VRIJWILLIGERSREGLEMENT
VRIJWILLIGERSREGLEMENT
van de vereniging
HET NEDERLANDSE RODE KRUIS
gevestigd te ’s-Gravenhage zoals vastgesteld
in de vergadering van de Ledenraad
van 11 juni 2022
Artikel 1 Doel en reikwijdte van het reglement
1. Dit Vrijwilligersreglement vormt in samenhang met het Vrijwilligersbeleid, de gedragscode, de Vrijwilligersovereenkomst en de uitgangspunten zoals vastgelegd in artikel 17 van de Statuten en artikel 11 van het Huishoudelijk reglement het formele kader voor iedereen die als Vrijwilliger actief is bij het Nederlandse Rode Kruis.
2. Meer specifiek regelt dit reglement de verhouding tussen enerzijds degene die als Vrijwilliger is toegelaten door het Rode Kruis, en anderzijds het Rode Kruis zelf.
3. Naast de Vrijwilliger kent het Rode Kruis een kring van betrokkenen die zich incidenteel op afroep voor of onder leiding van het Rode Kruis inzet, zoals de collectanten en degenen die zich hebben aangemeld via de website Ready2help. Deze betrokkenen zijn geen lid van het Rode Kruis en geen Vrijwilligers in de zin van de Statuten of dit reglement, tenzij zij zich ook als Vrijwilliger hebben aangemeld, maar worden waar wenselijk en mogelijk in de geest van dit reglement tegemoet getreden.
Artikel 2 Begripsbepalingen
1. In dit reglement worden begrippen gehanteerd die ook worden gebruikt in de Statuten. Een aantal daarvan dat veel gebruikt wordt in dit reglement wordt hieronder herhaald. Daarnaast worden een paar specifieke op dit reglement afgestemde begrippen ingevoerd. Indien wordt gesproken van:
a. het Rode Kruis, is bedoeld de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid, het Nederlandse Rode Kruis, gevestigd te ‘s-Gravenhage;
b. het Organisatieonderdeel: is bedoeld het organisatieonderdeel van het Rode Kruis waarvoor vrijwilliger werkzaam is, waaronder begrepen het Verenigingsbestuur, de Dagelijks Bestuurder, het district, de afdeling of de locatie (of namens één van hen de beroepsorganisatie) als genoemd in de vrijwilligersovereenkomst.
c. de Districtsmanager: is bedoeld de beroepskracht van het Rode Kruis die leiding geeft aan de operationele uitvoering van de werkzaamheden in het district.
d. Reglement, is bedoeld dit Vrijwilligersreglement;
e. Statuten, is bedoeld de statuten van het Rode Kruis;
f. Lid, is bedoeld een natuurlijk persoon van 16 jaar of ouder, die toegelaten is tot het lidmaatschap van het Rode Kruis, alsmede – tenzij kennelijk anders bedoeld – een Erelid, als genoemd in artikel 11 lid 2 van de Statuten;
g. Aspirant-lid, is bedoeld een Vrijwilliger die de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt en zich als Vrijwilliger actief inzet voor het Rode Kruis, als genoemd in artikel 11 lid 3 van de Statuten;
h. Vrijwilliger, is bedoeld een Lid of Aspirant-lid, dat heeft toegezegd en is aangenomen om zich buiten dienstbetrekking op basis van een Vrijwilligersovereenkomst in te zetten voor het Rode Kruis, als genoemd in artikel 17 van de Statuten;
i. Vrijwilligersovereenkomst, is bedoeld de overeenkomst die het Rode Kruis aangaat met een Vrijwilliger, inclusief de bijlage(n).
Artikel 3 Algemene voorwaarden voor het Vrijwilligerswerk
1. Indien degene die zich als Vrijwilliger aanmeldt nog geen lid of aspirant-lid is van het Rode Kruis, geldt aanmelding als Vrijwilliger tevens als aanmelding voor het lidmaatschap of het aspirant- lidmaatschap van het Rode Kruis.
