Dienstverleningshandvest
Dienstverleningshandvest
behorende bij centrumregeling sociaal domein Flevoland
De ondergetekenden,
De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de gemeenten Almere, Dronten, Lelystad, Noordoostpolder, Urk en Zeewolde, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft;
hierna gezamenlijk te noemen; deelnemers, en ieder afzonderlijk te noemen; deelnemer.
gelet op
Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland
overwegende dat
● deelnemers hun samenwerking op het gebied van de jeugdhulp en de Wet maatschappelijke ondersteuning hebben geformaliseerd in de Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland, waarbij de gemeente Almere taken uitvoert voor de deelnemers; en
● in genoemde centrumregeling is overeengekomen dat deelnemers in een dienstverleningshandvest nadere uitwerking geven aan deze centrumregeling.
verklaren het volgende te zijn overeengekomen
1. Algemene bepalingen
Artikel 1 – begripsbepalingen
In dit dienstverleningshandvest wordt verstaan onder:
a. Aankoopcentrale: een aankoopcentrale zoals bedoeld in artikel 1 onder a van de centrumregeling
b. Almere: de gemeente Almere in haar hoedanigheid van centrumgemeente;
c. Centrumgemeente: de in de centrumregeling “Sociaal Domein Flevoland” aangewezen gemeente, zijnde Almere;
d. College: college van burgemeester en wethouders;
e. Deelnemer: een aan de centrumregeling Sociaal Domein Flevoland deelnemend college;
f. Gemeenten: de gemeenten Almere, Dronten, Lelystad, Noordoostpolder, Urk en Zeewolde;
g. Centrumregeling: de centrumregeling Sociaal Domein Flevoland;
h. Regiogemeenten: de gemeenten Dronten, Lelystad, Noordoostpolder, Urk en Zeewolde;
i. Inkoop: inkoop of subsidiëring;
j. Handvest: dit Dienstverleningshandvest inclusief bijlagen behorende bij de centrumregeling Sociaal Domein Flevoland;
k. T+1: het jaar volgend op het begrotingsjaar dat loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Artikel 2 – doel
Dit handvest werkt de afspraken in de centrumregeling nader uit.
Artikel 3 – duur en wijziging
Dit handvest wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en eens in de twee jaar geëvalueerd en zo nodig geactualiseerd. Wijziging van dit handvest geschiedt conform artikel 7 derde lid van de centrumregeling. Dit handvest eindigt van rechtswege bij opheffing van de centrumregeling.
2. Inhoud dienstverlening
Artikel 4 – taken
1. Almere voert taken uit voor de deelnemers op basis van artikel 4 van de centrumregeling;
2. Onder de taken bedoeld in het eerste lid vallen tenminste de taken zoals bedoeld in artikel 4, derde lid van de centrumregeling, waaronder in ieder geval de inkoop van:
a. Jeugd residentieel;
b. Jeugdzorg Plus;
c. Pleegzorg;
d. Jeugdbescherming/Jeugdreclassering;
e. Veilig Thuis;
f. Jeugd-GGZ essentieel/top-specialistisch.
3. Onder de taken bedoeld in het eerste lid valt eveneens de uitvoering namens de regiogemeenten van de centrumgemeentetaken in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, te weten:
a. Beschermd wonen;
b. Maatschappelijke opvang;
c. Openbare geestelijke gezondheidszorg (OGGZ);
d. Ondersteuning aan zwerfjongeren;
e. Vrouwenopvang (aanpak huiselijk geweld en kindermishandeling);
f. Nazorg ex-gedetineerden.
4. Andere taken dan bedoeld in dit artikel kunnen door een deelnemer of meerdere deelnemers in een dienstverleningsovereenkomst in de zin van artikel 8 van de centrumregeling worden opgedragen aan Almere.
Artikel 5 – Innovatie en beleid
Deelnemers stemmen hun bovenlokale beleid betreffende het doel en belang in de zin van artikel
2 van de centrumregeling zo veel als nodig is op elkaar af door middel van een Strategische Agenda.
