LICENTIE- EN GEBRUIKSVOORWAARDEN
LICENTIE- EN GEBRUIKSVOORWAARDEN
Artikel 1: Toepassing
1.1. De Licentie- en Gebruiksvoorwaarden leggen de rechten en plichten vast waaronder DE VERSTREKKER een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht m.b.t. de Software en de Extensie(s) verschaft aan DE GEBRUIKER.
1.2. Elke kopie van de Software en Extensies en elke upgrade of nieuwe versie die online wordt geplaatst is onderworpen aan deze Overeenkomst. DE VERSTREKKER heeft het recht om op eender welk ogenblik de Software en Extensies te vervangen door een upgrade, nieuwe release of verbetering.
Artikel 2: Voorwerp van de Licentie
2.1. De Licentie heeft als voorwerp het niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht van Quasydoc op de Locatie en de Clouddiensten.
2.2. Het voorwerp van de Licentie omvat niet:
− de Extensies, behoudens andersluidende overeenkomst opgenomen in Bijlage I;
− de broncode van de Software;
− de diensten opgenomen in Bijlage III;
− het reproductie – en/of adaptierecht van de Software.
Artikel 3: Levering van Software
3.1. DE VERSTREKKER levert Software en de Documentatie aan DE GEBRUIKER op de datum van ondertekening van de Overeenkomst.
De levering geschiedt door de bezorging van de Inloggegevens via Elektronisch Post aan de Contactpersoon tegen ontvangstbevestiging.
3.2. Het moment van de levering wordt geacht plaats te vinden als DE VERSTREKKER de Inloggegevens naar DE GEBRUIKER verstuurt. De Proefperiode neemt een aanvang op het moment van het versturen van de Inloggegevens.
3.3. De levering houdt geen installatie, configuratie of implementatie van de Software (en in voorkomend geval van de Extensies) in. DE GEBRUIKER staat zelf in voor de installatie, configuratie of implementatie van de Software en de Extensies naargelang de Specificaties.
Artikel 4: Overdracht van risico en aanvaarding
4.1. Het risico gaat over op het moment van de levering van de Software.
4.2. DE GEBRUIKER wordt in ieder geval geacht de Software definitief aanvaard te hebben bij het verstrijken van de Proefperiode, zoals voorzien in artikelen 4 en 5 van de Kaderovereenkomst..
4.3. De Software wordt in elk geval geacht naar behoren te werken indien deze een Minimumbeschikbaarheid heeft. Dit geldt tevens tijdens en bij het verstrijken van de Proefperiode.
DE GEBRUIKER kan de Overeenkomst niet ontbinden om redenen van Beschikbaarheid van de Software, behoudens wanneer zij aantoont dat de Minimumbeschikbaarheid niet volstaat voor de Specificaties en het niet mogelijk was dit tijdens de Proefperiode vast te stellen.
4.4. Indien DE GEBRUIKER nalaat te voorzien in hard- en software die voldoet aan de minimumvereisten zoals omschreven in Bijlage I, kan zij zich niet beroepen op het beweerde niet bereiken van de Minimumbeschikbaarheid of de voorgehouden bijzonder ontoereikende performantie, tenzij zij aantoont dat de hard- en/of software hier geen invloed op heeft, behoudens indien zij dit had dienen vast te stellen tijdens de Proefperiode.
Artikel 5: Gebruiksrechten
5.1. De Software en de Diensten kunnen uitsluitend worden aangewend voor de doeleinden, en op de Locatie(s) en het Apparatuur, het aantal gebruikers en eventuele andere restricties als weergegeven in de Overeenkomst en haar bijlagen.
5.2. DE GEBRUIKER kan geen sublicentie toekennen.
5.3. De Software kan gelicentieerd worden aan een dochteronderneming waarover DE GEBRUIKER controle uitoefent indien dit bijkomend wordt overeengekomen en uitdrukkelijk is opgenomen in een Bijlage aan de Overeenkomst.
5.4. Het is DE GEBRUIKER toegestaan een periodieke reservekopie van de Gegevens te maken die hij importeerde in de Software, en dit uitsluitend voor back-up doeleinden.
Artikel 6: Verplichtingen in hoofde van DE GEBRUIKER
6.1. DE GEBRUIKER verbindt zich ertoe de Software te gebruiken als een goede huisvader.
6.2. DE GEBRUIKER dient te voorzien in Apparatuur en software die voldoet aan de specificaties en minimumvereisten om een correcte toegang te verkrijgen tot de Software zoals omschreven in Bijlage I.
DE VERSTREKKER kan deze specificaties en minimumvereisten te allen tijde herzien of aanpassen. De meest recente versie van de specificaties en minimumvereisten is steeds raadpleegbaar via Quasydoc of de Website.
