Consortium Agreement digitale werkplaatsen periode xxx
FORMAT
Consortium Agreement
digitale werkplaatsen
periode xxx
Ondergetekenden:
Organisatie XYZ, gevestigd te …. aan de …., KvK-nummer: …, vertegenwoordigd door NAAM/FUNCTIE, hierna te noemen XYZ;
en
Partner A, gevestigd …, te dezer zaken rechtsgeldig vertegenwoordigd door NAAM/FUNCTIE hierna te noemen A;
Partner B, gevestigd …, te dezer zaken rechtsgeldig vertegenwoordigd door NAAM/FUNCTIE hierna te noemen B;
Partner C, gevestigd …, te dezer zaken rechtsgeldig vertegenwoordigd door NAAM/FUNCTIE hierna te noemen C.
Hierna gezamenlijk te noemen: Partijen
in aanmerking nemende dat:
Partijen gezamenlijk het project DIGITALE WERKPLAATS uitvoeren en ten aanzien van dit project wensen samen te werken.
Het Subsidieproject DIGITALE WERKPLAATS beheerst wordt door:
en overige wet- en regelgeving die van toepassing is verklaard op het Subsidieproject. Onderhavige samenwerkingsovereenkomst is ondergeschikt aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving op dit Subsidieproject.
Partijen hun onderlinge rechtsverhouding ter zake schriftelijk wensen vast te leggen.
Komen ter uitvoering van de samenwerking als volgt overeen:
Artikel 1 Begripsbepaling
Aanvraag: de Subsidieaanvraag bij met Ministerie van EZK om het project DIGITALE WERKPLAATS op te zetten en uit te voeren;
Accountant: accountant zoals bedoeld in artikel 393 Boek 2 Burgerlijk Wetboek;
Deliverables: de resultaten die in dit project worden opgeleverd;
EZK: het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat;
Functionarissen: medewerkers van Partijen;
MKB: in de DIGITALE WERKPLAATS wordt enkel gewerkt met het deel mkb’ers dat bestaat uit 2 tot 50 werknemers en minimaal 3 tot 5 jaar oud is;
DIGITALE WERKPLAATS: het project dat als MKB-digitale werkplaats in de periode xxx wordt uitgevoerd en een van de 6 pilotprojecten in Nederland is;
MKB-werkplaats: een soort platform waar mkb’ers kunnen uitvinden wat digitalisering voor hun bedrijf kan betekenen;
Projectplan: het plan waarmee de Subsidieaanvraag is ingediend en op grond waarvan de beschikking van EZK is afgegeven;
Subsidie: een Subsidie zoals bedoeld in artikel 4:23 Algemene wet Bestuursrecht, te weten ‘de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten’;
Subsidieproject: het geheel van activiteiten conform de goedgekeurde projectaanvraag;
Subsidieregeling: het geheel van wet- en regelgeving dat van toepassing is op het Subsidieproject waarvoor deze overeenkomst aangegaan wordt;
Werkplan: het overzicht van de uit te voeren activiteiten door alle partners inclusief budget en termijn, op basis van het Projectplan (optioneel).
Artikel 2 Samenwerking
Partijen
zullen gezamenlijk, doch voor eigen rekening en risico, het project
DIGITALE WERKPLAATS uitvoeren, hierna te noemen het Project, waarvan
doelstelling, wijze van interactie en projectorganisatie staan
omschreven in het goedgekeurde Projectplan in het kader van de
Subsidieregeling ……….., hierna te noemen de Aanvraag.
Optioneel: Partijen gaan gezamenlijk aan de slag met de uitvoering van het project op basis van het geformuleerde Werkplan en handelen tijdens de samenwerking in dit project overeenkomstig de geldende Subsidievoorwaarden.
Artikel 3 Doel en Looptijd
Partijen werken samen om het project DIGITALE WERKPLAATS uit te voeren.
De overeenkomst treedt in werking vanaf de begindatum van het project zoals vermeld in de toekenningsbeschikkingen d.d. xxxxx (EZK) ter zake van de aanvraag voor de duur van xx maanden en eindigt derhalve uiterlijk op xxx. De samenwerking van xx maanden is gericht op het realiseren van de doelstellingen zoals omschreven in de goedgekeurde Aanvraag.
