Verwerkersovereenkomst
Verwerkersovereenkomst
Versie 2018/1
Partijen:
De besloten vennootschap ICTeam Zuid B.V., inschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 17081230, gevestigd en kantoorhoudende te (5492 BN) Sint-Oedenrode, aan de Kofferen 34, hierna te noemen: Verwerker, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxxx,
en
Imaging People, gevestigd en kantoorhoudende te (5731 CM) Mierlo, aan de Heer Dickbierweg 8 , hierna te noemen: Verwerkingsverantwoordelijke, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx,
Komen het volgende overeen:
• Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle vormen van verwerking van Persoonsgegevens die Verwerker uitvoert in het kader van de levering van zijn producten en diensten en op alle Overeenkomsten en aanbiedingen. De toepasselijkheid van verwerkersovereenkomsten van Verwerkingsverantwoordelijke wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
• Verwerker geeft uitvoering aan de AVG zoals neergelegd in deze overeenkomst en de bijlagen. Deze overeenkomst en de bijlagen vormen een onlosmakelijk geheel met elkaar.
Artikel 1 Definities
a. Autoriteit persoonsgegevens (AP): toezichthoudende autoriteit op de naleving van de AVG;
b. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, Verordening (EU)2016/679 van het Europese Parlement en de Raad van 27 april 2016. Betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
c. Betrokkene: geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon van wie gegevens worden verwerkt;
d. Datalek: inbreuk in verband met persoonsgegevens, een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens (art. 4 lid 12 AVG);
e. Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken (art. 4 lid 10 AVG);
f. Diensten: alle diensten zoals omschreven in de hoofdovereenkomst;
g. Hoofdovereenkomst: overeenkomst tussen de verwerkingsverantwoordelijke en verwerker;
h. Melding: melding van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de toezichthoudende partij conform art. 33 AVG
i. Persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene");
j. Register: verwerkingsregister waarin verwerkingsactiviteiten worden geregistreerd;
k. Subverwerker: de partij die in opdracht van een verwerker persoonsgegevens verwerkt voor de verwerkingsverantwoordelijke;
l. Verwerkersovereenkomst: deze overeenkomst inclusief bijlagen;
m. Verwerker: de partij die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerk;
n. Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
o. Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen
Artikel 2 Doeleinden van verwerking
2.1 Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de in bijlage 1 genoemde doelen, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
2.2 De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het vorige lid worden verwerkt en de categorieën van de betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Bijlage 1. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd. Verwerker mag echter de persoonsgegevens gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden, zoals het enquêteren van de betrokkenen of het doen van wetenschappelijk of statistisch onderzoek naar de kwaliteit van haar dienstverlening.
2.3 De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
Artikel 3 Verplichtingen Verwerker
3.1 Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens.
3.2 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
3.3 De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
3.4 De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
3.5 Verwerker zal, voor zover dat binnen haar macht ligt, bijstand verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (PIA’s).
Artikel 4 Doorgifte van persoonsgegevens
4.1 Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie is alleen toegestaan na instemming van de Verweringsverantwoordelijke.
4.2 Artikel 4.1 van deze overeenkomst is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke gebruik maakt van Apple- applicaties (Mac, iPad, iPhone, Watch) en Verwerker voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst gebruik maakt van Applicaties van Apple en van de Apple icloud ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke. Het privacybeleid van Apple is te lezen via de volgende link: xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx/xx/
Artikel 5 Verdeling van verantwoordelijkheid
5.1 De toegestane verwerkingen zullen door medewerkers van Verwerker worden uitgevoerd binnen een geautomatiseerde omgeving.
5.2 Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
5.3 Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
Artikel 6 Inschakelen van derden of onderaannemers
6.1 Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
6.2 Verwerker mag in het kader van deze verwerkersovereenkomst gebruik maken van derden onder voorwaarde dat deze vooraf worden gemeld aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke mag bezwaar maken indien het gebruik van een specifieke gemelde derde onaanvaardbaar voor haar is.
6.3 Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de mogelijk hierbij betrokken overeenkomsten in te zien.
6.4 Verwerker staat in voor een correcte naleving van de plichten uit deze Verwerkersovereenkomst door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.
7 Artikel 7 Beveiliging
7.1 Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). In bijlage 2 is een overzicht van de genomen maatregelen opgenomen.
7.2 Verwerker geeft uitvoering aan de AVG zoals neergelegd in deze overeenkomst en bijlagen. Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke om op basis van deze informatie te beoordelen of Verwerker afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerker aan de vereisten van de AVG voldoet en de bescherming van de rechten van betrokkenen voldoende zijn gewaarborgd.