6.3. DE GEBRUIKER dient zich te onthouden van:
− het (geheel of gedeeltelijk) decompileren, wijzigen of nabouwen van de Software, of een derde deze handelingen te doen uitvoeren, behoudens in de gevallen dat dit door de wet toegelaten wordt;
− het verspreiden, verhuren, bekendmaken, commercialiseren van de of een deel daarvan of aan een derde over te dragen;
− het gebruik van de Software buiten het normale gebruik zoals voorzien in de Overeenkomst;
− het gebruik van softwareprogramma’s die gericht zijn op de verzameling en verkrijging van Xxxxxxxx. Hieronder worden bijvoorbeeld spiders, crawlers, keyloggers, robots en gelijkaardige software verstaan;
− het opstarten van bepaalde processen of softwareprogramma’s waarvan DE GEBRUIKER redelijkerwijs kan vermoeden dat dit de overige gebruikers directe of indirecte schade of hinder kan toebrengen. Hieronder wordt onder meer het uitvoeren van Denial of Service aanvallen verstaan;
− het op ongeautoriseerde wijze toegang te verkrijgen tot andere Gebruikersaccounts dan die van hemzelf;
− Gegevens in te voeren/toe te voegen die een inbreuk uitmaken op de intellectuele eigendomsrechten van derden.
6.4. Daarnaast dient DE GEBRUIKER zich tevens te onthouden van alle activiteiten die schade kunnen toebrengen aan DE VERSTREKKER en/of de Software, met inbegrip van volgende activiteiten, doch niet beperkt tot:
− het gebruik van de Software in strijd met dwingende wetgeving of voor criminele doeleinden;
− het hacken, wijzigen of anderszins corrumperen of inbreuk maken op beveiligings- of authenticatiemaatregelen zonder enige toestemming;
− het verzenden van Gegevens die virussen, Trojaanse paarden, wormen, tijdbommen, cancelbots of andere computerprogrammeringsroutines of -motoren bevat met de bedoeling of het effect van het beschadigen, vernietigen, verstoren of anderszins aantasten van de functionaliteit van een computer of de werking van de Software;
− het interfereren met, onderscheppen of onteigenen van een systeem, gegevens of informatie waar u geen recht op hebt.
6.5. DE GEBRUIKER verbindt zich ertoe de verplichtingen opgesomd in artikelen 6.1 tot en met 6.4 op te leggen aan zijn Medewerkers.
6.6. DE GEBRUIKER dient intellectuele eigendomsrechten van DE VERSTREKKER en haar leveranciers/onderaannemers te respecteren.
Artikel 7: Verplichtingen in het kader van Gebruikersaccounts
7.1. DE GEBRUIKER verbindt zich ertoe haar Medewerkers te informeren over de verplichtingen in het kader van de Overeenkomst.
De Medewerkers dienen deze verplichtingen tevens strikt na te leven.
Ieder niet-naleving van een verbintenis door een Medewerker wordt geacht een niet-naleving van deze verbintenis door DE GEBRUIKER te zijn.
7.2. In geval van een inbreuk op een van de verbintenissen in hoofde van DE GEBRUIKER door een Medewerker, is DE GEBRUIKER hiervoor aansprakelijk.
Artikel 8: Vernietiging van Gegevens na beëindiging/uitdoving van de Overeenkomst
8.1. DE VERSTREKKER zal alle Gegevens in geval van beëindiging of uitdoving van de Overeenkomst, ongeacht de reden en de wijze waarop, vernietigen.
8.2. DE GEBRUIKER heeft het recht om een kopie van de Gegevens te vragen of DE VERSTREKKER verzoeken de Gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren. Die kosten die hiermee verbonden zijn, zijn steeds ten laste van DE GEBRUIKER.
8.3. DE VERSTREKKER heeft het recht om de Gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren na de beëindiging of uitdoving van de Overeenkomst, in zoverre dit noodzakelijk zou zijn voor de behartiging van haar belangen.
Dit is bijvoorbeeld het geval indien DE VERSTREKKER een rechtsvordering wenst in te leiden lastens DE GEBRUIKER.
Artikel 9: Eigendom van de Gegevens
9.1. DE GEBRUIKER blijft steeds de eigenaar van de Gegevens.
DE VERSTREKKER verschaft geen intellectuele of enige andere eigendomsrechten op de Gegevens door het invoeren ervan in de Software.
9.2. DE VERSTREKKER kan bij beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden dan ook, de vrijgave van de Gegevens weigeren indien DE GEBRUIKER zijn betalingsverbintenissen niet integraal nagekomen is.
Artikel 10: Intellectuele eigendomsrechten
10.1. De intellectuele eigendomsrechten op (alle onderdelen van) de Software , alsook op de methodes, modellen, beschrijvingen, specificaties, en Documentatie, blijven te allen tijde de exclusieve eigendom van DE VERSTREKKER.
10.2. De Partijen komen overeen dat alle aanvullingen, wijzigingen en verbeteringen van de Software en van de Documentatie die door DE VERSTREKKER worden uitgevoerd, tevens de exclusieve eigendom van DE VERSTREKKER zijn, zelfs indien DE GEBRUIKER hieraan meegewerkt zou hebben.
10.3. De broncode van Software waarvan DE VERSTREKKER de eigenaar is, behoort toe aan DE VERSTREKKER. Deze broncode wordt niet overgemaakt aan DE GEBRUIKER.
10.4. Bovenstaande bepalingen gelden tevens voor Diensten, alsook alle overige diensten die hieronder niet begrepen worden.
Het vermoeden dat DE GEBRUIKER als opdrachtgever en/of werkgever de intellectuele eigendomsrechten van de producten van de Diensten en/of overige diensten verwerft, is niet van toepassing.
Artikel 11: Garantie van continuïteit en vrijwaring van intellectuele eigendomsrechten
11.1. Om de continuïteit van het gebruik van de Software te garanderen, deponeert DE VERSTREKKER de paswoorden en werkwijze om toegang te krijgen tot de broncode bij een onafhankelijke derde, te weten Notaris Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxxxx te Hasselt.
