ROTTERDAM-RIJN PIJPLEIDING PRIVACYVERKLARING

ROTTERDAM-RIJN PIJPLEIDING PRIVACYVERKLARING

1 Inleiding

Rotterdam-Rijn Pijpleiding (RRP, hierna ook aangeduid als: ‘wij’, ‘ons’ of 'onze’) exploiteert een pijpleidingsysteem voor het transport van ruwe olie en olieproducten. In het kader van onze activiteiten verzamelen, bewaren en gebruiken wij persoonsgegevens en/of worden die gegevens anderszins door ons verwerkt. Op basis van de wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming (waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming) worden wij aangemerkt als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ met betrekking tot de persoonsgegevens die wij in dat kader van u verwerken.

RRP begrijpt dat u hecht aan uw privacy en dat u graag wilt weten op welke wijze uw persoonsgegevens worden gebruikt. Wij respecteren en waarderen uw privacy en verzamelen en gebruiken persoonsgegevens uitsluitend op de wijze en voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring staan beschreven, zulks met inachtneming van onze verplichtingen en uw rechten ingevolge de geldende wet- en regelgeving.

2 Wie zijn wij

N.V. Rotterdam-Rijn Pijpleiding Maatschappij, statutair gevestigd te Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27059206, kantoorhoudende aan de Butaanweg 215 te (3196 KC) Vondelingenplaat Rotterdam.

3 Wat valt er onder deze Privacyverklaring en wiens persoonsgegevens verwerken wij? Deze Privacyverklaring is bedoeld om ervoor te zorgen dat wij voldoen aan de Europese privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Deze Privacyverklaring is van belang voor eenieder wiens persoonsgegevens wij in het kader van onze (bedrijfs)activiteiten verwerken, waaronder mede begrepen:

• grondeigenaren op wier terrein onze pijpleidingen zich bevinden;

• bestuurders, bevoegde vertegenwoordigers, werknemers en/of (overige) contactpersonen van onze huidige en voormalige contractpartners, leveranciers, gelieerde ondernemingen en zakenpartners;

• bestuurders, bevoegde vertegenwoordigers, werknemers en/of (overige)

contactpersonen van onze huidige en voormalige professionele adviseurs, consultants en dienstverleners.

Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op onze activiteiten met betrekking tot sollicitanten.

In deze Privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens wij verwerken, op basis van welke wettelijke grondslag wij dat doen en:

• welke persoonsgegevens wij verzamelen;

• voor welke doeleinden en hoe wij deze gegevens gebruiken/verwerken;

• hoe wij persoonsgegevens verzamelen;

• hoe wij persoonsgegevens bewaren;

• hoe lang wij persoonsgegevens bewaren; en

• welke rechten u op grond van de privacywetgeving heeft.

Het begrip ‘persoonsgegevens’ wordt in de AVG gedefinieerd als “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’).” Xxxxxx gezegd zijn persoonsgegevens alle soorten gegevens over u op basis waarvan u (rechtstreeks of indirect) geïdentificeerd kunt worden. Van sommige gegevens, zoals uw naam en contactgegevens, is het direct duidelijk dat dit persoonsgegevens zijn. Maar ook minder voor de hand liggende gegevens, zoals fiscale identificatienummers, vallen onder de definitie van persoonsgegevens. De soorten

persoonsgegevens die wij verwerken, staan beschreven in paragraaf 4.

Wij raden u aan om deze Privacyverklaring zorgvuldig door te lezen. Van tijd tot tijd kan het nodig zijn om deze Privacyverklaring te wijzigen. Bijvoorbeeld vanwege een wetswijziging of wanneer wij onze bedrijfsvoering (processen) zodanig veranderen dat dit gevolgen heeft voor de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken. In het geval van een materiële en/of substantiële wijziging van deze Privacyverklaring zullen wij u actief van deze wijziging in kennis stellen en een nieuwe versie aan u verstrekken.

De actuele versie van deze Privacyverklaring kunt u altijd vinden op onze website xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/. U kunt ons ook altijd verzoeken om u een kopie van de meest recente versie van deze Privacyverklaring toe te sturen.

NB: Wanneer u persoonsgegevens aan ons verstrekt van iemand anders dan uzelf (bijvoorbeeld van de juridisch vertegenwoordiger van het bedrijf waar u werkt), verzoeken wij u om aan die persoon (een kopie van) deze

Privacyverklaring te verstrekken voordat u zijn/haar gegevens aan ons doorgeeft.

