Agentschap Overheidspersoneel zoekt een polyvalente toegangsbeheerder HR- systemen

functiebeschrijving en selectiereglement

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Agentschap Overheidspersoneel zoekt een polyvalente toegangsbeheerder HR-systemen

Contractueel Niveau: B Rang: B1

Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 27746

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

1 DE VACATURE IN HET KORT

Heb je een uitgesproken interesse in nieuwe technologie en moderne software toepassingen? Hou je van uitvoerend werk in nauw contact met je klanten, maar werk je ook graag aan grotere projecten met meer verantwoordelijkheid? Wil je je graag inwerken in de wereld van de HR en meer specifiek in die van de vooruitstrevende personeelssystemen? Xxx is onderstaande vacature vast en zeker iets voor jou!

Het Agentschap Overheidspersoneel is op zoek naar een collega die het team dienstverlening wil versterken en ondersteunen vanuit zijn eigen ervaring. Je wordt bij ons verantwoordelijk voor toegangsbeheer, het creëren van gebruikersprofielen en het digitaal vertalen van organogrammen in ons personeelssysteem Vlimpers.

2 FUNCTIECONTEXT

Je gaat aan de slag binnen het Agentschap Overheidspersoneel (AgO). AgO ondersteunt de entiteiten van de Vlaamse overheid op het vlak van personeel en organisatieontwikkeling. Ze bouwt een HR-beleid uit voor de ganse Vlaamse overheid, volgt dit op en evalueert het. Ze zorgt voor de verdere ontwikkeling van HR-professionals en sterk leiderschap binnen de Vlaamse overheid.

AgO biedt een gemeenschappelijke HR-dienstverlening aan met betrekking tot personeelsadministratie, rekrutering en selectie, sociale dienstverlening, personeelsregelgeving en opleidingen. Daarnaast zorgt zij voor tools om de HR-dienstverlening efficiënter in te richten (beheer van HR-data en HR-applicaties zoals Vlimpers). AgO ondersteunt de HR-functie in de entiteit door:

• een klankbord te bieden (ook bij andere HR-professionals uit de Vlaamse overheid)

• samen te werken in projecten

• gedeelde HR-instrumenten te ontsluiten.

Wij werken ondertussen voor meer dan 60 Vlaamse overheidsorganisaties, goed voor bijna 20500 personeelsdossiers.

Je komt als expert terecht in het team dienstverlening. Dit team maakt een onderdeel uit van de afdeling HR Technologie en Data. Deze afdeling beheert het personeelssysteem, Vlimpers, en staat in voor een groeiend pakket van gerelateerde diensten aan de organisaties van de Vlaamse overheid.

Binnen het team dienstverlening zijn zowel dienstverleners als experten aan de slag. Ze staan in voor het gebruikers- en toegangsbeheer binnen het personeelssysteem Vlimpers, zetten digitale personeelsplannen op en onderhouden ze, verwerken reorganisaties, beheren toegangen tot randsystemen (o.m. voor rapportering en opvolgen van klantenvragen) en beheren de toegang binnen de Vlaamse overheid tot systemen, beheerd door de federale overheid. Daarnaast bestaat het team ook uit collega’s die sociaal secretariaatstaken op zich nemen en als tweedelijnshelpdesk de personeelsdiensten ondersteunen.

Je werkt samen met 15 collega’s in het team dienstverlening, waarvan 4 zich ook toespitsen op set-up en toegangsbeheer. Je team werkt nauw samen met de collega’s van de andere teams binnen de afdeling HR- technologie en data (applicatiebeheer, HR data, projecten en analyse) aan klantgerichte systemen en een klantgerichte dienstverlening.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE

Als toegangsbeheerder HR-personeelssystemen heb je een divers takenpakket. Je werkt mee aan het centraal beheer van toegangen tot verschillende toepassingen: Vlimpers (personeelssysteem), Cognos (rapporteringstool), RSZ portaal, rijksregister, enz. Je denkt bovendien mee na over de vereiste rollen en verantwoordelijkheden van de organisaties in de verschillende toepassingen.

Je neemt een coördinerende rol op en je bent het aanspreekpunt voor onze klanten bij hetdigitaal uitbouwen en het up-to-date houden van hun personeelsstructuur (organogrammen) in Vlimpers en herwerkt deze bij bv. reorganisaties. Je werkt mee aan de optimalisatie van processen en procedures voor set-up en toegangsbeheer voor ons personeelssysteem. Je identificeert, analyseert en volgt risico’s op het vlak van toegangsbeheer op.

Verder ben je ook een uitvoerder. Je lost zelfstandig problemen op en je beantwoordt vragen die binnenkomen via de CRM (systeem voor het opvolgen van vragen van klanten) Je documenteert de oplossingen van nieuwe problemen in functie van latere vragen voor jezelf en je collega’s.

Je zal mee instaan voor de verdere uitbouw van de module arbeidsplaatsbeheer (beheer van digitale personeelsplannen) in Vlimpers. Je bouwt hierrond een klantgerichte dienstverlening uit naar o.m. de personeelsdiensten door het aanbieden van handleidingen en interne opleidingen.