Slechts in de hiernavolgende gevallen (limitatief) mag DE GEBRUIKER zich richten tot de onafhankelijke derde, aldus over de broncode beschikken en het Onderhoud laten uitvoeren door derden, te weten:
− In geval van faillissement van DE VERSTREKKER
− geheel of gedeeltelijke stopzetting van de activiteiten, anders dan door fusie, splitsing, opslorping, overdracht van handelszaak of handelstak of andere bonafide reorganisatie met als gevolg dat de ondersteuning van de Software door DE VERSTREKKER wordt beëindigd.
11.2. DE VERSTREKKER zal DE GEBRUIKER vrijwaren tegen elke vordering die door een derde tegen DE GEBRUIKER zou worden ingesteld op grond van inbreuk op enig intellectueel eigendomsrecht wegens het gebruik van de Software en/of Diensten.
11.3. Indien DE GEBRUIKER het gebruik van de Software en/of Diensten of een deel daarvan dient te staken op grond van zulke vordering of een eruit voortvloeiende veroordeling, zal DE VERSTREKKER, naar haar keuze:
− hetzij voor DE GEBRUIKER het recht verwerven de Software verder te gebruiken;
− hetzij het inbreukmakende gedeelte van de Software aanpassen of vervangen zodat een einde aan de inbreuk wordt gesteld, tenzij dergelijke aanpassing of vervanging onredelijk zou zijn;;
− hetzij het inbreukmakende gedeelte van de Software terugnemen en de bedragen die DE GEBRUIKER voor het inbreukmakende gedeelte van de Software heeft betaald, pro rata terugbetalen aan DE GEBRUIKER.
Indien DE GEBRUIKER aantoont dat het terugnemen van het inbreukmakende gedeelte van de Software tot gevolg heeft dat de Software niet meer aan de Specificaties voldoet, zal DE VERSTREKKER de Vergoedingen pro rata terugbetalen, waarbij zij in geen geval tot een hogere schadevergoeding gehouden is.
11.4. De vrijwaring voorzien in de vorige paragraaf geldt enkel indien DE VERSTREKKER onverwijld en uiterlijk binnen een termijn van twee maanden op de hoogte werd gesteld van het bestaan van mogelijke rechtsvorderingen of klachten terzake, en dat aan DE VERSTREKKER de mogelijkheid werd gegeven om de verdediging op zich te nemen in het kader van een gerechtelijke procedure, met een voldoende samenwerking van de zijde van DE GEBRUIKER in het kader van deze verdediging.
11.5. DE VERSTREKKER is niet gehouden tot deze vrijwaring in volgende gevallen:
(1) op de koppelbaarheid tussen de Software en enige andere applicatie en/of hard- of software;
(2) wanneer de Software door DE GEBRUIKER werd gewijzigd of wordt gebruikt in strijd met het overeengekomen gebruik ervan of in strijd met wettelijke of reglementaire bepalingen;
(3) wanneer de Software gebruikt wordt in samenhang met een product van een derde of informatie van een derde, behalve indien deze gebruikt wordt in samenhang met de gebruikelijke producten van derden die in een kantooromgeving gebruikt worden en behalve indien DE VERSTREKKER de interface tot stand bracht met dit product van een derde.
Artikel 12: Garanties
12.1. DE VERSTREKKER besteedt gepaste zorg aan de ontwikkeling van de Software , rekening houdend met het gegeven dat de Software steeds standaardsoftware betreft en bestemd is voor de toepassing door een grote groep gebruikers en daardoor een algemeen karakter heeft. DE VERSTREKKER garandeert dat de Software met normale professionele zorg op een diligente en competente wijze wordt geleverd.
12.2. Deze garantie is niet toepasselijk in geval van foutief gebruik van de Software of ongeoorloofde modificaties door anderen dan DE VERSTREKKER en haar personeel, aangestelden, onderaannemers of Medewerkers, noch andere oorzaken welke een vreemde oorzaak/overmacht uitmaken voor DE VERSTREKKER.
12.3. DE VERSTREKKER wijst alle andere expliciete of impliciete garanties en voorwaarden af, daaronder begrepen, maar niet beperkt tot, impliciete garanties omtrent de kwaliteit, niet- schending van rechten van derden en de geschiktheid voor een bepaald doel of gebruik waarvoor DE GEBRUIKER de Software zou willen bestemmen.
12.4. DE VERSTREKKER garandeert niet en is niet verantwoordelijk voor het gebruik van producten of diensten geleverd door derden, en die niet verkocht worden door DE VERSTREKKER, noch hun koppelbaarheid of integratie noch voor enige informatie die terzake wordt gegeven. De enige en
exclusieve rechten en vorderingen van DE GEBRUIKER met betrekking tot producten of diensten van derden, zijn gericht tegen de derde-verkoper en niet tegen DE VERSTREKKER.
Artikel 13: Vertrouwelijkheid
13.1. DE VERSTREKKER en DE GEBRUIKER zullen alle informatie betreffende de Overeenkomst, de Software, en de Documentatie vertrouwelijk behandelen, en hierover geen mededelingen doen aan derden of aan eigen medewerkers die niet bij de levering of het gebruik van de betreffende Software betrokken zijn, behoudens wanneer:
a. de ene Partij de voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de onthullende Partij heeft bekomen;
b. de betrokken informatie publiekelijk gekend is; of
c. de betrokken informatie dient te worden vrijgegeven ingevolge een wettelijke bepaling of een gerechtelijke of administratieve beslissing.