2. Een Vrijwilliger is vrijgesteld van de betaling van contributie voor het lidmaatschap.
3. De Vrijwilliger verricht zijn taken ten behoeve van het Rode Kruis op vrijwillige basis.
4. De Vrijwilliger kan aanspraak maken op vergoeding van de door hem gemaakte onkosten overeenkomstig de binnen het Rode Kruis geldende richtlijnen voor onkostenvergoeding van Vrijwilligers.
5. De functie en taken van iedere Vrijwilliger worden in overleg met de betrokkene vastgesteld door de Districtsmanager of een daartoe door hem aangewezen persoon, overeenkomstig de binnen het Rode Kruis gehanteerde functie-, project- of taakomschrijving en in een Vrijwilligersovereenkomst vastgelegd.
6. De Districtsmanager draagt uitsluitend taken op die binnen de doelstelling van het Rode Kruis vallen en taken die voortvloeien uit de activiteiten van het Rode Kruis op basis van de geldende werkplannen.
7. De Vrijwilliger handelt overeenkomstig de aanwijzingen en richtlijnen die door of namens het Rode Kruis zijn gegeven.
8. a. De Districtsmanager of een daartoe door hem aangewezen persoon draagt er zorg voor dat aan de Vrijwilliger voldoende op de uitvoering van diens taken afgestemde hulpmiddelen en/of kledingartikelen ter beschikking worden gesteld.
b. De hulpmiddelen en/of kledingartikelen blijven eigendom van het Rode Kruis en moeten bij beëindiging van de activiteiten, de taken en/of de Vrijwilligersovereenkomst direct worden ingeleverd bij het Rode Kruis.
9. De Districtsmanager of een daartoe door hem aangewezen persoon:
a. informeert de Vrijwilliger over het Rode Kruis, haar grondbeginselen en haar gedragscode;
b. bereidt de Vrijwilliger voor op zijn taken;
c. begeleidt hem bij de uitvoering daarvan;
d. voert jaarlijks een voortgangsgesprek met de Vrijwilliger;
e. informeert de Vrijwilliger over de meld- en klachtenprocedure(s) van het Rode Kruis.
10. Het Rode Kruis verstrekt aan de Vrijwilliger:
a. periodieke (schriftelijke) informatie over de activiteiten van het Rode Kruis in het algemeen en van het organisatieonderdeel waar hij zijn activiteiten uitvoert in het bijzonder;
b. een e-mailadres voor gebruik ten behoeve van zijn functie en instructie over het gebruik van de social media-programma’s en -platforms waarvan het Rode Kruis voor en ten behoeve van de Vrijwilligers gebruik maakt.
Artikel 4 Opleidingen
1. Voordat een Vrijwilliger aan een activiteit van het Rode Kruis kan meedoen, moet hij voldoen aan de kennis- en vaardigheidsvoorwaarden die gelden voor de met hem afgesproken taken.
2. Een Vrijwilliger is verplicht het voor zijn functie en taken vereiste opleidingstraject, waaronder bijscholingsbijeenkomsten, te volgen en waar nodig met goed gevolg af te leggen en in overleg met de Districtsmanager of een daartoe door hem aangewezen persoon eventuele oefeningen bij te wonen.
3. Het Rode Kruis verplicht zich om tijdig alle introducties, opleidingen, cursussen, oefeningen en bijeenkomsten te organiseren, afgestemd op de door de Vrijwilliger te verrichten taken en zoveel mogelijk aansluitend op diens vaardigheden en ervaringen.
4. De opleidingskosten van de Vrijwilliger komen in beginsel voor rekening van het Rode Kruis. Er kunnen zich echter omstandigheden voordoen, zoals opgenomen in de met de Vrijwilliger overeengekomen studieovereenkomst, waardoor een Vrijwilliger een deel of het geheel van de kosten van zijn opleiding zelf dient te dragen of aan het Rode Kruis dient terug te betalen.
Artikel 5 Overleg
1. De Vrijwilliger neemt, zoveel als mogelijk is, deel aan het werkoverleg dat betrekking heeft op de activiteiten waaraan hij op grond van zijn takenpakket deelneemt.
2. Dit overleg heeft mede tot doel de Vrijwilliger de gelegenheid te geven zijn ideeën over en zijn ervaringen met het uitvoeren van zijn taken kenbaar te maken.
Artikel 6 Inhoud van de Vrijwilligersovereenkomst en verklaringen Vrijwilliger
1. In de Vrijwilligersovereenkomst worden concrete afspraken vastgelegd over:
a. de beschikbaarheid van de Vrijwilliger;
b. de inhoud van de taken;
c. de daarvoor verstrekte kleding en hulpmiddelen;
d. de opleidings- en praktijkeisen;
e. opleidingen;
f. de eventuele onkostenvergoedingen; en
x. xx xxxxxxxxxxx door de xxxxx.
2. De Vrijwilligersovereenkomst kan door partijen in onderling overleg worden aangepast naar gelang de afspraken over de werkzaamheden en de taken van de Vrijwilliger wijzigen. Deze wijzigingen dienen te worden vastgelegd, door beide partijen te worden ondertekend en als
bijlage “persoonlijke afspraken” aan de overeenkomst worden gehecht.
3. Door het ondertekenen van de Vrijwilligersovereenkomst:
a. geeft de Vrijwilliger aan de grondbeginselen, de doelstellingen, de gedragscode en de regelgeving van het Rode Kruis die voor zijn functioneren relevant is te kennen en te onderschrijven. Deze worden alle voor het aangaan van de overeenkomst met de Vrijwilliger besproken en toegelicht;
b. zegt de Vrijwilliger toe de taken die hij op zich heeft genomen naar beste kunnen te vervullen;
c. verklaart de Vrijwilliger het aantal afgesproken uren, inclusief de uren die nodig zijn voor zijn opleiding, beschikbaar te zijn voor het vervullen van zijn taken;
d. aanvaardt de Vrijwilliger dat in bijzondere omstandigheden, dit ter beoordeling van de Districtsmanager, een extra beroep op hem kan worden gedaan, aan welk beroep hij zoveel mogelijk gehoor zal geven.
4. De Vrijwilligersovereenkomst doet geen afbreuk aan de rechten en plichten die aan het lidmaatschap van het Rode Kruis zijn verbonden of aan de in verband hiermee toepasselijke wettelijke regelingen.
Artikel 7 Duur van de Vrijwilligersovereenkomst en gewenningsperiode
1. De Vrijwilligersovereenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit de Vrijwilligersovereenkomst blijkt dat het een taak van een eenmalig en/of tijdelijk karakter betreft.
2. De Vrijwilligersovereenkomst kent een wederzijdse gewenningsperiode van twee maanden. Deze periode wordt afgesloten met een evaluatiegesprek. De Vrijwilliger kan binnen deze periode zonder opgave van redenen en de Districtsmanager met opgave van redenen de Vrijwilligersovereenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen.
Artikel 8 Beëindiging van de Vrijwilligersovereenkomst door de Vrijwilliger na afloop van de gewenningsperiode
1. Na afloop van de gewenningsperiode kan de Vrijwilligersovereenkomst door de Vrijwilliger zonder opgave van redenen worden opgezegd, zo veel mogelijk met inachtneming van een opzeggingstermijn van twee maanden.
2. De Vrijwilliger zegt de overeenkomst op door een mondelinge en/of schriftelijke mededeling aan het Organisatieonderdeel waarvoor vrijwilliger werkzaam is. Deze mondelinge of schriftelijke opzegging wordt zo spoedig mogelijk door het Organisatieonderdeel waarvoor vrijwilliger werkzaam is schriftelijk aan de Vrijwilliger bevestigd, waarbij de Vrijwilliger de gelegenheid wordt geboden van een exitgesprek.