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN

Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat	Voorbeelden van activiteiten
Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen.	- Je neemt kennis van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan stel je een eigen werkplan op. - Je wint voorafgaandelijk informatie in, ter verduidelijking van de opdracht. - Je contacteert klanten en andere betrokkenen. - Je voert voorbereidende administratieve taken uit. - Je verricht voorbereidend studie- en opzoekwerk. - Je voert een behoefteanalyse uit.
Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit.	- Je verzamelt, verwerkt en stuurt data door naar collega’s en klanten. - Je behandelt cases en volgt ze op, vnl. met betrekking tot setup en toegangsbeheer. - Je maakt documenten aan. - Je staat in voor de redactie van teksten - Je zet problemen recht. - Je zoekt naar oplossingen - Je verzorgt het gebruikers- en toegangsbeheer in het personeelssysteem van de Vlaamse overheid. Je zet o.m. de digitale personeelsplannen van de entiteiten technisch op en onderhoudt deze. - Je verwerkt reorganisaties correct in het personeelssysteem, om zo te verzekeren dat o.a. automatische verlofstromen, evaluatielijnen en personeelsrapportering naar behoren blijven functioneren. - Je zet toegangen tot randsystemen op (o.m. rapporteringstool Cognos en CRM).

	- Je zet het toegangsbeheer op binnen de Vlaamse overheid tot systemen, beheerd door de federale overheid - Je werkt mee aan projecten rond setup en toegangsbeheer.
Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen	- Je maakt een activiteitenverslag op. - Je signaleert knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen. - Je houdt een agenda bij van de uitgevoerde taken en outputindicatoren. - Je brengt verslag uit aan de betrokken opdrachtgever. - Je brengt verslag uit over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken.
Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens.	- Je verzorgt een klassement of documentatiebeheersysteem. - Je documenteert uitgewerkte oplossingen.
Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan.	- Je beantwoordt vragen en verstrekt advies aan klanten. - Je organiseert en/of ondersteunt opleidingen technisch of vakinhoudelijk. - Je verleent assistentie bij het gebruik van gespecialiseerde systemen. - Je verspreidt documentatie naar interne en/of externe klanten. - Je neemt deel aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen,… - Je geeft uitleg rond procedures, regelgeving, dienstnota’s,…

4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde:

• Je hebt een bachelor of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid.

De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00.

Je kan ook deelnemen aan de selectieprocedure als je laatstejaarsstudent bent. Je kan de functie enkel opnemen indien je op het moment van indiensttreding je diploma effectief behaald hebt.

Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx

Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde:

• Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Xxxx Xxx Xxxxxxx, xxxx.xxxxxxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx, 0499 94 44 43).

4.2 COMPETENTIES

Technische competenties

• Goede kennis MS Office

• Ervaring in projectmanagement is een pluspunt

Persoonsgebonden competenties

• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)

• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)

• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)

• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)

• Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)

• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)

Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.

Bijkomende voorwaarden en verwachtingen

• Je bent ICT-minded en graag met technische zaken bezig.

• Werken in een HR-context spreekt je aan.

• Je bent communicatief ingesteld.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN

Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;

2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten;

3. Je ben geslaagd in de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.

• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.

• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.

• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.

• Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden

vergoed door je werkgever.

• Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.

• Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal

B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2326,03 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

• Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode.

• Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen

• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1 CV-SCREENING

Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats in de week van 7 mei 2018 (datum onder voorbehoud).

6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST

Tijdens deze selectiefase worden de antwoorden op je vragen in het sollicitatieformulier bekeken. De volgende punten worden beoordeeld:

• Motivatie

• Inzicht en inzetbaarheid in de functie

• Eventuele relevante ervaring op het vlak van projectmanagement

Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke.

Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 7 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 7 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.

De selectiefase vindt plaats te Brussel op 9 mei 2018 (datum onder voorbehoud).

6.3 JURYGESPREK MET CASE, REDENEERTEST EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST

Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Dit wordt voorafgegaan door een redeneertest en een persoonlijkheidsvragenlijst.

Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

• Je visie op en inzicht in de functie

• Je motivatie en verwachtingen

• Je technische competenties

• Je persoonsgebonden competenties

• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie

Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 17 mei 2018 (datum onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN

Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KAN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 3 mei 2018.

Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur

• via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 27746.

• of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx

Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als:

• je het sollicitatieformulier gebruikt

• je je kandidatuur uiterlijk op 3 mei 2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs).

Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Xxxxx Xxx, tel. 00 000 00 00.

8 VRAGEN

Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Xxxx Xxxxxxxxx

Coördinator dienstverlening HR xxxx.xxxxxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx 0477 71 21 47

Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met:

Xxxx Xxx Xxxxxxx Selectieverantwoordelijke Xxxx.xxxxxxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx 0499 94 44 43

Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin juni 2018.

Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar xxxx.xxxxxxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer 27746.

10 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve zonder rangschikking aangelegd voor de functie van toegangsbeheerder HR-systemen bij het Agentschap Overheidspersoneel, die bestaat uit de lijst van geschikten.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als toegangsbeheerder HR-systemen. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.

Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van toegangsbeheerder HR-systemen bij het Agentschap Overheidspersoneel. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden.

Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.