Deze verplichting geldt tijdens de duur van de Overeenkomst en tot twee (2) jaar na het einde van de Overeenkomst, ongeacht de wijze van beëindiging.
13.2. Partijen nemen de nodige organisatorische en technische maatregelen teneinde het vertrouwelijk karakter van hoger omschreven informatie te waarborgen.
DE GEBRUIKER verleent DE VERSTREKKER uitdrukkelijk het recht om in publiciteit de naam of het logo van DE GEBRUIKER te gebruiken als referentie en/of testimonial.
Artikel 14: Wijziging van de Licentie- en Gebruiksvoorwaarden
14.1. DE VERSTREKKER houdt zich het recht voor om de Licentie- en Gebruiksvoorwaarden te wijzigen indien de Software of de functionaliteiten of de een andere omstandigheid zou wijzigen.
14.2. De meest recente versie van Licentie- en Gebruiksvoorwaarden zal steeds van toepassing zijn.
VOORWAARDEN DIENSTEN EN BESCHIKBAARHEIDSREGELING
Artikel 1: Voorwerp
1.1. De Diensten die door DE VERSTREKKER aan DE GEBRUIKER worden geleverd, bestaan uit Support/Helpdesk en Onderhoud.
1.2. De Beschikbaarheidsregeling bestaat uit de voorwaarden omtrent de Beschikbaarheid van de Software, de Diensten en de Clouddiensten.
De Beschikbaarheidsregeling veronderstelt dat DE GEBRUIKER tijdens de Proefperiode de performantie en de Beschikbaarheid afdoende getest heeft, rekening houdend met de Specificaties, in het bijzonder de Locatie(s), het aantal gebruikers, de hoeveelheid gegevens, etc..
Artikel 2: Diensten
2.1. Support en Correctief Onderhoud:
(a) Support – Helpdesk
De Contactpersoon kan DE VERSTREKKER per e-mail (xxxxxxx@xxxxxxxx.xx) contacteren om Support te verkrijgen.
(b) Correctief Onderhoud – Probleemoplossing
Indien de problemen van DE GEBRUIKER een software-oplossing behoeven, zal DE VERSTREKKER deze trachten te implementeren d.m.v. Correctief Onderhoud.
DE VERSTREKKER zal binnen een normale tijdsspanne optreden in dit verband, rekening houdend met de urgentie en de impact van het probleem. Problemen die weinig hinder veroorzaken of eerder cosmetisch van aard zijn, kunnen worden opgelost in een volgende release van de Software.
2.2. DE VERSTREKKER heeft het recht om de Support-Helpdesk aan een derde partij uit te besteden, met inbegrip van haar leverancier(s).
2.3. Evolutief Onderhoud
DE VERSTREKKER zal aan DE GEBRUIKER, naargelang zij zich voordoen, de verbeteringen verschaffen die DE VERSTREKKER zou beslissen aan de Software aan te brengen, alsook de eventuele nieuwe versies van de Software. Deze verbeteringen kunnen worden overgemaakt als patches of nieuwe releases. Indien mogelijk zullen deze via het internet worden aangeboden. DE GEBRUIKER verbindt zich ertoe deze verbeteringen en eventuele nieuwe versies te aanvaarden. DE VERSTREKKER kan eveneens, op vraag van DE GEBRUIKER, de Software aanpassen aan nieuw materiaal indien dit tot de mogelijkheden behoort.
2.4. In het kader van de Overeenkomst en de Voorwaarden Diensten en de Beschikbaarheidsregeling worden volgende diensten uitdrukkelijk uitgesloten als Diensten:
(a) de verbeteringen van defecten of eventuele fouten in de Software die niet de meest recente versie vormt, of die het gevolg zijn van een fout van DE GEBRUIKER of van een derde (zoals bijvoorbeeld manipulatiefout, beveiligingsfout, niet toegelaten wijzigingen of koppelingen, wijzigingen in gerelateerde software en/of hardware enz.) of die te wijten zijn aan overmacht zoals voorzien in artikel 8 van de Kaderovereenkomst;
(b) de operaties van recuperatie of reconstituering van Xxxxxxxx in geval van verlies of vernietiging hiervan, te wijten aan DE GEBRUIKER;
(c) De ontwikkeling van de Software;
(d) de eventuele leveringen van Apparatuur;
(e) de kosten van verplaatsing van de medewerkers/onderaannemers van DE VERSTREKKER, die het gevolg zijn van een fout of onterechte oproep van DE GEBRUIKER;
(f) de tussenkomsten op de Locatie of andere vestigingen van DE GEBRUIKER;
(g) de koppeling (koppelbaarheid) met andere software en/of bepaalde Apparatuur;
(h) de configuratie van de Software en de implementatie van de Gegevens.
(i) de opleiding en uitleg betreffende de werking van de software aan DE GEBRUIKER en zijn medewerkers.
(j) Activiteiten die dienen uitgevoerd te worden in het kader van de verwerkings- en privacy- overeenkomst, in het bijzonder artikel 2.3 van Bijlage IV.