Artikel 6 – mandaatregeling en volmacht
1. De bestuursorganen van de regiogemeenten dragen zorg voor het verlenen van mandaten en toereikende volmachten overeenkomstig de bij dit Dienstverleningshandvest gevoegde bijlage (Bijlage I-Mandaat) opdat de bestuursorganen van Almere respectievelijk Almere, hun taken op grond van de centrumregeling en dit handvest adequaat kunnen uitvoeren;
2. De bestuursorganen van Almere respectievelijk Almere stemmen in met de ter uitvoering van het eerste lid gegeven mandaten en volmachten.
3. Kwaliteit van de dienstverlening
Artikel 7 – kwaliteitsniveau
Almere draagt er in ieder geval zorg voor dat de dienstverlening op grond van de centrumregeling:
1. conform het door Almere vastgestelde inkoop- en subsidiebeleid plaatsvindt;
2. voldoet aan kwaliteitseisen die voortvloeien uit wet- en regelgeving;
3. voldoet aan overheidseisen betreffende financiering.
Artikel 8 – inkoopplannen jeugd en Wmo
1. Almere doet elk jaar uiterlijk in juni een voorstel voor een inkoopplan jeugd en een voorstel voor een inkoopplan Wmo, die beiden gelden voor het daaropvolgende jaar;
2. De regiogemeenten verstrekken met het oog op de voorbereiding van het inkoopplan jeugd en het inkoopplan Wmo uiterlijk in mei de door Almere gevraagde gegevens;
3. De deelnemers bepalen gezamenlijk welke zorg wordt ingekocht of gesubsidieerd;
a. Hiertoe worden in ieder geval in het vast te stellen inkoopplan jeugd de volgende onderwerpen opgenomen:
• geraamde inkoopvolumes per deelnemer;
• geraamde werkelijke uitvoeringskosten uitgaande van het gezamenlijk delen van de kosten voor personele bezetting;
• de verdeling van de werkelijke uitvoeringskosten over de deelnemers, waarbij wordt uitgegaan van een verdeling naar rato van het aandeel van elke deelnemer in de aankoop van het totale regionale zorgvolume;
• inhoudelijke beleidsuitgangspunten zoals geformuleerd in het Regionaal Beleidsplan en de vertaling ervan in beoogde inkoopafspraken;
• inkoopstrategie en tariefstrategie per zorgfunctie;
• geraamde financieel inkoopvolume per zorgfunctie per deelnemer;
• jaarplanning voor uitvoering van de inkoop.
b. Hiertoe worden in ieder geval in het vast te stellen inkoopplan Wmo de volgende onderwerpen opgenomen:
• de volumes per voorziening die worden gefinancierd;
• de (verhouding tussen) inzet van regionale middelen en lokale middelen ten behoeve van regionale voorzieningen;
• geraamde uitvoeringskosten;
• jaarplanning voor uitvoering van de inkoop.
4. Het inkoopplan jeugd is vastgesteld nadat elke deelnemer bestuurlijk heeft ingestemd met
de hierin opgenomen inkoopvolumes, voor zover deze betrekking hebben op de eigen gemeente, en alle deelnemers hebben ingestemd met de overige onderdelen van dit plan.
5. Het inkoopplan Wmo is vastgesteld wanneer deelnemers hierover bestuurlijke overeenstemming hebben bereikt, onder voorbehoud van besluitvorming door de gemeenteraad van Almere.
6. Almere en de regiogemeenten kunnen na het vaststellen van de inkoopplannen een wijzigingsvoorstel doen dat overeenkomstig lid 4 en lid 5 van dit artikel kan worden vastgesteld.
Artikel 9 – inrichting regionale samenwerking
1. Deelnemers beschrijven in een door het BOSD vastgesteld en jaarlijks te actualiseren inrichtingsplan de wijze waarop de regionale samenwerking wordt ingericht en ingevuld. Het inrichtingsplan beschrijft de inrichting van, de sturing op en de lokale afstemming met betrekking tot:
a. de regionale uitvoering door de aankoopcentrale en de centrumgemeente;
b. de regionale ontwikkeling van beleid en strategie;
c. het regionale bestuurlijk en ambtelijk overleg.
2. Het Inrichtingsplan bevat een nadere toelichting op de mandaatregeling als bedoeld in artikel 6 van dit Dienstverleningshandvest.