3. Is de Vrijwilliger vanwege bijzondere omstandigheden niet tot inachtneming van voormelde opzeggingstermijn in staat, dan zal in overleg met de Districtsmanager een regeling worden getroffen om de taken zo goed en zorgvuldig mogelijk af te ronden en/of over te dragen.
4. Opzegging van de vrijwilligersovereenkomst door het lid leidt tot opzegging van het (aspirant-
)lidmaatschap van het Rode Kruis, tenzij het een buitengewoon lid betreft (bij beëindiging van de vrijwilligerswerkzaamheden na een actieve periode van tien jaar kan de Vrijwilliger op eigen verzoek door de Dagelijks Bestuurder tot buitengewoon lid worden benoemd) of het een lid betreft dat ontheffing heeft verkregen voor het verrichten van vrijwilligerswerkzaamheden
Artikel 9 Schorsing en opzegging van de Vrijwilligersovereenkomst door de Districtsmanager
1. Een Vrijwilliger werkzaam in een District of Functionele organisatorische eenheid kan door de Districtsmanager onder schriftelijke opgave van redenen worden geschorst. Een vrijwilliger die werkzaam is op landelijk niveau, kan door de Dagelijks Bestuurder onder schriftelijke opgave van redenen worden geschorst.
2. Door een schorsing wordt een Vrijwilliger op non-actief gesteld. Een schorsing heeft tot doel om een nader onderzoek in te stellen naar de toedracht van het voorval dat aanleiding is geweest voor het besluit tot schorsing.
3. Tegelijkertijd met de mededeling van de schorsing aan de Vrijwilliger nodigt de Districtsmanager (dan wel de Dagelijks Bestuurder in geval van een vrijwilliger die werkzaam is op landelijk niveau) of een door de Districtsmanager of de Dagelijks Bestuurder daartoe aangewezen persoon de Vrijwilliger uit om hem de gelegenheid te geven zijn mening over de situatie en de schorsing kenbaar te maken. Dit kan mondeling of, bij gebreke van het vinden van een geschikte datum, schriftelijk. Bij het vaststellen van een datum houdt de Districtsmanager dan wel de Dagelijks Bestuurder of de daartoe aangewezen persoon rekening met de reguliere beschikbaarheid zoals deze door de Vrijwilliger voor de uitvoering van zijn Vrijwilligerstaken is opgegeven.
4. Indien een Vrijwilliger is geschorst, dient de Districtsmanager dan wel de Dagelijks Bestuurder zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen drie maanden na ingang van de schorsing onder schriftelijke opgave van redenen te besluiten:
a. hetzij tot opzegging van de Vrijwilligersovereenkomst, dat wil zeggen dat de Vrijwilliger wordt ontslagen;
b. hetzij tot opheffing van de schorsing, dat wil zeggen dat de Vrijwilliger weer actief wordt;
c. hetzij tot verlenging van de schorsing van de Vrijwilliger, dat wil zeggen dat de Vrijwilliger op non-actief blijft staan.
5. Bij gebreke van een tijdig besluit komt de schorsing te vervallen, zodat de Vrijwilliger weer aan de activiteiten kan deelnemen.
6. Een besluit tot verlenging van de schorsing kan eenmaal worden genomen. De schorsing kan daarbij worden verlengd voor ten hoogste drie maanden, ingaande op de dag waarop het besluit tot verlenging van de schorsing is genomen. Indien niet binnen de termijn van de verlenging tot opzegging van de Vrijwilligersovereenkomst of tot opheffing van de schorsing is besloten, vervalt de schorsing.
7. De Districtsmanager dan wel de Dagelijks Bestuurder kan de Vrijwilligersovereenkomst schriftelijk opzeggen als er sprake is van zodanige omstandigheden, van welke aard dan ook, dat van het Rode Kruis voortzetting van de Vrijwilligersovereenkomst in redelijkheid niet kan worden verlangd.
8. De Districtsmanager kan pas tot opzegging overgaan na voorafgaande instemming van het Districtsbestuur. De Dagelijks Bestuurder kan pas tot opzegging overgaan na voorafgaande instemming van de voorzitter van het Verenigingsbestuur.