Artikel 3: Personeel
3.1. DE VERSTREKKER behoudt het recht om te bepalen welke personeelsleden aan de Diensten worden toegewezen en om personeelsleden in de loop van de dienstverlening over te plaatsen of aan andere zaken te wijden, met dien verstande dat hij met inachtneming van de nodige vereisten inzake planning en allocatie van personeel, zal trachten om bepaalde verzoeken van DE GEBRUIKER met betrekking tot specifieke personen, na te leven.
3.2. Het personeel van DE VERSTREKKER en DE GEBRUIKER zal steeds onder de leiding en verantwoordelijkheid van de bestaande werkgever blijven. Elke partij zal verantwoordelijk zijn voor de naleving van haar verplichtingen ten aanzien van haar personeel.
Artikel 4: Beschikbaarheidsregeling
4.1. Het is de bedoeling van DE VERSTREKKER om te voorzien in een Beschikbaarheid van de Software van 24 uur per dag en 7 dagen per week, behoudens in geval van Onderhoud. DE VERSTREKKER zal alle redelijke inspanningen leveren om een Beschikbaarheid van 95% Uptime te realiseren (maximaal 36 uren Downtime op een periode van 30 dagen).
Voor de berekening van deze Beschikbaarheid (Uptime en Downtime) wordt geen rekening gehouden met de periodes van gepland Onderhoud, overmacht en de gevallen omschreven in artikel 1.2 Verwerkings- en Privacyovereenkomst.
4.2. Er wordt tevens geen rekening gehouden met de eventuele netwerkproblemen van DE GEBRUIKER, problemen met de internetverbinding van DE GEBRUIKER en de aanpassingen aan de Software door andere partijen dan DE VERSTREKKER voor de bepaling van de Beschikbaarheid.
4.3. DE VERSTREKKER zal bij het verstrekken van Diensten alle redelijke inspanningen leveren om binnen een termijn van één Werkdag, te rekenen vanaf het ogenblik dat DE VERSTREKKER de behoorlijk geformuleerde aanvraag tot Support heeft geregistreerd, tussen te komen, rekening houdend met de aard en de belangrijkheid van de betrokken problemen.
Indien DE GEBRUIKER een aanvraag formuleert buiten de Kantooruren, zal DE VERSTREKKER alle redelijke inspanningen leveren om de aanvraag om 09u00 van de eerstvolgende Werkdag te registreren.
4.4. De Partijen erkennen dat deze vooropgestelde Beschikbaarheid slechts een doelstelling is en dat
DE VERSTREKKER niet kan garanderen dat deze doelstelling bereikt wordt.
Artikel 5: Aansprakelijkheden
5.1. De verbintenissen van DE VERSTREKKER opgenomen in de Voorwaarden Diensten en Beschikbaarheidsregeling zijn steeds middelenverbintenissen.
5.2. DE VERSTREKKER kan niet gehouden zijn tot enige aansprakelijkheid ten aanzien van DE GEBRUIKER voor de verlening van de Diensten, in het bijzonder wat de interventietermijn betreft, behoudens wanneer DE GEBRUIKER bewijst dat DE VERSTREKKER niet alle redelijke inspanningen geleverd heeft om de Minimumbeschikbaarheid te garanderen en DE GERBRUIKER aantoont dat zij hierdoor aanzienlijke schade geleden heeft.
5.3. Indien DE GEBRUIKER de randvoorwaarden uiteengezet in artikel 1.2, tweede lid van de Voorwaarden Diensten en de Beschikbaarheidsregeling niet naleeft door de Software niet afdoende te testen of de Specificaties te wijzigen gedurende de uitvoering van de Overeenkomst,, heeft dit tot gevolg dat DE VERSTREKKER niet aansprakelijk kan worden gesteld voor het niet- bereiken van de Minimumbeschikbaarheid.
Artikel 6: Wijziging van de Licentie- en Gebruiksvoorwaarden
6.1. DE VERSTREKKER houdt zich het recht voor om de Voorwaarden Diensten en Beschikbaarheidsregeling te wijzigen indien de Software of de functionaliteiten of de een andere omstandigheid zou wijzigen.
6.2. De meest recente versie van Voorwaarden Diensten en Beschikbaarheidsregeling zal steeds van toepassing zijn.
VERWERKINGS- EN PRIVACYOVEREENKOMST
Artikel 1: Verwerking van persoonsgegevens
1.1. Zowel DE VERSTREKKER als DE GEBRUIKER dienen voor de verwerking van Persoonsgegevens steeds te handelen overeenkomstig de geldende wetgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.
1.2. De VERSTREKKER heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau van de Persoonsgegevens te waarborgen. Om deze garantie mogelijk te maken heeft DE VERSTREKKER het recht om in geval van detectie van een poging tot inbreuk, de toegang tot de Software tijdelijk en onmiddellijk algemeen en volledig te ontzeggen.
1.3. DE VERSTREKKER verwerkt de Persoonsgegevens van de Contactpersoon uitsluitend voor de nakoming van haar verbintenissen in het kader van de Overeenkomst. Deze verbintenissen hebben betrekking op de levering en de facturatie van de Software en Diensten en de maatregelen ter verificatie van de gegevens van de Contactpersoon/DE GEBRUIKER bij de aanmelding op de Software, evenals het treffen van voorzieningen ter beveiliging van de Persoonsgegevens (van zowel de Contactpersoon, de Medewerkers als derden).
