Algemene Voorwaarden

Algemene Voorwaarden

Artikel 1 - Inleiding

1. Onderhavige Algemene Voorwaarden (AV) zijn van toepassing op de totstandkoming, de interpretatie en de uitvoering van elke overeenkomst tussen de NV Roots, hierna ROOTS genoemd, met maatschappelijke zetel gelegen te 0000 Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxx 000, met ondernemingsnummer 0454.062.146, RPR Antwerpen, afd. Antwerpen, en de opdrachtgever en tevens op elke offerte uitgebracht door ROOTS.

2. Door het plaatsen van een bestelling of aanvaarden van een offerte erkent de opdrachtgever kennis genomen te hebben van deze voorwaarden en deze algemene voorwaarden te aanvaarden.

3. Eventuele afwijkingen op de AV zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn aanvaard door XXXXX. De toepasselijkheid van algemene dan wel specifieke (inkoop)voorwaarden van de opdrachtgever wordt hierbij uitdrukkelijk door ROOTS van de hand gewezen.

4. Afstand van enig recht uit de AV wordt niet vermoed, maar kan enkel blijken uit een uitdrukkelijke schriftelijke bevestiging van afstand door ROOTS.

5. De rechtsverhoudingen onder toepassing van de AV worden uitsluitend geregeld door het Belgisch recht.

6. Geschillen kunnen enkel worden beslecht door de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen.

Artikel 2 - Totstandkoming van de overeenkomst

1. De overeenkomst tussen ROOTS en de opdrachtgever komt tot stand a) als ROOTS voorafgaandelijk een offerte voor uitvoering heeft bezorgd aan de opdrachtgever, op het moment dat de opdrachtgever zijn onvoorwaardelijke instemming met deze offerte schriftelijk en binnen de gestelde termijn aan ROOTS heeft bezorgd, b) in geval van bestelling door de opdrachtgever zonder voorafgaande offerte door ROOTS, op het moment dat ROOTS deze bestelling onvoorwaardelijk aanvaardt en die aanvaarding schriftelijk aan de opdrachtgever heeft bezorgd.

2. Offertes kunnen gewijzigd of ingetrokken worden door ROOTS zolang ROOTS geen schriftelijke bevestiging van deze offerte heeft ontvangen.

Artikel 3 - Uitvoering

1. In verband met de continuïteit van de werkzaamheden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst zal de opdrachtgever één (of meerdere) contactpers(o)on(en) aanwijzen die voor de duur van de werkzaamheden van ROOTS als zodanig zal (zullen) fungeren. Een contactpersoon van de opdrachtgever zal beschikken over de nodige ervaring, specifieke materiekennis, inzicht in de gewenste doelstellingen van de opdrachtgever, en beslissingsbevoegdheid. Indien deze persoon niet de kwalificaties heeft die redelijkerwijs gezien de aard van de opdracht verwacht mag worden, houdt ROOTS zich het recht voor de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, na aanmaning en eenvoudige kennisgeving door ROOTS, zonder gehouden zijn tot enige schadevergoeding, totdat de opdrachtgever betrokken persoon heeft vervangen door iemand met de juiste kwalificaties.

2. De opdrachtgever moet ROOTS, tijdig en kosteloos, voorzien van alle gegevens en informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, waaronder in elk geval begrepen: technische gegevens, computertoepassingen, computerbestanden, documentatie, testgegevens, werkbeschrijvingen en/of overige relevante zaken. De opdrachtgever staat in voor, en garandeert de juistheid van die hiervoor bedoelde gegevens en informatie. De opdrachtgever is voorts verantwoordelijk voor, en aanvaardt het risico van, mogelijke problemen en/of aanspraken voortvloeiende uit de inhoud, nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van de verstrekte gegevens, informatie, en materialen.

3. Indien voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijke informatie niet, niet tijdig, of niet overeenkomstig de afspraken, ter beschikking wordt gesteld aan ROOTS, of indien de opdrachtgever en/of haar leveranciers op andere wijze niet aan haar verplichtingen voldoet respectievelijk voldoen, inbegrepen maar niet uitsluitend, het niet afdoende meewerken en/of inzetten, heeft ROOTS het recht de nakoming van haar verplichtingen op te schorten, na aanmaning en eenvoudige kennisgeving door ROOTS, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden kan worden.

