BIJLAGE 2 — TOEPASSELIJKE REGELS VOOR SUBSIDIABELE KOSTEN

BIJLAGE 2 — TOEPASSELIJKE REGELS VOOR SUBSIDIABELE KOSTEN

1. Bijdragen per eenheid

Plaats van oorsprong: de plaats waar de uitzendende organisatie is gevestigd.

Duurzame vervoermiddelen: fiets, bus, carpoolen en trein. Het nationaal agentschap kan op basis van de gevestigde praktijk en per geval andere vervoermiddelen als duurzaam aanvaarden.

De bijdrage per reiseenheid voor duurzame vervoermiddelen (groen reizen) is subsidiabel als voor het grootste deel van de heen- en terugreis duurzame vervoermiddelen zijn gebruikt.

Bijdrage per eenheid per afstandscategorie: het bedrag dat is betaald voor een heen- en terugreis tussen de plaats van vertrek en de plaats van aankomst.

Locatie: de plaats waar de ontvangende organisatie is gevestigd. Indien er een andere plaats van oorsprong of locatie van de activiteit wordt opgegeven, licht de begunstigde dit verschil toe.

Bij het bepalen van de naleving van de in de programmagids gespecificeerde minimale subsidiabele duur van de mobiliteitsactiviteiten wordt geen rekening gehouden met de reistijd.

1.1 Reissteun

Bijdragen per eenheid voor reiskosten zijn van toepassing op elke mobiliteit van personeel en studenten.

a) berekening van de totale bijdrage per eenheid:

De totale bijdrage per eenheid voor steun voor reiskosten wordt berekend door het aantal deelnemers per afstandscategorie te vermenigvuldigen met de bijdrage per eenheid die van toepassing is op de desbetreffende afstandscategorie en de soort verplaatsing (standaard of groen), zoals omschreven in bijlage 3 bij de overeenkomst.

Met het oog op de vaststelling van de toepasselijke afstandscategorie geeft de begunstigde de afstand van een enkele reis aan met behulp van de afstandscalculator op de website van de Commissie: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx- plus/tools/distance_nl.htm

De totale bijdrage per eenheid voor steun voor reiskosten wordt door de begunstigde berekend in het rapportage- en beheersinstrument van Erasmus + op basis van de toepasselijke eenheidstarieven.

b) Triggering event

De steun voor reiskosten wordt alleen betaald als de deelnemer de activiteit daadwerkelijk heeft uitgevoerd.

c) Bewijsstukken

Voor personeel: bewijs van deelname aan de activiteit in de vorm van een door de ontvangende organisatie ondertekende verklaring, die ook betrekking heeft op de virtuele componenten in geval van gemengde mobiliteit, en waarin de naam van de deelnemer, het doel van de activiteit en de daadwerkelijke begin- en einddatum van de fysieke mobiliteitsactiviteit worden vermeld.

Voor studenten: Door de ontvangende organisatie afgegeven schriftelijke bewijsstukken die ook betrekking hebben op de virtuele componenten in geval van gemengde mobiliteit, met vermelding van:

• de naam van de student;

• de daadwerkelijke begin- en einddatum van de fysieke mobiliteitsactiviteit

In het volgende formaat:

- een officiële verklaring (of aangehechte verklaring (bewijs van deelname)) in het geval van mobiliteit voor studie

- het stagecertificaat (of aangehechte verklaring (bewijs van deelname)) in het geval van mobiliteit voor stages.

Naast de bovengenoemde bewijsstukken, in geval van gebruik van duurzame vervoermiddelen (groen reizen): een verklaring op erewoord, ondertekend door de persoon die de reisbeurs ontvangt, dient als bewijsstuk. Deelnemers moeten worden gewezen op hun plicht om het bewijs van de reis (vervoersbewijzen) bij te houden en desgevraagd aan de begunstigde te overhandigen.

Als het vertrekpunt van de reis verschilt van de plaats van oorsprong of het eindpunt verschilt van de locatie, moet de begunstigde dit verschil toelichten. Als de reis niet heeft plaatsgevonden of werd gefinancierd uit andere EU-bronnen dan het Erasmus+-

programma, geeft de begunstigde in zijn verslag aan dat geen financiële steun voor reiskosten vereist is.

