3OKb2mwpfM2.doc

Bijlage 3 Overeenkomst virtualisatie KA-omgeving

Overeenkomst Virtualisering KA-omgeving
Gemeente Wijchen

3OKb2mwpfM2.doc

De ondergetekenden:

1. Gemeente Wijchen, te dezen vertegenwoordigd door X.Xxxxxxx, Coördinator I&A,

hierna te noemen: Opdrachtgever, en

en

2. <volledige naam en rechtsvorm contractant>, (statutair) gevestigd te <plaats>, te dezen vertegenwoordigd door <functie> <naam ondertekenaar>
   
   

hierna te noemen: Wederpartij,

Overwegende dat:

Organisatie en doelstelling van Opdrachtgever

1. Opdrachtgever verantwoordelijk is voor het aanbieden van een betrouwbare, efficiente en makkelijk toegankelijke flexibele werkomgeving.

2. Opdrachtgever in het kader van de uitoefening van zijn taak behoefte heeft aan een ICT dienstverlener die als eindverantwoordelijke het project Virtualisering van de KA-omgeving gaat begeleiden.

Verloop van de aanbesteding

3. Opdrachtgever in verband met hetgeen hiervoor onder Error: Reference source not found en 2 is overwogen, tot een aanbesteding door middel van een Nationale procedure is overgegaan;

4. op <datum> door of namens Opdrachtgever een aankondiging op Xxxxxxxxx.xx heeft geplaatst onder nummer <Tenderned reg.nummer>;

5. Opdrachtnemer een offerte op <datum> met <referentie> heeft uitgebracht;

6. Opdrachtgever deze offerte als economisch meest voordelige inschrijving heeft aangemerkt;

7. Opdrachtgever de Opdracht op <datum> heeft gegund aan Wederpartij.

INHOUDSOPGAVE

Overeenkomst Virtualisering KA-omgeving Gemeente Wijchen 1

Artikel 1. Begrippen 3

Artikel 2. Voorwerp van de Overeenkomst 3

Artikel 3. Contactpersonen en rapportage 4

Artikel 4. Inwerkingtreding en duur van de Overeenkomst 4

Artikel 5. Aflevering en Oplevering 4

Artikel 6. Acceptatie 5

Artikel 7. Vergoeding 7

Artikel 8. Facturering, verschuldigdheid en betaling 8

Artikel 9. Algemene en bijzondere voorwaarden 8

Artikel 10. Overige bepalingen 9

BIJLAGE Bestek 10

BIJLAGE Contactpersonen 11

BIJLAGE Voorwaarden 12

BIJLAGE Service level agreement (SLA) 13

BIJLAGE Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 00

BIJLAGE Acceptatieprocedure 15

Komen overeen:

1. Begrippen

In de Overeenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan is gegeven in de Voorwaarden.

2. Voorwerp van de Overeenkomst

   1. Partijen sluiten hierbij een Overeenkomst waarbij Wederpartij zich tegen de in Artikel 7. bedoelde Vergoeding verbindt tot het verrichten van de Prestatie zoals beschreven in het Bestek, die in hoofdlijnen bestaat uit:

- het le­veren van het Product / de Producten:

Volg nummer	Onderwerp	Aantal
A1	Voorzover van toepassing; Opdrachtgever betrekt hardware in principe elders; zie offerte Opdrachtnemer

- het uitvoeren van de Opdracht / de Opdrachten:

Volg nummer	Onderwerp	Ureninzet
B1	Projectleiding
B2	Reviewen van het functioneel en technisch ontwerp,
B3	Advies over software-licenties en hardware
B4	Configuratie / implementatie
B5	Packagen
B6	Migratie
B7	Testen
B8	In productie nemen
B9	Acceptatieprocedure en overdracht
B10	Trainen en begeleiden van de gemeentelijke medewerkers.
B11	Ondersteuning en onderhoud	nvt

- het verstrekken van één of meer Gebruiksrechten:

Volg nummer	Onderwerp	Aantal
C1	Voorzover van toepassing; Opdrachtgever betrekt licenties in principe elders; zie offerte Opdrachtnemer

één en ander teneinde Opdrachtgever in staat te stellen daarvan het Overeengekomen gebruik te maken.