4. Indicaties van leveringstermijnen zijn gebaseerd op de ten tijde van de overeenkomst geldende werkomstandigheden en tijdige aanlevering van materialen, documenten en/of werkinstructies. Indien vertraging ontstaat ten gevolge van wijzigingen in genoemde omstandigheden en/of ten gevolge van niet tijdige levering van materialen, documenten en/of werkinstructies van leveranciers waarvan ROOTS en/of de opdrachtgever zich bedient, wordt de levertermijn voor zover nodig verlengd en/of vervalt deze tijdelijk, dit zonder dat de rechten van ROOTS vervallen, zoals hierboven uiteengezet.

5. Indien en voor zover een overeenkomst voor een vaste prijs of voor een bepaald werk wordt aangegaan, dan geldt dat alleen de werkzaamheden worden uitgevoerd die zijn opgenomen in de overeenkomst. Alles wat aan ROOTS gevraagd wordt en de offerte overstijgt, zal na een aanvullende mededeling worden uitgevoerd door ROOTS en kan uitgevoerd worden in regie, onverminderd het recht van ROOTS om een andere offerte op te stellen.

6. De opdrachtgever aanvaardt dat door werkzaamheden als bedoeld in voorgaande paragraaf het overeengekomen of verwachte tijdstip van voltooiing van de dienstverlening en de wederzijdse verantwoordelijkheden van de opdrachtgever en ROOTS kunnen worden beïnvloed. Het feit dat zich tijdens de uitvoering van de overeenkomst (de vraag naar) meerwerk voordoet, is voor de opdrachtgever nimmer grond voor opzegging of ontbinding van de overeenkomst.

Artikel 4 - Prijzen en betalingen

1. Tenzij anders overeengekomen worden de prestaties uitgevoerd in regie en als dusdanig op het einde van iedere kalendermaand afgerekend.

2. Tenzij anders overeengekomen zijn alle prijzen en tarieven aangegeven in euro’s, exclusief van overheidswege opgelegde heffingen, zoals de BTW. Jaarlijks is ROOTS gerechtigd voor haar diensten de prijzen en tarieven te verhogen aan de hand van objectieve maatstaven die de reële kosten vertegenwoordigen: de prijzen volgen het landsgemiddelde van de refertelonen voor de Agoria-sectoren; als basis gelden de prijzen op de dag van ondertekening van de overeenkomst.

3. Alle facturen moeten door de opdrachtgever betaald worden binnen 30 (dertig) dagen na factuurdatum, tenzij anders is overeengekomen. Bij gebreke van betaling binnen de betalingstermijn a) is de opdrachtgever zonder voorafgaande ingebrekestelling, op het openstaande bedrag een jaarlijkse intrest verschuldigd van 10%); b) tevens zal het verschuldigde bedrag automatisch, zonder voorafgaande aanmaning vermeerderd worden met een forfaitaire en onverminderde schadevergoeding gelijk aan 15% van het verschuldigde, met een minimum van 250 euro; c) dit alles onder voorbehoud van het recht van ROOTS om eventueel aanvullende schadevergoeding(en) van de opdrachtgever te vorderen, daaronder mede begrepen de in alle redelijkheid gemaakte (buiten)gerechtelijke kosten. Bij wanbetaling heeft ROOTS het recht om onmiddellijk haar prestaties op te schorten en indien opdrachtgever navolgend in gebreke blijft, de overeenkomst te ontbinden.

4. De opdrachtgever stemt ermee in dat ROOTS haar facturen digitaal per email uitreikt.

5. Prijzen van licenties voor software van derden zijn, behoudens anders vermeld, niet inbegrepen en vallen nooit onder de verantwoordelijkheid van ROOTS; in voorkomend geval worden deze apart gefactureerd.

6. De levering gebeurt wanneer software of andere realisaties van ROOTS conform de afspraken ter beschikking gesteld worden van de opdrachtgever of wanneer ROOTS de klant ter kennis geeft dat deze software en andere realisaties ter beschikking werden gesteld. Vanaf de datum van levering gaat een periode in van 10 werkdagen gedurende welke de opdrachtgever klachten kan formuleren over de geleverde prestaties of applicaties. Behoudens in geval gemotiveerde klachten of protesten in die periode worden de prestaties geacht te zijn aanvaard.

