REGLEMENT SAMENWERKING SHAREATY ROTTERDAM - AFNEMERS
REGLEMENT SAMENWERKING SHAREATY ROTTERDAM - AFNEMERS
HOOFDSTUK 1 - DEFINITIES
In dit reglement hebben onderstaande termen de volgende betekenis:
Koudeketen: koudeketen is het op juiste temperatuur houden van de voedingsmiddelen tijdens alle logistieke en huishoudelijke handelingen (dus: transport, verhandeling, opslag) zodanig dat ze veilig blijven en/of hun smaakkwaliteiten behouden.
Begunstigden: dit zijn alle categorieën van kwetsbare mensen die woonachtig zijn in of gebonden zijn aan Rotterdam of omgeving.
Shareaty: de benaming van het project waarbij voedseloverschotten van bedrijven worden gedistribueerd naar sociale organisaties die maaltijden bereiden of directe voedselhulp verstrekken voor kwetsbare mensen.
NVWA: de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit.
Afnemer: sociale organisatie die als afnemer wenst te zijn van voedsel geleverd door Shareaty.
Sociale organisatie: zijn organisatie(s) die actief zijn op maatschappelijk of sociaal gebied en activiteiten ondernemen ten gunste van kwetsbare mensen in het algemeen en in de strijd tegen armoede, voedselonzekerheid en allerlei vormen van sociale ongelijkheid en sociale uitsluiting in het bijzonder.
Producten: alle voedingsmiddelen (vers, houdbaar, gekoeld of ingevroren) die in het kader van dit project worden geleverd.
Gekoelde producten: alle Producten die bewaard dienen te worden bij een temperatuur tussen 0 en 7 graden Celsius.
Ingevroren producten: alle Producten die bij de donerende winkel op een temperatuur van -18 graden Celsius zijn gebracht met het doel om deze voedingsmiddelen langer houdbaar te maken.
Verwerkingskosten : de kosten die nodig zijn om het geleverde Product te verwerken.
HOOFDSTUK 2 - DOELGROEP EN TOEPASSINGSGEBIED
2.1. Doelgroep
De doelgroep van Shareaty bestaat uit alle Begunstigden.
2.2. Toepassingsgebied
Het ruimtelijk werkingsgebied van het project Shareaty is de stad Rotterdam en omgeving.
HOOFDSTUK 3 - VOORWAARDEN
3.1. Voorwaarden voor het ontvangen van leveringen
Om te kunnen deelnemen aan Shareaty moet Afnemer voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. zij moet bij gemeente bekend zijn als een sociale organisatie;
2. zij moet ingeschreven zijn bij de kamer van koophandel;
3. zij moet een sociale bestaansreden hebben wat moet blijken uit haar doelstelling die onder meer moet bestaan uit het verlenen en verdelen van voedsel- of materiële hulp aan behoeftigen en die over het algemeen samengaat met sociale begeleiding van de hulpbehoevenden op het lokale niveau;
4. zij moet zich er uitdrukkelijk toe verbinden om dit reglement na te leven;
5. zij moet in staat zijn om de geleverde producten verder kwaliteitsvol en in goede omstandigheden volgens de wettelijke bepalingen te verwerken of verdelen (zie Hoofdstuk 4);
6. zij verbindt zich ertoe om de betreffende voedingsmiddelen niet voor commerciële doeleinden te gebruiken en ze daadwerkelijk (hoogstens) tegen verwerkingskosten te verstrekken aan begunstigden op lokaal niveau.
3.2. Beëindiging van de leveringen
De leveringen kunnen per direct worden beëindigd bij elke onregelmatigheid of inbreuk op de bepalingen van dit reglement.
HOOFDSTUK 4 – VOEDSELVEILIGHEID
4.1. Regels van de voedselveiligheid
Zowel Shareaty als Afnemer verbinden zich er aan om de regels van het NVWA na te leven. Afnemer garandeert dat zij zich houdt aan de toepasselijke wet en regelgeving, aan de richtlijnen die door de Nederlandse Voedsel en waren Autoriteit (NVWA) voor sociale organisaties zijn opgesteld om te voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de Hygiënevordering (EG) 852/2004 en de algemeen gebruikelijke richtlijnen opgesteld door onder andere de NVWA geldend in de branche.
Afnemer erkent dat hij over voldoende opslag- en verdeelcapaciteit beschikt opdat de koudeketen te allen tijde blijft gerespecteerd.