7.3 Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
7.4 Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.
Artikel 8 Meldplicht
8.1 Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingslek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld op de hoogte van het beveiligingslek en/of het datalek.
8.2 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast bevat de meldplicht:
• de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
• de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
• de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
• de maatregelen die de Verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
8.3 Verwerker zal indien nodig nadere informatie verstrekken over de inbreuk in verband met persoonsgegevens en zal zijn medewerking verlenen aan noodzakelijke informatievoorziening aan Verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van een melding aan de toezichthoudende autoriteiten (art 33 AVG) en/of ten behoeve van een melding aan de betrokkene(n) (art. 34 AVG)
8.4 Verwerker kan redelijke kosten die hij in dit kader maakt in rekening brengen bij Verwerkingsverantwoordelijke tegen zijn dan geldende tarieven.
Artikel 9 Afhandeling verzoeken van betrokkenen
9.1 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zullen Partijen het verzoek van de betrokkene in onderling overleg afhandelen. Verwerkingsverantwoordelijke blijft in dat geval wel eindverantwoordelijk voor de afhandeling.
Artikel 10 Geheimhouding en vertrouwelijkheid
10.1 Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
10.2 Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
Artikel 11 Audit
11.1 Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke derde die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van de beveiligingseisen, naleving van de algemene regels rond verwerking van persoonsgegevens, naleving van alle punten uit de Verwerkersovereenkomst, en alles dat daar direct verband mee houdt.
11.2 Deze audit mag eens per jaar plaatsvinden alsook bij een concreet vermoeden van misbruik van persoonsgegevens.
11.3 Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
11.4 De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
11.5 De kosten van de audit worden door Verwerker gedragen indien er niet conform de Verwerkersovereenkomst blijkt te zijn gewerkt, en/of er fouten worden gevonden in de bevindingen, die toegerekend moeten worden aan Verwerker. In ieder ander geval zullen de kosten van de Audit worden gedragen door Verwerkingsverantwoordelijke.
Artikel 12 Aansprakelijkheid en boetebepalingen
12.1 Een aan Verwerkingsverantwoordelijke door de Autoriteit Persoonsgegevens opgelegde bestuurlijke boete kan niet worden verhaald op Verwerker, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de Verwerker.
12.2 De aansprakelijkheid van partijen voor schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst, dan wel uit onrechtmatige daad of anderszins, is uitgesloten. Voor zover voornoemde aansprakelijkheid niet kan worden uitgesloten is deze per gebeurtenis (een reeks opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag van de door de andere Partij ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder deze Verwerkersovereenkomst over de maand voorafgaande aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. De aansprakelijkheid van Partijen voor directe schade zal in totaal nooit meer bedragen dan € 5.000,00.
12.3 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:
• schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade”);
• redelijke en aantoonbare kosten om de betreffende partij ertoe te manen de Verwerkersovereenkomst (weer) deugdelijk na te komen;
• redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier bedoeld is; en
• redelijke en aantoonbare kosten die Verwerkingsverantwoordelijke heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade zoals in dit artikel bedoeld.
12.4 De aansprakelijkheid van Partijen voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is en daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door het niet bepalen van marketingdoeleinden, schade verband houdende met het gebruik van door Verwerkingsverantwoordelijke voorgeschreven gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging van gegevens of databestanden.
12.5 De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de betreffende Partij of haar bedrijfsleiding.
12.6 Tenzij nakoming door de betreffende Partij blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van die Partij wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst slechts indien de ene Partij de andere Partij onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en de andere Partij ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat de betreffende Partij in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
12.7 Iedere vordering tot schadevergoeding door de ene Partij tegen de andere Partij die niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering.
12.8 Partijen zullen zich gedurende de Verwerkersovereenkomst adequaat verzekerd hebben en houden voor aansprakelijkheid conform dit artikel. De verzekeringsvoorwaarden hiertoe kunnen op verzoek worden ingezien.
Artikel 13 Duur en beëindiging
13.1 Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door ondertekening van Partijen en op de datum van de laatste ondertekening.
13.2 Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Hoofdovereenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
13.3 Verwerker zal, in geval van einde van de verwerkersovereenkomst, alle onder zich zijnde en van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangen persoonsgegevens binnen een redelijke termijn verwijderen op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessible), of, indien overeengekomen, in een machine leesbaar formaat terugbezorgen aan Verwerkingsverantwoordelijke.
13.4 Verwerker kan eventuele kosten die hij maakt in het kader van het in artikel 13.3 gestelde in rekening brengen bij Verwerkingsverantwoordelijke.
