Reglement Aardappeltelerscommissie Aviko Potato
Reglement Aardappeltelerscommissie Aviko Potato
Artikel 1 Naam en Plaats
1.1 De Aardappeltelerscommissie is een commissie van de Aardappeltelersgroep. De commissie wordt conform het bepaalde in artikel 4 samengesteld. De Aardappeltelersgroep is de naam voor alle telers samen, die met Xxxxx een contract hebben gesloten, een en ander zoals bepaald in artikel 3.
1.2 De Aardappeltelersgroep en de Aardappeltelerscommissie hebben als postadres: Xxxxxxx 000 xx 0000 XX Xxxxxxx en emailadres: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Artikel 2 Doel en middelen
2.1 Het doel van de Aardappeltelergroep is het behartigen van de belangen van de telers die teeltcontracten hebben afgesloten met Aviko Potato B.V. Daaronder wordt onder meer begrepen het verkopen van aardappelen die door de telers worden ingebracht op basis van poolcontracten; het adviseren van Aviko Potato over de wijze waarop de producten kunnen worden verbeterd en/of opgeslagen en/of vervoerd; het uitbrengen van adviezen over contractvoorwaarden; het doen van voorstellen voor innovaties; etc., één en ander in de ruimste zin des woords.
2.2 Deze Aardappeltelerscommissie vertegenwoordigt de aardappeltelers. Zij heeft tot taak de hiervoor genoemde doelstellingen van de Aardappeltelergroep te behartigen en doet dit o.a. door het houden van vergaderingen met de telers, het houden van commissievergaderingen, het voeren van overleg met de directie van Aviko Potato, de controle van het kwaliteitsingangssysteem en het communiceren met de telers, Aviko Potato en derden via (nieuws)brieven, e-mail, internet en telefoon en voorts door al datgene te doen dat de commissie dienstig acht om de doelstellingen te kunnen bereiken c.q. haar taak te kunnen uitvoeren.
2.3 Tot de taak van de Aardappeltelerscommissie behoort voorts het controleren van de wijze waarop de monsters worden genomen, de kwaliteit wordt beoordeeld en de wijze waarop de tarrering plaatsvindt, een en ander met inachtneming van hetgeen daarover in de contracten c.q. de voorwaarden is bepaald. Bij het uitvoeren van een controle dienen tenminste 2 leden van de commissie aanwezig te zijn. Van hun bevindingen maken zij rapport op en brengen zij verslag uit aan de vergadering van de commissie en aan de directie van Aviko Potato.
2.4 De Aardappeltelerscommissie heeft tevens, met inachtneming van het bepaalde in de slotbepalingen van de Aviko Potato inkoopvoorwaarden, tot taak om te bemiddelen bij geschillen tussen de teler en Aviko Potato.
Artikel 3 Deelnemers, rechten en plichten
3.1 Een aardappelteler die contracten heeft afgesloten met Xxxxx Xxxxxx B.V. is door het simpele afsluiten van een dergelijk contract verplicht deelnemer geworden van de aardappeltelergroep Aviko Potato B.V. en machtigt onherroepelijk door het aangaan van dit teelt- en/of poolcontract de Aardappeltelerscommissie hem te vertegenwoordigen en de taken aangegeven in dit reglement en in het reglement pool Aviko Potato B.V. mede namens hem uit te voeren.
3.2 Deelname geldt voor één oogstjaar.
3.3 Deelnemers zijn verplicht bij te dragen aan de kosten van de aardappeltelergroep Aviko Potato B.V. Deze bijdragen zijn weergegeven op het aardappel-inkoopcontract van Aviko Potato B.V.
3.4 Deelnemers hebben, met inachtneming van het bepaalde in artikel 4, het recht de algemene vergadering bij te wonen en te stemmen over de commissiesamenstelling. Stemmen is alleen mogelijk door het bijwonen van de algemene vergadering en derhalve niet bij volmacht. Iedere deelnemer heeft, ongeacht het aantal hectares van zijn teeltcontract of aantal contracten, één stem.
Artikel 4 Aardappeltelerscommissie Aviko Potato
4.1 De Aardappeltelerscommissie Aviko Potato bestaat uit minimaal 5 leden. De commissieleden vertegenwoordigen, zoveel als mogelijk, de regio-indeling zoals hieronder weergegeven.
