REGIECYCLUS WERPT VRUCHTEN AF

THEMA: INTEGRAAL FM / REGIE

Contract- en leveranciersmanagement bij DNB

REGIECYCLUS WERPT VRUCHTEN AF

Sinds 2014 is de afdeling Facilitair Management van De Nederlandsche Bank een regieorganisatie. In de organisatie is contract- en leveranciersmanagement als functie belegd. Het formeel inrichten van de functie heeft geleid tot risico- beheersing, kostenbeheersing, contractnaleving, verbeterde kwaliteit, meer

transparantie, een blijvende ‘fit’ van vraag en aanbod en meer tijd, vertrouwen en loyaliteit.

DOOR XXXXXX XXXXXXXXXXX-XXXXXXXX EN XXXXXXXXX XXXXXXXXX*

B

innen de afdeling Facilitair Manage- ment (FMA) wordt sinds 2016 contract- en leveranciersma- nagement toegepast

aan de hand van de regiecyclus. Het doorlopen van alle fases van de regiecyclus - waarbij de om- schreven doelstellingen en resultaten per fase moeten zijn voltooid voordat overgegaan wordt naar de volgende fase - leidt tot een goede en transparante en doordachte wijze van organiseren van contract- en leveranciersmanagement.

AANLEIDING

Aanleiding voor het ontwikkelen van de regiecy- clus was het gevoel dat er soms onvoldoende zicht was op bestaande en nieuwe dienstverleningscon- cepten en dat de kennis van innovaties en ontwik- kelingen in de markt niet altijd up to date was.

Het gevolg kon zijn dat bij een aanbesteding een Plan van Eisen werd opgeleverd waarbij de ge- vraagde dienstverlening en de (toekomstige) ver- wachtingen van opdrachtgever en interne klant

niet optimaal op elkaar waren afgestemd. Tegelijk moest eventueel onrechtmatig handelen voorko- men worden, dit omdat DNB Europees aanbeste- ding plichtig is.

Om het proces te versnellen werd vervolgens van- uit de bestaande gecontracteerde dienstverlening een Programma van Eisen (PvE) opgesteld. An- ders gezegd: het PvE van het lopende contract werd geactualiseerd. Maar dit leidde niet altijd tot de optimale afstemming tussen ‘vraag’ en ‘aanbod’. Ook kon het gebeuren dat innovaties en nieuwe ontwikkelingen onvoldoende werden meegenomen in de nieuw gecontracteerde dienst- verlening.

DOELSTELLING

Om aan deze situatie een einde te maken werd de volgende doelstelling op het gebied van contract- en leveranciersmanagementmethode geformuleerd: “Het inrichten van een methode met onderliggende processen ten einde contract- en leveranciersma- nagementactiviteiten op een transparante en ge- structureerde wijze te laten plaatsvinden”.

16 | FACTO MAGAZINE | 12 2017

REGIECYCLUS

Dit leidde tot de introductie van een regiecyclus. Deze cyclus, mede tot stand gekomen met input van collega-contract- en leveranciersmanagers, bevat een aantal stappen die doorlopen moeten worden om het proces van contract- en leveran- ciersmanagement goed uit te voeren en te borgen. Van elke fase in de cyclus is een aantal zaken om- schreven: doel van de fase, gewenst resultaat of het op te leveren product aan het einde van de fase.

Tevens is per fase inzichtelijk gemaakt welke units hierin betrokken zijn voor het leveren van input.

C D G

E

B

Fase A en B vinden gelijktijdig en continu tijdens de gehele regiecyclus plaats. Met de input van beide fases wordt een visiedocument opgesteld dat richting geeft aan de volgende fases en nader ingaat op de gevolgen voor het te voeren beleid.

Fase C - Voorbereiding

In deze fase wordt een business case opgesteld en wordt informatie verzameld om tot een concept- programma van eisen te komen.

Na afloop van deze fase moet een business case zijn afgerond. Op basis van deze business case wordt besloten of een product of dienst aanbe- steed zal worden.

Fase D - Aanbesteden en contracteren

Deze fase heeft als doel om door middel van een (Europese) aanbesteding te komen tot een onder-

B tekend contract binnen budget en tijd.

Fase E - Implementeren

Het uitfaseren van een aflopend contract en het

A implementeren van een nieuw contract staat cen-

traal in deze fase. Deze fase wordt afgerond als de

A F contractimplementatie is voltooid en is overge- dragen aan de unit Contract- en leveranciersma- nagement.

Figuur 1: De regiecyclus zoals die bij afdeling Faci- litair Management van DNB wordt gebruikt voor het contract- en leveranciersmanagement.

TOELICHTING OP FASES VAN DE REGIECYCLUS

Fase A - Marktoriëntatie (extern)

In deze fase staat het verzamelen van kennis en informatie over de markt, producten/diensten, leveranciers en andere opdrachtgevers centraal. De verzamelde kennis wordt opgeslagen in een centraal oriëntatiedocument.

Fase B - Klantoriëntatie (intern)

In deze fase gaat het om het inzichtelijk maken van de interne klantbehoeften en het op de hoog- te blijven van (beleids)ontwikkelingen binnen DNB.

‘Het doorlo- pen van de regiecyclus leidt tot be- ter organise- ren van con- tract- en leveranciers- management’

Fase F - Contract- en leveranciersmanagement Doelstelling in deze fase is het optimaal laten ren- deren van een contract, onder andere door regu- liere overleggen met leveranciers en monitoring van de te leveren prestaties. Het resultaat waarop gestuurd wordt is een tevreden opdrachtgever, klant en leverancier.

Fase G - Evaluatie

In deze fase wordt door alle contractbetrokkenen geëvalueerd en wordt vastgesteld of het lopende contract voldoende rendeert en/of nog nodig is. Gezamenlijk wordt besloten of een contract wordt voortgezet (indien verlenging binnen het contract is vastgelegd en mogelijk is) of beëindigd moet worden.

De regiecyclus wordt binnen FMA ruim een half

jaar toegepast en blijkt een goed stuurmiddel om >>

17

THEMA: INTEGRAAL FM / REGIE

clus-methodiek van FMA verder te optimaliseren zodat deze DNB-breed toepasbaar is.

Tevens wordt onderzocht of een softwarepakket hierbij het proces van contract- en leveranciers- management kan ondersteunen. <<

tijdig de juiste acties in gang te zetten, zodat na elke fase de juiste resultaten behaald worden.

BELANG ONDERKEND

DNB-breed wordt het belang van contract- en le- veranciersmanagement ook onderkend en is on- dertussen een project opgestart om de regiecy-

‘Het blijkt een goed stuurmiddel om tijdig de juiste acties in gang te zetten’

* Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx en Xxxxxx Xxxxxxxxxxx- Xxxxxxxx zijn beide Contract- en leveranciersma- nager bij de afdeling Facilitair Management bij De Nederlandsche Bank.

i

Ő

i

ů

i

Ğ

ǀ

Ě

X

X

x

Đ

Ğ

Ś

ƚ

Ŷ

18 | FACTO MAGAZINE | 12 2017