Afnemer is zelf verantwoordelijk voor de temperatuurcontrole bij het in ontvangst nemen van Gekoelde en/of Ingevroren producten. Levering van Ingevroren producten gebeurt alleen wanneer de temperatuur van de producten -18 graden Celsius of lager is (tijdens transport mag de temperatuur maximaal oplopen tot -15 graden Celsius). Afnemer zal Shareaty Rotterdam direct op de hoogte stellen als de temperatuur van de geleverde Ingevroren producten boven de -15 graden Celsius is. Gekoelde producten dienen een temperatuur te hebben die ligt tussen de 0 en 7 graden. Afnemer zal Shareaty Rotterdam direct op de hoogte stellen als de temperatuur van de geleverde Gekoelde producten boven de 7 graden Celsius is.
Afnemer zorgt ervoor dat alle Producten zo snel mogelijk worden verwerkt in maaltijden voor begunstigden. Ingevroren producten dienen zestig (60) dagen na het moment van invriezen (de TGT- datum) door Afnemer te worden vernietigd. Gekoelde en overige Producten moeten na verstrijken van de TGT-datum worden vernietigd.
De bereiding van de voedingsmiddelen voor Begunstigden wordt verder toevertrouwd aan Xxxxxxx.
4.2. Meldingsplicht
Afnemer heeft een meldingsplicht. Dit wil zeggen dat hij onmiddellijk het NVWA en de contactpersoon van Shareaty op de hoogte brengt als er redenen zijn om aan te nemen dat een product dat werd verwerkt nadelig kan zijn voor de gezondheid van mens of dier (bv. door de aanwezigheid van een vreemd voorwerp of een collectieve voedselvergiftiging of een voedselinfectie bij enkele Begunstigden).
Elk verlies of diefstal van levensmiddelen moet onverwijld worden gemeld aan Shareaty.
Afnemer verbindt zich ertoe om, in het geval van een recall (openbare terugroeping) van producten en waarbij er producten uit handel genomen worden, de contactpersoon van Shareaty hiervan zo snel als mogelijk op de hoogte te brengen.
4.3. Met betrekking tot de houdbaarheid van de voedingsproducten
Afnemer erkent op de hoogte te zijn van het onderscheid tussen voedingswaren met een te gebruiken tot datum en voedingswaren met tenminste houdbaar tot datum.
De TGT = te gebruiken tot datum heeft te maken met de veiligheid van het product en wordt aangebracht op zeer bederfelijke levensmiddelen. Voorbij deze datum mogen dergelijke producten niet meer verdeeld worden en mogen ze ook niet meer geconsumeerd worden omwille van mogelijke risico’s voor de gezondheid van de consument. Dit kan wel indien de voedingsmiddelen voor het verstrijken van de TGT datum zijn ingevroren. De geleverde Ingevroren producten kunnen tot 2 maanden na TGT nog worden gebruikt voor consumptie.
De THT = ten minste houdbaar tot datum heeft vooral te maken met kwaliteit en wordt vermeld op microbiologisch minder kwetsbare producten waarbij dus minder snel een risico voor de gezondheid van de consument zal optreden. Tot die datum waarborgt de fabrikant een veilig én kwalitatief product. Na die datum is die kwaliteitsgarantie er niet meer maar dit betekent echter niet dat er een gevaar is voor de volksgezondheid. (Bijvoorbeeld ongekookte pasta, koekjes, conservenblikken, plantaardige oliën, chocolade)
HOOFDSTUK 5 – BESTELPROCES EN LEVERING
Afnemer maakt op voorhand (na overleg met Shareaty) de hoeveelheden en de categorie van voedingsmiddelen kenbaar die hij wenst af te nemen. Zolang de voorraad strekt zal er worden geleverd. In geval van tekorten zal er mogelijk niet kunnen worden geleverd, Afnemer wordt daarvan tijdig op de hoogte gebracht.
Shareaty staat in voor de levering van de producten aan Xxxxxxx die op het afgesproken tijdstip toegang verschaft tot de vestiging. Ten tijde van de levering is bij Afnemer altijd een contactpersoon aanwezig die zorg kan dragen voor de juiste wijze van opslag van de voedingsmiddelen. Indien er niemand aanwezig is op het afgesproken aflevertijdstip, wordt de levering weer mee genomen. De levering zal dan wel in rekening worden gebracht.
De voedingsmiddelen zullen na levering direct en op de juiste wijze door Afnemer worden opgeslagen.