4.2 De commissieleden worden, met uitzondering van de eerste keer, door de algemene vergadering benoemd.
De commissieleden zijn afgevaardigd uit de volgende teeltregio’s in Nederland:
- Xxxx Xxxx Xxxxxxxxx
- Xxxxxxxxx/Xxxxx Xxxxxxx
- Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxx
- Zuid Oost Nederland
- Oost Nederland
4.3 Leden van de Aardappeltelerscommissie Aviko Potato worden benoemd voor een periode van 5 jaar. Aftredende commissieleden zijn maximaal voor nog één aansluitende periode benoembaar. De Aardappeltelerscommissie Aviko Potato stelt een rooster van aftreden op, en wel op zodanige wijze dat de continuïteit is gewaarborgd. Bij het ontstaan van een tussentijdse vacature wijzen de overblijvende commissieleden zo spoedig mogelijk een opvolger aan. Zij die een tussentijds aftredend lid opvolgen nemen de plaats in van dat aftredend lid met dien verstande dat zij alsnog een eigen volle periode kunnen volmaken met een maximum van 10 jaar, dit geldt eveneens bij de benoeming van een lid tot voorzitter. De Aardappeltelerscommissie Aviko Potato heeft, teneinde de continuïteit te waarborgen, de mogelijkheid om een zittend lid langer te laten aanblijven dan de hiervoor genoemde maximale termijn.
4.4 De benoeming van commissieleden geschiedt, zulks evenwel met uitzondering van de eerste keer, uit één of meer bindende voordrachten. Tot het opmaken van zulk een voordracht zijn bevoegd de Aardappeltelerscommissie Aviko Potato alsook 10 deelnemers uit de betreffende regio uit de betreffende groep van voormalig Agrico telers. De voordracht van de Aardappeltelerscommissie Aviko Potato moet bij de oproep voor de algemene vergadering worden meegezonden. Een voordracht door 10 of meer deelnemers moet minimaal zeven werkdagen voor de aanvang van de vergadering schriftelijk worden meegedeeld aan de aardappeltelerscommissie Aviko Potato.
4.5 Aan een voordracht kan het bindend karakter worden ontnomen door een met ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de algemene vergadering. Besluit de algemene vergadering de opgemaakte voordrachten het bindende karakter te ontnemen, dan is de algemene vergadering vrij in de keus.
4.6 Indien er meer dan één bindende voordracht is, geschiedt de benoeming uit die voordrachten.
4.7 De Aardappeltelerscommissie Aviko Potato wijst uit zichzelf een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan die het dagelijkse commissiebestuur vormen. Het dagelijkse commissiebestuur kan tussentijds vergaderen en is gerechtigd besluiten te nemen, dit evenwel uitsluitend binnen de kaders aangegeven in dit reglement en in het reglement pool Aviko Potato B.V. en de kaders die door de plenaire vergadering van de Aardappeltelerscommissie worden aangegeven. Zowel de Aardappeltelerscommissie Aviko Potato als het dagelijkse commissiebestuur kunnen ook buiten vergadering besluiten nemen, mits de leden daarvan in de gelegenheid zijn gesteld per telefoon, fax, e-mail of anderszins hun mening te uiten. Deze besluiten dienen dan wel in de notulen van de eerstvolgende vergadering te worden vermeld als genomen besluit.
4.8 De leden van de Aardappeltelerscommissie Aviko Potato ontvangen een vergoeding op basis van tijdsbesteding, reiskosten en een algemene vergoeding. De vergoedingen worden jaarlijks vastgesteld door het commissiebestuur in onderling overleg met Xxxxx Xxxxxx B.V.
Artikel 5 Werkwijze Aardappeltelerscommissie Aviko Potato
5.1 De vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de Aardappeltelerscommissie Aviko Potato. Bij diens afwezigheid leidt de secretaris de vergadering. Indien deze ook niet aanwezig is, wijst de vergadering zelf een voorzitter aan.
5.2 Van elke vergadering worden notulen opgemaakt, waarin de genomen besluiten dienen te worden vastgelegd. De notulen worden vervolgens tijdens de eerstvolgende vergadering vastgesteld en daarna door de voorzitter en de secretaris/notulist voor akkoord getekend.
5.3 Vergaderingen van de Aardappeltelerscommissie Aviko Potato en het dagelijkse commissiebestuur worden in beginsel bijgewoond door de directie van Xxxxx Xxxxxx B.V. Zij informeert de Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Aviko Potato respectievelijk het dagelijkse commissiebestuur over de stand van zaken en adviseert met betrekking tot de poolaardappelen tot het al dan niet verkopen van aardappelen. Ook tussentijds kan de directie van Xxxxx Xxxxxx B.V. de voorzitter en bij diens afwezigheid het dagelijkse commissiebestuur aanbevelingen doen over het verkopen van poolaardappelen, het aangaan van transacties e.d.
