ALGEMENE VOORWAARDEN van Stichting Wind Energie Evenementen (SWEE)
ALGEMENE VOORWAARDEN van Stichting Wind Energie Evenementen (SWEE)
Versie 2017B
1. Definities
In deze Algemene Voorwaarden (hierna ook aangeduid als 'Voorwaarden') zal worden verstaan onder:
Deelnemer: de contractuele wederpartij van SWEE; Overeenkomst: het door de Deelnemer ingediende opgaveformulier of mondeling overeengekomen, dat schriftelijk is bevestigd door XXXX, met inbegrip van deze voorwaarden welke deel uit te maken van de overeenkomst;
Project: elk(e) door SWEE aangeboden dienst, denk aan workshops, beursdeelnamen, verhuur standruimte, sponsorschappen, eventuele keynotes en presentaties; Contractprijs: de prijs exclusief BTW welke op grond van de overeenkomst aan SWEE verschuldigd is in verband met de deelname aan het Project;
Personeel: al het personeel dat direct of indirect door SWEE te werk is gesteld en/of door SWEE is ingehuurd, inclusief vertegenwoordigers van SWEE.
2. Algemeen
2.1 De voorwaarden en de overeenkomst met SWEE kunnen alleen worden gewijzigd en aangevuld indien een dergelijke wijziging of aanvulling uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen tussen SWEE en de Deelnemer.
2.2 De overeenkomst vervangt alle eerdere afspraken met betrekking tot het project.
2.3 Elk aanbod van SWEE is vrijblijvend tot het moment van ondertekening.
2.4 SWEE is gerechtigd ter uitvoering van de overeenkomst een onderaannemer te contracteren en/of om (een deel van) haar rechten en verplichtingen aan een derde over te dragen.
2.5 Op verzoek zijn de statuten van de SWEE separaat in te zien.
3. Aanmelding, bevestiging en annulering
3.1 De aanvraag voor deelname aan een project kan via een inschrijfformulier.
3.2 Na inschrijving ontvangt de aanvrager een bevestiging van deelname.
3.3 SWEE is gerechtigd, zonder opgave van redenen, een aanvrager uit te sluiten van deelname.
3.4 SWEE is gerechtigd bij onvoldoende deelname tot twee weken voor aanvang het project te annuleren of door te schuiven naar een latere datum.
3.5 SWEE is gerechtigd zonder ingebrekestelling deelname op ieder moment te annuleren, indien de Deelnemer niet of niet op tijd de facturen heeft voldaan. Alle gevolgen van een dergelijke annulering zijn voor rekening en risico van de betreffende Deelnemer.
3.6 De Deelnemer die in de periode tot 8 weken voor aanvang van de activiteit annuleert, is verplicht tot betaling van 50% van de contractprijs. De Deelnemer die in de periode tot 4 weken voor aanvang van de activiteit annuleert, is verplicht tot betaling van 75% van de contractprijs. In alle andere gevallen kan de overeenkomst door niet worden geannuleerd door de Deelnemers en moet de gehele contractprijs worden voldaan.
3.7 Bij (dreigende) overtreding en het niet in acht nemen van de voorwaarden door een Deelnemer van de overeenkomst is SWEE gerechtigd de Deelnemer uit te sluiten van deelname aan het project en de overeenkomst met een schriftelijke aanzegging om het geheel of gedeeltelijk op te schorten of te ontbinden.
4. Betaling
4.1 Betaling van de overeengekomen prijs is verschuldigd voor aanvang van het project.
4.2 Onverminderd het eerste lid, geschiedt betaling door overmaking binnen 15 (vijftien) dagen na de factuurdatum van het factuurbedrag naar SWEE.
4.3 De Deelnemer zal op ieder redelijk verzoek van SWEE zekerheid stellen voor de volledige contractprijs. Indien de Deelnemer niet aan een dergelijk verzoek voldoet, heeft SWEE het recht om de overeenkomst met een schriftelijke aanzegging aan de Deelnemer geheel of gedeeltelijk op te schorten of te ontbinden.
4.4 Iedere vorm van bezwaar tegen de inhoud van de factuur zal door de Deelnemer binnen 15 (vijftien) dagen na de factuurdatum schriftelijk aan SWEE kenbaar gemaakt worden, bij gebreke waarvan de factuur wordt geacht door de Deelnemer te zijn aanvaard.