3. Het Inrichtingsplan bevat een escalatiemodel indien er een impasse ontstaat over de wijze van uitvoering van de taken als bedoeld in de Centrumregeling en het Dienstverleningshandvest door de Centrumgemeente. Dit escalatiemodel zal voorafgaand aan de geschillenregeling van artikel 15 van de Centrumregeling worden ingezet.
Artikel 10 - niet-nakoming en aansprakelijkheid
1. Wanneer de in de centrumregeling of in dit handvest opgenomen verplichtingen geheel of gedeeltelijk volgens de afgesproken omvang, tijdstippen of kwaliteit niet worden uitgevoerd of kunnen worden uitgevoerd, dan treden deelnemers met elkaar in overleg in het Directeurenoverleg Sociaal Domein. In dit overleg wordt in ieder geval de oorzaak van de tekortkoming besproken.
2. Indien de oorzaak aan de zijde van Almere ligt, stelt de deelnemer c.q. stellen de deelnemers in dit overleg Almere in staat om de geconstateerde onvolkomenheden in de uitvoering van de dienstverlening binnen een redelijke termijn op te lossen.
3. Indien zulks, in verband met de aard en omvang van de geconstateerde onvolkomenheden noodzakelijk is, draagt Almere binnen vier weken na het in lid 1 bedoelde overleg zorg voor een verbeterplan, waarin in ieder geval de concrete verbeterpunten en het minimaal gewenste resultaat staat beschreven.
4. Als nakoming door een deelnemer blijvend onmogelijk is en/of een deelnemer al dan niet van rechtswege in verzuim is, dan is er sprake van een geschil als bedoeld in artikel 15 van de centrumregeling, zodra dit door een deelnemer schriftelijk aan de overige deelnemers kenbaar is gemaakt.
5. De deelnemer die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van op hem rustende verplichtingen, is tegenover de andere deelnemer of deelnemers aansprakelijk voor de door hen, als gevolg van de toerekenbare tekortkoming, geleden dan wel te lijden schade.
4. Financiën
Artikel 11 – bevoorschotting inkoop- en subsidiëring
1. Het voorschot als bedoeld in artikel 6. lid 2 van de centrumregeling wordt op basis van kwartaalfacturen door de deelnemers overgemaakt aan Almere.
2. Eventuele losse verrekeningen worden aan de regiogemeenten gefactureerd binnen 14 dagen na levering van de producten of diensten. De betalingstermijn voor de factuur is 14 dagen.
3. In februari t+1 van ieder jaar stuurt Almere elke regiogemeente een concept eindafrekening betreffende de daadwerkelijk geleverde inkoop- en subsidiëring ter controle. De regiogemeenten laten binnen 14 dagen weten of zij het eens zijn met de concept eindafrekening. Voor 31 maart t+1 van ieder jaar stuurt Almere de definitieve afrekening naar de regiogemeenten inclusief voldoende specificaties voor de accountantscontrole van de jaarrekening en de IV-3 matrix.
4. De betalingstermijn voor de eindafrekening is binnen 14 dagen vanaf de factuurdatum.
Artikel 12 – inzet rijksuitkeringen regionale Wmo-taken
1. De centrumgemeente ontvangt op grond van de Wmo 2015 rijksuitkeringen voor de regionale Wmo-taken en zet deze uitkeringen voor de betreffende taken in.
2. Als bepaald in artikel 8 van dit handvest wordt jaarlijks een inkoopplan Wmo op- en vastgesteld, waarin is aangegeven voor welke regionale voorzieningen de rijksuitkeringen worden ingezet. In geval van overschotten of tekorten binnen de rijksuitkeringen worden door Almere wijzigingsvoorstellen gedaan om gezamenlijk te bespreken, conform artikel 8 lid 6.
