Bestuurlijke werkafspraken
Bestuurlijke werkafspraken
Regio Deal De Waddeneilanden
Het Rijk heeft met de gemeenten Texel, Vlieland, Terschelling, Ameland en Schiermonnikoog, ook gezamenlijk vertegenwoordigd in het Samenwerkingsverband De Waddeneilanden, Provincie Fryslân en Provincie Noord-Holland ten behoeve van de Regio De Waddeneilanden het convenant ‘Regio Deal De Waddeneilanden’ gesloten. Uit de Regio Deal De Waddeneilanden volgt dat de Minister van BZK een bijdrage uit de Regio Envelop (Rijksbijdrage) beschikbaar stelt als impuls voor het realiseren van de ambities van de Regio De Waddeneilanden. De Rijksbijdrage van maximaal € 15,5 miljoen (inclusief BTW) wordt in de periode 2023-2027 beschikbaar gesteld in twee tranches (december 2023 en december 2024) in de vorm van een specifieke uitkering aan de gemeente Ameland, als Regiokassier van deze Regio Deal.
Een noodzakelijke randvoorwaarde voor de Rijksbijdrage voor Regio De Waddeneilanden is cofinanciering door de regio, in dit geval door de provincie Noord Holland €2,325 miljoen, Provincie Fryslân €5,425 miljoen en De Gemeenten gezamenlijk, volgens een afgesproken verdeelsleutel, €7,75 miljoen.
Samenwerkingsverband De Waddeneilanden (GR) is verantwoordelijk voor de coördinatie en aansturing van de uitvoering van de Regio Deal. Er wordt aangesloten bij de bestaande structuren binnen de Gemeenschappelijke Regeling. Aanvullend daarop is een Stuurgroep samengesteld, met vertegenwoordigers uit Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en het Waddenkantoor (organisatie). Hierin krijgen ook de provincies, onderwijs en bedrijfsleven een rol.
Onderwijs en bedrijfsleven worden vooral betrokken op projectniveau en tijdens een jaarlijks te organiseren rijk-regio overleg/dag. Aangezien beide provincies géén deel uit maken van de gemeenschappelijke regeling is het noodzakelijke om nadere (rand)voorwaarden en afspraken over de wijze van samenwerking vast te leggen m.b.t. Regio Deal De Waddeneilanden. Dat wordt door de Stuurgroep voorbereid. Naast het maken van aanvullende afspraken met de provincies is het van belang om de onderlinge (eilanden – GR en vv) afspraken scherp te maken. Deze vloeien logisch voort uit de besluitvorming rondom het Programma Waddeneilanden en de aanvraag van de Regio Deal. In dit document worden deze afspraken op hoofdlijnen beschreven. Dit betreft afspraken over de governance / programmasturing (I) en afspraken over de financiering (II) van het programma.
I Governance / Programmasturing
Er wordt aangesloten bij de bestaande structuren binnen de Gemeenschappelijke Regeling (GR). Aanvullend daarop is een Stuurgroep samengesteld.
De voorbereiding van de Regio Deal kent een lange aanloop waarbij diverse besluiten zijn genomen om te komen tot de huidige governance:
▪ Op 13 oktober 2020 is een plan van aanpak vastgesteld door het AB om te komen tot een Programma Waddeneilanden;
▪ 21 oktober 2021 heeft het AB bestuurlijk trekkers voor in de stuurgroep benoemd;
▪ 30 juni 2022 heeft het AB het uitvoeringsprogramma van het Programma Waddeneilanden vastgesteld;
▪ 2 mei 2022 heeft het DB, na voorbereiding en bespreking met de Stuurgroep, een besluit
genomen over de governance en financiering.
Met deze besluiten is een mandaat voor de Stuurgroep geregeld en afgesproken dat de uitvoering van het Programma Waddeneilanden ondergebracht werd bij het Samenwerkingsverband. Daardoor kunnen de bestaande structuren benut worden.
Afgesproken is dat bij het afsluiten van een Regio Deal het voor de uitvoering van de deal wel nodig is om een aparte samenwerkingsovereenkomst (of bestuurlijke werkafspraken) op te stellen. Dit document beschrijft deze onderlinge afspraken. Daarnaast is het noodzakelijk dit te vertalen naar samenwerkingsafspraken met beide provincies. Dit document kan daarvoor als basis dienen.