Artikel 5 - Intellectuele eigendomsrechten

1. Tenzij voorafgaand en schriftelijk anders wordt overeengekomen, blijft ROOTS eigenaar van de software, inclusief de broncode, die gecreëerd wordt in het kader van de overeenkomst.

2. Op simpel verzoek zal ROOTS aan de opdrachtgever een kopie bezorgen van de broncode.

3. Tenzij voorafgaand en schriftelijk anders wordt overeengekomen, zal de opdrachtgever een wereldwijd, eeuwigdurend, niet-exclusief, niet- overdraagbaar en royalty-vrij gebruiksrecht genieten op de software inclusief de broncode, die gecreëerd wordt in het kader van de overeenkomst - evenwel pas na de volledige betaling van alle facturen die ermee verband houden.

4. De opdrachtgever erkent dat de door ROOTS geleverde software niet gepubliceerde technische handelsgeheimen (knowhow) bevat en aldus waardevolle intellectuele eigendom is van ROOTS. De opdrachtgever mag de broncode van de software en niet gepubliceerde kennis over het functioneren van de software en de gebruikte algoritmes niet doorgeven aan derden, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van ROOTS.

5. De opdrachtgever kan de door ROOTS geleverde software niet commercialiseren zonder voorafgaande schriftelijke toelating van ROOTS.

6. ROOTS garandeert dat het kan documenteren dat de software als gevolg van een eigen creatief proces tot stand is gekomen.

7. De opdrachtgever garandeert dat geen rechten van derden zich verzetten tegen de beschikbaarstelling aan ROOTS van apparatuur, programmatuur, voor websites bestemd materiaal (beeldmateriaal, tekst, muziek, domeinnamen, logo’s, hyperlinks enzovoort), databestanden of andere materialen, waaronder ontwerp materiaal, met het doel van gebruik, bewerking, installatie of incorporatie (bijvoorbeeld in een website of ontwerp). De opdrachtgever vrijwaart ROOTS tegen elke aanspraak van een derde die gebaseerd is op de bewering dat zodanig beschikbaar stellen, gebruik, bewerken, installeren of incorporeren inbreuk maakt op enig recht van die derde.

Artikel 6 - Geheimhouding

1. Informatie en/of documentatie is vertrouwelijk indien deze ofwel als zodanig door de ene partij is aangemerkt, dan wel de andere partij anderszins weet of kan vermoeden dat informatie en/of documentatie vertrouwelijk is.

2. Partijen, en hun personeelsleden, zullen vertrouwelijke informatie (onder meer, maar niet uitsluitend, wat betreft personeel, klanten, prospecten, tarieven, knowhow of producten van de wederpartij) die is verkregen of ter beschikking gesteld door de andere partij uitsluitend gebruiken overeenkomstig het bepaalde in de overeenkomst en deze niet direct of indirect aan derden

verstrekken, of daartoe toestemming geven, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij. Partijen, en hun personeelsleden, zullen voorts alle benodigde voorzorgsmaatregelen nemen om deze te beschermen tegen ongeautoriseerd gebruik en openbaarmaking.

3. Het gestelde in dit artikel geldt niet indien een partij vertrouwelijke informatie krachtens rechterlijke uitspraak of beschikking van overheidswege openbaar moet maken.

4. Partijen zullen na beëindiging van de overeenkomst alle vertrouwelijke informatie, of informatie waarvan zij kunnen of zouden kunnen vermoeden dat deze vertrouwelijk is, tegenover derden geheim houden. Voorts dragen de partijen er zorg voor dat de hierboven bedoelde vertrouwelijke informatie onverwijld na beëindiging vernietigd wordt.

5. Hetgeen in voorgaande paragrafen van dit artikel is bepaald, is van overeenkomstige toepassing op de periode van voor de totstandkoming van de overeenkomst.

6. ROOTS heeft het recht de merknaam, handelsnaam en/of beeldmerken van de opdrachtgever te gebruiken op haar website, of in commercieel materiaal, om aan te geven dat ROOTS voor de opdrachtgever (een) oplossing(en) heeft gerealiseerd. Daartoe verleent de opdrachtgever hierbij haar toestemming en/of gebruiksrecht (licentie).

7. Elke partij blijft te allen tijde aansprakelijk voor (de opslag van) zijn eigen gegevens.

Artikel 7 - Beveiliging persoonsgegevens

1. In de mate dat ROOTS het beheer op zich neemt van applicaties die uitsluitend bestemd zijn voor de verwerking van persoonsgegevens, zal ROOTS uitsluitend optreden als verwerker in de zin van VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (algemene verordening gegevensbescherming). XXXXX zal nooit optreden als verantwoordelijke voor de verwerking.

2. Het sluiten van een afzonderlijke gegevensverwerkingsovereenkomst kan gebeuren indien dit noodzakelijk wordt geacht voor de uitvoering van de hoofdovereenkomst tussen ROOTS en de opdrachtgever. Deze overeenkomst wordt opgemaakt volgens het sjabloon van ROOTS, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van ROOTS.

3. Op bepaalde aspecten van de (technische) gegevensverwerking heeft ROOTS geen of onvoldoende invloed, onder meer wat betreft internet of mobiele communicatie (via smartphones). De configuratie van hardware en software kan daarom niet in alle omstandigheden worden gegarandeerd, zo bijvoorbeeld als gevolg van misdrijven van (computer)criminelen, zoals hackers, phishing of de installatie van spyware.

Artikel 8 - Overdracht rechten en verplichtingen, onderaanneming

1. De opdrachtgever is niet gerechtigd rechten en verplichtingen aan een derde over te dragen, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van ROOTS. De toestemming als hiervoor bedoeld kan door ROOTS niet op onredelijke gronden worden geweigerd.

2. ROOTS is gerechtigd bij de uitvoering van de opdracht gebruik te maken van derden, ongeacht of dat geschiedt op grond van onderaanneming of inhuur van personeel. XXXXX zal daarbij de geheimhoudingsverplichting zoals in het respectievelijke artikel is bepaald opleggen aan deze derden.

3. ROOTS is gerechtigd om alle, in het kader van de overeenkomst verworven, rechten en plichten zonder enige aanvullende beperking aan derden over te dragen. Zij informeert de opdrachtgever hierover zo spoedig en duidelijk mogelijk.

4. De opdrachtgever kan ROOTS vragen om namens haar op te treden bij, bijvoorbeeld het verstrekken van opdrachten aan derde leveranciers. Deze opdrachten worden voor rekening en risico van de opdrachtgever uitgevoerd. In zulks geval heeft ROOTS het recht om pas met die werkzaamheden aan te vangen als zij van de opdrachtgever een schriftelijke (bijzondere) volmacht heeft ontvangen. De opdrachtgever verklaart en aanvaardt gebonden te zijn aan de (algemene) voorwaarden van de desbetreffende derde leverancier.

Artikel 9 - Toerekenbare en niet-toerekenbare tekortkomingen

1. De totale aansprakelijkheid van ROOTS wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst of uit enige andere hoofde, daaronder uitdrukkelijk ook begrepen iedere tekortkoming in de nakoming van een met de opdrachtgever overeengekomen garantieverplichting, is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de voor die overeenkomst bedongen en door de opdrachtgever daadwerkelijk betaalde prijs exclusief BTW. Indien de overeenkomst hoofdzakelijk een duurovereenkomst is, is de aansprakelijkheid beperkt tot hetgeen door ROOTS in het kader van die overeenkomst in de twee (2) maanden aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan de opdrachtgever, exclusief BTW, in rekening is gebracht en daadwerkelijk door de opdrachtgever is betaald. In geen geval zal de totale aansprakelijkheid van ROOTS voor directe schade, uit welke hoofde dan ook, meer bedragen dan EUR 40.000 (veertig duizend euro) voor een schadeveroorzakende gebeurtenis, waarbij een reeks opvolgende schadeveroorzakende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

2. De aansprakelijkheid van ROOTS voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door

bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van afnemers van de opdrachtgever, schade verband houdende met het gebruik van door de opdrachtgever aan ROOTS voorgeschreven zaken, werkwijzen, materialen of programmatuur van derden en schade verband houdende met de inschakeling van door de opdrachtgever aan ROOTS voorgeschreven toeleveranciers is uitgesloten. Eveneens is uitgesloten de aansprakelijkheid van ROOTS wegens verminking, vernietiging of verlies van gegevens of documenten.