DE VERSTREKKER bewaart deze Persoonsgegevens tot 5 jaar na het einde van de Overeenkomst, behoudens het geval waarin de langere bewaring vereist is op grond van een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang in hoofde van DE VERSTREKKER of een derde, bijvoorbeeld in het kader van een voorkomend geschil.
De Contactpersoon heeft het recht om te verzoeken om inzage, rectificatie of wissing van de Persoonsgegevens of om beperking van de hem betreffende verwerking, het recht van bezwaar en op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Artikel 2: Verwerkingsovereenkomst
2.1. DE GEBRUIKER geeft de uitdrukkelijke opdracht aan DE VERSTREKKER om op grond van de Overeenkomst Persoonsgegevens te verwerken, m.n. het voorzien van de Software waarin DE GEBRUIKER Persoonsgegevens kan ingeven.
De verwerkingen hebben uitsluitend betrekking op de verbintenissen van DE VERSTREKKER in het kader van de Overeenkomst.
2.2. Deze Persoonsgegevens hebben zowel betrekking op Medewerkers als relaties van DE GEBRUIKER.
DE VERSTREKKER brengt zelf geen verandering aan of voegt niets toe aan de persoonsgegevens die door DE GEBRUIKER ingevoerd worden.
2.3. DE VERSTREKKER zal DE GEBRUIKER door middel van passende organisatorische en technische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens verplichting om verzoeken om de uitoefening van de rechten van de Betrokkene te beantwoorden.
Voorts zal DE VERSTREKKER, rekening houdend met de aard van de verwerkingen en de informatie die DE VERSTREKKER tot haar beschikking heeft, DE GEBRUIKER bijstaan in haar verplichtingen in het geval van een gegevenslek, een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een voorafgaande raadpleging aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
DE VERSTREKKER stelt alle informatie die nodig is om de nakoming aan de verplichtingen opgenomen in dit artikel en de geldende privacywetgeving aan te tonen aan DE GEBRUIKER ter beschikking voor eventuele audits.
Behoudens hoger omschreven verbintenissen, is DE VERSTREKKER op geen enkele wijze gehouden om enige verplichting in het kader van de verzoeken om de uitoefening van de rechten van de Betrokkene na te komen of enige andere verplichting in het kader van de geldende privacywetgeving. Dit blijven steeds verplichtingen waartoe DE GEBRUIKER gehouden is.
2.4. Na de beëindiging van de Overeenkomst vernietigt DE VERSTREKKER de Persoonsgegevens die door DE GEBRUIKER in Quasydoc ingevoerd werden, behoudens een uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van DE GEBRUIKER minstens één maand voor de Overeenkomst een einde neemt om deze Persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren of een kopie van deze
Persoonsgegevens te ontvangen. De kosten van het bewaren of de terbeschikkingstelling van een kopie van de Persoonsgegevens zijn ten laste van DE GEBRUIKER.
DE VERSTREKKER verbindt zich ertoe de Persoonsgegevens zo spoedig als mogelijk na de beëindiging van de Overeenkomst, rekening houdend met de organisatorische en technische mogelijkheden, tevens in eventuele kopieën/back-ups te verwijderen.
Indien het noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang in hoofde van DE VERSTREKKER of een derde of in geval van andersluidende wettelijke verplichtingen, is het DE VERSTREKKER toegestaan de Persoonsgegevens gedurende een langere periode te bewaren.
2.5. DE GEBRUIKER geeft toestemming aan DE VERSTREKKER om voor de uitvoering van haar verbintenissen in het kader van de Overeenkomst beroep te doen op de (onder)verwerkers. DE VERSTREKKER maakt zich sterk dat deze (onder)verwerkers zich tevens zullen verbinden de nodige garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen te bieden.
DE GEBRUIKER kan te allen tijde en op eenvoudig verzoek de lijst van de actuele (onder)verwerkers opvragen bij DE VERSTREKKER.
Artikel 3: Privacyovereenkomst
3.1. De Partijen komen overeen dat de Privacyverklaring integraal deel uitmaakt van de Overeenkomst.
3.2. DE GEBRUIKER erkent kennis genomen te hebben van de Privacyverklaring en verklaart hiermee akkoord te zijn.
PRIVACYVERKLARING
Persoonlijke informatie
Quasydoc ontwikkelde de softwaresoftware as a service “Quasydoc” (Quality System Documentation) dat voorziet in het procesbeheer ten behoeve van een kwaliteitszorgsysteem en ERP-systeem (hierna steeds “de Software”).
Indien u gebruik maakt van de website van Quasydoc, de Software, klantgegevens in de Software invoert, verwerkt Quasydoc uw of de door u ingegeven persoonlijke informatie (“persoonsgegevens”).
De rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens is van essentieel belang voor Quasydoc.
Quasydoc behandelt uw persoonsgegevens dan ook overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de zogenaamde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)).
De verwerking van persoonsgegevens
De term “persoonsgegevens” omvat alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals uw naam, uw identificatienummer, uw locatiegegevens, uw IP-adres, uw contactgegevens, persoonlijke kenmerken, gezondheidsgegevens, maar ook door u gesloten overeenkomsten en andere documenten die toelaten u te identificeren.