4 Welke persoonsgegevens verzamelen wij en hoe doen wij dat?

Wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen, kan dat op verschillende manieren:

• Rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u ons een e-mail stuurt of een visitekaartje verstrekt waarop uw persoonsgegevens staan vermeld;

• Van derden, bijvoorbeeld wanneer wij uw contactgegevens ontvangen van een van uw collega's;

• Vanuit openbare bronnen, zoals het kadaster, het handelsregister of uw eigen website;

• Via beveiligingscamera's op ons terrein.

Wij kunnen een of meer van de onderstaande categorieën persoonsgegevens van u verzamelen en verwerken:

• Namen

• Contactgegevens, waaronder mede begrepen adressen, telefoongegevens en e- mailadressen

• Handtekeningen

• Uittreksels van registers en de persoonsgegevens die in deze uittreksels en/of (al dan niet openbare) registers zijn opgenomen (bijvoorbeeld uittreksels van de Kamer van Koophandel of het kadaster)

• Betaalgegevens/bankrekeninggegevens

• Zakelijke en bedrijfsinformatie

• Functie/functietitel

• Camerabeelden (voor beveiligingsdoeleinden)

• ID-gegevens bij een bezoek aan de kantoorgebouwen van RRP

5 Wettelijke grondslagen en doeleinden van de verwerking

Wij verwerken de hiervoor beschreven persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden en op de volgende wettelijke grondslagen.

- Indien de verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving, of wanneer wij moeten voldoen aan voorschriften of besluiten van de (toezichthoudende) instanties.

- Indien de verwerking noodzakelijk is om aan onze (pre)contractuele verplichtingen te voldoen jegens u of jegens het bedrijf waarvoor u werkt (bijvoorbeeld om u een vergoeding te betalen voor de aanwezigheid van een afsluitstation op uw terrein of om onze facturen naar u toe te sturen).

- In het kader van onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, bijvoorbeeld om contact met u op te nemen, ten behoeve van de communicatie met u (bijvoorbeeld per e-mail of telefonisch), het innen van vorderingen, administratieve doeleinden, de bedrijfscontinuïteit, het uitvoeren van (interne of externe) audits, bescherming van onze eigendommen, bedrijfsvoering en personeelsleden (bijvoorbeeld wanneer wij persoonsgegevens verzamelen via onze bezoekersregistratie of via de camerabewaking op ons terrein, in de buurt van de pijpleidingen of bij onze kantoorgebouwen), geschillenbeslechting of ter vaststelling, verdediging of onderbouwing van onze (rechts)positie.

- Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Dit doet echter niet af aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór intrekking van uw toestemming.

6 Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens in overeenstemming met ons interne beleid inzake het bewaren van persoonsgegevens.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij deze gegevens verwerken (zie paragraaf 5 voor een overzicht van de verwerkingsdoeleinden). Zo bewaren wij de persoonsgegevens die in het kader van een overeenkomst worden verwerkt, voor de duur van die overeenkomst en gedurende de wettelijke verjaringstermijn die van toepassing is op eventuele (niet-)contractuele aanspraken die uit die overeenkomst kunnen voortvloeien. Alleen indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of indien dit nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij de persoonsgegevens voor langere perioden bewaren.

Mocht u specifieke vragen hebben over ons bewaarbeleid, neem dan gerust contract met ons op.

7 Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij treffen de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te garanderen dat is afgestemd op de specifieke risico's die wij hebben geïdentificeerd. Wij beschermen uw persoonsgegevens tegen vernietiging, verlies, wijziging, onbevoegde openbaarmaking en onbevoegde toegang tijdens verzending, opslag of overige verwerking van uw persoonsgegevens.

Daarnaast willen wij graag dat uw persoonsgegevens actueel en juist zijn. Daar bent u echter zelf verantwoordelijk voor. Vandaar dat wij u vriendelijk verzoeken om eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens aan ons door te geven (zoals wijzigingen in uw contactgegevens).

8 Verstrekken wij uw persoonsgegevens aan derden?

In het kader van de hiervoor in paragraaf 5 vermelde verwerkingsdoeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens in de volgende situaties aan derden verstrekken.

• Specifiek ten aanzien van grondeigenaren:

o In noodsituaties waarbij een pijpleiding van RRP is betrokken, kunnen wij wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens aan de bevoegde instanties door te geven;

o Wij kunnen uw persoonsgegevens aan onze service- en onderhoudsleveranciers verstrekken wanneer wij onderhoud of reparaties aan de pijpleiding moeten verrichten waarvoor toegang tot uw terrein nodig is.