1.2 Individuele steun

a) Berekening van de totale bijdrage per eenheid:

De totale bijdrage per eenheid wordt berekend door het aantal dagen/maanden van fysieke aanwezigheid per student te vermenigvuldigen met de bijdrage per eenheid per dag/maand die van toepassing is op het ontvangende land in kwestie, zoals omschreven in bijlage 3 bij de overeenkomst. Er kunnen gefinancierde reisdagen worden toegevoegd indien dit voor een specifieke activiteit relevant is, zoals omschreven in bijlage 3.

In het geval van een onvolledige maand voor langdurige mobiliteit wordt de totale bijdrage per eenheid berekend door het aantal dagen van de onvolledige maand te vermenigvuldigen met 1/30 van de bijdrage per eenheid per maand, met inbegrip van de aanvullende bedragen.

Kansarme studenten en pas afgestudeerden die aan mobiliteit deelnemen, moeten een aanvullend bedrag krijgen wegens een kleinere kans op individuele steun wanneer zij voldoen aan de op nationaal niveau hiertoe vastgestelde criteria.

De begin- en einddatum worden als volgt vastgesteld:

• Als begindatum wordt beschouwd de eerste dag dat de student aanwezig moet zijn bij de ontvangende organisatie (eerste les/eerste werkdag/eerste dag van een welkomstbijeenkomst of taalcursus of interculturele opleiding).

• De einddatum moet de laatste dag zijn waarop de student aanwezig moet zijn bij de ontvangende organisatie (laatste dag van de examenperiode/lesperiode/werkperiode/periode van verplichte aanwezigheid).

Voor personeel: de totale bijdrage per eenheid wordt berekend door het aantal dagen van fysieke aanwezigheid per deelnemer te vermenigvuldigen met de bijdrage per eenheid per dag die van toepassing is op het ontvangende land in kwestie, zoals omschreven in bijlage 3 bij de overeenkomst. Er kunnen gefinancierde reisdagen worden toegevoegd indien dit voor een specifieke activiteit relevant is, zoals omschreven in bijlage 3.

In het geval van mobiliteit in het hoger onderwijs die gedeeltelijk niet wordt gefinancierd en die wordt ondersteund door middelen voor intern beleid, moeten de deelnemers individuele steun ontvangen voor de minimumduur van de mobiliteit, met uitzondering van de volledig niet-gefinancierde mobiliteit (“nulbeurs”).

Wijzigingen van de verblijfsduur voor studenten en personeel:

Indien de verwachte verblijfsduur langer is dan in de subsidieovereenkomst is aangegeven, kan de begunstigde:

• de subsidieovereenkomst tijdens de mobiliteitsperiode zodanig aanpassen dat rekening wordt gehouden met de langere verblijfsduur, op voorwaarde dat het resterende subsidiebedrag dit toelaat, of

• in overleg met de deelnemer tijdens de mobiliteitsperiode besluiten dat het aantal aanvullende dagen zal worden beschouwd als een periode waarvoor de EU-subsidie op nihil is vastgesteld (niet-gefinancierde duur).

Het subsidiebedrag kan niet worden verhoogd na afloop van de mobiliteit.

Indien de daadwerkelijke verblijfsduur langer is dan in de subsidieovereenkomst is aangegeven, moeten de aanvullende dagen worden beschouwd als een periode waarvoor de EU-subsidie op nihil is vastgesteld.

Voor langdurige studentenmobiliteit: Onverminderd de naleving van de subsidiabele minimumduur, handelt de begunstigde als volgt indien de daadwerkelijke verblijfsduur korter is dan is aangegeven in de subsidieovereenkomst:

• indien het verschil tussen de daadwerkelijke verblijfsduur en de verblijfsduur die is aangegeven in de subsidieovereenkomst meer dan vijf dagen bedraagt, werkt de begunstigde dit via het verslagleggings- en beheersinstrument van Xxxxxxxx bij door de daadwerkelijke verblijfsduur (nl. de in de officiële verklaring of in het stagecertificaat vermelde begin- en einddatum) aan te geven, waarna de subsidie zal worden herberekend;

• indien het verschil daarentegen vijf dagen of minder bedraagt, behoudt de begunstigde via het verslagleggings- en beheersinstrument van Erasmus+ de in de subsidieovereenkomst vermelde duur (de subsidie wordt dus niet herberekend).]

Indien het verblijf wordt onderbroken, wordt de duur van de onderbreking niet in aanmerking genomen bij de berekening van de toegekende individuele subsidie. In geval van onderbreking als gevolg van overmacht moet de deelnemer worden toegestaan de activiteiten na de onderbreking te hervatten en voort te zetten (onder de in deze overeenkomst vastgestelde voorwaarden).