9. Een opzegging doet het Rode Kruis onder duidelijke opgave van de omstandigheden die tot de opzegging hebben geleid en met vermelding van de mogelijkheid voor de Vrijwilliger om uiterlijk binnen vier weken daartegen beroep in te stellen bij het Geschillencollege van het Rode Kruis.
10. Opzegging van de vrijwilligersovereenkomst door het Rode Kruis leidt tot opzegging van het
(aspirant-)lidmaatschap van het Rode Kruis, tenzij het een buitengewoon lid of een lid dat ontheffing heeft verkregen voor het verrichten van vrijwilligerswerkzaamheden betreft.
Artikel 10 Klachten en meldingen
1. In geval van een verschil van mening, klacht of impasse kan een vrijwilliger terecht bij een vertrouwenspersoon van het Rode Kruis. Belangrijke elementen daarin zijn het openhouden of heropenen van de dialoog, de bemiddeling door een of meer niet direct bij de omstandigheid betrokken personen en de toepassing van het beginsel van hoor en wederhoor.
2. In geval van een melding op het gebied van integriteit, ongewenst gedrag, vermoedens van een misstand, arbeidsomstandigheden en veilig incidenten melden (VIM), moedigt het Rode Kruis de Vrijwilliger aan een melding te doen volgens de procedures die daarvoor gelden (link invoegen). Het belangrijkste doel hiervan is een veilig werkklimaat voor de beroepskrachten en vrijwilligers van het Rode Kruis en voor degenen met wie zij werken.
Artikel 11 Verzekeringen
1. Het Rode Kruis heeft ten behoeve van de Vrijwilligers de navolgende verzekeringen gesloten:
a. een gecombineerde ongevallen/schadeverzekering;
b. een aansprakelijkheidsverzekering;
c. een verzekering voor schade bij gebruik van eigen auto, indien en voor zover de Vrijwilliger deze gebruikt na een daartoe door of vanwege het Rode Kruis verkregen verzoek.
2. Naast deze verzekeringen is de Wet rechtspositionele voorzieningen rampbestrijders van toepassing op de Vrijwilligers Noodhulp. Deze wet voorziet in een uitkering bij overlijden, ziekte en blijvende invaliditeit ten gevolge van een ongeval overkomen tijdens de rampenbestrijdingsdienst.
Artikel 12 Rode Kruis-pas
1. Het Rode Kruis kent een identiteitspas, de Rode Kruis-pas, die ter beschikking kan worden gesteld. Voor een aantal Vrijwilligersfuncties is deze pas verplicht.
2. De Rode Kruis-pas is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar.
3. De Rode Kruis-pas blijft eigendom van het Rode Kruis en moet bij beëindiging van de activiteiten, de taken en/of de Vrijwilligersovereenkomst direct worden ingeleverd bij het Organisatieonderdeel waar de Vrijwilliger werkzaam is.
Artikel 13 Vrijwilligersadministratie
De gegevens en functie van de Vrijwilliger, voor zover van belang voor het functioneren als Vrijwilliger, zijn opgenomen in de Vrijwilligersadministratie van het Rode Kruis. Op het beheer van en de verwerkingen in de Vrijwilligersadministratie is het informatiebeveiligingsbeleid van het Rode Kruis van toepassing en gelden voorts de bepalingen zoals opgenomen in artikel 15.
Artikel 14 Geheimhoudingsplicht
1. De Vrijwilliger is tegenover derden verplicht tot geheimhouding van alles waarvan hij redelijkerwijs kan begrijpen dat dit hem als Vrijwilliger in vertrouwen is medegedeeld.
2. Schending van de geheimhoudingsplicht, waaronder tevens de geheimhoudingsplicht met betrekking tot persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 15, kan leiden tot de opzegging van de Vrijwilligersovereenkomst door het Rode Kruis.