Onder “verwerking” dient u elke mogelijke handeling te verstaan die met betrekking tot uw persoonsgegevens kan worden ondernomen, van het verzamelen tot het vernietigen hiervan.
Quasydoc is verantwoordelijk voor de verwerking van uw eigen persoonsgegevens. Voor de verwerking die Quasydoc uitvoert in uw opdracht, louter door het gebruik van de Software, in het bijzonder in de gevallen dat u persoonsgegevens invoert op de Software, bent u verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Het betreft de verwerking van de persoonsgegevens van uw werknemers of medewerkers voor wie u een gebruikersaccount aangemaakt heeft en de persoonsgegevens van uw klanten, leveranciers, relaties etc. die u in de Software invoert.
Persoonsgegevens die verwerkt worden
Verwerking van persoonsgegevens waarvoor Quasydoc verantwoordelijk is
U bent geheel vrij om uw persoonsgegevens al dan niet aan Quasydoc mee te delen. Houd er rekening mee dat bepaalde diensten, het afsluiten van een overeenkomst en de toegang tot de Software geweigerd kunnen worden indien u deze gegevens niet aan Quasydoc bezorgt.
U bent als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u aan Quasydoc meedeelt en/of invoert.
Quasydoc verzamelt uw persoonsgegevens die u aan haar meedeelt, ongeacht de wijze waarop dit gebeurt (x.x.xx persoonsgegevens van uw contactpersoon in het kader van een overeenkomst of via het formulier op haar website) en indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Quasydoc.
Daarnaast verzamelt Quasydoc bepaalde gegevens via Cookies. Dit wordt omschreven in het Cookiebeleid.
Verwerking van persoonsgegevens door Quasydoc ten behoeve van haar klanten
Quasydoc verwerkt tevens de persoonsgegevens die door u of uw medewerkers in de Software worden ingevoerd.
Deze verwerkingen gebeuren op grond van de (verwerkings-)overeenkomst tussen u en Quasydoc. Indien Quasydoc persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van u, staat u zelf in voor de correcte verzameling en verwerking van de persoonsgegevens. Quasydoc staat dan ook niet in voor de rechtmatigheid van de verwerking door en in opdracht van haar klanten.
Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
Verwerking van persoonsgegevens waarvoor Quasydoc verantwoordelijk is
In de eerste plaats verwerkt Quasydoc de persoonsgegevens van uw contactpersoon in het kader van de naleving van haar contractuele verbintenissen. In dit geval verwerkt Quasydoc uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
− Het treffen van maatregelen ter verificatie van de (persoons)gegevens bij aanmelding, evenals het treffen van voorzieningen ter beveiliging van de persoonsgegevens;
− Het overgaan op de levering en facturatie van de producten en/of diensten aangeboden via de Software;
− De technische administratie van de Software, alsook het beheer van de klantenadministratie.
Daarnaast verwerkt Quasydoc uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Quasydoc, o.m. in het geval van volgende doeleinden:
− De uitoefening van fundamentele rechten van Quasydoc, o.m. voor het instellen van een rechtsvordering;
− Het vermijden van frauduleus gebruik van de Software;
− Prospectie en marketing.
Verder geeft u door akkoord te gaan met deze privacyverklaring de toestemming aan Quasydoc om de persoonsgegevens die u meegedeeld heeft via contactformulier op haar website of in het kader van de overeenkomst te verwerken voor volgende doeleinden:
− het opnemen van contact xxxxxxxx uw vraag of opmerking te beantwoorden;
− het verstrekken van actuele informatie omtrent eventuele aanbiedingen of nieuwigheden;
− na de persoonsgegevens anoniem te hebben gemaakt, statistieken op te maken met betrekking tot het aantal bezoeken van de verschillende onderdelen van de website;
De persoonsgegevens die via cookies verzameld worden, gebruikt Quasydoc uitsluitend met het oogmerk om uw gebruik van de website te vereenvoudigen en om statistische gegevens met betrekking tot het gebruik van de website te verzamelen. Dit laat ons toe om de trafiek van ons domein te analyseren en om de website te verbeteren. Cookies worden nooit door ons gebruikt voor advertentiedoeleinden. De cookies die worden gebruikt door onze website worden omschreven in ons Cookiebeleid.
Voorts verwerkt Quasydoc op grond van het algemeen belang de persoonsgegevens van uw contactpersoon om misbruik of fraude te voorkomen en op te sporen en om de naleving van wet- en regelgeving te garanderen.
Verwerking van persoonsgegevens door Quasydoc ten behoeve van haar klanten
Indien Quasydoc persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van haar klanten, gaat zij enkel over tot de verwerking van deze persoonsgegevens op basis van de schriftelijke opdracht van haar klanten. Quasydoc heeft tevens de toestemming van haar klanten om voor de uitvoering van haar opdracht beroep te doen op onderaannemers (zgn. “onderverwerkers”).
Doeleinden niet voorzien in deze privacyverklaring
Indien Quasydoc voornemens is een verwerking van uw persoonsgegevens uit te voeren voor een doel dat niet in de privacyverklaring voorzien is, zal zij u op het door u opgegeven e-mailadres van de contactpersoon contacteren teneinde u op de hoogte te brengen van deze nieuwe verwerking en het doel ervan, waarbij u de mogelijkheid heeft om deze verwerking te weigeren.