Indien de deelnemer de overeenkomst met de begunstigde beëindigt ten gevolge van overmacht, heeft de deelnemer recht op het bedrag van de subsidie dat overeenkomt

met de daadwerkelijke duur van de mobiliteitsperiode. Het overgebleven geld moet aan de begunstigde worden terugbetaald, tenzij anders is overeengekomen door beide partijen.

b) Triggering event:

De individuele steun wordt alleen betaald als de deelnemer de activiteit tijdens de aangegeven periode daadwerkelijk heeft ondernomen.

c) Bewijsstukken:

Voor personeel: Bewijs van deelname aan de activiteit in de vorm van een door de ontvangende organisatie ondertekende verklaring, die ook betrekking heeft op de virtuele componenten in geval van gemengde mobiliteit, en waarin de naam van de deelnemer, het doel van de activiteit en de daadwerkelijke fysieke begin- en einddatum worden vermeld.

Voor studenten: Door de ontvangende organisatie afgegeven schriftelijke bewijsstukken die ook betrekking hebben op de virtuele componenten in geval van gemengde mobiliteit, met vermelding van:

• de naam van de student;

• de daadwerkelijke fysieke begin- en einddatum van de mobiliteitsactiviteit

in het volgende formaat:

- een officiële verklaring (of aangehechte verklaring (bewijs van deelname)) in het geval van mobiliteit voor studie;

- het stagecertificaat (of aangehechte verklaring (bewijs van deelname)) in het geval van mobiliteit voor stages.

Voor gemengde mobiliteit en voor deelname aan gemengde intensieve programma’s: de hierboven vermelde reguliere documenten moeten worden gebruikt.

Voor het aanvullende bedrag voor kansarmen: Bewijs dat aan één nationaal criterium is voldaan (bv. een eigen verklaring, indien deze volgens de nationale criteria als bewijsstuk is toegestaan)].

d) Rapportage:

Deelnemers moeten gebruikmaken van het door de Commissie verstrekte standaardonlineformulier (het verslag van de deelnemer) voor het meedelen van

feitelijke informatie en hun beoordeling van de mobiliteitsactiviteit en de voorbereiding en follow-up ervan.

1.3 Organisatorische steun

a) Berekening van de totale bijdrage per eenheid

De totale bijdrage per eenheid wordt berekend door het totale aantal mobiliteitsactiviteiten te vermenigvuldigen met de toepasselijke bijdragen per eenheid, zoals omschreven in bijlage 3 bij de overeenkomst.

Het totale aantal deelnemers dat in aanmerking wordt genomen bij de berekening van de organisatorische steun omvat het aantal studenten en personeelsleden dat inkomende en uitgaande mobiliteitsactiviteiten onderneemt, met inbegrip van deelnemers voor wie de EU-subsidie in het kader van Xxxxxxxx op nihil is vastgesteld. Personen die deelnemers begeleiden bij hun activiteit alsook bij aanvullende mobiliteitsactiviteiten die kunnen worden georganiseerd door middelen tussen begrotingsrubrieken over te dragen, worden niet meegerekend in het totale aantal personen dat voor organisatorische steun in aanmerking komt.

b) Triggering event:

De organisatorische steun wordt alleen betaald als de deelnemer de activiteit daadwerkelijk heeft uitgevoerd.

c) Bewijsstukken:

Dezelfde bewijsstukken als voor individuele steun.

d) Rapportage:

De begunstigde moet verslag uitbrengen over het werkelijke aantal deelnemers aan mobiliteitsactiviteiten.

Ligt het gerapporteerde totale aantal uitgevoerde mobiliteitsactiviteiten ten tijde van het opstellen van het eindverslag niet meer dan 10 % onder het aantal mobiliteitsactiviteiten in bijlage 1 bij de overeenkomst, dan mag de organisatorische steun niet worden verminderd.

Ligt het gerapporteerde totale aantal uitgevoerde mobiliteitsactiviteiten ten tijde van het opstellen van het eindverslag hoger dan het aantal in bijlage 1 bij de overeenkomst, dan wordt de organisatorische steun beperkt tot het maximumbedrag in bijlage 1 bij de overeenkomst.