Programma-organisatie
Algemeen Bestuur - Stelt programmakaders, zoals een jaarplan + begroting, formeel vast - Vaardigt een lid, tevens DB-lid, af naar de Stuurgroep als bestuurlijk opdrachtgever en voorzitter van de Stuurgroep - Vaardigt per programmalijn een portefeuillehouder af naar de Stuurgroep - Bekrachtigt de beslissingen van de Stuurgroep, beschikt en geeft formeel akkoord aan de regiokassier voor het uitkeren van de bijdragen aan projecten - Legt verantwoording af aan de gemeenteraden NB. Afspraken met provincies: vaststellen van programmakaders, zoals jaarplan + begroting. Mandaat voor AB / regiokassier. |
Dagelijks Bestuur - Benoemt de secretaris–directeur van de GR als ambtelijk-opdrachtgever - Xxxxxxx besluitvorming voor t.b.v. het AB |
Stuurgroep Regio Deal De Waddeneilanden - Inhoudelijk en financieel mandaat van het AB voor uitvoeren Regio Deal De Waddeneilanden - Stelt programmakaders op, zoals jaarplan + begroting - Beslist over de toekenning van middelen aan de projecten - Stuurt en monitort op voortgang, vasthouden van de koers - Bereidt besluitvorming inhoudelijk voor t.b.v. het AB, legt verantwoording af aan AB NB. Afspraken met provincies: Mandaat van GS voor gedeputeerde in de Stuurgroep. |
Programmateam - Programmanager (ook lid Stuurgroep) stuurt operationeel aan - Uitvoeren programma met partners en stakeholders - Legt verantwoording af aan Stuurgroep - Adviseren Stuurgroep over programmakaders, -financiën, samenwerkings, -deel en - eilandprojecten. NB. Afspraken met provincies: voorbereiden van de Stuurgroep vergaderingen. |
Ontwikkelteams Procesleiders zorgen met teammedewerkers (inhoudelijk medewerkers van de gemeentelijke en provinciale organisaties) voor het uitwerken van voorstellen voor samenwerkings, -deel en - eilandprojecten. NB. Afspraken met provincies: deelname medewerkers provincies aan de ontwikkelteams. |
Directieraad In de directieraad wordt de inzet van capaciteit van de vijf ambtelijke organisaties en de GR afgestemd. NB. Afspraken met provincies: eventueel instellen ambtelijk-opdrachtgeversoverleg |
Regiokassier De regiokassier, in ons geval de gemeente Ameland, draagt zorg voor het nakomen van de financiële kaders, zoals verwoord in de Regeling specifieke uitkering Regio Deals vierde tranche. |
Mandaat voor de Stuurgroep
Voor de besluitvorming binnen de programma-organisatie dient de Stuurgroep inhoudelijk en
financieel een mandaat te krijgen van het AB. Dit vanuit de gedachte van
Samenwerken in vertrouwen:
▪ We delen als eilanden meerdere opgaven, zoals vertaald naar het Programma Waddeneilanden en opgenomen in het convenant Regio Deal De Waddeneilanden;
▪ die we gezamenlijk voortvarend willen aanpakken;
▪ en waarvoor we een €31 miljoen aan middelen nodig hebben;
▪ hiervoor hebben we €23,25 miljoen aan financiering van Rijk en provincies kunnen
realiseren,
▪ en dragen we zelf €7,75 miljoen bij;
▪ via de gebruikelijke verdeelsleutel van 30%/10%/25%/25%/10%;
▪ wetende dat voor die investering een multiplier aan middelen terugkomt en de resultaten landen in de regio.
II Programmafinanciën
Afspraken over de cofinanciering van de eilanden
Zoals in het convenant aangegeven is het aandeel in de Regio Deal voor de gezamenlijke Waddeneilanden € 7,75 miljoen. Overeenkomstig de voor gezamenlijke kosten gekozen verdeelsleutel, maar ook gelet op eerdere besprekingen en besluitvorming in Dagelijks Bestuur, Stuurgroep en Algemeen Bestuur, wordt gekozen voor de gebruikelijke verdeelsleutel, oftewel:
- Texel 30% van € 7,75 miljoen | € 2.325.000 |
- Vlieland 10% van € 7,75 miljoen | € 775.000 |
- Terschelling 25% van € 7,75 miljoen | € 1.937.500 |
- Ameland 25% van € 7,75 miljoen | € 1.937.500 |
- Schiermonnikoog 10% van € 7,75 miljoen | € 775.000 |
Omdat deze bijdrage op enig moment daadwerkelijk verschuldigd is aan de regiokassier, is het noodzakelijk dat elk eiland hiervoor middelen beschikbaar stelt, via bijvoorbeeld een begrotingspost of een specifieke reservering van middelen.
