is aansprakelijk voor de tekortkomingen in zijn dienstverlening en schade aan eigendommen van de partnergemeente, voor zover deze het gevolg zijn van het niet in acht nemen door de centrumgemeente en door hem ingeschakelde derden van de zorgvuldigheid, de (des)kundigheid dan wel de professionaliteit waarop in het kader van de dienstverlening mag worden vertrouwd.
7. Indien de centrumgemeente langdurig structureel zijn verplichtingen jegens de partnergemeente niet nakomt dan kan de partnergemeente de betalingsverplichtingen opschorten, nadat de centrumgemeente eerst schriftelijk in gebreke is gesteld.
8. Indien de centrumgemeente langdurig structureel zijn verplichtingen jegens partnergemeente niet nakomt dan kan partnergemeente een derde belasten met de uitvoering van werkzaamheden in het kader van de opdracht en de daarvoor gemaakte kosten in mindering brengen op betalingsverplichtingen jegens de centrumgemeente. De partnergemeente stelt de centrumgemeente hiervan schriftelijk op de hoogte.
9. Indien deze dienstverleningsovereenkomst op gezag van een rechterlijke uitspraak wordt ontbonden dragen gemeenten zelf alle kosten die daaruit voortvloeien voor de eigen organisatie. De vorige volzin is van overeenkomstige toepassing indien er voor gemeenten anderszins kosten ontstaan als gevolg van een rechterlijke uitspraak of een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 26 Geschillen omtrent de dienstverleningsovereenkomst
1. Op deze dienstverleningsovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Een geschil over deze dienstverleningsovereenkomst wordt geacht aanwezig te zijn indien de ene gemeente dit schriftelijk aan de andere gemeente kenbaar heeft gemaakt. Gemeenten trachten geschillen zoveel mogelijk te voorkomen en op te lossen door deze bespreekbaar te maken in het bilateraal portefeuillehoudersoverleg.
3. Indien het de gemeenten niet lukt om het geschil gezamenlijk op te lossen, benoemen zij gezamenlijk een auditor die advies uitbrengt over de oplossing van het geschil. De auditor bepaalt de eigen werkwijze voor het uitbrengen van een advies.
4. Het door de auditor uitgebracht advies is zwaarwegend maar niet bindend.
5. Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vijfde lid, treden de centrumgemeente en de partnergemeente nogmaals in overleg om te trachten, gelet op het advies van de auditor, bedoeld in het vijfde lid, tot een oplossing van het geschil te komen. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan elke gemeente het geschil voorleggen aan de rechtbank Den Haag.
6. De kosten voor de auditor worden voor de helft betaald door de centrumgemeente en voor de andere helft door de partnergemeente.
Hoofdstuk 8: Beëindiging en wijziging
Artikel 27 Beëindigen overeenkomst
1. Deze dienstverleningsovereenkomst kan niet tussentijds beëindigd worden.
2. Deze dienstverleningsovereenkomst vervalt van rechtswege:
a. op de datum van uittreding door de centrumgemeente respectievelijk door de partnergemeente, overeenkomstig de artikelen 20 tot en met 23 van de Centrumregeling;
b. op de datum van opheffing van de Centrumregeling, overeenkomstig artikel 19 van de Centrumregeling;
3. De dienstverleningsovereenkomst kan alleen (gedeeltelijk) worden opgezegd overeenkomstig de artikelen 6 tot en met 8 van de Centrumregeling.
Artikel 28 Wijziging overeenkomst
Deze dienstverleningsovereenkomst kan alleen gewijzigd worden met wederzijds goedvinden van de centrumgemeente en de partnergemeente, onverminderd het bepaalde in artikel 7 en 8 van de Centrumregeling.
Hoofdstuk 9: Overige bepalingen
Artikel 29 Publiekrechtelijke verplichtingen en nietigheid
1. De rechten en verplichtingen uit deze dienstverleningsovereenkomst dan wel volgend uit deze dienstverleningsovereenkomst worden niet ten uitvoer gelegd in strijd met publiekrechtelijke verplichtingen.
2. Eventuele nietigheid of vernietigbaarheid van een der bepalingen van deze dienstverleningsovereenkomst tast de rechtsgeldigheid van de overige bepalingen van deze dienstverleningsovereenkomst niet aan.
Artikel 30 Inwerkingtreding, looptijd en bijlagen
1. Deze dienstverleningsovereenkomst treedt in werking op 1 januari 2023 en geldt twee jaren na inwerkingtreding.
2. Overeenkomstig artikel 6 van de Centrumregeling wordt deze dienstverleningsovereenkomst steeds stilzwijgend met één jaar verlengd, totdat de centrumgemeente en de partnergemeente een nieuwe dienstverleningsovereenkomst hebben afgesloten of deze dienstverleningsovereenkomst overeenkomstig artikel 28 hebben gewijzigd.
Artikel 31 Citeertitel
Deze dienstverleningsovereenkomst wordt aangeduid als Dienstverleningsovereenkomst bedrijfsvoeringstaken <naam partnergemeente invullen> en Leiden.
Aldus opgemaakt en in tweevoud en ondertekend op <datum invullen>,
Namens gemeente X | Namens gemeente Leiden |
Naam: | Naam: |
Burgemeester X | Burgemeester Leiden |
Handtekening: | Handtekening: |