TUSSEN

Beheersovereenkomst Stad Brugge x Cactus Muziekcentrum 2024- 2025

TUSSEN

Stad Brugge, Xxxx 00 xx 0000 Xxxxxx, vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxx, algemeen directeur en Xxxxxx Xxxxxxxxx, voorzitter gemeenteraad, In uitvoering van de beslissing van de gemeenteraad van de Stad Brugge in zitting van 26/02/2024,

hierna genoemd ‘Stad Brugge’

EN

Cactus Muziekcentrum vzw, waarvan de zetel gevestigd is te Xxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx, met ondernemingsnummer BE 0419964369, vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxx, voorzitter, en Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Directeur,

hierna genoemd ‘Cactus Muziekcentrum’;

Artikel 1

De Stad Brugge geeft aan de vereniging een jaarlijkse subsidie van €25.000 voor de organisatie van

het Cactusfestival in het Minnewaterpark, gedurende meerdere dagen, in Brugge.

Artikel 2

De overeenkomst gaat in bij ondertekening en loopt tot 31 december 2025.

Artikel 3

Het subsidiebedrag zal worden vereffend bij de start van het werkjaar:

Het werkingsverslag bestaat zowel uit een inhoudelijke rapportage als een financiële afrekening. De integrale jaarrekening van de vereniging zal steeds als bijlage bij het werkingsverslag worden gevoegd. Indien de vereniging voor de Vlaamse overheid een werkingsverslag dient op te maken, dan kan hetzelfde document als werkingsverslag voor deze subsidie worden gebruikt, voor zover de besteding van de stadssubsidie eruit afgeleid kan worden. Het stadsbestuur kan ten allen tijde verdere rechtvaardigingsstukken opvragen. Het werkingsverslag wordt uiterlijk op 30 april van het volgende jaar verwacht.

Om uitbetaling te verzoeken zal de vereniging telkens een schuldvordering richten aan: Stadsbestuur Brugge, Dienst Cultuurbeleid, Xxxx 00, 0000 Xxxxxx.

Indien het werkingsverslag niet wordt aanvaard, kan het stadsbestuur de toelage volledig of gedeeltelijk terugvorderen.

Indien Cactus vzw onjuiste of bedrieglijke gegevens verstrekt of geen volledige medewerking verleent aan de controle van de voorwaarden, de op haar toepasselijke voorwaarden niet naleeft, of dit niet kan aantonen, of de subsidie voor andere doeleinden aanwendt dan overeengekomen, kan Stad Brugge beslissen tot

• gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitgekeerde subsidie of

• gehele of gedeeltelijke inhouding van de nog uit te keren subsidie.

Cactus vzw engageert zich om het belang van het gebruik van het Nederlands te erkennen bij het uitvoeren van de gesubsidieerde activiteiten.

Artikel 4

De vereniging zal door haar werking en communicatie bijdragen aan de beeldvorming van de stad Brugge. Er wordt daarbij gestreefd naar een maximale synergie, in een geest van overleg en samenwerking. In elk geval zal het stadslogo worden gebruikt en de steun van het stadsbestuur worden vermeld.

Artikel 5

De effectieve uitbetaling van de subsidie hangt af van de beschikbare kredieten in de stadsbegroting.

Artikel 6

De vereniging verbindt er zich toe alle vergunningen die volgens de wetgeving en de stedelijke reglementeringen nodig zijn tijdig aan te vragen bij de bevoegde diensten. De vereniging verbindt zich ertoe volgende voorwaarden te vervullen:

1. Aanbrengen van een plankenvloer van ten minste 1200m2 op de meest cruciale plaatsen (o.a. aan de drank- en eettenten), in overleg met de dienst Openbaar Domein en afhankelijk van de weersomstandigheden;

2. Gezien de beperkte capaciteit van het park het bezoekersaantal limiteren tot maximum 9000 personen per dag;

3. Een combi van private bewakingsdienst, eigen stewardploeg en lokale politie inschakelen om, met voldoende personeelscapaciteit, binnen de omschrijving van het festivalterrein, volgende veiligheidsmaatregelen te nemen:

- Toegangscontrole uit te oefenen aan de ingang van het festival;

- Toezicht te houden op de diverse kritieke punten binnen het festivalterrein, jaarlijks te concretiseren in overleg met Politie Brugge

- Een ontruiming te kunnen uitvoeren van het festivalterrein;

- Conflict verlagend en de-escalerend op te treden bij eventuele incidenten;

4. Respecteren van de wettelijke normen inzake milieuhinder, opgelegd in de toegekende muziekvergunning;

5. Op vlak van sanitaire voorzieningen:

- Werken met eigen opvang en afvoer door een gespecialiseerde firma (m.u.v. backstage)

- Inspanningen leveren om aangepast sanitair te voorzien met het oog op toegankelijkheid.