De projectperiode kan gewijzigd worden door de Subsidieverstrekker. In dat geval conformeert de looptijd van de samenwerkingsovereenkomst zich aan de projectperiode van het Subsidieproject zoals aangegeven door de Subsidieverstrekker.
Artikel 4 Penvoerder
XYZ treedt ten behoeve van dit project op als penvoerder. Tevens voert XYZ in het kader van de Subsidieregeling xxx van EZK xxx de correspondentie met de Subsidieverstrekkers. XYZ wordt middels de ondertekening van deze overeenkomst gemachtigd tevens namens Partij A, B en C ten behoeve van dit project te handelen.
Artikel 5 Taken en bevoegdheden
Taken en bevoegdheden worden verdeeld overeenkomstig het Werkplan dat geformuleerd is op basis van het in de goedgekeurde Aanvraag opgenomen Projectplan. Verder zijn Partijen gehouden de taken en bevoegdheden uit te voeren conform het in deze samenwerkingsovereenkomst gestelde. Voor zover Partijen bepaalde taken en bevoegdheden niet hebben geregeld, zullen Partijen dit in onderling overleg nader regelen.
Artikel 6 Kosten en Betalingen
6.1 Partijen nemen de kosten voor hun rekening welke verbonden zijn aan de realisatie van het Project DIGITALE WERKPLAATS. Deze kosten zijn per partij opgesteld in het Werkplan, op basis van het Projectplan waarop binnen de Subsidieregeling xxx van EZK Subsidie is verstrekt.
6.2 Partijen dragen zorg dat alle door henzelf gemaakte kosten onderbouwd zijn met urenregistratie, facturen en/of contracten, voorzien van projectnaam en –nummer. De financieel manager van de DIGITALE WERKPLAATS zal hiertoe met de financiële medewerkers van partijen rechtstreeks contact houden ten behoeve van het opstellen van de benodigde financiële rapportages.
6.3 De kosten moeten in het belang van het project zijn. Alleen die kosten die overeenkomen met de Subsidievoorwaarden en binnen de goedgekeurde begroting behorende bij de aanvraag vallen, kunnen meegenomen worden in het project. Indien de subsidiabiliteit van de kosten niet duidelijk uit de regeling en toekenningsbeschikkingen blijkt, dient de betreffende Partner schriftelijk akkoord te vragen bij de penvoerder voor de te maken kosten. De penvoerder zorgt voor schriftelijke afstemming van dit verzoek met de Subsidieverstrekkers. De kosten mogen pas worden gemaakt nadat de Subsidieverstrekkers akkoord zijn en nadat schriftelijke goedkeuring van de penvoerder hierop is gegeven.
6.4 Kosten die het in de goedgekeurde aanvraag overeengekomen kostenniveau voor de betreffende partij overschrijden, komen niet voor vergoeding door de penvoerder in aanmerking.
6.5 De interne kosten voor de medewerkers van de projectpartners worden bepaald op basis van de loonkosten tegen een uurtarief, berekend conform de handleiding overheidstarieven.
6.6 Kosten die zijn gemaakt voor de indiening van de Subsidieaanvraag komen niet voor Subsidie in aanmerking.
6.7 De projectpartners A, B en C geven de door hun gemaakte kosten door aan de penvoerder, waarbij de verzoeken tot bijdrage bij de penvoerder zijn voorzien van projectnaam en –nummer. Geboekte uren dienen direct gekoppeld te zijn aan de in het Werkplan benoemde resultaten en/of aantoonbare inspanningen. Het verzoek tot bijdrage vindt plaats in het format van de penvoerder. Deze zal vervolgens zorgdragen voor registratie van de kosten in de projectadministratie, de Subsidieverdeling en de financiële afhandeling. Verzoeken tot bijdragen van partijen die aan de in dit lid gestelde eisen voldoen, worden binnen 30 dagen door de penvoerder voldaan.