4.5 Indien Deelnemer enige van de bovenstaande verplichtingen niet nakomt, is Deelnemer aan SWEE wettelijke rente verschuldigd over het openstaande bedrag per maand of deel van een maand. Daarenboven is SWEE gerechtigd om, na schriftelijke aanzegging, de uitvoering van de overeenkomst op te schorten totdat betaling is ontvangen met inachtneming van de bepalingen van de overeenkomst of de bepalingen van deze voorwaarden dan wel de overeenkomst te ontbinden.
5. Bijzondere bepalingen Beursdeelnames
5.1 SWEE stelt per Beursdeelname een vierkante meterprijs (m2) vast en een minimum aantal vierkante meters per Deelnemer. Toewijzing door SWEE van een zeker aantal vierkante meters aan de Deelnemer geeft uitsluitend de Deelnemer het recht tot inname van deze vierkante meters. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om zonder toestemming vooraf het aan de Deelnemer toegewezen aantal vierkante meters met meerdere bedrijven, niet zijnde de Deelnemer, in gebruik te nemen.
5.2 Bij de vierkante meterprijs zijn, tenzij anders overeengekomen, inbegrepen: voorbereiding en organisatie; vloerbedekking in standaardkleur; legen afvalbakken en stofzuigen van de stand; transport van de materialen ten behoeve van de gezamenlijke standbouw; begeleiding ter plaatse door personeel van SWEE; gebruik van de gezamenlijke lounge en haar faciliteiten; gezamenlijke promotie; een elektriciteitsaansluiting (max 1x 3Kw).
5.3 Tevens zijn inbegrepen standaard rompbouw, bestaande uit achter- en zijwanden, collectiefdecoraties, uniforme bedrijfsnaamvermelding, standaard verlichting en standaard meubilair, tenzij anders overeengekomen. Indien u afziet van deze standaard bouw zal dit niet leiden tot een verlaging van de Contractprijs, tenzij anders overeengekomen.
5.4 Tenzij anders overeengekomen, zijn bij de beursdeelname in ieder geval niet inbegrepen: het vervoer en de plaatsing van expositiezaken van de Deelnemer; de reis- en verblijfkosten van de Deelnemer; lunch in de lounge; overmatig gebruik van de loungefaciliteiten; inrichting van de stand en overige bijzondere voorzieningen en exclusieve WIFI-verbinding; dit alles uitsluitend ter beoordeling aan SWEE.
5.5 Indien gebruik wordt gemaakt van standaard rompbouw wordt deze uitgevoerd door een door SWEE gecontracteerde standbouwer. De Deelnemer is verplicht de instructies van de standbouwer op te volgen.
5.6 Elke afwijking van de door SWEE aangeboden standaard standbouw of vloerbedekking, dient van tevoren te worden goedgekeurd door SWEE.
5.7 Bij de definitieve stand-indeling kan SWEE maximaal 10% (tien procent) meer of minder vierkante meters toewijzen dan de Deelnemer heeft aangevraagd. SWEE kan eenzijdig besluiten tot veranderingen in de indeling van de stand(s) indien dit de collectieve presentatie ten goede komt.
5.8 Een paneelpresentatie geeft uitsluitend recht op het neerhangen of neerzetten van een standaardpaneel op de afgesproken locatie en geeft geen recht op gebruik van loungefaciliteiten, vermelding in de beurscatalogus, op de website, de nieuwsbrief of in gezamenlijke advertenties, tenzij anders overeengekomen.
5.9 In geval van beursdeelnames vervalt artikel 3.6 en gelden de volgende voorwaarden. De Deelnemer die in de periode tot 6
maanden voor aanvang van de activiteit annuleert, is verplicht tot betaling van 50% van de contractprijs. De Deelnemer die in de periode tot 3 maanden voor aanvang van de activiteit annuleert, is verplicht tot betaling van 75% van de contractprijs. In alle andere gevallen kan de overeenkomst niet worden geannuleerd door de Deelnemers en moet de gehele contractprijs worden voldaan.
5.10 Facturatie door SWEE van de kosten van een beursdeelname aan de Deelnemer kan in termijnen geschieden, conform door SWEE naar haar inzicht vast te stellen termijnen. Bij facturatie zal SWEE het aantal vierkante meters afronden naar hele aantallen (bij een oppervlakte groter of gelijk aan 0,5 m2 naar boven en bij een oppervlakte kleiner dan 0,5 m2 naar beneden).