3. Tenzij nakoming door ROOTS blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van ROOTS wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst slechts indien de opdrachtgever ROOTS onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de remediëring van de tekortkoming wordt gesteld, en ROOTS ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van zijn verplichtingen. De ingebrekestelling moet een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming bevatten, zodat ROOTS in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.

4. Iedere vordering tot schadevergoeding tegen ROOTS vervalt door het enkele verloop van drie (3) maanden na het ontstaan daarvan of zoveel eerder door verval van rechten op grond van de wet.

5. Het bepaalde in dit artikel, alsmede alle andere beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid genoemd in deze AV, gelden mede ten gunste van alle (rechts)personen waarvan ROOTS zich bij de uitvoering van de overeenkomst bedient.

6. ROOTS is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan haar schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het algemeen geldende opvattingen voor haar rekening komt of moet komen. Indien ROOTS zich ten gevolge de opdrachtgever op overmacht beroept, zal ROOTS de opdrachtgever hieromtrent zo spoedig mogelijk, evenwel binnen een redelijke termijn, schriftelijk in kennis stellen.

7. Onder een niet toerekenbare tekortkoming (overmacht) voor ROOTS wordt in elk geval begrepen het niet naar behoren kunnen nakomen door ROOTS van haar verplichtingen ten gevolge van (langdurige) ziekte, stakingen, verkeersstremmingen, verlies van data en documenten, stroomstoringen, verlate aanlevering van materialen en/of diensten, terrorisme, hacking zulks ongeacht of deze omstandigheid gelegen is of plaatsvindt bij ROOTS zelf of bij haar leverancier(s), ongeschiktheid van materialen, programmatuur en/of apparatuur waarvan het gebruik door de opdrachtgever aan ROOTS is voorgeschreven.

8. Overmacht in hoofde van de opdrachtgever schorst de overeenkomst zolang de uitvoering van deze overeenkomst onmogelijk is geworden. Zij vormt niet automatisch een grond tot beëindiging van de overeenkomst. Slechts indien een overmachtsituatie langer dan zestig (60) dagen heeft geduurd en de opdrachtgever ROOTS schriftelijk in gebreke heeft gesteld, heeft de opdrachtgever het recht om de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te beëindigen middels kennisgeving door aangetekend schrijven, zonder dat ROOTS tot enige schadevergoeding is gehouden. Hetgeen reeds ingevolge de overeenkomst is gepresteerd wordt alsdan pro rato afgerekend.

Artikel 10 - Programmatuur derde leveranciers

1. Onverminderd de overige bepalingen uit deze AV zijn de navolgende paragrafen van toepassing als de opdracht gedeeltelijk of geheel bestaat uit het leveren van programmatuur van derde leveranciers, ongeachte de wijze waarop die programmatuur wordt geleverd.

2. ROOTS treedt in het geval in voorgaande paragraaf bedoeld op als bemiddelaar bij het tot stand komen van de (licentie)overeenkomst tussen de derde leverancier en de opdrachtgever. De opdrachtgever aanvaardt de bedoelde voorwaarden van die desbetreffende derde leverancier.

3. ROOTS is niet verantwoordelijk voor eender welke tekortkoming in de overeenkomst met een derde leverancier noch voor niet-comptabiliteit van de overeenkomst met andere overeenkomsten of programmatuur van de opdrachtgever. ROOTS is ook niet verantwoordelijk voor onderhoud en support, hiervoor moet de opdrachtgever zelf bij derde leverancier een overeenkomst afsluiten, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 11 - Niet-afwerving van medewerkers

1. Gedurende de looptijd van de overeenkomst, alsook een periode tot 3 jaren na de beëindiging van deze overeenkomst (om welke reden dan ook), is het de partijen verboden om zelf of door middel van een met deze partij verbonden of geassocieerde vennootschap, enig personeelslid of zelfstandig medewerker van de andere partij in dienst te nemen of hiermee een zelfstandige samenwerking aan te gaan, ongeacht wie het initiatief tot dergelijke indienstneming of zelfstandige samenwerking neemt.

2. In geval van schending van deze clausule heeft de benadeelde partij, onverminderd de mogelijkheid om grotere reële schade te vorderen, het recht op een forfaitaire door beide partijen begrote schadevergoeding van EUR

50.000 (vijftigduizend euro).