13.5 Verwerker is gerechtigd deze overeenkomst van tijd tot tijd te herzien. Zij zal minimaal twee maanden van tevoren mededeling doen van de wijzigingen aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke mag opzeggen tegen het einde van deze twee maanden indien zij niet akkoord kan gaan met de wijzigingen.
Artikel 14 Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
14.1 De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
14.2 Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor het arrondissement waarin Verwerker gevestigd is.
Aldus overeengekomen en getekend:
Namens Verwerkingsverantwoordelijke Namens Verwerker
Naam: Functie:
Mevr. X. Xxxxx Eigenaar
Naam: Xxx. X. Xxxxxxxx Functie: Directeur
Datum:
14-5-2018
Datum:
14-5-2018
Plaats:
Mierlo
Plaats: Sint-Oedenrode
Handtekening: Handtekening:
Bijlage 1: Overzicht van de verwerking van gegevens Bijlage 2: Overzicht van beveiligingsmaatregelen
Bijlage 1: overzicht van de verwerking van gegevens
Gegevensverwerking | Doel verwerking | Soort persoonsgegevens | Type medewerker (ingedeeld per functie) | Verwerkingshandelingen van de medewerker (ingedeeld per functie) | Type betrokkene | Bewaartermijn | |
1 | Interim systeembeheer | - Beheer van systemen van de klant ten behoeve van correcte werking van de systemen | - Contactgegevens opdrachtgever (contactpersoon) - Inloggegevens voor toegang computer/ systemen klant - Facturatie | - Supportdesk - Consultant - ICT beheer | - Ondersteuning op verzoek klant - Inloggen in systemen tbv uitvoeren systeembeheer - Beheer data - Software updates - Systeem updates | - Medewerkers van klant - Opdrachtgevers (klanten) | Gedurende overeenkomst of gedurende de wettelijke bewaartermijn indien deze langer is. |
2 | Installatie | - Installatie van software verzorgen tbv klant | - Contactgegevens opdrachtgever (contactpersoon) - Inloggegevens voor toegang computer/ systemen klant - Facturatie | - Supportdesk - Consultant - ICT beheer | - Systeem installatie/configuratie - Software installatie/configuratie - Hardware installatie/configuratie - Inloggen systemen tbv installatie | - Medewerkers van klant - Opdrachtgevers (klanten) | Gedurende de samenwerking met de klant/ opdrachtgever |
3 | Reparatie & support | - Reparatie van systemen en/ of apparatuur van de klant | - Contactgegevens opdrachtgever (contactpersoon) - Inloggegevens voor toegang computer/ systemen klant - Facturatie | - Supportdesk - Consultant - ICT beheer | - Support op verzoek - Inloggen op device tbv controle uitgevoerde reparatie | - Medewerkers van klant - Opdrachtgevers (klanten) | Gedurende de samenwerking met de klant/ opdrachtgever |
4 | Infrastructuur | - Verzorgen van aansluitingen aan diverse infrastructuur | - Contactgegevens opdrachtgever (contactpersoon)/ aansluiting - Facturatie | - Supportdesk - Consultant - ICT beheer | - Aansluiten infrastructuur | - Medewerkers van klant - Opdrachtgevers (klanten) | Gedurende de samenwerking met de klant/ opdrachtgever |
Gegevensverwerking | Doel verwerking | Soort persoonsgegevens | Type medewerker (ingedeeld per functie) | Verwerkingshandelingen van de medewerker (ingedeeld per functie) | Type betrokkene | Bewaartermijn | |
5 | Remote backup | - Opslaan van bestanden van klanten op de gecertificeerd e backup servers op 2 locaties in NL. | - Contactgegevens opdrachtgever (contactpersoon)/ aansluiting - Backup-bestanden klant - Facturatie | - Supportdesk - Consultant - ICT beheer | - Dagelijks wordt de werking van de Backups gecontroleerd door de Supportdesk - Beheer data | - Medewerkers van klant - Opdrachtgevers (klanten) | Maximaal 1 maand. |
6 | Archief Backup | - Opslaan van Archief- bestanden van klanten op de gecertificeerd e backup servers op 2 locaties in NL | - Contactgegevens opdrachtgever (contactpersoon)/ aansluiting - Backup-bestanden klant - Facturatie | - Supportdesk - Consultant - ICT beheer | - Wekelijks wordt de werking van de Backups gecontroleerd door de Supportdesk - Beheer data | - Medewerkers van klant - Opdrachtgevers (klanten) | Gedurende overeenkomst |