• In een beperkt aantal gevallen kunnen wij (wettelijk) verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens, waaronder die van u, aan derden te verstrekken, zoals wanneer wij betrokken zijn bij een juridische procedure of wanneer wij gehoor moeten geven aan een wettelijke verplichting, een rechterlijke uitspraak of de instructies van een verzekeraar of overheidsinstantie (zoals de Autoriteit Persoonsgegevens).

• Wij kunnen voor de verwerking van persoonsgegevens derden inschakelen (bijvoorbeeld de leveranciers van bepaalde IT-toepassingen die wij in het kader van onze activiteiten gebruiken). In dat geval maken wij met die partijen de vereiste contractuele afspraken om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens eerlijk en rechtmatig namens ons worden verwerkt.

• Wij schakelen derden in voor beveiligingsdoeleinden. Bijvoorbeeld voor de camerabewaking van onze kantoorgebouwen, terreinen en pijpleidingeninfrastructuur. Deze partijen kunnen toegang hebben tot de camerabeelden en deze beelden en andere beveiligingsgegevens kunnen zo nodig ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie.

• Wij kunnen persoonsgegevens ook aan derden doorgeven ingeval van een (eventuele) gehele of gedeeltelijke verkoop of overdracht van RRP, indien dit in het kader van die transactie is vereist.

• Waar nodig en voor zover wettelijk is toegestaan, kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere externe partijen verstrekken, zoals adviseurs, verzekeraars, deurwaarders of (externe) accountants of gelieerde ondernemingen.

Indien relevant, zorgen wij bij de doorgifte van uw persoonsgegevens aan derden voor voldoende waarborgen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Wij sluiten met relevante partijen bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst (waarin beperkingen zijn opgenomen ten

aanzien van het gebruik van uw persoonsgegevens alsmede verplichtingen met het oog op de bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens).

Wij hanteren als algemene regel dat wij uw persoonsgegevens niet aan derden doorgeven die in landen buiten de EU zijn gevestigd.

9 Kan ik mijn persoonsgegevens inzien?

Indien u wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u dat aan ons vragen en verstrekken wij u (indien gewenst) een kopie daarvan (voor zover wij uw gegevens hebben). Dit wordt ook wel een ‘inzageverzoek’ genoemd. Een dergelijk verzoek dient schriftelijk te worden ingediend per e-mail of per post (zie voor de adresgegevens paragraaf 12). In principe brengen wij voor een inzageverzoek geen kosten in rekening. Indien uw verzoek ‘kennelijk ongegrond of buitensporig’ is (bijvoorbeeld wanneer u onnodig herhaaldelijk een verzoek indient), kunnen wij echter een vergoeding voor onze administratieve kosten bij u in rekening brengen.

Na ontvangst van uw inzageverzoek ontvangt u hierop binnen een maand onze reactie. Normaliter streven wij ernaar om u binnen deze termijn een volledige reactie te geven, inclusief een kopie van uw persoonsgegevens. In sommige gevallen, met name wanneer uw verzoek complexer is, hebben we meer tijd nodig. U ontvangt onze reactie dan binnen (maximaal) drie maanden te rekenen vanaf de datum van ontvangst van uw verzoek. In dat geval houden wij u vanzelfsprekend op de hoogte van de voortgang.

10 Welke andere rechten heeft u?

Onder bepaalde omstandigheden heeft u recht:

• op ontvangst van aanvullende informatie omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens;

• op rectificatie van uw persoonsgegevens;

• op verwijdering van uw persoonsgegevens;

• op het maken van bezwaar tegen (een deel van) de verwerking van uw persoonsgegevens;

• op beperking van (een deel van) de verwerking van uw persoonsgegevens; en

• op overdraagbaarheid van uw gegevens (met andere woorden: het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze gegevens vervolgens aan een andere organisatie over te (doen) dragen).

Tot slot heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11 Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij doen niet aan geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

12 Contactgegevens

Om contact met ons op te nemen over alles wat verband houdt met uw persoonsgegevens en/of gegevensbescherming, met inbegrip van het uitoefenen van uw rechten als betrokkene zoals hierboven besproken in de onderdelen 9 en 10, in het bijzonder uw recht om bezwaar te maken, kunt u gebruikmaken van onderstaande contactgegevens:

T.a.v. Manager QHSSE

E-mailadres: xxxx@xxxxxx.xx

Telefoonnummer: 010-2958444

Postadres: Xxxxxxxxx 000; 0000 XX Xxxxxxxxxxxxxxxx Rt.

Xxxxxxx 000;0000 XX Xxxxxxxxx