5.11 Iedere beursdeelnemer is verplicht om ten tijde van het evenement verzekerd te zijn voor publieke aansprakelijkheid, stand materiaal en goederen die geëxposeerd worden, onafhankelijk of deze goederen eigendom zijn of van een derde partij voor een bedrag van €2.500.000. Door deelname verwerpt de Deelnemer alle claims, in geval van een ongeluk of schade, tegen: SWEE; Beursorganisatie; de eigenaar van de locatie; de deelnemers aan de beurs, de bezoekers van de beurs, de deelnemers en bezoekers aan de conferentie en andere deelnemers; de directeuren, vertegenwoordigers, managers en andere functionarissen die zijn aangewezen door deze personen of instanties.
6. Aansprakelijkheid
6.1 SWEE garandeert dat het project naar beste kunnen zal worden uitgevoerd. Een verdergaande garantie met betrekking tot de uitvoering van projecten wordt niet verstrekt en de contractuele aansprakelijkheid van SWEE is beperkt tot het nakomen van deze garantieverplichtingen.
6.2 De aansprakelijkheid van SWEE zal bovendien te allen tijde beperkt zijn tot de contractprijs.
6.3 Behoudens voor zover in de leden 6.1 en 6.2 hierboven voorzien en behoudens ingeval van opzet of bewuste roekeloosheid dan wel in geval artikel 7:762 BW van toepassing is, zal SWEE jegens de Deelnemer niet aansprakelijk zijn op welke grond ook en voor welke schade dan ook, direct dan wel indirect, en ongeacht of deze vordering gebaseerd is op de Overeenkomst, onrechtmatige daad of anderszins.
6.4 De Deelnemer vrijwaart SWEE voor alle aanspraken van derden, alle deelnemers aan of bezoekers van een project daaronder begrepen, die een gevolg zijn van, voortvloeien uit of verband houden met de (uitvoering van de) overeenkomst, tenzij SWEE ingeval van opzet of bewuste roekeloosheid ten opzichte van de Deelnemer aansprakelijk zou zijn.
6.5 Onder opzet of bewuste roekeloosheid in de zin van dit artikel wordt verstaan opzet of bewuste roekeloosheid van de organen en van de leidinggevenden van SWEE (ondergeschikte en andere met haar te vereenzelvigen leidinggevenden daaronder mede begrepen).
7. Opschorting en beëindiging van de overeenkomst
7.1 Indien SWEE wegens een omstandigheid die buiten haar wil plaatsvindt niet in staat is of niet in staat moet worden geacht de voor haar uit de overeenkomst voortvloeiende verbintenissen (tijdig) te vervullen, zal er sprake zijn van overmacht (niet toerekenbare tekortkoming) aan haar zijde (‘overmacht’) en zal de verplichting tot nakoming van de betreffende verbintenis(sen) zijn opgeschort totdat de omstandigheid op grond waarvan SWEE in overmacht verkeert tot een einde is gekomen en nakoming weer mogelijk zal zijn geworden. Mocht de overmacht van dien aard zijn dat het project geen doorgang kan vinden of de overeenkomst anderszins niet kan worden nagekomen op de overeengekomen tijd, dan is SWEE gerechtigd de overeenkomst met een schriftelijke aanzegging aan de Deelnemer te ontbinden zonder verder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn. In dit geval zal SWEE de contractprijs dan wel het door de Deelnemer
betaalde deel van de contractprijs (aanbetaling) aan de Deelnemer restitueren minus de door SWEE ten behoeve van het project gemaakte kosten.
7.2 Daarnaast is SWEE gerechtigd om de uitvoering van de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen op te schorten of de overeenkomst met een schriftelijke aanzegging aan de Deelnemer met onmiddellijke ingang te ontbinden ingeval van (aanvrage tot) faillissement of surseance van de Deelnemer of ingeval de Deelnemer een uit de overeenkomst of deze Voorwaarden voortvloeiende verplichting niet nakomt, of indien SWEE redenen heeft om aan te nemen dat Deelnemer niet in staat zal zijn die verplichtingen (tijdig) na te komen.
8. Toepasselijk recht en bevoegdheid
8.1 Op deze overeenkomst en alle uit deze overeenkomst voortkomende verplichtingen is Nederlands recht van toepassing.
8.2 Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de overeenkomst dan wel van nadere overeenkomsten of verbintenissen die daarvan het gevolg mochten zijn, zullen, zo deze niet in minnelijk overleg tot een oplossing kunnen worden gebracht, worden beslecht overeenkomstig het Arbitragereglement van het Nederlands Arbitrage Instituut. Het scheidsgerecht zal bestaan uit één arbiter. De plaats van arbitrage zal Rotterdam zijn.