CONCEPT

CONCEPT

Gewijzigde samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal

1. De gemeente Heemstede, te dezen krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw drs. X.X. Xxxxxxxx, burgemeester van deze gemeente, ter uitvoering van het besluit van het college d.d. (datum), hierna te noemen:

Heemstede

2. De gemeente Bloemendaal, te dezen krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer drs. X.X. Xxxxx, burgemeester van deze gemeente, ter uitvoering van het besluit van het college d.d. (datum), hierna te noemen:

Bloemendaal

tezamen hierna te noemen: partijen

Overwegende dat:

• De gemeente Heemstede en Bloemendaal in 2013 zijn gestart met een ambtelijke samenwerking voornamelijk gericht op bedrijfsvoering. In december 2016 is deze samenwerking in een privaatrechtelijke ‘samenwerkingsovereenkomst uitwisselen kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal’ bevestigd.

• De ‘samenwerkingsovereenkomst uitwisselen kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal’ uit 2016 in overeenstemming dient te worden gebracht met het door de raden d.d. 31 oktober 2019 vastgestelde kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede en Bloemendaal.

• Heemstede en Bloemendaal zijn beide zelfstandige gemeenten en willen dat blijven.

• Beide gemeenten werken samen omdat - met het oog op de toekomst – (brede) regionale samenwerking onontbeerlijk is voor een optimale bestuurskracht als zelfstandige gemeente. Toekomstbestendige organisaties worden naast brede regionale samenwerking ook gekenmerkt door opgave gericht werken en een stevige bedrijfsvoering.

• Uitgangspunt is ambtelijke samenwerking Heemstede en Bloemendaal vanuit bestuurlijke zelfstandigheid, met een heldere, transparante verantwoording naar de betrokken Raden.

• De ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal is vooral praktisch van aard en gericht op bedrijfsvoering en handhaving openbare ruimte.

• De doelen voor ambtelijke samenwerking Heemstede en Bloemendaal zijn kwaliteitsverbetering (meer inhoud met relatief minder capaciteit en minder meerkosten), verminderen kwetsbaarheid, slimmer werken en een aantrekkelijk werkgeverschap.

• Enkel de (bedrijfvoerings)afdelingen Communicatie, Personeel & Organisatie, Facilitaire Zaken, Financiële Administratie (= vastlegging en verwerking financiële gegevens, dit staat geheel los van de afdeling Financieel Beleid) en Handhaving openbare ruimte worden zodanig ingericht en georganiseerd dat zij formeel voor beiden gemeenten werken. In deze context zijn Heemstede en Bloemendaal ‘preferred partner’ van elkaar, wat onverlet laat dat in de toekomst ook andere gemeenten in de samenwerking zouden kunnen aansluiten als dat de bestuurskracht van beide gemeenten versterkt. Bij inhoudelijke beleidswijzigingen bij taakvelden binnen het domein bedrijfsvoering (o.a. informatiebeleidsplan, communicatiebeleid) worden beide Raden elk afzonderlijk betrokken.

• De onder 6 genoemde afdelingen kennen een eenduidige sturing en zijn zo effectief en formatief zo scherp mogelijk georganiseerd. De toegang voor ieder van beide gemeenten tot de gewenste en benodigde ambtelijke ondersteuning is gegarandeerd.

• Voor alle andere afdelingen van beide gemeenten, los van de reeds bestaande GR’en IASZ (Sociale Zaken), GBKZ (Belastingen) en GRIT (ICT), is vervlechting niet aan de orde en werken dus voor de eigen gemeente.

• In de ambtelijke samenwerking wordt ‘slimmer werken’ onder andere vormgegeven door het

optimaliseren van werkprocessen.

En ook overwegende, zoals opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst 2016, dat:

• In algemene zin de uitwisseling van kennis, kunde en capaciteit zo eenvoudig mogelijk en met zo min mogelijk administratieve handelingen kan worden gerealiseerd en waarbij de rechten en plichten van medewerkers zijn gewaarborgd;

• Juridisch gewaarborgd is dat medewerkers bevoegd zijn bij beide partijen taken behorende bij hun functie uit te voeren en dat:

- partijen daarom hebben besloten een samenwerkingsovereenkomst op te stellen;

- deze samenwerkingsovereenkomst moet worden gekwalificeerd als een raamovereenkomst waarin de algemene kaders voor de samenwerking nader zijn bepaald;

- wijzigingen van teamplannen van de huidige vervlochten teams moeten voldoen aan de algemene kaders zoals die in deze samenwerkingsovereenkomst zijn opgenomen;

- de bestuurders van partijen met de ondernemingsraden van partijen het Convenant van Huis Leyduin (hierna: Convenant) zijn overeengekomen, waarin afspraken zijn opgenomen over de rol en positie van de ondernemingsraden ten aanzien van de (toekomstige) samenwerking tussen partijen.

Komen het volgende overeen:

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze overeenkomst wordt verstaan onder:

a. college : het college van burgemeester en wethouders van Heemstede of Bloemendaal;

b. colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van Heemstede en Bloemendaal;

c. managementoverleg Kzoom (Kennemerzoom): het gezamenlijk overleg van het managementteam Heemstede en het managementteam Bloemendaal

Artikel 2 Doel van de overeenkomst

Deze overeenkomst heeft als doel het vaststellen van de kaders van de samenwerking Bloemendaal en Heemstede en de rechten en plichten van medewerkers te waarborgen. Het convenant van Leyduin en de bijlage maken integraal onderdeel uit van deze overeenkomst.