3. Deze plicht tot geheimhouding vervalt niet door beëindiging van het Vrijwilligerschap.
Artikel 15 Persoonsgegevens
1. Het Rode Kruis verwerkt persoonsgegevens van de Vrijwilliger om uitvoering te geven aan de vrijwilligersovereenkomst, de wettelijke verplichtingen die het Rode Kruis heeft en ten behoeve van het gerechtvaardigde belang van het Rode Kruis.
2. Het Rode Kruis vraagt schriftelijke toestemming van de Vrijwilliger wanneer zij persoonsgegevens van de Vrijwilliger wil verwerken en één van de in lid 1 genoemde grondslagen niet van toepassing is.
3. Het Rode Kruis informeert de Vrijwilliger over de wijze waarop het Rode Kruis met de persoonsgegevens van de Vrijwilliger omgaat met het privacy statement zoals gepubliceerd op intranet, de website en/of als bijlage toegevoegd bij dit reglement.
4. Met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, waaronder de doorgifte van persoonsgegevens aan een derden en de instructies met betrekking tot de beveiliging van de persoonsgegevens, zal de Vrijwilliger uitsluitend handelen op basis van de instructie van het Rode Kruis.
5. Op alle persoonsgegevens die de Vrijwilliger in het kader van zijn functie verwerkt rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. De Vrijwilliger zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
6. In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek zal de Vrijwilliger het Rode Kruis direct, dan wel binnen 24 uur na het plaatsvinden van het lek, daarover infomeren via het e-mailadres: xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.
7. In de bijlage bij dit vrijwilligersreglement zijn de termijnen vastgesteld voor het bewaren en wissen van gegevens van de Vrijwilliger.
Artikel 16 Slotbepaling
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de Dagelijks Bestuurder.
BIJLAGE
Bewaartermijnen persoonsgegevens Vrijwilligers
Om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is, heeft het Rode Kruis termijnen vastgesteld voor het bewaren en wissen van gegevens van de Vrijwilligers. In deze bijlage zijn deze bewaartermijnen weergegeven. Voorts gelden bij de verwerking van de
persoonsgegevens de volgende uitgangspunten:
a. Als de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, worden deze verwijderd, tenzij er een (wettelijke) verplichting is om deze te bewaren. Voor financiële gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar;
b. Als de Vrijwilliger toestemming heeft gegeven om zijn gegevens voor een bepaald doel langer te bewaren, dan mag het Rode Kruis die gegevens voor dat doel bewaren, maar weer alleen zolang het Rode Kruis deze ook echt nodig heeft;
c. Gegevens van historisch, wetenschappelijk of algemeen belang mogen onbeperkt bewaard worden in een speciaal archief, mits goed beveiligd tegen ongeoorloofde inzage.
Onderwerp | Minimale termijn (wettelijk) | Maximale termijn | Ingangsdatum termijn | Gehanteerde termijn |
Aanmelding/sollicitatie | - | 4 weken | Na afwijzing of | 4 weken bij |
toelating | afwijzing, 2 | |||
jaar na einde | ||||
VOK bij | ||||
toelating | ||||
NAW, contactgegevens | - | 2 jaar | Na einde VOK | 2 jaar |
Foto’s, beeldmateriaal | - | onbepaald | Na einde VOK | Uitsluitend met toestemming |
Vrijwilligersovereenkomst (VOK) | - | 2 jaar | Na einde VOK | 2 jaar |
Kopie ID | - | - | - | - |
Kopie VOG | - | 2 jaar | Na einde VOK | 2 jaar |
Persoonlijke afspraken | - | 2 jaar | Na einde VOK | 2 jaar |
Correspondentie | - | 2 jaar | Na einde VOK | 1 jaar, tenzij langer noodzakelijk |
Gespreksverslagen | - | 2 jaar | Na einde VOK | 2 jaar |
Declaraties, financiële gegevens | 7 jaar | Datum document/transactie | 7 jaar | |
Incidenten | 5 jaar | Na einde VOK | 5 jaar | |
Geschillen | 5 jaar | Na einde VOK | 5 jaar |