1.4 Inclusiesteun voor organisaties

a) Berekening van de totale bijdrage per eenheid:

De totale bijdrage per eenheid wordt berekend door het totale aantal deelnemers met inclusiesteun aan mobiliteitsactiviteiten te vermenigvuldigen met de toepasselijke bijdrage per eenheid, zoals omschreven in bijlage 3 bij de overeenkomst.

b) Triggering event:

De inclusiesteun wordt alleen betaald als de deelnemer de activiteit daadwerkelijk heeft ondernomen en inclusiesteun voor deelnemers heeft ontvangen.

c) Bewijsstukken:

Bewijs van deelname aan de activiteit in de vorm van een door de ontvangende organisatie en de deelnemer ondertekende verklaring waarin de naam van de deelnemer, het doel van de activiteit, de begin- en einddatum ervan worden vermeld, en bewijsstukken ter staving van de betaling van de inclusiesteun voor deelnemers, zoals gespecificeerd in punt 2.1 van deze bijlage.

2. Werkelijke kosten

2.1 Inclusiesteun voor deelnemers

a) Berekening van het subsidiebedrag:

De subsidie bestaat uit de terugbetaling van 100 % van de daadwerkelijk gemaakte subsidiabele kosten.

b) Subsidiabele kosten:

Extra kosten die rechtstreeks verband houden met kansarme deelnemers en hun begeleiders en die niet kunnen worden gedekt door het aanvullende bedrag voor individuele steun voor kansarme deelnemers. Deze kosten zijn met name bedoeld om de extra financiële steun te dekken die nodig is voor deelnemers met lichamelijke, geestelijke of gezondheidsgerelateerde aandoeningen om hen in staat te stellen deel te nemen aan de mobiliteit en aan voorbereidende bezoeken.

De financiering voor begeleiders voor de eerste 60 dagen is gebaseerd op de eenheidskosten voor personeelsmobiliteit (steun voor reiskosten, individuele steun).

Indien het verblijf in het buitenland langer dan 60 dagen duurt, wordt de begrotingscategorie “Inclusiesteun voor deelnemers” berekend op basis van de werkelijke verblijfkosten voor de periode na de zestigste dag.

Na selectie van de deelnemers kunnen middelen voor inclusiesteun voor deelnemers op twee manieren beschikbaar worden gesteld. De begunstigde kan bij het NA een financieringsaanvraag indienen of een begrotingsoverschrijving uitvoeren overeenkomstig bijlage 5 bij de overeenkomst.

a) Bewijsstukken:

Documentatie ter staving van de noodzaak van deze inclusiesteun voor de deelnemer, ondertekend door de ontvangende of uitzendende organisatie, met vermelding van de naam van de deelnemer, het doel van de activiteit, de begin- en einddatum ervan, de documentatie van de geplande werkelijke kosten en de goedkeuring ervan door het NA, en bewijs van betaling van de desbetreffende kosten op basis van facturen met vermelding van de naam en het adres van de instantie die de factuur heeft uitgereikt, het bedrag en de valuta, de factuurdatum en, indien van toepassing, een door de ontvangende organisatie ondertekend bewijsstuk waarin de daadwerkelijke begin- en einddatum van het verblijf van de begeleider worden vermeld.

b) Rapportage:

Voor elke kostenpost in deze begrotingscategorie moet de begunstigde het soort kosten en het werkelijke bedrag van de gemaakte kosten rapporteren.

2.2 Buitengewone kosten

a) Berekening van het subsidiebedrag:

De subsidie bestaat uit de terugbetaling van 80 % van de volgende daadwerkelijk gemaakte subsidiabele kosten.

b) Subsidiabele kosten:

• De kosten van een door de begunstigde gestelde zekerheid voor voorfinancieringen, indien een dergelijke zekerheid door het NA is vereist, zoals omschreven in het gegevensblad (zie punt 4).

c) Bewijsstukken:

Bewijs van de kosten voor de financiële garantie die is gesteld door de instantie die de garantie aan de begunstigde heeft verstrekt, met vermelding van de naam en het adres van de instantie die de financiële garantie heeft gesteld, het bedrag en de valuta van de

kosten voor de garantie, alsook de datum en de handtekening van de wettelijke vertegenwoordiger van de instantie die de garantie heeft gesteld.

In het geval van hoge reiskosten: bewijs van betaling van de desbetreffende kosten op basis van facturen met vermelding van de naam en het adres van de instantie die de factuur heeft uitgereikt, het bedrag en de valuta, de factuurdatum en de reisroute.