6.8 Indien projectpartners A, B of C opbrengsten genieten in het kader van het project conform de goedgekeurde aanvraag, dragen A, B of C zorg voor een onderbouwing van deze opbrengsten in de vorm van facturen of contracten, voorzien van projectnaam en –nummer. Projectpartners A, B of C dienen de opbrengsten maandelijks in bij penvoerder, voorzien van onderliggende facturen en/of contracten. Op grond hiervan wordt een staatssteuncheck uitgevoerd, rekening houdend met de voorwaarden uit de Subsidiebeschikkingen.
6.9 De te ontvangen Subsidie wordt door XYZ verdeeld volgens het Werkplan dat is opgesteld op basis van de Projectaanvraag. De werkelijk gemaakte en betaalde kosten worden verrekend n.a.v. ondertekende documenten (verzoeken tot bijdragen, facturen dan wel verklaringen). Voorschotten aan projectpartners worden door de penvoerder conform het in de toekenningsbeschikkingen opgenomen betaalritme betaald.
Artikel 7 Inkoop- en aanbestedingenbeleid
Indien een (mede) gesubsidieerde opdracht op grond van vigerende Europese en
Nationale bepalingen verleend moet worden in overeenstemming met de Europese aanbestedingsrichtlijnen, dan nemen Partijen deze richtlijnen in acht.
Partijen nemen, indien van toepassing, het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de
penvoerder in acht en verklaren zulks, indien van toepassing, in een bestuursverklaring.
Artikel
8 Organisatie
Het project kent een
stuurgroep. De stuurgroep wordt ingesteld door de besturen van
partijen. De stuurgroep ziet toe op het correct uitvoeren van het
project en het behalen van de Deliverables. De directeur regionale
transities en innovatie van XYZ treedt op als voorzitter van de
stuurgroep.
De stuurgroep keurt, voorafgaand aan indiening, de jaarlijkse rapportage die voor de Subsidiegevers opgesteld dient te worden goed. De stuurgroep komt minimaal 2 maal per jaar bij elkaar.
Het project kent een projectgroep en bestaat uit medewerkers van partijen. De projectgroep heeft tot taak het project volgens het Werkplan binnen budget en tijdlijn uit te voeren en daarmee de afgesproken Deliverables te behalen. De projectgroep komt maandelijks bij elkaar.
De projectgroep wordt voorgezeten door de extern projectleider. Het dagdagelijkse management van het project wordt gezamenlijk uitgevoerd door de extern en intern projectleider van XYZ.
Het project kent een adviesraad. Deze raad wordt door de stuurgroep ingesteld en bestaat uit vertegenwoordigers van XXX . De adviesraad heeft tot taak om het project te voeden met de laatste ontwikkelingen op beleidsmatig vlak voor wat betreft het mkb. De adviesraad wordt voorgezeten door NAAM/FUNCTIE/ORGANISATIE. De extern projectleider van de DIGITALE WERKPLAATS treedt op als secretaris van de adviesraad.
De stuurgroep en projectgroep kunnen ten behoeve van de eigen werkwijze een reglement van orde opstellen.
Artikel 9 Naleving overige Subsidievoorwaarden
Partijen erkennen kennis te hebben genomen van de overige Subsidievoorwaarden zoals opgenomen in de Subsidiebeschikking met referentie xxx en zullen het Subsidieproject conform deze voorwaarden uitvoeren.
Artikel 10 Administratie
Partijen voeren een
zodanig ingerichte administratie dat daaruit, gedurende de periode
zoals voorgeschreven is in de Subsidievoorwaarden, na afloop van de
geSubsidieerde activiteit de van belang zijnde rechten en plichten
alsmede de betalingen en ontvangsten kunnen worden nagegaan.
Artikel 11 (Tussentijdse) rapportages
Projectpartners A, B en C zijn verplicht gedurende de projectperiode vier weken voor de in de toekenningsbeschikkingen aangegeven indiendata ten minste de conform de Subsidieregeling gevraagde gegevens (inhoudelijk en financieel) ten behoeve van (tussentijdse) rapportages te verstrekken aan de penvoerder.
Voorts dragen de partijen zorg voor het aanleveren van de benodigde gegevens voor het opstellen van de jaarrapportage alsmede de eindrapportage van het project.