De directie van Xxxxx Xxxxxx B.V. heeft tevens het recht om de algemene vergadering van deelnemers bij te wonen en aldaar het woord te voeren.
5.4 De Aardappeltelerscommissie Aviko Potato c.q. het dagelijkse commissiebestuur zijn belast met het verkopen van aardappelen die door de telers zijn ingebracht in de pool. Zij dienen daarbij de bepalingen van het reglement pool Aviko Potato B.V. in acht te nemen. Besluit tot verkoop van poolaardappelen als bedoeld in artikel 4 van het poolreglement kunnen alleen bij meerderheid van stemmen worden genomen en uitgevoerd, tenzij Aviko Potato B.V. tegen de uitvoering daarvan overwegende bezwaren heeft. In dat geval – overwegende bezwaren van de zijde van Aviko Potato – dient alvorens uitvoering aan het besluit kan worden gegeven een heroverweging plaats te vinden door de voltallige commissie.
5.5 De Aardappeltelerscommissie Aviko Potato vergadert zo dikwijls de voorzitter of tenminste 1/3 van de Aardappeltelerscommissie Aviko Potato dit nodig acht, doch tenminste 6 keer per jaar, en zulks eveneens wanneer Xxxxx Xxxxxx B.V. daarom verzoekt.
5.6 De Aardappeltelerscommissie Aviko Potato belegt tenminste 1 keer per jaar een vergadering met alle deelnemers -de algemene vergadering- waarbij de uitbetalingsprijzen van de pool bekend worden gemaakt, verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde beleid en, zo dit aan de orde is, nieuwe leden voor de Aardappeltelerscommissie Aviko Potato worden benoemd. De algemene vergadering dient binnen twee maanden na afloop van het pooljaar te worden gehouden.
5.7 Minstens twee weken van tevoren worden alle deelnemers schriftelijk uitgenodigd voor het bijwonen van de algemene vergadering. Met de uitnodiging wordt meegezonden de agenda van de vergadering en de toelichtingen hierop en wordt de deelnemers uiteengezet op welke wijze tegenvoorstellen voor de benoeming van commissieleden kunnen worden gedaan.
Enkele dagen voor de vergadering vindt een herinnering van de vergadering plaats via e-mail, zulks uiteraard slechts aan die deelnemers waarvan het e-mailadres bekend is.
5.8 De Aardappeltelerscommissie bemiddelt, wanneer één van partijen dit verzoekt, bij conflicten tussen Aviko Potato en een deelnemer van de Aardappeltelergroep (een teler). Bemiddeling geschiedt door een drietal leden, waaronder de voorzitter en het lid van de commissie dat speciaal is aangewezen voor het gebied waar de teler zijn bedrijf uitoefent. Deze bemiddelingscommissie tracht partijen tot een vergelijk te brengen, maar doet geen voor partijen bindende uitspraak.
Artikel 6 Raad van Advies
6.1 De Aardappeltelerscommissie Aviko Potato fungeert tevens als Raad van Advies. De Raad van Advies geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de directie van Xxxxx Xxxxxx B.V. Deze is evenwel niet verplicht om de adviezen op te volgen.
Artikel 7 Vertrouwelijkheid
7.1 De gegevens die Aviko Potato B.V. aan de Aardappeltelerscommissie en/of de Raad van Advies verstrekt, kunnen vertrouwelijk van aard zijn. Wanneer Aviko Potato zulks aangeeft mogen deze niet bekend worden gemaakt, tenzij Xxxxx Xxxxxx B.V. alsnog daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven
Artikel 8 Aansprakelijkheid commissieleden
8.1.1 De commissieleden zijn noch gezamenlijk, noch individueel, intern dan wel extern, aansprakelijk voor de financiële gevolgen van hun werkzaamheden die zij in hun hoedanigheid van commissielid/commissieleden verrichten voor de aardappeltelers.
Artikel 9 Slotbepaling
9.1 Door ondertekening van het contract en/of het aanvaarden van de schriftelijke bevestiging van het contract, aanvaardt de teler/pooldeelnemer niet alleen al hetgeen in het contract c.q. de bevestiging is bepaald, maar tevens al hetgeen in dit reglement, zo ook in het reglement pool Aviko Potato B.V., is bepaald.
Dronten, januari 2021