6. Minimaal een maand voor het festival een bewonersbrief bezorgen.

7. De organisator ziet er nauwlettend op toe dat bij het bevestigen van laggen, banners en/of spandoeken of andere evenement-gebonden voorwerpen aan bomen, openbare verlichting of aan signalisatieborden of -palen de nodige maatregelen worden genomen om schade te vermijden; eveneens mogen zij het zicht op signalisatieborden niet belemmeren.

8. Het is verboden om staanders, piketten of om het even welk ander voorwerp of inrichting in de bestrating of verharding aan te brengen, onder andere bijvoorbeeld voor het opstellen of in het evenwicht houden van constructies of voorwerpen (praktikabels, zuilen, eyecatchers, shelters, tenten, ...).

9. Wanneer ballonnen, confetti, … inherent aan een van de shows worden gebruikt, dient deze uit biologisch afbreekbare materialen te bestaan.

10. Voor het gebruik van het Minnewaterpark moet een waarborg van € 5.000 gesteld worden; bewijs van borgstelling te bezorgen aan xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx. Er worden twee terreincontroles uitgevoerd, één voor en één na het festival.

11. Het Minnewaterpark is heraangelegd in 2023-24. De organisator zal er alles aan doen om vermijdbare schade te voorkomen. Vermijdbare schade zal worden hersteld door of op kosten van de organisator. Onder vermijdbaar wordt verstaan: schade andere dan deze die redelijkerwijs kan voortvloeien uit een festival van deze schaal. Niet exhaustief wordt onder vermijdbare schade alvast het volgende begrepen:

• Schade aan gras- en bloemenperken door betreden met voertuigen

• Schade aan bomen of door zware voertuigen of door het plaatsen van zware structuren in de onmiddellijke nabijheid ervan

Schade kan maximaal vermeden worden door gebruik van rijplaten. De Uitleendienst kan instaan voor het ontlenen van rijplaten (2 m lengte, 1m breedte, 15mm hoogte en gewicht van 28 kg per stuk) volgens beschikbaarheid. De ontlener dient zelf in te staan voor het transport van de rijplaten. Aanvragen dienen online te gebeuren via xxx.xxxxxx.xx (feestmateriaal huren).

12. Kampvuren zijn niet toegelaten in een groenzone.

13. Het is niet toegelaten enige vorm van opbouw te plaatsen in zones waar standplaatsverbetering werd uitgevoerd.

14. Het is niet toegelaten om opbouw van materiaal te voorzien in beplantingen. De organisator dient rekening te houden met de voorziene vrije ruimte.

Artikel 7

In geval een afwijking vereist is van het wettelijk geluidsniveau, dan wordt deze afwijking bekomen ruim voorafgaand aan het eigenlijke festival. In geval aan het college van burgemeester en schepenen deze afwijking wordt gevraagd van het wettelijk geluidsniveau, dient deze aanvraag zodoende minstens 2 maand op voorhand worden ingediend bij de Cluster Omgeving, sectie milieuhandhaving. Inzake geluidsvolume regeling, dient de vereniging de bepalingen van de geldende wetgeving en de voorwaarden uit een eventuele muziektoelating strikt te volgen en na te leven.

De vereniging is verantwoordelijk voor de strikte naleving van de geldende geluidsnormen tijdens het festival.

Artikel 8

Er moet maximaal worden getracht afval te voorkomen. Door de vereniging moeten de nodige inspanningen worden verricht om het geproduceerde afval zoveel als mogelijk selectief in te zamelen. De vereniging dient zich ter zake te schikken naar de instructies die door de dienst Openbaar Domein worden gegeven.

De vereniging dient het terrein dagelijks volledig op te ruimen.