Vertrouwelijkheid
Alle persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk gehouden en worden in geen geval meegedeeld aan derden, tenzij Quasydoc hiervoor de expliciete, voorafgaande toestemming heeft verkregen of indien van de gegevens meegedeeld worden aan externe technische dienstverleners van Quasydoc om de werking van de Software mogelijk te maken.
De intrekking van uw toestemming
Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt op grond van de door u verleende toestemming, kan te allen tijde door u ingetrokken worden door middel van een louter schriftelijk verzoek, mits bewijs van identiteit.
Dergelijke intrekking van uw toestemming is niet mogelijk voor de verwerkingen die gebeuren op basis van een andere hoger omschreven rechtsgrond. De intrekking heeft dan ook geen invloed op de rechtmatigheid van deze verwerkingen.
De intrekking van uw toestemming doet bovendien geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die reeds gebeurden op basis van uw toestemming vóór de intrekking ervan.
Duur van het bewaren van de persoonsgegevens
Alle persoonsgegevens worden bewaard voor een periode die noodzakelijk is voor Quasydoc om het doel van de verwerking te verwezenlijken en/of om haar contractuele verbintenissen na te komen.
Quasydoc bewaart uw persoonsgegevens tot maximaal vijf jaar nadat u niet langer klant bent en/of geen toegang meer wenst tot de Software, behoudens bijzondere wettelijke bepalingen die voorzien in een kortere dan wel langere duur.
De persoonsgegevens die door Quasydoc verwerkt worden om te reageren op de vraag/opmerking ingediend via een invulformulier op haar website, worden maximaal één jaar na het versturen van het bericht door Quasydoc bewaard.
Uw rechten
Recht van inzage, verbetering en gegevenswissing
U beschikt over het recht Quasydoc te verzoeken om inzage van uw persoonsgegevens, de verbetering van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens of de wissing van uw persoonsgegevens. Dergelijke wissing van persoonsgegevens is niet mogelijk indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de totstandkoming van of de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Quasydoc of voor de uitoefening of onderbouwing van of de verdediging in het kader van een rechtsvordering.
Beperking van de verwerking
In bepaalde gevallen heeft u het recht om de beperking van de verwerking te verkrijgen, o.m. indien u de juistheid van de persoonsgegevens zou betwisten, indien de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en indien u de persoonsgegevens nodig heeft voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering terwijl Quasydoc de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden. Quasydoc zal in voorkomend geval uw persoonsgegevens enkel nog opslaan.
Overdraagbaarheid van persoonsgegevens
U heeft het recht om de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u aan Quasydoc heeft verstrekt te verkrijgen of om die gegevens over te dragen. Dergelijke verkrijging of overdracht is niet mogelijk indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de totstandkoming van en/of de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Quasydoc of voor de uitoefening of onderbouwing van of de verdediging in het kader van een rechtsvordering.
Geautomatiseerde besluitvorming
U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit indien hieraan rechtsgevolgen voor u verbonden zijn of dit u in aanmerkelijke mate treft. Dit is niet mogelijk indien dit besluit noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Quasydoc, wanneer dit besluit berust op uw toestemming.
Bezwaar
U heeft een recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (1) die noodzakelijk is voor de gerechtvaardigde belangen van Quasydoc, mits er sprake is van redenen die specifiek verband houden met uw situatie en (2) ten behoeve van direct marketing. Dergelijk bezwaar is niet mogelijk indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Quasydoc.
De uitoefening van uw rechten
U kan deze rechten uitoefenen door een gedateerd, schriftelijk of elektronisch verzoek met een kopie van uw identiteitskaart te richten aan Quasydoc of desgevallend een aanvullende verklaring te verstrekken.
Indien Quasydoc van mening is dat u niet gerecht bent om één of meerdere van deze rechten uit te oefenen, zal zij u hier schriftelijk van in kennis stellen.
Quasydoc kan de verzoeken om de uitoefening van de rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens waarvoor zij niet verantwoordelijk is niet nakomen. Zij kan u hierin louter bijstand verlenen..
Veiligheid
Quasydoc heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van uw persoonsgegevens verzameld op de Website en/of de Software of op enige andere wijze alsook elke andere niet toegestane verwerking van uw persoonsgegevens te vermijden.
In geen geval kan Quasydoc verantwoordelijk worden geacht voor enige directe of indirecte, schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.
Websites van derden
Quasydoc is niet verantwoordelijk voor de inhoud van websites van derden waarnaar op haar website verwezen wordt en ook niet voor de producten of diensten die op deze websites vermeld worden. Daarnaast geldt voor het gebruik van de website van Quasydoc. Aangezien de privacyverklaring van deze websites kan verschillen van dat van Quasydoc, is het aangewezen om de privacyverklaring van iedere website die u bezoekt te lezen.
Klachten
Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Quasydoc een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van onderhavige privacyverklaring of op de AVG, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Wijzigingen in onderhavige privacyverklaring
Het is mogelijk dat onderhavige privacyverklaring in de toekomst uitgebreid of aangepast wordt, bijvoorbeeld indien er zich nieuwe ontwikkelingen voordoen. Daarom raden we u aan om onderhavige privacyverklaring regelmatig te raadplegen op de website van Quasydoc
Contact
Indien u vragen hebt over de privacyverklaring van Quasydoc, kan u contact met ons opnemen.
BVBA Quasydoc
Xxxxxxxxxxxxxxxx 0 xxx 0