Artikel 3 Inhoud van de werkzaamheden

1. De samenwerking kan bestaan uit het voor elkaar uitvoeren van werkzaamheden.

2. Enkel de (bedrijfvoerings)afdelingen Communicatie, Personeel & Organisatie, Facilitaire Zaken, Financiële Administratie (= vastlegging en verwerking financiële gegevens, dit staat geheel los van de afdeling Financieel Beleid) en Handhaving worden zodanig ingericht en georganiseerd dat zij formeel voor beiden gemeenten werken.

Artikel 4 Personele inzet

1. Inzet van medewerkers van de andere partij vindt plaats conform en binnen de bestaande aanstelling en arbeidsvoorwaarden. Er worden geen individuele detacheringsovereenkomsten gesloten. Dit betekent dat de medewerkers de oorspronkelijke aanstelling behouden en dat er in beginsel geen wijziging zal zijn van werkgever.

2. Bij de inzet van medewerkers bij de andere partij zal zo nodig de betreffende Mandaatregeling worden gewijzigd c.q. worden aangevuld.

3. Waar sprake is van een vervlochten team leggen de medewerkers verantwoording af passend binnen de hiërarchische structuur zoals vastgelegd in het teamplan. Bij overige medewerkers is dat volgens de hiërarchische structuur van de partij waar hij zijn werkzaamheden uitvoert conform het geldende organigram van die partij.

4. Bij aanvang van de werkzaamheden wordt er tussen de medewerker en de partij waar hij zijn werkzaamheden uitvoert afspraken gemaakt over de opdrachten die de medewerker moet uitvoeren, de duur van de werkzaamheden en de wijze waarop deze worden geëvalueerd.

5. Vaststelling van de formele beoordeling van de werkzaamheden die de medewerkers bij de andere partij uitvoeren is en blijft een bevoegdheid van de partij waar de medewerkers een aanstelling hebben.

6. De gemeentesecretarissen van partijen zijn bevoegd functies aan te wijzen zodat die betreffende medewerkers voor beide partijen werkzaam (kunnen) zijn.

7. De medewerkers van de aangewezen functies kunnen voor de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van deze overeenkomst aangewezen worden om voor beide

partijen werkzaam te zijn. Tegen deze aanwijzing kunnen medewerkers bezwaar maken bij hun werkgever.

8. Daar waar er personele gevolgen zijn die niet zijn benoemd in deze regeling dan wel waarvan de gevolgen niet benoemd zijn in deze regeling, gelden de afspraken zoals vastgelegd in het Sociaal Statuut.

Artikel 5 Managementoverleg Kzoom

1. Het managementteam van Heemstede en het managementteam van Bloemendaal dragen gezamenlijk zorg voor een goede uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst en voor de ambtelijke samenwerking als zodanig. Zij hebben daartoe een frequent managementoverleg Kzoom.

2. Het managementteam van Heemstede en het managementteam van Bloemendaal dragen er gezamenlijk zorg voor dat er voortgangsrapportages aan de colleges worden verstrekt.

3. De ondernemingsraden worden door de beide bestuurders geconsulteerd over de inhoud van deze rapportages. De eindverantwoordelijkheid voor de inhoud van de voortgangsrapportage ligt bij beide bestuurders. Eventuele aanvullingen van de ondernemingsraden worden hierbij meegenomen.

Artikel 6 Fiscaliteit

Partijen gaan ervan uit dat werkzaamheden niet onderworpen zijn aan BTW. Voor zover blijkt dat werkzaamheden toch onderworpen zijn aan BTW zal de ontvangende partij, op basis van een factuur aan de leverende partij, het over de werkzaamheden verschuldigde bedrag aan BTW aan de leverende partij betalen.

Artikel 7 Duur, beëindiging en wijziging van de overeenkomst

1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en gaat in op datum van ondertekening.

2. Deze overeenkomst kan door partijen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 6 maanden, tenzij partijen gezamenlijk een kortere termijn overeenkomen.

3. Indien het bestuurlijke standpunt over het vormgeven van de samenwerking in een publiekrechtelijke overeenkomst of entiteit in beide gemeenten wijzigt, is dit een reden om tot opzegging en/of wijziging van deze overeenkomst over te gaan en de samenwerking onder te brengen in een publiekrechtelijke overeenkomst of orgaan.

4. Deze overeenkomst kan alleen worden gewijzigd indien beide partijen hiermee schriftelijk instemmen.

5. De financiële gevolgen van opzegging komen voor rekening van de opzeggende partij. Op basis van een advies van een door beide partijen aangewezen onafhankelijke externe deskundige worden de kosten verbonden aan opzegging of wijziging bepaald. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. De kosten van het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de opzeggende partij.

Artikel 7 Geschillen

Partijen verplichten zich om in geval van geschillen omtrent de inhoud en de uitvoering van deze regeling met elkaar in overleg te treden om tot een oplossing te komen. De managementteams van beide partijen leggen de oplossing aan de colleges ter besluitvorming voor.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend op (datum), Heemstede Bloemendaal

Mevrouw mr. X.X. Xxxxxxxx De heer drs. X.X. Xxxxx

Burgemeester Burgemeester