Artikel 13 – uitvoeringskosten aankoopcentrale en overige uitvoeringskosten
1. De bijdrage per regiogemeente in de uitvoeringskosten van de aankoopcentrale, als bedoeld in artikel 6, eerste lid van de centrumregeling, alsmede de overige uitvoeringskosten, worden berekend aan de hand van de verhouding van het in te kopen zorgaanbod tussen de gemeenten;
2. De bijdrage wordt gelijk met de bevoorschotting van het ingekochte en gesubsidieerde inkoopvolume overgemaakt aan Almere;
3. Almere rekent met de regiogemeenten af op basis van de werkelijk gemaakte uitvoeringskosten. Geprognotiseerde afwijkingen van de uitvoeringskosten worden vooraf gemeld. Uitvoeringskosten en andere regionale kosten worden separaat gemeld, begroot en verantwoord.
4. In februari t+1 van ieder jaar stuurt Almere elke regiogemeente een eindafrekening betreffende de daadwerkelijk gemaakte uitvoeringskosten, inclusief eventueel meerwerk conform individuele dienstverleningsovereenkomsten;
5. De betalingstermijn voor de factuur is binnen 14 dagen vanaf de factuurdatum.
Artikel 14 - uitvoeringskosten centrumgemeente regionale Wmo-taken
Jaarlijks, bij het vaststellen van het inkoopplan Wmo, wordt door de deelnemers bepaald welke uitvoeringskosten met de rijksuitkeringen worden gedekt. Hierbij wordt zo veel mogelijk gestreefd naar meerjarige afspraken ten aanzien van de structurele taken.
Artikel 15 – managementrapportages
1. Almere verstrekt de regiogemeente tenminste elk kwartaal geanalyseerde managementrapportages over de voortgang en realisatie van respectievelijk het inkoopplan jeugd en het inkoopplan Wmo.
2. Na het verschijnen van de managementrapportages vindt op initiatief van Almere een ambtelijk overleg over deze rapportages plaats met alle deelnemers.
3. Almere en de regiogemeenten verstrekken elkaar per kwartaal de voor de managementrapportages relevante gegevens.
4. De managementrapportages verschijnen ten minste twee keer per jaar in een uitgebreide vorm waarin tenminste de volgende onderwerpen zijn opgenomen:
a. Realisatie van het inkoopplan m.b.t. inkoop- en tariefstrategie (alleen in rapportage over 1e kwartaal);
b. Financiële realisatie van het gebruik per zorgfunctie gekoppeld aan het begrote financiële inkoopvolume zoals vastgelegd in het inkoopplan (voor zover beschikbaar);
c. Overzicht van substantiële afwijkingen en (financiële) aandachtspunten per gemeente aan de hand van de financiële realisatie;
d. Overzicht van inhoudelijke risico’s en aandachtspunten die volgen uit contractmanagement van aanbieders (indien relevant).
5. De managementrapportages verschijnen maximaal twee keer per jaar in een lightversie waarin tenminste de volgende onderwerpen zijn opgenomen:
a. Overzicht van substantiële afwijkingen en (financiële) aandachtspunten per gemeente aan de hand van de financiële realisatie;
b. Financiële realisatie van het gebruik per zorgfunctie gekoppeld aan het begrote financiële inkoopvolume zoals vastgelegd in het inkoopplan (voor zover beschikbaar).
Artikel 16 – verantwoording
Almere is verantwoordelijk voor het aan de deelnemers verstrekken van alle uit hoofde van wet- en regelgeving verplichte gegevens ter verantwoording van de op basis van de centrumregeling uit te voeren taken en op zodanige wijze dat er per regiogemeente een controleverklaring door de accountant van Almere afgegeven kan worden. Almere zal iedere partij waarmee ter uitvoering van de in artikel 4 van dit handvest genoemde taken een inkoop- of subsidierelatie is aangegaan een controle protocol verstrekken op basis van de materialiteit in afstemming met de materialiteitseisen van de regiogemeenten.
Artikel 17 – uittreden
1. Een deelnemer die uittreedt ontvangt conform artikel 11, lid 5 van de centrumregeling een
eindafrekening met een verrekening van de voorschotten en de daadwerkelijk gemaakte en te maken kosten;
2. In de in het eerste lid bedoelde eindafrekening worden ook de kosten opgenomen die verband houden met de uittreding;
3. Indien een deelnemer (de omvang van) het voor uitvoering van de jeugdzorgtaken gevraagde opdrachtvolume structureel wil verlagen, is de deelnemer de daarmee verband houdende frictiekosten verschuldigd aan Almere;
4. De in het tweede en derde lid bedoelde kosten worden vastgesteld door een door Almere en de uittredende deelnemer gezamenlijk aan te wijzen deskundige.