Afhankelijk van de snelheid waarmee projecten worden uitgevoerd en de financiële omvang van projecten, kan het noodzakelijk blijken dat de Waddeneilanden hun bijdrage daadwerkelijk overmaken aan de regiokassier; de liquiditeitspositie van de regiokassier is hiervoor leidend.
Uitgangspunt is dat de Waddeneilanden uiterlijk 1 december 2027 hun totale bijdrage hebben overgemaakt aan de regiokassier. Indien het noodzakelijk blijkt om eerder middelen geheel of gedeeltelijk beschikbaar te stellen, op verzoek van de regiokassier, dan wordt dit verzoek gehonoreerd.
Verdeling beschikbare middelen over projecten
Volgens het convenant is er sprake van een verdeling van de beschikbare middelen over de vijf programmalijnen en de VAT-kosten (voorbereiding, administratie en toezicht). De VAT- kosten lopen via de begroting van de GR en worden volledig gedekt uit de Regio Deal.
Voor de verdeling van de middelen over de samenwerkingsprojecten wordt jaarlijks door de Stuurgroep een jaarplan inclusief begroting en een jaarverslag opgesteld en voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. Projecten zullen door de stuurgroep moeten worden goedgekeurd. In het convenant zijn 38 samenwerkingsprojecten opgenomen inclusief bijbehorende resultaten. Die vormen de basis en het kader voor specifieke deel- en eilandprojecten.
Aanvullende criteria voor de toekenning van bijdragen aan samenwerkings-, deel- en eilandprojecten worden opgenomen in een afwegingskader die door de stuurgroep wordt vastgesteld.
Voor de opzet van samenwerkingsprojecten, deel- en eilandprojecten wordt een standaardformat ontwikkeld, inclusief planning en begroting. Op basis hiervan wordt een voorstel voorgelegd aan de stuurgroep en kan een beslissing worden genomen over de toekenning van een financiële bijdrage. De beslissingen van de stuurgroep worden bekrachtigd in het AB waarna beschikt kan worden en de regiokassier de Regio Deal bijdrage beschikbaar kan stellen.
Wanneer in de uitvoering van een project blijkt dat de kosten lager uitkomen dan begroot, wordt de bijdrage uit de Regio Deal naar rato verlaagd. Een toegekende bijdrage wordt nooit verhoogd, als kosten hoger blijken uit te komen dan begroot.
Afrekening tussen Waddeneilanden na afronding Regio Deal
Bij de verdeling van beschikbare middelen over projecten is het principe van de Regio Deal leidend, namelijk dat er sprake is van beschikbare middelen voor de gehele regio en niet voor individuele gemeenten. De toekenning van bijdragen aan projecten vindt dan ook plaats op basis van de hiervoor vastgestelde criteria (afwegingskader).
Het kan zo zijn dat het ene eiland hierdoor in financiële zin meer profijt heeft van de Regio Deal dan het andere. Omdat er meer projecten worden uitgevoerd, of omdat er sprake is van ‘grotere projecten’, waarvoor een hogere bijdrage beschikbaar is gesteld.
Het ‘profijt’ kan worden gedefinieerd als de geldstromen naar of ten behoeve van een Waddeneiland, ten opzichte van de eigen inleg van dat eiland; dit wordt de multiplier genoemd.
Multiplier:
Aandeel in VAT kosten, samenwerkingsprojecten en eilandprojecten
Aandeel eiland in Regio Deal
Voor de Regio Deal in zijn totaliteit is de multiplier 4 namelijk het totaal van de beschikbare middelen (€ 31 miljoen1) ten opzichte van de inleg van de vijf Waddeneilanden (€ 7,75 miljoen).
1 Er is €600.000 door het Rijk in het BTW compensatiefonds gestort. Exclusief dat bedrag kom je op een multiplier van 3,92.
In de theoretisch ideale situatie is de multiplier voor elk eiland 4. Dat betekent dat elk eiland 4 maal de eigen inleg als profijt heeft, hetgeen overeenkomt met de verhoudingen volgens de verdeelsleutel. De werkelijkheid zal ongetwijfeld anders zijn. Er kan eventueel voor gekozen worden om bij een vooraf bepaalde afwijking een afrekening tussen de eilanden te laten plaatsvinden. Geadviseerd wordt om dit niet te doen: het past eigenlijk niet bij de doelstellingen en insteek van de Regio Deal en is bovendien complex in de uitvoering.
Doormiddel van de jaarplannen, het afwegingskader en beslissingen van de Stuurgroep kan bovendien voldoende gestuurd worden op een evenwichtige verdeling over de eilanden.
Deze afspraken worden uiterlijk januari 2026 (voor de gemeenteraadverkiezingen) geëvalueerd en indien nodig herzien.