Artikel 12 Meldingsplicht
Partijen melden onverwijld aan de penvoerder indien de uitvoering niet conform de in de goedgekeurde aanvraag opgenomen projectplanning verloopt of zodra partijen op de hoogte zijn van omstandigheden of wijzigingen die van belang zijn of redelijkerwijs van belang kunnen zijn voor het verloop van de uitvoering van het project.
Artikel 13 Terugbetaling Subsidie
Indien na definitieve vaststelling van de Subsidie een terugbetaling van teveel uitbetaalde voorschotten aan de Subsidieverstrekker EZK dient plaats te vinden, zal elke partij de aan haar teveel uitbetaalde voorschotten terugbetalen.
In geval de reden van terugbetaling aantoonbaar te wijten is aan een handelen en/of nalaten van een der partijen, zal de partij aan wie deze reden voor de terugbetaling is toe te rekenen, het geheel aan teveel c.q. ten onrechte betaalde voorschotten terugbetalen.
Artikel
14 Accountantsverklaring
Indien - volgens de Subsidievoorwaarden en/of op verzoek van de penvoerder - een aparte accountantsverklaring van de DIGITALE WERKPLAATS noodzakelijk is, dan verlenen projectpartners A, B en C hieraan alle medewerking.
Indien de kosten verbonden aan de accountantscontrole en –verklaring niet subsidiabel zijn, dan neemt XYZ de kosten die hieraan verbonden zijn voor haar rekening.
Indien de
Subsidieregeling voorschrijft dat een aangewezen accountant een
review kan uitvoeren op de verrichte werkzaamheden van de
controlerend accountant, dan zorgen partijen ervoor dat de eigen
accountant hiermee instemt.
Indien een controleprotocol is
voorgeschreven door de Subsidieverstrekkers, voert de accountant de
controle uit conform het controleprotocol. De accountant van de
penvoerder is bevoegd instructies te geven aan de accountant van
projectpartners A, B en C ten behoeve van de controle van het
Subsidieproject.
Artikel 15 Publicatie en geheimhouding
De resultaten van het Project zullen niet door enige partij worden gepubliceerd noch worden verveelvoudigd zonder schriftelijke toestemming van alle andere partijen alsmede de deelnemende mkb’ers.
Partijen handelen conform de Europese Verordening Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Daarnaast zullen Partijen alle redelijkerwijs te nemen voorzorgsmaatregelen treffen teneinde de in het kader van het Project ontvangen vertrouwelijke informatie geheim te houden.
Indien in de Subsidieregeling een bepaling met betrekking tot publicatie c.q. geheimhouding is opgenomen, heeft die bepaling voorrang op het hierboven gestelde.
Artikel 16 Communicatie
In alle communicatie over het Project dienen de logo’s van xxx opgenomen te worden, met daarbij de vermelding dat het project tot stand is gekomen met financiële steun van deze organisaties.
Alle communicatie-uitingen van Partijen over het Project dan wel resultaten van het Project worden afgestemd met de penvoerder.
Woordvoering richting de pers geschiedt altijd in afstemming met de communicatieafdeling van de penvoerder, gebruikmakend van de naam DIGITALE WERKPLAATS inclusief de daarbij behorende logo’s van alle Partijen en Subsidieverstrekker.
Artikel 17 Aansprakelijkheid
Partijen zullen de geëigende verzekeringen afsluiten ter zake van aansprakelijkheid voor schade die de Functionarissen van de ene partij veroorzaken aan de andere partij en/of derden, alsmede voor schade die de werknemers zelf lijden. De schade toebrengende Partij is aansprakelijk voor de door haar toegebrachte schade aan personen en/of goederen van de andere partij, voortvloeiende uit de door de desbetreffende Partij verrichte werkzaamheden of activiteiten in het kader van het Project. De aansprakelijkheid is daarbij beperkt tot de hoogte van xxx.
Partijen vrijwaren elkaar over en weer voor de aanspraken van derden voor dergelijke schade.
Artikel 18 Intellectueel eigendom
Intellectuele eigendomsrechten op door of voor één der Partijen, waaronder mede begrepen
die van studenten, bij deze overeenkomst ontwikkelde formats, opleidingen, diensten, producten, procedés, (onderwijs)programma’s of (onderwijs)materialen, komen toe aan die Partij.