2. De navolgende stukken vormen gezamenlijk de Overeenkomst. Voor zover deze stukken met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert het eerder genoemde stuk boven het later genoemde:

1. dit document;

1. de Voorwaarden (BIJLAGE Voorwaarden);

2. het Bestek (BIJLAGE Bestek);

3. de overige Bijlagen

4. de door Wederpartij aan Opdrachtgever uitgebrachte offerte van <datum>, met kenmerk (<kenmerk>).

3. Contactpersonen en rapportage

   1. De personen die de contacten over de uitvoering van de Overeenkomst onderhouden zijn opgesomd in de .

   2. Wederpartij rapporteert tijdens de migratieperiode wekelijks en na Acceptatie driemaandelijks over de wijze van uitvoering van de Overeenkomst. Deze rapportage omvat tenminste:

Projectvoortgang, afwijkingen in de mijlpaalplanning

Inzet, meer-, minderwerk

Communicatie, samenwerking tussen partijen

Gesignaleerde risico’s en kansen

Stabiliteit KA-omgeving

Opgetreden verstoringen en oplossingen

Downtime buiten onderhoudswindow

4. Inwerkingtreding en duur van de Overeenkomst

   1. De Overeenkomst treedt in werking op het moment waarop deze door beide partijen is ondertekend.

   2. Opdrachtgever kan de Overeenkomst door opzegging beëindigen. Indien hij van dit recht gebruik maakt, doet hij mededeling van de opzegging aan Wederpartij waarbij een opzegtermijn van 1 maand in acht wordt genomen.

5. Aflevering en Oplevering

In geval van Producten

1. Wederpartij draagt zorg voor Aflevering van de Producten op de in onderstaande tabel aangegeven datum en plaats. Genoemde data zijn Fatale termijnen.

Volg­nummer	Onderwerp	Afleveradres	Afleverdatum
A1	Producten voorzover van toepassing

In geval van Opdrachten of het verstrekken van Gebruiksrechten

2. Wederpartij draagt zorg voor Oplevering op de in de onderstaande tabel vermelde wijze, datum en plaats. Genoemde data zijn Fatale termijnen.

   Volg­nummer	Onderwerp	Wijze van Oplevering	Datum
   B1	Projectleiding	Project coördinatie Bewaken planning Communicatie naar organisatie Rapportages
   B2	Reviewen van het functioneel en technisch ontwerp,	Motivatie voor te stellen keuzes, gerelateerd aan efficiencywinst, stabiliteit, betrouwbaarheid, gebruikersgemak, TCO.
   B3	Advies over software-licenties en hardware
   B4	Configuratie / implementatie	Planning, doorlooptijd, first time right, betrokkenheid systeembeheerders
   B5	Packagen	Aantal te virtualiseren applicaties, doorlooptijd, kosten
   B6	Migratie	Omgezette databases binnen gestelde termijn zonder verstoring dienstverlening Opdrachtgever
   B7	Testen	Uitvoering testprotocol, overdracht resultaten
   B8	In productie nemen	Verstoringsvrij functioneel werkende gevirtualiseerde KA-omgeving
   B9	Acceptatieprocedure en overdracht	Identificatie verstoringen, Inventarisatie en planning restwerkzaamheden
   B10	Trainen en begeleiden van de gemeentelijke medewerkers.	Training, learning on the job, betrokken in uitvoerend team.
   B11	Ondersteuning en onderhoud	3e en 4e lijns ondersteuning, inclusief overleg/ondersteuning licentiepartijen.
   B12	Detachering	Beschikbaarstelling van Personeel blijkend uit het wekelijks achteraf indienen van urenstaten
   C1	Gebruiksrechten (op Standaardprogrammatuur)	<beschikbaarstelling exemplaren>

3. In die gevallen waarin Wederpartij zich heeft verbonden tot het beschikbaar stellen van de Broncode aan Opdrachtgever, ontvangt deze op eerste verzoek een exemplaar van (de meest recente versie van) die Broncode.

1. Acceptatie

   1. De Acceptatie van de Prestatie vindt als volgt plaats:

      Volg­nummer	Onderwerp	Acceptatie	Uiterste datum van mededeling van (non-) Acceptatie
      A1	Producten	Werkend conform specificatie en het beoogde doel	14 dagen na Aflevering
      B1	Projectleiding	Projectresultaat conform doelstellingen, planning en binnen budget, communicatie naar organisatie	Xx X00
      X0	Reviewen van het functioneel en technisch ontwerp	Duidelijke visie, inhoudelijk advies, diensten, planning, resources, beoogd resultaat	< 7 dagen na indienen FO/TO inclusief eventuele revisie
      B3	Advies over software-licenties en hardware	Onderbouwde motivatie keuzes licenties, hardware inclusief TCO-afweging	Zie FO/TO
      B4	Configuratie / implementatie	Behaalde planning, aantal procesverstoringen	<7 dagen na uitvoering conform planning
      B5	Packagen	Inzet conform planning, doorlooptijden, resultaat aantal te virtualiseren applicaties	<7 dagen na X0
      X0	Migratie	Oplevering conform planning. Functioneren gevirtualiseerde KA-omgeving	<7 dagen na X0
      X0	Testen	Testprocedure projectscope inclusief systeemintegratie en gevirtualiseerde KA-omgeving, inlogprocedures, stabiliteit omgeving, Beschikbaarheid applicaties
      B8	In productie nemen	Stabiel en betrouwbaar robuust en eenvoudig te beheren gebruikersvriendelijke gevirtualiseerde KA-omgeving.	< 90 dagen na X0
      X0	Acceptatieprocedure en overdracht	Kwaliteit en doorlooptijd bugfixing, workarounds en structurele oplossingen. Overdracht as built documentatie	< 7 dagen na storingsvrije werking gevirtualiseerde KA-omgeving.
      B10	Trainen en begeleiden van de gemeentelijke medewerkers.	Medewerkers opgeleid en in staat beheerwerkzaamheden 1e en 2e lijn uit te voeren	< 7 dagen na X0
      X00	Ondersteuning en onderhoud	Reactietermijn calamiteiten en verhelpen 3e en 4e lijns storingen Kwaliteit adviesfunctie	in afwijking van artikel 11.2 ARBIT < 7 dagen na ontvangst van de Rapportage
      B12	Detachering	Goedkeuring van de ingeleverde urenstaten conform het model als opgenomen in Bijlage model urenstaten (artikel 5.2)	in afwijking van artikel 11.2 ARBIT < 7 dagen na ontvangst van de urenstaat
      C1	Gebruiksrechten (op Standaardprogramma­tuur)	Indien van toepassing: Aflevering onbeschadigd, inclusief inlogcodes, documentatie	in afwijking van artikel 11.2 ARBIT: 7 dagen na activatie
      	Combinatie van de bovenstaande Prestaties waarbij Acceptatie afhankelijk is van de werking van het geheel	Functioneren conform de beoogde Prestaties 90 dagen na Acceptatie	in afwijking van artikel 11.2 ARBIT < 7 dagen

   2. Indien Opdrachtgever de Xxxxxxxxx accepteert ondanks de aanwezigheid van één of meer Gebreken houdt Opdrachtgever een percentage van 20% van het bedrag in op de Vergoeding totdat de Gebreken zijn hersteld.

2. Vergoeding

   1. Partijen komen de navolgende Vergoeding overeen:

      Volg- nummer	Onderwerp	Xxxxxxxxx	Xxxxx totaalprijs	PM posten
      A1	……
      A2	…..
      B1	Projectleiding
      B2	Reviewen van het functioneel en technisch ontwerp
      B3	Advies over software-licenties en hardware
      B4	Configuratie / implementatie
      B5	Packagen
      B6	Migratie
      B7	Testen
      B8	In productie nemen
      B9	Acceptatieprocedure en overdracht
      B10	Trainen en begeleiden van de gemeentelijke medewerkers.
      B11	Ondersteuning en onderhoud
      C1	…….
      C2	……
      	<Combinatie van de bovenstaande prestaties waarbij een vaste totaalprijs> De Vergoeding voor de Prestatie bedraagt:	<…>	<…>
      Totale Vergoeding			€	€

   2. Uurtarieven

Uurtarief	Prijs per uur
Projectleiding
Package engineer
Jr. Package engineer
<anders>
<anders>

3. De Vergoeding voor B11 kan éénmaal per jaar per 1-1-2015 worden bijgesteld met een percentage tot maximaal het 'CBS-prijsindexcijfer CAO lonen per uur inclusief bijzondere beloningen, categorie zakelijke dienstverlening'. Hierbij wordt telkens het maandcijfer van de voorafgaande maand december gehanteerd, waarbij het indexcijfer van janauri 2014 wordt gesteld op 100%.

4. Indien de Prestatie als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van Wederpartij niet voldoet aan de Service levels, vindt korting plaats op de Vergoeding overeenkomstig onderstaande tabel:

   Service levels	Norm	Korting
   <service level1>	<norm>	<korting>
   <service level2>	<norm>	<korting>

5. Indien de Prestatie als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van Wederpartij niet op de overeengekomen datum is Op- c.q. Afgeleverd, wordt een bedrag van €500 gekort op de Vergoeding voor elke dag dat de vertraging in de Op- c.q. Aflevering voortduurt, tot een maximum van €5.000.

6. Indien de Op- c.q. Afgeleverde Prestatie door Opdrachtgever wordt afgekeurd, wordt een bedrag van € 500 gekort op de Vergoeding voor elke dag dat herstel van de geconstateerde Xxxxxxxx uitblijft, tot een maximum van 5.000.

1. Facturering, verschuldigdheid en betaling

   1. De Vergoeding is verschuldigd vanaf:

Volg- nummer	Onderwerp	Xxxxxxxx van verschuldigdheid
A1..Ax	Optionele aanschaf hardware	Na installatie
B3	Na levering Prestatie B1- B3	30% Totale vergoeding
B5	Na levering Prestatie B4 - B5	50% totale vergoeding
B10	Na levering Prestatie B6 – B10	20% totale vergoeding
B11	Driemaandelijks halverwege kwartaal	25% jaarlijkse vergoeding

2. Een factuur dient de volgende gegevens te bevatten:
   - factuurdatum
   - hoogte van de Vergoeding
   - verschuldigde BTW
   - contractnummer
   - verplichtingennummer
   
   
   

3. Wederpartij zendt de factuur met vermelding van de gegevens als bedoeld in artikel 8.2 aan:

Gemeente Wijchen

Crediteurenadministratie

Xxxxxxx 0000

0000 XX Xxxxxxx

9. Algemene en bijzondere voorwaarden

   1. De toepasselijkheid van algemene en bijzondere voorwaarden van Wederpartij dan wel van door Wederpartij bij het verrichten van de Prestatie te betrekken derden, is uitgesloten.

   2. In afwijking van artikel 9.1 zijn tevens de licentievoorwaarden van Wederpartij dan wel van door Wederpartij bij het verrichten van de Prestatie te betrekken derden van toepassing indien en voor zover:
      - de toepasselijkheid daarvan niet in het Bestek is uitgesloten;
      - Wederpartij (a) de toepasselijkheid daarvan expliciet heeft bedongen (b) een exemplaar van de betreffende voorwaarden bij de Offerte is gevoegd en (c) deze daarvan expliciet onderdeel uitmaken, en;
      - het Overeengekomen gebruik daardoor niet wordt uitgesloten of beperkt en;
      - Wederpartij kan aantonen dat de rechten van Opdrachtgever uit hoofde van de Overeenkomst daardoor niet worden verminderd dan wel diens uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen daardoor niet onredelijk worden verzwaard.

   3. De voor het gebruik van de Prestatie vereiste acceptatie van algemene of bijzondere voorwaarden, zoals bijvoorbeeld bij “shrink-wrap”- en “click-wrap” licenties, bindt Opdrachtgever niet. Wederpartij vrijwaart Opdrachtgever dat dergelijke acceptaties niet leiden tot enige beperking op het Overeengekomen gebruik.

   4. Het bepaalde in artikel 59 ARBIT is niet van toepassing.

   5. Een exemplaar van de Voorwaarden is bij de Overeenkomst gevoegd.

10. Overige bepalingen

    1. Nog niet bepaald.

Aldus overeengekomen op <datum> en ondertekend in tweevoud door:

OPDRACHTGEVER	WEDERPARTIJ
Naam: <naam>	Naam: <functie>
Functie: <functie>	Functie: <functie>
Handtekening:	Handtekening:
Datum:	Datum:

BIJLAGE Bestek

Separate bijlage, in bezit van partijen

BIJLAGE Contactpersonen

Opdrachtgever

De coördinator I&A, thans xxx. X. Xxxxxxx is bevoegd Opdrachtgever te binden voor zover het betreft de uitvoering van de Overeenkomst.

Opdrachtnemer

De <functie>, thans <naam> is bevoegd Opdrachtnemer te binden voor zover het betreft de uitvoering van de Overeenkomst.

BIJLAGE Voorwaarden

Separate bijlage Algemene Rijksvoorwaarden ICT dd 19 juli 2010 (ARBIT), in bezit van Partijen

BIJLAGE Service level agreement (SLA)

De SLA maakt onderdeel uit van de Overeenkomst van Onderhoud en normeert het overeengekomen dienstverleningsniveau. Voor een goede aansluiting van de SLA op de Voorwaarden is vereist dat de voor de Prestatie belangrijkste service levels worden opgenomen in de Overeenkomst. Belangrijke Service levels zijn tenminste die op grond waarvan een korting op de Vergoeding wordt ingehouden overeenkomstig artikel 7.4). Tenslotte dienen de onderstaande begrippen uit artikel 68 ARBIT te worden gebruikt in de SLA:

Correctief Onderhoud: het opsporen en herstellen door Opdrachtnemer van Storingen, die Opdrachtgever hem heeft gemeld of die Opdrachtnemer anderszins bekend zijn geworden.

Functiehersteltijd: de periode, uitgedrukt in Service-uren, gelegen tussen het moment waarop een Storing bij Opdrachtnemer wordt gemeld en het moment waarop die is verholpen.

Innovatief Onderhoud: het beschikbaar stellen door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever van Nieuwe versies c.q. nieuw ontwikkelde onderdelen van Producten en/of nieuwe Documentatie.

Preventief Onderhoud: het treffen van maatregelen door Opdrachtnemer ter voorkoming van Storingen en andere daarmee verband houdende vormen van dienstverlening.

Reactietijd: de tijd waarbinnen Personeel van Opdrachtnemer op een melding door Opdrachtgever van een Storing en andere verzoeken van Opdrachtgever om dienstverlening, adequaat moet reageren.

Service levels: ten aanzien van de uitvoering van Onderhoud en andere overeengekomen vormen van dienstverlening in de Overeenkomst vastgelegde eisen, zoals Reactie- en Functiehersteltijden.

Service-uren: uren die vallen binnen de overeengekomen service-periode.
Storing: een technisch probleem dat zich voordoet bij het gebruik maken van de Prestatie.

BIJLAGE Kredietinstellingsgarantie

Model van een kredietinstellingsgarantie als bedoeld in artikel 16 ARBIT.

De ondergetekende

<volledige naam en rechtsvorm van de kredietinstelling>, gevestigd te <plaats>,
vertegenwoordigd door <functie> <naam ondertekenaar>,

overwegende:

dat de Staat der Nederlanden, gevestigd te Den Haag,
vertegenwoordigd door de Minister van <naam portefeuille>,
hierna te noemen "Opdrachtgever",

met:

<volledige naam en rechtsvorm Wederpartij>, (statutair) gevestigd te <plaats>,
hierna te noemen "Wederpartij",

op <datum Overeenkomst> een Overeenkomst heeft gesloten tot het verrichten van <omschrijving van de Prestatie>, hierna te noemen “de Overeenkomst”, en dat Opdrachtgever aan Wederpartij een voorschot op de Vergoeding zal betalen,

verbindt zich onherroepelijk tegenover Opdrachtgever om:

op de enkele schriftelijke mededeling van Opdrachtgever dat Wederpartij is tekortgeschoten in de nakoming van enige verplichting uit hoofde van de Overeenkomst, en in de terugbetaling van genoemd xxxxxxxxx, aan Opdrachtgever als eigen schuld onverwijld het bedrag te betalen dat Opdrachtgever verklaart uit dien hoofde van Wederpartij te vorderen te hebben, zulks tot een bedrag van ten hoogste € <bedrag voorschot>, vermeerderd met de verschuldigde wettelijke rente over dat bedrag gerekend vanaf de dag van de door Opdrachtgever gestelde tekortkoming van Wederpartij, tot aan het moment der algehele voldoening van het bedrag.

Deze kredietinstellingsgarantie vervalt indien deze door ondergetekende is terugontvangen.

Op deze kredietinstellingsgarantie is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag.

Aldus ondertekend te <plaats>,

op <datum>,

<handtekening kredietinstelling>

BIJLAGE Acceptatieprocedure

Overeenkomst Virtualisering KA-omgeving Gemeente Wijchen blz. 13 van 13