Artikel 18 – vervallen Dienstverleningshandvest
Dit Dienstverleningshandvest komt in de plaats van het in november/december 2014 getekende Dienstverleningshandvest en treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarop de laatste gemeente dit Dienstverleningshandvest heeft getekend en heeft bekendgemaakt in het gemeenteblad van elk van de afzonderlijke gemeenten. Almere zal de deelnemers schriftelijk over deze dag in kennis stellen.
Aldus besloten door
HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE
………. in de vergadering van ... , 2022
de secretaris, de burgemeester,
……………… ……………….
Alsmede de BURGEMEESTER VAN DE GEMEENTE ……………….
………………
Dienstverleningshandvest - Bijlage I
Onderwerp
Mandaat Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland en Dienstverleningshandvest
De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de gemeenten Dronten, Lelystad, Noordoostpolder, Urk en Zeewolde, een ieder voor zover het hun gemeente en bevoegdheid betreft,
gelet op artikel 171 Gemeentewet,
gelet op afdeling 10.1.1 van de Awb, artikel 5 van de Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland en artikel 6 van het Dienstverleningshandvest,
overwegende dat dit mandaat enkel de bevoegdheden omvat zoals die zijn opgenomen in de Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland en het bijbehorende Dienstverleningshandvest,
stellen ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Almere de navolgende bevoegdheden vast:
1. Het verlenen van mandaat om, binnen de afspraken zoals die zijn vastgelegd in de Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland met het bijbehorende Dienstverleningshandvest, uitsluitend voor de daarin opgenomen taken en bevoegdheden, alle besluiten te nemen die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering daarvan, met de bevoegdheid tot ondermandaat. Dit besluit omvat -tevens doch niet uitsluitend- de taken en bevoegdheden ten aanzien van de in het Dienstverleningshandvest opgenomen domeinen:
a. het nemen van besluiten in primo en op bezwaar;
b. het uitoefenen van de bevoegdheid tot het verzoeken om voorlopige voorziening of het instellen van (hoger) beroep;
c. het aanwijzen van personen die daartoe door burgemeester en wethouders van Almere zijn aangewezen als personen die belast zijn met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 voor zover dit ziet op besluiten ten aanzien van PGB ten behoeve van beschermd wonen.
2. Het machtigen om, binnen de afspraken zoals die zijn vastgelegd in de Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland met het bijbehorende Dienstverleningshandvest, uitsluitend voor de daarin opgenomen taken en bevoegdheden, alle vereiste en gewenste feitelijke handelingen te verrichten. Dit besluit omvat -tevens doch niet uitsluitend- de handelingen ten aanzien van de in het Dienstverleningshandvest opgenomen domeinen:
a. het voeren van verweer en het verrichten van proceshandelingen.
3. Het verlenen van volmacht om, binnen de afspraken zoals die zijn vastgelegd in de Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland met het bijbehorende Dienstverleningshandvest, uitsluitend voor de daarin opgenomen taken en bevoegdheden, de vereiste en gewenste rechtshandelingen te verrichten. Met de bevoegdheid tot ondervolmacht. Dit besluit omvat -tevens doch niet uitsluitend- de rechtshandelingen ten aanzien van de in het Dienstverleningshandvest opgenomen domeinen:
a. het afsluiten van overeenkomsten voor de inkoop van diensten en producten.
Slotbepalingen
4. Mandaten, machtigingen en volmachten aan de gemeente Almere van voor de datum van de vaststelling van dit besluit worden ingetrokken.
5. Mandaten, machtigingen en volmachten krachtens deze bijlage vervallen direct van rechtswege, indien de Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland wordt beëindigd; of vervallen voor een partij, indien deze partij geen onderdeel meer uitmaakt van de Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland, tenzij anders overeengekomen.
6. Deze bijlage wordt genoemd: “Mandaat Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland en Dienstverleningshandvest”.