Partijen zullen volledig medewerken aan alle handelingen die verricht moeten worden voor
de bescherming van de in het vorige lid bedoelde intellectuele eigendomsrechten. De kosten hiervan zullen gedragen worden door de partij aan wie deze rechten toekomen.
De partij aan wie de in het eerste lid bedoelde intellectuele eigendomsrechten toekomen,
verleent aan de andere partij voor de duur van deze overeenkomst een gebruiksrecht om niet, voor het gebruiken van deze intellectuele eigendomsrechten voor zover dat nodig is voor de uitvoering van deze overeenkomst;
18.4 Uiterlijk drie maanden voor beëindiging van deze overeenkomst maken partijen schriftelijke afspraken over de intellectuele eigendomsrechten ten aanzien van de gezamenlijk ontwikkelde producten of procedés, waaronder mede begrepen die van studenten en onder welke voorwaarden en condities een voortzetting van het gebruiksrecht daarvan mogelijk is.
Artikel 19 Wijzigingen en aanvullingen van de overeenkomst
Wijzigingen en aanvullingen van deze overeenkomst zijn slechts geldig indien zij schriftelijk tussen Partijen overeengekomen zijn.
Artikel 20 Gedeeltelijke nietigheid, leemten in de overeenkomst
Indien bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst nietig zijn of worden of indien een leemte in de regeling blijkt, behouden de overige bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst onverkort hun geldigheid. De Partijen streven in dat geval naar een regeling die het economisch resultaat van de nietige bepaling zo dicht mogelijk benadert.
Artikel 21 Uittreding
21.1 Onverminderd het bepaalde in deze consortium agreement en Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek, is geen der Partijen bevoegd deze consortium agreement of haar deelname aan het Project te beëindigen, tenzij die Partij de voorafgaande schriftelijke goedkeuring heeft verkregen van de penvoerder, de andere Partijen en de Subsidiegevers.
21.2 Indien en zodra een Partij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen onder deze consortium agreement of de Subsidiebeschikkingen en deze tekortkoming niet ongedaan kan worden gemaakt of niet ongedaan wordt gemaakt binnen zestig (60) dagen nadat zij door de andere Partijen schriftelijk in gebreke is gesteld, hebben de overige Partijen gezamenlijk het recht deze consortium agreement schriftelijk en met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk jegens die Partij te ontbinden.
21.3 Indien en voor zover deze consortium agreement jegens een Partij op grond van Artikel 21.2 wordt ontbonden hebben de overige Partijen, behoudens goedkeuring van de subsidiegevers, het recht de rechten en verplichtingen van die Partij uit de Subsidiebeschikkingen en deze consortium agreement over te nemen, te herverdelen en/of aan een derde over te dragen en het projectdeel van die Partij (op basis van het Werkplan) en daarop betrekking hebbende (deel-)betalingen van de Subsidiegevers via de penvoerder te ontvangen.
21.4 Een Partij waarvan deze consortium agreement voor het einde van het project ontbonden wordt, zal de reeds ontvangen Subsidie terugstorten, behoudens dat deel van de Subsidie waarvoor de werkzaamheden conform het Werkplan zijn uitgevoerd en dat is goedgekeurd door de penvoerder.
Artikel 22 Toepasselijk recht, geschillen
Deze samenwerkingsovereenkomst wordt beheerst door het Nederlandse recht. In geschillen tussen Partijen is uitsluitend de bevoegde rechter binnen het Arrondissement xxx bevoegd.
Aldus opgemaakt en ondertekend in tweevoud, te xxx op Datum: <dd-mm-jjj>.
Plaats:
Bedrijfsnaam: XYZ
Contactpersoon: xxx
Handtekening: ..............................................
Plaats: Plaats:
Organisatienaam: A Organisatienaam: B
Contactpersoon:<dhr/mw> <naam> Contactpersoon:<dhr/mw> <naam>
Handtekening: .................................. Handtekening:....................................
Bijbehorende documenten: (subsidieregeling en beschikking)