De concrete afspraken van bestelling en levering worden geregeld tussen Afnemer en een contactpersoon van Shareaty en in een aparte afspraakbevestiging vastgelegd.
De verbintenis om te leveren en af te nemen wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. De verbintenis kan te allen tijde worden beëindigd met een wederzijds opzegtermijn van een maand, mits anders overeengekomen, voorafgaande aan de start van de verbintenis.
Afnemer vrijwaart Shareaty en haar leveranciers van alle aanspraken van derden en/of schade als gevolg van een overtreding van de verbintenis die ontstaat door, of die verband houdt met, het tekortschieten van Afnemer in de nakoming van de overeenkomst en dit reglement.
HOOFDSTUK 6 - BETALING VAN DE LEVERINGEN
Er wordt een financiële bijdrage in rekening gebracht voor de levering van producten. Eens per maand wordt er een factuur opgesteld en gestuurd naar Afnemer. Deze factuur dient binnen 14 dagen te worden voldaan.
HOOFDSTUK 7 - AFNAMEDOCUMENT
Bij levering zal Xxxxxxx een afnamedocument ondertekenen waarin volgende gegevens zijn vermeld :
1) een opgave van de geleverde goederen;
2) gebruiks- en ontdooiinstructies.
De ondertekening van het afnamedocument betekent dat Afnemer de geleverde goederen als ook de hoeveelheid ervan heeft aanvaard. Afnemer is vervolgens verantwoordelijk voor de verdere afhandeling van de geleverde Producten. Hierbij verbindt hij zich om te voldoen aan alle wettelijke bepalingen.
HOOFDSTUK 8 – DOORVERKOPEN
Afnemer zal de levensmiddelen die hij afneemt, verwerken in maaltijden en deze om niet of tegen niet- commerciële tarieven verkopen.
Afnemer weet dat de goederen niet gebruikt mogen worden voor commerciële doeleinden.
Afnemer verbindt zich ertoe om, indien hiernaar wordt gevraagd, een overzicht te geven van het aantal begunstigden van de geleverde voedseloverschotten.
HOOFDSTUK 9 – UITSLUITEND AAN BEGUNSTIGDEN
Het is de verantwoordelijkheid van Afnemer de Producten uitsluitend ten gunste te laten komen van kwetsbare inwoners van Rotterdam en directe omgeving.
Afnemer garandeert dat de producten niet voor andere evenementen gebruikt worden.
Het is Afnemer verboden om de producten die hij afneemt over te dragen aan andere Afnemer(s) en/of andere sociale organisaties.
HOOFDSTUK 10 – PUBLICITEIT
Om de herkenbaarheid van Shareaty te verhogen vragen we de Afnemer in zijn de communicatie met begunstigden en derden, melding te maken over de samenwerking met Shareaty.
Na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming is het Afnemer toegestaan om bij wijze van promotie van Shareaty (onder meer in brochures, advertenties, affiches, website, etalages), gebruik te maken van hetzij het logo van Shareaty. Afnemer zal hiervoor vooraf contact opnemen met zijn contactpersoon van Shareaty die het logo/de logo’s digitaal of op een andere manier zal aanleveren.
Afnemer zal zich te allen tijde inzetten om reputatieschade van Shareaty en haar leveranciers te voorkomen. In dit kader zal Xxxxxxx niet eerder acties ondernemen of publicaties uit doen gaan voordat hierover afstemming is geweest met Shareaty, tenzij de situatie zich niet voor uitstel leent, in welk geval zij de belangen van Shareaty en haar toeleveranciers zal behartigen als ware het haar eigen belangen.
HOOFDSTUK 11 – CONTROLE EN SANCTIES
Afnemer zal zich onderwerpen aan mogelijke controles door Shareaty inzake de naleving van dit reglement. Dergelijke controles gebeuren met inachtname van de vertrouwelijkheid en privacy van de begunstigden.
Elke onregelmatigheid of inbreuk op de bepalingen van dit reglement door Xxxxxxx kunnen leiden tot de onmiddellijke beeindiging van de leveringen.
HOOFDSTUK 12 – NON-DISCRIMINATIECLAUSULE
Afnemer verplicht zich om de non-discriminatie clausule te respecteren en verklaart :
- geen enkele vorm van discriminatie op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst, te dulden;
- toegankelijk te zijn voor iedereen;
- elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen;
- de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven.
- indien hij beroep doet op derden, onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement.
Bij niet-naleving van onderhavige non-discriminatieclausule kan Shareaty maatregelen nemen.