7 | ICTeam connect: mailserver (agenda, mail en adresbook) | - Hosting van Email, agenda en adresboek op gecertificeerd e - servers | - Contactgegevens opdrachtgever (contactpersoon)/ - Facturatie | - Supportdesk - Consultant - ICT beheer | - Wekelijks wordt de werking van de Servers gecontroleerd door de Supportdesk - Beheer data | - Medewerkers van klant - Opdrachtgevers (klanten) | Gedurende overeenkomst |
8 | Privé cloud op server ICTeam | - Opslaan van bestanden van klanten in de cloud | - Contactgegevens opdrachtgever (contactpersoon)/ aansluiting - (Backup-) bestanden klant - Facturatie | - Supportdesk - Consultant - ICT beheer | - Wekelijks wordt de werking van de Servers gecontroleerd door de Supportdesk - Beheer data | - Medewerkers van klant - Opdrachtgevers (klanten) | Gedurende overeenkomst |
Gegevensverwerk ing | Doel verwerking | Soort persoonsgegevens | Type medewerker (ingedeeld per functie) | Verwerkingshandelingen van de medewerker (ingedeeld per functie) | Type betrokkene | Bewaartermijn | |
9 | Monitoring (veiligheid) | - Monitoren van het beveilgingsniveau en signaleren van defecten in de beveiliging | - Naw gegevens contactpersoon. - IP-adres Computer - Facturatie | - Supportdesk - Consultant - ICT beheer | - Software installatie/ configuratie | - Medewerkers van klant - Opdrachtgevers (klanten) | Gedurende overeenkomst |
10 | Software update Server (24/7 updates) | - Verzorgen van systeem-updates | - Naw gegevens contactpersoon. - IP-adres Computer - Facturatie | - Supportdesk - Consultant - ICT beheer | - Systeem updates - Software updates | - Medewerkers van klant - Opdrachtgevers (klanten) | Gedurende overeenkomst |
11 | wifinetwerk | - Leveren van wifi- aansluiting | - Naw gegevens contactpersoon. - IP-adres Computer - Facturatie | - Supportdesk - Consultant - ICT beheer | - Aansluiten en leveren Wifi verbinding | - Medewerkers van klant - Opdrachtgevers (klanten) | Gedurende overeenkomst |
Bijlage 2: overzicht van beveiligingsmaatregelen
Algemeen
ICTeam is gespecialiseerd in het gebruik en de toepassing van Apple systemen. Deze systemen zijn relatief veilig en ongevoelig voor virussen en aanvallen van buitenaf. Uiteraard hanteert ICTeam intern ook beveiligingsmaatregelen van het hoogste niveau. ICTeam vindt het namelijk van het grootste belang om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan. Daarom hebben wij de volgende maatregelen genomen.
Technische maatregelen
• Beveiliging van netwerkverbindingen met Secure Socket Layer (SSL), of een vergelijkbare technologie
• Up to date virusscan is ingesteld
• Wij werken met Apple-gecertificeerde medewerkers
• Gebruik van gecertificeerde servers
• De toegang tot de gegevens is beperkt tot bepaalde geautoriseerde personen
• De toegang tot de gegevens is beveiligd met tweestap-verificatie
• Gebruik van beveiligde USB-sticks
• Accurate beveiliging van medewerkerstelefoon
• FileVault toegangsmechanisme
• Unieke inlogcode en wachtwoord (wachtwoorden worden regelmatig aangepast)
• Gebruik van tweewegverificatie
• Versleutelde email
• Geen onbeveiligde back ups maken
• Geen documenten op privé laptop opslaan, alleen gebruik zakelijke laptop en telefoon
• Toepassing van 256-bit AES encryption
• Privacy by default: applicaties zijn voor de gebruiker zo privacy-vriendelijk mogelijk ingesteld.
Organisatorische maatregelen
• Laptop niet onbemand achterlaten
• Bewaartermijn voor persoonsgegevens ingesteld. Na bewaartermijn worden de gegevens op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke verwijderd
• Oude documenten op juiste manier vernietigen
• Zorgvuldig gebruikt van USB-sticks en andere externe gegevensdragers
• Beperkte toegang tot de bestanden: alleen toegang tot bestanden die nodig zijn voor uitvoering van de werkzaamheden
• Eventuele papieren documenten met persoonsgegevens worden opgeborgen in een afgesloten kast; er is een protocol voor sleutelbeheer
• Server staat in een afgesloten ruimte; er is een protocol voor sleutelbeheer/ toegang tot de server
Voorwaarden
Verwerker behoudt zicht het recht voor de bovengenoemde beveiligingsmaatregelen naar eigen inzicht te wijzigen en/of aan te vullen, zodat Verwerker kan blijven voldoen aan de gestelde beveiligingseisen in de Verwerkersovereenkomst.