De dienst Openbaar Domein verleent logistieke steun door het ter beschikking stellen en leveren van de nodige afvalrecipiënten en het dagelijks kosteloos ledige van deze recipiënten. Met het oog op het selectief inzamelen worden aparte recipiënten voorzien voor PMD (blik, flesjes, bekers), GFT, papier/karton, glas en restafval. De rolcontainers worden na afloop van het festival leeg aangeboden

voor ophaling.

Tevens zal Openbaar Domein instaan voor het dagelijks reinigen van de omgeving van het festivalterrein.

Teneinde de nodige afspraken te maken dient de vereniging minimum 1 maand voorafgaand aan het festival contact op te nemen met de dienstleider van Openbaar Domein. De vereniging licht toe hoe welke inspanningen van haar kant zullen geleverd worden inzake het afvalbeleid.

Artikel 9

Het Stadsbestuur verbindt zich ertoe volgende logistieke en infrastructurele medewerking volgens beschikbaarheid te verlenen voor het festival met eventuele randactiviteiten, de tijdelijke festivalcamping en de after-party:

a) Logistieke ondersteuning (inclusief elektrisch materiaal) volgens de bepalingen op het stedelijk reglement voor ontleenbaar stadsmateriaal inclusief het transport van en naar het festivalterrein door Openbaar Domein. Graag dit materiaal vroegtijdig reserveren via een rechtstreeks contact binnen de bevoegde stadsdienst;

b) Kosteloos gebruik van parking, wasplaatsen, douches, toilet, enkele klaslokalen, keuken, alsook de breedband wifi van de Stedelijke Nijverheids- en Taalleergangen in de Arsenaalstraat. Na gebruik dienen deze lokalen opgeruimd en in poets klaar achtergelaten te worden door de vereniging, dit betekent o.a.:

- Vloer veegschoon

- Affiches en/of signalisatie verwijderd (incl. plakband)

- Leegmaken van eventuele koelkasten, …

- Afwassen van stoelen en tafels

- Afval verwijderd, zwerfvuil in gangen tot aan lokalen weggenomen

- Afwas uitgevoerd

- Keukentoestellen, keukenmateriaal, werkblad en wasbak is na gebruik gereinigd en afgewassen

c) De dienst Xxxxxxxxxx Xxxxxx, of een door de dienst aangestelde aannemer, staat in voor de goede werking en keuring van de vaste aansluitpunten in eigendom van de Stad. Conform hieraan worden gekeurde vaste aansluitingspunten geleverd. Vanaf die aansluitpunten worden de verdere kabels en aansluitingen voorzien en aangesloten voor frigo’s, verlichting, baruitbating, tapkasten, podium,…

Indien de bestaande vaste installatie onvoldoende blijkt te zijn, dient de vereniging zelf in te staan voor het huren van de nodige generator(en). De vraag of de gevraagde stroom geleverd kan worden, kan pas worden beantwoord als de organisator de gewenste vermogens op de desbetreffende locaties doorgegeven heeft.

d) Tijdens het evenement dient de vereniging zelf in te staan voor permanentie wat betreft de elektrische installatie (cf. Collegebeslissing 25 januari 2002) (m.u.v. SNT);

e) Kosteloos gebruik van het Minnewaterpark, Bargeplein, Vesten en alle nutsvoorzieningen daar: water, elektriciteit, gas;

f) Kosteloos gebruik van de parking Ketsbrugge op de dagen van het festival, onder voorbehoud van beschikbaarheid tijdens de werken aan de stationsomgeving. Er zal in onderling overleg naar alternatieven worden gezocht.

g) Kosteloos gebruik van 90 parkeerplaatsen op de dagen van het festival in de onmiddellijke nabijheid van de backstage van het festivalterrein, concreet Parking site Oud Sint-Jan (te regelen met Xxxxxxxxxx Xxxxxx);

h) Kosteloos gebruik van de reguliere parkeerplaatsen in de Arsenaalstraat en Noordstraat;

i) Kosteloos parkeervrij maken en houden van een aantal straten grenzend aan het festivalterrein, o.a. in functie van de vlotte doorgang voor hulpdiensten;

j) Kosteloos verwijderen van aantal verkeersborden en toegangspaaltjes (o.m. aan het sashuis op het Wijngaardplein). Hiervoor dient tijdig contact genomen te worden met xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx

k) Kosteloos ter beschikking stellen van mobiele fietsrekken volgens beschikbaarheid. (SOBO organiseert dit in opdracht van het stadsbestuur)

l) Om veiligheidsredenen en volgens de richtlijnen van de veiligheidscoördinator wordt toelating gegeven om het Minnewaterpark voor alle publiek af te sluiten bij de aanvang van de opbouw;

m) Toelating voor het plaatsen van een tijdelijke zendmast om ten allen tijde vlotte en stabiele mobiele elektronische telecommunicatie te garanderen;

n) Het voorzien in onderling overleg van het nodige politietoezicht buiten de perimeter van de festivalweide en het nemen van de passende verkeersmaatregelen;

o) De dienst Openbaar Domein staat voor aanvang van het festival in voor het nodige verantwoordbaar snoeiwerk in het park ifv opbouw en veiligheid van de festivalbezoekers. Hiertoe wordt vooraf aan het festival een rondgang ingepland om de nodige afspraken te maken;

p) Kosteloos gebruik van klein materiaal en loodsen op het einde van de Katelijnevest (sleutel af te halen in de Xxxxxxxxxxxxx 00) van de dienst Openbaar Domein;

q) Voorzien van alternatieve locatie voor de aanbestede plaats voor de vergunde ijskar in het Minnewaterpark en communicatie met de uitbater;

r) Soundchecks mogen starten om 9u00 op zaterdag en zondag en respecteren de wettelijke normen inzake milieuhinder, zoals opgelegd in de toegekende muziekvergunning.

Artikel 10

Minstens 2 maanden vóór de start van het festival dient er een coördinatievergadering met alle betrokken actoren plaats te hebben en anderzijds een evaluatievergadering na het festival.

Artikel 11. Verzekeringen

Cactus Muziekcentrum vzw is ertoe gehouden de nodige verzekeringen af te sluiten en dient op het eerste verzoek van de stad Brugge te bewijzen dat zij voldoende verzekerd is.

Artikel 12 : Non discriminatie clausule

1. "Wanneer de stad Brugge werkingssubsidies en/of -toelagen aan verenigingen of organisaties toekent, alsook wanneer de stad subsidies en/of toelagen geeft voor publieks- of deelnemersgerichte acties en activiteiten, gebeurt dat steeds onder de voorwaarde dat de begunstigde binnen zijn vereniging of organisatie, onder zijn vrijwilligers en personeel en/of bij de organisatie van die acties/activiteiten, binnen de scope van de organisatie, de statuten van de vereniging of de projectdoelstelling, geen enkele vorm van discriminatie op grond van (sociale) afkomst, burgerlijke staat, fysieke of

genetische kenmerken, geboorte, geloof en levensbeschouwing, geslacht, gezondheidstoestand, handicap, huidskleur, leeftijd, nationale of etnische afstamming, nationaliteit, politieke overtuiging, seksuele oriëntatie, taal, vermogen, zogenaamd ras, syndicale overtuiging toestaat;

2. openstaat of toegankelijk is voor iedereen;

3. elk discriminerend gedrag voorkomt en indien nodig bestrijdt en bestraft;

4. de wetten en reglementen inzake non-discriminatie en gelijke kansen naleeft;

5. zijn leden op de hoogte brengt van de mogelijkheden om discriminatie aan te klagen;

6. als beroep gedaan wordt op medewerking van derden voor bepaalde acties/activiteiten, hen deze non-discriminatieclausule ter kennis brengt en ervoor zorgt dat ook zij die in hun bijdrage naleven.

Wanneer deze non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de stad Brugge rekening houdend met alle elementen, maatregelen nemen. Dat kan desgevallend gaan tot het inhouden of terugvorderen van de subsidie of toelage.”

Artikel 13 Rechtsmacht

Partijen engageren zich, in geval van discussie, in gezamenlijk overleg te streven naar een minnelijke oplossing.

In geval geen oplossing bereikt wordt is de rechtbank van het gerechtelijk arrondissement West- Vlaanderen, afdeling Brugge bevoegd.

Opgemaakt te Brugge in twee exemplaren, op 26/02/2024

Namens het stadsbestuur Brugge:

De Algemeen Directeur De Voorzitter

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx

Namens Cactus Muziekcentrum vzw

Directeur Voorzitter

Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx